KLARSPRÅKARBEIDET I STATENS PENSJONSKASSE

Transkript

1 KLARSPRÅKARBEIDET I STATENS PENSJONSKASSE Frokostseminar 9. juni, Difi Kristin Reiten, kommunikasjonsrådgiver Tanja Christensen, pensjonsfaglig rådgiver og brevkoordinator

2 Statens pensjonskasse 400 ansatte 1570 kunder/arbeidsgivere Ca. 1 million medlemmer 24 milliarder kroner i årlige pensjonsutbetalinger Forvalter pensjonsrettigheter for 499 milliarder kroner PENSJON BOLIGLÅN FORSIKRING

3 Fra språkprosjekt til organisasjonsutvikling Statens pensjonskasse skal sørge for at tjenester og informasjon er tilpasset medlemsvirksomhetenes og medlemmenes behov. Det ligger i vårt samfunnsansvar å informere om regler og muligheter som det nye pensjonssystemet gir. Administrerende direktør Finn Melbø, årsberetning for 2010 Tildelingsbrevet 2014 Å være faglig dyktig handler om mer enn pensjon, lån, kapitalforvaltning og alt annet vi vanligvis tenker på når vi snakker om fag. Faglig dyktighet handler også om å kommunisere, og språket er vårt viktigste kommunikasjonsverktøy. Språk er en del av faget ditt SPKs intranett 3

4 Et tilbakeblikk på klarspråkarbeidet Drift Pilotprosjekt Arbeidet med et utvalg brev og skjema. Utarbeidet retningslinjer Brevprosjekt Skaffe oversikt og etablere eierskap og rutiner. Forbedre brev og skjema Heve kompetansen i organisasjonen Nye nettsider lanseres 2011 Forkastet alt gammelt innhold. Nye redaksjonelle retningslinjer Pensjonskalkulator Tegnspråk 4 Pensjonsreformen innføres

5 Vi får Klarspråkprisen 2011! Klarspråkprisen var viktig drahjelp Ga et løft internt Ga legitimitet til arbeidet og prosjektet Forpliktet oss «Å få denne prisen fortel oss at vi er på rett veg. Men vi er ikkje i mål. Det er ikkje mogleg å kome i mål med språkarbeid.» Adm. dir. Finn Melbø 5

6 Status ved prosjektavslutning Vi har oversikt. Vi samarbeider. Etablert prosess og rutiner for hvordan vi arbeider med standardbrev og skjema. Etablert retningslinjer for brev. Utfordringer Forståelse for at tverrfaglig arbeid tar tid og at arbeid med klart språk er et kontinuerlig arbeid. 6

7 Fra prosjekt til tverrfaglig driftsoppgave Ansvar for forvaltning av brev og skjema overført og delegert til forretningsområdene Hvert forretningsområde får ansvar for forvaltning og videreutvikling av egne brev/skjema. Ordningen med en sentral koordinator med overordnet ansvar avviklet. 7

8 CLICK TO EDIT MASTER TITLE STYLE LIVET ETTER PROSJEKTET

9 Erfaringer fra et av forretningsområdene I starten ble ansvar for brev fordelt på flere Til tross for retningslinjer og rutiner; det ble tatt mange snarveier Løsningen: etablere rollen «brevkoordinator» - sørger for at retningslinjer for samarbeid blir fulgt - arbeider med innhold - oppdaterer oversikt og status for egne brev og skjema 9

10 Slik jobbe vi med standardbrev og skjema Eier skal vite når det er faglige grunner til å endre et brev eller skjema. Eier skal godkjenne et brev eller skjema før det går til teknisk implementering. Initiere behov for endring Eier Forbedre Kvalitetssikre Godkjenne Eier Implementere I tillegg til egen fagenhet, deltar kundesenter, juridisk og kommunikasjon i å forbedre og kvalitetssikre innholdet i brev eller skjema. Eier og IT prioriterer i fellesskap

11 CLICK TO EDIT MASTER TITLE STYLE VI EVALUERER

12 Evaluering av arbeidet ett år etter prosjektslutt Arbeid med brev og skjema er etablert som en kontinuerlig prosess. Etablert bevissthet og forståelse for at klart språk er strategisk viktig. Etablering av koordinator i fagområdene et vellykket grep. Kundesenteret er «temperaturmåler» og gir tilbakemeldinger. 12

13 Evaluering av arbeidet Retningslinjer for samarbeid ble fulgt i varierende grad. Når ting hastet ble det tatt snarveier. Brukertesting ble ikke fulgt systematisk opp. Oversikt over brev og skjema ble oppdatert i varierende grad. 13

14 Forbedringspunkter Betydningen av klart språk går lett i glemmeboken. Ledere har et særskilt ansvar for å formidle den strategiske betydningen av klart språk. «Markedsføre» det interne klarspråkarbeidet for å vedlikeholde og opprettholde bevisstheten. Mer systematisk arbeid med brukertesting. Systematisk måling av effekt. 14

15 CLICK TO EDIT MASTER TITLE STYLE TIL SLUTT

16 Erfaringer fra arbeidet vårt 1. Klart språk starter gjerne som et stunt, men gevinsten ligger i det langsiktige. 2. Arbeid med klart språk kan ikke basere seg på ekstramidler, men må være en integrert del av måten virksomheten jobber på. 3. Arbeidet må være forankret i ledelsen og følges opp systematisk. 4. Klart språk krever tverrfaglig samarbeid. Klart språk kan ikke være «noe som kommunikasjon arbeider med.» 5. Dokumenter resultater og gevinster. 6. Del kunnskap, suksesshistoriene og resultater. 16

17 Tilbakemeldinger? 17