KUNNGJØRING AV KONKURRANSE KJØP AV DRIFTSTJENESTER, VINMONOPOLETS SAP, POS OG E-HANDELSLØSNING

Transkript

1 1 AS VINMONOPOLET KUNNGJØRING AV KONKURRANSE KJØP AV DRIFTSTJENESTER, VINMONOPOLETS SAP, POS OG E-HANDELSLØSNING

2 2 Innholdsfortegnelse 1 GENERELT OM VINMONOPOLET HVA SKAL DET INNHENTES TILBUD PÅ? INFRASTRUKTUR HOSTING TEKNISK APPLIKASJONSDRIFT SAP TEKNISK APPLIKASJONSDRIFT POS TEKNISK DRIFT AV E-HANDEL KONKURRANSEBETINGELSER GENERELT OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV TIL LEVERANDØR Leverandørens skatteattester og HMS erklæring Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner PERSONOPPLYSNINGER ETISKE RETNINGSLINJER UNDERLEVERANDØRER BETINGELSER OG FRISTER KONTAKTPERSON OG HENVENDELSER TIL VINMONOPOLET VEDLEGG... 7

3 3 1 Generelt om Vinmonopolet AS Vinmonopolet har enerett på detaljsalg av vin, brennevin og sterkøl til forbruker. Bedriftens virksomhet er regulert gjennom særskilt lovgivning. Vinmonopolet planlegger å ha 290 butikker over hele landet ved utgangen av Kjedekontoret ligger i Oslo. Mer informasjon om Vinmonopolet finnes på vår hjemmeside: 2 Hva skal det innhentes tilbud på? Vinmonopolet har siden 2008 jobbet med å oppgradere vesentlige forretningsprosesser i og rundt et samlende ERP system. Høsten 2010 implementerte Vinmonopolet en omfattende portefølje av SAP systemer, integrert sammen med Intershop Enfinity som nettbutikk/e-handelsløsning. I Løpet av 2012/2013 skal SAP i kombinasjon med Lindbak kassesystem (POS) implementeres i alle våre butikker. Vinmonopolet ønsker med denne avtalen å tjenesteutsette hosting og drift av vår SAP-, POS og E-handelsløsning. Vinmonopolet ønsker gjennom ny driftsavtale å finne en profesjonell partner som tilbyr oss de riktige tjenestene, har tilgang på spesialkompetanse og erfaring på drift og vedlikehold av slike løsninger. Følgende fire områder er gjenstand for tjenesteutsetting: 1. Infrastruktur hosting 2. Teknisk applikasjonsdrift SAP 3. Teknisk applikasjonsdrift POS 4. Teknisk applikasjonsdrift E-handel Tjenestene som leveres av leverandøren skal være fleksible, funksjonelle og kosteffektive. Vinmonopolet ønsker en langsiktig avtale med leverandør som agerer proaktivt i forhold til tjenester levert til Vinmonopolet. Vinmonopolet har egne samarbeidspartnere for applikasjonsforvaltning og disse tjenestene inngår ikke i driftstjenestene. 2.1 Infrastruktur hosting Med hostingtjenesten menes drift av underliggende infrastruktur som kreves for å kunne levere etterspurte driftstjenester for vår SAP, POS og E-handelsløsning. Eksempler på dette kan være maskinpark, nettverk, datalagring, backup, servere, operativ system (med tilhørende lisenser), strøm, kjøling osv. Dagens maskinvare er nåværende leverandør sin eiendom slik at alt nødvendig utstyr må tilbys av ny leverandør. Maskinvareparken skal dimensjoneres slik at den er tilfredsstillende for dagens behov, samt at den kan skaleres i takt med Vinmonopolets utvikling og fremtidige behov.

4 4 Det forventes at leverandørens dataromtjenester i størst mulig grad følger prinsipper for «Grønn IT», uten at dette går på bekostning av nødvendig ytelse, kapasitet og kostnad. Det vil bli leverandørens ansvar at det gjennomføres kontinuerlig og periodisk monitorering og vedlikehold for at systemet skal yte optimalt, har god og tilstrekkelig kapasitet, samt er skalerbar. 2.2 Teknisk applikasjonsdrift SAP SAP teknisk applikasjonsdrift innebærer følgende to områder for samlet portefølje av SAP applikasjoner i Vinmonopolet: SAP Monitorering inklusive database SAP Teknisk vedlikehold inklusive database Innenfor begge områdene vil det bli opp til leverandør å beskrive en optimal pakke for hva som skal monitoreres og vedlikeholdes, samt å prisfastsette disse tjenestene. Vinmonopolet vil definere spesifikke aktiviteter som anses som minimumskrav tilhørende tjenestene. 2.3 Teknisk applikasjonsdrift POS POS-applikasjonen er den sentrale applikasjonen for kassesystemene i Vinmonopolets butikker og er levert av Lindbak. Drift og overvåkning av applikasjonen og den underliggende infrastrukturen skal utføres av driftsleverandør. 2.4 Teknisk drift av E-handel Vinmonopolets E-handelsløsning dekker både Vinmonopolet.no og Vinmonopolets intranett løsning. Samlet løsning skal være tilgjengelig 24 x 7 for informasjonsutveksling og kjøp av produkter. Løsningen består av komponentene Enfinity, Enonic og Factfinder som applikasjoner i tillegg til en underliggende Oracle database. 3 Konkurransebetingelser 3.1 Generelt Denne anskaffelsen følger prosedyren "Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring" og skjer i henhold til Lov av 16.juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser med endringer, sist ved Lov av 30. juni 2006 nr. 41 (i kraft 1. januar 2007). Det vises også til kunngjøring i Doffin og TED. Enhver kostnad som leverandør måtte pådra seg i forbindelse med denne konkurransen, samt en eventuell kontraktsinngåelse, skal dekkes av leverandør. Konkurransens innhold er i sin helhet å betrakte som konfidensiell. Det samme gjelder all informasjon som kan henføres til denne.

5 5 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav til leverandør Nedenstående er Vinmonopolets kvalifikasjonskrav. Kravene skal sikre at leverandøren er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Det skal fremlegges dokumentasjon for hvert punkt, og dokumentasjonen er obligatorisk og ufravikelig Leverandørens skatteattester og HMS erklæring Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og momsinnbetaling og at leverandøren har et fungerende HMS-system. Skatteattest Momsattest HMS-egenerklæring, se vedlegg Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak. Firmaattest Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Det kreves god soliditet. Kredittvurdering, ikke eldre enn 3 måneder, som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Kredittvurderingen skal være såkalt rating (inneholde kredittrating, delbedømmelse og historisk rating) og skal være utført av offentlig godkjent kredittinstitusjon (for eksempel: Dun & Bradstreet, Creditinform, Lindorff eller tilsvarende institusjoner). Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjonen som Vinmonopolet har bedt om kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Vinmonopolet kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Vinmonopolet for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav 1: Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag/leveranser Krav 2: Det kreves meget god gjennomførings- og leveranse-evne Krav 3: Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem

6 6 Krav1: Foretakets viktigste relevante og sammenlignbare oppdrag/leveranser de siste 5 årene, inkludert kort beskrivelse av leveranse, verdi, tidspunkt og mottaker/kunde. Krav 2: Beskrivelse av organisasjonen, herunder kvalitet på personell og tekniske enheter for håndtering av denne type leveranser. Det stilles spesielt krav til at organisasjonen har spesialkompetanse på drift av SAP og tilhørende underliggende plattform samt web-hosting, Oracle og webserverdrift. Krav 3: Redegjørelse for firmaets kvalitetssikrings/-styringssystem, herunder hvilke kvalitetssikringsstandarder foretaket oppfyller. 3.3 Personopplysninger Leverandør skal oppfylle personopplysningslovens krav til sikring, jfr. 13 for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger. Egen databehandleravtale skal undertegnes ved kontraktinngåelse. 3.4 Etiske retningslinjer Vedlegg 2 Etiske retningslinjer beskriver reglene for hvordan ansatte i Vinmonopolet skal forholde seg til selskapets leverandører. Disse reglene skal godkjennes av leverandør ved at de signeres og vedlegges besvarelsen. 3.5 Underleverandører Leverandør kan etter eget ønske benytte underleverandører på deler av leveransen, men skal i så fall være ansvarlig for disse og fremstå som hovedleverandør for alle tjenestene. Ved bruk av underleverandører vil det bli stilt krav til at leverandøren opplyser hvor stor del av kontrakten som eventuelt skal tildeles underleverandører, samt hvilke underleverandører den ønsker å benytte. Samtlige forhold og betingelser tilhørende konkurransen vil også gjelde eventuelle underleverandører. Hovedleverandør er ansvarlig for at eventuelle underleverandører oppfyller dette og sikrer at relevante kontraktsvilkår videreføres til underleverandørene. 3.6 Betingelser og frister Følgende betingelser og frister er gjeldende for konkurransen: Søknad skal være i Vinmonopolet i hende senest fredag 31. mai 2013 kl. 12:00. Søknader om som ankommer etter dette tidspunkt vil bli forkastet og returnert uåpnet. Minst 3 kvalifiserte søkere vil bli invitert til å gi tilbud

7 7 Utvelgelsen skjer i forhold til prinsippet "best kvalifisert" Utsendelse av invitasjon til å inngi tilbud til de utvalgte søkerne er planlagt til ultimo juni Selve prosessen med mottagelse av tilbud, evaluering, presentasjon og nærmere forhandling med leverandører vil skje september/oktober Kontraktsinngåelse vil skje senest i løpet av januar Forventet oppstartsdato vil tidligst kunne være primo februar 2014, og ny løsning må være klar til driftsstart senest 1. september Kontaktperson og henvendelser til Vinmonopolet Søknad skal merkes med «13-012», og originalen leveres i et kopieringsvennlig format som er datert og undertegnet. Originalen sendes/leveres i lukket konvolutt til: AS Vinmonopolet Postboks 6953 St. Olavs plass (Akersgt. 51) 0130 Oslo Att.: Bård Einar Heggelund Søknaden sendes i 1 (en) original versjon (datert og signert) samt en kopi på egnet elektronisk medium. Søknad skal være utformet på norsk. Søknader som ikke er fullstendige eller i samsvar med forespørselen kan bli forkastet. Alle henvendelser om konkurransen skal skje skriftlig og bes sendt til: e-post: bard-einar.heggelund@vinmonopolet.no med kopi til jasenko.redzic@vinmonopolet.no Svar på spørsmål og andre meddelelser som er relevante for alle leverandører vil bli oversendt samtlige som har fått tilsendt innbydelsen. 4 Vedlegg Vedlegg 1. HMS egenerklæring 2. Etiske retningslinjer