OVERORDNEDE KRAV PASIENTVARSLINGSSYSTEM

Transkript

1 VEDLEGG 03 OVERORDNEDE KRV PSIENTVRSLINGSSYSTEM OVERHLL OG FOSNES KOMMUNER

2 1 INNLEDNING Overordnede krav må sees i sammenheng med resterende kravdokumenter og med informasjon i vedlegg 4 behovsbeskrivelse og funksjonelle krav. Overhalla og Fosnes kommuner ser for seg å anskaffe pasientvarslingssystem som er basert på velprøvd teknologi og internasjonale standarder. Det er derfor ønskelig at alle løsninger som tilbys skal være basert på åpne standarder og protokoller som sikrer åpne grensesnitt mellom ulike produkter og systemer. For å sikre kvalitet og gjennomføringsevne er det viktig at tilbyder utarbeider en overordnet prosjektplan som beskriver implementering, ivaretakelse av fremdrift og leveranser, organisering og kvalitetssikring, opplæringsplan, prosjektgjennomføring, installasjon, test og godkjenning. Pasientvarslingssystemet må ha høye krav til tilgjengelighet, det må ha god ytelse og være enkelt skalere etter hvert som kommunene evt. utvider sin pasientvarsling til nye bygg. Tilgjengeligheten til systemet må være så høy at pasientenes liv og helse ikke settes i fare selv om systemet vedlikeholdes, utvides eller at enkeltkomponenter i systemet feiler. Skal systemet tas i bruk etter intensjonen er det viktig at pasientene føler at systemet er raskt i utførelsen av alle daglige oppgaver. Systemet må ha samme tilgjengelighet og ytelse selv om sensorer, pasienter og datamengde øker. 1.1 esvarelse esvarelse av overordnede krav skal skje i henhold til krav- og svarkoder. 1.2 koder For hvert behov/krav i kravtabellene er det angitt en kravkode som angir behovet eller kravet. Det er to ulike kravkoder;, som er benyttet i alle kravtabellene. kodene er beskrevet nærmere i tabellen nedenfor: kode eskrivelse «Skalkrav» Dette er krav som Leverandøren sin tilbudte løsning skal tilfredsstille.

3 «ørkrav» Dette er krav som dekker et behov som Leverandøren sin tilbudte løsning bør tilfredsstille, men det er ikke et absolutt krav. 2.3 ene skal besvares av leverandør med en av de fire svarkodene 1, 2, 3 eller 4. etydningen av de ulike svarkodene er beskrevet i tabellen nedenfor. 1 «Ja, standardfunksjonalitet som er tatt i bruk» 2 «Ja, men ikke tatt i bruk» eskrivelse Dette er standardfunksjonalitet som inngår som del av den tilbudte løsningen og er samtidig funksjonalitet som allerede er tatt i bruk hos minst en kunde. Oppdragsgiver ber om at leverandøren for alle krav som besvares med svarkode 1 angir i besvarelsen til kravet hvilken del av tilbudt løsning som dekker dette kravet. Dette er enten standardfunksjonalitet som inngår som del av den tilbudte løsningen, men som ikke er tatt i bruk hos kunde, eller det er funksjonalitet som vil bli utviklet/tilpasset som del av leverandørens leveranse til Oppdragsgiver. Oppdragsgiver ber om at leverandøren for alle krav som besvares med svarkode 2 angir i besvarelsen til kravet om dette er funksjonalitet som er under utvikling/utprøving eller om dette er funksjonalitet som vil bli utviklet/tilpasset som del av leveransen til Kunden.

4 3 «Nei» 4 «lternativ løsning» eskrivelse Hvis funksjonaliteten ikke kan leveres ved kontraktsinngåelse av rammeavtalen skal det angis eksplisitt i kommentarfeltet når funksjonaliteten kan forventes levert til Oppdragsgiver. Dette er krav til funksjonalitet som ikke inngår som del av den tilbudte løsningen. Leverandøren trenger ikke å fylle ut besvarelsen ved svarkode 3. Dette er funksjonalitet som ikke inngår som del av den tilbudte løsningen, men leverandøren mener at alternativ funksjonalitet i den tilbudte løsningen vil dekke Oppdragsgiver sine antatte behov som ligger til grunn for kravet. Oppdragsgiver ber om at leverandøren beskriver sin forståelse av det behovet leverandøren antar ligger til grunn for kravet og hvordan dette behovet kan dekkes på alternativ måte i besvarelsen. Leverandøren skal besvare alle kravene i kravtabellene med en svarkode. lle krav som tilbudt løsning oppfyller skal besvares som beskrevet i tabellen ovenfor (gjelder svarkode 1, 2 og 4). Eventuelle krav som ikke er besvart med svarkode og/eller mangler kommentar vil bli tolket som et Nei (svarkode 3). åde svarkode 1 og 2 vil være akseptabel oppfyllelse av minimumet i -krav (blir vurdert binært), mens svarkode 4 vil være gjenstand for en vurdering av om leverandørens alternative løsning reelt dekker Oppdragsgiver sine behov. Det gjøres oppmerksom på at Oppdragsgiver som del av evaluering av leverandørens gjennomføringsevne vil evaluere i hvilken grad den tilbudte løsningen er ferdig utviklet og tatt i bruk. Dette vil gjøres ved å evaluere andel - og -krav som er besvart med svarkode 1. 2 Personvern og informasjonssikkerhet Pasientvarslingssystemet skal til enhver tid støtte gjeldende lover og forskrifter for sitt anvendelsesområde. Det omfatter blant annet: o o o o o Helse og omsorgstjenesteloven Helsepersonell-loven Forskrift om pasientjournal Forvaltningsloven Offentlighetsloven

5 I forhold til informasjonssikkerhet og personvern må systemet tilfredsstille «Norm for informasjonssikkerhet». Leverandøren må ha etablerte rutiner blant egne ansatte for å ivareta personvern og informasjonssikkerhet, f.eks. for taushetsplikt. Dette er rutiner evt. underleverandører forplikter seg til å følge. ehov/krav koder, 1 Ved endring i lover og forskrifter skal ny versjon av løsningen være tilgjengelig når lovendringen trer i kraft. 2 Leverandøren skal gjøre rede for hvordan de sikrer at pasientvarslingsanlegget til enhver tid vil være i tråd med gjeldende standarder som gjelder for anvendelsesområdet til løsningen. Viktige standarder er blant annet Universell utforming og Continua. 3 Leverandøren skal beskrive sin lisensmodell slik at kommunen skal kunne beregne eventuelle økonomiske konsekvenser ved fremtidige endringer i organisasjon og rammevilkår. 4 Leverandøren skal kort dokumentere løsningens funksjonalitet, innholds volum, skalerbarhet og begrensninger i forhold til antall pasienter/pasientrom og brukere. Pasientvarslingsanlegget skal være konfigurerbart, og skal enkelt kunne settes opp av ansatte, vaktmester og autorisert personell (superbruker). Et enkelt brukergrensesnitt må være tilgjengelig for å gjøre endringer og endre tildelinger. Viktige funksjoner er følgende: Gjør rede for signalorganisering: For eksempel prioritet på type varsling, ruting, sende varsel til forskjellig ansatte avhengig av type melding, mulighet for oppsett av personell/grupper innad og på tvers av avdelinger, soneinndeling med mulighet for tilpassing dag/natt, høytider, vandrekontroll, medisinske alarmer, osv. Profilinnstilling: Pasientvarslingsanlegget skal kunne etablere individuelle varslingsoppsett for hver pasient. Viderekobling: Må være programmerbar i forhold til hvilken pasient som tilhører hvilke grupper til forskjellig tid på døgnet. Fleksibilitet: Pasientvarslingsanlegget må kunne tildele pasient evt. annet meldingspunkt til

6 ansvarlig pleier. Systemet skal videre enkelt kunne tildele pasientmelding og assistansemeldinger til ansatte. Gjør rede for hendelsesregistrering (alle type meldinger, feil og hendelser): Logg og visning/rapport for enkel oversikt. Registeret skal angi hvem, lokasjon, tid, dato, type melding, hvem som responderte, tidsbruk, osv. Loggfilene skal være beskyttet for uautoriserte brukere. Tidsstyring: For eksempel skal sensorer kunne tidsstyres via det lokale systemet til å være på eller av til forskjellige tider i løpet av døgnet. Diagnose/overvåkningsverktøy: Skal være installert slik at vaktmester og annet autorisert personell får en enkel oversikt over pasientvarslingsanleggets tekniske status. Gjør rede for meldingskapasitet/nivåer: Leverandør skal oppgi anleggets kapasitet med hensyn til antall meldingsnivåer. ntall nivå må kunne innstilles individuelt for hver meldingsenhet. For eksempel vil hver pasient ha ulike meldingsnivåer for medisinske alarmer, tekniske alarmer, feilsituasjoner og varsler. Hver av disse ulike nivåene må kunne håndteres på forskjellig måte. Sensorer: Systemet skal kunne håndtere kobling til ulike sensorer

7 3 Leveranseplaner Leverandøren skal lage en overordnet prosjekt- og fremdriftsplan for idriftsetting av pasientvarslingssystemet. ehov/krav 5 Leverandøren har en løsning for merking av alt utstyr som sikrer enkel oversikt over hvor utstyret er installert 6 Planene skal synliggjøre avhengigheter til aktiviteter som leverandøren mener kommunen skal stå ansvarlig for å gjennomføre. 7 Leverandøren skal beskrive hvilke løsninger/verktøy som skal brukes for planlegging og oppfølging av prosjektet. 8 Leverandøren skal fylle ut en risikomatrise for å synliggjøre det leverandøren mener er de 5 største risikoene i gjennomføring av leveransen. koder, 9 Leverandøren skal påta seg totalansvaret for leveransen. 10 Leverandøren skal redegjøre for hvordan han ivaretar prosjektets målsetninger og rammebetingelser. lant annet ønskes innovasjon, bedre og mer effektiv pleie -og omsorgstjeneste. 11 Leverandøren skal utarbeide en overordnet leveranseplan for leveransen. Planen skal som et minimum ha med tidssatte milepæler og aktiviteter samt ansvarsfordeling. 12 Leverandøren forplikter seg til å stille med navngitt prosjektleder for tilpasning av pasientvarslingsanlegget til kommunens systemer.

8 4 Dokumentasjon og opplæring 4.1 Dokumentasjon Dokumentasjonen skal sørge for at medarbeiderne til enhver tid har en skriftlig beskrivelse innenfor alle områder av løsningen. Det må finnes dokumentasjon for alt av teknisk utstyr i leveransen. Det gjelder både for de funksjonene som er i daglig bruk og for mer avanserte funksjoner og driftsdokumentasjon for IT drift. Det må finnes dokumentasjon av arbeidsprosessene til hver rolle i systemet. Det er et krav at systemet, der det er relevant, leveres med følgende eller tilsvarende dokumentasjon. Systemdokumentasjon Grensesnittbeskrivelse Driftsdokumentasjon Databasedokumentasjon rukerdokumentasjon Integrert kontekst sensitiv hjelp ehov/krav koder 13 Leverandøren skal beskrive hvilken dokumentasjon som inngår i en leveranse, både for sluttbrukere og teknisk personell. 14 Dokumentasjonen skal kunne bearbeides, kopieres og distribueres fritt for bruk i Overhalla og Fosnes kommuner. 15 Leverandøren skal dokumentere hver enkelt integrasjon i henhold til retningslinjer og maler. 16 Leverandøren skal ferdigstille og overlevere komplett driftsdokumentasjon for IT-drift som en del av leveransen. Driftsdokumentasjonen skal beskrive alle kontroller og vedlikeholdsrutiner med angivelse av frekvens som skal gjennomføres for å sikre en stabil drift. Elementer som bør inngå (ikke uttømmende liste) er: Funksjonskontroller Prosesser for opprydding Prosesser for optimalisering Periodiske oppgaver Forberedelser før oppgradering,

9 17 Leverandøren skal konfigurere sitt pasientvarslingsanlegg til å støtte den funksjonalitet som kommunen ønsker. Leverandør skal kjøre prosessen og utarbeide forlag til løsning som skal presenteres for kommunen for aksept før endelig implementering gjennomføres. Se for øvrig krav i vedlegg 4: ehovsbeskrivelse og funksjonelle krav. 18 rukerdokumentasjonen skal foreligge på norsk. ll dokumentasjon leveres i et elektronisk format og WE basert som støttes av vanlige kontorstøtteapplikasjoner. 4.2 Opplæring Innføring av nytt pasientvarslingssystem vil berøre mange ansatte innenfor pleie og omsorgssektoren i både institusjon og hjemmetjeneste. Det vil være helt nødvendig å bygge opp god kompetanse hos alle medarbeidere som skal bruke pasientvarslingssystemet. Innenfor sektoren skal systemet brukes av medarbeidere med ulike roller i organisasjonen. F.eks. vil pleier, avdelingsleder og superbruker være tre ulike roller med ulike behov. Opplæringen må kunne skreddersys behovet hos de ulike rollene. Opplæringen på teknologi og endring i arbeidsprosesser må gjennomføres i sammenheng. For hvert enkelt anlegg som leveres skal leverandøren være med å etablere nye rutiner for bruk av systemet, delta i risikovurdering av rutiner og teknologi, samt gjennomføre opplæring til sluttbrukere i teknologi og nye rutiner. Medarbeiderne skal både føle seg egnet til å håndtere teknologien og ha god forståelse for hvordan bruken av teknologien henger sammen med arbeidsprosessene. Når grunnopplæringen er gjennomført og anlegget er overtatt, skal kommunen sitte igjen med så mye kompetanse at de kan selv gjennomføre videre opplæring. ehov/krav 19 Leverandøren skal tilby fullstendig opplæring av superbruker og administrator på løsningen (system, teknisk, drift, med mer.) koder,

10 20 ll opplæring skal være beskrevet i forhold til hvilke målgrupper den er ment å dekke og hvilke metoder som skal brukes. 21 Leverandøren skal tilby opplæring i alle verktøy/ moduler som benyttes i systemløsningen. 22 Opplæringen og tilhørende kursdokumentasjon skal være på norsk. 23 Leverandøren skal kunne tilby standardkurs på den versjonen av systemløsningen som kommunen til enhver tid bruker. 24 Opplæringen skal kunne gjennomføres på Overhalla og Fosnes sykeheim. 25 Det er ønskelig at leverandøren har et e-læringsprogram til bruk ved opplæring av ansatte som bruker pasientvarslingsanlegget. 26 Leverandøren skal beskrive et opplæringsprogram og gjennomføring av dette tilpasset driftssituasjonen i pleie og omsorg. Opplæringen skal inkludere kursmateriell. Leverandøren skal beskrive et forslag til arbeidsdeling mellom leverandør og kunde ut fra forutsetningen om at kunden selv skal stå for mest mulig av opplæringen. 5 Test og godkjenning koder, 27 Leverandøren skal beskrive sin teststrategi og hvilke tester som bør inngå her for å avdekke utfordringselementer. 28 Leverandøren skal utarbeide en plan for hvordan test vil utføres for både systemtilpasning av sentral løsning og leveranser til hvert enkelt tjenestested. (Viktig innhold er mål, tidssatte aktiviteter, hvem som skal involveres og er ansvarlige for hva). 29 Testplaner og krav til testgrunnlag skal forelegges Overhalla og Fosnes kommuner for godkjenning før den enkelte test gjennomføres.

11 6 Systemtilpassing koder, 30 Leverandøren skal konfigurere sitt pasientvarslingsanlegg til å støtte den funksjonalitet som Overhalla og Fosnes kommune ønsker. Leverandør skal kjøre prosessen og utarbeide forslag til løsning som skal presenteres for kommunene for aksept før endelig implementering gjennomføres. Se for øvrig beskrivelser i 4: ehovsbeskrivelse og funksjonelle krav. 31 Sentral løsningen skal installeres og fungere sikkert og stabilt innen rammene av Overhalla og Fosnes kommunes infrastruktur med gjeldende sikkerhetsmodell. 32 Leverandøren skal levere statusrapporter periodisk i henhold til inngått avtale. 7 Forretningsstrategi koder, Leverandøren skal gjøre rede for i hvor stor grad pasientvarslingsanlegget er framtidsrettet og legger til rette for å håndtere utfordringene innenfor pleie- og omsorgssektoren i årene som kommer. Med dette menes også at ny teknologi skal kunne tas raskt i bruk.