Øvelse kraft ekom vei Møre og Romsdal 2011

Transkript

1 Øvelse kraft ekom vei Møre og Romsdal 2011 Evalueringsrapport Ann Kristin Larsen

2 Innholdsfortegnelse 1 Sammendrag Innledning Om øvelsen Deltakere Overordnet øvingsmål Formål med evalueringen Evaluering Situasjonsanalyse, varsling og rapportering Ledelse og krisehåndtering Ansvar og rolleavklaring Samordning og koordinering Reparasjonsberedskap (herunder løsningsalternativer for kontinuitet i egne tjenester, skadebegrensning og gjenoppbygging fram i tid) Informasjonsberedskap/krisekommunikasjon/mediehåndtering Planlegging og gjennomføring av rasjonering Etterlevelse av beredskapsforskriftens krav Side 2

3 1 Sammendrag De fleste deltakerne på øvelsen har meldt tilbake at de har hatt utbytte av øvelsen, og at de til tross for et scenario de er relativt vant til, har avdekket områder for forbedring. Denne evalueringsrapporten oppsummerer deltakernes innsats, stiller noen spørsmål det bør reflekteres over og gir noen signaler i forhold til hva som bør iverksettes av oppfølgingstiltak. Noe av det viktigste som ble avdekket under øvelsen er at de fleste aktørene vil oppleve utfordringer knyttet til kommunikasjon ved langvarige strømbrudd. Kun et fåtall har utstyr og planer for alternativ kommunikasjon ved bortfall av mobiltelefoni, IP-telefoni og Internett. Fylkesmannen slår et slag for satellitt-telefonen, hvor han mener alle kritiske samfunnsaktører bør se nytteverdien i å investere i denne typen utstyr. For eksempel har verken politi, vegvesen eller helsetjenesten satellitt-telefon. Kraftforsyningen i Møre og Romsdal har et eget samband som gjør at kraftforsyningsaktørene kan kommunisere seg i mellom, men dette sambandssystemet kan ikke brukes til å få kontakt med andre virksomheter. I en situasjon som er enda mer alvorlig enn den som det ble øvd på her, er det en klar fordel at alle samfunnsviktige aktører kan kommunisere med hverandre. Aktørene bør derfor vurdere anskaffelse av alternative kommunikasjonsløsninger, samt legge en strategi for hvordan man skal nå ut med informasjon til befolkningen og kommunisere med viktige samarbeidspartnere ved bortfall av ordinære ekomtjenester. Øvelsen avdekket at uvær med påfølgende stengte broer, veier og tuneller skaper store utfordringer. Noen har beredskapslager som er plassert slik at de risikerer å bli avskåret fra dette. Noen vil oppleve utfordringer knyttet til å få fulgt opp berørte når skoler, barnehager og institusjoner er isolert. Under øvelsen ble evakuering av skole og banehagebarn en av hovedutfordringene, både i forhold til å enes om hvordan evakueringen skulle foregå og å få det til i praksis. Dette er ufordringer som bør omtales i virksomhetenes beredskapsplaner. Et av scenarioene under øvelsen var brudd på flere sjøkabler (både for ekom og kraft) med store konsekvenser i form av blant annet langvarige strømbrudd flere steder. Å reparere en sjøkabel kan være komplisert. Legges en orkan til på toppen, kompliseres situasjonen ytterligere. Øvelsen avdekket ikke i tilstrekkelig grad hvorvidt de berørte selskapene har en god reparasjonsberedskap for sjøkabler eller kjenner til støttespillere som har det. Dette er imidlertid et pålagt krav innen kraftforsyningen. Øvelsen avdekket at det er relevant at nettselskapene samarbeider tett om feilsøking og etterfølgende reparasjoner, samt at de har planer for utveksling av beredskapsressurser ved manglende tilgang på egne. Øvelsen avdekket også at det er viktig at nettselskapene får til en god informasjonsutveksling seg i mellom og mellom nettselskapene og systemeier, slik at det enkelte selskap blir i stand til å lage gode prognoser for den videre utviklingen med påfølgende informasjonsstrategi. Øvelsen evnet antakelig ikke i tilstrekkelig grad å belyse utfordringer knyttet til fare for snøskred og risikovurderinger i forhold til hvorvidt det var trygt å sende inn reparasjonspersonell og redningspersonell inn i et skredutsatt område. Dette er antakelig forhold som bør følges opp i en egen skredøvelse. Side 3

4 2 Innledning 2.1 Om øvelsen Øvelse kraft-ekom-vei Møre og Romsdal 2011, i det videre kalt Øvelse Møre og Romsdal, var knyttet opp til Prosjekt regionale øvelser, initiert av NVE for å utvikle et konsept for regionale øvelser med hovedfokus på kraftbransjen. Øvelsen for Møre og Romsdal var den femte av de ordinære øvelsene i en serie med regionale øvelser. Øvelsen ble gjennomført torsdag 10. februar i Kristiansund, med et forberedende seminar i forkant torsdag 27. januar, også det i Kristiansund. Øvelsen hadde form som en table top /diskusjonsøvelse, hvor de som ble øvd både mottok meldinger i plenum og skriftlige meldinger målrettet mot den enkelte deltakende virksomhet. I tillegg ble det spilt inn hendelser fra spillmedia. Scenarioet var kraftig storm med utvikling mot orkan, tilsvarende nyttårsorkanen i 1991 (bare hakket verre). Konsekvensene var omfattende skade på kritisk infrastruktur (kraft, ekom, vei) som følge av vind og snøskred, med mer. Det geografiske øvingsområdet var Nordmøre og Romsdal, med spesiell fokus på Sunndal og Kristiansund kommune, samt området som NEAS har ansvaret for. 2.2 Deltakere Følgende virksomheter ble øvd (og var i all hovedsak representert i øvingsledelsen): Kraftforsyningens distriktssjef (KDS), Istad Nett, Statnett, NEAS, Nesset kraft, Sunndal Energi, Sunndal kommune, Kristiansund kommune, Fylkesmannen, Nordmøre og Romsdal politidistrikt, Statens vegvesen Region midt, samt Fylkesberedskapsrådet i en responscellefunksjon. 2.3 Overordnet øvingsmål Det overordnede øvingsmålet var definert som følger: Øve aktørenes beredskap, krisehåndteringsevne, rolleforståelse og samarbeidsevne i forbindelse med hendelser relatert til storm/uvær med påfølgende skade på kritisk infrastruktur. Mer konkret: Øve på sammenfallende utfordringer for kraft, ekom og vei og iverksettelse av tiltak for å sikre rask og effektiv gjenoppretting Øve på samarbeid om viktige prioriteringer Øve på rasjoneringsproblematikk I tillegg til det overordnede øvingsmålet hadde hver enkelt virksomhet meldt inn egne virksomhetsspesifikke øvingsmål. Oppnåelsen av disse øvingsmålene er til en viss grad vurdert i denne evalueringsrapporten. I tillegg er den enkelte virksomhet oppfordret til å foreta interne evalueringer som går mer i dybden på egne mål. Side 4

5 3 Formål med evalueringen Formålet med denne evalueringsrapporten er å oppsummere deltakernes erfaringer etter øvelsen, avdekke forbedringspotensial og skape grunnlag for læring i forbindelse med eventuelle fremtidige hendelser tilvarende de som ble øvd under Øvelse Møre og Romsdal. 4 Evaluering Med utgangspunkt i det overordnede målet for øvelsen, samt virksomhetenes spesifikke øvingsmål, er følgende øvingsmomenter valgt som utgangspunkt for evalueringen: Situasjonsanalyse, varsling og rapportering Ledelse og krisehåndtering (inkludert vurdering og iverksettelse av tiltak, bruk av beredskapsplanverk og egnetheten til dette) Ansvar og rolleavklaring Samordning og koordinering (inkludert samarbeid om viktige prioritering og tiltak) Reparasjonsberedskap Løsningsalternativer for kontinuitet i egne tjenester, skadebegrensning og gjenoppbygging fram i tid Informasjonsberedskap/krisekommunikasjon/mediehåntering (herunder kommunikasjon når ekom er nede) Planlegging og gjennomføring av rasjonering Etterlevelse av beredskapsforskriftens krav, herunder krav til planer for reparasjoner/gjenoppretting 4.1 Situasjonsanalyse, varsling og rapportering KDS tok raskt kontakt med nettselskapene som deltok på øvelsen og ba de om å sjekke beredskapen med utgangspunkt i at det allerede var uvær og meldt orkan. KDS fulgte også opp selskapene fortløpende gjennom øvelsen, vurderte situasjonen deretter for så å rapportere status i Fylkesberedskapsrådet og til NVE. Istad Nett etablerte full beredskap innen egen operasjonell virksomhet. Innledende varsling og rapportering ble iverksatt i henhold til rutiner for dette, og det ble etablert kontakt med eksterne samarbeidspartnere. Lokale problemstillinger ble drøftet grundig internt, men antakelig ikke kommunisert tilstrekkelig ut. Det ble også opplevd som utfordrende å skaffe seg tilstrekkelig med fakta, skaffe seg oversikt over status i det overliggende nettet samt å lage prognoser for tiden framover og legge en strategi i henhold til dette. For Statnetts del innebar øvelsesscenarioet en relativt normal gjenopprettingsprosedyre med ikke ukjente komplikasjoner. Statnett iverksatte tiltak i henhold til det de normalt pleier å gjøre i en slik situasjon. Førsteprioritet for deres del var å gjenopprette nettet, og å følge med på situasjonen fortløpende, det være seg frekvens, spenning, snitt og stabilitet i systemet i tilegg til vurdering av eventuelle nye feil. Når det gjaldt vurdering av mediebildet og oppfølging av media, ble det håndtert av informasjonsavdelingen sentralt via Landssentralen som var representert med en medarbeider under øvelsen. Side 5

6 NEAS etablerte raskt kontakt med Kristiansund kommune, og sendte blant annet en E-post hvor selskapet ba kommunen om å vurdere å stenge barnehager og lignende som følge av den ustabile strømsituasjonen. I tillegg til NEAS, etablerte Kristiansund kommune tett dialog med politiet. Aktørene fikk oppgitt en fast kontaktperson i kommunen, og det ble gjennomført orienteringer jevnlig gjennom hele øvelsen. Utover dette, rapporterte kommunen til Fylkesmannen i henhold til definerte rutiner for dette. Kommunen valgte også å øve på bruken av krisehåndteringsverktøyet CIM. Det viste seg å ikke fungere optimalt, og bør derfor følges opp etter øvelsen. Fylkesmannen varslet kommunene og andre om uværet som var i vente og den potensielle skredfaren i øvingsområdet, i henhold til mal og instruks gitt av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). Fylkesmannen samlet også inn informasjon fra kommunene og fra deltakerne i Fylkesberedskapsrådet via telefonmøter flere ganger under øvelsen, og rapporterte så videre til DSB og ut til befolkningen via media. I tillegg tok Fylkesmannen initiativ til å informere statsministerens kontor. Umiddelbart etter den første skredhendelsen, iverksatte politiet varsling av en rekke etater i henhold til egne rutiner for dette. Politiet fikk en omfattende jobb etter som det gikk snøskred flere steder, hvorav et skred potensielt hadde tatt med seg en skolebuss på sjøen. Skolebuss i ras er i seg selv en kjempeutfordring. Det stilles store forventninger til innsatspersonell om at de skal ta seg inn i området og berge ut folk i live. Risikovurderinger må foretas raskt og dette er et tungt ansvar. Politiet brukte tid på å drøfte situasjonen og foreta vurderinger. Det ble etablert en redningsaksjon med nødvendige ressurser og støttefunksjoner. Det er litt uklart for øvingsledelsen hvilken konklusjon politiet falt ned på med tanke på risikovurderingen. Men etter hvert ble det kjent at bussen hadde gått klar av raset, og redningsaksjonen ble avsluttet. En utfordring politiet avdekket i denne situasjonen er at det er dårlig med tilgang på båtressurser inne i fjordene. Det måtte man hatt tilgang på om bussen hadde blitt skylt på sjøen. For Statens vegvesens del var scenarioene under øvelsen på mange måter lik ukene 10 og 11 i (Jfr. bl.a. snøskred, isolerte områder og samvirke med andre offentlige og private institusjoner). Erfaringene gjorde det lettere å vurdere situasjonen, velge fokus, oppgavefordeling og informasjonsstrategi. Vegvesenet igangsatte umiddelbart rapportering til politi og Fylkesmannen, i tillegg ble det sendt situasjonsrapporter internt i Statens vegvesen ved bruk av krisehåndteringsverktøyet VegCIM. Viktige funn/læringspunkter: Under oppsummeringen av øvelsen ble det gitt uttrykk for at det kunne ha vært en fordel med faste tidspunkter for statusrapporter til KDS, og at dette er noe KDS bør vurdere å innføre i forbindelse med fremtidige hendelser I situasjoner som innebærer stor skredfare med fare for liv og helse, er det viktig med klare risikovurderinger for om man skal sende inn mannskap eller ikke I en situasjon hvor et skred skyller kjøretøy på vannet, er det viktig med rask tilgang på båter. Øvelsen avdekket at politiet har dårlig med båtressurser inne i fjordene Noen av aktørene valgte å teste ut bruken av egne krisehåndteringsverktøy under øvelsen, herunder CIM. I den grad de ikke fungerte optimalt, kan dette være noe å ta tak i, i etterkant av øvelsen, basert på de nye erfaringene man har gjort seg Side 6

7 4.2 Ledelse og krisehåndtering KDS var aktiv, synlig og proaktiv under øvelsen. Han tok tidlig kontakt med selskapene, og hadde god dialog med Fylkesmannen gjennom telefonmøter (som medlem av Fylkesberedskapsrådet). KDS var tydelig utad på at man sto overfor en svært anstrengt situasjon, og at alle måtte forberede seg på worst case og rasjonering. Samtidig beholdt han roen gjennom det hele, og signaliserte ut at han hadde kontroll. Ledelsen i Istad nett tok raskt styring over situasjonen. Beredskapsorganisasjonen ble etablert, og det ble iverksatt en rekke tiltak i henhold til egen beredskapsplan. Blant annet besluttet beredskapsledelsen å utplassere aggregater strategiske steder, sørge for ekstra bemanning i kundesenteret og etablere kriseside på /beredskap. Det ble etablert kontakt med de største kundene, blant annet gjennom sms-varsel til kunder med mobilnummer i kundebasen. I tillegg ble det opprettet kontakt med KDS og Statnett. Tiltakene til tross, melder Istad at det var utfordringer knyttet til å få til en god og effektiv kundekontakt med de største og mest sensitive næringskundene med kritiske prosesser, for eksempel Hustad marmor, samt med kommunene. Det var også utfordrende å få til en god informasjonsflyt mellom selskapet og de andre kraftaktørene. Statnett var til tider proaktiv og tok blant annet kontakt med NEAS for å høre om de hadde behov for mer forsyning. (NEAS kunne ikke ta imot pga lokal feil). Antakelig kunne Statnett hatt en enda tettere dialog med nettselskapene da dette ble etterlyst av blant annet Istad nett. Statnett påpeker i sin evaluering at det kan være greit å skille mellom settingen under øvelsen og en virkelig situasjon. Statnetts kriseledelse og Statnetts lokale beredskapsgruppe deltok ikke på øvelsen. De ville i en reell situasjon ha kommet inn som en konstruktiv støttespiller til operativ drift og tatt seg av kontakten mot andre etater og media. De operative ressursene ville da kunnet konsentrere seg om driftingen av nettet i samarbeid med aktuelle konsesjonærer. Fylkesmannen opplevde øvelsesscenarioet som håndterbart, og ingen større utfordringer knyttet til å utøve sin lederrolle. I all hovedsak ble nærhets, ansvars og likhetsprinsippet fulgt, slik at Fylkesmannen overlot til ansvarlig virksomhet å håndtere egne utfordringer. Samtidig var Fylkesmannen tydelig på at han ville være tilgjengelig for kommunene og bistå ved behov, men at han ikke har ressurser til å gå aktiv inn i krisehåndteringen på hvert enkelt skadested. Det var aldri snakk om å iverksette samordning. Men gjennom hyppig møtevirksomhet og aktiv bruk av media fikk Fylkesmannen allikevel tatt initiativ til samordning av informasjon i den grad det var mulig. Fylkesmannen poengterte i sin umiddelbare oppsummering etter øvelsen betydningen av å ha et godt beslutningsgrunnlag i møtet i Fylkesberedskapsrådet, men det kommer ikke fram hvorvidt dette var noe som manglet under øvelsen. Umiddelbart etter første hendelse iverksatte politiet egen stabsorganisasjon og kalte inn den utvidede redningsledelsen. Forsvaret ble kontaktet for å bistå med utstyr og utlegging av kommunikasjonslinjer til bruk om alt annet skulle falle ut. Sivilforsvaret ble kontaktet for å assistere i forbindelse med bl.a. skoler som kunne evakueres. Telenor ble kontaktet for bistand på sambandssiden. Lensmennene ble sendt til kommunenes beredskapsorganisasjoner hvor de også deltok. Politiet iverksatte med andre ord en rekke tiltak innledningsvis i henhold til eget beredskapsplanverk, og utøvde sin lederrolle i henhold til det som er nedfelt av instrukser. Politiet har gitt uttrykk for at det kan være vanskelig å ta ansvar for styringen av trafikken i en krisesituasjon som skyldes uvær, da Politiet må basere seg på objektive kriterier fra andre ansvarlige etater. Det viste seg i dette tilfellet at Vegvesenet ikke hadde klare grenser for når broene skulle stenges i forhold til vindhastighet. Det fantes heller ikke lokale vindmålestasjoner i nærheten av broene i Kristiansund slik at avgjørelsene ble basert på Side 7

8 skjønn ut fra generelle værmeldinger. Stengningen av broene viste seg å få store samfunnsmessige konsekvenser. Det er derfor viktig at ikke konsekvensene blir forverret av unøyaktigheter i beslutningssystemet. Utover dette hadde politiet en god og tett dialog med Vegvesenet. Ordføreren i Sunndal kommune, som leder for kriseledelsen, samlet de sentrale aktørene i kriseledelsen og tok raskt lederrollen, godt støttet av rådmann og lensmann. Ordføreren fremsto utad som en klar og tydelig leder. Kommunen erfarte imidlertid noen utfordringer knyttet til å få til en effektiv organisering av krisehåndteringen da mange hadde lyst til å ta tak i de sammen oppgavene. Men dette ville trolig ha fungert bedre i en reell situasjon. Kriseledelsen hadde satt seg inn i egne beredskapsplaner i forkant av øvelsen og skaffet seg en del oversikter de antok ble nødvendige i henhold til øvingsdirektivet. Tilgjengelige planer ble benyttet som oppslagsverk. Øvelsen avdekket imidlertid at planverket til kommunen ikke er så oppdatert og godt som det bør være. Kommunen måtte i tillegg til bortfall av strøm og ekom håndtere konsekvensene av en rekke snøskred med fare for nye skred. Den innledende hendelsen med fare for at en skolebuss var tatt av skred tok mye oppmerksomhet. Siden fikk skoleelever og barnehagebarn mye fokus gjennom øvelsen (hvordan sikre at disse kom seg trygt hjem eller ble ivaretatt borte fra foreldrene der stengte veier og voldsomt uvær gjorde det uaktuelt å sende barna hjem). I forhold til scenarioet med strømbrudd og ekomsvikt, kunne det antakelig ha vært rettet mer oppmerksomhet mot pleie- og omsorgssektoren (både drift av en stor institusjon og hjemmebaserte tjenester i en langstrakt kommune uten veier og ekom). Også landbruk/dyrehold og bedrifter fikk lav prioritet under øvelsen. Kristiansund kommune ble utfordret på et scenario med sterk storm, stengte veier og broer, og med skolebarn og barnehagebarn som ikke kom seg hjem som følge av dette. I tillegg ble kommunen mørklagt flere ganger, og manglet ekom under store deler av øvelsen. Kommunen har i sin evaluering gitt uttrykk for at de hadde nok å jobbe med og at det til tider var hett rundt ørene. De evnet likevel å bevare roen under øvelsen, være løsningsorienterte og tenke både her og nå situasjon samtidig som de redegjorde for langsiktige tiltak. Kommunen besluttet raskt å etablere mottaks- og tjenestesenter i alle bydeler i henhold til beredskapsplanen. Videre ble kommunen tidlig anbefalt av NEAS om å hente barn i barnehager og elever i skolene hvis mulig, på grunn av fare for langvarig strømbrudd. Kriseledelsen tok raskt tak i dette, og brakte anbefalingen videre til politiet. Politiet på sin side ba kommunen avvente eventuell henting av barn og prioritere å frakte forsyninger ut i stedet for å evakuere. Dette var en tøff beslutning for kommunen i og med at det var snakk om flere tusen barn, men de valgte å følge politiets anbefaling. Vegvesenet hadde en litt annen oppfatning enn politiet med tanke på om det var mulig å evakuere eller ikke, men det er litt uklart hvorvidt vegvesenets holdning ble tatt til etterretning av politiet eller ikke. Kommunen valgte uansett å forholde seg til politiet, og var tydelig i sin kommunikasjon utad på at dette var en vurdering gjort av politiet, og at det ville være tett dialog mellom kommunen og politiet om den videre krisehåndteringen. Statens vegvesen opererer med forhåndsdefinerte kriseteam. De ulike tjenestestillingene er besatt av personell med relevant teoretisk og praktisk bakgrunn, men ulikt øvet. Oppfatningen etter øvelsen er at kriseteamet tok et tydelig ansvar for å håndtere utfordringer som oppsto. Likeledes ble arbeidsoppgaver fordelt i den grad det var aktuelt og mulig. Ved en reell hendelse ville flere av hendelsene blitt fordelt til ansatte (fagressurser) utenfor kriseteamet, men siden dette ikke var øvingsteknisk lov ble håndtering løst internt. Dette gjorde at noen kanskje fikk oppgaver på siden av sin primærfunksjon. Likevel kan dette godt være tilfelle og Side 8

9 opplevdes derfor ikke som negativt. Etaten medbrakte relevant planverk. I tillegg ble loggfunksjonen på VegCIM benyttet med stor nytteeffekt. Viktige funn/læringspunkter: Fylkesmannen hadde fokus på og evnet å følge ansvars, nærhets og likhetsprinsippet. Kommunene hadde ikke behov for å be Fylkesmannen om assistanse, hvilket kan tyde på at kommunene i Møre og Romsdal er godt rustet og har erfaring i å håndtere den type situasjoner som ble simulert under øvelsen Øvelsen avdekket at det innledningsvis i en krise kan være utfordrende for den enkelte representant i kriseledelsen å finne sin plass, og at mange tar tak i de samme oppgavene. Enkle sjekklister i beredskapsplanen og delegering av oppgaver i henhold til disse kan være en løsning. Utover dette bør samtlige i etterkant av en øvelse gå igjennom sin egen beredskapsplan og se om det er rom for forbedringer Politiet har gitt uttrykk for at det kan være vanskelig å ta ansvar for styringen av trafikken i en krisesituasjon som skyldes uvær, da Politiet må basere seg på objektive kriterier fra andre ansvarlige etater. Politiet etterlyser klare parametre for når broer skal stenges/åpnes for trafikk i tilfeller med sterkt storm/orkan. Dette bør være et tema for oppfølging i etterkant av øvelsen I en øvelse som omfatter strømbrudd og bortfall av ekom, vil det være mange berørte. Under øvelsen kunne det antakelig ha vært rettet mer oppmerksomhet mot for eksempel pleie- og omsorgssektoren (både drift av en stor institusjon og hjemmebaserte tjenester) og landbruk/dyrehold. Det ville være naturlig å drøfte deres behov i forhold til nødstrøm, evakuering til samlingssteder med strøm, osv. 4.3 Ansvar og rolleavklaring Basert på tilbakemeldingene virker det som at alle i stor grad var bevisst egen rolle og eget ansvar, mens det innledningsvis var litt mer usikkert hva som var eksternes ansvar og roller. Det ble lett til at medlemmer i kriseledelsen i den enkelte virksomhet tok hele ansvaret selv også der det var naturlig at andre instanser hadde det reelle ansvaret. Dette ville trolig fungert bedre i en reell situasjon, og det var også noe som gikk seg til utover i øvelsen hvor de fleste begynte å spille på andre ressurser. Viktige funn/læringspunkter: Øvelsen har avdekket noen uklarheter med tanke på hvem som kan ta ansvar for åpning/stenging av veier. Dette bør følges opp av de ansvarlige virksomheter 4.4 Samordning og koordinering Øvelsen avdekket at det er noe rom for forbedring med tanke på kommunikasjon nettselskapene i mellom, og mellom nettselskapene og systemansvarlig Statnett. For at det enkelte nettselskap skal kunne tenke litt framover i tid, lage prognoser og en påfølgende informasjonsstrategi, er det viktig å få til gjensidig informasjonsutveksling om status og hva som er/vil bli iverksatt av tiltak av betydning for den andre part. Side 9

10 Det virket som om samtlige nettselskap fikk til et tett samarbeid med egen berørt kommune, og iverksatte tiltak i samarbeid med kommunen. For eksempel i forhold til risikovurderinger rundt skredene som hadde gått (i begrenset grad), drøftinger rundt hvem som burde ha prioritet med tanke på gjenoppretting av strømmen, utplassering av aggregater, m.m. Rent spillteknisk gjorde et par av nettselskapene noen short cuts ved å løse en hendelse uten å kommunisere dette ut. Dette dreide seg om en jordfeil som oppsto som følge av at et par sjøkabler ble kuttet. Hendelsen skulle egentlig være uløselig før det ble utvekslet informasjon om hva som var årsaken til feilen og igangsatt samarbeid om feilrettingen. Det var også en tanke opprinnelig, fra øvingsledelsens side, at hendelsen skulle kunne belyse noen utfordringer knyttet til reparasjonsberedskap for sjøkabler. Fylkesmannen vurderte situasjonen slik at det ikke var behov for å erklære formell samordning, men at det var viktig med hyppige møter med berørte for å få til en god informasjonsutveksling, og samordne informasjonen utad i den grad det er mulig. Politiet hadde tett kontakt med alle aktører de hadde behov for å samordne seg med, og da spesielt med Vegvesenet og Fylkesmannen, og med kommunene gjennom liaisoner i LRS. Sunndal kommune var opptatt av å drøfte spørsmål knyttet til viktige prioriteringer, både internt og med eksterne, og håndterte dette på en grei måte selv om fokuset antakelig ble litt begrenset. Kommunen melder også om rom for forbedring med tanke på informasjonsutveksling med eksterne samarbeidspartnere. Statens vegvesen har som et primært mål å samvirke proaktivt og dokumenterbart. Virksomheten ser at mange er avhengige av de beslutninger Statens vegvesen tar/ikke tar og at det er viktig å informere andre som dette vil få konsekvenser for. Det ble derfor etablert hyppig kontakt med de andre deltakerbordene. Likeledes ble etatens bord flittig besøkt av blant annet politi og berørte kommuner. Samhandling med underentreprenører gikk greit helt til mobilnettet falt ut i Sunndalen. Vegvesenet avdekket da et sårbart punkt i egen organisasjon som må følges opp etter øvelsen. Flere alternativer vil bli vurdert. Samarbeid med kommuner vil også være en utfordring. Statens vegvesen vil derfor vurdere utsendelse av fast liason til større samarbeidspartnere ved senere hendelser av denne dimensjonen. Dette for å knytte tettere bånd mellom ulike ledd, forebygge sårbar kommunikasjon og sørge for relevant etterretning for kriseteamet. Statnett erfarte at samspillet med eksterne fungerte bra, det samme gjaldt det interne samspillet, men at det er visse ting som kan forbedres. For eksempel er KBO-organiseringen internt i Statnett noe uklar, herunder rutinene for varsling. Organiseringen bør derfor gjennomgås og tydeliggjøres. Viktige funn/læringspunkter: Øvelsen avdekket at det er noe rom for forbedring med tanke på kommunikasjon nettselskapene i mellom, og mellom nettselskapene og systemansvarlig Statnett. Også andre virksomheter rapporterer om rom for forbedringer ifm informasjonsutveksling Samtlige nettselskap fikk til et godt samarbeid med egen berørt kommune Fylkesmannen opplevde ikke situasjonen som så alvorlig eller krevende at det var behov for å iverksette samordning. Effektive telefonmøter med medlemmene av Fylkesberedskapsrådet og med kommunene, bidro til god oversikt og kontroll Side 10

11 Statens vegvesen avdekket utfordringer knyttet til kommunikasjon med underentreprenører, kommuner og andre samarbeidspartnere når mobilnettet var nede. Statens vegvesen vil derfor vurdere utsendelse av fast liason til større samarbeidspartnere ved senere hendelser av denne dimensjonen Statnett erfarte at det er behov for en gjennomgang av KBO-organiseringen med tilhørende varslings og rapporteringsrutiner 4.5 Reparasjonsberedskap (herunder løsningsalternativer for kontinuitet i egne tjenester, skadebegrensning og gjenoppbygging fram i tid) Selv om de fleste nettselskap har tilstrekkelig med reserveutstyr og mannskap selv, samt gode avtaler og samarbeid med faste entreprenører, avdekket øvelsen tilfeller hvor nettselskapene burde ha bedt andre nettselskap om assistanse. Noen hadde eget reservelager plassert slik at det ikke kunne nås pga stengte veier og broer. I det hele tatt bød øvelsen på så mange transportmessige utfordringer at det burde ha vært et tettere samarbeid aktørene imellom for å få fram utstyr og personell til ulike skadesteder, og få på plass et tettere samarbeid om prioriteringer med tanke på gjenoppretting. I følge KDS ville det i en reell situasjon ha vært enda mer kontakt mellom selskapene for utveksling av personell enn det som ble uttrykt under øvelsen. En annen utfordring når det gjelder reparasjonsberedskap er samband. Innen kraftforsyningen har man eget samband, men det er ikke mulig å kommunisere med entreprenørene, vegmyndigheter og politi med flere via dette. Øvelsen avdekket at kun et fåtall har utstyr og planer for alternativ kommunikasjon ved bortfall av mobiltelefoni, IP-telefoni og Internett. Fylkesmannen slår et viktig slag for satellitt-telefonen, hvor han mener alle kritiske samfunnsaktører bør se nytteverdien i å investere i denne typen utstyr for å kunne kommunisere sammen. For eksempel har verken politi, vegvesen eller helsetjenesten satellitttelefon. Tilbakemeldingene fra kommunene tyder på at de ikke erfarte noen større utfordringer knyttet til å opprettholde kontinuitet i egne tjenester. Beslutninger og tiltak knyttet til opprettholdelse av drift ble fattet etter drøftinger og vurderinger av alternativer i kriseledelsen. Kristiansund kommune hadde fokus på at kritiske samfunnsfunksjoner hadde aggregater og nok drivstoff, herunder vannverket hvor Byingeniøren fikk i oppgave å følge dette opp. Ellers har kommunen oppgitt at de har VHF-samband, og at de har mulighet til å låne bærbare VHFradioer av NEAS. Under øvelsen ble det avklart at de kunne rekvireres ved behov. Når det gjelder VHF-samband er det imidlertid viktig å merke seg at det kan bli rammet av lengre strømbrudd, noe representantene fra helsetjenesten påpekte under oppsummeringen etter øvelsen. Statnett har i sin evaluering meldt tilbake at de i all hovedsak klarte å opprettholde kontinuitet i egne tjenester, da det for det meste var snakk om kjente driftsproblemer. Det som var utfordringen var at øvelsestekniske forhold gjorde det vanskelig å få til en tilstrekkelig oversikt over alle hendelsene som inntraff uten tilgang på selskapets vanlige datatekniske hjelpemidler. Blant annet savnet deltakerne prosessanlegg eller Aristo for å simulere noe som lignet det daglige. Side 11

12 Viktige funn/læringspunkter: Flere av nettselskapene har gitt uttrykk for at de har tilstrekkelig med utstyr og mannskap selv samt gode avtaler og samarbeid med faste entreprenører, men at det da er vesentlig at veiene er fremkommelige. Under øvelsen skapte stengte veier, broer, tuneller og fergesamband såpass mange utfordringer at det burde ha vært et tettere samarbeid aktørene imellom for å få fram utstyr og personell til ulike skadesteder, samarbeide om prioriteringer i forhold til hva som burde rettes opp først, osv. I en reell situasjon ville det i følge KDS ha vært mer kontakt mellom selskapene for utveksling av personell enn det som ble uttrykt under øvelsen Øvelsen avdekket at det er viktig å tenke på plasseringen av eget beredskapslager og sikre at det ikke er plassert slik at det er vanskelig å nå fram dit i tilfelle stengte veier og broer, med mere Øvelsen avdekket at det kan være vanskelig å få formidlet status til eksterne samarbeidspartnere, for eksempel status i forhold til veier som er åpne og stengt, når det er forventet at strømmen vil være tilbake igjen, osv. Spesielt utfordrende blir dette når Internett og mobilsambandet er nede. Aktiv bruk av radio kan være et alternativ, bruk at satelittkommunikasjon et annet Under oppsummeringen av utfordringer knyttet til samband og kommunikasjon har det kommet opp en del løsninger som kan være aktuelle å vurdere: o Ved innkjøp av satellitt-telefoner kan det være en ide at flere går sammen om innkjøp slik at det blir rimeligere, samt at det kan være en fordel at alle bruker samme system rent teknisk o Det kan være en ide å investere i er SIM-kort som fungerer i et annet nett, for eksempel et for Telenor og et for Netcom. Dette er en rimelig bakupløsning o Alle bør vurdere å ha tilgang på minst en analog telefonlinje 4.6 Informasjonsberedskap/krisekommunikasjon/mediehåndtering Øvelsen avdekket at så og si samtlige av aktørene har en plan for informasjonsberedskap og krisekommunikasjon. Spilljournalisten som deltok på øvelsen ga uttrykk for at han aldri hadde vært borti en mer proaktiv forsamling i øvelsessammenheng når det gjelder å kontakte spillmedia, dele ut pressemeldinger og informasjon til nett. Alle sentrale personer var også villige til å la seg intervjue. I den sammenheng var de profesjonelle, og lot seg ikke vippe av pinnen av kritiske spørsmål. Dette var personer som i all hovedsak er vant til å håndtere media. Det var flere som informerte om at de hadde lagt ut informasjon på egne hjemmesider. Dette ville antakelig ikke ha vært mulig i store deler av øvelsen pga mangel på Internett-tilgang. Når det gjelder strøm, ville de som hadde aggregater og tilgang til Internett kunne lagt ut informasjon, men kundene ville ikke hatt mulighet til å lese. Det er derfor viktig å ha en strategi for hvordan man skal kommunisere med kundene/befolkningen i en slik situasjon. Under nyttårsorkanen i 1991 ble blant annet Sivilforsvaret benyttet til å gå fra hus til hus i Kristiansund for å sjekke at alle hadde det bra. Det er uklart om dette ble drøftet under denne øvelsen. Bistand fra forsterkningsressurser er kanskje noe som bør vurderes tatt inn i det Side 12

13 enkelte selskaps beredskapsplan. Ellers ga flere uttrykk for at de ville hatt et tett samarbeid med NRK Møre og Romsdal, alternativt lokalradioer for å få ut informasjon til befolkningen. Det er viktig og bra og antakelig noe som alle bør vurdere å ta inn i sine beredskapsplaner. Et annet alternativ som har kommet fram under evalueringen er varsling og informasjon til befolkningen via sms. Her holder Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) på med å utvikle et system hvor mobilselskapene vil være pliktig å prioritere å få ut viktig informasjon fra myndighetene. Dette er antakelig en løsning som er mest relevant for Fylkesmannen og kanskje kommunene etter hvert. Kristiansund kommunes beslutning om å prioritere å holde barna på skoler og barnehager til været bedrer seg, til tross for at det var meldt enda dårligere vær, ville antakelig ha skapt stor oppmerksomhet utad og utfordret kommunens informasjonsberedskap/mediestrategi. Men kommunen ville også kunne ha henvist videre til politiet i flere tilfeller. Beslutningen ble kommunisert ut til personale, lærere og foreldre via sms. Kommunen la opp til fortløpende oppdatering av egne nettsider. I tillegg opprettet kommunen kontakt med nærradioen. Informasjonsleder og nærradioen hadde fortløpende kontakt, og kommunen tok initiativ til å få fraktet aggregat til nærradiostasjonen for å sikre drift. Dette var en god beslutning etter som både Internett og mobilsambandet var ustabilt og nede flere ganger som følge av strømbrudd. Det ble ikke nevnt hvor aggregatet kom fra, hvem som eier det, men det antas at dette er et aktuelt tiltak i henhold til kommunens egen beredskapsplan. Tatt i betraktning den situasjonen som Kristiansund befant seg i med sterk storm på alle kanter, veier, broer og annet samband utilgjengelig og en ustabil strømtilførsel, ville sentralbordet i kommunen ha blitt sprengt. Kommunen vurderer derfor nå å skaffe nødstrøm til det ene av to sentralbord (som ikke har nødstrøm i dag) for å øke kapasiteten. De fleste scenarioene som Sunndal kommune ble utsatt for var kjente fra tidligere, Kriseledelsen hadde derfor erfaringer fra tidligere hendelser å støtte seg på. Kriseledelsen hadde god kontroll på informasjonsarbeidet og mediehåndteringen. Kriseledelsen kunne kanskje ha vært litt mer proaktiv overfor spillmedia, men pressemeldinger, bruk av hjemmeside og lokalaviser var med som tema under hele øvelsen. Fylkesmannen var proaktiv overfor media. Det ble delt ut pressemeldinger, rapportert fra møter i Fylkesberedskapsrådet og møter med kommunene samt innkalt til pressekonferanser. Det ble ikke avdekket noen større utfordringer knyttet til mediehåndtering. Når det gjelder kommunikasjon ut til befolkningen, ville de som var berørt i stor grad ikke hatt tilgang til Fylkesmannens hjemmesider på grunn av mangel på strøm. Men det er neppe her de ville ha søkt etter informasjon i første omgang. Viktige funn/læringspunkter: Politiets og Kristiansund kommunes beslutning om ikke å evakuere barna til tross for dårlige værprognoser, ville antakelig ha skapt stor oppmerksomhet utad og utfordret virksomhetenes informasjonsberedskap og valg av mediestrategi Det er viktig at aktørene som ble øvd sjekker ut at de ville ha vært beredt på å takle utfordringene knyttet til et enda tøffere medietrykk Det var flere som informerte om at de hadde lagt ut informasjon på egne hjemmesider. Dette ville antakelig ikke ha vært mulig i store deler av øvelsen pga mangel på Internett-tilgang. De som hadde aggregater og tilgang til Internett kunne lagt ut Side 13

14 informasjon, men kundene ville ikke hatt mulighet til å lese. Det er derfor viktig å ha en strategi for hvordan man skal kommunisere med kundene i en slik situasjon Under nyttårsorkanen i 1991 ble blant annet Sivilforsvaret benyttet til å gå fra hus til hus i Kristiansund for å sjekke at alle hadde det bra. Det er uklart om dette ble drøftet under denne øvelsen. Bistand fra forsterkningsressurser er kanskje noe som bør vurderes tatt inn i det enkelte selskaps beredskapsplan Flere ga underveis i øvelsen uttrykk for at de har planer/rutiner for bruk av radio (NRK/lokalradioer) for å få ut informasjon til befolkningen, og at dette fungerer. Det kan være hensiktsmessig å se nærmere på DSBs løsning for befolkningsvarsling som et supplement Det kom ikke klart fram hvordan aktørene ville ha løst kommunikasjonsutfordringene knyttet til skredfare, hvordan/hvem man ville ha samarbeidet med for å håndtere utfordringene knyttet til dette. Det ville blant annet ha oppstått utfordringer med tanke på kommunikasjon ute i felt ettersom mobilnettet var nede eller ustabilt og blant annet vegvesenet ikke har alternativt samband. Vegvesenet melder også tilbake at det å få til toveis kommunikasjon med viktige samarbeidspartnere var en av de største utfordringene under øvelsen Kristiansund kommune erfarte at sentralbordet antakelig ville ha blitt sprengt i en pågående krisesituasjon hvor strømforsyningen i tillegg er ustabil. Kommunen vurderer derfor nå å skaffe nødstrøm til det ene av to sentralbord (som ikke har nødstrøm i dag) for å øke kapasiteten 4.7 Planlegging og gjennomføring av rasjonering KDS var tydelig på at det kunne bli nødvendig å innføre rasjonering i Møre og Romsdal da forsyningssituasjonen var meget anstrengt. En kritisk hendelse til ville kunne mørklegge hele området, det ble derfor anmodet om å planlegge for rasjonering, for å redusere skadeomfanget av en eventuell ny hendelse. Budskapet om rasjonering ble mottatt og tatt til etterretning, og det virket som at alle innså behovet for dette selv om denne delen av øvelsen aldri kom skikkelig i gang. Det var en del fokus på behovet for nødstrømsaggregater, og kontakt mellom kommunene og de lokale e-verkene om dette. Det kom imidlertid ikke tydelig fram i øvelsen hvorvidt behovet for aggregater var større enn tilbudet for de mest kritiske funksjonene. Dette er derfor noe hver enkelt virksomhet bør vurdere å sjekke ut i etterkant av øvelsen. Statnett besluttet at nettselskapene ikke kunne ta ut full last som følge av den anstrengte kraftsituasjonen. Nettselskapene besluttet derfor å iverksatt tiltak med roterende utkoplinger i deler av Sunndal kommune, og momentan utkobling av forbruk (MUF) i Tingvoll. Dette så ut til å fungere greit. 4.8 Etterlevelse av beredskapsforskriftens krav Selskapene har meldt tilbake at de har mye eget mannskap samt avtale med leverandører. Når det gjelder opprettholdelse av drift meldes det at god kommunikasjon internt og eksternt er særdeles viktig. Ellers meldes det om at man er fornøyd med eget beredskapsplanverk, og at man har oversikt over og tilgang på reservedeler, reparasjonsutstyr og øvrige ressurser. Side 14

15 Utfordringene som melder seg er når veier og transportmuligheter begrenser eller forhindrer tilgangen til ressursene, og når bortfall av ekom gjør det utfordrende/umulig å kommunisere med leverandører/samarbeidspartnere. Det ble i liten grad tatt initiativ til samarbeid om transport. Kunne man skaffet seg tilgang til spesielle kjøretøy (beltevogner og lignende) som lettere kunne ha tatt seg fram til skadested? Kunne man fått til kolonnetransport over utsatte broer, gjennom potensielt skredutsatte områder etc.? Det ble i liten grad tatt initiativ til å drøfte dette. Når det gjelder samband ble det diskutert å bruke radio som kommunikasjon mellom et av selskapene og berørt kommune, uten at dette er nærmere utdypet. Viktige funn/læringspunkter: Øvelsen avdekket at det er relevant å se nærmere på samarbeid om reparasjonsberedskap aktørene imellom, for eksempel på transportsiden, samt å se nærmere på løsninger for alternativt samband Øvelsen avdekket at virksomhetene bør bli flinkere til å tenke alternative (kreative) løsninger på transportutfordringene når de tradisjonelle ikke er tilstrekkelige Side 15