GRIMSTAD KOMMUNE TILBUDSGRUNNLAG

Transkript

1 GRIMSTAD KOMMUNE TILBUDSGRUNNLAG ANTIKVARISK REHABILITERING IBSENHUSET GRIMSTAD

2 nr. Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON Kunngjøring Oppdragsgiver Oppdragsgivers organisering Kort om forespørselen PROSEDYRE Gjennomføring av konkurranse Konfidensialitet Spørsmål og svar i forbindelse med anskaffelsesprosessen Fremdriftsplan Behandling av tilbud Oppdragsgivers forbehold Anbudsåpning KRAVSPESIFIKASJON FOR OPPDRAGET Generelt Påseplikt Krav til miljø VALG AV LEVERANDØR Minstekrav og kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier UTFORMING AV TILBUD Krav til utforming av tilbud Kontraktsvilkår Forbehold og reservasjoner VEDLEGG TIL KONKURRANSEN Tilbudsskjema for utfylling Erklæring

3 nr. 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 Kunngjøring Grimstad kommune innbyr med dette til konkurranse om antikvarisk rehabilitering av Ibsenhuset i Grimstad. 1.2 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Grimstad kommune, Bygg- og Eiendomstjenesten, heretter benevnt oppdragsgiver. 1.3 Oppdragsgivers organisering Oppdragsgiver prosjektorganisering i avtaleperioden: Oppdragsgiver: ansvarlig: Grimstad kommune, Bygg- og eiendomstjenesten Besøksadresse: Arendalsveien 23, 4878 Grimstad Postadresse: Postboks 123, 4891 Grimstad Telefon: Anette Flaath, Bygg- og eiendomstjenesten leder Tlf.: mobil: e-post: anette.flaath@grimstad.kommune.no 1.4 Kort om forespørselen Ibsenhuset i Grimstad er et fredet bygg og brukes som museum. Bygget er gammelt og har store utfordringer med råteskade i tømmer og kledning. Oppdragsgiver ønsker derfor tilbud på rehabilitering av deler av bygget. 2

4 nr. 2 PROSEDYRE 2.1 Gjennomføring av konkurranse Denne anskaffelsen baseres på prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 nr For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. 2.2 Konfidensialitet Oppdragsgiver har taushetsplikt etter forvaltningsloven 13. Dette gjelder bl.a. opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Oppdragsgiver har et selvstendig ansvar for å vurdere om opplysninger er omfattet av taushetsplikten. 2.3 Spørsmål og svar i forbindelse med anskaffelsesprosessen Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller ikke gir tilstrekkelig veiledning, bes han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Skriftlig forespørsel skal sendes til: Navn: Anette Flaath Postadresse: Postboks 123, 4891 Grimstad Telefon: Mobil: E-post: anette.flaath@grimstad.kommune.no Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp, og senest innen 10 dager før tilbudsfrist. Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse via DOFFIN til samtlige registrerte interessenter hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges. 3

5 nr. 2.4 Fremdriftsplan Prosedyren vil bli gjennomført etter følgende foreløpig fremdriftsplan, tas forbehold om endringer i planen: Prosedyre Tidspunkt Kunngjøring av konkurransen via DOFFIN Innleveringsfrist tilbud kl Frist for spørsmål/forespørsel fra tilbyder Evaluering av tilbud Meddelelse om tildeling av kontrakt Behandling av tilbud Rettidige tilbud vil bli vurdert og sammenlignet av representanter fra oppdragsgiver. Først vurderes hvilke leverandører som er kvalifisert til å delta i selve konkurransen. Deretter vurderes tilbudene fra de kvalifiserte leverandørene. Alle leverandører vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli gitt en klagefrist på 10 dager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 2.6 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver tar forbehold om: 1. Å avvise leverandører som ikke leverer et komplett signert tilbud og oppfyller de krav som er skissert i dette konkurransegrunnlaget og i forskrift om offentlige anskaffelser. 2. Å avlyse konkurransen og forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn til det. 3. Endringer i volum som følge av endrede økonomiske rammevilkår, organisatoriske endringer og kommunal aktivitet. 4. gjennomføring i avtaleperioden under forutsetning av politisk godkjenning, samt at alle andre nødvendige godkjenninger foreligger. 2.7 Anbudsåpning Det vil ikke finne sted offentlig åpning av de innkomne tilbud. Tilbudene er planlagt åpnet hos Bygg- og eiendomstjenesten kl. 13:00. Minst 2 representanter fra oppdragsgiver vil være tilstede. 4

6 nr. 3 KRAVSPESIFIKASJON FOR OPPDRAGET 3.1 Generelt Ibsenhuset er et vernet bygg av Fylkesmannen, og har behov for omfattende restaurering utvendig. Arbeidene omfatter blant annet mye kledning, tømmer og vinduer, se vedlagt antikvarisk arbeidsbeskrivelse utarbeidet av Bøylestad Moen DA for Grimstad kommune. Beskrivelsen er en anbefaling for de arbeider som bør utføres, samtidig kan det bli aktuelt å tillegge oppgaver som ikke er beskrevet. Beskrivelse er ikke bindende for arbeidsomfanget i denne konkurransen, vurdering av arbeidsoppgaver og omfang vil bli gjort etter at tilbudene er mottatt. Det må påregnes at arbeidsoppgaver og omfang tilpasses prosjektets rammer underveis i prosessen. Det stilles krav fra oppdragsgiver om at arbeidene utføres i tørt miljø, for eksempel med overbygg av krympeplast eller lignende. Materialer som tømmer og kledning er allerede kjøpt inn av oppdragsgiver. Arbeidene vil i hovedsak bestå av utskifting av tømmer, kledning, restaurering av vinduer og diverse rehabilitering av bygget. Ved skifting av tømmer må leverandør hugge til tømmerstokker og tilpasse bygget. Kledningen er grovskåren, og leverandør skal håndhøvle all kledning for siste finish. Kledningen skal behandles med linoljemaling, hvor endeveden skal settes inn med linolje. Leverandøren skal levere maling og male. Oppdragsgiver skal godkjenne malingen. Viktig at maler og snekker/tømrer samarbeider om oppsetting av kledning og maling. Oppdragsgiver står for arbeidsbrakker og byggestrøm. Leverandør har ansvaret for byggeavfall, søppel og tømming. Fremdrift; Planlagt oppstart på byggeplass senhøsten Arbeidene må så gå kontinuerlig med 2-4 personer på tømring, og estimeres til 8-12mnd. Ferdigstillelsesdato settes i kontraktsinngåelsen. 3.2 Påseplikt Det gjøres oppmerksom på Forskrift om allmenngjøring av tariffavtaler for byggeplasser i Norge. Oppdragstakernes arbeidstakere skal minst skal ha de lønns- og arbeidsvilkår som følger av allmenngjøringsforskrifter. Den samme informasjonsplikten gjelder for oppdragstakeren når denne inngår avtaler med andre oppdragstakere, jfr. Forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett, 5. Det skal fremlegges dokumentasjon som viser at så er tilfelle / egenerklæring på at forskriften vil bli fulgt, for byggherrens kontraktspartnere og deres underleverandører. 5

7 nr. 3.3 Krav til miljø Dette er Grimstad Kommunes miljøkrav, og entreprenøren som leverer tilbud er forpliktet å følge disse. Rent bygg: Den enkelte entreprenør må ha kunnskaper om Rent tørt bygg prinsippet, løpende rengjøring i byggefasen, renholdsmetode, kvalitetskontroll, soneinndeling og faser, kapperom, overlevering mv. Bedriften skal alltid rydde etter egne arbeider. Avfall: Alle revne materialer er kommunens eiendom, med mindre annet er avtalt. Hva som ønskes gjenbrukt eller kjørt til lager avtales med Bygg- og eiendomstjenesten for hvert tilfelle. Resten leveres godkjent deponeringsmottak. Bedriften skal søke etter løsning som gir minst mulig avfall under arbeid. Minimum 60 % av avfallet skal sorteres. Rives miljøfarlig avfall som PCB eller asbest, skal rivningsarbeidet utføres etter forskriftene og leveres etter de godkjente returordninger som eksisterer. Alle kvitteringer samles sammen og leveres oppdragsgiver. Innkjøp og materialbruk: Alle nye materialer som tilføres skal være minimalt emballert slik at forskriftkrav til renhold for materialet er opprettholdt men ikke mer. Generelt skal virksomheten anbefale å foretrekke kvalitets- og miljømessig gode løsninger. Det skal ikke brukes tremateriale med tropisk tømmer i kommunal bygningsmassen verken i selve bygget eller i materialet som brukes i byggeperioden. Arbeidsmiljø: Ved utførelse av oppdrag må de som utfører arbeidet ha kunnskap og verneutstyr til å beskytte seg mot arbeidsoperasjoner som medfører støy, støv eller avgassing i henhold til produktdatablad og Arbeidstilsynets regler. Produktdatablad skal være tilgjengelig for produktene som brukes for alle brukere. 6

8 nr. 4 VALG AV LEVERANDØR 4.1 Minstekrav og kvalifikasjonskrav I dette kapittelet er det listet opp de krav som stilles til leverandøren for å kunne delta i konkurransen. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad om deltakelse blir avvist. Blant de leverandører som tilfredsstiller de krav som er stilt, vil byggherren velge ut den eller de leverandørene som det ønskes inngått kontrakt med, kfr 4.2 Tildelingskriterier. Dette skal leveres med tilbudet: Krav Firmaattest: Foretaket skal være lovlig registrert. asjon Firmaattest fra Foretaksregisteret i Brønnøysund Attest for merverdiavgift: Leverandør skal ikke ha vesentlige restanser for merverdiavgift eller det skal foreligge en godkjent nedbetalingsplan. Attest for skatt og trygdeavgifter: Leverandør skal ikke ha vesentlige restanser for skatt og trygdeavgifter eller det skal foreligge en godkjent nedbetalingsplan. HMS-erklæring: Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav innen helse, miljø og sikkerhet. Finansiell og økonomisk stilling: Kvalitetssystem Leverandøren skal framlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden/fylkesskattekontoret der leverandør har sitt hovedkontor. Attest skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren skal framlegge attest for skatt og trygdeavgifter fra kemner/kommunekasserer i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utfylt og undertegnet HMS-egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser. Benytte vedlagt Leverandør skal ha ordnede økonomiske forhold og økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. Leverandør må minimum oppnå en vurdering som kredittverdig. Leverandørsamtykker ved sin innlevering av tilbudet til at opplysningene innhentes og legges til grunn for vurderingen av leverandørens økonomiske forhold. Alternativt kan leverandør ved innlevering av tilbud selv legge ved kredittvurdering. asjon på sentral godkjenning for aktuelle klasse og fag, eller for leverandører som ikke har sentral godkjenning; foretakets kvalitetssystem og KS ansvarlige. 7

9 nr. 4.2 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil inngå avtale med tilbyderen som etter en samlet vurdering har gitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet ut fra pris og kompetanse. Pris Tilbudt timepris, ref. tilbudsskjema. I evalueringen vil timepris bli vektet med 40 % Kompetanse I evalueringen vil kompetanse bli vektet med 60%. Oppdragsgiver vil tildele kontrakt til den leverandør som tilbyr personell med best kompetanse for oppdraget. Punktet blir evaluert ved vurdering av CV for tilbudt personell, hvor det som blir vurdert er deres referanseprosjekter og erfaring av oppgaver som denne forespørselen krever. Den leverandør som etter oppdragivers vurdering tilbyr best kompetanse for gjennomføring av oppdraget, vil få størst uttelling. Referanseprosjekter skal oppgis fra de siste 3 årene. Leverandøren skal tilby personell på tømring/snekring, maler og vindusreparatør. Tømrer/snekker blir vurdert ut i fra: - Referanseprosjekter fra de siste 3 år med rehabilitering av antikvariske bygg. - Erfaring med håndhøvling av kledning - Erfaring med hugging og tilpassing av tømmer i bygningskonstruksjonen Vindusreparatør blir vurdert ut i fra: - Referanseprosjekter fra de siste 3 år med rehabilitering av vinduer på antikvariske bygg. Maler blir vurdert ut i fra: - Erfaring med bruk av linoljemaling 5 UTFORMING AV TILBUD 5.1 Krav til utforming av tilbud Tilbudsdokumentet skal sendes/ innleveres i forseglet konvolutt/pakke til følgende adresse: Grimstad kommune, c/o Bygg- og eiendomstjenesten Rådhuset, til resepsjonen/sentralbordet i hallen PB 123 N GRIMSTAD. Tilbudet leveres i nøytral konvolutt og merkes tydelig med: "Grimstad kommune, tilbud Ibsenhuset 8

10 nr. Tilbudet skal være undertegnet. Tilbudet kan sendes i posten, men må være oppdragsgiver i hende som nevnt over innen innleveringsfristen, dette er tilbyders ansvar. Tilbudet skal være i samsvar med konkurransegrunnlagets kvalifikasjonskriterier for å bli evaluert etter oppgitte tildelingskriterier. Fristen for vedståelse av tilbudet er satt til 90 kalenderdager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudet skal gis på det vedlagte tilbudsskjemaet, inkludert vedlegg, og bilagt signert tilbudsbrev. Tilbyder kan eventuelt supplere med egne vedlegg. 5.2 Kontraktsvilkår NS 8406: Kjøp av bygg og anleggsarbeider 5.3 Forbehold og reservasjoner Forbehold må være presise, oppgitt og priset i tilbudsbrev. Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på slik måte vil ikke bli hensyntatt, med mindre det er åpenbart at tilbyder har ment å ta et forbehold eller gjøre et avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Det forutsettes at oppdragsgiver kan vurdere forbeholdene uten kontakt med leverandør. Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at også ikke vesentlige forbehold eller avvik kan føre til at oppdragsgiver avviser tilbudet, jf. forskrift om offentlige anskaffelser. 9

11 nr. 6 VEDLEGG TIL KONKURRANSEN 1. Tilbudsskjema for utfylling 2. HMS-erklæring 6.1 Tilbudsskjema for utfylling Timepriser Timeprisen, regnet fra oppmøte på oppdragsgivers utførelsested, skal inkludere alle utgifter slik som lønn, sosiale utgifter, reise, reisetid, diettutgifter, alle utgifter til servicebil inkl evt parkeringsavgift, underbringelsesutgifter (evt utgifter til hus og mat til arbeidsfolkene), hold av redskap og arbeidslys, verneutstyr, utgifter til stedlig arbeidsledelse, utgifter til hovedadministrasjon, administrasjon av underleverandører, fortjeneste m.m, tegning som viser hva som er utført av endringsarbeider kladdet på originaltegning(vi rentegner) slik at timeprisene uten påslag av noen art (unntatt merverdiavgift) blir å benytte ved avregningen. Arbeidene skal foregå i normal arbeidstid. Tilbudspriser Mester/svenn/tømrer: Læregutt/hjelpearbeider: Maler: Vindusreparatør: Kr pr. time eks mva Kommentarer PÅSLAGSPROSENTER Oppgi påslagsprosent for følgende; Materialpriser Administrering og fakturering av underleverandører/entreprenører Kjøregodtgjørelse pr. km Timepriser skal være faste uten regulering. % Kommentarer ER INKLUDERT I TIMEPRIS Det er ikke anledning å tilføye flere typer timepriser, og derfor må det kommenteres hvis det er andre benevnelser dere bruker på tilbudt personell. Påslagsprosenter på materiell legges på innkjøpsprisene firmaet har, og kommunen kjører åpen bok prinsippet og vil kunne foreta stikkprøver. Kontroll av åpen bok vil varsles med min. 1 uke. CV-er for tilbudt personell vedlegges. Endring av tilbudt personell kan etter at tilbud er åpnet ikke skje uten etter forhåndsgodkjenning fra byggherre. 10

12 nr. Rigg inkl stillas og inndekking (tørt miljø for arbeider på vegger) Kostnad eks mva Underleverandører Undertegnede ønsker i forbindelse med gjennomføring av arbeidene å benytte følgende underleverandører: Arbeidsområde Foretak CV-er for tilbudt personell vedlegges. Lovlydighet Undertegnede bekrefter at han ikke er straffedømt i arbeidsforhold eller i utøvelsen av sitt yrke Alternativt vedlegges redegjørelse av ilagt dom 11

13 nr. Forsikring Undertegnede har forsikring i forsikringsselskapet som dekker det fulle ansvar som kan oppstå iht kontrakten. Alternativt bekrefter anbyder at det vil bli tegnet en egen prosjektforsikring som dekker det fulle ansvar som kan oppstå iht kontrakten. Forbehold Tilbyderen har fylt ut etterfølgende erklæring mht. forbehold fra konkurransegrunnlaget. Anbudet inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget, jf. FOA 11-11, d) Hvis ja: Det bekreftes at avvikene er listet opp i et tilbudsbrev. Hvis ja: Forbehold er priset i tilbudsbrevet Ja.. / Nei.. Ja.. Ja.. 12

14 nr. 6.2 Erklæring Undertegnede tilbyder erklærer med sin underskrift at firmaet er kjent med alle forhold som fremgår av tilbudsgrunnlaget, og at firmaet har den nødvendige kompetanse (økonomisk og teknisk) og systemer, som skal til for å ivareta de forhold byggherren har stilt krav om i tilbudsgrunnlaget. Firmaet bekrefter med dette å yte positivt samarbeid med alle involverte aktører gjennom hele kontraktsperioden. Firmaet er videre kjent med at de er ansvarlig for å avkreve og påse at underleverandører av tjenester m.m., tilfredsstiller de samme krav til opplistede kriterier som tilbyderen selv (bl. a. i forhold til anikontraktørklausul, registrering, innbetaling av skatter og avgifter, HMSsystemer m.m.). Signering av tilbud Foretak Foretaksnummer Telefon Mobiltelefon Sted Ansvarlig tilbyders underskrift (prokura) Kontaktperson Postnummer og adresse Telefaks e-post Dato Firmastempel 13