KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av renholdstjenester ved høgskolens lokaler i Bø i Telemark

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av renholdstjenester ved høgskolens lokaler i Bø i Telemark Tilbudsfrist: kl

2 Innholdsfortegnelse 1 Kort beskrivelse av oppdraget Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Befaring Frister Spørsmål til konkurransen Innlevering av tilbud Tilbudsåpning Omkostninger Anskaffelsens omfang Arbeidets omfang Avtaleperiode Renholdskvalitet Krav til godkjenning av personalet HMS og miljøkrav Betalingsbetingelser Forpliktelse og ansvar Leverandørens tilbud Kvalifikasjonsopplysninger Tilbudsopplysninger Pristilbud Tilbyders forbehold Kvalifisering av leverandør Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Attest for betalt merverdiavgift Foretakets årsregnskap Referanser Oversikt over faglige kvalifikasjoner som tjenesteyterens ledelse inkl renholdsledere har Attest på godkjennelse i arbeidstilsynets godkjenningsregister for renholdstjenester Valg av leverandør Kontrakt Vedlegg... 9 Vedlegg

3 1 Kort beskrivelse av oppdraget Konkurransen gjelder anskaffelse av renholdstjenester for Høgskolen i Telemark ved høgskolens lokaler i Bø i Telemark, Gullbringvegen 36. Avtalen gjelder i to år med mulighet for forlengelse i ett pluss ett år. Det totale renholdsarealet er beregnet til å være ca kvadratmeter. I undervisningsåret / skoleåret er renholdt areal ca kvadratmeter pr. uke. Renholdsomfanget utenom skoleåret / sommerferien er ca kvadratmeter pr. uke. 2 Gjennomføring av konkurransen Konkurransen er kunngjort i Doffin Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget. Konkurransen er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift 24. november 2006 nr Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementet internettsider Anskaffelsesprosedyre Konkurransen avholdes som åpen anbudskonkurranse. 2.2 Befaring Det arrangeres anbudsbefaring den kl Oppmøte ved hovedinngang. Referat fra anbudsbefaringen vil bli sendt til alle som har meldt sin interesse. 2.3 Frister Frist for å stille spørsmål til konkurransen: Tilbudsfrist (tilbudet skal være HiT i hende): Vedståelsesfrist: For sent innlevert tilbud blir avvist 2.4 Spørsmål til konkurransen Spørsmål i forbindelse med anbudet skal rettes til: Kontaktperson: Steffen E. Opheim Avd./adresse: Gullbringvegen 36, 3800 Bø i Telemark Telefon: / Telefaks: E-post: steffen.e.opheim@hit.no Alle relevante spørsmål med svar, vil bli anonymisert og distribuert til samtlige interessenter/tilbydere. 3

4 2.5 Innlevering av tilbud Tilbudet sendes/leveres i lukket nøytral konvolutt merket Renhold Bø. Tilbudet skal bestå av følgende: To 2 - sett i papirformat En 1 - sett cd eller USB brikke Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudet skal leveres/sendes til følgende adresse: Mottaker: Høgskolen i Telemark / Drift Postadresse: Gullbringvegen 36, 3800 Bø i Telemark Besøksadresse: Gullbringvegen 36, 3800 Bø i Telemark Tilbud pr. e-post eller telefaks aksepteres ikke. 2.6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. 2.7 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av HiT. 3 Anskaffelsens omfang 3.1 Arbeidets omfang Renholdet utføres som beskrevet i notatet: Renhold ved Høgskolen i Telemark, se vedlegg 1. Renholdet skal utføres som et programbasert renhold der alle lokaler skal rengjøres med den frekvens som er angitt i vedlagt renholdsplan, se vedlegg 2. Enkelte rom renholdes ytterligere gjennom fastsatte tilsynsfrekvenser. Ved alle innganger skal det være matter som er tilpasset trafikken ved inngangen. Renholdsfrekvensen av mattene avgjøres i forhold til bruken av inngangen. I kantineområdene er ikke renhold av møbler en del av kontrakten, men ellers skal alt av inventar og møbler følge frekvensene i det aktuelle rommet. Vindusfasader i vestibylen, kantiner og trappehus er en del av vinduspussen og hører til kontrakten. Golvvedlikehold så som oppskuringer, polish og polering er en del av oppdraget. Arbeidet utføres i de lokaler som er spesifisert i renholdsplanen innenfor tidsrommet til mandag - fredag dersom annet ikke fremgår Endringsprosedyre Grunnet ombygginger vil renholdsområdet endre seg i avtaleperioden. Renholdsomfanget vil også variere. Endringer skal kun avtales med selskapets kontraktsansvarlige og ikke med renholdspersonalet. Tilleggsarbeider skal være skriftlig avtalt før disse settes i gang. Kontraktens enhetspriser benyttes ved endringer av omfang og ved rekvirerte arbeider i ferietiden. Endringer varsles snarest mulig og senest 14 dager i forveien ved store endringer. Større endringer av lokalenes bruk, innredning eller av renholdsmetode berettiger partene til å be om regulering av kontraktsbeløpet. Endring av avtalt arbeidstid berettiger ikke til tillegg. 4

5 3.2 Avtaleperiode Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år med en prøvetid på 3 mnd fra oppstartstidspunkt som er Kontrakten kan sies opp øyeblikkelig inntil prøvetidens utløp. Oppdragsgiver har opsjon på prolongering av avtalen i ett pluss ett år 3.3 Renholdskvalitet Renholdskvaliteten skal tilfredsstille de krav som er beskrevet i tilbudsbeskrivelsen i vedlegg 3. Hvert enkelt rom som omfattes av kontrakten har et kvalitetskrav basert på en bestemt vaskekvalitet som benevnes VK 1, VK 2 og VK 3. Disse kvalitetsgradene er angitt i eget skjema og er et vedlegg til kontrakten. Renholdsflatene skal kontrolleres etter prosedyre angitt i Nordisk Renholdsnorm. Ved tvistespørsmål skal Nordisk Renholdsnorm benyttes som referanse. Selskapet sender reklamasjonsrapport månedlig til høgskolen. Generell responstid settes til 24 timer. Hvis denne ikke overholdes, har høgskolen krav på kreditt tilsvarende 1 dags renhold. Hvis dokumentert renholdskvalitet ikke er i henhold til kontraktskrav, skal ny dokumentasjon fremlegges innen 7 dager for selskapets egen kostnad. Hvis kvalitetskravet ennå ikke er oppfylt, har høgskolen krav på full kreditt på daglig renhold for det aktuelle området inntil avtalt kvalitet kan dokumenteres 3.4 Krav til godkjenning av personalet Selskapet skal kun nytte personell som på forhånd er godkjent av høgskolen. Dette kravet gjelder også vikarer. Det benyttes fast personell på det enkelte renholdssted samt en fast renholdsleder på alt kontraktsarbeidet. Personellet skal ha den nødvendige kompetanse og skal ha gjennomgått tilfredsstillende opplæring. Godkjent fagutdannet personell foretrekkes. Det er ønskelig at personellet kan kommunisere på norsk. Høgskolen skal kunne avvise personell som ikke utfører arbeidet etter ønske eller opptrer på en lite ønskelig måte. Det er ikke tillatt å ta med ikke-godkjente personer inn i lokalene. Taushetsloven / taushetsplikten Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om noens personlige forhold, eller tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. Månedlig samlefaktura til det enkelte innkjøpspunkt (evt. annen rasjonell fakturering etter avtale). Fakturagebyr eller andre administrative gebyrer aksepteres ikke. 3.5 Forpliktelse og ansvar Alt personell tilknyttet avtalen skal opptre på en forretningsmessig og etisk forsvarlig måte. Dersom det kreves kvalifisert eller autorisert personell til å utføre tjenester i tilknytning til denne avtalen skal kun slikt personell benyttes. Dersom oppdragsgiver har saklig grunn til å kreve personell tilknyttet avtalen utskiftet, skal leverandør umiddelbart skifte ut denne/disse på egen bekostning. 5

6 Leverandøren skal ha forsikring for seg og sine ansatte (minimum yrkesskadeforsikring), samt ansvarsforsikring som dekker skade som kan oppstå på grunn av utførelsen av oppdraget herunder for eget utstyr og lignende. Leverandøren skal fremlegge skriftlig dokumentasjon for slik forsikring senest ved oppstart. Høgskolen stiller til rådighet låsbare rom for materiell og redskaper. Tyveri/skade av selskapets eiendeler er høgskolen uvedkommende 3.6 Forsinkelse Det foreligger forsinkelse dersom leverandøren ikke utfører leveransen til avtalt tid, eller leveransen kvalitativt eller kvantitativt ikke er i henhold til kontrakten, med mindre forsinkelsen skyldes forhold hos oppdragsgiver eller force majeure. Dersom leverandørens utførelse av leveransen har slike mangler at oppdragsgivers formål med leveransen blir vesentlig forfeilet, kan oppdragsgiver velge å likestille dette med forsinkelse. 3.7 Virkninger av forsinkelse Dersom ikke annet er avtalt, påløper i tilfellet forsinkelse konvensjonalbot med 0,4 % av det totale vederlag som skal betales i henhold til Kontrakten for hver dag Leverandør er forsinket, dog uansett ikke under kr 1000 per dag. Samlet sum skal ikke overstige 20 % av den totale summen som skal betales i henhold til Kontrakten. 3.8 Kontroll av leveransen Partene har inngått følgende avtale om kontroll av leveransen: Kontroll av leveransen skal være basert på krav i kravspesifikasjon, etter metoder i leverandørens tilbud og etter den frekvens som til enhver tid er avtalt mellom partene. 3.9 Miljøkrav Tilbyderens miljøpolicy og beskrivelse av de viktigste kjemiproduktene som brukes i renholdet skal oppgis. Leverandøren skal innen 6 måneder etter kontraktsinngåelse ha gjennomført kravene i punktene under. Leverandør skal kunne dokumentere dette på samme tidspunkt. Leverandøren skal ha utarbeidet en miljøredegjørelse eller miljørapport som gir en oversikt over egen miljøbelastning og som kan brukes som grunnlag for konkrete tiltak Leverandøren skal ha et forbedringsprogram på miljøområdet som tar utgangspunkt i Leverandørens faktiske miljøbelastning. Nasjonal og internasjonal miljølovgivning og miljøreguleringer skal overholdes. Relevante utslippstillatelser skal være innhentet der hvor det er nødvendig. Skadelige kjemikalier og andre stoffer skal forvaltes og oppbevares på en forsvarlig måte. Dersom leveransen innbefatter levering eller bruk av kjemiske stoffer, skal forskriftsmessige sikkerhetsdatablader følge med produktet. Leverandøren skal i hele kontraktsperioden ha rutiner som sikrer at produkter som blir levert eller brukt i forbindelse med utførelse av leveransen ikke inneholder forbudte stoffer eller mer enn maksimalt tillatte konsentrasjoner av farlige kjemikalier, jf forskrift om begrensning i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (Produktforskriften). Dersom leverandøren ved utførelse av leveransen benytter produkter som er underlagt krav om returordning, er leverandøren forpliktet til å være knyttet til, eller selv forvalte en slik ordning. 6

7 3.10 Gjengs arbeids- og lønnsvilkår Ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. 4 Leverandørens tilbud Tilbudet innledes med å fylle ut Leverandørens dokumentasjonsliste, se vedlegg Kvalifikasjonsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 5. Kvalifikasjon av leverandør. 4.2 Tilbudsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 3. Anskaffelsens omfang 4.3 Pristilbud Som utgangspunkt for prisangivelsen ligger vedlagt prisskjema, se vedlegg 5. Prisene skal oppgis i NOK, ekskl. mva. Leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende) skal være inkludert. Alle enhetspriser skal omfatte komplette produkter, løsninger og/eller tjenester. Deler, komponenter, utstyr, tjenester m.m. som ikke er priset i tilbudet, men som er nødvendig for at anskaffelsen skal fungere tilfredsstillende, anses som inkludert. Kontraktsbeløpet kan reguleres en gang årlig, første gang i 2014, fastsatt til dato for tariffrevisjonen. Krav om regulering fremsettes skriftlig og dokumenteres. Andel av kontraktsbeløpet som er regulerbart er 90 %. 4.4 Tilbyders forbehold HiT vil behandle eventuelle forbehold etter forskriftens bestemmelser. Forbeholdene kan medføre at tilbudet blir avvist. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 5 Kvalifisering av leverandør For ikke å bli avvist må leverandører dokumentere at de har økonomiske og tekniske evne til å være en god leverandør over tid. Leverandørene vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon som vedlegges som en del av tilbudet: 5.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet 7

8 (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (*) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 5.2 Attest for betalt merverdiavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (**), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (**). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (**) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 5.3 HMS egenerklæring 5.4 Foretakets årsregnskap Fremleggelse av selskapets komplette årsregnskap for de to siste regnskapsår (dvs. resultatregnskap, balanserregnskap, styrets årsberetning og revisjonsberetning). Det kreves at tilbyderen har tilfredsstillende soliditet slik at en har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. 5.5 Referanser Liste over de viktigste leveranser/avtaler av tilsvarende karakter de siste tre år, herunder leveransens verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere samt angivelse av kontaktperson med telefonnummer. 5.6 Oversikt over faglige kvalifikasjoner som tjenesteyterens ledelse inkl renholdsledere har. 5.7 Attest på godkjennelse fra offentlig register for godkjente renholdsvirksomheter (arbeidstilsynes godkjenningsregister.) 6 Valg av leverandør Følgende vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbudene: Kriterium Vekt Sammenlignbar pris 35 % Kompetanse og dokumentert 35 % gjennomføringsevne Antall timer pr uke til daglig renhold 15 % og periodisk renhold Miljø 15 % Beregningsmodell For hvert kriterium rangeres det enkelte tilbud på en poengskala fra 1 10, der 10 er høyest. Beste tilbud innenfor hvert kriterium oppnår 10 poeng. Hvor stor del av poengskalaen som benyttes ved poenggivningen avhenger av hvor store forskjeller det er mellom tilbudene på de enkelte kriteriene. Poeng pr. kriterium multipliseres med kriteriets vekt. Det tilbud som oppnår høyest totalscore, defineres som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og er vinner av konkurransen. Sammenlignbar pris 35 % vekt Årlig pris ut fra vedlegg 8

9 Kompetanse og dokumentert gjennomføringsevne 35 % vekt Tilbyderne kompetanse og gjennomføringsevne vurderes ut fra vedlagt dokumentasjon, egne erfaringer og sjekk av referanser. Det er viktig at særlig renholdsleder, men også renholdere er navngitt med opplisting av kompetanse og erfaring. Antall timer pr uke til daglig og periodisk renhold 15% vekt Tilbyderen skal oppgi hvor mange timer pr uke til daglig renhold. Flere timer vurderes som bedre enn få. Miljø 15% vekt Høgskolen i Telemark studiested Bø er sertifisert som miljøfyrtårn, vi vil derfor legge vekt på de kriterier det medfølger. Vurdering av miljøpolicyen til leverandøren og miljøvennligheten til hovedproduktene de vil bruke. 7 Kontrakt Høgskolens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen inneholder en begrunnelse for valget og angi frist (karenstid) for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått kontrakt med den/de leverandør(er) som er vektet høyest i henhold til tildelingskriteriene (jfr. pkt 6). Kontrakten skal utarbeides av HiT og undertegnes av begge parter. De første 3 måneder er å anse som en prøveperiode der oppdragsgiver innen avsluttet periode kan si opp kontrakten med øyeblikkelig varsel ved vesentlig misnøye med tilbyder Kontrakten vil bestå av følgende dokumenter i prioritert rekkefølge: Spesielle avtalebetingelser/avklaringer i kontraktsmøter Høgskolens konkurransegrunnlag med kravspesifikasjon Alminnelige kontraktvilkår for statlige anskaffelser, AKS-89. Leverandørens tilbud/løsningsforslag 8 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Vedlegg 6: Vedlegg 7: Vedlegg 8: Vedlegg 9: RENHOLD VED HØGSKOLEN I TELEMARK Grunnlagsdata VASKEKVALITET VK1 VK2 VK3 Leverandørens dokumentasjonsliste Prisskjema Renholdsomfang HiT- Bø Planoversikt HiT- Bø skolen Planoversikt HiT- Bø Kroa AKS-89 9