MØTEINNKALLING Møtetid: 22.09.2014 Kl. 16:15 INVITASJON Kl. 18:00 - INNKALLING Møtested: Møterommet "Fraunar", Frogn rådhus Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes. Møtedokumenter legges til gjennomsyn på Frogn rådhus (servicetorget). Dokumentene publiseres på www.frogn.kommune.no. KL. 16:15 INVITASJON KL. 16:15 ORIENTERINGER - Orientering om Ungdata-undersøkelsen v/johs Nermo, KoRus-Øst - Presentasjon av landbrukskontorets årsmelding 2013 v/landbrukssjef Lars Martin Julseth - Muntlig orientering fra ordfører - Muntlig orientering fra rådmannen KL. 17:15 SPØRSMÅL OG INNSPILL FRA INNBYGGERE Inntil ½ time er avsatt til spørsmål/innspill fra innbyggerne. Det er ikke anledning til å stille spørsmål eller komme med innspill til saker som behandles i møtet. KL. 17:30 MIDDAG KL. 18:00 INNKALLING Saksliste Side Orienteringer 15/14 Status - Frogn kommunes internasjonale engasjement 3 13/00340
16/14 Orientering om status - kommunens medlemskap i Transparency International 3 17/14 Status omdømme høst 2014 3 Informasjon Spørsmål og innspill fra innbyggerne Saker til behandling 97/14 Referatsaker til kommunestyret 22. september 2014 4 98/14 Follo landbrukskontor - årsmelding 6 99/14 Sammenslått brann- og redningsvesen i Follo og Mosseregionen - styringsgruppens utredning og anbefaling 11 100/14 Endring av vedtekter Foreningen Digerud Forsamlingslokaler 19 101/14 KS' medvirkning i lokale og regionale prosesser i en kommunereform 24 102/14 Sak fra Kontrollutvalget: Sogstieika 29 103/14 Sak fra kontrollutvalget: Forvaltningsrevisjonsrapport - Samhandlingsreformen 36 104/14 Invitasjon fra Europa Nostra - pristildeling 2015 40 105/14 Valg av 2 kommunestyrerepresentanter som skal være bindeledd mellom Ungdommenes kommunestyre og politikerne i Frogn 45 106/14 Møteplan 2015 49 Spørsmål fra medlemmene Frogn, 29.08.2014 Thore Vestby Ordfører Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 90 64 26/64 90 60 00 eller e-post politisketjenester@frogn.kommune.no Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Side 2 av 52
Orienteringe 15/14 Status - Frogn kommunes internasjonale engasjement 13/00678-8 16/14 Orientering om status - kommunens medlemskap i Transparency International 14/02189-1 17/14 Status omdømme høst 2014 14/02062-2 Informasjon Spørsmål og innspill fra innbyggerne Side 3 av 52
Saker til behandling KS-97/14 Referatsaker til kommunestyret 22. september 2014 Saksbehandler: Anne Lise Larsson Saksnr.: 14/01024-11 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 97/14 22.09.2014 Rådmannens innstilling: t tar følgende referatsaker til orientering: - Regnskap og årsmelding 2013 fra FIKS - Årsregnskap og årsmelding 2013, Drøbak vaskeri - Protokoll fra generalforsamlingen, Drøbak vaskeri, 28.5.2014 - Brev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, datert 12.6.2014, vedrørende fastsetting av valgdag 2015. - Brev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, vedrørende kommunereformprosessen, datert 12.6.2014 - Protokoll fra styremøte i Stiftelsen Sjøtorget 5.6.2014 - Brev fra Kommunal- og moderniseringsministeren, datert 26.8.2014 Vedlegg: FIKS- årsberetning og årsregnskap 2013 - melding til kommunestyret.msg, FIKSårsberetning2013.pdf, FIKS Regnskap 2013.pdf, FDR Revisjonsuttalelse 2013.pdf, valget og fylkestingsvalget 2015 - fastsetting (L)(65829).pdf, Årsregnskap 3013 med beretninger.pdf, Protokoll av generalforsamling 2014.pdf, Brev fra KMD - 26.8.14.pdf, Protokoll fra styremøte i SS 05 06 2014.pdf Side 4 av 52
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Følgende referatsaker legges frem til orientering - Regnskap og årsmelding 2013 fra FIKS - Årsregnskap og årsmelding 2013, Drøbak vaskeri - Protokoll fra generalforsamlingen, Drøbak vaskeri, 28.5.2014 - Brev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, datert 12.6.2014, vedrørende fastsetting av valgdag 2015. - Brev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, vedrørende kommunereformprosessen, datert 12.6.2014 - Protokoll fra styremøte i Stiftelsen Sjøtorget 5.6.2014 - Brev fra Kommunal- og moderniseringsministeren, datert 26.8.2014 Rådmannen i Frogn 27.08.2014 Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Vedlegg til sak Side 5 av 52
KS-98/14 Follo landbrukskontor - årsmelding Saksbehandler: Eli Moe Saksnr.: 14/02702-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalget for miljø-, plan- og byggesaker 98/14 08.09.2014 2 98/14 22.09.2014 Rådmannens innstilling: Årsmelding for 2013 fra landbrukskontoret i Follo tas til etterretning. Vedlegg: Årsmelding 2013.pdf, Økonomiplan 2014-2017.pdf Side 6 av 52
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Frogn kommunes landbruksforvaltning ivaretas av Landbrukskontoret i Follo. Kontoret er et samarbeid mellom seks kommuner, formalisert som et vertskommunesamarbeid med Ås som vertskommune. Kontoret ledes av landbrukssjefen og styres i h.h.t. økonomiplan godkjent av det koordinerende utvalget for landbrukskontoret. Rapportering skjer kvartalsvis og gjennom årsmelding, som legges fram nå. Bakgrunn for saken: Frogn kommune har felles landbruksforvaltning med de øvrige Follokommunene unntatt Enebakk. Det er nylig inngått ny avtale etter kommunelovens 28-1b om administrativt vertskommunesamarbeid om kommunale oppgaver på landbruksområdet med Ås som vertskommune (Kst-sak 68/14). Myndighet til å fatte vedtak i kurante saker innen landbruksområdet er delegert fra rådmannen i Fogn til rådmannen i Ås. Myndigheten er videredelegert landbrukssjefen. Et koordinerende utvalg som består av representanter for rådmennene er oppnevnt for å koordinere virksomheten til kontoret, og er Follo landbrukskontors felles kontaktpunkt til kommunene. Utvalget gir bl. a. uttalelser vedrørende budsjettforslag, årsrapport, regnskap og tar stilling til virksomhetsplaner og rapporter fra landbrukskontoret. Koordinerende utvalg har godkjent årsrapport 2013 fra landbrukskontoret i Follo. Hovedtrekk fra årsrapporten med spesifikasjon og noe utdyping av relevante saker fra Frogn legges fram for hovedutvalget i denne saken. Årsmeldingen Årsmelding fra landbrukskontoret i Follo beskriver virksomheten ved kontoret og måloppnåelse i henhold til målkart for kontoret. Målkart ble vedtatt av koordinerende utvalg i 2010 og er videreført inn i godkjent Økonomiplan for 2013-2016 (vedlagt). Økonomiplanen er landbrukskontorets virksomhetsplan. Godkjent Økonomiplan for 2014-2017 følger også vedlagt til orientering. Plan og målkart følger mal for styringsdokumenter i vertskommunen Ås, med inndeling i fire fokusområder; samfunn, brukere, økonomi og medarbeidere. Under hvert fokusområde er det definert 2-3 kritiske suksessfaktorer og 2-8 måleindikatorer. Fokusområde medarbeidere Landbrukskontoret har 5,8 årsverk og stabil bemanning. Ny landbrukssjef tiltrådte i august 2013. Sykefraværet er lavt og medarbeidertilfredsheten er god med unntak av trekk for fysisk arbeidsmiljø. Fokusområde økonomi Tilskudd fra Frogn kommune til drift av landbrukskontoret i 2013 var kr 700 800, 16 % av samlet tilskudd fra kommunene. Regnskapet for landbrukskontoret i 2013 viste et netto driftsresultat på + kr 298 517. Overskuddet skyldtes hovedsakelig to forhold: ledighet i stillinger og refusjon fra et skogprosjekt som ble drevet i 2011-2012. Overskuddet avsettes på fond. Side 7 av 52
Fokusområde brukere Det var 40 aktive landbruksforetak i Frogn i 2013 (jfr. antall godkjente søknader om ordinært produksjonstilskudd). Antall foretak i Frogn er de siste 10 årene redusert med 20 %. De fleste driver med korn, men Frogn har også aktive grønnsaks- og bærprodusenter. I følge statistikken dyrkes det 580 dekar med grønnsaker i Frogn, fordelt på 6 brukere, og 177 dekar bær fordelt på 5 brukere. Dette er høyere andel enn noen annen kommune i Akershus. Det ble utbetalt til sammen kr 3 756 805 i ordinært produksjonstilskudd i Frogn i 2013. Gjennom ordningen Regionalt miljøprogram for Oslo og Akershus (RMP) gis det økonomisk støtte til miljøtiltak i landbruket, bl.a. til arealer som ikke jordarbeides om høsten og til redusert jordarbeiding. 15 % av jordbruksarealet i Frogn ble ikke jordarbeidet høsten 2012, en nedgang fra ca. 30 % året før. Dette er en uheldig utvikling. Det er viktig at de mest erosjonsutsatte arealene ikke jordarbeides om høsten. Det ble i 2013 innført forskrift om jordarbeiding i vannområde PURA for å sikre dette. Kommunen v/landbrukskontoret er førstelinjemyndighet for Innovasjon Norge som forvalter de såkalte bygdeutviklingsmidlene i fylkene. Dette er midler som skal gå til investeringer i tradisjonelt landbruk eller nye næringer knyttet til landbruket. I Frogn ble det innvilget støtte til 2 søkere i 2013, et etableringstilskudd til utvikling av et prosjekt med beiting, osteproduksjon og servering på Håøya, og ett investeringstilskudd og lån til nytt kjølelager for kål og potet på Dal. 15 skogeiere leverte til sammen 10 984 m 3 tømmer i 2013 til en verdi av kr 3 325 633. 4-40 % (valgfritt) av salgssummen avsettes i hht regelverket på skogfond. Innestående skogfond for skogeiere i Frogn var per 1.1.13 kr 3 504 964. Dette er skogeiernes avsatte midler øremerket til skogplanting og skogskjøtsel. Midlene utbetales etter godkjenning fra kommunen v/skogbruksansvarlig. Inntjente renter av skogfond i 2013 var for Frogn kr 74 563. Rentemidlene av skogfond fordeles med 30 % til Viken Skog, 20 % til LMD, 17 % til FMLA og 33 % til lokal bruk. Lokale rentemidler forvaltes av landbrukskontoret. De lokale rentemidlene skal brukes til administrasjon av skogfondordningen for Follo-kommunene. Videre til tiltak som fremmer et bærekraftig skogbruk i Follo. De siste årene er det bl.a. brukt lokale rentemidler til støtte til skogeierlagenes fagturer, prosjekt ungskogpleie og felleskostnader ved skogbruksplanlegging. Oppsparte rentemidler i Follo pr. 31.12.2013: kr. 359 491. Landbrukskontoret behandlet i 2013 en delingssak etter jordloven og tre konsesjonssaker. Delingssaken gjaldt Lille Glosli, fradeling av jordbruksarealet på eiendommen tilhørende Håkon Ødegaardens stiftelse (Follo museum). Tillatelse til deling ble gitt med vilkår om salg av jorda som tilleggsjord. Den ene konsesjonssaken gjaldt erverv av dette jordbruksarealet av nabo Marianne og Rolf Ole Tomter. Konsesjons ble gitt. Side 8 av 52
De to andre konsesjonssakene gjaldt erverv av ubebygde arealer nær Solbukta i nordre Frogn på henholdsvis 11,3 og 9,6 dekar. Eiendommene er ikke landbrukseiendommer. Konsesjon ble gitt. Fokusområde samfunn Samarbeidet med øvrig administrasjon i kommunene i Follo oppleves som godt, selv om det er en utfordring å ha løpende dialog med 6 kommuner. Landbrukskontoret har deltatt i administrativt arbeid med kommuneplan for Frogn som ble vedtatt i juni. I etterkant har det vært interne avklaringer rundt innføring av hogstmelding og formål grønnstruktur naturområde. Erfaringen har vært at det er viktig at kommunens landbruksforvaltning deltar og bidrar aktivt i hele prosessen med kommuneplanrullering. Samarbeid og medvirkning i saker etter plan- og bygningsloven fungerer godt. Landbrukskontoret avgir uttalelser og fatter vedtak etter jordloven i henhold til delegert myndighet fra rådmannen. Ikke kurante saker skal opp for politisk utvalg. Saker med vedtak i tråd med kommuneplanens arealdel anses som kurante. Det er fattet vedtak i 4 kurante saker fra Frogn i 2013. Det har ikke vært behov for å fremme saker etter jordlov til politisk behandling i 2013. Landbrukskontoret er engasjert i arbeid innen de ulike vannområdene. Store deler av landbruksområdene i Frogn drenerer til vannområde Bunnefjorden, Gjersjøen og Årungen (PURA). Landbrukskontoret har nær fullført registrering av avrenning fra landbruket i området. Der det er behov får brukerne tilbud om miljøplaner med tilskudd til utbedringer. Det ble utbetalt kr 228 000 til slike planer i Frogn i 2013. Det ble i følge rapportering til SSB (Kostra) ikke omdisponert dyrka eller dyrkbar jord til annet formål i Frogn i 2013. De 5 foregående år ble det omdisponert 87 dekar. Alternativer: - Vurdering: Saksbehandling gjøres innen lovpålagte tidsfrister og kontoret leverer tjenester i tråd med økonomiplan/virksomhetsplan. Rådmennene i kommunene v/koordinerende utvalg har godkjent årsmeldingen i møte 30.5.2014. Konklusjon: Rådmannen anbefaler at Årsmelding for 2013 fra landbrukskontoret i Follo tas til etterretning. Rådmannen i Frogn 22.08.2014 Harald K. Hermansen Side 9 av 52
Øvrige dokumenter på saken: Tertialrapporter fra 2013 Tidligere års årsmeldinger og Økonomiplaner Sak om ny samarbeidsavtale for Landbrukskontoret i Follo Delings og konsesjonssaker behandlet i 2013 Søknader og tildeling av ulike tilskuddsmidler i 2013 Vedlegg til sak Side 10 av 52
KS-99/14 Sammenslått brann- og redningsvesen i Follo og Mosseregionen - styringsgruppens utredning og anbefaling Saksbehandler: Anne Lise Larsson Saksnr.: 14/02246-5 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Formannskap 61/14 10.09.2014 2 99/14 22.09.2014 Rådmannens innstilling: t tar styringsgruppens utredning og anbefaling om et sammenslått brann- og redningsvesen i Follo- og Mosseregionen til orientering. Vedlegg: Samlet saksfremstilling fs 93-11.pdf, Samlet saksfremstilling ks 106-13.pdf, Rapport juni 2013.pdf, Styringsgruppens anbefaling m vedlegg juli 2014.pdf, Notat SFB og NFB.pdf Side 11 av 52
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Det er utredet muligheten til et sammenslått brann- og redningsvesen for Follo og Mosseregionen. Arbeidet er ledet av ei styringsgruppe. Styringsgruppa har avgitt sin innstilling og frarår kommunene å gå videre med arbeidet. Videre tilrår styringsgruppa at videre arbeid med framtidig organisering av brann og redningstjenesten avventer til etter at Stortinget har behandlet brannstudien for hele landet. Bakgrunn for saken: Etter initiativ fra Follorådet vedtok kommunestyrene i Enebakk, Frogn, Moss, Nesodden, Oppegård, Rygge, Ski, Vestby, Våler og Ås kommuner at det skulle arbeides for å etablere et nytt og sammenslått brann- og redningsvesen for Follo og Mosseregionen. Det ble vedtatt opprettet ei styringsgruppe til å lede arbeidet. Denne ble ledet av ordfører Thore Vestby, Frogn kommune Styringsgruppa la fram sine anbefalinger 2. juli 2014. I dokumentet er skrevet følgende: «Saksopplysninger: Follorådet besluttet høsten 2011 å utrede mulig sammenslåing av de to brannvesenene i Follo, alternativt etablere et nærmere samarbeid. MIB-kommunene ble senere invitert inn i utredningsarbeidet, og var deltakere i prosessen fra og med fase 1. Utredningens fase 1 ble lagt frem for kommunestyrene til behandling høsten 2013. Samtlige kommuner med unntak av Råde, var positive til å videreføre arbeidet. Det ble satt som forutsetning for gjennomføring, at driften av nytt selskap skulle etableres innenfor de eksisterende økonomiske rammer. Noen av kommunene hadde riktignok avvikende vedtak vedrørende kostnadsfordelingen, hvor det var lagt inn vilkår for deltakelse. Råde oppga at de ønsket å undersøke mulighetene for samarbeid med branntjenestene i bykommunene i syd. Styringsgruppen har i ettertid forespurt Råde om de fortsatt ønsker å være med videre i utredningsarbeidet, og tilbakemeldingen var positiv. I fase 1 ble det lagt frem 2 alternative organisasjonsmodeller, den ene gjaldt full sammenslåing, og det andre gjaldt utvidet samarbeid. Kommunene konkluderte med å vedta alternativ 1, og som følge av dette skulle fase 2 inneholde følgende: 1) en overordnet risiko- og sårbarhetsvurdering for brann- og redningstjenesten, herunder om endringer i fremtidig organisering vil påvirke kvaliteten på tjenesten, og 2) en vurdering av de økonomiske konsekvenser av en sammenslåing, der driften etableres innenfor de eksisterende rammer og der driften sikrer de vedtatte bemanningsnormer og responstider 3) en analyse av utfordringene på kort og lengre sikt innen feltet, og Side 12 av 52
4) utkast til vedtekter, dvs selskapsavtale Fase 2 Til utredning av punktene 1 og 2, ble valgt firmaet Analyse & Strategi, som er en del av Multiconsult. Den overordnede risiko- og sårbarhetsanalysen konkluderer med at en sammenslåing av brannvesenene i Follo og Mosseregionen vil være økonomisk lønnsom og vil kunne medføre en forbedret håndtering av hendelser i forhold til dagens organisering. Sammenslåingen vil være økonomisk lønnsom grunnet de stordriftsfordeler og effektivitetsgevinster som kan oppnås ved å unngå trippelarbeid og ved å oppnå mer spesialiserte arbeidsoppgaver. Videre vil omorganiseringen føre til et mer robust brannvesen, spesielt i sårbare situasjoner.» Styringsgruppens vurdering og anbefaling på bakgrunn av utredningene Den overordnede risiko- og sårbarhetsanalysen har hatt som hovedmål å belyse hvorvidt endringer i organiseringen av brannvesenene i Follo og Mosseregionen vil påvirke kvaliteten på brann- og redningstjenestens håndtering av hendelser og den vil derfor danne beslutningsgrunnlag for å kunne ta stilling til endringer i organiseringen. I analysen er det identifisert potensielle hendelser som kan oppstå i regionen. Disse er basert på brannvesenets egne ROS-analyser og kommune- og region-ros. Deretter er endringer av håndteringen av hendelser som følge av et sammenslått brannvesen diskutert, og det er lagt stor vekt på at endringene hovedsakelig vil framkomme i forbindelse med ledelsesfunksjoner og økt spisskompetanse. De to hovedfunnene er for det første at en sammenslåing vil frigjøre ressurser i stabs- og støttefunksjoner og kan føre til at ledelsen kan fokusere mer på rene ledelsesoppgaver enn det som er mulig i dag. Frigjort ressurs er estimert til 1,1 årsverk. Dernest kan et større samlet korps muliggjøre en økt spesialisering innenfor konkrete fagområder, - særlig kan det frigis ressurser til å drive mer forebyggende arbeid. I konklusjonen i rapporten går det fram at hovedårsaken til at en sammenslåing vil være økonomisk lønnsom er knyttet til stordriftsfordeler og effektivitetsgevinster som kan oppnås ved å unngå trippelarbeid og ved å få mer spesialiserte arbeidsoppgaver. Stordrifts- og effektivitetsgevinsten kan anses som den ekstra tiden ledelsen vil kunne få til å fokusere på ledelsesaktiviteter. Økt tid og kvalitet på ledelsesfunksjonene kan blant annet innebære bedre grunnlag for risikobasert prioritering gjennom økte muligheter for å gjennomføre overordnede risikoanalyser og tenke strategisk og langsiktig. Side 13 av 52
I tillegg vil en sammenslåing føre til et mer robust brannvesen, spesielt i sårbare situasjoner. Med en samlet enhet vil brannvesenet få et større kontrollspenn og vil dermed være i stand til å koordinere operasjoner på tvers av større geografiske områder enn i dag, noe som vil gi økt robusthet og større mobiliseringsevne. Se rapportens punkt 5, konklusjoner. Styringsgruppen presiserer at det i noen tilfeller i dag foreligger manglende tilfredsstillelse av forskrifter og krav. Dette er et ansvar som påligger det enkelte selskap, og som ev. må forutsettes håndtert av et nytt selskap. Konklusjon På bakgrunn av ovennevnte har styringsgruppen godkjent rapporten i fase 2. Medvirkning i prosessen Fase 2 er gjennomført i nært samarbeid med de tillitsvalgte. Det er gjennomført 1 oppstartsmøte, videre 5 møter knyttet til rapporten og 3 møter i forbindelse med utarbeidelse av trygghetsavtalen. Brannsjefene har også møtt på disse møtene. I fase 2 har det også vært åpnet for at 1 tillitsvalgt fikk observatørstatus i styringsgruppen. Analyse av utfordringene fremover Follorådet har bedt om en analyse av de utfordringer brann- og redningsvesenene står overfor på kort og lengre sikt. Det er utarbeidet et notat som beskriver disse, jf. vedlegg nr 1. Analysen bygger bl.a. på Brannstudien fra DSB i desember 2013. De forholdene som anses å påvirke fremtidig dimensjonering og organisering av brannog redningstjenestene er 1) endringer i samfunnet, 2) følger av hendelser, 3) endringer i brann- og redningsvesenet og 4) utfordringer med demokratisk styring og kontroll. Det vises til vedlagte analyse. Trygghetsavtale Det er fremforhandlet utkast til trygghetsavtale med organisasjonene, som er ment å danne grunnlag for de ansattes rettigheter ved overdragelsen til nytt selskap. Avtaleutkastet bygger på arbeidsmiljølovens regler, og presiserer hvilke rettigheter de ansatte har i forbindelse med overføring til nytt selskap. Det punktet i avtalen som har vært drøftet spesielt, dreier seg om lønnsharmonisering. De som i dag er ansatt i MIB har et høyere lønnsnivå enn de ansatte i de øvrige selskapene. Det er beregnet at en harmonisering som bringer de øvrige ansatte opp på samme nivå som MIB, vil innebære en økt kostnad på kr 5,2 mill. I avtalen er foreslått at harmoniseringen foretas over 2 år, dvs. at det samlede budsjettet til FMBR øker med kr 2,6 mill. første året, og ytterligere kr 2,6 mill. andre året. Dette er en budsjettpost som ikke tenkes belastet lokalt lønnsoppgjør. Det økte nivået videreføres i fremtidige budsjetter. Etableringskostnader Side 14 av 52
Dette vil bestå av å tilrettelegge brannstasjonen på Korsegården til å være egnet for å samlokalisere brannvesenets administrasjon. Dette bør kunne gjøres uten særskilte kostnader, da lokalene anses godt tilrettelagt. Videre er det behov for å omregistrere alle kjøretøy på nytt organisasjonsnummer, dette er kostnadsestimert til ca. kr 0,1 0,15 mill. Dekor og skilting med ny logo, til kjøretøy, stasjoner m.m. er estimert til kr 0,8 mill. I tillegg kommer nye brevmaler, logoer på trykksaker og arbeidstøy. Totalt er etableringskostnadene antatt å beløpe seg til minimum kr 1 mill. Som nevnt over, inneholder fremforhandlede trygghetsavtale bestemmelse om at lønnsnivået i det nye selskapet blir harmonisert over de første 2 driftsårene. Kostnadene skal dekkes fra en pott utenfor lokale lønnsforhandlinger. Dette er kostnadsberegnet til totalt kr 5,2 mill., som fra år 2 må legges til de nåværende rammer for selskapene. Styringsgruppens vurderinger Med de forslag som er nevnt over, er det styringsgruppens oppfatning at ett samlet brannvesen vil gi Follo og Mosseregionen et fremtidsrettet og bærekraftig brannvesen til gagn for regionene. Brannvesenet vil være kostnadseffektivt og ha de ressursene som skal til for å være nytenkende og møte morgendagens utfordringer innenfor dette feltet. Ett sammenslått brannvesen for de 11 aktuelle kommunene, ville gi følgende eierfordeling, basert på innbyggertall. Enebakk kommune, 6 % Frogn kommune, 8 % Moss kommune, 16 % Nesodden kommune, 9 % Oppegård kommune, 14 % Rygge kommune, 8 % Råde kommune, 4 % Ski kommune, 15 % Vestby kommune, 8 % Våler kommune, 3 %. Ås kommune, 9 % Styringsgruppen har lagt til grunn at alt utstyr og alle eiendeler i de 3 selskapene inngår som innskudd i det nye selskapet, basert på foretatt registrering. I etableringsåret vil budsjettrammen for selskapet måtte øke med minimum kr 3,6 mill. På permanent basis må budsjettrammen økes med 5,2 mill. kroner fra år 2. Dette relaterer seg til etableringskostnader og lønnsharmonisering, se over. Side 15 av 52
Økte budsjettrammer er ikke i tråd med kommunestyrenes intensjon i vedtakene etter fase 1. Med grunnlag i ovennevnte har styringsgruppen likevel foretatt en grundig analyse av mulig kostnadsfordeling i et nytt selskap. Uansett hvilke prinsipper gruppen legger til grunn for fordeling, vil mange av kommunene få et vesentlig større budsjettansvar enn i dag. På bakgrunn av ovennevnte synes det lite sannsynlig å oppnå positive vedtak i samtlige kommunestyrer, noe som er en forutsetning for å gjennomføre den aktuelle sammenslåing. Justis- og beredskapsdepartementet ga 5. oktober 2012 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap i oppdrag å opprette og lede en arbeidsgruppe som skulle utrede hvordan de samlede ressursene i brann- og redningsvesenet kan utnyttes best mulig, og i samhandling med andre beredskapsaktører. Arbeidsgruppens rapport ble levert til departementet 2. desember 2013. Hovedanbefalingen til arbeidsgruppen er å organisere brann- og redningsvesenene fylkesvis, slik at det blir 18 eller 19 enheter, avhengig av om Oslo og Akershus blir en felles enhet eller ikke. Høringsfristen var 17.2.14. Saken er til behandling i Justis- og Beredskapsdepartementet, og statsråden har uttalt at dette også må ses i sammenheng med Politianalysen. Behandling i Stortinget er ikke fastsatt. Konklusjon Styringsgruppen finner at det ikke er mulig å etablere et nytt brannvesen innenfor gjeldende økonomiske rammer. nes intensjoner er dermed ikke oppfylt. Tatt i betraktning brannstudien, som forventes behandlet av Stortinget i løpet av kort tid, er det styringsgruppens anbefaling å avslutte prosessen med å slå sammen de 3 brannvesenene i Follo og Mosseregionen, og avvente styringssignaler fra sentralt hold.» Etter at styringsgruppa hadde avgitt sine anbefalinger mottok kommunene et felles brev fra brannsjefene i Follo og de tillitsvalgte der det blir foreslått å samle brannvesenene i Follo i ett selskap. I brevet står det blant muligheter eller gevinster med et Follo brannvesen ikke er vurdert, slik det opprinnelige kommunestyrevedtaket gikk ut på. Tillitsvalgte og brannsjefer i Søndre- og Nordre Follo brannvesen mener at det er fullt mulig å opprette et Follo brannvesen innenfor eksisterende økonomiske rammer. I brevet står det også at både styringsgruppene og rapportene peker på gode faglige argumenter for å danne et felles brannvesen. Brannsjefene og de tillitsvalgtes oppfatning er at et felles brannvesen i Follo vil være fremtidsrettet, kostnadseffektivt og bærekraftig. På bakgrunn av dette anbefaler kommunestyrene i Enebakk, Frogn, Nesodden, Ski, Oppegård og Ås kommuner om å sammenslå Søndre- og Nordre Follo brannvesener til et felles Follo brannvesen. Side 16 av 52
Styret i Søndre Follo brannvesen behandlet saken i sitt møte den 19. august. Vedtaket lyder slik: «Under forutsetning av at kommunestyrene gir sin tilslutning til styringsgruppens anbefaling (følger vedlagt) om å ikke videreføre forslaget om et felles brannvesen i Follo- og Mosseregionen, anbefaler styret i Søndre Follo brannvesen IKS representantskapet om å ta nødvendig initiativ for å fusjonere selskapet sammen med Nordre Follo brannvesen IKS til et felles Follo brannvesen så raskt som mulig». Styret i Nordre Follo brannvesen behandlet saken i sitt møte den 26. august. Vedtaket lyder slik: «1. Styret støtter styringsgruppens anbefaling om å ikke videreføre prosessen for et felles brannvesen med Mosseregionen. 2. Styret i Nordre Follo brannvesen IKS anbefaler representantskapet om å ta nødvendig initiativ for å fusjonere selskapet sammen med Søndre Follo brannvesen IKS til et felles interkommunalt selskap fra 01.01.2015. 3. Kommunenes kostnader skal holdes uendret inn i det nye selskapet. Representantskapenes vedtatte budsjettrammer for 2015 anbefales lagt til grunn i det første driftsåret. 4. Brannsjefen i samarbeid med rådmennene får i oppdrag om å utarbeide forslag til selskapsavtale og delegasjonsfullmakt til nytt brannselskap. Styrets vedtak fremmes som innstilling ovenfor representantskapet.» Vurderinger: Rådmannen er i hovedsak enig i de vurderinger og konklusjoner styringsgruppa har gjort. Med de premissene med henblikk på lønn som ligger til grunn for konklusjonen vil det ikke kunne forsvares å etablere ett selskap. Rådmannen vurderer forslaget fra brannsjefene som konstruktivt og interessant. Det framgår av styringsgruppas anbefaling at det forventes at Stortinget skal behandle brannstudien i nær framtid. Rådmannen er av den oppfatning at forslaget fra brannsjefene bør vurderes nærmere. Rådmannen vil fremme egen sak om det videre arbeidet med organisering av brann og redningsarbeidet etter slik avklaring. Konklusjon: Rådmannen tilrår at styringsgruppens utredning og konklusjon tas til orientering. Rådmannen i Frogn 22.08.2014 Side 17 av 52
Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Vedlegg til sak Side 18 av 52
KS-100/14 Endring av vedtekter Foreningen Digerud Forsamlingslokaler Saksbehandler: Martin Tjugen Lundby Saksnr.: 13/01913-5 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Formannskap 64/14 10.09.2014 2 100/14 22.09.2014 Rådmannens innstilling: Frogn kommune godkjenner forslag til nye vedtekter for foreningen Digerud forsamlingslokale. Vedlegg: 1961_08_22 Vedtekter Foreningen Digerud Forsamlingslokale.pdf, Forslag til nye vedtekter.pdf, 1962_02_02 Skjøte på GBnr 58-21.pdf Side 19 av 52
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Foreningen Digerud forsamlingslokale har henvendt seg til Frogn kommune med ønske om en endring av vedtektene for foreningen, slik at foreningens tilknytning til Frogn kommune reduseres. Rådmannen anbefaler at vedtektsendringen godkjennes. Bakgrunn for saken: Frogn kommunestyret vedtok i 1961, PS 87/61, kfr. formannskaps sak 395/61 og 476/61, vedtekter for foreningen. I vedtektenes 2 1.avsnitt står det: «Foreningens mål er å overta og drive eiendommen Digerud, gno. 58 brno. 21 i Frogn.» Videre i 2 står det: «Eiendommen overtas uten vederlag og Frogn kommune betaler utgiftene ved overdragelsen, således stempelavgift, tinglysningsgebyr etc. Overdragelsen ble gjennomført 2.februar 1962, skjøte stemplet av Ytre Follo Sorenskriverembete, Dagbok nr. 463. Verdien ble satt til kr 10.000. Overtakelsen ble gjennomført på de betingelser som er omtalt i vedtektene. Siden overtakelsen ble gjennomført er det foreningen, gjennom dugnad, som har drevet vedlikehold av bygningen og forvaltet eiendommen, dog riktignok med flere kommunale tilskudd til både drift og investeringer. Foreningen Digerud forsamlingslokale henvendte seg til Frogn kommune gjennom brev av 5.september 2012 med ønske om en dialog om fremtidig tilknytningsform mellom foreningen og kommunen. Det ble gjennomført et møte mellom Teknisk drift og forvaltning 11.oktober samme år. Det ble diskutert hvordan denne tilknytningen skulle være fremover, uten at en kom noe videre den gang. Våren 2014 henvendte foreningen seg på ny, da var henvendelsen konkretisert i en forespørsel om endring av vedtektene til foreningen. Bakgrunnen for denne henvendelsen var avslag på foreningens søknad til Lotteri- og stiftelsestilsynet om momskompensasjon på investeringer foretatt av foreningen. Forslag til endringer ble oversendt til Frogn kommune 24.juni. Alternativer: 1. Som innstillingen 2. Frogn kommune godkjenner ikke forslag til nye vedtekter for foreningen Digerud forsamlingslokale. Miljømessige konsekvenser: Endringene har ingen miljømessige konsekvenser. Side 20 av 52
Økonomiske konsekvenser: De økonomiske konsekvensene av vedtektsendringene vil for Frogn kommune først gjøres gjeldende dersom foreningen skulle oppløses. Ved en slik eventuell oppløsning av forening, vil ikke eiendommen tilbakeføres uten vederlag til Frogn kommune slik de gjeldende vedtekter sier. Forslaget til nye vedtekter innebærer at de verdiene foreningen besitter, deriblant eiendommen, skal komme lokalmiljøet til gode, for eksempel gjennom salg av eiendommen. Foreningen vil fremdeles ha mulighet til å søke om kulturstøtte og andre tilskudd fra kommune, slik det er i dag. For foreningen Digerud forsamlingslokale vil derimot vedtektsendringen bety endrede forutsetninger i deres økonomi. Dette fordi de gjennom et tydeligere skille fra Frogn kommune er berettiget til momskompensasjon. Dette vil øke de økonomiske mulighetene til foreningen. Vurdering: Digerud forsamlingslokale sin henvendelse til Frogn kommune kom etter at foreningen hadde fått avslag på sin søknad om kompensasjon for merverdiavgift, grunnet for sterk tilknytning til Frogn kommune som dagens vedtekter gir. Forslaget til nye vedtekter inneholder noen klare endringer i forholdet mellom Frogn kommune og foreningen. Dette for å sikre at Lotteri- og stiftelsestilsynet skal godkjenne foreningens søknad om momskompensasjon nå, og for fremtiden. Men også for at vedtektene skal gjenspeile dagens situasjon på mer reell måte, I de gjeldende vedtekter er enhver som er «stemmeberettiget etter lov om kommunevalg i Digerud krets medlemmer av og stemmeberettiget i Digerud forsamlingslokale. Det betales ingen medlemskontingent.» Etter valget i 2013 ble Digerud valgkrets slått sammen med Dal krets og navnet ble endret til Nordre Frogn. Denne kretsen har Dal skole som sitt valglokale. Dette innebærer at Frogn kommune ikke lenger har noen aktivitet i Digerud forsamlingslokale. Bestemmelsen om medlemskap er derfor foreslått endret til: «Alle som føler en tilhørighet til Digerud Grendestue kan bli medlem av foreningen. Medlem blir man ved å betale kontingenten. Formannskapet i Frogn kommune involveres direkte i dagens gjeldende vedtekter. Dette gjennom følgende bestemmelser: Side 21 av 52
«Kan det være tvil om styrets disposisjoner er i overensstemmelse med formålsangivelsen i 2 1.avsnitt, skal styret forelegge saken for Frogn formannskap.» Og: «Styret skal hvert år sende Frogn formannskap revidert regnskap, årsberetning samt forslag til budsjett.» Disse bestemmelsene har de senere år ikke blitt fulgt på annen måte enn at det har blitt rapportert fra foreningen på de tilskudd som er gitt og vært vedlagt ved søknad om tilskudd til større investeringer, som ved renovering av tak i 2013. Det vurderes derfor slik at disse bestemmelsene ikke lenger er særlig aktuelle Den siste endringen av større betydning for Frogn kommune gjelder hva som vil skje med eiendommen dersom årsmøtet finner at de ikke lenger har behov for eiendommen. Slik dagens vedtekter er, vil eiendommen ved slik beslutning falle tilbake til kommunen slik den står uten vederlag. I forslaget til nye vedtekter er dette endret til: «Ved oppløsning av foreningen skal verdien foreningen besitter, deriblant eiendommen gnr 58 bnr 21 i Frogn kommune, komme lokalmiljøet til gode. Avviklingskomiteen og foreningen står dermed fritt til å foreta et salg av eiendommen og tildele midlene til et eller flere gode formål til innbyggerne i Nordre Frogn» Eiendommen vurderes av rådmannen å være av liten strategisk interesse for Frogn kommune, da kommune hverken har aktivitet, eller har planer om aktivitet i området. Rådmannen vurderer det derfor som riktig at disse verdiene skal komme lokalmiljøet til gode. Med dette som bakgrunn anbefaler rådmannen at Frogn kommune godkjenner de endringer i foreningens vedtekter som foreslås, jf. vedlegg. Medbestemmelse: Konklusjon: Forslag til endringer av vedtektene for Digerud forsamlingslokale godkjennes. Rådmannen i Frogn 15.08.2014 Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Side 22 av 52
Vedlegg til sak Side 23 av 52
KS-101/14 KS' medvirkning i lokale og regionale prosesser i en kommunereform Saksbehandler: Anne Lise Larsson Saksnr.: 14/03057-2 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Formannskap 62/14 10.09.2014 2 101/14 22.09.2014 Rådmannens innstilling: Frogn kommune gir sin tilslutning til at KS deltar som faglig tilrettelegger og koordinator for lokale/regionale prosesser i det kommunereformarbeidet regjeringen etter stortingsvedtak har invitert kommunene til. Vedlegg: Side 24 av 52
SAKSUTREDNING: Sammendrag: KS har bedt om at kommunen behandler sak om KS medvirkning i lokale og regionale prosesser i en kommunereform. Rådmannen anbefaler at Frogn kommune gir sin tilslutning til KS rolle som tilrettelegger og koordinator for lokale/regionale prosesser i kommunereformarbeidet. Bakgrunn for saken: Frogn kommune har i epost fra regiondirektør Signe Pape i KS Akershus og Østfold mottatt en anmodning om kommunal behandling av KS medvirkning i lokale og regionale prosesser i en kommunereform. Eposten er datert 15. august 2014. Bakgrunnen for henvendelsen er at Landsstyret i KS den 28.5 anbefalte at fylkesstyrene ba kommunene gjennom lokale politiske vedtak å gi sin tilslutning til at KS regionalt deltar som faglig tilrettelegger og koordinator for lokale/regionale prosesser i det kommunereformarbeidet regjeringen etter stortingsvedtak har invitert kommunene til. Dette vil tydeliggjøre at KS rolle i arbeidet med kommunereform er definert av medlemmene. KS ber om at saken behandles så snart dette lar seg gjøre og redegjør slik for saken: Bakgrunn for saken: Det fremkommer av Prop. 95S (2013-2014) Kommuneproposisjonen 2015 at alle landets kommuner høsten 2014 vil inviteres til å delta i prosesser med sikte på å vurdere og å avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabokommuner. Fylkesmennene vil få ansvaret fra regjeringen for å igangsette disse prosessene. Regjeringen sier i proposisjonen at det er ønskelig at de regionale prosessene gjennomføres i et samarbeid mellom fylkesmannen og KS regionalt, og varsler en egen invitasjon til KS om å delta i prosessene etter stortingsbehandling av proposisjonen. KS styres av sine medlemmer på nasjonalt nivå av de medlemsvalgte organene hovedstyre og landsstyre, og regionalt av de medlemsvalgte fylkesstyrene. KS ønsker i denne saken en særskilt medlemsforanking av vår deltakelse i det videre prosessarbeidet, og vil invitere til en politisk behandling i kommunen/fylkeskommunen av dette. KS prinsipielle syn på kommunereform KS landsting i februar 2012 vedtok i en uttalelse at kommunegrenser kan endres ved gode lokale prosesser, at oppgavene må være avgjørende for kommunestrukturen og at kommunene selv må ha styrende innvirkning på prosessen. KS landsstyre diskuterte regjeringens forslag til en kommunereform og invitasjonen til KS i sitt møte 28. mai i år, og fattet følgende enstemmige vedtak: Side 25 av 52
«Landsstyret er positiv til at KS sentralt og regionalt tilrettelegger for og gir prosessveiledning i lokale prosesser og at dette gjøres i samarbeid med fylkesmannsembetene, i et likeverdig samarbeid. Det forutsettes at det er en gjensidig forståelse i dette samarbeidet for at kommunene selv styrer framdriften i prosessene, og definerer sine behov for veiledning og prosesstøtte» Landsstyret anbefalte samtidig at fylkesstyrene ba kommunene gjennom lokale politiske vedtak å gi fylkesstyrene mandat til å gå inn i et slikt samarbeid om tilrettelegging av lokale prosesser. Dette vil tydeliggjøre at mens fylkesmennenes rolle i samarbeidet er definert av staten, er KS' rolle definert av kommunene. Regjeringens forslag og Stortingets behandling Ifølge kommuneproposisjonen vil den organiserte prosessen starte i august 2014, og vil i hovedsak gå til kommunene fatter vedtak innen sommeren 2016. Vedtakene meldes til KMD via fylkesmannen, som også vil bli bedt om å gjøre en selvstendig vurdering. Våren 2015 legges en stortingsmelding med forslag til nye oppgaver til robuste kommuner fram, og en samlet proposisjon om ny kommunestruktur vil fremmes for Stortinget våren 2017. De særskilte økonomiske virkemidlene i reformen vil gjelde for kommuner som det er fattet nasjonale vedtak for i løpet av reformperioden dvs innen 01.01.18. Iverksetting av sammenslåingene vil være senest 01.01.20. Stortingets flertall sluttet seg til regjeringens forslag til både fremdriftsplan og økonomiske virkemidler. De varslede initiativ vil derfor bli igangsatt fra regjeringens side. Gjennom et forslag fremmet under stortingsdebatten 18. juni har også et flertall i Stortinget presisert at «Stortinget stadfester at gjennomgangen av oppgåvene til kommunane må inkludere oppgåvene som skal liggje til eit folkevald regionnivå/mellomnivå/færre fylkeskommunar». Det er ikke etablert noe bredt flertall i Stortinget for den konkrete fremdriftsplanen og økonomiske virkemidler. Det vises til Innst. 300 S (2013-2014) for de enkelte partigrupperingers merknader: Resten av landsstyrets uttalelse er tilgjengelig på http://www.ks.no/tema/samfunnog-demokrati1/folkevalgtportalen/kommunestruktur/landsstyreuttalelse-omkommunereform/ https://www.stortinget.no/no/saker-ogpublikasjoner/publikasjoner/innstillinger/stortinget/2013-2014/inns-201314-300/4/ Et bredt flertall i Stortinget har imidlertid uttrykt støtte til igangsettingen av de lokale prosessene: Side 26 av 52
«Komiteens flertall, medlemmene fra Arbeiderpartiet, Høyre, Fremskrittspartiet, Kristelig Folkeparti og Venstre, er derfor positive til at alle landets kommuner høsten 2014 inviteres til å delta i prosesser med sikte på å vurdere og å avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabokommuner. Flertallet forventer at kommunene på en god måte fra starten av en slik prosess involverer innbyggere, organisasjoner og ansatte på en god måte. Slik involvering øker sannsynligheten for en best mulig prosess for lokalsamfunnet.» Premisser for KS medvirkning KS har forutsatt at endringer i kommunestrukturen må bygge på lokale prosesser. KS skal ikke være pådriver for dette. KS ønsker på medlemmene premisser å legge til rette for lokale prosesser sammen med fylkesmennene, men det er medlemmene selv som bestemmer hvem de vil ta initiativ til samtaler med. KS ønsker ikke å ta stilling til dette, hverken regionalt eller nasjonalt. KS mener det vil være naturlig å bruke de etablerte KS arenaene - fylkesstyrene, fylkesmøtet, høstkonferansen osv. I en tidlig fase kan også andre arenaer som kommunene benytter brukes, f.eks regionråd, regionsamlinger. Egne temadager kan brukes. Kommunene selv må eie og styre prosessene, med bistand fra KS og fylkesmannen. KS vil ivareta rollen som medlems- og interesseorganisasjon med fokus på rammevilkår, styrking av lokaldemokratiet, formidling av faktagrunnlag og tilrettelegging av arenaer for utvikling, kunnskapsdeling og erfaringsutveksling. KS mener det er naturlig å se de kommunale og fylkeskommunale/regionale oppgaveporteføljene i sammenheng, og vil på nasjonalt nivå særlig arbeide videre med hvilke oppgaver som ut fra hensyn til nærhet til innbyggere, politisk folkevalgt forankring og effektiv oppgaveløsning kan flyttes til et av disse to nivåene, under forutsetning av fullfinansiering av nye oppgaver. Alternativer: 1. Som innstillingen 2. Frogn kommune gir ikke sin tilslutning til at KS deltar som faglig tilrettelegger og koordinator for lokale/regionale prosesser i det kommunereformarbeidet regjeringen etter stortingsvedtak har invitert kommunene til. Vurdering: KS er kommunenes interesse- og medlemsorganisasjon. Rådmannen finner det derfor naturlig at KS bidrar med tilrettelegging for lokale prosesser sammen med fylkesmennene og finner det riktig at dette forankres i medlemskommunene. Side 27 av 52
Rådmannen slutter seg for øvrig til de premisser KS selv angir for sin medvirkning i prosessen. Konklusjon: Rådmannen anbefaler at Frogn kommune gir sin tilslutning til at KS deltar som faglig tilrettelegger og koordinator for lokale/regionale prosesser i kommunereformarbeidet. Rådmannen i Frogn 19.08.2014 Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Side 28 av 52
KS-102/14 Sak fra Kontrollutvalget: Sogstieika Saksbehandler: Anne Lise Larsson Saksnr.: 14/01987-8 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 102/14 22.09.2014 Kontrollutvalgets innstilling: t tar kontrollutvalgets vedtak i saken vedrørende påstander fra Anne Holmen om lov- og regelbrudd, i forbindelse med kommunens behandling av utbyggingen ved Sogstieika til orientering. Vedlegg: Særuskrift - Sogstieika Ku sak 15-14 og 18-14.pdf, Vedlegg KU sak 15-14 - BLÅ mappe.pdf, Vedlegg Ku sak 15-14 - RØD Mappe.pdf, Vedlegg KU sak 15-14 - supplerende utredning (18-14).pdf, Vedlegg KU sak 15-14.pdf Side 29 av 52
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Kontrollutvalget behandlet den 19. mai 2014 sak vedrørende Sogstieika. Kontrollutvalget har oversendt saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret tar kontrollutvalgets vedtak til orientering. Bakgrunn for saken: Innstilling, behandling og saksutredning i kontrollutvalget er som følger: «Sekretariatets innstilling: I Kontrollutvalget finner Ludolf Bjelland ikke inhabil ved behandlingen av denne saken jf. 6, andre ledd. II Ut fra de opplysninger som er lagt fram av Anne Holmen i brev av 21.4.14, og kommuneadministrasjonens kommentarer i brev av 5.5.14 og 14.5.14 om utbyggingen ved Sogstieika, kan ikke kontrollutvalget se at kommunen har begått lov- og regelbrudd i behandlingen av saken. Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: t tar kontrollutvalgets vedtak i saken vedrørende påstander fra Anne Holmen om lov- og regelbrudd, i forbindelse med kommunens behandling av utbyggingen ved Sogstieika til orientering. Frogn kontrollutvalgs behandling 19.05.2014: I Ludolf Bjelland fratrådte møtet under behandlingen av inhabilitetsinnsigelsen, og Tone Merete Hansen overtok møteledelsen. Sekretæren redegjorde for sekretariatets vurdering før utvalget diskuterte saken. Votering: Utvalget sluttet seg enstemmig til sekretariatets innstilling. II - Anne Holmen presenterte sine synspunkter og svarte på spørsmål fra utvalget. Rådmannen kommenterte saken, og besvarte utvalgets spørsmål sammen med enhetsleder og avdelingsleder. Sigbjørn Kvistad foreslo følgende tillegg som avslutning på kontrollutvalgets vedtak: «som har påvirket saksbehandlingen og utfallet av saken.» Ludolf Bjelland foreslo å legge til følgende uttalelse i et nytt avsnitt i vedtaket: «Kontrollutvalget kan ikke se at det er begått korrupsjon i denne saken.» Votering: Utvalget sluttet seg enstemmig til de fremsatte forslagene. Frogn kontrollutvalgs vedtak 19.05.2014: I - Innstillingen ble enstemmig vedtatt. II - 1. Ut fra de opplysninger som er lagt fram av Anne Holmen i brev av 21.4.14, og kommuneadministrasjonens kommentarer i brev av 5.5.14 og 14.5.14 om utbyggingen ved Sogstieika, kan ikke kontrollutvalget se at kommunen har begått lov- og regelbrudd som har påvirket saksbehandlingen og utfallet av saken. 2. Ut fra de opplysninger som er lagt fram i saken, kan ikke kontrollutvalget se at det er begått korrupsjon i denne saken. Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Side 30 av 52
t tar kontrollutvalgets vedtak i saken vedrørende påstander fra Anne Holmen om lov- og regelbrudd, i forbindelse med kommunens behandling av utbyggingen ved Sogstieika til orientering. Saksfremlegg Sekretariatets innstilling: I Kontrollutvalget finner Ludolf Bjelland ikke inhabil ved behandlingen av denne saken jf. 6, andre ledd. II Sekretariatet avgir i denne omgang ingen innstilling til om kommunen i behandlingen av Sogstieikasaken har begått lov- eller regelbrudd. Vedlegg: 1. Inhabilitetsinnsigelse fra Anne Holmen 2. Ludolf Bjelland sin uttalelse i kommunestyremøte 7.4.2014 3. e-post korrespondanse mellom Holmen og Bjelland 4. Forvaltningslovens 6 - Ugildhet 5. Rådmannens orientering vedr. utbyggingen av Sogstieika med vedlegg: a. Brev om kontrollmåling b. Høydemåling c. Journal06-3668 d. Søknad om justering e. Vedrørende klage på saksbehandling f. Rådmannens redegjørelse til formannskapet g. Kart felt 7 og 15 6. Anne Holmens brev av 21.4.2014 SAKSUTREDNING sak 15/14: I Habilitetsinnsigelse Anne Holmen har reist inhabilitetsinnsigelse ovenfor utvalgets leder Ludolf Bjelland, og redegjort for dette skriftlig. (Vedl. 1) Holmen hevder at Bjelland er inhabil jf. Forvaltningslovens 6 annet ledd. Inhabilitetsinnsigelsen, utskrift av Bjelland sin uttalelse referert i protokollen fra kommunestyremøte 7. april 2014 (vedl.2), og e-postene mellom Holmen og Bjelland (vedl.3) i etterkant av dette møtet er lagt til grunn, når sekretariatet har vurdert habilitetsspørsmålet. Folkevalgte kan bli inhabile etter en skjønnsmessig vurdering jf Forvaltningsloven 6 annet ledd. Her står det blant at dersom «..andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet.» (vedl. 4) 1. I henhold til denne bestemmelsen skal det legges vekt på om: «avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til.» Sekretariatet kan ikke se at Bjelland har noen interesser i utbyggingen ved Sogstieika som fører til at avgjørelsen i saken innebærer fordeler, ulemper eller tap for hans del. 2. Videre skal det legges vekt på «om ugildhetsinnsigelse er reist av en part» Side 31 av 52
I forhold til kontrollutvalgets behandling av saken, kan ikke Anne Holmen anses som en part i saken. Uansett er det ingen automatikk i at inhabilitetsinnsigelsen fra en part må tillegges avgjørende betydning. 3. Det kan være grunnlag for å bli vurdert inhabil dersom man har utvist et sterkt forhåndsengasjement i saken. Dette kan være med på å svekke tillitten til om vedkommende vil behandle saken på en nøytral måte. Her skilles det mellom tjenestemenn og folkevalgte, på den måten at folkevalgte står friere i sitt engasjement utad uten å bli inhabile (jf. Forvaltningsloven og Kommunene, Os, Overå og Pedersen) Bjelland sin uttalelse i kommunestyremøtet den 7.4 var et innlegg i forbindelse med interpellasjonen fra Kjell Monsen, Frogn SV vedrørende Sogstieikasaken og påstander i sosiale medier. Bjelland sa blant annet at han vil vurdere å gå til privat søksmål dersom det blir fremsatt uriktige påstander i sosiale medier som kan skade ham eller hans familie. Vi kan ikke se at Bjelland i dette innlegget hadde meninger om kommunens behandling av Sogstieikasaken som forskutterer kontrollutvalgets behandling. Vi kan heller ikke se at Bjelland sin e-postkorrespondanse med Holmen for å bringe klarhet i eventuelle påstander om korrupsjon medfører inhabilitet. Kontrollutvalgets behandling 22.9.2008 påstand om inhabilitet Holmen viser i sitt brev av 21.4.13 til kontrollutvalgets behandling av saken 22.9.2008. I dette møtet ble utvalgsleder Bjørn Loge sin habilitet vurdert fordi han var varamedlem i selskapet som eier Nordre Sogsti boligområde og som bygger leilighetene/husene på det aktuelle stedet. Kontrollutvalget vedtok at Loge ikke var inhabil. Grunnlaget for kontrollutvalgets vedtak var at Loge ikke hadde vært med å behandle saker i styret som vedrørte den aktuelle saken. Det er klart at inhabilitet ikke inntrer når han som varamedlem ikke hadde deltatt i behandlingen av den aktuelle saken. Vi kan ikke se at det er grunnlag for å gå inn i vurderingene kontrollutvalget gjorde den gang på nytt. II Sogstieikasaken i kontrollutvalget etter 22.9.2008 Kontrollutvlaget behandlet i sitt møte den 11. november under sak 35/13 Orientering fra rådmannen om utbygging ved Sogstieika. Saken ble tatt opp som følge av et brev fra Anne Holmen av 30.9.2013 «Oversikt over Sogsti Eiendoms opptreden i forbindelse med utbygging ved Sogstieika.» Utvalget vedtok å ta rådmannens redegjørelse til orientering. Et utfyllende referat fra orienteringen ble i etterkant oversendt Holmen. Kontrollutvalget vedtok i sitt møte 31.3.2014 å be rådmannen om en ajourført redegjørelse om sin oppfølging av saken. Rådmannen ga i brev av 5.5.2014, mottatt av FIKS 9.5.2014 en orientering om oppfølgingen. (vedl. 5) Anne Holmen har i et nytt brev til Kontrollutvalget av 21. april 2014 «Lov- og regelbrudd fra Sogsti Eiendom AS og Administrasjonen i forbindelse med Sogstieieka utbyggingen» utdypet tre av punktene fra sitt opprinnelige brev av 30.9.2013. (vedl. Xx) Brevet er oversendt rådmannen og vi har bedt om en redegjørelse. Svaret var ikke mottatt den 12. mai. Rådmannen viser i sitt svar av 5.5.2014 til at spørsmål i Holmens brev som ikke er besvart i orienteringen, blir ettersendt. Holmen tar i sitt brev av 21.4 opp tre saker vedrørende Sogstieika: 1. Private vannrør Holmens underlag for sine påstander er vedlagt merket «rød mappe». Her vil kommunen ettersende et svar som vil bli videresendt til utvalget. Side 32 av 52
2. Kotehøyde Holmen hevder i sin påstand nr. 2 at husene fikk en høyere kotehøyde enn reguleringsplanen ga tillatelse til. Holmens underlag for sine påstander er vedlagt merket «blå mappe». Rådmannen redegjør for spørsmålet om kotehøyde i sitt brev av 5.5.14 med vedlegg. I orienteringen vises det til vedtak av 21.11.2007 der det omsøkte tiltaket er vurdert til å være i tråd med reguleringsplanen. Videre redegjør rådmannen for kontrollmålingene som ble gjennomført 23.6.2008 som følge av Holmen sin klage på saksbehandlingen og vedtaket nevnt ovenfor. Kommunen konkluderte med at kontrollmålingene ikke tilsier at boligene ble lagt høyere i terrenget enn hva som var omsøkt og godkjent. Rådmannen viser videre til at kommunen avviste klagen og at Fylkesmannen senere stadfestet kommunens avvisningsvedtak den 16.2.2009. 3. Opparbeiding av friområde Holmen stiller i sitt brev spørsmål ved kommunens oppfølging av uttbyggers ansvar for å opparbeide friområdet. Holmen sin dokumentasjon ligger i vedlegg merket «rød mappe» I sitt brev av 5.5 2014 orienterte rådmannen om utbyggingsavtalen og hva kommunen forholder seg til, og skriver blant annet: «Utbygger er i dag i full gang med siste del av utbyggingen, noe som betyr at kommunen kan gå i en tett dialog om manglende oppfølging av friarealene i de aktuelle feltene. Det er planlagt en befaring på felt 15 i slutten av mai 2014» Anne Holmen er orientert om møtet. Hun har spurt om å få legge frem saken sin i møtet. Utvalgets leder har stilt seg positiv til forespørselen. Sekretæren har videreformidlet svaret til Holmen per telefon. Sekretariatet foreslår at Anne Holmen får anledning til å redegjøre for sin sak reist i brev av 21.4.2014, og svare på eventuelle spørsmål fra utvalget før utvalget starter behandlingen av saken. Supplerende SAKSUTREDNING - sak 18/14: I rådmannens brev av 14.5.2014 side 4-5, har han kommentert de tre punktene om påståtte lov- og regelbrudd som Anne Holmen har fremsatt i brev av 21.4.2014 (se vedl.6 sak 15/14). Sekretariatet har sammenholdt de viktigste påstandene i Holmens brev med rådmannens svar: Holmen hevder under punkt 1 i sitt brev at utbygger plikter å sende inn dokumentasjon på at tillatelser var innhentet før igangsettelse kunne gis. Kommunen svarer at dokumentasjonskravet kun gjelder eiendommer utenom det regulerte området. Holmens eiendom ligger innenfor det regulerte området. Her forutsettes også at det innhentes tillatelser, men det er ingen krav om dokumentasjon. Kommunen opplyser videre at det i forbindelse med behandlingen av byggetillatelsen av VA-anlegg i nevnte sak, kom inn merknader fra Holmen som ble behandlet av søker. I punkt 2 hevder Holmen at kommunen ga dispensasjon til å legge noen av husene på en høyere kotehøyde enn det reguleringsplanen ga tillatelse til. Kommunen svarer at plasseringen av husene ikke innebar dispensasjon fra planen, jf. tidligere svar i brev til Holmen av 18.6.08. Kommunen viser også til tilsynet og kontrollmålingen av høydene som Side 33 av 52
bekrefter at plasseringen er i tråd med det planen tillater. Kommunen mottok nabovarsel og forslag om høydejusteringer 18.1.08 og godkjente deretter endringer i brev av 21.1.08. Under punkt 3 i sitt brev påstår Holmen at opparbeiding av friområdene var en forutsetning for å få brukstillatelse. Kommunen skiller i sitt brev mellom friområder og fellesområder, og presiserer at brukstillatelsen er knyttet til fellesområdene i planen. Kommunen opplyser videre at fellesområdene er opparbeidet og at brukstillatelse ble gitt i.h.t dette. I henhold til utbyggingsavtalen skal utbygger opparbeide friområdene før disse blir overdratt til kommunen. Side 34 av 52
Kommunen viser til at felt 15 ennå ikke er opparbeidet og overdratt, men at det er planlagt en befaring på området i slutten av mai 2014. Sekretariatet kan ikke se at det på bakgrunn av de opplysninger rådmannen og Holmen har lagt fram i saken, er grunnlag for å hevde at kommunen har begått vesentlige lov- og regelbrudd i forbindelse med utbyggingen ved Sogstieika. På bakgrunn av dette, men med et forbehold om at det kan fremkomme nye opplysninger i kontrollutvalgets møte, legger sekretariatet frem et forslag til vedtak i saken, jf. innstilingen ovenfor. Vedlegg: Oppfølging av vedtak kontrollutvalgets møte 31.3.2014 Sekretariatets kommentar til vedlegget: Rådmannens svar: DEL I Sogstieika s. 1 3 er utredet tidligere og ligger vedlagt sak 15/14. Rådmannens svar: DEL II Avviksrapportering, hører til en annen sak som behandles utenom.» Rådmannen i Frogn 26.08.2014 Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Vedlegg til sak Side 35 av 52