Leverandøraktivering. Hvordan få dine leverandører til å sende efaktura! Øyvind Fossbakk

Transkript

1 Leverandøraktivering Hvordan få dine leverandører til å sende efaktura! Øyvind Fossbakk

2 Hvorfor leverandøraktivering? Innhold Hvorfor leverandøraktivering? Leverandøraktivering som et prosjekt De ulike fasene Basware aktiveringsside

3 Hva er leverandøraktivering?

4 Basware efaktura for å motta 100% efaktura Basware B2B Cloud Basware Transactions Service Kundereskontro Sender Sender Sender Supplier Portal efaktura Virtuell Printer Any-to-any connectivity E-invoice validation Document routing Format conversions Compliance Transaction security Digital signature validation Electronic archiving Supplier Activation efaktura Mottaker Leverandørreskontro

5 Leverandøraktivering som en prosess De ulike fasene

6 1. Definere målsetning og strategi 1. Hvordan er efaktura andelen i dag? 2. Hvor mange leverandører har vi? Hvordan fordeler de seg på fakturavolum? 3. Hvilke krav stiller vi til innhold i en faktura? 4. Har vi interne ressurser som kan gjøre mye av jobben? Eller bør vi kjøpe dette eksternt fra Basware? 5. Hvor strenge/tøffe skal vi være ovenfor leverandørene med krav om efaktura? Skal Basware kjøre leverandøraktivering så må mottaker være tøffe ovenfor sine leverandører!

7 2. Definere prosjekt og deltakere 1. Hvem er ansvarlig for prosjektet hos kunden 2. Hvem er ansvarlig for prosjektet hos Basware 3. Andre prosjektdeltakere 4. Lengde på prosjektet 5. Prosjektmål: Hvor mange faktura skal være elektroniske innen x.x.xxxx, og hvor mange leverandører skal sende

8 Antall faktura pr. leverandør 3. Segmentere leverandørmassen Top leverandører (mindre enn 0,5% av leverandørene) representerer normal 10-30% av fakturavolumet Tier 1 leverandører kontaktes direkte av Basware Topp 100 leverandører representerer normal 30-50% av fakturavolumet Tier 2 and 3 leverandører kontaktes av vår partner Avancera Mer enn 90% av leverandørene sender mindre enn 10 faktura pr. måned 7 Antall leverandører

9 8 4. Leverandørlisten 1. Hvor mange leverandører skal være med i utvalget 2. Kan mottaker eksportere/sette sammen en komplett liste over leverandører med følgende innhold pr. leverandør? 1. Selskapsnavn 2. Organisasjonsnummer 3. Adresse 4. Kontaktperson 5. Telefon 6. epost 7. Antall faktura Hvis nei, så kan Basware bistå med tjenester som kan fremskaffe denne informasjonen. Kostnad ligger på mellom 10 og 15 kroner pr. leverandør.

10 9 5. Leverandøraktiveringen 1. Basware oppretter en egen aktiveringsside for mottaker 2. De utarbeides et leverandørbrev som sendes ut pr. fysisk post til alle utvalgte leverandører 3. Det utarbeides også en egen epost som sendes ut før direkteoppfølging av leverandører starter

11 10 Informasjonsbrev Informasjonsbrev sendes ut pr. vanlig post Sendes ut av kunden Forklaring av hvorfor kunden går over til mottak av efaktura Informasjon om at Basware eller vår partner Avancera tar kontakt med leverandøren Viktig at kunden bruker sin kjøperkraft og stiller tydelige krav til leverandører om overgang til efaktura

12 11 6. Kampanjestart 1. Uke 1: Leverandørbrev sendes ut fysisk til alle utvalgte leverandører (kunde sender dette selv, evt. så kan Basware hjelpe til med utsendelsen) 2. Uke 2: Epost sendes ut til de utvalgte leverandørene. 3. Så tar Basware kontakt med topp 25 til topp 100 leverandører pr. telefon 4. Mens Baswares partner Avancera kontakter leverandører fra topp 100 og nedover

13 12 7. Prosjektoppfølging 1. Baswares prosjektleder oversender første status mot slutten av uke 2 2. Status rapporteres så hver 14 dag 3. Kunden får online pålogging hos Avancera som gir oversikt ned på hver enkelt leverandør, og hvor de er i prosessen fra dag til dag.

14 13 Hva krever vi av fakturamottaker Leverandøraktivering er en gratistjeneste, men: 1. Leverandørlisten må inneholde minimum 500 leverandører. Jo flere jo bedre 2. Leverandørlisten må inneholde nok informasjon, og det er kundens ansvar. Eventuelt kan vår partner Avancera komplettere denne. 3. Kunden må sette tydelige krav til sine leverandører om mottak av efaktura innen en tidsfrist. Dette kravet må stå i leverandørbrevet, og i all annen kommunikasjon. 4. Kunden betaler selv for produksjon og utsendelse av leverandørbrevet 5. Kunden må ha en dedikert prosjektansvarlig/kontaktperson

15 Basware P2P Powered by Alusta Øyvind Fossbakk & Tina Taucher

16 Trender og teknologi innenfor P2P

17 Enhetlige prosesser Kostnads kontroll Betaling Anskaffelse Matching The Open Network Kontrakts håndtering Faktura håndtering Innkjøp Efaktura Receiving

18 Nettverk og økosystemer Sosiale medier Teknologi som har endret B2B landskapet Skytjenester Webapplikasjoner Mobilitet

19

20

21

22

23 22

24 23

25

26 Takk for meg