Koordinering og prioritering av IT-tiltak i helse- og omsorgssektoren

Transkript

1 Koordinering og prioritering av IT-tiltak i helse- og omsorgssektoren Forslag til modell Koordinering og prioritering av IT-tiltak i helse- og omsorgssektoren 1

2 Kort bakgrunn Krav, vedtak og tiltak som har konsekvenser for IT-systemer fremstår i dag ofte som uprioriterte, ukoordinerte og de gjennomføres uten å ses i sammenheng med øvrige tiltak i sektoren Det bør derfor vurderes å opprette en modell som kan ivareta prosessen fra behov oppstår til prioritering, gjennomføring og utbredelse av tiltakene. Dette er første utkast fra Helsedirektoratet til en koordineringsog prioriteringsstruktur for IT-tiltak i helse- og omsorgssektoren Koordinering og prioritering av IT-tiltak i helse- og omsorgssektoren 2

3 Modellens formål En modell for koordinering og prioritering må sikre at sektoren til enhver tid fokuserer på de IT-tiltakene* som har blitt prioritert høyest ut ifra fastsatte og omforente kriterier. *IT-tiltakene kan f.eks være nye meldingstyper, standarder, elektroniske tjenester eller rammeverk Koordinering og prioritering av IT-tiltak i helse- og omsorgssektoren 3

4 Effektmål Forutsigbarhet for aktørene med hensyn til forventet tidspunkt for implementering og endring av elektroniske tjenester/løsninger Omforente fremdriftsplaner, klare ansvarsfordelinger og definert finansieringsansvar ved implementering og endring av tjenester/løsninger Tett involvering og dialog mellom involverte aktører (myndigheter, brukere, leverandører) Sikre leverandørenes ressurskapasitet til å utvikle sine systemer i henhold til myndighetspålagte krav, samt brukernes faglige og funksjonsmessige krav Koordinering og prioritering av IT-tiltak i helse- og omsorgssektoren 4

5 Modellen skal oppnå dette ved at alle IT-tiltak registreres i én felles struktur som gjør det mulig å sammenligne tiltak, kategorisere de, finne overlappende tiltak og iverksette videre utredning alle IT-tiltak gjennomgår en første kvalifisering som vurderer samfunnsnytte, hastegrad med mer. det gjennomføres en grundig konsekvensutredning for de kvalifiserte tiltakene. Konsekvensutredningen skal involvere alle aktører og sikre lavest mulig risiko i realiseringen av IT-tiltaket ved å vurdere gjennomføringsstrategi, finansiering, risikobildet og gevinst/effekt modellen er dynamisk og endringer i rammer eller forutsetninger vil kunne medføre at IT-tiltak utsettes/stanses tiltaksansvarlige rapporterer status for gjennomføringen slik at eventuelle risikoreduserende tiltak eller omprioriteringer kan foreslås det fokuseres løpende på realiseringsaktiviteter for å sikre bred utnyttelse og muliggjøre gevinstuttak Koordinering og prioritering av IT-tiltak i helse- og omsorgssektoren 5

6 Overordnet beskrivelse av modellen Behov Prioritering Gjennomføring Gevinst Helsedir Finansiering Ressurser RHF KPR Realisering Kommune Kapasitet NAV Leverandører Avhengighetsstyring Side Koordinering og prioritering av IT-tiltak i helse- og omsorgssektoren 6

7 Modell, aktører, faser og prosessteg Behov Prioritering Gjennomføring Gevinst Helsedir RHF NAV Leverandører KPR Kapasitet Finansiering Koordinerings- og prioriteringsmodell - Helsedirektoratet som sektretariat HOD Innsamling og kvalitetssikring Avhengighetsstyring Ressurser Vurdere fremdrift og ytterligere tiltak Realisering Konsekvensvurdering Prioritering Gjennomføring (Utvikling, test, utbredelse og rapportering) Vurdere lovhjemmel Iverksette lovhjemmel ift minstekrav Gevinstrealisering Hovedfase Aktør Steg Resultat Innsamling og Forslagsstiller kvalitetssikring 1. Tiltaket rapporteres inn til KPR typisk 1-2 år før iverksettelsesdato. Malen er utarbeidet av sekretariatet og inneholder: a. Tiltakseier evt. forslag til eier b. Overordnet tekstlig beskrivelse av tiltak c. Type tiltak (Melding, tjeneste, rammeverk etc.) d. Gjennomføringsperiode og iverksettelsesdato e. Tilknytning til strategisk satsningsområde for i. Sektoren (f.eks Samhandlingsreformen) ii. Egne satsninger (f.eks moderniseringsprogrammer) iii. Tiltakets resultater, effekter og gevinster f. Berørte aktører i. i forretningsprosessen (f.eks Lege, Sykehus, Apotek, NAV) ii. myndighetsorgan (Helsedir, RHF, NAV, Norsk Helsenett, RHF iii. leverandører g. Finansiering (Ressurser og investering) i. Identifisert budsjett hos tiltakseier ii. Spesifiser annen finansiering h. Gjeldende risikofaktorer 2. Tiltaket sendes til Sekretariatet Alle tiltak foreligger på samme format slik at de kan kategoriseres og sammenlignes. Involverte utfører(e) Gjennomføre iht. godkjent plan Utarbeide statusrapport Utbredelse Tiltaket overføres til forvaltning Utføre konsekvensvurdering Realisere gevinster iht. konsekvensvurdering Innsamling og kvalitetssikring Sekretariat 1. Tiltaket kvalitetssikres iht. fastsatte kriterier for å forbedrede kvalifisering av tiltaket 2. Eventuelle utbedringer gjennomføres i dialog med Forslagstiller Kvalitetssikret og godkjent liste over alle rapporterte IT-tiltak Koordinering Sekretariat/ Forslagsstiller og Helsedir prioriteringråd Kvalifisering av forslaget Kvalitetssikre og kategorisere forsalget ut ifra fastsatte kriterier Forslag iht. mal utgitt av sekretariat Kvalifisert? Ja Bestille konsekvensvurdering av involverte aktører Forkaste/ oppdatere Nei Totalvurdere tiltaket - klargjøre til prioriteringsråd Gjennomføre prioritering Prioritert? Ja Oppdatere liste over prioriterte tiltak Nei Bestille gjennomføring av tiltak Utarbeide totalrapport fra alle utførere om fremdrift iht. plan Vurdere gjennomføring ift. alle pågående tiltak Minstekrav Ja Innsamling og kvalitetssikring Sekretariat 1. Tiltaket samles i en totaloversikt (porteføljestyringsliste) over aktuelle tiltak. 2. Listen tilgjengeliggjøres for Koordinerings- og prioriteringsrådet Kvalifisering Sekretariat 1. Forberede aktuelle tiltak for kvalifisering av KPR 2. Kalle inn til KPR-møte sammen med de aktuelle tiltakseierne Kvalifisering Koordinerings- og 1. Tiltakene presenteres av tiltakseier prioriteringsrådet 2. Det oppnås enighet om alle forhold ved tiltaket (KPR) 3. Tiltaket utfordres av KPR ut ifra fastsatte kvalifiseringskriterier som f.eks a. Konsekvens b. Samfunnsnytte c. Virksomhetskritisk d. Omdømme e. Hastegrad i. 3 mnd ii. 6 mnd iii. Inneværende budsjettår iv. 2 år 4. Tiltaksbeskrivelse oppdateres ut ifra informasjon fra møtet Konsekvens Sekretariat Bestille konsekvensvurderinger fra de aktørene som er berørt av tiltaket. Gruppen omtales som Sammensatt gruppe. Tilgjengeliggjort liste over gjeldende IT-tiltak. Tilgjengeliggjort for alle relevante parter via egnet distribusjonskanal Sakspapirer og agenda til de respektive KPR-møtene Kvalifisert tiltaksliste (nummerert fra 1 til x) oppdateres og tilgjengeliggjøres for aktuelle parter Koordinering og prioritering av IT-tiltak i helse- og omsorgssektoren 7 Konsekvens- Sammensatt 1. Konsekvensvurdering av gjeldende tiltaksliste ut ifra: Ferdige konsekvens-

8 Suksesskriterier Det opprettes én felles modell for koordinering og prioritering. Alle gir sin tilslutning til modellen. Det opprettes ett koordinering- og prioriteringsråd (KPR) som har ansvaret for å prioritere de respektive IT-tiltakene i henhold til modellen og innførte kategorier. KPR må ha representanter fra hele sektoren Det opprettes ett sekretariat med hovedansvar for gjennomføring av prosessen. Sekretariatet bemannes fagtungt innefor porteføljestyring, løsningsarkitektur, eksisterende samhandlingsløsninger, risikostyring, gevinstrealisering og med lang erfaring fra program/prosjektledelse Koordinering og prioritering av IT-tiltak i helse- og omsorgssektoren 8