S T Y R E S A K # 39/14 STYREMØTET DEN ÅREMÅL OG TILLEGG I TID

Transkript

1 S T Y R E S A K # 39/14 STYREMØTET DEN Vedrørende: ÅREMÅL OG TILLEGG I TID Forslag til vedtak: Styret tar redegjørelsen om tillagt tid i åremål til etterretning, og forutsetter at KU-ledere ved KHiB ansettes i samsvar med Uhls 6-4, (1) bokstav d). Vedlegg: Saksfremlegg Notat fra Thommesen - unntatt offentlighet Eksempel på oppnevningsbrev - unntatt offentlighet Utdrag fra møtebok fra styremøtet SAK 46/11 fra styremøtet Tidligere dokumenter: Styresak 46/11 Bergen, den

2 Åremål og tillegg i tid Bakgrunn for saken Etter opprettelsen av den nye Avdeling for kunst i 2012, ble det som kjent opprettet et nytt organisatorisk nivå og en ny mellomlederrolle som leder av grupper for kunstnerisk utviklingsarbeid (KU-leder) i den nye sammenslåtte kunstavdelingen. Funksjonen som KUleder ble definert som et verv og delt 60/40, der 60 % er knyttet til lederoppgaver og 40 % til eget kunstnerisk utviklingsarbeid. KU-lederrollen som et verv for tre år, er et resultat av diskusjoner, ønsker og avklaringer i avdelingen og i faglig ledelse. Oppgaver, ansvar og myndighet i rollen er videre presisert: leder en av tre KU grupper leder/initierer/utvikler KU gruppens kunstneriske utviklingsarbeid leder utviklingen av KU gruppens undervisningstilbud med utgangspunkt i gruppens KU arbeid ansvar for å sikre og utvikle KU gruppens kommunikasjon og formidling mellom de ulike kunsttradisjonene internt i egen gruppe og mellom de tre gruppene har personalansvar for ansatte i egen KU gruppe kan tillegges delegert ansvar for budsjett og økonomi Vurdering Administrasjonen har i prosessen forutfor omorganiseringen og rekrutteringen av KU-ledere anbefalt å benytte Uhl 6-4 (1d) som hjemler åremålsansettelse (fire år) for leder av avdeling eller grunnenhet. Avdeling og faglig ledelse så imidlertid ikke dette som en hensiktsmessig løsning i implementeringen av den nye strukturen ettersom dette ville medført samtidig utløp av dekan og KU ledere. En ønsket treårig funksjonstid for KU-ledere også på bakgrunn av usikkerhet knyttet til rekrutteringsgrunnlaget samt kostnader i tilknytning til organisasjonsendringen om eventuelt eksterne søkere skulle nå opp i konkurransen om stillingene som KU-ledere. Resultatet ble derfor en mellomløsning, hvor KU-lederrollen ble utlyst internt for tre år og definert som et verv. I saksfremlegget til Styresak 46/11 fremgår følgende som premiss for rollen som KU-leder: «Kandidatene som etter søknad og intervju innstilles for stillingene vil få omdefinert sine arbeidsoppgaver for en periode på tre år, eller for den tiden de måtte ha igjen av sitt åremål dersom dette er mindre enn tre år.» I styrets behandling av saken ble forslag til vedtak supplert med tre nye ledd: 3. «Styret legger til grunn at det utarbeides en tydelig beskrivelse av funksjonen hvor ansvar, oppgaver og myndighet er tilstrekkelig avklart. 4. Styret forutsetter at prosessen for rekruttering av lederne er i samsvar med formelle bestemmelser. 5. Funksjonstid i stillingen unntas fra den tiden som regnes med i åremålsperioden» (Styresak 46/11, fra Styremøtet 24. april 2012). Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen National Academy of Art and Design A: Strømgaten 1, 5015 Bergen, Norway T: F: E: khib@khib.no W:

3 I etterkant av styrebehandlingen ble styrets leder gjort oppmerksom på at det er komplisert å la tiden som KU-leder komme i tillegg til ordinært åremål uten at dette vil kunne få konsekvenser for KU-ledernes tilsettingsforhold i forhold til Uhls begrensninger om maksimaltid i åremål. Rollen som KU-leder som et verv innebærer at innehaverne står i sine ordinære åremål som professor. KHiB kunne valgt å innrømme KU-ledere rekruttert på denne måten permisjon fra sine ordinære åremål i tre år, men ettersom der ikke er noen stilling de kan inneha som KU-leder som hjemler tidsavgrenset tilsetting/midlertidighet for de tre årene som KU leder, er rollen formelt å betrakte som innehatt av midlertidig ansatte, med de konsekvenser dette kan ha i forhold til stillingsvernsbestemmelsene. Denne problemstillingen ble imidlertid ikke tillagt vekt på det tidspunkt i forhold til de avtaler som ble inngått med KU-lederne. Hovedregelen etter både Tjenestemannsloven (tjml) og Uhl, jf hhv tjml 3 nr 2 og uhl 6-1 er at arbeidstakere skal ansettes fast. Kun i de tilfellene hvor det foreligger uttrykkelig hjemmel, kan man ansette arbeidstakere i midlertidig stilling eller på åremål. Dersom man ansetter midlertidig eller i åremål uten positiv hjemmel, vil vedkommende kunne opparbeide sterkt stillingsvern (fast ansettelse). Åremålsordningen som er KHiBs normalordning knyttet til ansettelser i faglige stillinger, er krevende i seg selv å ha en god administrativ oversikt over. I tillegg vil ansettelsesforhold ytterligere kunne kompliseres ved at funksjonen som KU-leder knyttes til samme hjemmel som for ansettelse i undervisnings- og forskerstilling (Uhl 6-4 (1j). Åremålsperiodene må som kjent være mellom fire og seks år og maksimalt tolv år. En konsekvens av dette er at funksjonstid for KU-ledere vil måtte sees i sammenheng med tiden en har vært ansatt i undervisnings- og forskerstilling, som i henhold til hjemmelsgrunnlaget ikke kan overstige tolv år. Mellomløsningen med å definere KU-lederrollen uten å knytte den til en stilling, bør etter administrasjonens vurdering bli nettopp en mellomløsning, slik at fremtidige ansettelser som KU-leder også for Avdeling for kunst følger modellen fra Avdeling for design, hvor rollen er en stilling og hjemlet i Uhl 6-4 (1d). En slik prosess sikrer at KHiB ansetter KU-ledere gjennom ordinære prosesser med de kvaliteter med hensyn til transparens og forsvarlig saksbehandling som ligger i innstillingsutvalg og ansettelsesutvalg. I tillegg vil rette vedkommende få et tydelig mandat i forhold til rolle, oppgaver, ansvar og myndighet som arbeidsgiverrepresentant og leder i avdelingen. Et ikke uvesentlig argument er også at de rent stillingsadministrative- og avtalemessige forhold vil kunne ivaretas på en profesjonell måte. Utlysing av KU-lederstilling er ikke til hinder for at KHiB eventuelt tilrettelegger for intern utlysing av stillingene, dersom den aktuelle avdeling ser det som hensiktsmessig og styret ikke har innvendinger. Ekstern rekruttering av KU-ledere har naturlig nok økonomiske konsekvenser for avdelingene ettersom lønnsmidler mv. dekkes innenfor avdelingenes budsjett. Å frigjøre ressurser til tre 100 % stillinger, slik strukturen er ved Avdeling for kunst, vil selvfølgelig ha betydelige konsekvenser for undervisningskapasiteten ved avdelingen og bør selvfølgelig eventuelt planlegges for med en betydelig tidshorisont. Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen National Academy of Art and Design A: Strømgaten 1, 5015 Bergen, Norway T: F: E: khib@khib.no W:

4 Forslag til vedtak Styret tar redegjørelsen om tillagt tid i åremål til etterretning, og forutsetter at KU-ledere ved KHiB ansettes i samsvar med Uhls 6-4, (1) bokstav d). Bergen 9. september 2014 Vidar Lidtun peronalsjef Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen National Academy of Art and Design A: Strømgaten 1, 5015 Bergen, Norway T: F: E: khib@khib.no W:

5 2. utviklingsarbeid ved Avdeling for kunst. Enstemmig vedtak: Styret oppretter et nytt organisatorisk nivå bestående av tre grupper for kunstnerisk 1. 46/11 Styresak # 46/11: Opprettelse av grupper for kunstnerisk utviklingsarbeid ved Avd. for kunst 3. STYRING Styret gir administrasjonen fullmakt til å godkjenne delårsrapportering for 1. tertial Styret tar det foreløpige regnskapet pr til etterretning. Enstemming vedtak: Styresak # 51/1OA: Regnskap pr ØKONOMI Styret tar statusrapporten for kunstnerisk utviklingsarbeid til orientering. Enstemming vedtak: Styresak # 48/10: Status kunstnerisk utviklingsarbeid 4. FAGLIG VIRKSOMHET Virkningstidspunkt for endringene er 1. august Funksjonstid i stillingen unntas fra den tiden som regnes med i åremå/sperioden. 5. bestemmelser. Styret forutsetter at prosessen for rekruttering av lederne er i samsvar med formelle 4. oppgaver og myndighet er tilstrekkelig avklart. Styret legger til grunn at det utarbeides en tydelig beskrivelse av funksjonen hvor ansvar, 3. velges ut gjennom en intern rekrutteringsprosess. Gruppene for kunstnerisk utviklingsarbeid ledes av tre ledere, underlagt dekan, som (ÀTP& 4 kø Toi( f II1T5 OL

6 k Kunst- og designhøgskolen i Bergen Bergen Academy ofart and Design ETABLERING AV NYE GRUNNENHETER VED AVDELING FOR KUNST OG ANSETTELSESPROSESS FOR LEDERNE AV DISSE Bakgrunn for saken Styret fattet i sak 46/11 i styremøtet i november 2011 følgende vedtak: Styret vedtar å slå sammen Avd. kunstakademiet og Avd. for spesialisert kunst til én avdeling: Avdeling for kunst. 2. Styret gir institusjonsledelsen fullmakt til å foreta de videre utredningene som er nødvendig for å få på plass den nye strukturen, herunder økonomiske konsekvenser. I tillegg fattet styret i sak 04/12 vedtak om å utlyse eksternt stilling dekan/avdelingsleder som et første ledd i få på plass en ny struktur i den nye Avdeling for kunst. Som bakgrunn for sammenslåingsvedtaket i som fikk følgende mandat: sak 46/11 ble det nedsatt en arbeidsgruppe Med bakgrunn i studieplanendringene, med et felles opptak til BA i kunst, skal arbeidsgruppen foreslå hvordan en ny kunstavdeling skal organiseres og hvilke prosesser som må gjennomføres for å få den nye avdelingen på plass. En ny organisasjonsstruktur skal omfatte alle aktiviteter ved dagens to avdelinger. På styrets møter i januar og februar 2012 har oppbygningen av den nye avdelingen for kunst blitt ytterligere drøftet. I ekstraordinært styremøte 29. mars 2012 ansatte styret ny dekan ved Avdeling for kunst. Grupper for kunstnerisk utviklingsarbeid En overordnet anbefaling knyttet til ny organisasjonsstruktur er å innføre et nytt organisatorisk nivå i den sammenslåtte avdelingen. Arbeidsgruppen som har arbeidet frem nytt forslag til organisasjonsstruktur har sett behovet for å styrke koordinering, planlegging, styring og ledelse av avdelingens aktiviteter i tillegg til å legge til rette for utvikling av mer robuste fagmiljø og undervisning basert på kunstnerisk utviklingsarbeid. I forhold til de ansattes faglige kompetanse og fokusområder innenfor kunstnerisk utviklingsarbeid anbefaler arbeidsgruppen at det opprettes tre kunstnerisk utviklingsarbeidsgrupper (KU-grupper), som har sin parallell i UH-sektoren under betegnelsen forskningsgrupper. Hver av disse gruppene forutsettes ledet av en leder med kompetanse på førstestillingsnivå. Hver av gruppene får ansvar for å forslag til i

7 studiekalender, til drøfting og koordinering med dekan og avdelingens ledergruppe. Dette Studietilbudet vil dermed kunne bli bedre organisert og mer oversiktlig (ref innholdsmessig. opplæring. Spissing av individuelt kompetanse skjer så gradvis i løpet av de tre ansvarlige for å sette sammen undervisningsprogrammet i forkant av studieåret. differensieringen av kurstyper og nivåer) og bidra til at kurs ikke overlapper studieårene. Hver KU-gruppe vil sammen med dekanen, BA- og MA-koordinator, være første studieåret i det nye bachelorprogrammet vektiegges faglig bredde og grunnleggende skal ikke representere hindringer for studenter som ønsker et mer individuelt løp. I det k samordning/tilrettelegging av undervisningsopplegget og i noen tilfeller budsjettansvar for eksempelvis prosjektaktiviteter. KU-leder skal utvikle undervisning og kurstilbud. KU-leder vil overta en del av arbeidsmengden fra dekan, så som personalansvar, avdelingsnivå og sikrer informasjonsflyt mellom KU-gruppen og avdelingsnivået. eget kunstnerisk utviklingsarbeid. Funksjonen som KU-leder er delt 60/40, der 60% er knyttet til lederoppgaver og 40% til KU-gruppen utgjør kjernen i utvikling av KU-virksomheten knyttet til undervisningen på I forbindelse med opprettelsen av Avdeling for kunst fra 1. august 2012 anbefales det på i utformingen av avdelingens målsetninger. undervisningsstrategi og skal bidra til å initiere og formidle kunstnerisk utviklingsarbeid målbærer av KU-gruppens kunstneriske utviklingsarbeid og undervisning, samt medspiller og forskning i gruppen. KU-leder er gjennom deltakelse i avdelingens ledergruppe både en dekan. KU-leder skal utøve synlig lederskap og ha visjon er og perspektiver for KUutviklingen knyttet til undervisningen ved avdelingen, utvikling av læringsmiljøog KU-leder er faglig og administrativ leder for en gruppe av faglig ansatte og rapporterer til Som anbefalt av arbeidsgruppen vil hver gruppe for kunstnerisk utviklingsarbeid ledes av en faglig ansatt med førstekompetanse. Denne funksjonen er ny, i et nytt organisatorisk nivå hos KHiB. Leder for gruppe for kunstnerisk utviklingsarbeid bakgrunn av dette å opprette 3 grupper for kunstnerisk utviklingsarbeid. på rundgang. Veiledningsgruppene er organisert slik at studentene har tilgang til et veiledningsgruppe vil bestå av 5-6 fagligan satte (utenom teorian satte) og vil bli koordinert tverrsnitt av alle våre faglige ressurser, og er slik sett sammensatt annerledes enn KUgruppene. På tvers av KU-gruppene opprettes tverrfaglige veiledningsgrupper. Hver utgangspunkt i tverrfaglige diskusjoner. KU-gruppene skal utvikle muligheter til større kunstneriske utviklingsprosjekter med Sentralt i KU-gruppenes ansvarsområder står tverrfaglige diskusjoner og utvikling. KUgruppene har kun fagstab knyttet til seg og hver faglig ansatt inngår i en av KU-gruppene. Bergen Academy ofart and Design Kunst- og designhøgskolen i Bergen

8 stillingene vil få omdefinert sine arbeidsoppgaver for en periode på tre år, eller for den tiden de måtte ha igjen av sitt åremål dersom dette er mindre enn tre år. rekrutteringsprosess for KU-lederne. Kandidatene som etter søknad og intervju innstilles til For å sikre faglig legitimitet og høy grad av åpenhet ønsker vi å gjennomføre en intern lik linje med en rekke andre universitet og høgskoler. denne måten får omorganiseringen få økonomiske konsekvenser og KHiB organiseres på Det er ønskelig å rekruttere KU-lederne blant faglig ansatte med førstekompetanse. På k 3 høgskoledirektør Cecilie Ohm Bergen, Virkningstidspunkt for endringene er 1. august 2012 underlagt dekan som velges ut gjennom en intern rekrutteringsprosess. 2. Gruppene for kunstnerisk utviklingsarbeid ledes av tre selvstendige ledere umklingsarbeid ved Avdeling for kunst. 1. Styret oppretter et nytt organisatorisk nivå bestående av tre grupper for kunstnerisk forslag til vedtak: På bakgrunn av det ovenstående fremlegges følgende arbeidsgruppens arbeid viser imidlertid at studieplanendringene, samt opprettelse av KUgrupper og veiiedningsgrupper vil gi en rasjonalisering i form av færre dubleringer av kursporteføtjen. ressurser som idag benyttes til undervisning. Kartlegging gjort i forbindelse med Fra 1. august 2012 vil man, gjennom ansettelse av 3 KU-ledere måtte ta ut 3 60% 3 til 2 avdelinger. På lengre sikt vil det være innsparinger knyttet til én dekanstilling, i omorganiseringen fra nytilsettinger. Imidlertid vil disse være av tidsbegrenset varighet siden det ikke er aktuelt å foreta I en omstillingsprosess vil det påløpe kostnader ved den nye organisasjonsmodellen. Økonomiske konsekvenser Bergen Academy ofart and Design Kunst- og designhøgskolen i Bergen