Øvelse kraft ekom veg Sogn og Fjordane 2012

Transkript

1 Øvelse kraft ekom veg Sogn og Fjordane 2012 Evalueringsrapport Rikke C. Arnulf Side 1

2 Innholdsfortegnelse 1 Sammendrag Innledning Om øvelsen Scenario Deltakere Overordnet øvingsmål Evaluering Forfasen, inkl varsling og rapportering Viktige funn/læringspunkter: Ansvar og rolleavklaring Viktige funn/læringspunkter: Strategisk og beredskapsfaglig/operativ ledelse Viktige funn/læringspunkter: Kommunikasjon og samhandling ved bortfall av strøm og ekom Viktige funn/læringspunkter: Samordning og koordinering, herunder samarbeid om viktige prioriteringer Viktige funn/læringspunkter: Informasjonsberedskap, informasjonsstrategi og krisekommunikasjon Viktige funn/læringspunkter: Etterlevelse av beredskapsforskriftens krav, herunder krav til planer for reparasjoner/gjenoppretting Viktige funn/læringspunkter: Etterlevelse av sikkerhets- og beredskapskrav i ekomregelverket Avslutning Side 2

3 1 Sammendrag Samøvelse kraft ekom veg Sogn og Fjordane 2011 hadde som mål å teste deltakernes beredskap, krisehåndteringsevne, rolleforståelse og samarbeidsevne i forbindelse med hendelser knyttet til ekstremvær med påfølgende skade på kritisk infrastruktur. Samtlige som deltok i øvelsen ble rammet av romjulsorkanen Dagmar i 2011 i form av bortfall av kritisk infrastruktur. Øvelsen ble derfor gjennomført med det formål å øve tiltak iverksatt i etterkant av Dagmar. Evalueringsrapporten oppsummerer deltakernes erfaringer fra øvelsen, samt sentrale funn som bør følges opp fremover. Det generelle inntrykket til øvingsdeltakerne er at øvelsen ga en nyttig gjennomgang av uklarheter avdekket under og i etterkant av Dagmar. Selv om deltakerne er vant uvær har samtlige aktører meldt tilbake at øvelsen åpenbarte områder for forbedring. Et av de viktigste funnene i øvelsen er at all krisehåndtering blir betraktelig vanskeligere når ekomtjenester faller ut. Flere aktører utviste stor kreativitet når det gjaldt å finne alternative kommunikasjonsveier, og i enkelte tilfeller gjorde korte avstander mellom aktører det mulig å opprettholde kontakt selv ved utfall av ekomtjenester. Kraftforsyningen i fylket har egne samband som gjør at de kan kommunisere internt under en krise. Øvelsen avdekket imidlertid at dekningsgraden på VHF-sambandene kunne vært bedre. Flere av deltakerne har i etterkant av Dagmar gått til anskaffelse av alternative kommunikasjonsløsninger, som satellittelefoner. Øvelsen avdekket imidlertid ikke godt nok hvorvidt deltakerne har god nok kjennskap til praktisk bruk og hvem de faktisk kan nå via satellittelefon. Selv om scenarioet la opp til utfall i et av satellittelefonsystemene, avdekket nok øvelsen antagelig ikke i tilstrekkelig grad hvor vanskelig kommunikasjon reelt kan bli ved bortfall av offentlig ekom, fordi samtlige øvingsdeltakere satt i ett og samme rom. Aktørene bør derfor gå gjennom sitt eget behov for å samle og distribuere informasjon under en krise, og sørge for at de har de virkemidlene de trenger for å kunne gjennomføre dette uavhengig av normale ekomtjenester. Øvelsen avdekket hvor gjensidig avhengige de ulike aktørene er av hverandre. Eksempelvis har ekomaktørene problemer med å gjenopprette feil før de får strøm tilbake på sine basestasjoner, og problemer med å nå frem til stasjonene grunnet stengte veier. Vei og kraft har på sin side problemer med å få fullstendig oversikt over situasjonsbildet når ekomnettet er nede. Uvær med påfølgende stengte veier og broer skapte også utfordringer knyttet til transport av syke, og håndtering av skole- og barnehagebarn som ikke kommer seg hjem. Samtlige infrastruktureiere trengte bistand fra geolog for å avklare om områder var trygge å bevege seg i for å gjennomføre gjenoppretting. Kommunene opplevde samme behov når det gjaldt vurderinger av hvorvidt de skulle iverksette evakuering. Statens vegvesen innehar geofaglig kompetanse, og har rutiner for hvordan de kan bistå andre aktører ved behov. NVE region vest opplevde stor etterspørsel etter geofaglig kompetanse og erfarte gjennom øvelsen at de bør utarbeide rutiner for bistand og prioriteringskriterier for bruk av disse ressursene. Gjennom øvelsen opplevde mange aktører at loggføringsverktøy kan være mer hemmende enn til nytte dersom det ikke på forhånd er definert hvordan verktøyet skal benyttes og dersom få i organisasjonen har inngående kjennskap til hvordan det brukes. De fleste deltakerne fremhever at loggføring er en ressurskrevende aktivitet, som det kan være nyttig å ha avklart bruken av og ansvaret for i forkant av hendelser. Side 3

4 Flere aktører valgte å øve stedfortrederroller under øvelsen. Dette fikk en form for dominoeffekt for de ulike rollene i kriseledelsen. Der stedfortreder gikk inn som beredskapsleder, måtte andre ta over stedfortrederens opprinnelige rolle og så videre. For flere av aktørene var dette med på å skape usikkerhet rundt rollene og hvem som hadde hvilket ansvar internt. Samøvelse kraft ekom veg Sogn og Fjordane 2012 avdekket mindre usikkerhet rundt forventninger til de andre deltakernes roller og ansvar enn tidligere øvelser i samme øvelsesserie. Dette skyldes etter all sannsynlighet at deltakerne i etterkant av Dagmar har vært flinke til å evaluere håndteringen av romjulsstormen med fokus på nettopp rolleavklaring. 2 Innledning 2.1 Om øvelsen Samøvelse kraft ekom veg Sogn og Fjordane 2012, i det videre kalt Øvelse Sogn og Fjordane, var knyttet opp til Prosjekt regionale øvelser, initiert av NVE for å utvikle et konsept for regionale øvelser med hovedfokus på kraftbransjen. Øvelse Sogn og Fjordane var den åttende av de ordinære øvelsene i serien med regionale øvelser. Øvelsen ble gjennomført tirsdag 23. oktober på Skei i Jølster. Det ble avholdt et forberedende seminar tirsdag 2. oktober i Loen. Øvelsen ble gjennomført som en form for table top/diskusjonsøvelse, hvor øvingsdeltakerne ble plassert rundt sektorvise bord i samme rom. Deretter mottok de meldinger, både i plenum og skriftlige meldinger rettet spesifikt mot den enkelte deltakende virksomhet. I tillegg ble det spilt inn hendelser fra spillmedia. Den enkelte virksomhet måtte fortløpende ta stilling til om innspillene/meldingene kun hadde betydning for egen virksomhet, eller om meldingene inneholdt informasjon som måtte deles med andre for å skape en helhetlig situasjonsforståelse og for å kunne iverksette samarbeid om krisehåndteringen og drøfte prioriteringer i forhold til fordeling av knappe ressurser, m.m. Det å kunne få umiddelbare tilbakemeldinger på hvilke konsekvenser egne tiltak får for andre, gjør at denne øvelsesformen skiller seg fra tradisjonelle table-top øvelser Scenario Scenarioet var ekstremvær i form av kraftige nedbørsmengder over en lengre periode med påfølgende samfunnsmessige konsekvenser, herunder skade på kritisk infrastruktur (kraft, ekom og veg). Tidspunktet for øvelsen var lagt til reell tid, 23. oktober. Både Sogn og Fjordane og tilgrensende fylker ble rammet av uværet. De fleste hendelsene var imidlertid lagt til de deltakende kommunene; Stryn, Hornindal og Jølster. 2.2 Deltakere Side 4

5 Følgende virksomheter ble øvd: Stedfortreder for kraftforsyningens distriktssjef (KDS) Sogn og Fjordane Sogn og Fjordane Energi Stryn Energi Telenor ICE TeliaSonera Norge Regional kriseledelse Statens vegvesen Region vest Fylkesmannen i Sogn og Fjordane NVE Region Vest Stryn kommune Hornindal kommune De ulike sektorenes interesser ble ivaretatt av hver sin representant i planleggingsgruppen. Disse representantene fungerte som kontrollere under øvelsen. Følgende deltok i en responscellefunksjon: Politiet Helse Førde Jølster kommune SFE Produksjon Met.no Sivilforsvaret Følgende deltok i en responscellefunksjon som medlemmer av fylkesberedskapsrådet: Sogn og Fjordane fylkeskommune HV 11 Følgende deltok som observatører: Kraftforsyningens distriktssjef Sogn og Fjordane Stedfortreder for kraftforsyningens distriktssjef Hordaland Operativ leder nett SFE Sikkerhetsrådgiver SFE Årdal Energi Aurland Energiverk og Lærdal Energi Sognekraft Sunnfjord Energi 2.3 Overordnet øvingsmål Det overordnede øvingsmålet var definert som følger: Øve aktørenes beredskap, krisehåndteringsevne, rolleforståelse og samarbeidsevne i forbindelse med hendelser relatert til storm/uvær med påfølgende skade på kritisk infrastruktur. Herunder: Side 5

6 Øve på sammenfallende utfordringer for kraft, ekom og veg og iverksettelse av tiltak for å sikre rask og effektiv gjenoppretting Øve på samarbeid om viktige prioriteringer Øve sonevise utkoblinger som følge av effektproblemer I tillegg til de overordnede øvingsmålene hadde hver enkelt virksomhet meldt inn egne spesifikke øvingsmål. Oppnåelsen av disse er til en viss grad vurdert i denne evalueringsrapporten. Den enkelte virksomhet er også oppfordret til å foreta interne evalueringer som går i dybden på egne øvingsmål. 3 Evaluering Evalueringen tar utgangspunkt i øvelsens overordnede øvingsmål og hovedproblemstillinger knyttet til: Varsling og rapportering Ansvar og rolleavklaring Strategisk og beredskapsfaglig ledelse Kommunikasjon og samhandling ved bortfall av strøm og ekom Samordning og koordinering Informasjonsberedskap, informasjonsstrategi og krisekommunikasjon For kraftsektoren: etterlevelse av beredskapsforskriftens krav For teletilbyderne: etterlevelse av ekomloven og ekomforskriften Formålet med rapporten er å oppsummere deltakernes erfaringer etter øvelsen, avdekke forbedringspotensial og skape grunnlag for læring. Rapporten er ført i pennen av NVE, men baserer seg på de evalueringer og tilbakemeldinger som er gitt fra kontrollerne og aktørene som deltok i øvelsen. 3.1 Forfasen, inkl varsling og rapportering Generelle betraktninger Som en innledning til øvelsen ble det sendt ut meldinger i forkant. Disse gikk ut fra 14 dager før og frem til og med dagen før selve øvelsen. Meldingene som ble sendt ut i forfasen var utformet som varsel om ekstremvær fra meteorologisk institutt, flom- og jordskredvarsel fra NVE og nettavisartikler. Meldingene gav et bilde av beredskapssituasjonen i regionen og av ekstremværet som var i anmarsj. I tillegg fikk enkelte av aktørene tilsendt fagspesifikke meldinger som la premisser for spillet på øvelsesdagen. Øvelsen startet øvelsesdagen. Det var ikke lagt opp til øvingsaktivitet i forfasen. Enkelte valgte likevel å iverksette tiltak ut fra de ulike meldingene i mottok. Ut over videredistribusjon av meldinger i henhold til vanlige varslingsrutiner var alt arbeid i øvelsens forfase altså frivillig. Side 6

7 Kraft Innenfor varsling og rapportering hadde kraftsektoren i forkant av øvelsen satt seg som mål å teste beredskapsplanverk, samt å teste om tiltak iverksatt etter romjulsstormen (Dagmar) i 2011 er ivaretatt i planverket. SFE: Sogn og Fjordane Energi (heretter SFE) mottok i tillegg til fellesmeldingene en melding om et effektbryterarrangement som var ødelagt av tordenvær. Øvingsdeltakerne var aktive allerede fra de mottok første melding. Fem dager før øvelsen kontrollerte selskapet status for reservemateriell for enheter som var ute av funksjon. Vedlikeholdsarbeid ble gjennomført i helgen grunnet den sårbare nettsituasjonen feilen medførte, kombinert med værvarselet som forelå fredag før øvelsen. Selskapet tar læring av at det ikke ble gjennomført linjebefaring for å finne eventuelle linjefeil som kunne ha forårsaket bryterhavari. Selskapet mottok flomvarsel videreformidlet fra kraftforsyningens distriktssjef (KDS). Basert på flomvarsel diskuterte operativ leder nett og vakthavende på driftssentralen eventuell økt beredskap. Samtlige i beredskapsstaben ble varslet (nivå 2) og hvorvidt de kunne være tilgjengelige i en eventuell beredskapssituasjon ble avklart. Det ble besluttet å øke vaktberedskapen i montørstyrken og på driftssentralen. For å sikre tilgjengelighet i montørstaben bidro stabsleder (som ikke deltok på selve øvelsen) i en ringerunde med basene. Dette for å sikre økt vaktberedskap og tilgjengelighet ved eventuell feilretting. SFE varslet ansatte om at noe avspasering kunne bli inndratt. Som et ledd i varslingen vurderte selskapet å stasjonere ut mannskap i felt ved linjer og stasjoner som er spesielt flomutsatt. Gitt alvorlighetsgraden i flomvarselet ble dette imidlertid vurdert som for farlig. Selskapet avklarte at vassdragsteknisk ansvarlig (VTA) var orientert om situasjonen. VTA ble også kontaktet og etterspurt informasjon tidlig i øvelsen. Videre varsling ble ikke gjennomført da SFE produksjon var representert under øvelsen og derigjennom ivaretok VTAs interesser. Planer og prosedyrer ble fulgt, og selskapet opplevde ingen utfordringer i forhold til varsling og rapportering. Stryn Energi: Stryn Energi hadde ingen øvingsmål spesielt knyttet til varsling og rapportering. Selskapet mottok kun fellesmeldingene i forfasen. Ettersom det begynte å tegne seg et bilde av et kommende ekstremvær gjennomgikk øvingsdeltakerne sitt planverk og vurderte mannskapssituasjonen. Mange hendelser spredt på et større område gjorde at selskapet etter hvert opplevde behov for bistand i form av personell utenfra. Stryn Energi varslet KDS om dette behovet. Selskapet erfarte ingen spesielle utfordringer i forhold til varsling og rapportering. KDS Kraftforsyningens distriktssjef (KDS) hadde i forkant av øvelsen som mål å øve rapporteringsrutiner mellom seg og KBO-enhetene i distriktet. Under øvelsen stilte SFE med stedfortredende KDS. Side 7

8 Stedfortredende KDS var svært proaktiv og viderebrakte varsel om uvær og flom i forkant av øvelsen. Han var tidlig i kontakt med Stryn Energi angående status på et bryterhavari. Kontakten mellom Stryn Energi og KDS fortsatte jevnlig gjennom øvelsen. KDS fikk henvendelse fra Stryn Energi om at de kom til å trenge personell utenifra for å håndtere en hendelse av et slikt omfang. KDS tok videre kontakt med KDS i Møre og Romsdal for å forhøre seg om ekstra ressurstilgang. KDS holdt kontakt med berørte selskap, dannet et oversiktbilde og rapporterte fortløpende til NVE. I etterkant av øvelsen har SFE og KDS sett at selskap i fylket, som ikke var spesielt berørt av hendelsen, gjerne kunne fått mer direkte informasjon om status underveis. Ekom Ekomsektoren hadde ingen øvingsmål knyttet spesielt til varsling og rapportering. Ekomdeltakerne mottok kun fellesmeldinger i forfasen, og det ble ikke foretatt noen form for varsling eller rapportering i forkant av øvelsen. De fire ekomrepresentantene som deltok på øvelsen var plassert ved samme bord og mottok de samme meldingene. Varslingen mellom aktørene gikk dermed problemfritt. Deltakerne loggførte imidlertid ikke hvordan de ville oppnådd denne kontakten under en reell hendelse. Ekombordet hadde forholdsvis lite kontakt med de øvrige aktørene under øvelsen. Telenor representerte ekomaktørene i fylkesberedskapsrådet og hadde under øvelsen en oppdatert oversikt over alle tilbyderne. I en virkelig situasjon er det viktig å være klar over at Telenor i utgangspunktet kun representerer seg selv i Fylkesberedskapsrådet, og at det ikke er gitt at Telenor vil sitte inne med annen oversikt enn oversikt over egen virksomhet. Dette kan bidra til å gi et ufullstendig bilde av status i ekomsektoren i fylkesberedskapsrådet. Det er verdt å merke seg at selv om ekomsektoren hadde kommunikasjon med kraft og andre viktige aktører som mål for øvelsen, hadde de ikke definert hvorvidt dette skulle innebefatte varslings- og rapporteringsrutiner. Veg Statens vegvesen Region vest hadde satt opp mer proaktiv agering og oftere preventiv vegstenging som øvingsmomenter i øvelsen. Vegvesenet mottok flom- og jordskredvarsel i tillegg til fellesmeldingene i forkant av øvelsen. Ut fra meldingene som ble mottatt i forkant av øvelsen og da øvelsen startet opp, oppvurderte regionvegsjefen og kriseledelsen situasjonen og varslet ansatte i egen organisasjon og tilknyttede entreprenører i tråd med planverket. Da de første meldingene kom inn øvelsesdagen foregikk den interne varslingen via Statens vegvesens loggføringsverktøy, VegCIM. Deltakerne hadde nylig gjennomgått et oppfriskningskurs i bruk av dette loggføringsverktøyet og opplevde det som effektivt både til varslingsbruk og loggføring. I tillegg ble det i forfasen avholdt forberedende møter, etablert observasjonsfase, foretatt preventive vegstenginger og tatt kontakt med Fylkesmannen. Varslingen og rapporteringen til Vegdirektoratet og fylkeskommunen foregikk ikke helt i tråd med planverket. Praksis og planverk bør sammenlignes og avstemmes. Side 8

9 Vegvesenet konkluderer i sin evaluering med at de gjennom øvelsen ikke gjorde seg noen erfaringer som tilsier at preventiv stenging av veger bør skje i større grad enn det som ble gjort i øvelsens forfase. NVE region vest Hva gjelder varsling og rapportering hadde NVE region vest følgende spesifikke øvingsmomenter: registrering av hendelser (skred og flom) på en effektiv måte, bruk av satellittelefon og bruk av NVEs loggføringsverktøy, K-nett. NVE mottok flom- og jordskredvarsel i tillegg til fellesmeldingene i forfasen til øvelsen. NVE Region Vest var proaktive i forfasen og gjennomførte en omfattende oppdatering og operasjonalisering av beredskapsplanverket, samt intern opplæring i K-nett. Ved øvelsesstart hadde NVE hevet sin beredskapsstatus til lav på grunn av værmeldinger og flom- og skredvarsel. NVE påpeker etter sin interne evaluering at registreringsjobben i K-nett kunne vært bedre organisert. Særlig ble stedfortredende innsatsleder mye beheftet med registrering, mens loggfører ble brukt for lite til nettopp dette. I en reell situasjon ville dette sannsynligvis blitt organisert noe annerledes. NVE har likevel notert seg at de bør se på loggførers registreringsog ryddejobb, for å se hvordan dette kan effektiviseres. I etterkant av øvelsen har NVE også sett at ikke alle henvendelser ble registrert i k-nett. Dette gjaldt særlig gjentatte henvendelser fra kraftselskapene om å få stilt geologressurser til rådighet fra NVE for utsjekk av ras i linjetraseer. Rapporteringen internt, mellom innsatsleder og stedfortredende innsatsleder, ble forsøksvis gjort gjennom K-nett. Dette viste seg tidkrevende og kunne vært gjort mer effektivt ved muntlig informasjon. Regionsjef/innsatsleder representerte NVE i Fylkesberedskapsrådet og fikk avgitt statusrapport på den måten. Fylkesmannen Fylkesmannen hadde som øvingsmoment å bruke CIM til loggføring, varsling, rapportering og oppslag i beredskapsplanverket. Fylkesmannen mottok i tillegg til fellesmeldingene i forfasen en melding om vedlikeholdsarbeid på en kabel som svekket internettforbindelsen inn til Statens hus på Leikanger, samt en melding om at fylkesmannen og fylkesberedskapssjefen var på tjenestereise. Alle på ledelse- og mellomledernivå hos Fylkesmannen var proaktive og hadde en klar oppfatning av sin rolle. Assisterende fylkesmann fungerte som leder. Ut fra det situasjonsbildet han hadde så han muligheten for en større hendelse og etablerte kriseledelse tidlig. Da fylkesmannen kom inn i øvelsen foregikk overføring av lederrollen ved grundig orientering med samlet stab. I denne briefingen ble det også gjort rede for bruk av CIM og andre tekniske hjelpemiddel. Deltakerne fra Fylkesmannen hadde i forkant av øvelsen gjennomgått en grunnleggende opplæring i bruk av CIM. Flere deltakere fikk prøve seg som loggførere under øvelsen. Selv om de hadde trent lite på bruk av verktøyet, mestret de dette på en god måte. I sin Side 9

10 egenevaluering påpeker deltakerne imidlertid at det krever mer trening å kunne føre logg på en effektiv måte. Omtrent midtveis i øvelsen kollapset alle sambandsmidler til bruk oppover og nedover på samordningskanalen. Dette gjorde det utfordrende å nå alle som skulle varsles og å hente inn informasjon til utforming av rapporter. Fylkesmannen utviste stor kreativitet og fikk godkjent bruk av militær linje (tale) for å kontakte DSB. Denne utfordringen og tilhørende løsning kom på et tidspunkt hvor fylkesmannen var tilbake i sin rolle. Kommunene Stryn kommune: Stryn kommune hadde ikke satt opp noen spesifikke øvingsmål eller -momenter knyttet til varsling og rapportering. Kommunen mottok i forfasen varsel om at NGI sine to ansatte i kommunen var på tjenestereise og ville være utilgjengelige på øvelsesdagen. Ved utsendelse av meldinger i forfasen fikk kommunen avdekket en feil i beredskaps-epostadressen. Dette ble rettet opp før de siste forfasemeldingene gikk ut. Forhåndsvarslene ble svært godt fulgt opp av øvingsdeltakerne. Alle aktuelle interne og eksterne ressurser ble kontaktet på forhånd. Kommunen fikk avklart med hver enkelt at de var forberedt på uværet, at de var i beredskap og hvordan kommunikasjon kunne opprettholdes dersom uværet eskalerte. Basert på tidligere erfaringer varslet kommunen Fylkesmannen om mulig behov for bistand fra Heimevernet allerede i forfasen. Handlingsplan forfase omfatter 19 interne og eksterne instanser det kan være aktuelt å forholde seg til eller be om hjelp ved slike hendelser, alt fra fiskeflåten, handelsstanden og helikoptereiere, til Fylkesmannen og politiet. Kommunen opplevde at denne listen kan være nyttig å ha som huskeliste ved en senere anledning, og har besluttet å legge denne inn i krisepermen. Planer og prosedyrer for varsling og rapportering ble fulgt så langt de passet. Kommunen ville normalt brukt CIM til sin rapportering. Under øvelsen satt den med best kjennskap til verktøyet som kontroller, og kommunen valgte derfor å rapportere på annet vis. Kommunen har i etterkant konkludert med at dersom CIM skal brukes til rapportering, trenger de å lære opp flere til å bruke systemet. Hornindal kommune: Hornindal Kommune hadde ingen spesifikke mål eller momenter knyttet til varsling og rapportering. Kommunen mottok kun fellesmeldingene i forfasen. Kriseledelsen fulgte aktivt opp meldingene som gikk ut i forkant. Blant annet ble det tidlig tatt kontakt med nabokommuner. En uvarslet øvelse fra Mattilsynet ble blandet sammen med forfasemeldingene sendt fra NVE og tok mye av oppmerksomheten til kriseledelsen i starten av øvelsen. Denne misforståelsen ble først klaret opp i ved oppsummeringen i plenum midtveis i øvelsen. Ut over at det ikke ble oppdaget at de to øvelsene ikke hang sammen, så ikke kommunen noen utfordringer forbundet med varsling og rapportering. Side 10

11 3.1.1 Viktige funn/læringspunkter: Basert på erfaringer fra tidligere ekstraordinære situasjoner er det mulig å handle proaktivt ved å varsle samarbeidspartnere og Fylkesmannen om hvilke ressursbehov man antar man vil møte underveis. På personellsiden kan dette eksempelvis være behov for bistand fra HV eller montører fra tilgrensende nettselskap. På materiellsiden kan eksempelvis linjebefaring og kontroll av beredskapsmateriell i forkant av et varslet uvær gi kriseledelsen et bedre utgangspunkt for håndtering. Det bildet som tegnes av ekomsektoren i fylkesberedskapsrådet reflekterer ikke nødvendigvis virkeligheten, da Telenor i en reell situasjon kun vil representere seg selv og som regel ikke de andre ekomleverandørene. Rapporteringsverktøy kan virke kontraproduktivt dersom få i kriseledelsen har inngående kjennskap til hvordan disse brukes. For å sikre effektiv utnyttelse er det viktig at så mange som mulig behersker verktøyet og at det er definert på forhånd hva verktøyet skal brukes til og hvordan. De fleste aktørene opplevde utfordringer med loggføring under øvelsen nettopp grunnet manglende kjennskap til verktøyet eller at kun få personer satt med denne kunnskapen. Intern varsling gjøres ofte i det daglige og fungerte derfor bedre under øvelsen enn ekstern varsling. Nedskrevne varslings- og rapporteringsrutiner bør være godt kjent i organisasjonen og øves jevnlig. Hornindal kommune kom skjevt ut da de blandet forfasemeldingene sendt fra øvingsledelsen med en uvarslet øvelse fra Mattilsynet. 3.2 Ansvar og rolleavklaring Kraft Kraftsektoren hadde ingen spesifikke mål knyttet til ansvar og rolleavklaring. SFE: SFE fikk prøvd sin primære beredskapsorganisasjon under Dagmar i 2011 og stilte med stedfortrendene beredskapsleder og stedfortredende operativ leder under øvelsen. Deltakerne fra SFE diskuterte rollefordelingen underveis i øvelsen og oppfattet ledelsen som mangelfull og noe utydelig. Dette kan skyldes at beredskapsorganisasjonen var mindre under øvelsen enn i den ville vært i en reell hendelse og at enkelte opererte i stedfortrederfunksjoner. Under øvelsen endte selskapets beredskapsleder med å føre logg, mens operativ leder ivaretok beredskapsleders rolle og driftssentralen fungerte som operativ leder. Selskapet konkluderte i etterkant med at loggføring er en tidkrevende rolle og at det er viktig å sette av nok ressurser til å ivareta denne rollen på en god måte. Når det kom til rolleforståelse i forhold til de andre aktørene opplevde deltakerne fra SFE tre utfordringer. De var usikre på hvem de skulle kontakte når de trengte bistand fra en geolog for å avklare om det var trygt å bevege seg inn i områder der det tidligere hadde gått ras for å drive gjenopprettingsarbeid. Deltakerne var også usikre på hvem som skulle håndtere informasjon til kommunene når det var feil i overliggende nett; selskapet selv eller Side 11

12 områdekonsesjonær. SFE erfarte at de ga lite informasjon til tilgrensende nettselskap som ikke deltok i øvelsen, særlig Tussa Nett AS. Sistnevnte utfordring var sannsynligvis av øvingsteknisk karakter da driftssentralen hos SFE ville hatt kontakt med Tussa i en reell situasjon. Stryn Energi: Stryn Energi stilte med operativ leder, beredskapskoordinator og overordnet vakt på øvelsen. Dette er færre enn hva selskapet vanligvis ville kalt inn til å håndtere en tilsvarende situasjon. Deltakerne fra Stryn Energi avklarte rollefordelingen seg i mellom tidlig i øvelsen. De diskuterte feilsituasjonene i plenum ettersom de kom inn, og fordelte oppgavene i henhold til avtalte roller. Selskapet opplevde ingen uklarheter i kontakten med KDS og kommunen. Når det gjaldt å avklare rasfare og spørsmål i forbindelse med ras, opplevde deltakerne det som uklart hvor de skulle henvende seg. De kontaktet både NVE og Statens vegvesen uten at de fikk oppklart hvem de bør henvende seg til i en tilsvarende reell situasjon. KDS KDS ble kontaktet av både Stryn Energi og SFE vedrørende behov for geolog for vurdering av rasutsatte områder. Kraftselskapene hadde da ikke lykkes med å få tak i geolog fra NVE eller Statens vegvesen. Etter et telefonmøte mellom KDS, Fylkesmannen og NVE fikk kraftselskapene tilgang på slike ressurser fra NVE. Ekom Ekomsektoren hadde som mål å få belyst andre aktørers avhengighet av ekom. Ekomdeltakerne talte til sammen fire stykker og rolleavklaringen innad under øvelsen var uproblematisk. Det var klart for deltakerne hvilke selskap som ble rammet av de ulike hendelsene og deltakerne tok naturlig ansvar i henhold til dette. Deltakerne hadde en god dialog seg i mellom og samarbeidet godt gjennom hele øvelsen. Der ekomaktørene ikke har direkte grensesnitt mot andre beredskapsaktører kan det være utfordrende å få oversikt over hvilke roller og ansvar disse beredskapsaktørene har. Under evalueringen av den praktiske gjennomføringen av øvelsen ble det påpekt at hvert enkelt bord hadde lite oversikt over hva aktørene på de andre bordene foretok seg. I en reell situasjon, der hver aktør sitter adskilt, vil man kunne anta at dette problemet forsterkes ytterligere. Ekomdeltakerne opplevde det som uklart om det var NVE eller Vegvesenet de skulle kontakte for å få en faglig vurdering av hvorvidt det var trygt å sende mannskap inn i enkelte områder. Veg Veg ønsket i forkant av øvelsen å styrke arbeidsordningen i egen krisehåndtering. Statens vegvesen stilte med regionvegsjef for Region vest med krisestab, samt relevante fagressurser. Internt opplevde deltakerne ansvar og rollefordelingen som noe uklar. Dette gjaldt særlig forholdet mellom operativt og taktisk nivå (vegavdeling/regionledelse) og rollen til fagressursene som krisestaben knyttet til seg. Denne uklarheten bør sees i sammenheng med fordelingen av oppgaver mellom operativt og taktisk nivå (se 3.3 Strategisk og beredskapsfaglig/operativ ledelse). Ansvarsfordelingen i forhold til eksterne aktører ble oppfattet som avklart. Vegvesenet ser imidlertid at det kan være nyttig å gjennomgå grensesnittet mot viktige aktører som politi og Side 12

13 helse med tanke på effektive avklaringer rundt hvilke stengte veger som prioriteres for gjenåpning. En gjennomgang av prosedyrer og planverk vil være viktig for både operativt og taktisk nivå. NVE region vest Relatert til roller og ansvar hadde NVE i forkant av øvelsen oppgitt at de ønsket å avklare kontaktflater mot andre aktører. NVE region vest stilte med regionsjef, koordinator for vassdrags- og skredsikring, tre distriktsingeniører (for fylkene Hordaland, Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal), to geologer og en loggfører på K-nett. Dette er noen færre deltakere enn de vanligvis ville hatt i sin krisestab. Geologressurser var et sentralt tema for NVE når det gjaldt andres roller og ansvar. NVE opplevde mye større etterspørsel etter geologressurser enn de var forberedt på. Under den umiddelbare evalueringen var regionsjefen åpen om dette og stilte selv spørsmål ved om han hadde latt seg presse til å prioritere enkelte aktører og hvorvidt disse var de rette prioriteringene. Han fremhevet behovet for å avklare hvor NVEs geofaglige ressurser skal kunne settes inn, på hvilken måte og under hvilke forutsetninger. Regionssjefen noterte seg utsagn fra vegvesenet om at de kun ville vurdere å sende sine geofaglige ressurser på eksterne oppdrag etter anmodning fra politiet, og at NVE muligens kunne ha noe å lære av denne avgrensningen. Med tanke på den overraskende store etterspørselen ble det en ressursmessig utfordring for NVE å skulle avgi en person med skredfaglig kompetanse til politiets krisestab. Dette kan imidlertid være en interessant reell utfordring når forholdene er så krevende som det øvelsen la opp til. Politiet måtte selv foreta en streng prioritering av innsatspersonell under øvelsen. I slike situasjoner kan NVEs skredfaglige kompetanse komme til anvendelse der behovet, i følge den instansen som har ansvaret for å iverksette tiltak for å berge liv og helse, er mest påtrengende. Med det blir beordret av politiet er det regionsjefen for NVE som beslutter hvor geologressursene skal settes inn. I en akuttsituasjon er NVE behjelpelige så langt de har mulighet til å bistå samfunnet. Nettselskap stiller ikke i noen særstilling i fremfor andre aktører i samfunnet når det gjelder bistand fra NVE. Hvem som skal prioriteres vil måtte vurderes ut fra hver enkelt situasjon. Fylkesmannen Fylkesmannen ønsket å øve roller og oppgaver hos kriseledelse og krisestab under ulike forhold, samt å øve samhandling med andre aktører. Fylkesmannen stilte innledningsvis med stedfortredende fylkesmann og fylkesberedskapssjef. Underveis i øvelsen kom disse tilbake fra en simulert tjenestereise, slik at organisasjonen fikk trent på avhending av ansvar og informasjon og at enkelte deltakere fikk øvet både stedfortrederroller og egne roller. Gjennomgående var alle i fylkesmannens kriseledelse godt inneforstått med sine roller. Assisterende fylkesmann fremstod som grundig forberedt hva gjaldt roller og ansvar. Han var godt samstemt med de andre fra beredskapsenheten/staben som satt i kriseledelsen. Deltakerne drøftet ikke rollene under selve øvelsen, verken internt eller eksternt. Assisterende fylkesmann viste tydelig forståelse for de eksterne aktørenes roller og oppgaver. Fylkeslegen lot seg i noen grad trekke inn på operasjonelt nivå i forbindelse med håndtering av enkeltpasienter. Det er her viktig å fremheve at fylkeslegens rolle under første halvdel av Side 13

14 øvelsen ble noe annerledes enn planlagt, da han ble trukket inn i Hornindal Kommunes håndtering av en uvarslet øvelse Mattilsynet gjennomførte samme dag. Deltakerne oppfattet ansvarsfordelingen i forhold til eksterne aktører som oversiktelig. Særlig er fylkesmannen og politiet svært godt avstemt i forhold til roller og oppgaver. Dette er også forankret i en egen avtale dem i mellom. Kommunene Stryn kommune: I forkant av øvelsen hadde Stryn kommune oppgitt samhandling og ansvarsfordelig internt i kriseledelsen, - og i forhold til samarbeidspartnere, som viktige øvingsmoment. Stryn kommune stilte med sin kriseledelse under øvelsen. Kriseledelsen i Stryn kommune er satt sammen av ulike fagansvarlige. Hver enkelt har samme rolle i kriseledelsen som i en normalsituasjon og det oppstod dermed ikke behov for å diskutere dette under øvelsen. Deltakerne fra Stryn kommune så med andre ord ingen utfordringer knyttet til rollefordeling og ansvar internt. I forhold til de andre aktørene var deltakerne fra Stryn kommune usikre på KDS-rollen og hvorvidt og eventuelt hvordan kommunen skulle forholde seg til denne. Kommunen forholdt seg i hovedsak til sitt nettselskap, som er Stryn Energi. Ved behov for kontakt med NVE brukte kommunen politiet som mellomledd. I etterkant oppfattet kommunen imidlertid at NVE ønsket direkte henvendelser fra dem. Dette er et punkt kommunen ser det som hensiktsmessig og nødvendig å få avklart, både i forhold til effektiv krisehåndtering og eventuelt økonomisk oppgjør i etterkant av en hendelse. Hornindal kommune: Hornindal kommune ønsket å se på om kriseledelsen var satt sammen på en handlekraftig måte. Kommunen stilte med deler av sin kriseledelse. Deltakerne fra Hornindal opplevde at ansvar og rollefordelingen fungerte tilfredsstillende. Rollen som loggfører var avklart på forhånd, noe som sparte tid under øvelsen. Av praktiske hensyn kunne kriseleder vært plassert mer sentralt i gruppen for å bøte på støyutfordringer. Kommunen opplevde ingen større utfordringer knyttet til andre aktørers roller og ansvar Viktige funn/læringspunkter: Flere aktører har meldt at rolleavklaringen intern var vanskelig da de var færre personer i kriseledelsen enn de vanligvis ville vært. Ekstraordinære hendelser kan inntreffe når som helst. Øvelsen viser viktigheten av å øve stedfortredere i sine roller og å øve med mindre og omrokert stab. At den øverste lederen i en krise skal representere virksomheten i FBR og i kontakt med andre aktører kan virke forsinkende på den løpende krisehåndteringen. Dette er imidlertid noe man kan forutse og planlegge for. Samtlige strøm- og ekomdeltakere etterlyste geofaglige kompetanse for å avgjøre om det var trygt å sende inn rettemannskap. Deltakerne var usikre på hvilken rett de hadde på tilgang til slike ressurser. NVE opplevde stor etterspørsel etter geofaglige ressurser, Side 14

15 og har i etterkant av øvelsen konkludert med at hvilke samfunnsaktører som prioriteres avhenger av hver enkelt situasjon. KDS er en ukjent rolle for mange. Flere aktører var usikker på om de skulle forholde seg til KDS og i så fall på hvilken måte. SFE, muligens med bistand fra KBO, bør vurdere hvordan de kan gjøre andre aktører kjent med KDS-rollen. Ved varslede hendelser, slik som uværet under øvelsen, er det tidsbesparende å ha avklart roller og oppgaver i forkant. Loggføringsrollen er spesielt krevende og det er viktig å sette av ressurser til dette tidlig. 3.3 Strategisk og beredskapsfaglig/operativ ledelse Kraft Før øvelsen oppga kraftselskapene at de ønsket å øves spesielt på å planlegge underveis i en beredskapssituasjon, herunder teste planverk; beredskapsplaner og rasjoneringsplaner. Videre ønsket de å kontrollere om tiltak iverksatt etter Dagmar er ivaretatt i planverket. SFE: Deltakerne fra SFE identifiserte egne sårbarheter i situasjoner hvor mange ting gikk galt samtidig på en god måte. SFE valgte å øve stedfortrederne for enkelte funksjoner. Derfor oppstod det noe usikkerhet rundt rollene, som igjen førte til at også ansvaret for å håndtere utfordringene som oppstod ble noe utydelig. Beredskapsledelsen evnet likevel å håndtere situasjonen godt underveis, samtidig som det ble lagt planer for en eventuell forverring av situasjonen og at situasjonen kunne bli langvarig. Arbeidsoppgaver ble delegert i henhold til selskapets rutiner. Deltakerne hadde beredskapsplanverk med seg under øvelsen, men dette ble ikke brukt i særlig grad. SFE forklarte dette med at de allerede hadde svært god kjennskap til eget planverk. Selskapet anser planverket for å være et levende dokument og selv om det ble oppfattet som godt under øvelsen har de gjort små tilpassninger i etterkant, eksempelvis oppdateringer av telefonlister. Stryn Energi: Ettersom det stadig oppstod nye hendelser tok deltakerne fra Stryn Energi i bruk beredskapsplanverket sitt. Planverket innebar å opprette kontakt med andre aktører, hvilket selskapet gjorde. Etter hvert opplevde selskapet begrenset innmating på sitt nett og måtte derfor ta i bruk sine rasjoneringsplaner. Deltakerne opplevde det som vanskelig å gjennomføre utkobling av forbruk til kunder i henhold til planverket på en fornuftig måte. Selskapet vil i etterkant av øvelsen gå gjennom rasjoneringsplanen for å gjøre denne mer rasjonell. Selskapet bør vurdere å gjennomføre denne oppdateringen i samråd med kommunen. Ekom Når det gjelder strategisk og beredskapsfaglig/operativ ledelse hadde ekomaktørene et mål om å få synliggjort logistikkutfordringen med tanke på feltarbeid/reparasjoner. Deltakerne hadde stort sett god oversikt og kontroll på de hendelser som inntraff. Det ble klart under øvelsen at kapasiteten hos det aktuelle rettemannskapet var stor nok til å håndtere de enkelthendelsene som kom inn. Deltakerne opplevde imidlertid at situasjonen ble kaotisk og uoversiktlig på det tidspunkt i øvelsen da nærmest hele fylket var strømløst og ekomsektoren således hadde store utfall. På dette punktet i øvelsen erfarte ekomdeltakerne hvor avhengig de er av andre aktører, da særlig på kraftsiden. Side 15

16 Da ingen lokale representanter fra ekomsektoren deltok i øvelsen, fant deltakerne det utfordrende å få den totale oversikt over hvilke områder og anlegg som faktisk ble berørt av hendelsene som inntraff. Umiddelbart etter øvelsen pekte øvingsdeltakerne på at dette ikke er en reell utfordring, da de i en normalsituasjon har tilgjengelig utstyr og programmer som viser alle deres anlegg med informasjon om eksempelvis hvilke områder som dekkes av hvilke basestasjoner. Veg Statens vegvesen ønsket at øvelsen skulle bidra til å styrke arbeidsordningen i egen kriseorganisasjon, samt øke bruken av planer og analyser på tvers av fuksjoner/sektorer. Det ble utvist stort engasjement i krisestaben. Meldingene ble loggført og merket av på et kart som viste status for åpne og stengte veger. Det ble montert en videokanon slik at alle øvingsdeltakerne kunne skaffe seg oversikt over hvilke veger som var stengt til en hver tid. Dette fungerte tilsvarende vegmeldingene fra Vegtrafikksentralen (VTS). Krisestaben hadde i hovedsak det den trengte for å gjennomføre håndteringen, men savnet utstyret som ellers brukes under krisehåndtering (kriserommet). Vegvesenet pekte i sin oppsummering av øvelsen på at det av ulike årsaker kan oppstå tilsvarende situasjoner, der kriseledelse må utøves med kun få hjelpemidler. Vegvesenet ser viktigheten av at krisestaben er godt trent i forhold til metode og arbeidsordning slik at det enkelt kan legges om og prioriteres. Før øvelsen ble det poengtert at det skulle øves på taktisk nivå, og at det skulle kommuniseres med operativt nivå via loggen. Ut over faglig støtte fra representantene fra vegavdeling Sogn og Fjordane (fagressursene) var operativt nivå eller operativ håndtering således ikke en del av øvelsen. Krisestaben ble imidlertid noe operative i sin håndtering. En viktig oppgave for det taktisk/strategiske nivået ville ha vært å finne ut hva den foreliggende informasjonen, inklusive vegmeldingene, betydde for taktisk nivå. Da kriseleder uttrykte at det måtte tenkes fremover burde krisestaben beskrevet hvilke scenario den så for seg med tanke på eventuell proaktivitet fra regionnivåets side. Virkningen ble isteden at oppgaver lagt til taktisk nivå (regionsnivået) ikke ble godt nok ivaretatt. For vegvesenet ligger det et forbedringspotensial i å avklare hvilke oppgaver som skal håndteres av hvem og bruk av foreskrevet metode, møtestruktur og arbeidsordning i krisehåndteringen. Krisestaben hadde god oversikt over beredskapsplanverket som forelå. Deltakerne opplevde det imidlertid som utfordrende at beredskapsplanen bare omfattet Statens vegvesen sitt eksterne ansvarsområde, vegnettet og tilhørende objekter, og ikke dekket de behov som oppstod ved bortfall av ekom og strøm. En av hendelsene gjaldt dødsulykke med egne ansatte. Vegvesenet skriver i sin interne evaluering at de bør gjennomgå prosedyrer og praksis for håndtering av slike situasjoner med tanke på roller, oppgavefordeling og arbeidsordning ellers. Side 16

17 NVE region vest Innen strategisk og beredskapsfaglig ledelse hadde NVE satt seg som mål å øve prioritering av oppgaver i en krisesituasjon. Deltakerne opplevde det som utfordrende at FBR ble kalt sammen relativt ofte, og at møtene ofte dro ut i tid. Dette medførte at regionsjef/innsatsleder ofte var borte i lengre perioder, og at han deretter måtte bruke uforholdsmessig mye tid på å komme à jour med situasjoner som hadde utviklet seg mens han var borte. Som beskrevet under 3.1 forfase, varsling og rapportering erfarte NVE også at stedfortredende innsatsleder ble litt for operativ gjennom at han ble engasjert i loggføring i større grad enn han burde. Fylkesmannen Hva gjelder strategisk og beredskapsfaglig/operativ ledelse hadde Fylkesmannen i forkant av øvelsen satt seg som mål å øve langsiktig tenkning parallelt med håndtering av det mer umiddelbare, samt å gjøre erfaringer med bruk av GIS i krisehåndtering. Fylkesmannen hadde med seg nødvendig utstyr til bruk av GIS under øvelsen. I etterkant av romjulsstormen i 2011 (Dagmar) gjennomførte Fylkesmannen en grundig egenevaluering. Svakheter knyttet til reservesamband når ulike ekomtjenester er nede ble grundig gjennomgått. Øvelsen viste at det kan være behov for å ha noen i krisestaben som er dedikert til å håndtere ressursene Fylkesmannen har tilgjengelig. Deltakerne fra Fylkesmannen viet GIS lite oppmerksomhet under øvelsen. Situasjonsbildet ble jevnlig oppdatert i systemet uten at dataene verken ble brukt eller diskutert brukt av staben. GIS kan være et viktig hjelpemiddel for å holde oversikt over en kompleks situasjon som strekker seg ut i tid. At kriseledelsen benyttet dataene i liten grad kan enten skyldes at det ikke var avklart på forhånd hva dataene fra GIS kunne brukes til eller at øvelsen gikk over et såpass kort tidsrom at deltakerne ikke trengte elektroniske hjelpemiddel for å holde seg oppdatert på situasjonsbildet. Internt tok assisterende fylkesmann klart og tydelig ansvar. Oppgaver ble fordelt i henhold til rutiner og etter prinsippene for likhet og nærhet. Deltakernes arbeid var forankret i planverket og det ble ikke avdekket noen store mangler ved planverket. Assisterende fylkesmann hadde god oversikt over planverk og oppgavefordeling. Han kunne imidlertid vært klarere under det første møtet i Fylkesberedskapsrådet (FBR). Da fylkesmann kom inn i øvelsen ledet hun møtene, med støtte fra fylkesberedskapssjefen. Fylkesmannen styrte da møtet i større grad ved å selv presentere det overordnede situasjonsbildet, for så å la andre aktører fylle ut ved behov. Deres innarbeidede samarbeidsrutiner effektiviserte ledelsen av FBR og viser viktigheten av å øve stedfortrederfunksjoner for å sikre effektivitet i håndteringen av ekstraordinære situasjoner. I etterkant av øvelsen tok fylkesberedskapssjefen kontakt med NVE, KDS, Statens Vegvesen og Politiet og initierte en diskusjon rundt tilgangen på geofaglige ressurser i en krisesituasjon. Denne e-posten skapte engasjement og sørget for at temaet, sammen med tilgangen på helikopterressurser i en krisesituasjon, ble satt på agendaen for januarmøte i FBR. Under møtet var det et særlig fokus på geofaglige ressurser. Statens vegvesen har sikret seg tilgang til slik kompetanse gjennom avtaler med geofaglige aktører. Nødvendigheten av å samordne Side 17

18 bruken av denne typen ressurs ble tydelig på møtet. Aktørene ble enige om å følge opp dette i etterkant, samt gjennom kontakt seg i mellom når en krise oppstår. Kommunene Stryn kommune: Hva gjelder strategisk og beredskapsfaglig/operativ ledelse hadde Stryn kommune som mål å avklare kriseledelsenes evne til å håndtere problemstillingene som oppstår ved en omfatende hendelse. Deltakerne fra Stryn kommune opplevde det som utfordrende å holde oversikt over hva som er blitt bestemt, utført og/eller avklart når det skjedde så mye på en gang. Utfordringen ble spesielt fremtredende i situasjoner der ekom var ute. For å håndtere denne utfordringen avgjorde kommunen at rådmannen skulle være tilstede til en hver tid, mens ordføreren kunne bevege seg friere dersom det eksempelvis var behov for å kontakte andre aktører. Både denne og annen intern arbeidsfordeling fungerte godt under øvelsen. Så langt det er mulig i en situasjon med så mange hendelser ble det gjort klare vurderinger og avgjørelser om tiltak på både kort og lengre sikt. De oppgaver som ikke naturlig falt under noen av deltakernes ansvarsområder ble fordelt deltakerne i mellom. Deltakerne synes ledelsen var klar og tydelig og fungerte bra. Stryn kommune hadde med seg beredskapsplanverk under øvelsen. Dette ble imidlertid benyttet i liten grad. Det kan skyldes at kriseledelsen hadde gjennomgått planverket i forkant av øvelsen, og dermed satt med inngående kjennskap til hvordan de skulle håndtere de ulike situasjonene. Beredskapsledelsen i Stryn kommune gjennomgikk også sitt planverk nøye i etterkant av Dagmar, hvilket har gjort at de har det friskt i minne og således kan håndtere hendelser mer effektivt uten å konferere beredskapsplanverket for ofte. Kommunen hadde i etterkant av Dagmar laget en liste over eksterne aktører det kan være relevant å ta kontakt med under ulike ekstraordinære situasjoner. Under den umiddelbare oppsummeringen konkluderte kommunen med at denne listen bør anses for å være en del av beredskapsplanen. Ut over dette oppfattet deltakerne planverket som godt. Hornindal kommune Hornindal kommune hadde i forkant av øvelsen satt seg som mål å øve kriseledelsens evne til å håndtere utfordringer og problemstillinger knyttet til store og uoversiktelige hendelser. Som øvingsmoment knyttet til strategisk og beredskapsfaglig/operativ ledelse ønsket kommunen å se hvordan lederen delegerte arbeidsoppgaver til sine medarbeidere og om instruksene var entydige og klare. Deltakerne fant det utfordrende med mange og samtidige hendelser. De ble tidlig enige om å nedprioritere uvesentlige hendelser, og håndterte arbeidspresset bra. De mange hendelsene gjorde at deltakerne fra kommunen innledningsvis slet med å tenke langsiktig og verstefallsscenaioer. Ettersom de kom mer inn i øvelsen falt dette mer på plass. Innledningsvis ble det heller ikke kommunisert et klart ansvar for å følge opp de ulike sakene som kom inn. Etter hvert ble det satt en saksfører på de store hendelsene og dette løste utfordringene de opplevde i forbindelse med oppfølging. Da arbeidsfordelingen falt bedre på plass gikk arbeidet i gruppen godt. Det er imidlertid usikkert hvorvidt alle i gruppen var kjent med kommunens rutiner og fulgte disse i krisehåndteringen. Side 18

19 Deltakerne benyttet seg av beredskapsplanverket i den grad de fant planen til hjelp under øvelsen. Kommunen har påpekt i sin internevaluering at kvaliteten på beredskapsplanen bør vurderes av beredskapsrådet så raskt som mulig. I etterkant av øvelsen er alle vedleggende til beredskapsplanen oppdatert. Kommunen påpeker at de har behov for å vurdere ROS-analysen sin på nytt, både med tanke på om den i tilstrekkelig grad tar høyde for utfall av ekom, og om den kan effektiviseres ved å fjerne enkelte hendelser av samme type og konsekvens. I tillegg ser kommunen behov for å oppdatere ressursoversiktene sine, som eksempelvis ikke er oppdatert etter innkjøp av satellittelefoner Viktige funn/læringspunkter: De fleste av øvingsdeltakerne oppfatter sin ledelse som tydelig i kontakt med de andre aktørene. Mange ser imidlertid et behov for en tydeligere ledelse og ansvarsfordeling internt. For kriseledelsen kan det være utfordrende å holde seg på strategisk nivå uten å bli for operativ. Øvelsen viste hvorfor det er viktig å holde seg på riktig nivå: Dersom den øverste beredskapsledelsen blir for operativ forskyves de andre rollene i kriseledelsen samtidig. Dette forstyrrer innøvede roller og gjør at strategiske beslutninger og planlegging fremover ikke blir håndtert på en tilfredsstillende måte. 3.4 Kommunikasjon og samhandling ved bortfall av strøm og ekom Kraft Innenfor kommunikasjon og samhandling ønsket kraftselskapene å øve spesifikt på kommunikasjon seg i mellom og ut mot etatene. Som øvingsmomenter ønsket bransjen å se på alternativ kommunikasjon når ekom sviktet, som bruk av VHF og satelitttelefon, samt kommunikasjon og kontakt opp mot kommunene. SFE: SFE bruker i stor grad VHF i daglig arbeidssituasjon og som alternativt samband ved bortfall av kommersielle kommunikasjonskanaler. Selskapet burde slik sett ikke opplevd noen spesielle utfordringer forbundet med kommunikasjon med eget personell under øvelsen. Likevel mistet de kontakt med en montør som var på vei inn i et av rasområdene i øvelsen, der det ikke er VHF-dekning. Øvelsesdeltakerne opprettet kontakt med Otera, gravemaskinentreprenør og andre energiselskap under øvelsen. Entreprenører ble kontaktet gjennom selskapets driftssentral på Sandane. Ved eventuelt strømbrudd ville selskapet brukt kurér. Kontakt med eksterne vil først bli gjennomført når selskapet har oversikt over skadeomfanget. SFE sendte sms til kunder som ble berørt av strømbruddet. Selskapet opplevde ekomsituasjonen som uoversiktlig og var usikre på om smsene som ble sendt kunder virkelig kom frem. Deltakerne fra SFE var heller ikke sikre på hvem som hadde ansvar for å informere kunder hos tilgrensende nettselskap. I tillegg til sms ble det sendt ut pressemelding til spillmedia om avbrudd og forventet rettetid. Da alle øvingsdeltakerne satt i samme rom ble det enkelt for selskapene å ta kontakt med hverandre til tross ekombortfall. I en reell situasjon ville det ha blitt brukt VHF og satellittelefoner. SFE har sin administrasjon på Sandane, som ikke var en del av Side 19

20 øvingsområdet. Scenarioet la derfor ikke opp til at selskapet skulle simulere strømbrudd i eget administrasjonsbygg. Øvingsteknisk kan dette ha gjort det vanskeligere for deltakerne fra SFE å huske på at de andre aktørene var rammet av strøm- og ekombrudd og ikke nødvendigvis ville latt seg kontakte dersom de ikke satt i samme rom. Stryn Energi: Stryn Energi opplevde bortfall av ekom som en av de største utfordringene under øvelsen. Selskapet brukte eget radiosamband til å kommunisere med eget personell. Repeaterstasjonene må lades etter å ha vært i bruk i et drøyt døgn. Selskapet var klar over denne utfordringen under øvelsen, men la ingen planer for hvordan det skulle håndteres da de visste at øvelsen hadde et begrenset tidsrom. Deltakerne opplevde også de interne kommunikasjonsforholdene som utfordrende etter hvert som det oppstod mange hendelser spredt på et stort geografisk område. Stryn Energi hadde god og hyppig kommunikasjon med kommunen underveis. I perioder der ekom var ute foregikk denne kommunikasjonen ved at kommunen og selskapet oppsøkte hverandre fysisk. Det er kort avstand mellom energiselskapet og kommunen, så det vil fungere bra også i en reell situasjon. Kommunikasjon ut til abonnentene ble samordnet med kommunens meldinger og kommunens kommunikasjonsberedskapsplan. KDS: Et spesifikt øvingsmål for KDS var å bedre kommunikasjon mellom KDS og KBO-enhetene i distriktet. Assisterende KDS fikk kommentert situasjonen og avstemt forventninger for varighet av strømutfallene da han ved flere anledninger ble intervjuet av spillmedia i plenum. Kontakten med spillmedia var i noen tilfeller initiert av KDS selv og ved andre tilfeller kom det forespørsel fra media til ham. Selv om kraftselskapene har krav til reservesamband er kommunikasjon ved bortfall av strøm og ekom en utfordring. Selskapet kan kommunisere internt, og til en viss grad med andre kraftselskap, men det er ofte usikkert hvordan man kan nå en del kunder og entreprenører i slike situasjoner. Under øvelsen ble det sendt ordonnans med bil fra SFE til Stryn Energi for informasjonsutveksling mellom Stryn Energi, SFE og KDS. VHF-samband ble deretter opprettet for videre kontakt mellom selskapene. Ekom Innen kommunikasjon ønsket ekom å få belyst andre aktørers avhengighet av ekom, få synliggjort feltmannskapers (også andre aktørers) behov for samband. Som spesifikke øvingsmomenter ønsket de å teste kommunikasjon mellom ekom og energiselskapene, og kommunikasjon mellom ekom og andre samfunnsviktige aktører. Ekomdeltakerne hadde i liten grad kontakt med de andre aktørene under øvelsen. De tok i hovedsak kontakt med kraft, for å få klarhet i lengden på strømutfallene og Vegvesenet for å få klarhet i fremkommelighet for eget rettemannskap. Under øvelsen tok ekomdeltakerne denne kontakten ved å oppsøke henholdsvis kraft- og vegbordet. Det oppstod ingen diskusjoner rundt bordet om hvordan de ville opprettet denne kontakten ved en tilsvarende reell hendelse. Side 20