EVALUERINGSRAPPORT ØVELSE OPPLAND KRAFT-EKOM-VEI

Transkript

1 EVALUERINGSRAPPORT ØVELSE OPPLAND KRAFT-EKOM-VEI

2 Sammendrag Målsettingen med Øvelse Oppland var å teste aktørenes beredskapsevne, krisehåndteringsevne, rolleforståelse og samarbeidsevne i forbindelse med hendelser relatert til storm/uvær med påfølgende skade på kritisk infrastruktur. Øvelsen hadde spesielt fokus på sammenfallende utfordringer for sektorene kraft, ekom og vei på regionalt nivå, med påfølgende konsekvenser for kommunene Gjøvik, Søndre Land og Nordre Land. På tross av at de fleste av aktørene har øvd tidligere, var de ikke vant til å øve i så stort omfang og med så mange ulike aktører involvert. Tilbakemeldingene er at det har vært svært lærerikt samtidig som øvelsesformen var krevende. Det forberedende fagseminaret som ble arrangert i forkant av øvelsen trekkes også frem som spesielt nyttig. Øvelsen avdekket noen områder for forbedring og peker på flere ulike tiltak det er verdt å følge opp. Mest fremtredende er behovet for alternativt samband/kommunikasjonsmiddel når normal telekommunikasjon som mobiltelefoni, IP-telefoni, internett og fasttelefon faller ut. Det er kun kraftsektoren som har et krav på seg til å ha et uavhengig samband som fungerer når det offentlige telenettet er nede. Øvelsen fremhever at informasjonsdeling i seg selv er utfordrende og blir spesielt krevende når normale kommunikasjonslinjer ikke fungerer. På bakgrunn av dette etterlyser aktørene en behovskartlegging for alternativt talesamband i regionen med spesielt fokus på satellitt-telefoner. Videre avdekket øvelsen også at det er generell usikkerhet knyttet til enkelte sentrale roller og ansvarsforhold, samt at det er behov for retningslinjer for hvordan tverrsektorielt samarbeid skal foregå. Sett i sammenheng med dette var det fordelaktig med en øvelse som arena for nettopp å belyse uklarheter og gråsoner som også gir en muligheten til å peke på hvilke områder det er behov for avklaringer og tydeligere prinsipper. Scenarioet for kraft Scenarioet for kraftsektoren var flere brudd på både distribusjonsnettet og regionalnettet grunnet mastebrudd forårsaket av snøbelastning og trefall samt brann i en trafostasjon. Bygder, byer og tettsteder ble strømløse og flere sentrale kunder som helseinstitusjoner, vannforsyning, pumpestasjoner, avløpssystem, barnehager, skoler, butikker og private husstander ble rammet. Dette medførte store utfordringer for nettselskapene der hensyn til sikkerhet for egne rettemannskaper måtte vurderes opp i mot samfunnssikkerheten. I første del av øvelsen var været den største utfordringen. Selskapene hadde tilstrekkelig med ressurser, men manglet kjøretøy for å frakte ut mannskaper og materiell under de rådende værforholdene. På grunn av stengte veier var det ikke mulig å benytte egne kjøretøy og det var nødvendig å låne/rekvirere terrenggående kjøretøy fra andre sektorer. Utover i øvelsen ble det etter hvert knapt med ressurser, noe som motiverte selskapene til å samarbeide for å få gjennomført reparasjoner og feilsøking, samt bemanne trafostasjoner og aggregater der det ble nødvendig med manuell drift. I siste del av øvelsen var strømsituasjonen i regionen så sårbar at det ble behov for reduksjon i forbruk og sonevis utkopling. Scenarioet for ekom Dagen før øvelsen ble det meldt om en brann i Telenors bygg på Hamar som rammet Telenor, Ventelo og Eidsiva bredbånd. Feilene dette medførte beslagla betydelige feilrettingsressurser og rettetiden ble anslått til opp i mot et halvt år. Videre ble teletilbyderne hardt rammet av strømutfallene som fikk konsekvenser for kapasiteten på basestasjoner som igjen førte til at dekningen generelt ble redusert og enkelte områder ble helt uten dekning. Tjenestene TV, internett, mobiltelefon og IP-telefoni ble ustabile og var til tider helt ute. Fasttelefoninettet ble også rammet slik at forbindelsen falt ut. Feilene fordret et godt samarbeid mellom de aktuelle teletilbyderne og god kommunikasjon med de andre aktørene, da spesielt kraftsektoren.

3 Scenarioet for vei Alle fylkesveier og kommunale veier øst og vest for rv.4 på strekningen Einsvannet-Gjøvik og helt øst til Mjøsa, var ufremkommelige som følge av de ekstreme nedbørsmengdene. Flere andre veier var ufremkommelig på grunn av lokal oversvømmelse eller ras. Dette medførte mange stengte veier og utfordret veisektoren og brøytemannskaper på kapasitet og ressurser. Veisektoren fikk store utfordringer med å rydde og holde veier åpne. Samtidig stilte det krav til god kommunikasjon med andre aktører for å prioritere hvilke veier det var kritisk å holde åpne. Scenarioene hadde fokus på sammenfallende utfordringer for de ulike sektorene og flere av hendelsene som ble spilt inn for en enkelt sektor fikk også store konsekvenser for andre sektorer og samfunnet generelt. Slik fikk også kommunen og Fylkesmannen (FM) komplekse og utfordrende problemstillinger de måtte håndtere. 1. Innledning Bakgrunnen for øvelsen var et uttrykt behov fra en rekke aktører for å øve sammenfallende problemstillinger innen sektorene kraft, ekom og vei. Øvelsen var den fjerde i en serie av øvelser som har sitt utgangspunkt i et øvelseskonsept utviklet av NVE med samarbeidspartnere. I henhold til øvingskonseptet skal det gjennomføres tilsvarende øvelser som denne i samtlige kraftforsyningsdistrikter. Målsettingen til NVE er å øve fire distrikter årlig. 1.1 Om øvelsen Øvelse kraft-ekom-vei Oppland 2011 ble gjennomført på Radisson Blu hotell Lillehammer tirsdag 23. november I forkant av øvelsen ble det arrangert et forberedende seminar onsdag 10. november, på Lillehammer. Øvelsen var en bordøvelse/diskusjonsøvelse for strategisk kriseledelse hos relevante regionale og lokale aktører innen sektorene kraft, ekom og vei. Også Fylkesmannen i Oppland, Gjøvik kommune, Søndre Land kommune og Nordre Land kommune ble øvd. Scenarioet for øvelsen var et kraftig lavtrykk som førte til full storm i sørlige deler av Oppland. Lavtrykket bar med seg mye våt snø og utgjorde ekstremt store nedbørsmengder, opp til 50mm i løpet av et døgn. Uværet medførte store konsekvenser for kritisk infrastruktur. Kombinasjonen av at grunnforholdene var mettet med vann og at tung bløt snø la seg på trærne, medførte massivt trefall i øvingsområdet og skapte store problemer på veiene. De som ble øvd mottok meldinger i plenum i form av skriftlige meldinger, radiosendinger og innspill fra media. Det ble også spilt inn fagspesifikke meldinger rettet mot den enkelte aktør. Øvelsen hadde fem faser: 1. Forberedende fase: utsendelse av meldinger per e-post utformet som blant annet avisartikler og værvarsel, med det formål å danne bakteppe for øvelsen. I tillegg ble det arrangert et forberedende fagseminar 10. november. Den fasen var også ment for å øke oppmerksomheten rundt eventuelle problemer hos de som skulle øves. 2. Innledende fase: Avspilling av radiosending som oppsummerte bakteppet og ga en situasjonsbeskrivelse før øvelsesstart. 3. Opptrapping av øvelsen: Utdeling av innspill til hver sektor med ulike problemstillinger. Rapportering av status, informasjonsdeling og drøftinger.

4 4. Kritisk fase: Øvingsteknisk sprang i tid, tre dager frem. Situasjonen tilspisser seg ved at krisen har vart tre døgn. 5. Avslutning: Oppsummering i plenum og avslutning Det geografiske øvingsområdet var Hadeland, Land og Gjøvikregionen. Norges Vassdrags- og energidirektorat (NVE) sto for øvingsledelsen, i samarbeid med Fylkesmannen i Oppland, Post- og teletilsynet, Statens vegvesen avdeling Oppland, Eidsiva Nett, VOKKS, Hadeland EnergiNett og Gjøvik kommune. 1.2 Deltakere De som ble øvd: Kraftforsyningens distriktssjef (KDS) Eidsiva Nett VOKKS Hadeland EnergiNett Fylkesmannen i Oppland Fylkesberedskapsrådet Statens vegvesen Oppland Vestoppland politidistrikt Telenor Eidsiva Bredbånd Ventelo Networks Gjøvik kommune Søndre Land kommune Nordre Land kommune Observatører: Øyer kommune Frivillige Organisasjoners Redningsfaglige Forum (FORF)

5 1.3 Overordnet øvingsmål Øve aktørenes beredskap, krisehåndteringsevne, rolleforståelse og samarbeidsevne i forbindelse med hendelser relatert til storm/uvær med påfølgende skade på kritisk infrastruktur. Mer konkret: Øve aktørenes evne til å håndtere sammenfallende utfordringer for kraft, ekom og vei. Øve aktørenes evne til samhandling, varsling og rapportering 1.4 Overordnede problemstillinger Det var ønskelig å stille de øvede overfor utfordringer/problemstillinger knyttet til: Strategisk kriseledelse Ansvar og rolleavklaring Samordning og koordinering Informasjonsberedskap Krisekommunikasjon Varsling og rapportering Fullmakter og budsjett Etterlevelse av beredskapsforskriftens krav, herunder krav til planer for reparasjoner/gjenoppretting Etterlevelse av ekomforskriftens kapittel Sektorspesifikke øvingsmål og øvingsmomenter I tilegg til overordnede øvingsmål hadde hver av sektorene meldt inn egne sektorspesifikke øvingsmål og øvingsmomenter. Disse øvingsmålene vil bli evaluert av hver enkelt sektor, i deres interne evalueringsrapporter.

6 2. Evaluering Under følger en overordnet evaluering med utgangspunkt i øvelsens overordnede øvingsmål/hovedproblemstillinger. Rapporten er ført i pennen av NVE, men baserer seg på de evalueringer og tilbakemeldinger som er gitt fra aktørene som deltok i øvelsen. En rekke ulike virksomheter deltok under øvelsen og det er derfor vanskelig å gå i detalj for hver enkelt virksomhet. Vi oppfordrer alle virksomhetene til også å gjennomføre en intern evaluering med basis i de sektorspesifikke øvingsmålene. 2.1 Strategisk ledelse, ansvar og roller Øvelsen i Oppland var primært en øvelse for strategisk ledelse, men inneholdt også enkelte mer handlingsorienterte elementer. Det vil være den strategiske ledelses ansvar å tenke langsiktig, vurdere scenarioutvikling og foreta verstefallstenkning. Videre må ledelsesfunksjonene vurdere informasjonsstrategi og mediehåndtering (at media og publikum får koordinert informasjon), koordinere virksomheten med andre aktører og påse at nødvendige tiltak innenfor eget ansvarsområde blir iverksatt. I en krisesituasjon er det lett å rette oppmerksomhet mot detaljer og de problemstillinger som er i fokus der og da. Det kan være lett å glemme å løfte blikket opp og frem og tenke strategisk ledelse, noe det også var tendenser til under denne øvelsen. En diskusjonsøvelse rettet mot strategisk ledelse er en krevende øvelsesform, og noe av denne påpekte tendensen kan også skyldes uklare øvingstekniske forutsetninger fra øvingsledelsen og/eller øvingsdeltakernes forståelse av øvingsformen. En forutsetning for å fokusere på de strategiske utfordringene og ta de riktige strategiske beslutningene, er at ledelsesnivået er representert. Under øvelsen stilte enkelte av øvingsdeltakerne med en eller flere stedfortredere på ledelsesnivå, og størst stedfortrederandel hadde Fylkesmannen. Erfaringer fra reelle hendelser viser at det ikke er uvanlig at involverte etater må stille med stedfortredere i ledelsesfunksjoner. Øvelsen viste at det er behov for å rette fokus på stedfortrederrollen med den hensikt å gi stedfortrederne nok kunnskap til å kunne ivareta denne rollen. Fylkesberedskapssjefen uttalte i etterkant av øvelsen at det var god læring i at enkeltpersoner fikk prøvd seg i roller de må kunne forvente å beherske under en eventuell krise. Øvingsledelsen påpeker at kompetanseoverføring til forhåndsutpekte stedfortredere for ledelsen er en utfordring, men helt nødvendig for å kunne ivareta egen etat på en god nok måte. De aller fleste kriser og katastrofer som oppstår vil ramme en eller flere kommuner. Ut fra sitt daglige ansvar vil kommunene spille flere viktige roller i en krisesituasjon. Representantene ved kommunebordet var flinke til å identifisere egne sårbarheter gjennom hele øvelsen. Under sin krisehåndtering evnet kommunebordet å avdekke konsekvenser av situasjonsutviklingen og prioriterte virksomhet og tiltak på en ryddig og oversiktlig måte. Både strategisk og beredskapsfaglig/operativt fungerte kommunebordet godt. De vurderte og håndterte de utfordringer som dukket opp på en god og effektiv måte. Øvingsledelsen savnet likevel noen flere konkrete tiltak fra spesielt kommunene og FM om strategier og tanker rundt for eksempel innkalling og organisering av frivillige, Sivilforsvaret og forsvaret, innkvartering av evakuerte/strømløse, forpleining, planlegging og gjennomføring av krisetiltak av lengre varighet, ut over akuttfasen. Dette er tiltak som kan ha blitt drøftet i fylkesberedskapsrådsmøtene, men som øvingsledelsen i liten grad oppfattet kom til uttrykk under øvelsen. For ekomaktørene var det vanskelig å få til et spill på strategisk nivå. Aktørene her har gjennomgående et større nedslagsfelt enn de andre aktørene. Det er i stor grad de samme

7 tilbyderne som det er naturlig å trekke inn fra fylke til fylke. De regionale representantene for de store ekomaktørene har i liten grad strategiske roller i sine organisasjoner. Det resulterte i at øvelsen i stor grad foregikk på det operative plan for ekomaktørene. Dette var antakelig en medvirkende årsak til at det foregikk svært liten kommunikasjon med de andre aktørene i øvelsen. Nettselskapene stilte med riktig ledelsesnivå, men der VOKKS og Hadeland EnergiNett mestret å sammenstille det overordnede situasjonsbilde, se de strategiske utfordringene og ta de overordnede beslutningene, ble Eidsiva Nett noe mer operative. Eidsiva Nett er et stort selskap som besitter betydelige ressurser selv. De konkluderte tidlig med at de ville håndtert gitt scenario med egne ressurser og søkte i liten grad å tenke et verstefallsscenario der egne ressurser ikke strekker til. Spørsmål som: Hva gjør vi hvis egne ressurser ikke strekker til, foreligger det planer for det? Hva kan eventuelt andre bidra med hvis egne ressurser ikke strekker til og hvor skal vi henvende oss hvis vi har behov for bistand?, ble i liten grad viet oppmerksomhet. Det tok derfor tid før de viste initiativ til tverrsektorielt samarbeid. For øvingsledelsens del er det viktig å være oppmerksom på at det kan være vanskelig å holde et strategisk fokus, samtidig som en er nøye med at øvingsverktøyet ikke levner tvil om hvilket nivå og hvilke problemstillinger som skal løftes under øvelsen. En generell betraktning etter øvelsen er at det er vanskelig, og kanskje heller ikke nødvendig, at de ulike sektorene øver på strategisk nivå i samme grad. For at en ikke skal slite med for stort sprik mellom forventninger og oppnådd effekt, er det til senere øvelser kanskje mer hensiktsmessig at FM og kommuner øver på strategisk nivå, og fagsektorene øver på mer operasjonelt nivå, eventuelt en kombinasjon av beredskapsfaglig og strategisk nivå. Ansvar og roller: Det kom tidlig frem i øvelsen at det var uklarheter vedrørende forventninger og kjennskap til roller og ansvar. Dette viste seg spesielt med hensyn til forståelsen av, og rutiner for tverrsektorielt samarbeid, både i forhold til ansvar og roller og også i forhold til samordning og koordinering (se punkt 2.2). Underveis i øvelsen var det usikkerhet rundt varslingsveier og ansvar knyttet til sentrale roller, som KDS og FM. Dette preget også øvelsen til en viss grad, og var kanskje årsaken til at det var til dels liten kontakt mellom flere av bordene/sektorene utover de formelle møtene i Fylkesberedskapsrådet (FBR). Flere av aktørene etterlyste tydeligere rutiner/prosedyrer for tverrsektorielt samarbeid. Viktige funn og læringspunkter: Øvelsen avdekket svakheter i forhold til rutiner og prosedyrer for tverrsektorielt samarbeid. Det etterlyses et system/ retningslinjer for hvordan dette arbeidet skal foregå i regionen. Øvelsen avdekket at det var usikkerhet rundt KDS sin rolle og at det er behov for en tydeliggjøring av rollen til KDS og KDS sine ansvarsområder, spesielt overfor nettselskapene. Flere av aktørene i øvelsen hadde høy terskel for å ta kontakt med andre sektorer for å dele informasjon, og for å diskutere mulig samarbeid og muligheter for å benytte seg av felles ressurser.

8 2.2 Samordning og koordinering Et av hovedmålene for øvelsen var å øve aktørenes evne til samhandling. De tre kommunene som deltok satt rundt et felles bord. De øvrige sektorene var plassert rundt egne bord. Ved å plassere kommunerepresentantene rundt samme bord bidro øvelsen til dialog mellom representanter fra ulike kommuner og stimulerte til utveksling av informasjon og betraktningsmåter som gir læring på tvers. Allerede i startfasen av øvelsen ble det innkalt til et møte i FBR. Dette på bakgrunn av den pågående værsituasjonen og meldingene som var sendt ut i forkant av øvelsen. Intensjonen med dette møtet var i utgangspunktet en statusgjennomgang med alle berørte aktører for å skaffe medlemmene en oversikt over situasjonen. Enkelte øvingsdeltakere opplevde møtene i FBR som lange, og at de med fordel kunne vært kortet ned, blant annet ved å gi færre av møtedeltakerne taletid. Andre deltakere har gitt uttrykk for at gjennomføringen av møtene var bra. Fylkesberedskapssjefen, som ledet møtene, benyttet anledningen øvelsen ga til å bruke møtene i FBR som læringsarena for de deltakende aktører. Flere av aktørene som stilte i FBR denne dagen var nye, og Fylkesmannen vektla at alle skulle få delta og få muligheten til å si noe. Til tross av at det for den øvingstekniske delen var noe uheldig at møtene varte lenge, ble det for deltakerne en gylden anledning til å samle alle og la dem ta del i prosessen og gi læring. Fellesmøter er svært viktig for at alle skal kunne skaffe seg et overblikk over situasjonen og få en status fra de ulike aktørene om hvilke utfordringer de står ovenfor, som beslutningsgrunnlag for videre strategi for krisehåndteringen. Det skal være en arena for å drøfte beredskapsspørsmål og ellers være et forum for gjensidig orientering om det pågående beredskapsarbeidet. Utfordringen i øvingssammenheng (og reelle hendelser) er hvordan en skal ivareta kontinuitet og beslutningsgrunnlag ved bordene når leder er opptatt i møte. Flere av sektorene opplevde at det var vanskelig å opprettholde handlekraften og at de manglet informasjon som de i FBR satt inne med. For å unngå at aktørene blir sittende uvirksomme og vente på at møtene i FBR skal bli ferdig, er det viktig at det er en stedfortreder som har myndighet til å ta beslutninger i leders fravær og som ivaretar oppgavene og kontakten med de andre aktørene. Ved flere anledninger viste det seg at det var behov for at samme person skulle vært flere steder og deltatt i flere møter til samme tid. Øvelsen belyste slik sett at det er et behov for flere stedfortredere og rettet fokus mot prinsippet om at den som tiltrer en rolle også automatisk tildeles den myndighet rollen tilsier. FM satte tidlig stab og hadde god kontakt med kommunene. FM hadde generelt lite kontakt med de andre sektorene utover møtene i fylkesberedskapsrådet. Flere av disse har stilt spørsmål om de andre virksomhetene sitter igjen med en opplevelse av at de ikke fikk nok informasjon, og at de opplevde svak kommunikasjon mellom FM og seg selv. Hovedtyngden av kommunikasjon og informasjonsutveksling skjer normalt under møter i FBR, men øvingsledelsen fikk ikke tilstrekkelig oversikt over om informasjonsflyten mellom møtedeltakerne i FBR var god nok, eller om informasjonsflyten mellom møtedeltakerne og egen etat i bakkant av fylkesberedskapsrådsmøtene var tilstrekkelig. Kommunene opplevde god informasjonsflyt med de andre aktørene og hadde fortløpende godt samarbeid med VOKKS om utlån av aggregat. De hadde også god dialog vedrørende prioritering av kritiske kunder, da spesielt sykehjem. Hjemmeboende eldre og pasienter som ikke hadde strøm, eller som ikke kunne få den hjelpen de hadde behov for hjemme, ble evakuert og flyttet til sykehjem. Aktører som har behov for nødstrøm/aggregat har selv ansvar for å sørge for at de har dette, eller at de har en låneavtale slik at de kan rekvirere aggregat ved behov. I tillegg må aggregatet være

9 dimensjonert for den bruken det er tiltenkt, det må bli regelmessig testet samt at det må være drivstoff tilgjengelig, også for lengre drift. Det er viktig å understreke at nettselskapene i kraftforsyningen ikke har ansvar for nødstrøm ved strømavbrudd. Kunder som har forbruk som er sårbart for avbrudd i strømforsyning, må selv vurdere eget behov for nødstrøm og eventuelt anskaffe alternativ strømforsyning. Under øvelsen fremstod det i enkelte tilfeller som om noen av aktørene hadde en forventing om at det var nettselskapene sitt ansvar å fremskaffe aggregater. En hendelse som er så stor at det blir kamp om ressursene er helt avhengig av at noen går inn og koordinerer og prioriterer slik at ressursene blir fordelt hensiktsmessig. Under øvelsen var det stor usikkerhet om hvordan rekvirering og koordinering av ressurser skulle foregå. Dette kom tydelig frem da flere av aktørene var avhengig av å komme frem på veier som var ufremkommelige på grunn av ras eller snø. Det var usikkerhet om den enkelte sektor skulle henvende seg direkte til brøytemannskaper/vegvesenet, eller om henvendelsene skulle rettes via for eksempel FM, og for kraftsektoren, via KDS. Praksis under øvelsen ble at den enkelte sektor henvendte seg direkte til Vegvesenet slik at det ble opp til Vegvesenet å prioritere rekkefølgen på oppdragene ut i fra hva de hadde kapasitet til. Så fremt Vegvesenet har nok ressurser og brøytekapasitet vil ikke dette by på særlige utfordringer, men i det oppdragene blir så mange at Vegvesenet ikke har ressurser nok, blir de tvunget til å velge ut hvilke strekninger de har kapasitet til å rydde. Det kan være vanskelig for Vegvesenet å vurdere hvem som skal få prioritet, eller hvilke oppdrag som bør prioriteres på bakgrunn av hva som er mest kritisk sett i et samfunnsperspektiv. Øvingsdeltakerne etterlyste tydeligere rutiner og retningslinjer for hvordan denne koordineringen skal foregå, og hvem som skal ta ansvaret. Dette er også forhold som kan ha blitt diskutert i FBR, men kanskje ikke kommunisert godt nok ut til de deltakende etater. I siste del av øvelsen ble det gjort et øvingsteknisk sprang på 3 døgn. I den forbindelse ble det avholdt et nytt møte i fylkesberedskapsrådet hvor en av konklusjonene var at Fylkesmannen erklærte samordning. Flere av øvingsdeltakerne ga uttrykk for at dette er et uklart begrep i forhold til hva dette innebar, og hvordan koordinering og samordning videre skulle forløpe. KDS sin funksjon er blant annet å tilrettelegge for samarbeid og samordning mellom KBOenhetene (kraftforsyningens beredskapsorganisasjon), bidra med råd og veiledning om sikringstiltak og kriseberedskap, og følge opp underliggende KBO-enheter ved krisesituasjoner. Det var uklart for nettselskapene når og i hvilke situasjoner de skal, og kan, kontakte KDS. Etter øvelsen ble de sittende igjen med spørsmål om i hvilken grad KDS skal koordinere nettselskapene, når, og i forhold til hvilke problemstillinger. Er det kun spørsmål relatert til krafttekniske ressurser som stolper, mannskaper, osv? Hva da med behov for brøyting, ekom og annet, skal slike spørsmål gå via KDS eller skal disse løses lokalt? Et godt eksempel på samordning var VOKKS og Hadeland EnergiNett som samarbeidet godt. De kommuniserte direkte med hverandre gjennom hele øvelsen. Det foreligger ingen samarbeidsavtale mellom selskapene, men de fordelte ressurser og hjalp hverandre med å håndtere situasjonen på en meget god måte. Dialogen og samarbeidet mellom de to nettselskapene foregikk direkte uten koordinering via KDS. Hadeland EnergiNett hadde også gjennomgående god kontakt med andre aktører. De hadde løpende dialog med Vegvesenet og politiet for å skaffe oversikt over omfanget, stengte veger, varighet og alternative kjøreruter. De var også i kontakt med forsvaret og kommunen for bistand til brøyting av skogsbilveier, rekvirering av beltebiler og tømmerlastbærere, for å frakte stolper og utstyr til feilstedet. Problemstillinger knyttet til utfall innen tele ble i liten grad diskutert sett i sammenheng med de utfordringene som faktisk ble spilt inn. Dette gjaldt for samhandling mellom de ulike aktørene og

10 mot ekom, men også internt ved ekokmbordet. Teletilbyderne så kun koordinering på tvers av virksomheten i fylkesberedskapsrådet, men opplevde ikke dette utenom møtene. Post- og teletilsynets (PT) forventning var at aktørene ville slippe litt tak i detaljene, løfte blikket og ta kontakt med hverandre og på tvers av sektorene for å se på mulige felles utfordringer, når såpass mange ting skjedde. Hva med mannskapssituasjonen hos entreprenørene? Hva med samarbeid om å skaffe reservekraft tilveie? Hva med vanskelig framkommelighet og dårlige muligheter for kontakt på telefon for feilrettermannskapet? Øvingsledelsen så mindre av denne type overlegninger enn forventet. Øvingsledelsen hadde inntrykk av at alle tre aktører hadde fokus på å løse utfordringene hver for seg. Det kan kanskje bety at krisen ikke ble stor nok for ekom. Det kan også være at selve hendelsene skulle vært utformet på en annen måte slik at de mer direkte formulerte strategiske problemstillinger for aktørene. Teletilbyderne opplevde generelt sett at kommunikasjon med nettselskapene var vanskelig, og savnet en tettere dialog og samarbeid med disse. Teletilbyderne er avhengige av kraft og dermed avhengig av god dialog og godt samarbeid med nettselskapene i en slik situasjon. Øvingsledelsen hadde håpet at diskusjonen på ekombordet hadde hatt mer fokus på felles utfordringer som bemanningssituasjon, samlet oversikt over aggregater, samarbeid om felles ressurser og feilretting med mer. Tanken var et de skulle løfte blikket litt fra enkeltsakene som ble presentert. Det skjedde i liten grad, og det oppsto mindre grad av interaksjon mellom sektorene enn ønsket. Viktige funn og læringspunkter: Det eksisterer ikke et planverk for tverrsektorielt samarbeid i regionen. Øvelsen avdekket behov for et system for hvordan dette skal fungere. Flere av øvingsdeltakerne fremmet et behov for videre samarbeid rundt dette. Øvelsen fremhever hvor viktig det er at sentrale roller har stedfortredere som er kjent med rollen og har den myndighet som kreves slik at de kan avlaste og tre inn ved behov. KDS sin rolle må tydeliggjøres, og oppgaver og grensesnitt må avklares. Det er også viktig at KDS sin rolle må gjøres bedre kjent og konkretiseres spesielt overfor nettselskapene, men også for de øvrige aktørene for å kunne fungere optimalt Nettselskapene VOKKS og Hadeland var initiativrike og løsningsorienterte. De evnet å holde et strategisk fokus og spilte hverandre gode ved å kommunisere sammen og tilby og utnytte hverandres ressurser. Aktører som har kritisk drift som krever nødstøm/aggregat ved strømavbrudd, er selv ansvarlig for å skaffe dette. For de aktører som allerede har et aggregat er det viktig å kontrollere at det er dimensjonert for formålet, at det foreligger rutiner for testing, rutiner for vedlikehold, og at det er drivstoff tilgjengelig.

11 2.3 Informasjonsberedskap Felles for alle aktørene var at informasjonstiltak kom noe sent i gang. Dette kan skyldes at informasjonsberedskap og krisekommunikasjon ikke var hovedelementer i øvelsen. Nettselskapene hadde likevel god kontakt med media og lyktes med å gi relevant informasjon og gode råd til publikum. Eidsiva Nett utpekte seg spesielt med konkrete råd om strømsparing og råd om alternativ oppvarming. Informasjonen i samarbeid med de andre aktørene var lite koordinert og nettselskapene etterlyser en tydeligere koordinering av informasjon. Nettselskapene savnet informasjon om det totale situasjonsbildet og oppdateringer i etterkant av møtene i FBR. På bakgrunn av meldinger sendt ut i forkant av øvelsen inngikk VOKKS og Hadeland EnergiNett et samarbeid om samband, for å sikre at Hadeland også kunne kommunisere med KDS dersom normale teleforbindelser skulle falle ut. FM har en klar plan for kriseinformasjon, men stiller selv spørsmål ved om denne ble benyttet godt nok under øvelsen. Samtidig opplevde både kommunene og FM at de hadde gode diskusjoner rundt bordene og at de fikk drøftet utforming av innhold, når de skulle gi ut informasjon og til hvem. Informasjonen som ble presentert via media var lite koordinert, noe som resulterte i at de ulike aktørene i noe grad formidlet motstridende informasjon og budskap. Dette kan skyldes at de ulike sektorene satt på ulik informasjon, og at de tok kontakt med pressen uten å koordinere utsagnene sine med de andre sektorene før de uttalte seg. Som eksempel kan nevnes at kommunen svarte på henvendelse fra pressen om at det ikke var noen problemer i kommunen og at strømsituasjonen var løst, mens VOKKS uttaler at de fortsatt hadde store problemer og at store deler av regionen var uten strøm. Ekom opplevde at kriseledelse ble dårlig kommunisert og fant det i perioder vanskelig å ha klart for seg hvem som var kriseeier. De opplevde generelt at det var dårlig informasjonsflyt mellom virksomhetene. Samtidig erkjente de at teletilbyderne ikke hadde en felles informasjonsstrategi, noe som igjen kan ha vært en medvirkende årsak til manglende informasjonsutveksling sektorene imellom. Øvingsdeltakerne ble i forkant av øvelsen oppfordret til å benytte seg av journalisten som var til stede til å formidle informasjon og pressemeldinger. Bortsett fra nettselskapene var det lite initiativ til å ta kontakt med journalisten. Journalisten tok selv noen runder rundt bordene for å oppsummere status og gi aktørene muligheten til å formidle eventuelle budskap eller spørsmål til de andre aktørene. Tilbakemeldingen etter øvelsen var at det var veldig nyttig å ha med en journalist som hadde denne funksjonen. Viktige funn og læringspunkter: Øvelsen understreker at det er helt nødvendig med bedre informasjonsdeling, samordning og koordinering av informasjon på tvers av sektorene. For teletilbyderne er det viktig å kommunisere selskapene imellom og det er viktig å ha en felles informasjonsstrategi utad.

12 2.4 Kommunikasjon Det er vanskelig å håndtere en så stor sektorovergripende hendelse uten å kunne kommunisere via telefon eller internett. Dette stiller krav til at de rammede sektorene har alternative kommunikasjonsmidler som radiosamband eller satellitt-telefoner. Nettselskapene hadde alternativt radiosamband slik at de kunne kommunisere internt. Da telefoninettet var nede, foreslo Eidsiva Nett å sende en representant til kommunebordet for å sikre kommunikasjon mellom nettselskapet og kommunen. For de øvrige aktørene kom det ikke tydelig nok frem hvordan de løste kommunikasjonsutfordringene. For at øvelsen skulle drives fremover spilte flere av aktørene inn at de hadde muligheten til å ta kontakt med hverandre, eller de sendte ut en liaison. Slik sett fikk vi ikke testet godt nok de utfordringene et utfall i telenettet medfører for de som blir rammet, eller alternative måter å kommunisere på. For informasjonsdeling var det flere av aktørene som ønsket å bruke NRK i henhold til nærradioavtalen. Det ble for øvrig ikke avklart hvordan NRK skulle kontaktes i det tidsrommet aktørene var uten telefonforbindelse. En løsning som ble foreslått var å sende en representant til NRK. Telestasjoner og mobilbasestasjoner trenger strøm for å fungere og de er svært sårbare for strømutfall. Basestasjonene er satt opp med batterireserve som rekker i to til åtte timer avhengig av belastning. Under stormen Gudrun i Sverige ble en kvart million abonnenter uten telefon, hovedårsaken til dette var at strømforsyningen ikke lenger fungerte. Under øvelsen var tilgjengeligheten til mobiltelefoni, fasttelefoni og internett påvirket, og under deler av øvelsen var samtlige aktører uten tilgang til telefoni og internett. I etterkant kom det opp flere spørsmål knyttet til dette, og flere av aktørene etterlyser en behovskartlegging vedrørende radiosamband og satellitt-telefon i sammenheng med krisehåndtering i fylket. Funn og forbedringspunkter: Det bør gjøres en kartlegging for å se på behovet for satellitt-telefon/alternativt radiosamband for å sikre kommunikasjon internt, og mellom ulike sektorer i regionen under en krise. For de aktører som har satellitt-telefon, må det foreligge rutiner for opplæring, vedlikehold, oppladning og oppdaterte telefonlister. Det må gjøres en avklaring på hvordan felles informasjon (for eksempel beslutninger tatt i fellesmøter/fbr) skal koordineres og formidles i egen organisasjon, og hvem som skal ha ansvaret. FM bør bli tydeligere i sin koordinerende rolle, spesielt med tanke på informasjonshåndtering og informasjonsdeling

13 2.5 Varsling og rapportering Kraftforsyningens distriktssjef (KDS) fikk allerede i forkant av øvelsen melding om å kartlegge KBO-enhetenes beredskap i forbindelse med uværet som var meldt. KDSen varslet via sin beredskapskoordinator de energiselskapene som var med i øvelsen. Hadeland EnergiNett og VOKKS valgte å skjerpe beredskapen på bakgrunn av varselet. Egne mannskaper ble informert om situasjonen og de kartla behov for ekstra mannskaper, og hvem som eventuelt var tilgjengelige de nærmeste dagene. Under øvelsen ble det satt opp en egen plan for disponering av ressurser. Videre ble utstyr og materiell kontrollert, herunder mobiltelefoner, radiosamband, lamper, aggregater med mer. Hadeland EnerigNett kontaktet VOKKS og de utvekslet radiosamband slik at Hadeland EnergiNett fikk opprettet samband til KDS via VOKKS. Varsling og rapportering for øvrig ble fulgt i henhold til avtaler og rutiner for alle aktørene underveis i øvelsen. 2.6 Etterlevelse av beredskapsforskriftens krav, herunder krav til planer for reparasjoner/gjenoppretting Hovedutfordringene for nettselskapene var været og fremkommeligheten. Felles for nettselskapene var at de i første del av øvelsen hadde nok ressurser i form av personell og beredskapsmateriell som reservedeler, stolper og reparasjonsutstyr. Utfordringen var å få fraktet mannskaper og materiell ut for å søke etter feil, og rette de feil som var oppstått. Når det gjelder transport var det til tider ekstreme forhold og av den grunn måtte det benyttes ekstraordinære transportmidler. Selskapene har disponibelt utstyr for transport og frakt ved mer ordinære situasjoner, men i denne sammenhengen var de helt avhengig av bistand fra andre, som for eksempel Vegvesenet og forsvaret. Hadeland var tidlig ute med å kartlegge hva de hadde behov for, og var raskt ute med å be om bistand fra politi, forsvaret og Vegvesenet. VOKKS ba Vegvesenet om prioritet til brøyting av veier og samarbeidet med Valdres i forhold til rettemannskaper. Eidsiva Nett snakket lenge om at de hadde behov for bistand, men tok sannsynlig aldri kontakt med relevante aktører for å be om bistand eller transportmidler. Utover i øvelsen stod nettselskapene i fare for å bruke opp ressursene sine og KDS ble oppfordret til å se på muligheten til å hente inn friske ressurser fra andre distrikter. Nettselskapene hadde hele tiden fokus på sikkerhet for egne mannskaper og prioriterte å holde mannskaper tilbake så lenge den sterke vinden stod på, med tanke på faren for at flere trær skulle velte. Gjennom pressemeldinger og radio viste de omsorg for de rammede og for eget personell. Rasjonering: I siste del av øvelsen var det på grunn av de omfattende feilene i nettet og langvarig avbrudd, behov for strømrasjonering i form av sonevis utkobling. Alle nettselskaper løste dette i tråd med eget planverk. I samråd med kommunene ble sykehjem og vann og kloakk prioritert. Også dyrehold, landbruk og industri ble ivaretatt. Kraftsektoren har klare beredskapskrav i Forskrift om Beredskap for kraftsektoren. Det fremkom under øvelsen at de andre sektorene ikke har tilsvarende krav/forventninger knyttet til seg. Dette overrasker nettselskapene, og de er bekymret for at dette kan medføre at enkelte fraskriver seg

14 ansvar under en krise og blir avhengig av andre sektorer for å få løst egne oppgaver. Nettselskapene etterlyser tilsvarende beredskapskrav også for andre sektorer, spesielt for ekom som har mye felles infrastruktur med kraft, og dermed felles sårbarheter, avhengighetsforhold og muligheter til å spille på de samme ressursene blant annet når det gjelder feilsøking og feilretting. Viktige funn og læringspunkter: Gjennomføring av rasjonering og sonevis utkobling fungerte i henhold til planer og i samråd med berørte kommuner. Nettselskapene er bekymret og overrasket over at andre aktører og eiere av viktig infrastruktur ikke har klare beredskapskrav tilsvarende kraftsektoren. 2.7 Etterlevelse av ekomloven 2-10 og ekomforskriftens kapittel 8 Ekomforskriftens bestemmelser om prioritering av brukere med samfunnskritisk funksjon ble brakt på banen, men det var ekomaktørenes holdning at de forholder seg til vanlige SLA-Avtaler (Service level agreement) inntil Fylkesmannen kommer med andre prioriteringer i en erklært krise. Det siste skjedde ikke under øvelsen. Kraftsektoren ved Eidsiva Nett, henvendte seg til ekombordet med spørsmål om de ønsket særskilte anlegg prioritert i arbeidet med å få strøm tilbake. Ekom på sin side avventet eventuelle prioriteringer fra Fylkesmannen. På det tidspunktet forelå ikke slike føringer fra FM og ekom kom derfor ikke med noen prioriteringer til Eidsiva Nett. Heller ikke senere i øvelsen registrerte vi at det framkom krav til ekom om prioritering.

15 2.8 Funn og forbedringspunkter oppsummert Øvelsen avdekket svakheter i forhold til rutiner og prosedyrer for tverrsektorielt samarbeid. Det etterlyses et system/retningslinjer for hvordan dette arbeidet skal foregå i regionen. Flere av aktørene i øvelsen hadde høy terskel for å ta kontakt med andre sektorer for deling av informasjon, og for å diskutere mulig samarbeid og sannsynligheten for å benytte seg av felles ressurser. Det eksisterer ikke et planverk for tverrsektorielt samarbeid i regionen. Øvelsen avdekket behov for et system for hvordan dette skal fungere. Flere av øvingsdeltakerne fremmet behov for et samarbeid rundt dette. Øvelsen fremhever hvor viktig det er at sentrale roller har stedfortredere som er kjent med rollen og har den myndighet som kreves slik at de kan avlaste og tre inn ved behov. KDS sin rolle må tydeliggjøres og oppgaver og grensesnitt må avklares. Det er også viktig at KDS sin rolle må gjøres bedre kjent og konkretiseres spesielt overfor nettselskapene, men også for de øvrige aktørene for å kunne fungere optimalt Nettselskapene VOKKS og Hadeland var initiativrike og løsningsorienterte. De evnet å holde et strategisk fokus og spilte hverandre gode ved å kommunisere på tvers, tilby og utnytte hverandres ressurser. Aktører som har kritisk drift som krever nødstøm/aggregat ved strømavbrudd er selv ansvarlig for å skaffe dette. For de aktører som allerede har et aggregat er det viktig å kontrollere at det er dimensjonert for formålet, at det foreligger rutiner for testing og vedlikehold, og at det er drivstoff tilgjengelig. Øvelsen understreker at det er helt nødvendig med bedre samordning og koordinering av informasjon på tvers av sektorene. For teletilbyderne er det viktig å kommunisere selskapene imellom, og det er viktig å ha en felles informasjonsstrategi utad. Det bør gjøres en kartlegging for å se på behovet for satellitt-telefon/alternativt radiosamband for å sikre kommunikasjon internt og mellom ulike sektorer i regionen under en krise. For de aktører som har satellitt-telefon må det foreligge rutiner for opplæring, vedlikehold, oppladning og oppdaterte telefonlister. Det må gjøres en avklaring på hvordan felles informasjon (for eksempel beslutninger tatt i fellesmøter/fbr) skal koordineres og formidles, og hvem som skal ha ansvaret for dette. FM bør bli tydeligere i sin koordinerende rolle spesielt med tanke på informasjonshåndtering og informasjonsdeling.

16 Gjennomføring av rasjonering og sonevis utkobling fungerte i henhold til planer og i samråd med berørte kommuner. Nettselskapene er bekymret og overrasket over at andre aktører og eiere av viktig infrastruktur ikke har klare beredskapskrav tilsvarende kraftsektoren. Oppfølging: 1. NVE bør revidere KDS-instruks/rolleinstruks og kontinuerlig sørge for at denne er kjent for KBO-enhetene 2. FM oppfordres til å ta initiativ til å se på rutiner for tverrsektorielt samarbeid og ta opp dette i neste møte i FBR, og eventuelt sette i gang et arbeid rundt dette. 3. Det bør settes i gang en kartlegging for å se på behov for satellitt-telefoner. PT i samarbeid med NVE oppfordres til å ta initiativ til dette. Iverksatte tiltak på bakgrunn av erfaringer gitt under øvelsen: 1. Eidsiva Nett AS har tatt initiativ til å oppfordre KBO-enhetene i Hedmark og Oppland til anskaffelse av satellitt-telefon. Eidsiva Nett AS vil avklare med NVE om valg av teknisk løsning. 2. Hadeland EnergiNett har tatt initiativ til et samarbeidsmøte med kommunene for å diskutere/avklare ansvar og roller i forhold til rasjonering og innbyr til et videre og tettere samarbeid med kommunene 3. Eidsiva Nett AS har tatt initiativ til et samarbeidsmøte med KBO-enhetene i Hedmark og Oppland for å diskutere/avklare hvordan informasjon innen kraftsektoren kan samordnes under store og langvarige beredskapssituasjoner. Deretter kan det bli aktuelt å involvere Beredskapsavdelingen hos Fylkesmannen for å avklare Fylkesmannens rolle i informasjonskoordineringen i kraftsektoren, og mellom andre aktuelle sektorer. 3. Avslutning Flere av aktørene i øvelsen har kun hatt interne øvelser tidligere og bemerket at denne øvelsen, samt fagseminaret i forkant, var spesielt nyttig. Øvelsen viste tydelig at det er fordelaktig å øve sammen, og belyste de sammenfallende utfordringene de ulike aktørene kan bli stilt ovenfor. I etterkant slutter deltakerne seg til at det har vært spesielt lærerikt å tenke og øve dette scenarioet, fordi det er realistisk og løfter frem mange nyttige og felles problemstillinger for flere sektorer. Samtidig la omstendighetene til rette for å bli kjent med de andre aktørene, avklare gråsoner og motivere til samhandling og kommunikasjon både internt og på tvers av sektorene.