Øvingsdirektiv - Øvelse Sodd Beredskapsøvelse for kommunene i Sør- og Nord-Trøndelag

Transkript

1 Øvingsdirektiv - Øvelse Sodd 2017 Beredskapsøvelse for kommunene i Sør- og Nord-Trøndelag

2 Innhold 1 Innledning Tidspunkt for øvelsen Deltakere Lokalisering av deltakere og øvingsledelse Øvelse Sodd 2017 og øvelseskravet i Forskrift om kommunal beredskapsplikt Øvingsmål Hovedmål Delmål Planlegging og forberedelse Øvelsesform og gjennomføring Spillstab Spillmedier Spillpublikum Kontrollører Kontaktperson Besøkende og observatører Evaluering Egenevaluering Evaluering fra fylkesmannen Økonomi Kontaktinformasjon som skal brukes under øvelsen Spillstaben/fylkesmannen... 6 Side 1 av 6

3 1 Innledning Øvelse Sodd er en enkel beredskapsøvelse som Fylkesmennene i Sør- og Nord- Trøndelag tilbyr kommunene i fylkene. All informasjon som deltakerne trenger før øvelsen er samlet i dette øvingsdirektivet. Både for de som skal delta og for de som vurderer om de skal delta. Alle som skal delta skal være kjent med innholdet. 1.1 Tidspunkt for øvelsen Onsdag 1. mars 2017 kl. 09:00 14: Deltakere Alle kommunene i Sør- og Nord-Trøndelag er inviterte til å delta. I forbindelse med distribusjon av øvingsdirektivet ber Fylkesmannen om bekreftelse av deltagelse. Merk: Kommuner som ikke ønsker å delta i denne øvelsen må melde dette skriftlig til øvingsleder i sitt fylke innen 17. februar Se kontaktinformasjon i kap Målgruppen for øvelsen er kommunens kriseledelse og kriseledelsens viktigste støttefunksjoner (sekretariat/ loggførere og ansvarlige for informasjon til publikum og mediene). Ut fra scenario kan det være smart å ta med nøkkelpersoner i kommunen for etablering av evakuert- og pårørendesenter (EPS). Dette kan være både eget personell og representanter for frivillige organisasjoner. Uavhengig om politi, lensmann eller politikontakt er liaison i kommunens kriseledelse, bør han/hun inviteres til å delta på øvelse SODD. 1.3 Lokalisering av deltakere og øvingsledelse. Alle deltakere skal øve i egne lokaler. Spillstaben er lokalisert i fylkesmannens lokaler i E. C. Dahlsgt., Trondheim og Statens hus, Steinkjer. Øvingsleder for kommunene i sør er: Henning L. Irvung. Øvingsleder for kommunene i nord er: Knut Bakstad. 1.4 Øvelse Sodd 2017 og øvelseskravet i Forskrift om kommunal beredskapsplikt Etter Forskrift om kommunal beredskapsplikt 7, skal kommunen sin beredskapsplan som minimum øves annethvert år. Forskriften og veilederen fastsetter ikke eksakte krav og kriterium for hvor stor og kompleks en øvelse må være for å oppfylle forskriftskravet. Øvelse Sodd 2017 er en relativ enkel øvelse, men etter Fylkesmannens vurdering vil forskriftskravet være oppfylt dersom kommunen utnytter hele potensialet som ligger i øvelsen og øver kriseledelsen. Øvelsen skal også evalueres i tråd med 8. Fylkesmannen ønsker å motta kommunens egenevaluering etter øvelsens slutt. 2 Øvingsmål Side 2 av 6

4 2.1 Hovedmål Øvelse Sodd 2017 skal bedre kommunenes evne til å håndtere uønskede hendelser. 2.2 Delmål Øvelsen skal avklare om kommunen har tilfredsstillende planverk og rutiner for mottak, videredistribusjon og håndtering av beredskapsvarsel. Øvelsen skal avklare om kommunen har tilfredsstillende planverk og rutiner for raskt å etablere kriseledelse når situasjonen krever det. Øvelsen skal gi kommunen praktisk trening i DSB-CIM. Opprettelse av hendelse; varsling; loggføring samt lage og dele rapport med Fylkesmannen. Øvelsen skal gi kommunene og Fylkesmannen en mulighet til å trene på bruk av telefonmøter som informasjonskanal under krisehåndtering og samordning. 3 Planlegging og forberedelse Øvelse Sodd 2017 er planlagt og blir gjennomført av Fylkesmennene i Sør- og Nord-Trøndelag som et tilbud til alle kommunene i fylkene. Øvelsen ble varslet på beredskapssamling for kommunene oktober 2016 og på e-post den 20./21. desember. Kommunene er selv ansvarlige for å informere i egen organisasjon, sikre at rette personer er klare til å delta og at det er praktisk tilrettelagt med hensyn til møterom og tekniske hjelpemidler. Vi anbefaler at kommunene går gjennom egne beredskapsplaner, oppdaterer varslingslister og tar en gjennomgang av DSB-CIM i forkant av øvelsen. Alle kommunene i Sør-Trøndelag skal delta i en varslingstest i DSB-CIM i forkant av øvelsen. Kommuner som har endret varslingslisten sin må meddele dette til Fylkesmannen senest 17.februar. 4 Øvelsesform og gjennomføring Øvelse Sodd blir gjennomført som en funksjons-/ (varsling) og diskusjonsøvelse. Øvelsen blir initiert med at alle kommunene får et varsel fra Fylkesmannen kl. 09:00. Vedlagt varselet er et scenario en situasjon som har oppstått i kommunen, tilhørende diskusjonsoppgaver og "bestilling" av tilbakemeldinger til Fylkesmannen. Det siste vil blant annen gjelde kvittering for mottatt varsel og en situasjonsrapport innen et gitt klokkeslett. Varselet blir sendt til den e-postadressen kommunen har meldt til Fylkesmannen at skal brukes som mottak av beredskapsmeldinger. Også oppfølgingsmeldinger blir sendte til denne adressen. Flere kommuner bruker fremdeles postmottak for mottak av beredskapsmeldinger. Fylkesmannen oppfordrer kommunene som har dette til å etablere: «beredskap@kommunenavn.kommune.no» som e- postadresse for mottak av beredskapsmeldinger. E-post som kommer til denne adressen må automatisk videresendes til kommunens ledelse. Side 3 av 6

5 Etter at det første varselet er mottatt og kvittert for, blir det ikke lagt opp til stresstesting og aktivitet i høyt tempo. Målet er at deltakerne i eget tempo skal få diskutert gjennom scenarioet og øve seg på å gjennomføre «førstemøte» og «statusmøter» med bruk av CIM. Diskusjonsoppgavene vil omfatte både håndtering av selve situasjonen og spørsmål rundt intern organisering, oppgavefordeling og interne rutiner for eksempel for loggføring, rapportering og informasjon til egen organisasjon, innbyggere og mediene. Bruk av CIM blir et av temaene i diskusjonsoppgavene, og det blir også lagt opp til at CIM skal brukes under øvelsen: til loggføring, sending av meldinger, rapportering osv. Fylkesmannen er innforstått med at kommunene står ulikt når det gjelder bruk av CIM. Øvelsen blir avrundet med at kommunene sender situasjonsrapport kl. 14:00. Kommunene skal også delta på ett telefonmøte, trolig kl. 12:30 eller 13:15. Agenda og tidspunkt samt oppkoblingsnummer for den enkelte kommune blir kunngjort på øvingsdagen. Forventet innhold i situasjonsrapporten framgår av det første varselet som blir distribuert. Praktiske forhold angående telefonmøtene blir distribuert øvingsdagen. 4.1 Spillstab Spillstaben distribuerer det første varselet og diskusjonsoppgavene, registrerer kvitteringer for mottatt varsel, tar imot situasjonsrapporter og arrangerer telefonmøter. Spillstaben/Fylkesmannen er også tilgjengelig for oppfølgingsspørsmål fra kommunene. Se avsnitt 7.1 for kontaktinformasjon. Som systemadministrator har fylkesmannen/spillestaben teknisk mulighet til å følge øvelsene gjennom kommunene sine logger i CIM. Dette blir likevel ikke gjort uten at det fra kommunen blir bedt om det. Og for ordens skyld: spillstaben vil uansett ikke ha praktisk mulighet til å følge alle loggene. Fylkesmannen baserer seg kun på informasjon som kommer i situasjonsrapportene (og ikke loggene til kommunene). 4.2 Spillmedier Det er ikke lagt opp til bruk av spillemedier under øvelsen. Kommunene vil ikke bli kontaktede av spilljournalister, og det vil heller ikke bli produsert eller publisert mediestoff under øvelsen. 4.3 Spillpublikum Det er ikke lagt opp til bruk av spillpublikum under øvelsen. Kommunene vil ikke få telefoner eller andre meldinger fra berørte innbyggere eller virksomheter. Side 4 av 6

6 Det blir ikke lagt opp til telefoner i særlig grad inn til kommunen under øvelsen. Den inputen som kommer, kommer hovedsakelig som meldinger via CIM eller e- post. 4.4 Kontrollører Det er ikke lagt opp til bruk av eksterne evaluatorer hos hver kommune. Det kan likevel være lurt å utpeke en av sine egne til å følge øvelsen litt fra sidelinjen fristilt fra selve håndteringen, men med mulighet til å observere, notere og gi innspill til egenevaluering. 4.5 Kontaktperson Selv om det ikke er lagt opp til bruk av evaluatorer har Fylkesmannen bruk for en kontaktperson som vi kan ta direkte kontakt med under øvelsen. Det kan gjelde tekniske problem eller uklarheter som oppstår for så vidt både før og under øvelsen. Som utgangspunkt bruker vi kommunens beredskapskontakt. Dersom det blir en annen, må vi få beskjed. Kontaktpersonen må være tilgjengelig på mobiltelefon under hele øvelsen. 4.6 Besøkende og observatører Det er ikke lagt opp til noe spesielt opplegg for besøkende og observatører. Om spørsmål skulle dukke opp, får hver kommune selv ta stilling til det. 5 Evaluering Øvelsen blir evaluert på to plan Egenevaluering fra kommunene Evalueringsrapport fra Fylkesmannen 5.1 Egenevaluering Diskusjonsoppgavene er utformede slik at de automatisk gir en selvransakende gjennomgang av tilstanden innenfor de problemstillingene som blir øvd. Der evalueringen gir grunnlag for det, skal det foretas nødvendige endringer i risikoog sårbarhetsanalysen og beredskapsplaner iht. forskriftens 8. Kommunen bør sette av tid til oppsummering og prioritering av intern oppfølging etter øvelsen er avsluttet i praksis etter at telefonmøtet er ferdig. Fylkesmannen ønsker at evalueringsskjema sendes samme dag og oppfølgingsplan sendes til oss innen to uker etter øvelsen. 5.2 Evaluering fra fylkesmannen Vesentlige moment fra diskusjonsoppgavene blir etterspurt i situasjonsrapporten som kommunene skal sende til fylkesmannen. Sammen med andre observasjoner av for eksempel varslingstider og innspill fra telefonmøter, vil disse danne grunnlag for en evalueringsrapport fra fylkesmannen. Side 5 av 6

7 6 Økonomi Øvelsesdeltakerne dekker egne kostnader. 7 Kontaktinformasjon som skal brukes under øvelsen Telefonstorm og informasjonsflom er som nevnt ikke øvelsesmoment i denne øvelsen. I utgangspunktet skal all informasjonsflyt mellom kommunene og Fylkesmannen/spillstaben gå via CIM og Fylkesmannens/ kommunenes beredskaps-epost. Merk: Alle samtaler og skriftlige meldinger som formidles i løpet av øvelsen, skal merkes tydelig ØVELSE ØVELSE ØVELSE. Dersom det formidles reelle beredskapsmeldinger under øvelsen, skal disse merkes tydelig NO PLAY. Dersom det underveis i øvelsen inntreffer en reell hendelse som gjør at øvelsen må avbrytes formidles dette gjennom meldingen BULLDOG. 7.1 Spillstaben/fylkesmannen Spillstaben kan kontaktes på disse telefonnumrene: Henning L. Irvung øvingsleder/ spillstab, FMST Dag Otto Skar spillstab, FMST Alexander Pedersen spillstab, FMST Knut Bakstad øvingsleder/ spillstab, FMNT Per Arne Stavnås spillstab, FMNT All skriftlig kommunikasjon til spillestaben skal gå til denne e-postadressen: Sør-Trøndelag: fmstberedskap@fylkesmannen.no Nord-Trøndelag: fmntberedskap@fylkesmannen.no Side 6 av 6