Fylkesscene Østfold. Fredrikstad kommune TD Bygg og eiendom - Utbyggingsavdelingen. Samspillsavtale

Transkript

1 Fredrikstad kommune TD Bygg og eiendom - Utbyggingsavdelingen Fylkesscene Østfold Samspillsavtale Totalentreprise 8407 Bok 0 Generell informasjon, Anbuds- og kontrakts bestemmelser FREDRIKSTAD KOMMUNE RTD, Bygg og Eiendomsavdelingen - Utbygging, mai Geir Svendsen Rev

2 1 ANBUDSINNBYDELSE KUNNGJØRING KONKURRANSEGRUNNLAGET TILLEGGSOPPLYSNINGER TILBUDSKONFERANSE ANBUD INNLEVERING AV ANBUD VEDSTÅELSESFRIST ORIENTERING OM PROSJEKTET GENERELL INFORMASJON ENTREPRISEFORM. SAMSPILL SAMSPILLSGRUPPEN GJENNOMFØRING/FREMDRIFT BYGGHERREORGANISASJON OPPDRAGGIVERS ORGANISASJON Bok 0 Side 1

3 1 ANBUDSINNBYDELSE Med forbehold om administrativ og politisk godkjennelse av prosjektet og finansiering inviterer Fredrikstad kommune med dette til å gi tilbud på samspillsavtale for Fylkesscene Østfold Anskaffelsen baseres på Åpen anbudskonkurranse i henhold til - Forskrift om offentlige anskaffelser. Tilbudet skal gis på grunnlag av innhold og bestemmelser i dette dokument med vedlegg. 1.1 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN. 1.2 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Utlysning Doffin og dette dokument med vedlegg. Anbudsinnbydelse, generell prosjektbeskrivelse med anbuds- og kontraktsbestemmelser Vedlegg nr. 1: Anbudsskjema skal fylles ut og legges ved anbudet Vedlegg nr. 2: Svardokumentasjon skal fylles ut og legges ved anbudet Vedlegg nr. 3: Egenerklæring HMS Vedlegg nr. 4: Tilbudsunderlag Vedlegg nr. 5: Prisskjema Bygg Vedlegg nr. 6: Prisskjema Pel og Spunt Vedlegg nr. 7: Hovedrapport forprosjekt Vedlegg nr. 8: Plantegninger ARK Vedlegg nr. 9: Skisser VVS: Vedlegg nr. 10: Notat 02 fra Henning larsen Architects Vedlegg nr. 11: Fredrikstad Kommune Byggehåndbok Alle dokumentene ligger tilgjengelig i DOFFIN databasen. Alle dokumenter lagt ut på Doffin er å anse som en del av konkurransegrunnlaget. Alle fag må koordineres og tilbyder er ansvarlig for alle ytelser er inkludert uavhengig av hvilken del av konkurransegrunnlaget ytelsen er beskrevet. Bok 0 Side 2

4 1.3 Tilleggsopplysninger Dersom anbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det bes om tilleggsopplysninger fra: Prosjektansvarlig: Geir Svendsen Tlf: mail: Slike opplysninger vil bli lagt ut på Doffin som tilleggsopplysninger.. Tilleggsopplysninger kan gis inntil en uke før utløpet av tilbudsfristen. 1.4 Tilbudskonferanse Tilbudskonferanse vil bli avholdt onsdag 26 juni 2013, kl 13:00. Fremmøte K60 Østfold Kulturutvikling. Blackboks ved Østfold Kulturproduksjon, Dokka 3A, 1671 Kråkerøy. Kostnader/utgifter for deltakelse på konferansen må bæres av den enkelte. 1.5 Anbud Som anbud skal minimum leveres: Anbudsbrev Utfylt anbudsskjema Vedlegg 1 i utfylt og underskrevet stand All forespurt dokumentasjon i henhold til Vedlegg 2 Svardokumentasjon Utfylte prisskjemaer vedlegg 5 og 6 Anbudsbrev, beskrivelse og øvrige vedlegg skal i hovedtrekk redegjøre for hvilke løsninger som er tilbudt samt gi svar på /opplysninger om det som kreves i anbudsgrunnlaget. Anbudet skal være uten forbehold, anbud med forbehold avvises. Delanbud eller alternative anbud aksepteres ikke. Anbud på faks eller e-post godtas ikke. Bok 0 Side 3

5 1.6 Innlevering av anbud Anbudet skal være på norsk, datert og signert av anbyder, og skal leveres i lukket konvolutt merket: Fylkesscene Østfold Samspillsavtale Innlevering enten ved personlig levering, eller pr post til: Fredrikstad kommune, Regulering og Teknisk drift, v / Geir Svendsen Innleveringsadresse: Postadresse: Tomteveien 30 Postboks Fredrikstad 1602 Fredrikstad Anbudsfrist Anbudet skal være mottatt og stemplet inn: innen kl Åpning Åpning av innkomne anbud: kl.1200 Anbudsåpningen er ikke offentlig. 1.7 Vedståelsesfrist Anbud er bindende i 90 kalenderdager, regnet fra anbudsfristens utløp. Bok 0 Side 4

6 2 ORIENTERING OM PROSJEKTET 2.1 Generell informasjon Fylkesscene Østfold er nå utredet i flere faser og har resultert i en ønsket realisering i Vestre maskinhall på tidligere Fredrikstad Mekaniske Verksted. Arbeidet med forprosjektet ble påbegynt våren Østfold Fylkeskommune og Fredrikstad kommune bevilget da midler til innplasseringsstudie av en scene på FMV området. Prosjekteringsgruppa for Fylkesscenen har bestått av ARK: Henning larsen Architects RI: Multiconsult Disse har utarbeidet forprosjekt som danner grunnlag for søknad om statstilskudd til realisering av nasjonalt kulturbygg. Østfold Fylkeskommune og Fredrikstad Kommune er likeverdige parter i prosjektet i forhold til byggherreansvar og forpliktelser til og fullfinansiere både drift og investering. I tillegg til forprosjekt skal det videre gjennomføres en samspillsprosess hvor en skal fokusere på usikkerheter i prosjektet. Dette skal danne ytterligere grunnlag for politisk behandling for realisering av prosjektet. Her skal det gjennomføres usikkerhetsanalyse som først identifiserer hvilke forhold/elementer det bør arbeides med. Avslutningsvis skal det verifiseres at en faktisk har redusert usikkerhetene gjennom samspillsprosessen. Bok 0 Side 5

7 2.2 Entrepriseform: Samspill Modellen karakteriseres ved at en entreprenør bringes tidligere inn i prosjektet enn ved mer tradisjonelle gjennomføringsformer. Sammen med arkitekt, tekniske rådgivere, tekniske underentreprenører og Fredrikstad kommune, utbyggingsavdeling skal entreprenøren være med å utvikle prosjektet slik at alle parters erfaring og kompetanse tilflyter prosjektet på et tidligst mulig stadium hvor prosjektet reelt kan påvirkes i størst mulig grad. I begrepet samspillsmodell bringes hovedaktørene på entreprenørsiden, arkitekt, tekniske fagrådgivere og tekniske entreprenører sammen til en allianse ledet av en sampillsentreprenør. Kontrakten vil være basert på NS 8407 med tilpasninger og en samspillsavtale. En forutsetning for en vellykket samspillsprosess er at partene er enig om at kontrakten skal gjennomføres i et samspill som bygger på åpenhet, tillit og felles målforståelse, som grunnlag for å oppnå et bygg som tilfredsstiller angitte krav til kvalitet, økonomi og tid. Hvordan dette skal følges opp og måles underveis i prosessen skal beskrives i et måldokument som partene skal utarbeide i fellesskap snarest mulig etter kontraktsinngåelse. Nærmere spilleregler og rutiner for samspillet ut over de som er gitt i samspillskontrakten og bok 0, utarbeides snarest mulig etter kontraktsinngåelse. Entreprenøren som i denne anbudskonkurranse blir valgt, skal sammen med Fredrikstad kommunes utbyggingsavdeling, de prosjekterende og sine øvrige kontraktsmedhjelpere utvikle forprosjektet med tilhørende målpris for prosjektet (fase 1). De elementer som inngår i målprisen skal være åpne og kjente for partene. Dette skal skape klarhet, forutsigbarhet, og forebygge tvister. 2.3 Samspillsgruppen Den valgte entreprenør, skal forestå den totale koordinering og planlegging, prosjektering og utførelse av byggearbeidene, med ansvar for kvalitet, økonomi, fremdrift og rettidig overlevering i henhold til kontrakt for samtlige arbeider. Prosjektets nøkkelpersonell må inneha nødvendig kompetanse, og alle må være trygge på grunnprinsippene for samspillsentreprise. Prosjektet vil jobbe tettere enn i en tradisjonell entreprise, og det er derfor viktig at teamet består av personer med riktig kompetanse og holdninger. Riktig sammensetning av personene i prosjektet er et absolutt suksesskriterium, og at prosjektledelsen og den enkelte medarbeider er inneforstått med Bok 0 Side 6

8 hvordan man gjennomfører en entreprise etter samspill. Engasjert prosjekteringsgruppe, vil i etterfølgende prosjektering tiltransporteres til entreprenørens kontrakt overfor Fredrikstad kommune Samspillsgruppen vil bestå av representanter fra Fredrikstad kommune og representanter fra entreprenøren. Deltagere og møtestruktur for samspillsgruppen fastsettes ved oppstart av samspillsperioden. Den valgte samspillsmodell innbefatter samspillsmøter mellom aktørene hvor løsninger og detaljering gjennomgås. Entreprenøren skal ha en administrasjon og byggeplassledelse som skal ivareta alle forhold knyttet til gjennomføringen av prosjektet. Entreprenøren skal stå for all felles rigg, drift og byggeplassadministrasjon samt innhente alle nødvendige tillatelser for arbeidene på byggeplassen. Det forventes at prosjektledelse fra både entreprenør og Fredrikstad kommune jobber tett sammen i begge faser. 2.4 Gjennomføring/fremdrift Fredrikstad kommune ivaretar bestiller og byggherrerollen. I tillegg til kommunens egen prosjektleder er det engasjert prosjektledelse via Faveo Prosjektledelse. Leverandørens samarbeid med byggherre og bruker skjer i alliansen. Prosjektet dels opp i tre faser: A. Utviklingsfase (Samspillsavtale del 1) B. Gjennomføringsfase (samspillsavtale del 2) C. Garantifase (Samspillsavtale del 3) I utviklingsfasen frem til politisk behandling av bearbeidet forprosjekt, vil utvikling og prosjektering skje i tett samarbeid mellom byggherre, bruker og leverandøren sin organisasjon for og kvalitetssikre og optimalisere prosjektet innenfor de rammer som er gitt. Utviklingsfasen består av kalkulering av skisseprosjekt, kvalitetssikring av skisseprosjektet og justeringer for å komme fram til en foreløpig målsum som kan legges til grunn for et vedtak om videreføring av prosjektet Bok 0 Side 7

9 Forventet kontraktsinngåelse: september Samspillsprosess utviklingsfase forventet varighet med oppstart medio september og avsluttet medio november/desember 2013 Etter politisk behandling og eventuell tilsagn om statsstøtte kan samspillsprosess gjennomføringsfase gjenopptas medio mars/april Byggherreorganisasjonen Styringsgruppe Fylkesscene Østfold v/leder Dag Eriksen er prosjektets styringsgruppe. Ansvarlig avdeling er Fredrikstad kommune TRD Bygg og Eiendom, Utbyggingsavdelingen ved Geir Svendsen PA. Bok 0 Side 8

10 2.6 Oppdragsgivers organisasjon Funksjon Adresse Navn Mail Tlf/ Mobil Byggherre/ Prosjektansvarlig Fredrikstad kommune. Geir Svendsen PA Regulering og Teknisk Drift. Tomteveien 30PB PL - Faveo Prosjektledelse Hundskinnveien Sarpsborg Thomas Theodorsen Thomas.theodorsen@faveoprosjektl edelse.no ARK Henning Larsen Merete Alder mai@henninglarsen.com +45 Architects A/S Juul Vesterbrogade Copenhagen V Denmark RI Multiconsult AS Storgata Fredrikstad Kristin Høili Kristin.hoeili@multiconsult.no Bok 0 Side 9