Suksessfaktorer for Office 365 Engasjement hos sluttbrukere

Transkript

1 Suksessfaktorer for Office 365 Engasjement hos sluttbrukere Kritiske suksessfaktorer påvirker hvordan Office 365 adopteres og brukes med hell i utrullingen din

2 Office 365 endrer måten din organisasjon jobber på, ved å aktivere individer og team å være mer produktive. Vi vet at denne endringen kan ha en innvirkning på både ansatte og hele organisasjonen. Derfor er det viktig å forstå de viktigste suksessfaktorene som bidrar til vellykket adopsjon av Office 365 for sluttbrukere. Å drive frem adopsjon for sluttbrukere betyr å sørge for at folk i organisasjonen forstår fordelene som oppnås ved å arbeide på en ny måte i Office 365. For å realisere disse fordelene, er det viktig å vurdere noen viktige spørsmål som vil hjelpe å tilnærme seg Office 365-utrulling på rett måte: Hvem er de viktigste interessenter som er involvert i utrullingen av Office 365? Hvordan ser suksess ut? Hvilke mål og utfall for virksomheten må jeg vurdere for min organisasjons bruk av Office 365? Hvordan kan jeg effektivt kommunisere og lære opp folk, slik at de engasjerer seg i den nye teknologien? Så hvordan kan du effektivt ta disse hensyn for å sikre at du oppnår en vellykket utrulling, og for å maksimere avkastningen på investeringen i Office 365? Les videre for å finne det ut. 2

3 3

4 Suksessfaktorer Med implementasjon av Office 365, er det svært viktig på forhånd å forstå viktigheten av å investere i å drive frem adopsjon. Forskning viser at organisasjoner som både tilsiktet drev frem adopsjon, og investerte i spesifikke aktiviteter for å drive frem engasjement, realiserte større bruk av Office 365. De organisasjoner som investerte i mer enn to adopsjonsrelaterte aktiviteter for Office 365, opplevde større engasjement fra brukerne sine (figur 1). Figur 1 Organisasjoner med klar intensjon om å drive adopsjon av Office 365 opplever større bruk Gjennomsnittlig antall adopsjonsaktiviteter per kunde i forhold til bruk MODERAT BRUK LAVT BRUK HØY BRUK 2.6 Gjennomsnittlig antall aktiviteter per kunde Microsoft Office 365 Bruksundersøkelse, mai 2015 Vi har identifisert de viktigste suksessfaktorene for å drive frem adopsjon og sluttbrukere. Det er viktig å forstå hvordan hver av disse suksessfaktorene kan påvirke opptaket av ny teknologi, og hvordan du kan bruke dem til din fordel ved utrulling av Office 365 i organisasjonen. 01. Interessenter 02. Scenarier 03. Bevissthet og opplæring 4

5 01. Interessenter Å sikre deltakelse av nøkkelpersoner i organisasjonen din Å sørge for at du identifiserer og får kollektivt aksept og deltakelse fra sentrale interessenter, er svært viktig for utfallet av utrullingen av Office 365. Som en del av dette, er en av de viktigste trinnene å velge en "suksesseier" i organisasjonen, som skal være nøkkelen til å eie og drive de ønskede forretningsresultater fra Office 365. Suksesseiere kan være fra hvilken som helst del av organisasjonen, inkludert IT, forutsatt at deres fokus er å realiserer forretningsverdier fra Office 365, og ikke bare implementeringen av teknologien. Det er viktig at det gjøres en svært samarbeidende tilnærming, som inkluderer ikke bare suksesseiere, utøvende ledere og mestere, men også de innenfor andre integrerte deler av virksomheten som HR, sikkerhet eller juridisk. 5

6 Ledelsens deltakelse Å ha en aktiv, engasjert utøvende leder, det være seg en administrerende direktør eller leder av en forretningsenhet, er en av de beste driverne for prosjektets suksess. Utøvende ledere har stor innvirkning på kulturen, og for å legge til rette for at de ansatte adopterer ny teknologi, er det svært viktig at ledelsen deltar. Den utøvende lederen skaper strategisk innretting i organisasjonen, ved å bidra med å sette overordnet visjon for Office 365 i organisasjonen, og knytte det til bredere organisatoriske mål og kommunisere den visjonen til andre ledere på tvers av organisasjonen. De kan også kommunisere direkte til sluttbrukere om betydningen av adopsjon og verdien og nytten av Office 365, og modellere ønsket atferd gjennom sin egen bruk av Office 365. Forskning viser at transformasjonsprosjekter blir mer vellykkede når det finnes en synlig utøvende leder (Figur 2). Over 85 % av respondentene indikerte at når administrerende direktør enten var ganske eller svært synlig, ble transformasjonsprosjektet enten svært vellykket eller ekstremt vellykket. Figur 2 Hvor synlig var administrerende direktør eller forretningsenhetens ledelse involvert i transformasjonen Verdien av synlighet Suksessen til transformasjon Ikke vellykket Litt vellykket Veldig vellykket Ekstremt vellykket Overhode ikke synlig 23% 6% 3% 1% Ikke veldig synlig 29% 22% 10% 13% Ganske synlig 32% 37% 31% 25% Veldig synlig 16% 35% 56% 61% Tilpasset fra "Creating organizational transformations", juli 2008, McKinsey Quarterly, Copyright 2008 McKinsey & Company. Med enerett. Gjengitt med tillatelse. For mer informasjon om hvordan en utøvende ledere kan bidra til en vellykket utrulling av Office 365-prosjektet, se denne ressursen: om/fwlink/?linkid=

7 Mestere Å skape og utnytte Office 365-mestere i organisasjonen, er en annen viktig del av å drive frem Office 365-adopsjonen. I en sluttbrukerstudie gjennomført av Microsoft, indikerte undersøkelse at å lære fra kollegaer er av de meste effektive og mest brukte metoder for å lære ny teknologi (Figur 3). Figur 3 Effektive metoder for sluttbrukere å lære ny teknologi Disse metodene er underutnyttet (brukes lite, men er svært effektive) Å bli opplært av kolleger er en av de mest effektive og brukte metodene Prosent som sier at metoden var "svært nyttig" 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Fellesskaps portal Nettsiden til icrosoft Min leder Formell opplæring (Ekstern) Brukerveiledning eller håndbok IT-ansatt Formell opplæring (Intern) Opplæringsprogrammer på nett Søkemotor Kollega (ikke overordnet, ikke IT) Meg selv, ved å prøve og feile Selvlæring er stort sett ineffektivt, men for tiden en del av opplæringsprosessen for mange 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55% % som bruker metode for å lære SharePoint Sluttbrukerstudie, april 2013, Microsoft Corporation Det er viktig å utnytte innflytelsen medarbeidere kan ha, gjennom å skape et formelt Office 365-mesterprogram. Mestere er ikke bare lidenskapelige til hva de driver med, de synes også det er spennende å spre budskapet og hjelpe kolleger å lære mer om Office 365. Å skape enighet fra alle brukerne i en organisasjon er en utfordring. Mestere kan bidra til å gjøre denne utfordringen mindre, og spiller en viktig rolle i adopsjonen av Office 365. De er kunnskapsrike, forpliktet til å bruke kompetansen sin og er villige til å gi kolleger coaching og hjelp. Det er en rekke faktorer du må ta hensyn til for å sikre suksess ved opprettelse av et mesterprogram. Mestere må formelt læres opp oppmuntret og ha evne og kompetanse til å undervise, og de trenger også en klar plan for å utføre. For mer ressurser og materialer som kan hjelpe deg med å bygge dine egne Office 365-mestere, kan du laste ned denne guiden: 7

8 02. Scenarier Definere suksess og sette klare mål Et hvert transformasjonsprosjekt krever at det er satt klare mål i utgangspunktet. Med veldefinerte mål er det høyere sjanse for suksess (Figur 4). 80 % av respondentene i McKinsey Global Survey svarte at et veldefinert sett av finansielle og operasjonelle mål førte til en "ekstremt suksessfull" transformasjon. Figur 4 Hvilket av følgende utsagn beskriver best målene ditt selskap satt for å definere suksessen til transformasjonen? Målretting av suksess Suksessen til transformasjon Ikke vellykket Litt vellykket Veldig vellykket Ekstremt vellykket Veldefinert i finansielle og operasjonelle vilkår, og representerte et genuint nytt ytelsesnivå Veldefinert i finansielle og operasjonelle vilkår, men løftet ikke selskapet av betydning 16% 36% 72% 80% 20% 32% 20% 13% Ikke veldefinert 65% 32% 8% 8% Tilpasset fra "Creating organizational transformations", juli 2008, McKinsey Quarterly, Copyright 2008 McKinsey & Company. Med enerett. Gjengitt med tillatelse. I planlegging av en Office 365-utrulling, behøver du å identifisere din organisasjons forretningsscenarier. Dette er målrettede mål som du ønsker at din organisasjon skal aktivere med Office 365. Prosessen for å definere og skape nyttige forretningsscenarier for Office 365-utrullingen: 01. Identifisere forretningsscenarier. Det er viktig å identifisere og definere forretningsscenarier i sammenheng med dine bredere organisatoriske tiltak. Jobb med nøkkelinteressenter for å identifisere forretningsresultater eller mål du ønsker å realisere med Office 365. Hvis du vil vite mer om å identifisere scenarier, se denne ressursen: Oppdag bruksscenarier. Når du har identifisert dine forretningsscenarier, kan du begynne å oppdage bestemte Office 365-bruksscenarier for å bidra til å realisere de målene du har satt. Bruksscenariene under kan få deg i gang og hjelpe dine sluttbrukere å øke produktiviteten med Office

9 Bruksscenario Fordeler Jobb hvor du vil Office 365 gir mennesker på tvers av organisasjonen tilgang til alt de trenger for å få jobben gjort fra hvor som helst. E-post og kalender mens du er på farten Office 365 er én tjeneste som inkluderer e-post, kalendere, filer, kontakter og oppgaver alt tilgjengelig også på farten. Samarbeid om innholdet Office 365 gir deg muligheten til å koble til dokumentene og informasjonen du trenger, når du trenger dem. Samarbeid i dokumenter med gruppemedlemmer, del rapporter og kom i kontakt med kunder - fra nesten alle enheter. Gjør møter mer relevante Skype for Business gjør det enkelt for brukerne å holde nettmøter og kommunisere, uansett hvor de er og uansett enhet. HD-video, skjermdeling og sanntids notatskriving bidrar til å gjøre møter mer relevante. Før teamet sammen Med Yammer kan organisasjonen lytte, tilpasse seg og vokse på nye måter ved å jobbe som et nettverk. Det oppmuntrer til samhold og nyskaping ved å la mennesker lære, dele og bli hørt. Du kan også bruke produktivitetbilblioteket for å kartlegge konkrete oppgaver mot Office 365-muligheter som ligger her: 9

10 03. Bevissthet og opplæring Maksimer virkning og adopsjon Vanligvis er bare 34 % av brukerne villige til å bruke nye teknologiutrullinger*. Ved hjelp av en kombinasjon av interne kampanjer og opplæring for å fremme bevissthet, samt å sikre sluttbrukers forberedelse er avgjørende for å overvinne den typiske apati som møter utrulling av ny teknologi. *CIO Styrets produktivitetsdatabase Figur 5 De tre viktigste aktiviteter for å drive suksessfull adopsjon 100% % som implementerte aktiviteter 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% Kunder med høy bruk Kunder med medium bruk Kunder med lav bruk 0% Tilby opplæring for sluttbrukere Øk bevisstheten gjennom en intern kampanje i flere kanaler Hent proaktiv støtte fra seniorledere i teamet Aktiviteter implementert for å drive adopsjon Microsoft Office 365 Bruksundersøkelse, mai a. Bevisstgjøring Å skape bevissthet er en effektiv måte å sikre at du maksimerer effekten og driver adopsjon av Office 365. En holdningskampanje kan omfatte interne kunngjøringer, nyhetsbrev, lanseringsarrangementer, torgmøter, konkurranser og utdelinger for å informere og inspirere brukerne hvordan Office 365 vil hjelpe dem. 3b. Opplæring Opplæring er en viktig del av utrullingen av Office 365, så du og sluttbrukerne aktiveres til å forstå hvordan effektivt bruke Office 365. Typer opplæring kan variere fra økter i klasseromstil, til "komme i gang"-guider for selvhjelp. 10

11 Å forstå og implementere disse suksessfaktorene er et langt skritt mot en suksessfull utrulling av Office 365. Nøkkelen til denne suksessen er å begynne å velge ut suksesseiere som vil drive den vedvarende adopsjonen av denne nye måten å jobbe på. Identifisere nøkkelinteressenter og skaffe støtte fra utøvende ledere i å bygge din visjon, vil skape et solid grunnlag for en utrulling. Å identifisere forretningsscenarier vil hjelpe deg å justere dine forretningsmessige mål med Office 365, og stake ut kursen for sluttbrukerengasjement. Det er også viktig å planlegge holdningskampanjer og opplæringsstrategier for å sikre vedvarende bruk. Den beste måten å starte Office 365-reisen er å utnytte Microsoft FastTrack for Office 365, kundens suksessfulle tjeneste som er utviklet for å hjelpe deg å flytte til Office 365 enkelt og med selvtillit, og realisere forretningsverdi raskere. Som en del av sitt engasjement for kvalifiserte kunder*, vil Microsoft FastTrack for Office 365 gi veiledning, innhold og beste praksis for hvordan planlegge for vellykket adopsjon av Office 365. Lær mer på *Kvalifiserte kunder har minst 50 brukere av Office 365 Enterprise/Business SKU-er, i tillegg til betalte offentlige SKU-er, Kiosk SKU-er og ikke-kommersielle SKU-er

12 2017 Microsoft Corporation. Med enerett. Dette dokumentet tilbys "som det er". Informasjonen og holdningene det gis uttrykk for i dokumentet, herunder URL-adresser og andre henvisninger til nettsteder, kan bli endret uten varsel. Dokumentet brukes på eget ansvar. Dette dokumentet inneholder ingen juridiske rettigheter til immaterielle rettigheter i noen Microsoft-produkter. Du kan kopiere og bruke dokumentet til bruk internt og til referanseformål.