Undervisningsbygg Oslo KF er delt inn i tre avdelinger; utvikling-, utbygging- og eiendomsavdelingen.

Transkript

1 Orientering om Undervisningsbygg og oppdraget 1. Orientering om Undervisningsbygg Oslo KF Januar 2002 ble Undervisningsbygg Oslo KF etablert for å skape effektiv utvikling, drift og forvaltning av skolebygg i Oslo. Undervisningsbygg Oslo KF er et kommunalt foretak eid av Oslo kommune. Foretaket er Oslos største eiendomsforvalter med cirka 1,3 millioner kvadratmeter fordelt på 175 skoler og 750 bygninger elever og lærere er daglige brukere av Undervisningsbygg Oslo KF s lokaler. Undervisningsbygg Oslo KFs hovedkunde er Utdanningsetaten og den enkelte skole. I tillegg har foretaket kunder som Kultur- og idrettsetaten, bydelene og Tannhelsetjenesten. Undervisningsbygg Oslo KF vil i de nærmeste årene investere årlig for mellom 2 og 3 milliarder kroner. Investeringene gjelder både nybygg og rehabilitering av eksisterende bygningsmasse. Bokført verdi av eiendommene utgjør cirka 16 milliarder kroner. 1.1 Organisasjon Undervisningsbygg Oslo KF er delt inn i tre avdelinger; utvikling-, utbygging- og eiendomsavdelingen. Utviklingsavdelingen Utviklingsavdelingens hovedoppgaver er å utvikle skoler fra idé til ferdig forprosjekt og inngåelse av leieavtale. Avdelingen utvikler også barnehager og idrettshaller i tilknytting til skolene. I tillegg planlegger avdelingen undervisningslokaler i Oslo på et overordnet nivå. Avdelingen er førende i utviklingen av skoleprosjekter og skal sørge for at pedagogiske forutsetninger ligger til grunn for planlegging og gjennomføring av prosjekter. Utviklingsavdelingen er rådgivende ovenfor Utdanningsetaten. Avdelingen har også ansvaret for utvikling av kommunens eiendommer, noe som blant annet innebærer rådgivning, analysering, utredning, regulering samt skisse- og forprosjektering. Utbyggingsavdelingen Utbyggingsavdelingen har ansvaret for gjennomføringen av Undervisningsbygg Oslo KF s investeringsprosjekter. Prosjektporteføljen er variert og består av både små og store prosjekter. Eksempler på dette er rehabiliteringsprosjekter, ombygginger, tilbygg og nybyggprosjekter. Enkeltprosjektene varierer i størrelse fra i underkant av 1 million kroner til over 800 millioner kroner, og byggetiden varierer fra et par måneder og opp mot tre år. Eiendomsavdelingen Eiendomsavdelingen ivaretar forvaltning og drift av eiendomsmassen og utfører løpende vedlikehold av eiendommene Orientering om oppdraget Side 1 av 6

2 2. Orientering om prosjektet 2.1 Prosjektets art og omfang Det vises til prekvalifiseringsgrunnlaget, referat og powerpoint - presentasjon fra tilbudserfaring den , samt vedlagte skisseprosjekt (vedlegg 2 til Tilbudsinnbydelsen). 2.2 Entrepriseform: Samspill Modellen karakteriseres ved at en entreprenør bringes tidligere inn i prosjektet enn ved mer tradisjonelle gjennomføringsformer. Sammen med arkitekt, tekniske rådgivere, tekniske underentreprenører og Undervisningsbygg Oslo KF skal entreprenøren være med å utvikle prosjektet slik at alle parters erfaring og kompetanse tilflyter prosjektet på et tidligst mulig stadium hvor prosjektet reelt kan påvirkes i størst mulig grad. I begrepet samspillsmodell bringes hovedaktørene på entreprenørsiden, arkitekt, tekniske fagrådgivere og tekniske entreprenører sammen til en allianse ledet av en sampillsentreprenør. Kontrakten vil være basert på NS 3431 med tilpasninger og en samspillsavtale. En forutsetning for en vellykket samspillsprosess er at partene er enig om at kontrakten skal gjennomføres i et samspill som bygger på åpenhet, tillit og felles målforståelse, som grunnlag for å oppnå et bygg som tilfredsstiller angitte krav til kvalitet, økonomi og tid. Hvordan dette skal følges opp og måles underveis i prosessen skal beskrives i et måldokument som partene skal utarbeide i fellesskap snarest mulig etter kontraktsinngåelse. Nærmere spilleregler og rutiner for samspillet ut over de som er gitt i samspillskontrakten og bok 0 utarbeides snarest mulig etter kontraktsinngåelse. Entreprenøren som i denne anbudskonkurranse blir valgt, skal sammen med Undervisningsbygg Oslo KF, de prosjekterende og sine øvrige kontraktsmedhjelpere utvikle et forprosjekt med tilhørende målpris for prosjektet (fase 1). De elementer som inngår i målprisen skal være åpne og kjente for partene. Dette skal skape klarhet, forutsigbarhet, og forebygge tvister. 2.3 Målpris og incitamentsordning Målprisen skal bestå av følgende hovedelementer: selvkost påslag for hovedadministrasjon og fortjeneste uforutsette kostnader/risiko reklamasjonsavsetning Undervisningsbygg Oslo KF kan på hvilket som helst tidspunkt få kontrollert de ulike elementene i målprisen. Selvkostkalkylen skal inneholde kjente elementer som; materialkostnad, timeverk på egne ansatte innkjøpskostnad på underentreprenører rigg og drift Orientering om oppdraget Side 2 av 6

3 Risikoposten for uforutsette kostnader skal synliggjøre et omforent beløp for dette forholdet. Avsetning for reklamasjonsarbeider skal utgjøre det beløp man antar vil gå med til å utføre reklamasjonsarbeider i reklamasjonsperioden, og vil være basert på erfaringstall. Kostnader for reklamasjonsarbeider skal ikke inkluderes i selvkosten. Reklamasjonsarbeidene avtales som fastpris. Undervisningsbygg Oslo KF vil vurdere å avtale fast pris på rigg og drift og de tekniske entrepriser under fastsettelsen av målpris. En viktig del av økonomiavregning og rapportering av kontraktsarbeidet vil være full åpenhet mellom Undervisningsbygg Oslo KF og entreprenøren med hans organisasjon om alle forhold, dvs. et åpen bok prinsipp. Arbeidet utføres etter regning og med åpen bok. Aktørene deler eventuell gevinst/tap etter et fastsatt forhåndstall. Dersom endelig kostnad for prosjektet blir lavere enn målsummen, fordeles overskuddet mellom entreprenør og Undervisningsbygg Oslo KF. Entreprenør og Undervisningsbygg fordeler overskuddet med 40 prosent til entreprenør og 60 prosent til Undervisningsbygg Oslo KF. Undervisningsbygg Oslo KF har som intensjon å gi en eller flere deltakere prestasjonsbonus i form av at Undervisningsbygg Oslo KF gir 10 % av den oppnådde besparelse til entreprenøren eller direkte til en eller flere av prosjektdeltakerne (som f.eks. ARK, LARK, PG, fagentreprenører, underentreprenører). Dersom endelig kostnaden for prosjektet blir høyere enn målsummen, fordeles underskuddet med 60 prosent på entreprenør og 40 prosent på Undervisningsbygg Oslo KF. Ved utregning av endelig kostnad for prosjektet, fastsettes entreprenørens vederlag som summen av selvkost for utført arbeid, påslag for hovedadministrasjon og fortjeneste, merverdiavgift og fast pris for rigg og drift. Da endelig kostnad blant annet består av selvkost for utført arbeid, må Undervisningsbygg Oslo KF ha innsyn i alle økonomiske forhold i prosjektet. Kontrakt med forbehold om oppnåelse av enighet om målsum inngås ved oppstart av samspillsperiode. Etter avsluttet samspillsperiode vil endelig målsum for prosjektet bli fastsatt. 2.4 Samspillsgruppen Den valgte entreprenør, skal forestå den totale koordinering og planlegging, prosjektering og utførelse av byggearbeidene, med ansvar for kvalitet, økonomi, fremdrift og rettidig overlevering i henhold til kontrakt for samtlige arbeider. Prosjektets nøkkelpersonell må inneha nødvendig kompetanse, og alle må være trygge på grunnprinsippene for samspillsentreprise. Prosjektet vil jobbe tettere enn i en tradisjonell entreprise, og det er derfor viktig at teamet består av personer med riktig kompetanse og holdninger. Riktig sammensetning av personene i prosjektet er et absolutt suksesskriterium, og at prosjektledelsen og den enkelte medarbeider er inneforstått med hvordan man gjennomfører en entreprise etter samspill. Orientering om oppdraget Side 3 av 6

4 Engasjert prosjekteringsgruppe, vil i etterfølgende prosjektering tiltransporteres til entreprenørens kontrakt overfor Undervisningsbygg Oslo KF. Se for øvrig punkt 2.6. Samspillsgruppen vil bestå av representanter fra Undervisningsbygg Oslo KF og representanter fra entreprenøren. Deltagere og møtestruktur for samspillsgruppen fastsettes ved oppstart av samspillsperioden. Den valgte samspillsmodell innbefatter samspillsmøter mellom aktørene hvor løsninger og detaljering gjennomgås. Entreprenøren skal ha en administrasjon og byggeplassledelse som skal ivareta alle forhold knyttet til gjennomføringen av prosjektet. Entreprenøren skal stå for all felles rigg, drift og byggeplassadministrasjon samt innhente alle nødvendige tillatelser for arbeidene på byggeplassen. Det forventes at prosjektledelse fra både entreprenør og Undervisningsbygg Oslo KF jobber tett sammen i begge faser. Muligheten for å etablere et prosjektkontor kan vurderes. Undervisningsbygg Oslo KF vil føre kontroll med økonomi, fremdrift, HMS, rent bygg, kvalitetssikring, avfallshåndtering, kvalitet på utført arbeid osv. 2.5 Undervisningsbygg Oslo KF s organisering for prosjektet Undervisningsbygg prosjektorganisasjon består av prosjektleder Roy Themte, ass. prosjektleder Ragnar H. Jacobsen, prosjektutvikler Roger Svendsen og seksjonsleder for totalprosjekter Roger Morsund. Undervisningsbygg vil engasjere byggeleder som tilknyttes byggherrens prosjektorganisasjon. 2.6 Prosjektering Deltakere Undervisningsbygg Oslo KF har engasjert følgende prosjekteringsgruppe som vil bli tiltransportert entreprenøren: COWI Ketil Thoresen Prosjekteringsgruppeleder PGL Kristiansen & Bernhard Iver A. Kristiansen Arkitekt ARK COWI Stig Mathisen Rådgiver byggeteknikk RIB COWI Asgeir Hynne Rådgiver VVS-teknikk RIV COWI Ståle Killie Rådgiver elektroteknikk RIE COWI Tommy Lundegaard Rådgiver brannteknikk RIBR COWI Alain Bradette Rådgiver akustikk RIA COWI Astri Huse Rådgiver miljøteknikk RIM COWI Per Løvlien Rådgiver geoteknikk RIG Det er pr dags dato ikke kontrahert landskapsarkitekt (LARK). Undervisningsbygg har rammeavtale for landskapsarkitekttjenester og avroper LARK som vil bli tiltransportert entreprenøren Prosjekteringsansvar Prosjekteringsgruppen for skisseprosjektet skal i forprosjektfasen/ detaljprosjektering og oppfølging i byggeperioden, inngå i entreprenørens kontraktsforpliktelser overfor Undervisningsbygg Oslo KF (full tiltransport). Orientering om oppdraget Side 4 av 6

5 Prosjektmaterialet slik det fremstår ved denne tilbudsutsendelse vil danne grunnlag for videre prosjektering. Da entreprenør vil ha mulighet til å foreta undersøkelse på stedet, vil det ikke bli akseptert endringsmeldinger hvor forhold burde vært avdekket tidligere. Entreprenøren har full risiko for at det prosjekterte material er riktig ved ferdig forprosjekt. Entreprenøren vil få ansvar for at videre prosjektering skjer i samsvar med gjeldende forskrifter, Norske Standarder, Undervisningsbygg Oslo KF s kravspesifikasjon utgave 2009 og for øvrig etter allment aksepterte normer. Eventuelle feil, mangler eller uoverensstemmelser i tilbudsgrunnlag vil ikke kunne videreføres Undervisningsbygg Oslo KF. Honorar som skal medtas for prosjekteringsgruppen, i den videre prosjektering og oppfølging i byggeperioden, er oppført i tilbudsskjema og skal føres til sum. Partene skal stille sikkerhet i byggetiden og reklamasjonstiden i tråd med NS Likeså skal partene holde kontraktarbeidene forsikret i henhold til NS Rollefordeling i forhold til plan- og bygningsloven: Tiltakshaver Ansvarlig søker (SØK) Ansvarlig prosjekterende, alle fag. (PRO) Ansvarlig kontrollerende for prosjekteringen (KPR) Ansvarlig utførende (UTF) Ansvarlig kontrollerende for utførelsen (KUT) Undervisningsbygg Oslo KF Entreprenør De respektive konsulenter De respektive konsulenter Entreprenøren eller hans underentreprenør Entreprenøren eller hans underentreprenør 2.8 Andre entrepriser Inventarprosjekt: På siden av prosjektgjennomføring vil Undervisningsbygg Oslo KF ha ansvaret for innkjøp av løst inventar og utstyr. Det antas at plassering og montering av dette vil starte etter bygningsmessig og teknisk ferdigstillelse mens innregulering pågår, det kan imidlertid bli aktuelt å tiltransportere denne kontrakten til entreprenøren. 2.9 Brukermedvirkning I forprosjektet må det påregnes tid til brukermedvirkning fra Utdanningsetaten i Oslo kommune. Det er allerede etablert en brukergruppe for skole og for barnehage som vil være med videre i prosjektet Incitamentsordning For at alle hovedaktører i samspillet skal være med på å påvirke prosjektet på en positiv måte, oppfordrer Undervisningsbygg Oslo KF til at det avtales en incitamentsmodell som ikke bare omfatter sampillsentreprenør og Undervisningsbygg Oslo KF, men også flere eller samtlige av de øvrige hovedaktører som arkitekt, tekniske rådgivere og tekniske underentreprenør. Orientering om oppdraget Side 5 av 6

6 2.11 Fremdrift Tilgang til Sandaker for oppstart av byggearbeidene avhenger av vedtak i Bystyret for oppstart/leie av skole i Nydalen som skal erstatte Sandaker vgs. og Grefsen vgs. Tidligste dato for behandling av Nydalen i Bystyret er mars Fremdriftkonsekvens av dette er så langt estimert til 3 kalendermåneder HMS HMS plan er vedlagt skisseprosjekt i vedlegg 2 til Tilbudsinnbydelsen. HMS planen skal revideres i hele prosjektets levetid. Minimum en gang i hver fase av prosjektet. Entreprenøren skal ha ansvaret for KP og KU i prosjektet, i henhold til byggherreforskriften Bok 0 (prosjektadministrative rutiner) Bok 0 vil bli utarbeidet før forprosjekt startes opp av Undervisningsbygg Oslo KF i samarbeid med entreprenøren. Orientering om oppdraget Side 6 av 6