1. FORBEREDELSER ETTER TEMADAGEN OM EKSTREMVÆR.

Transkript

1 Fylkesmannenes beredskapsstab i Vest-Agder Postboks KRISTIANSAND S Vår ref. Deres ref. Dato: 14/365-11/K2-X20/KSL Evalueringsrapport Øvelse ekstremvær 9.desember FORBEREDELSER ETTER TEMADAGEN OM EKSTREMVÆR. Etter temadag om ekstremvær i april og temadag om EPS i mars, gikk kommunen gjennom kriseplanene og gjorde følgende forberedelser: 1.1. Planer for EPS på Nodeland ble gjennomgått og revidert. Nye rutiner for registrering ble etablert i tråd med innspill fra politiet, bl.a. nye lister, merking mm. I juni hadde vi en befaring på EPS songdalen ungdomsskole sammen med representant fra politiet Økt sannsynlighet for 200- og 500-års flom medførte at vi har etablert planer for alternativ EPS på Tunballen skole. Ved slik flom vil hovedinnkjørsel til Songdalen ungdomsskole være under vann og vanskeliggjøre etablering og drift av EPS her Erfaringer fra tidligere øvelser viser at det er krevende å finne en god måte å utnytte CIM. Vi har lagt om organiseringen av loggføring i CIM og lært oss å utnytte funksjonen Informasj0nstavler. Aktuelle brukere av CIM har hatt forberedende øvelser og opplæring i Organisering og fordeling av roller i krisestaben ble gjennomgått og endret i lys av tidligere erfaringer. 2. FORBEREDELSER I VARSLINGSFASEN Kommunen mottok varsel om økt overvåking av mulig ekstremvær fredag 5.desember kl , med oppdaterte varsel fra Fylkesmannen mandag 8.desember kl og kl Samtlige enheter ble varslet, bedt om å bekrefte mottak av melding og rapportere til kriseledelsen innen mandag 8.des kl hvilke forebyggende tiltak som er iverksatt. Samtlige enheter rapporterte til kriseledelsen Kriseledelsen møttes kl des og vurderte ytterligere tiltak i lys av oppdaterte varsel og innspill fra enhetene: Anne Gerd sørger for at det sendes ut melding til alle ansatte med henstilling om at alle møter på jobb som normalt. Årsaken er at stort fravær kan få store konsekvenser for samfunnskritiske funksjoner som skole, barnehage og helse- og omsorgstjenester. Enhetslederne ved skoler og barnehager sender ut melding til foresatte om at skoler og barnehager holdes åpne som normalt. Viktig å presisere at barna blir tatt vare på i trygge omgivelser på skolen/barnehagen. Besøksadresse: Songdalsvegen Nodeland Postadresse: Postboks NODELAND Tlf: Faks: postmottak@songdalen.kommune.no Organisasjonsnummer:

2 Enheter som har behov sender ut melding til ekstrabemanning med varsel om at det kan bli aktuelt å innkalle til jobb på kort varsel. All aktivitet som drives i kommunale bygg på kveldstid stenges av mandag kveld kl Det sendes spørsmål til fylkesmannen om de kan koordinere/være kontaktpunkt opp mot buss-selskapene. Kriseledelsen samles tirsdag 9.des kl Enhetene ble varslet på mail og SMS om oppfølgingstiltak og rapporterte tilbake på utført tiltak innen mandag kl Kriserommet ble klargjort og satelittelefonene testet mandag ettermiddag Kriseledelsen oppdaterte seg på tilgjengelige eksterne ressurser (ressurser som disponereres av medlemmer i beredskapsrådet) 3. ERFARINGER/IDENTIFISERTE TILTAK I FORHOLD TIL BEREDSKAPSPLANVERKET OG ARBEIDET I KRISELEDELSEN, HERUNDER OGSÅ KRISEKOMMUNIKASJON 3.1. Kriseledelsen ble etablert raskt.( I varslingsfasen fredag 5.des. kun rådmann, ordfører og beredskapsansvarlig.) Kommunikasjon med enhetsledere foregikk via mail, telefon og SMS og fungerte svært bra. De fleste rapporterte tilbake på oppgaver og tiltak innen gitt frist, samtlige etter en påminning Kriseledelsen kunne kvalitetssikret noen av tiltakene med de berørte enhetslederne; f.eks avgjørelsen om å stenge kommunale bygg kl Det ble oppfattet som en ordre hvor det ikke var rom for skjønn eller innspill. For barnehager som normalt stenger kl medførte det unødige arbeid med varsling av foreldre, mulige problemer for foreldre som måtte hente tidligere mm. Også beslutningen om å holde åpen både skole og barnehage burde vært diskutert nærmere med styrere og rektorer i forkant. En kunne f.eks tatt høyde for en mulig evakuering av de mest flomutsatte barnehagene ved å sende barna til barnehagene på Nodelandsheia allerede fra tirsdags morgen. Det bør også åpnes for individuell vurdering, slik at kriseledelsen gjør individuelle vurderinger knyttet til den enkelte skole og barnehage om en skal stenge eller holde åpent I en virkelig situasjon ville en antakelig tatt kontakt med eksterne ressurser som Røde kors, Bondelaget, Bygdekvinnelaget mm og forberedt evt. evakuering og transporthjelp, i øvelsen ble det forutsatt at vi kunne spille på disse slik det er beskrevet i beredskapsplanverket. De frivillige kan stille med traktorer, sambandsutstyr og øvrig teknisk utstyr. Hvor mange frivillige som kan mobiliseres, bør kvalitetssikres nærmere; men det vil alltid være knyttet en viss usikkerhet til dette så lenge ordningen basert på frivillighet og styres av hvem som rent faktisk er tilgjengelig Organisering av kriseledelsen har i stort grad vært lik de siste 15 årene og er basert på mal fra Fylkesmannen. I utgangspunktet er ledergruppa pluss ordfører og kommuneoverlege plassert inn i den eksisterende malen. Det har medført at det blir delvis brudd på likhetsprinsippet, altså at en har samme ansvar i hverdag og krise. Dette kan føre til usikkerhet om hvem som følger de forskjellige ansvarsområdene siden kriseorganiseringen avviker noe fra hvordan ansvaret er fordelt i det daglige. Dette kom særlig tydelig fram siden vi hadde ny rådmann; det var ikke uten videre enkelt og intuitivt å forstå ansvarsfordelingen i kriseledelsen. Eller som rådmannen uttrykte det i en kort oppsummering like etter øvelsen: «Min oppsummering baseres på følgende erkjennelser: Vår ref: 14/365-11/K2-X20/KSL Side 2 av 5

3 - Jeg synes organisering og roller var litt forvirrende - Jeg synes situasjonsbildet var vanskelig å tolke - Jeg opplevde at vi manglet nødvendig spisskompetanse. Dette hemmet min utførelse av min oppgave og jeg ble mer møteleder enn kriseteamleder Innspill fra deltakere under øvelsen peker også på svakheter i krisekommunikasjonen. Slik øvelsen forløp, bli det for lite fokus og tid viet til informasjon, pressemeldinger og kommunikasjon med innbyggerne, både i forberedelsesfasen og under øvelsen. Det er åpenbart fornuftig å gi så mye info som mulig ut før strømmen og mobilnettetfaller ned. Sannsynligvis er det et forbedringspotensial ved at de som driver med kommunikasjon til daglig har større ansvar for krisekommunikasjonen Kriseledelsen og situasjonsbildet. I krisestaben har en person ansvar for fortløpende å lage et skriftlig oversiktsbilde som presenteres på informasjonstavla i CIM. Dette var en betydelig forbedring i forhold til tidligere, men likevel opplevdes det som krevende å få oversikt over situasjonen. Vi bør vurdere å dedikere en gruppe som skal ha ansvar for å lage situasjonsrapport, identifisere problemstillinger og komme med forslag til løsninger overfor kriseledelsen Papirkartene er for små, og må ses på som reserveløsninger ved nettutfall. En bør bruke de gode digitale kartene som finnes på storskjerm, om nødvendig settes opp ekstra storskjerm. Utfordringen er kriserommets skråtak som begrenser mulighetene Sambandsutstyr. Kommunen har anskaffet to satellittelefoner, og vil overta et antall vhfradioer fra KBR (antallet ukjent) i løpet av den nærmeste tida. Gjennom arbeidet med ROSanalyse og beredskapsplanen er det klart at det finnes svært mye sambandsutstyr i privat eie, hos Sivilforsvaret og frivillige organisasjoner. Det bør lages en plan for etablering av samband ved hjelp av dette utstyret. 4. ERFARINGER I FORHOLD TIL HÅNDTERING AV EKSTREMVÆR og 500-årsflom kombinert med sterk vind/stort snøfall kan i verste fall medføre mange stengte veier kombinert med utfall av strøm/mobil/tlf/internett. EPS må etableres på Tunballen eller Finsland Kommunen kan bli avhengig av alternativ kommunikasjon (vhf, sikringsradio, satelittlf mm) 4.4. Birkelid læringssenter, Oasen skole, Birkelid barnehage og Bjørnungen barnehage må evakueres og etableres i alternative lokaler Innbyggere med hjemmesykepleie/hjemmetjenester må sikres tjenester, enten gjennom midlertidig evakuering til egnet sted eller at hjemmetjenesten sikres transport over flomområder Innbyggere må i verste fall evakueres, alternativt sikres vann, mat og varmeforsyning Det blir antakelig stort behov for skadeforebyggende sikring av hus og innbo (lensepumper, sandsekker mm.) 4.8. Mye skader kan unngås ved å iverksette skadeforebyggende tiltak i forkant som sikring av løse gjenstander, flytting av flomutsatt utstyr, etablering av fysiske sperringer mot flom etc. Vår ref: 14/365-11/K2-X20/KSL Side 3 av 5

4 5. HANDLINGSPLAN FOR IDENTIFISERTE TILTAK Prioritet Tiltak Økonomi Frist Ansvarlig 5.1. Organisering av kriseledelsen Revidere sammensetning og ansvarsfordeling i kriseledelsen Vurdere endring i krisesekretariat (situasjonsbygging, informasjon/kommunikasjon) 5.2. Samband/kommunikasjon Overta vhf-radioer fra KBR, registrering og opplæring Skaffe oversikt over tilgjengelig sambandsutstyr hos eksterne aktører KSL KSL KSL AAN 5.3. Lokaler for kriseledelsen og EPS Vurdere fysisk plassering/organisering i KSL lys av evt. endringer i kriseledelsen Bedre kartløsning i kriserommet KSL Fysisk klargjøring av alternativ EPS Tunballen skole HHI 5.4. Skoler og barnehager Hvordan prioritere åpning/stenging av skoler og barnehager i en beredskapssituasjon Hvordan kommunisere skoler og barnehager med foreldre når telefon og internett ikke fungerer Skaffe oversikt over alternative lokaler til evakuerte skole- og barnehagebarn 5.5. Helse- og omsorgsenheten Skaffe oversikt over lokaler til evakuerte pleietrengende KSL/ Enhetsledere KSL/ Enhetsledere AAN/ enhetsledere AAN/ enhetsleder 5.6. Krisekommunikasjon Lage plan for etablering krisekommunikasjon ved bortfall av mobil-, telefon og internett, inkludert sambandsutstyr og personell fra frivillige organisasjoner 0? KSL Vår ref: 14/365-11/K2-X20/KSL Side 4 av 5

5 Med hilsen Kjell Sverre Langenes ass.rådmann Kopi til: Anders Andersen 4645 NODELAND Kjell A. Kristiansen Postboks NODELAND Vår ref: 14/365-11/K2-X20/KSL Side 5 av 5