Agdenes kommune Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Rådhuset Møtedato: 18.06.2014 Tid: 11:00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf. 72 49 22 00 eller e-post: postmottak@agdenes.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 28/14 14/344 Referatsaker 29/14 14/3 IUA SØR-TRØNDELAG- NY SAMARBEIDSAVTALE 30/14 14/319 BETALINGSSATSER FOR SKOLEFRITIDSORDNINGEN (SFO) 31/14 14/341 TERTIALRAPPORT REGNSKAP - 1.TERTIAL 32/14 14/342 RAPPORTER FINANSFORVALTNING 2014-1.TERTIAL 33/14 14/345 VANNVERK - FINANSIERING OG GODKJENNING AV LÅNEOPPTAK EVENTUELT Lensvik, 11.06.14 John Ola Selbekk e.f.
Sak 28/14 Referatsaker Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 14/344 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 28/14 Kommunestyret 18.06.2014 Innstilling: Side 2 av 15
Sak 29/14 IUA SØR-TRØNDELAG- NY SAMARBEIDSAVTALE Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: 026 K23 Arkivsaksnr.: 14/3 Saksnr.: Utvalg Møtedato 29/14 Kommunestyret 18.06.2014 Innstilling: 1. Agdenes kommune sier opp eksisterende samarbeidsavtale og vedtar ny samarbeidsavtale for Interkommunalt Utvalg mot Akutt forurensing (IUA) slik den fremgår av saken og dets vedlegg 1. 2. Agdenes kommune vedtar nye vedtekter for Interkommunalt Utvalg mot Akutt forurensing (IUA) slik det fremgår av sakens vedlegg 2. 3. Ny samarbeidsavtale og nye vedtekter skal ha virkning fra 01.01.2015. Vedlegg: 1. Ny samarbeidsavtale 2. Nye vedtekter 3. Referat IUA årsmøte Saksopplysninger: Beredskapsstyret i Interkommunalt Utvalg mot Akutt forurensing (IUA) har lagt frem sak for sine deltakerkommuner om ny organisering på årsmøtet 30. april 2014, se vedlegg 3. Dette skyldes at nåværende organisering hittil ikke har vært iht. gjeldende lovverk. Ny organisering innebærer at eksisterende samarbeidsavtale sies opp, dernest vedtas ny samarbeidsavtale og nye vedtekter iht. kommuneloven 27 Interkommunalt samarbeid. Brannsjefen i Agdenes har deltatt i prosessen og var tilstede på årsmøte 30.april 2014. Opprettelsen av IUA Sør-Trøndelag startet med en prosess i 1994 som endte med etablering i 1996. På bakgrunn av etableringen ble det utarbeidet en samarbeidsavtale. Samarbeidet ble etablert i samsvar med forurensingsloven og i samsvar med anbefalinger og retningslinjer fra Miljødirektoratet (tidligere SFT). Ved opprettelsen fikk Trondheim kommune tildelt et hovedansvar, og har siden den gang blitt sett på som en administrasjonskommune for IUA. Region IUA Sør-Trøndelag omfatter i dag samtlige kommuner i fylket, fire kommuner i Nord-Trøndelag og en i Hedmark, totalt 30 kommuner. Ved etablering av det kommunale ansvarsområdet ble det konkludert med at Trondheim kommune ved Trondheim Brannvesen hadde nødvendig kompetanse og ble som følge av dette det utførende organ for utvalget. Side 3 av 15
Sak 29/14 Trøndelag brann- og redningstjeneste (TBRT) ble opprettet som IKS av 3 kommuner fra 1.1.2008; Malvik, Klæbu og Trondheim (vedtak i Bystyret 26.04.07). Ved overgang til TBRT IKS fulgte sekretariatsoppgave og regnskap for IUA med inn i selskapet. Samarbeidsavtalen fra 1996 angir ingen formell selskaps- eller organisasjonsmodell. Selskapets vedtekter fra 2012, kapittel 1 pkt. 1.1, sier at kommunen delegerer sine plikter gjennom kommuneloven (kml.) kapittel 5. Vedtektene oppfyller imidlertid ikke vilkårene i kml. kap. 5, jfr. 27. Her heter det at kommunestyret i de respektive deltakerkommuner selv skal opprette og tildele avgjørelsesmyndighet til et samarbeid om interkommunalt styre. Vedtektene, vedtatt på årsmøtet 2012, er dermed sannsynligvis ikke tilstrekkelig for å etablere samarbeid iht. kommuneloven. Gjeldende samarbeidsavtale 2 og vedtekter pkt. 1.2 VIII sier følgende: Avtalen er ikke tidsavgrenset. Den kan sies opp etter vedtak i formannskap/kommunestyre. Oppsigelsestiden er 6 måneder, og oppsigelsen virker fra 1. januar påfølgende år. Avtalen kan reforhandles dersom en av kommunene (formannskap/kommunestyre) krever det. Teksten med hensyn til oppsigelse av samarbeidsavtalen er uklar. Teksten tolkes slik at man kan akseptere kortere oppsigelsesfrist, og at ny samarbeidsavtale og vedtekter er gjeldende fra 01.01.2015 gjennom det foreslåtte vedtak. Denne tolkningen av eksisterende samarbeidsavtale vil verken ha økonomiske eller andre konsekvenser. Trondheim kommune har bistått med utarbeidelse av ny samarbeidsavtale og vedtekter (se vedlegg 1 og 2). Den nye avtalen med vedtekter har vært på høringsrunde i beredskapsstyret. Vurdering: Ingen. Side 4 av 15
Sak 30/14 BETALINGSSATSER FOR SKOLEFRITIDSORDNINGEN (SFO) Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: 231 A22 Arkivsaksnr.: 14/319 Saksnr.: Utvalg Møtedato 30/14 Kommunestyret 18.06.2014 Innstilling: Pris/satser for foreldrebetaling i SFO: - Inntil 7 timer pr. uke: Kr. 550,- pr. måned - Inntil 15 timer pr. uke: Kr. 1.000,- pr. måned - Over 15 timer pr. uke: Kr. 1.800,- pr. måned - For enkeltdag: Kr. 200,- (Søskenmoderasjon i.h.t. vedtektene) Betalingssatsene gjøres gjeldende fra 01.09.2014. Vedlegg: Ingen. Saksopplysninger Skolefritidsordningen (SFO) reguleres i vedtektene, og reviderte vedtekter ble vedtatt i Hovedutvalg for oppvekst og levekår (HOL) sak 5/14 den 22.04.2014. Med bakgrunn i ønske/behov for endring/forenkling av SFO-tilbudet, og ved fullmakt i vedtektene gjorde rådmannen i HOL sak 63/14 den 22.05.14 slik vedtak: 1. Tilbudet i skolefritidsordningen (SFO) fastsettes (innenfor åpningstiden) i 3 timesintervall (moduler) pr. uke: - Inntil 7 timer - Inntil 15 timer - Over 15 timer Med inntil 7 timer menes til og med akkurat 7 timer (det samme for inntil 15 timer). Ved delt omsorg (dersom forskjell i antall timer for eleven i partalls- og oddetallsuker) og i turnusløsninger: Betaling/pris pr. måned utregnes som et gjennomsnitt med basis i timer pr uke. 2. Forslag til pris/satser for foreldrebetaling (satsene fastsettes av kommunestyret 18.06.14): - Inntil 7 timer pr. uke: Kr. 550,- pr. måned - Inntil 15 timer pr. uke: Kr. 1.000,- pr. måned - Over 15 timer pr. uke: Kr. 1.800,- pr. måned - For enkeltdag: Kr. 200,- Side 5 av 15
Sak 30/14 (Søskenmoderasjon i.h.t. vedtektene.) 3. Kjøp av enkeltdager kun ved ledig plass (vedtektenes 10), dvs det er ikke anledning til kjøp av enkeltdager dersom dette utløser bemanningsøkning. 4. Det er ikke anledning til kjøp av enkelttimer. Informasjon om nytt SFO-tilbud og søknadsskjema for påmelding til SFO-ordningen for kommende år (fra 01.09.2014) ble utsendt 27. mai (d.å.), med søknadsfrist 6. juni. Angitte betalingssatser var med forbehold om kommunestyrets godkjenning. Vurdering: Foreslåtte betalingssatser for ny SFO-ordning er basert på en vurdering (det ligger ingen matematisk formel til grunn), med basis i gjeldende satser (bl.a. maksimalsats på kr 1.800,- pr mnd). D.v.s det er forsøkt gjort anslag på hvordan dagens brukere (med gjeldende ordning/betalingssatser) vil komme ut med «konvertering» til ny ordning og forslaget til nye satser. Konklusjonen er at noen kommer omtrent likt ut økonomisk, noen er «vinnere» mens andre kommer litt dårligere ut. Foreslåtte betalingssatser ligger under «markedsprisene» ( i alle fall i forhold til satsene i nabokommunene). Side 6 av 15
Sak 31/14 TERTIALRAPPORT REGNSKAP - 1.TERTIAL Saksbehandler: Geir Ove Storstein Arkiv: 212 Arkivsaksnr.: 14/341 Saksnr.: Utvalg Møtedato 31/14 Kommunestyret 18.06.2014 Innstilling: Regnskapsrapporten tas til orientering. Kommunestyret vedtar følgende budsjettjustering: Endring stilling PLO - kommuneleder Oppr. Budsjett Endring Nytt budsjett 1200 Ledergruppen 10100.1200.110 Fast lønn 1 934 000 280 000 2 214 000 10900.1200.110 Pensjon 348 100 54 000 402 100 10902.1200.110 Trekkpliktig forsikring 4 900 1 000 5 900 10990.1200.110 Arbeidsgiveravgift 348 100 54 000 402 100 10991.1200.110 Arbeidsgiveravgift KLP 49 800 10 000 59 800 11850.1200.110 Yrkesskadeforsikring 2 000 400 2 400 2 686 900 399 400 3 086 300 1202 Personalavdeling 10100.1202.120 Fast lønn 891 000 80 000 971 000 10900.1202.120 Pensjon 160 500 15 000 175 500 10990.1202.120 Arbeidsgiveravgift 125 700 12 000 137 700 1 177 200 107 000 1 284 200 1208 PLO-administrasjon 10100.1208.250 Fast lønn 498 000-371 000 127 000 10100.1208.250 Pensjon 89 600-69 000 20 600 10100.1208.250 Trekkpliktig forsikring 1 200-1 000 200 10100.1208.250 Arbeidsgiveravgift 70 200-55 000 15 200 10100.1208.250 Arbeidsgiveravgift KLP 12 800-10 000 2 800 10100.1208.250 Yrkesskadeforsikring 600-400 200 672 400-506 400 166 000 0 Forsikringer feilføring 1210 Forvaltningsutgifter eiendommer 11854.1210.330 Forsikringer 217 000 217 000 434 000 19400.1210.330 Bruk av driftsfond 0-217 000-217 000 Side 7 av 15
Sak 31/14 1201 Diverse fellesutgifter 0 11851.1201.120 Forsikringer 0 82 000 82 000 19400.1201.120 Bruk av driftsfond 0-82 000-82 000 0 Ou-trekk - korrigering til rett art/funksjon 1201 Diverse fellesutgifter 11954.1201.120 OU-trekk 163 000-110 000 53 000 1000 Kommunestyre/formannskap/hovedutvalg 11950.1000.100 Avgifter, gebyrer, lisenser 0 110 000 110 000 0 Lønn hovedtillitsvalgt 1201 Diverse fellesutgifter 10105.1201.120 Lønn tillitsvalgt 0 140 000 140 000 10990.1201.120 Arbeidsgiveravgift 0 20 000 20 000 14901.9999.400 Utgifter til fordeling -160 000 Vedlegg: Ingen. Saksopplysninger: Rammeområde 1. Gjennomgangen har avdekket behov for enkelte budsjettjusteringer primært for å få bedre samsvar mellom budsjett og regnskap. Rapporten bygges opp med kommentarer knyttet til det enkelte resultatområde. 10 Politisk styring. Utviklingen er i samsvar med forutsetningene 11 Ledergruppen Pleie og omsorgslederstillingen ble i vinter omgjort til kommunelederstilling. Budsjettet justeres ved at midler flyttes fra Pleie- og omsorgsadministrasjon til Ledergruppen og Personalavdelingen. For øvrig er utviklingen i overensstemmelse med forutsetningene. 12 Rådmannens stab Side 8 av 15
Sak 31/14 I forbindelse med årsavslutningen ble forsikringspremie både for 2013 og 2014 belastet 2014- regnskapet. Dette betyr at regnskapet for 2013 ikke er belastet for forsikringspremie og at regnskapsresultatet derfor er i beste laget. Samlet beløp som mangler dekning er kr. 299.000 som foreslås dekt opp ved bruk av disposisjonsfond. Rammeområde 2. 21 Grunnskole Merutgift til vikar og ekstrahjelp oppveies av merinntekt sykelønnsrefusjon og ekstra tildeling bl.a. til fremmedspråklige. 22 Barnehage Ingen merknader. 23 Kultur, idrett og ungdomsarbeid Ingen merknader. 24 Sykehjemmet Merutgifter til ekstrainnleie og overtid. Utviklingen er under oppsyn og vi jobber med å få redusert behovet for ekstraressurser. 25 Åpen omsorg Hjemmetjenester ingen merknad Tjenesten for funksjonshemma merutgift til lønn ekstrahjelp og overtid. Ser ingen muligheter for inntjening på mindreforbruk innenfor rammen. 26 Barnevern og sosiale tjenester Ingen merknader. 27 Helsetjenester Helsestasjon/jordmortjeneste ingen merknader Legetjenesten - ingen merknader Fysio- og ergoterapi ingen merknader Psykisk helsevern merutgift på 250 000 grunnet midlertidig avtale om Brukerstyrt Personlig assistent. Det gjøres funksjonsvurdering for avklaring om videre tiltak. Vurdering for rammeområde 2: Det er urovekkende, men forventet, overforbruk på sykehjemmet, tjeneste for funksjonshemma og på Brukerstyrt Personlig Assistent. Det er sannsynligvis behov for omprioritering av budsjettposter, noe som vil vurderes ved andre tertial 2014. Rammeområde 3. 30 Næring og drift Merutgift til opplæring og dataprogram oppveies av merinntekt gebyr for funksjonene byggesak, kart og oppmåling. Side 9 av 15
Sak 31/14 31 Brannvern Ingen merknader. 32 Bygg og eiendom Utgifter til vindfall/stormskade på Lensvik barnehage kr 50.000 påløpt etter 1. tertial. Merutgifter til renholdsvikar ved flere tjenestesteder. Urealistisk inntekt /tilskudd til friområdene, mangler kr 15.000. Usikre leieinntekter på presteboligen. 33 Vannforsyning, avløp og renovasjon Ingen merknader 34 Samferdsel Mindreutgifter snøbrøyting på grunn av en snøfattig vinter. Havari/reparasjon hurtigbåtkai med kr 170.000. I tillegg påløp utgifter til midlertidig kai i denne perioden med kr 234.000. Samlet sett innebærer midlertidig kai en utgift på 550 600.000 kr. Havariet er i ettertid finansiert med regnskapsoverskuddet. Utgiftsdekning midlertidig kai vurderes i sammenheng med finansieringen av ny kai. Vurdering for rammeområde 3: Dersom en tar høyde for og eliminerer poster som ikke reflekterer reell økonomisk status, samsvarer nettoutgiftene nokså godt med periodisert budsjett. Situasjonen er vurdert under kontroll. Rammeområde 4. Skatteinntektene har økt med 4 % i forhold til samme tid i fjor, mens det i budsjettet ikke er lagt inn økning. For øvrig er status for rammeområdet i samsvar med budsjett. Vurdering: Samlet sett er utvikling stort sett i overensstemmelse med forutsetningene i budsjettet. Det er imidlertid spesiell grunn til å følge opp Tjenesten for funksjonshemma og Brukerstyrt personlig assistent tett i tiden framover. Kommunestyret inviteres videre til å vedta budsjettendringer som foreslått for rammeområde 1 (berører også rammeområde 3 for forsikringenes del). Side 10 av 15
Sak 32/14 RAPPORTER FINANSFORVALTNING 2014-1.TERTIAL Saksbehandler: Geir Ove Storstein Arkiv: 250 Arkivsaksnr.: 14/342 Saksnr.: Utvalg Møtedato 32/14 Kommunestyret 18.06.2014 Innstilling: Rapporten tas til orientering. Vedlegg: Saksopplysninger: I henhold til kommunens reglement framlegges med dette rapport pr. 30.04.14. Ledig likviditet. Ledig likviditet er plassert i pengemarkedsfond, og bokført verdi på likviditetsfondene var pr. 31.12.13. kr. 39.583.000. 31.12.2013 30.04.2014 31.08.2014 31.12.2014 Tusen % Tusen % Tusen % Tusen % NOK NOK NOK NOK KLP Pengemarked 20.034 50,5 % 22.656 50,2 % Nordea Likviditet 20 19.576 49,5 % 22.502 49,8 % Samlet kortsiktig likviditet 39.610 100 % 45.158 100 % Avkastning siden 31.12.2013 0,74 % Avkastning benchmark (ST1X) 0,45 % Bekreftelse på at alle plasseringer er gjort med 20 % BIS vekt Begge fond oppfyller krav Bekreftelse på enkelteksponering Begge fond 2 % av forvaltningskapital oppfyller krav Bekreftelse på fondseksponering Begge fond 5 % av forvaltningskapital oppfyller krav Bekreftelse på enkeltpapir 12 måneders løpetid Begge fond oppfyller krav Største tidsinnskudd Sum 39.610 45.158 I forbindelse med årsavslutningen hadde verdien på plasserte langsiktige midler passer 40 mill. kr., og det ble i foretatt en overføring fra langsiktig kapital til likviditet. For KLP er Side 11 av 15
Sak 32/14 beløpet 2.465.000, mens beløpet i Nordea er 2.762.000. Verdien av plassert ledig likviditet har derfor økt med 5,5 mill. kr. i første tertial. Avkastningen i samme periode var kr. 221.000. Langsiktig kapital. Langsiktig kapital er plassert i aksjefond, obligasjonsfond og pengemarkedsfond i henhold til rammer og krav til sikkerhet stilt i reglementet. Tap og gevinst på plasseringene påvirker porteføljen både når det gjelder samlet verdi og fordeling mellom aktivaklassene. Rådmannen har ved årsskiftet sørget for at plasseringene er innenfor rammene i gjeldende reglement. Det er en forventning om at aksjemarkedet fortsatt vil utvikle seg positivt i det kommende åt, mens renter både på pengemarked og obligasjoner fortsatt vil holde seg lave. Aksjefond 31.12.2013 Kjøp/salg Avkastning 30.04.2014 Andel KLP Aksjenorge 1.753-910 68 911 2,3 % Nordea Norge Plus 1.312-307 15 1.020 2,5 % Norske aksjefond 3.065-1.217 83 1.931 4,8 % KLP Aksjeglobal Indeks III 4.683-806 74 3.951 9,8 % Nordea Stabile Aksjer Global 2.828-850 114 2.092 5,2 % Nordea 1 Stable Emerging Markets Equity 1.027-12 1.015 2,5 % Internasjonale aksjefond 8.538-1.656 176 7.058 17,5 % SUM aksjefond 11.603-2.873 259 8.989 22,3 % Obligasjonsfond KLP Pensjon 3.686 48 3.734 9,3 % Nordea Obligasjon II 5.649 86 5.735 14,2 % SUM Obligasjonsfond 9.335 134 9.469 23,5 % Pengemarkedsfond KLP Pengemarked 12.135-749 88 11.474 28,5 % Nordea Likviditet Pensjon 11.810-1.606 149 10.353 25,7 % SUM Pengemarkedsfond 23.945-2.355 237 21.827 54,2 % SUM Langsiktig forvaltning 44.883-5.228 630 40.285 100 % Etter en svak inngang i det nye året, tok avkastningen seg noe opp ut over vinteren. Avkastning pr. 30.04 er 1,6 %, noe som tilsvarer en årlig avkastning på 4,8%. Side 12 av 15
Sak 32/14 Vurdering: Rentene har vært lave over lang tid, og det er forventet at dette vil fortsette videre inn i det nye året for deretter å stige svakt. Pengemarkedsfond har gitt og gir fortsatt noe bedre avkastning enn bank selv om det for tiden er snakk om små marginer. Plassering i pengemarkedsfond sørger for at risikoen er fordelt på flere institusjoner, og at risiko for tap er minimal. Aksjemarkedet forventes å gi en stabilt god avkastning videre i året. Side 13 av 15
Sak 33/14 VANNVERK - FINANSIERING OG GODKJENNING AV LÅNEOPPTAK Saksbehandler: Geir Ove Storstein Arkiv: 251 M12 Arkivsaksnr.: 14/345 Saksnr.: Utvalg Møtedato 33/14 Kommunestyret 18.06.2014 Innstilling: Kommunestyret godkjenner nytt kostnadsoverslag på kr. 14.000.000 for investeringer i høydebasseng på vannverkene. Rådmannen får fullmakt til å innarbeide endringen i budsjettet. Til finansiering av investeringen tas opp lån på kr. 14.000.000 med 40 års avdragstid. Rådmannen godkjenner øvrige lånevilkår. Vedlegg: Ingen. Saksopplysninger: I budsjett for 2014 er vedtatt utbygging av høydebasseng på begge vannverkene. Total kostnad var estimert til 15,3 mill. kr. Arbeidet er nå godt i gang, og etter at alle anbud er mottatt, vil anlegget kunne gjennomføres innenfor en ramme på 14,0 mill. kr. Grunnen til at endelig kostnad er lavere enn opprinnelig estimert, skyldes primært at det er valgt en rimeligere løsning på bassengene. Samlede utgifter fordeler seg slik: Høydebassengene 10.400.000 Grunnarbeider 2.750.000 Ventilhus 150.000 Rådgivning 300.000 Byggestrøm, avgifter mm 100.000 Vegkryssing 150.000 Uforutsett 150.000 SUM 14.000.000 Det er forutsatt at investeringen i sin helhet skal finansieres ved låneopptak. Avskrivningstiden på investeringen er 40 år, og årlige avskrivninger blir kr. 350.000. Kalkulatoriske renter vil bli beregnet på den til enhver tid bokførte verdi på anlegget og vil derfor avta over tid. De første åra vil rentene utgjøre 350-400 kr. Samlede inntekter på vannkapitlene er budsjettert med kr. 3.909.000. Full inndekning av merkostnadene betinger et påslag på avgiftene med 18 %. Tidligere overskudd på vannavgiftene har imidlertid medført at det er avsatt nærmere 1 mill kr. på fond som skal Side 14 av 15
Sak 33/14 tilbakeføres abonnentene. Dette kan dermed kan bidra til å dempe behovet for påslag. I tillegg er det anlegg som blir nedskrevet i 2015 som også vil redusere behovet for påslag på avgiften. Fra 2015 vil en anta et behov for påslag på mellom 5 og 10% i forhold til dagens nivå. Gebyret har ikke vært justert siden 2010, noe som betyr at avgiftene i realiteten er redusert. Vurdering: Ingen. Side 15 av 15