TILBUDSGRUNNLAG RAMMEAVTALE FOR: PROSJEKTADMINISTRATIVE TJENESTER

Transkript

1 GRIMSTAD KOMMUNE TILBUDSGRUNNLAG RAMMEAVTALE FOR: PROSJEKTADMINISTRATIVE TJENESTER Grimstad

2 nr. Rammeavtale administrative tjenester TILBUDSINNBYDELSE Grimstad kommune inviterer med dette interesserte firmaer til konkurranse med forhandlinger om rammeavtale for engasjement av prosjektadministrative tjenester. Det legges til grunn at det etableres 1 rammeavtale. Det firmaet oppdragsgiver velger å inngå rammeavtale med, vil være utelukket fra å levere øvrige rådgivertjenester for de prosjekter firmaet tildeles, jf FOA 3-8. Anskaffelsen vil bli gjennomført i hht. "Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, samt tilhørende Forskrift om offentlig anskaffelser, gjeldende fra Tilbudsdokumentet skal sendes/ innleveres i dobbel konvolutt til følgende adresse: Grimstad kommune, c/o Bygg- og eiendomstjenesten Rådhuset, til resepsjonen/sentralbordet i hallen PB 123 N GRIMSTAD. Tilbudet leveres i nøytral konvolutt og merkes tydelig med: "Grimstad kommune, tilbud rammeavtale Eventuelle spørsmål i tilbudsperioden rettes til prosjektleder på epost Epost prosjektleder: anette.flaath@grimstad.kommune.no Tilbudsfrist, komplett tilbud skal være mottatt senest fredag, , kl Tilbudet skal være undertegnet. Tilbudet kan sendes i posten, men må være oppdragsgiver i hende som nevnt over innen innleveringsfristen, dette er tilbyders ansvar. Tilbudet skal være i samsvar med konkurransegrunnlagets kvalifikasjonskriterier for å bli evaluert etter oppgitte tildelingskriterier. Siste frist for å be om tilleggsopplysninger er 6 dager før tilbudsfrist. Tilbydere har ikke anledning til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Fristen for vedståelse av tilbudet er satt til 90 kalenderdager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudet skal gis på det vedlagte tilbudsskjemaet, inkludert vedlegg, og bilagt signert tilbudsbrev. Tilbyder kan eventuelt supplere med egne vedlegg. Grimstad, Anette Flaath leder

3 nr. Rammeavtale administrative tjenester INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE KVALIFIKASJONSKRITERIER asjon på økonomi, finansiell stilling, HMS, etc : TILDELINGSKRITERIER Pris Kompetanse og kvalitet DOKUMENTASJONSKRAV TILBUDSBESTEMMELSER AVTALE/ KONTRAKTSBESTEMMELSER Generelt Avtaledokument Kontraktsbetingelser (NS 8402) Fakturering Taushetsplikt, habilitet og bruk av rådgivere Arbeidsgiveransvar Kvalitetssikringssystem Endringer Avbestilling Avtalebrudd Forsikring Rettigheter til resultater Offentlighet VEDLEGG Vedlegg 1 - TILBUDSSKJEMA... 9 Vedlegg 2 - Spørreskjema referanser... 13

4 nr. Rammeavtale administrative tjenester 1 KVALIFIKASJONSKRITERIER I dette kapittelet er det listet opp de krav og tilhørende dokumentasjon som stilles til leverandøren for å kunne delta i konkurransen. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad om deltakelse blir avvist. Blant de leverandører som tilfredsstiller de krav som er stilt, vil byggherren velge ut den leverandøren som det ønskes inngått kontrakt med, kfr 2 Tildelingskriterier. 1.1 asjon på økonomi, finansiell stilling, HMS, etc : 1. Skatteattest for skatt, ikke eldre enn 6 måneder 2. Skatteattest for mva, ikke eldre enn 6 måneder 3. HMS-egenerklæring, utformes i henhold til vedlegg 2 i Forskrift om offentlige anskaffelser 4. Fremlegge attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren er etablert, f.eks. Foretaksregistret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. 5. Ha tilfredsstillende økonomi, dvs. på kredittsjekk hos Lindorff må firmaet ha betegnelsen tilfredsstillende eller bedre for likviditet og soliditet. Nødvendig dokumentasjon innhentes av Oppdragsgiver. Lindorffs vurdering kan kommenteres av tilbyder. 6. Det kreves at leverandøren har et godt og velfungerende kvalitetssystem. 7. Referanseliste som viser at firmaet har iløpet av de siste 5 år gjennomført og erfaring med tilsvarende oppdrag. 2 TILDELINGSKRITERIER Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med tilbyderen som etter en samlet vurdering har gitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet ut fra pris samt kompetanse og kvalitet. 2.1 Pris Tilbudt timepris, ref. tilbudsskjema. I evalueringen vil timepris bli vektet med 50 % 2.2 Kompetanse og kvalitet Oppdragsgiver vil tildele kontrakt til den tilbyder som tilbyr personell med best kompetanse og kvalitet for oppdraget. Punktet blir evaluert ved vurdering av CV for tilbudt personell og vurdering av innsendte ferdig utfylte referanseskjemaer. ene skal være relevant for tilbudt personell og være av tilsvarende art som etterpurt i denne konkurransen. I evalueringen vil CV vektes med 25 % og referanseskjemaer med 25 % Vurdering av kompetanse/ kvalitet baseres på; 1. CV for tilbudt personell 2. Personlige egenskaper, erfaring/ kompetanse fra tilsvarende oppdrag og referanser, da med spesielt tanke på byggeplassledelse; SHA/HMS oppfølging og økonomi- og fremdriftsoppfølgning. 3. Tilbudt personells erfaring i offentlig saksbehandling; erfaring fra kommunal saksbehandling generelt, forståelse for og bruk av kommunal arkiv- og regnskapssystem samt erfaring med lov- og forskrift om offentlige anskaffelser.

5 nr. Rammeavtale administrative tjenester 4. Juridisk bistand. Det legges spesielt vekt på tilbyders juridiske støtteapparat, og særskilt innefor anskaffelsesforskriften og kontraktsrett. 3 DOKUMENTASJONSKRAV I nedenstående tabeller er listet opp den dokumentasjon som skal leveres ved tilbudet. Vedlegg nr Beskrivelse KVALIFIKASJONSSKRITERIER: Ref. pkt 1 Attest for skatt Attest for mva Egenerklæring HMS Firmaattest (for eks. Foretaksregisteret i Brønnøysund). Utskriftsdato ikke eldre enn ½ år asjon på sentral godkjenning for aktuelle klasse og fag, eller for leverandører som ikke har sentral godkjenning; foretakets kvalitetssystem og KS ansvarlige Referanseliste TILDELINGSKRITERIER: 7 Pris, ref tilbudsskjema CV er tilbudt personell, inkl erfaring, referanser og personlige egenskaper ihht til pkt 2.2.2, og Minst 2 stk spørreskjema på hver av henholdsvis Oppdragsleder og Saksbehandler, leveres ferdig utfylt TILBUDSBESTEMMELSER 4.1 Generelle bestemmelser Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger etter forskrift om offentlige anskaffelser, del I og II. Det understrekes at selv om anskaffelsen gjennomføres etter forhandlinger, foreligger det ingen plikt til å forhandle. Ihht FOA 11-8 kan oppdragsgiver bestemme at forhandlingene skal forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterie. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriet kan skje i forkant av forhandlingene. Det vil kun bli ført forhandlinger med leverandører som etter oppdragsgivers vurdering har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. Ved eventuelle forhandlinger vil oppdragsgiver benytte følgende retningslinjer: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som:

6 nr. Rammeavtale administrative tjenester o forretningsmessige vilkår o pris og tekniske spesifikasjoner/løsninger Forhandlingsmøter ledes av en representant fra Oppdragsgiver. De som møter fra leverandøren skal ha de nødvendige fullmakter, eller disse må kunne skaffes på kort varsel. Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter etter oppdragsgivers behov. Leverandør tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver leverandør er sikret konfidensialitet og likebehandling. I forhandlingsperioden kan leverandørene kun kontakte oppdragsgiver. For øvrig skal forhandlingene gjennomføres i samsvar med regelverket om offentlige anskaffelser og god forretningsskikk. 4.2 Orientering om forespørselen Generelt: Grimstad kommune skal innhente tilbud på rammeavtale på prosjektadministrasjon til de prosjekter oppdragsgiver finner hensiktsmessig å bruke rammeavtalen på. Oppdragsgiver skal innhente tilbud på engasjement av prosjektadministrative tjenester. Dette omfatter hovedsakelig byggeledelse, oppfølging på byggeplass mot kontrakter, tillegg/endringer, SHA/HMS. Arbeidet kan omfatte noe prosjekteringsledelse og prosjektledelse. Oppgaver vedrørende kontraktsrett, anbud og Lov om offentlig anskaffelse (juridisk bistand), vil være særlig aktuelt. Kontraktenes varighet er 2 år + opsjon år. Avrop på rammeavtalen gjøres etter oppdragsgivers behov. Alle oppdrag vil til enhver tid være avhengig av administrativ og politisk godkjenning. Årlig omfang vil være variabelt. Omfang vil variere ut fra gjeldende bevilgninger og de til enhver tid pågående prosjekter som oppdragsgiver har. 4.3 organisasjon Det er rådmannen som har ansvar for iverksetting av de vedtak som blir fattet av kommunestyret. Ansvaret for gjennomføring er delegert til Bygg- og eiendomstjenesten som prosjektansvarlig. Avtalen innebærer ingen aktivitetsplikt til å bestille oppdrag i avtaleperioden. 4.4 Grunnlag for konkurransen Tilbudsgrunnlag for rammeavtalen består av foreliggende dokument med vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger gitt skriftlig innen 6 dager før tilbudsfristens utløp, inngå. Spørsmål til konkurransegrunnlaget skal rettes på e-post til:

7 nr. Rammeavtale administrative tjenester Anette Flaath, prosjektleder E-post adresse: Svar på spørsmål vil kun bli gitt skriftlig, svarene vil bli anonymisert og meddelt samtlige deltakere i konkurransen. 4.5 Krav til tilbudet Generelt Tilbudet skal være skriftlig, på norsk, i norske kroner og undertegnet. Det skal avgis i lukket og merket forsendelse som beskrevet i dette konkurransegrunnlaget, og på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares fram til tilbudsåpningen. Tilbud som er innlevert / mottatt etter fristens utløp, vil bli avvist Spesielle Tilbudsregler Tilbudet skal være bindende i 90 dager etter tilbudsfristens utløp Timesatser Alle utgifter til kontorhold, sekretær- og tegnetjeneste, kopiering til eget bruk, forsendelse, cd er for distribusjon av prosjektinformasjon, webhotell/prosjekthotell, telefon, kommunikasjonslinjer, lokale og ordinære reiser (herunder reisekostnad og reisetid til prosjekteringsmøter, møter med oppdragsgiver og hans organisasjon, byggemøter og reiser til øvrige prosjekterende i forbindelse med utførelse av oppdraget) skal være inkludert i honorartilbudet og i de tilbudte timehonorarsatser. Gjelder også godtgjørelse for tidsforbruk på slike reiser. All møtevirksomhet skal foregå i Grimstad Responskrav Tilbyderne skal kunne igangsette oppdrag innen 1 uke og være tilgjengelig innen 2 virkedager. Skal bekreftes i tilbudsbrevet Tilbyders forbehold Forbehold må være presise, oppgitt og priset i tilbudsbrev Vurdering av tilbud Dersom det blir ansett som nødvendig for vurderingen, vil oppdragsgiver kalle inn til avklarende møte/forhandlingsmøte med en eller flere av tilbyderene. Egne kostnader i forbindelse med avklarings- og forhandlingsmøter må dekkes av tilbyder.

8 nr. Rammeavtale administrative tjenester 5 AVTALE/ KONTRAKTSBESTEMMELSER 5.1 Generelt Tjenesteyteren skal ikke overlate deler av tjenesten til andre eller underleverandører uten oppdragsgivers skriftlige samtykke. Slikt samtykke fritar ikke tjenesteyteren for noen plikter etter kontrakten. Tjenesteyteren skal på egen bekostning sørge for øyeblikkelig utskifting av personell som opptrer på en klanderverdig måte eller som er uegnet til å utføre tjenesten. 5.2 Avtaledokument Kontrakt baserer seg på avtaledokument i hht NS 8402:2010 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid. Dersom avtaledokumentene inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rekkefølge: 1. Avtaledokument 2. Tilbudsspesifikasjonen 3. Eventuelle vedlegg i den rekkefølge de er opplistet 5.3 Kontraktsbetingelser (NS 8402) NS 8402:2010 skal gjelde i sin helhet. 5.4 Fakturering Rådgivers fakturaer skal spesifiseres med detaljerte timelister og for øvrig dokumenteres slik at de kan kontrolleres av oppdragsgiver. Eventuelle spesielt avtalte utlegg og utgifter skal angis særskilt. Følgende gjelder for alle avtaler: Fakturaene skal stiles til Grimstad kommune ved fakturamottak, og sendes via prosjektleder for det enkelte prosjekt. Det kan kreves betaling etter hvert som oppdraget utføres, men ikke oftere enn en gang i måneden, 30 dagers betalingsfrist. Oppdragsgivers utbetaling er ingen godkjenning av grunnlaget for fakturaen. Faktura merkes med ressursnummer etter avtale med prosjektleder.

9 nr. Rammeavtale administrative tjenester 5.5 Taushetsplikt, habilitet og bruk av rådgivere Tjenesteyter er underlagt taushetsplikt, i henhold til forvaltningsloven, jf 13 og FOA 3-6 og 7. Oppdragsgiver stiller krav til uavhengighet mellom oppdragsgivers prosjektadministrasjon og prosjektets øvrige aktører. Det firma som oppdragsgiver velger å inngå rammeavtale med, vil være utelukket fra å levere øvrige arkitekt- eller rådgivertjenester for de prosjekter firmaet tildeles kontrakt, jfr. FOA Arbeidsgiveransvar Oppdragsgiver skal ikke anses som arbeidsgiver for tjenesteyteren eller personer han måtte benytte, selv om slikt personell utfører tjenesten eller deler av denne i samarbeid med oppdragsgiver. Leverandøren hefter fullt og helt for sine ansatte eller medhjelpere som tilknyttes leverandøren ved gjennomføring av kontrakten. 5.7 Kvalitetssikringssystem Tjenesteyteren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenesten. Oppdragsgiver har rett til å foreta, og tjenesteyteren skal være behjelpelig med å gjennomføre kvalitetsrevisjoner. Ved arbeid på kommunens virksomhetssted skal leverandøren påse at tjenesten utføres innenfor rammen av de regler for sikkerhet og arbeidsforhold som på kommunens virksomhetssted. Oppdragsgiver skal gjøre leverandøren kjent med disse reglene. Når tjenesteyter anser tjenesten som utført, skal han varsle oppdragsgiver skriftlig. 5.8 Endringer Følger av standarden. 5.9 Avbestilling NS 8402 gjelder tilsvarende for denne kontrakten. NS 8403 for byggelederoppdrag Avtalebrudd NS 8402 skal gjelde tilsvarende for denne kontrakten. NS 8403 for byggelederoppdrag Forsikring Tjenesteyter skal for egen regning tegne og opprettholde en ansvarsforsikring tilpasset tjenesteyterens virksomhet og tjenestens art. Tjenesteyter skal sørge for at hans forsikringsselskap frafaller retten til å gjøre regresskrav gjeldende mot oppdragsgiver. Videre skal tjenesteyter sørge for at oppdragsgiver varsles av forsikringsselskapet minimum 30 dager før forsikring i henhold til første avsnitt blir endret, sagt opp eller faller bort. Tjenesteyter skal på oppdragsgivers anmodning utlevere forsikringssertifikat som dokumenterer at plikten i henhold til første avsnitt er oppfylt.

10 nr. Rammeavtale administrative tjenester 5.12 Rettigheter til resultater Dersom ikke annet er avtalt, overtar oppdragsgiver en eksklusiv eiendomsrett til resultatene av tjenesten etter hvert som det utføres. Tjenesteyteren har rett til å bruke resultater av generell art i sin virksomhet Offentlighet All informasjon som partene utveksler skal holdes unntatt offentlighet og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten skriftlig samtykke fra den annen part. En part kan likevel gjøre slik informasjon tilgjengelig for utenforstående, dersom den allerede var kjent for parten på det tidspunktet informasjonen ble mottatt, er eller blir alminnelig kjent på annen måte enn ved feil begått av en av partene, eller mottas fra andre på rettmessig måte uten pålegg om unntak fra offentlighet. Partene kan også overføre informasjon til utenforstående i den utstrekning dette er nødvendig for oppfyllelse av kontrakten, forutsatt at slik annen mottaker av informasjon pålegges en plikt til unntak fra offentlighet slik det framgår av dette punkt. 6 VEDLEGG 1 Tilbudsskjema for utfylling. 2 Spørreskjema referanser 6.1 Vedlegg 1 - TILBUDSSKJEMA Timepriser Det tilbys følgende timesatser: Navn CV, vedlegg nr: Timepris eks mva Ref. også pkt angående timepriser. CV-er for tilbudt personell vedlegges. Endring av tilbudt personell kan etter at tilbud er åpnet ikke skje uten etter forhåndsgodkjenning fra byggherre.

11 nr. Rammeavtale administrative tjenester Lønns- og prisendringer Fastprishonorar reguleres etter Statistisk sentralbyrås indeks for boligblokker (A total) etter prinsippene fastlagt i NS Timerater reguleres for hvert år, pr. 15. januar. Utgangspunkt skal være indeks pr Anbyder må eventuelt under Forbehold angi dersom en vil kreve annen metode for kompensasjon for lønns- og prisendringer. Metoden må angis slik at oppdragsgiver selv i evalueringen kan prisberegne denne opp mot forutsatt regulering. Underleverandører Undertegnede ønsker i forbindelse med gjennomføring av arbeidene å benytte følgende underleverandører: Arbeidsområde Foretak CV-er for tilbudt personell vedlegges.

12 nr. Rammeavtale administrative tjenester Lovlydighet Undertegnede bekrefter at han ikke er straffedømt i arbeidsforhold eller i utøvelsen av sitt yrke Alternativt vedlegges redegjørelse av ilagt dom Forsikring Undertegnede har forsikring i forsikringsselskapet som dekker det fulle ansvar som kan oppstå iht kontrakten. Alternativt bekrefter anbyder at det vil bli tegnet en egen prosjektforsikring som dekker det fulle ansvar som kan oppstå iht kontrakten. Forbehold Tilbyderen har fylt ut etterfølgende erklæring mht. forbehold fra konkurransegrunnlaget. Anbudet inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget, jf. FOA 11-11, d) Hvis ja: Det bekreftes at avvikene er listet opp i et tilbudsbrev. Hvis ja: Forbehold er priset i tilbudsbrevet Ja.. / Nei.. Ja.. Ja..

13 nr. Rammeavtale administrative tjenester Erklæring Undertegnede tilbyder erklærer med sin underskrift at firmaet er kjent med alle forhold som fremgår av tilbudsgrunnlaget, og at firmaet har den nødvendige kompetanse (økonomisk og teknisk) og systemer, som skal til for å ivareta de forhold byggherren har stilt krav om i tilbudsgrunnlaget. Firmaet bekrefter med dette å yte positivt samarbeid med alle involverte aktører gjennom hele kontraktsperioden. Firmaet er videre kjent med at de er ansvarlig for å avkreve og påse at underleverandører av tjenester m.m., tilfredsstiller de samme krav til opplistede kriterier som tilbyderen selv (bl. a. i forhold til anikontraktørklausul, registrering, innbetaling av skatter og avgifter, HMS-systemer m.m.). Signering av tilbud Foretak Foretaksnummer Telefon Mobiltelefon Sted Ansvarlig tilbyders underskrift (prokura) Kontaktperson Postnummer og adresse Telefaks e-post Dato Firmastempel Vedlegg: To ferdig utfylte referanseskjema for hver av henholdsvis Oppdragsleder og Saksbehandler hos tilbyder (totalt fire ferdig utfylte referanseskjemaer skal vedlegges tilbud)

14 nr. Rammeavtale administrative tjenester Vedlegg 2 - Spørreskjema referanser Spørreskjema fylles ut av tilbyders referanseperson, det skal leveres 2 utfylte spørreskjema for hver av oppgitte Oppdragansvarlig og Saksbehandler ets navn: Navn på person hos tilbyder som vurderes: et ferdigstilt (måned/år): Referansens navn: Type bygg: Ansatt i: BTA: Entrepriseform: Stilling: Telefonnummer: Kontraktens størrelse: Referansene skal besvare følgende spørsmål: 1 Kompetanse og erfaring Hvordan opplevde du vedkommendes kompetanse? Hadde vedkommende nok erfaring til å gjennomføre sin rolle i prosjektet? E-postadresse: Svar Score (1-10) 2 Gjennomføringsevne Hvordan var vedkommendes generelle evne til å kommunisere? Oppfattet du vedkommende som løsningsorientert og kreativ? Hvordan opplevde du vedkommendes evne og vilje til å overholde frister? 3 Økonomi/kvalitet ferdig produkt Opplevde du at vedkommende forholdt seg til avtalen og ikke krevde uberettigede tillegg? Hva er din oppfatning av kvaliteten på løsninger og valgte produkter? 4 Totalvurdering Signatur: (Navn, dato, firma hos referanseperson):