Nordic PPI Net Mars 2015 Praktisk guide for Anskaffelse av Innovasjon I Helse-sektoren

Transkript

1 Nordic PPI Net Mars 2015 Praktisk guide for Anskaffelse av Innovasjon I Helse-sektoren

2 Innhold Om Nordic PPI Net project Introduksjon Praktisk Guide Fase en Forberedelse og Forankring Fase to Før-kommersielle anskaffelser Fase tre Innovative Offentlig Anskaffelser

3 Executive summary Fire fokusområder: 1. Analyser relle brukerbehov og beskriv ønsket funksjonalitet ikke løsning 2. Inviter til dialog med leverandører og stimuler partnering mellom leverandører i forkant av utlysning. 3. Inviter leverandører til å delta i brukerdrevne innovasjonsaktiviteter. Før-kommersiell anskaffelse 4. Fokuser på prosedyrer og kriterier som fremmer innovasjon i anbudsprosessen. Ta høyde for total cost of ownership når man vurderer det mest fordelaktige tilbudet. Målgruppe Ledere og innkjøpere Hvorfor innovative anskaffelser? Utnytte anskaffelsesprosessen for å styrke innovasjonsevnen i offentlig helse-vesen og derigjennom løse store utfordringen Styrke industriens konkurranseevne Last ned guiden:

4 Om Nordic PPI Net prosjektet Ambisjon Å stimulere til øket bruk av innovative anskaffelser i helse sektoren og.. Derigjennom skape nye og interessante markedsplasser for leverandører. Verktøy og veiledere: Guide for Public Procurement of Innovation in the health sector Legal Practices and Recommendations Value based procurement manual a road map to radical innovation Best practice and key learning points Prosjektpartnere

5 Introduksjon Utvikle et Nordisk hjemmemarked for leverandører i helsesektoren Anskaffelser som fokuserer på innovasjon vil stimulere og styrke nasjonale og regionale leverandører som tilbyr innovative løsninger. Innovasjonsstrategi betydning av: Ambisiøse ledere Internkultur som er åpen for endring/innovasjon Økonomiske rammevilkår og teknisk infrastruktur Anskaffelse av innovative løsninger Stor forventning om forbedring og utvikling av offentlig helsevesen fra mange ulike interessenter Legge opp anskaffelsesprosessen slik at den sikrer deltakelse av de beste selskapene i innovasjonsprosessen Før-kommersielle anskaffelser som virkemiddel for å sikre kommersialisering av gode ideer. Å gå fra vellykket utviklingsprosjekt til fullskala implementering og kommersielt vellykkede produkter og tjenester Den overordnede ambisjonen med denne veilederen er å stimulere til øket bruk av innovative offentlige anskaffelser I helsesektoren på et Nordisk nivå og derigjennom styrke nasjonal og regional leverandørindustri.

6 Praktisk veileder trinn for trinn Fase 2 Før-Kommersiell Anskaffelse (PCP) 1.1 Kartlegge utfordringer og behov 1.2 Planlegging og organisering 1.3 Dialog med leverandører Fase 1 Planlegging og forankring 1.4 Strategi / Konkurransebeskrivelse Nei Løsning? Ja 2.1 Løsningsbeskrivelse 3.1 Anbudsutlysning 2.2 Prototype 3.2 Kontrakt 2.3 Utvikling og testing 3.3 Leveranse og evaluering Fase 3 Offentlig Anskaffelse av Innovative løsninger (IPP)

7 Fase en Planlegging og forankring 1.1 Kartlegge utfordringer og behov 1.2 Planlegging og organisering 1.3 Dialog med leverandører Fase 1 Planlegging og forankring 1.4 Strategi / Konkurransebeskrivelse Finnes det en løsning? Skulle ønske jeg hadde: En god metode for å sikre involvering alle viktige interessenter og kartlegge det reelle behovet hos brukeren. Kathrine Myhre, Oslo Medtech Dialog med leverandørene i forkant av anskaffelsen har gitt oss ny og viktig innsikt Morten Torgersen, Oslo Kommune Bruk av ekstern fasilitator spesielt i dialogprosessen med leverandører og partnering har gitt gode resultater Fra PPI Net rapport

8 Fase en Planlegging og forankring 1.1 Kartlegge utfordringer og behov Identifisere utfordringer og muligheter for innovasjon Inviter brukere og interessenter til en åpen prosess Beskriv behovene Beskriv behovet la leverandøren komme med forslag til løsning Dokumenter dagens kostnadsstruktur Kartlegg totalkostnad som kan brukes som sammenligning for senere beslutningsstøtte. 1.2 Planlegging og organisering Forankring Identifiser berørte grupper. Sikre støtte hos viktige interessenter. Mobilisering Sikre rett kompetanse Vurder input fra eksperter og bistand fra en fasilitator. Planlegging Kartlegg budsjettkonsekvenser og behov for endring av rutiner 1.3 Dialog med leverandører Dialogkonferanse En-til-en møter Partnering Plan and designkonkurranse Sende anbudsdokumenter på høring To formål: 1. Sikre tilgang til informasjon om innovative løsninger 2. Gi leverandørene informasjon om anskaffelsen på et tidlig tidspunkt slik at de kan tilpasse sine produkter og tjenester. Skulle ønske jeg hadde: En god metode for å sikre involvering alle viktige interessenter og kartlegge det reelle behovet hos brukeren. Kathrine Myhre, Oslo Medtech Dialog med leverandørene i forkant av anskaffelsen har gitt oss ny og viktig innsikt Morten Torgersen, Oslo Kommune Bruk av ekstern fasilitator spesielt i dialogprosessen med leverandører og partnering har gitt gode resultater Fra PPI Net rapport

9 Strategi og konkurransebeskrivelse Alle resultater fra behovskartlegging og dialog med leverandørerne samles I en funksjonsbeskrivelse. Utarbeid funksjonsbeskrivelse slik at leverandørene kan foreslå løsinger. Oppdater budsjettkalkyler Leveranse fra dette steget vil være en innovasjonsstrategi og en anskaffelsesplan. Nei det finnes ingen løsning Før-kommersiell anskaffelse Ja det finnes løsninger Anskaffelse av innovative anskaffelse Finnes det en løsning? Oslo Kommune: Anskaffelse av trygghetspakker Etter gjennomført behovskartlegging og dialog med leverandører besluttet Oslo Kommune seg for en firedelt anskaffelsesplan: 1. «Trygghetspakker» - produkter Q Alarmsentral- og uttryknings tjenester Q Nøkkelfrie låser (2015/2016) 4. «Mestrings/helsepakker» (2015/2016) 1.4 Strategi / Konkurransebeskrivelse

10 Åpen konkurranse Fase to Før-Kommersiell Anskaffelse Formålet med en før-kommersiell anskaffelse er å anskaffe/pilotere innovative løsninger til og med prototype/testproduksjon stadiet Invitere industrien til deltakelse i en åpen konkurranse Nye EU-direktiver åpner for direkte kontrakt med vinner av konkurransen etter gjennomført fase 2.3 (see figur nedenfor) Finnes det en løsning? Fase 2 Før-Kommersiell Anskaffelse (PCP) Fase 3 (IPP) 1.4 Strategi / Konkurransebeskrivelse Nei 2.1 Løsningbeskrivelse 2.2 Prototype 2.3 Utvikling og test Ja 3.1 Anbudsutlysning Leverandør A Leverandør B Leverandør X Leverandør A Leverandør X Åpen konkurranse for A, B, C, D og andre EU Anskaffelsesdirektivet 2014 åpner for direkte kontrakt med vinner av konkurransen etter gjennomført steg 2.3 Implementeres i Norge i 2016

11 Fase to Før-Kommersiell Anskaffelse 2.1 Løsningsbeskrivelse 2.2 Prototype 2.3 Utvikling og test Fairplay Et OFU-prosjekt De utvikler en portal for dokumentasjon og revisjon av leverandørkjeder for etisk handel. Prosjektet er organisert som et OFU prosjekt finansiert av Innovasjon Norge.. Organisering, grunnlag for konkurranse og finansiering En tydelig beskrivelse av konkurransen, fordeling av rettigheter til resultatet og de kommersielle mulighetene Utlysning av konkurranse Publisering på Doffin og via andre kanaler Inviter til partnering Vurdering av mottatte løsningsforslag Sikre likebehandling Evaluering og ranking Invitere vinner(e) til neste steg Brukerdrevet innovasjon. Prosjektorganisering og kulturelle ulikheter Viktig med felles styringsgruppe og forankring hos ledelse. Involver ansatte som er åpen for innovasjon. Utviklingsstrategi Viktig å tilpasse den enkelte innovasjonsprosess og at man har mandat til å endre underveis dersom ny kunnskap tilsier det. Prosjektet må også ta høyde for å planlegge intern endringsprosess. Teste, teste, teste.. Bruk muligheten til å teste løsningen på virkelige brukere. Utvikling teste evaluere utvikle teste - evaluere.. Implementering neste steg? Leverandør: Sikre at utviklingen fører frem til et produkt med kommersielt potensiale. Offentlig: Sikre at man fritt kan bruke alle prosjektresultater i kommende anskaffelse. Prosjektet er basert på en brukerdrevet innovasjonsprosess der hver arbeidspakke har 5 steg: 1. Planlegging og organisering 2. Spesifikasjon 3. Prototyping 4. Utvikling 5. Testing Factline har eiendomsretten til den utviklede løsningen. Helse SørØst har bruksrett til alle prosjektresultater som input til anbudskonkurranse.

12 Fase tree Anskaffelse av Innovative Løsning Noen råd / ulike innovasjonsvennlige konkurranseformer: Beskriv mulighet for å levere alternative tilbud Vurder å bruke konkurransepreget dialog som anbudsform for teknisk krevende anskaffelser. Bruk konkurranse med forhandling for mindre anskaffelser Bruk tildelingskriterier som belønner andre faktorer enn pris som f.eks kvalitet, funkasjonalitet og driftskostnader. Velg en gjennomføringsmodell som premierer innovasjon Finnes det en løsning? Gjennomført førkommersiell anskaffelse 1.4 Strategi / Konkurransebeskrivelse Ja 3.1 Anbudsutlysning 3.2 Kontrakt 3.3 Leveranse og evaluering Fase 3 Offentlig Anskaffelse av Innovative løsninger (IPP)

13 Fase tree Anskaffelse av Innovative Løsninger 3.1 Anbudsutlysning Utarbeide spesifikasjon Fokuser på ytelses- og funksjonsbasert kravspesifikasjon Kvalifikasjonskrav F.eks: be om dokumentasjon på leverandørens tidligere fokus/ erfaring med innovasjon Alternative tilbud Valg av prosedyre F.eks: Konkurranse med forhandling F.eks: konkurransepreget dialog Tildelingskriterier Å tildele basert på «mest fordelaktige tilbud» gir mulighet til å tildele gi poeng til andre kriterier enn laveste pris. 3.2 Kontrakt Krav i kontakten F.eks: Utvikling i løpet av kontraktsperioden. Varighet F.eks: En lang kontrakt kan åpne for muligheter til å investere i nye løsninger. Underleverandører Dette gir insentiv til å samarbeide med små og innovative selskaper. Prismodeller F.eks: Insentiver for innovasjon gjennom bonus for å sikre bedre implementering av nye løsninger. 3.3 Leveranse og evaluering Implementering av ny løsning Ha fokus på overføring av ansvar og kommittent fra innkjøpsgruppe til daglig ledelse av enheten som skal implementere ny løsning Endringsledelse Dette krever en tydelig innovasjonsstrategi og forankring i toppledelsen. Opplæring Sikre forståelse og kunnskap om endringen og bruk av nye løysinger er avgjørende for implementering. Support Sikre god kapasitet Erfaring og læring Publisering av resultater

14 Juridisk veileder - hovedpunkter Viktige spørsmål Har jeg sikret åpenhet for alle involverte parter Har jeg sikret likebehandling av alle Hvordan sikre konkurranse Hvilken form for anbud skal jeg velge Bør jeg vurdere regler for statsstøtte Bør jeg vurdere eiendoms- og bruksrettigheter Tilgang til informasjon i Norden og Europa EU Norge Sverige Finland Danmark

15 Utdrag fra Best practice and key learning points Øket fokus på behovskartlegging og tidlig dialog med leverandører har gitt positive resultater. Anbudsdokumentasjonen må beskrive ønsket funksjon ikke detaljstyre løsning Her er noen viktige momenter som hindrer kommersialisering av innovasjonsprosjekter: Manglende risikostyring og inntekts/kostnads analyser Innovasjonen er ikke forankret i anskaffelsesplanene Små selskaper erfarer store utfordringer i samarbeidet med store institusjoner Prosjektene undervurderer utfordringer knyttet til integrasjon og tilpasning til øvrige løsninger og systemer. Grenseoverskridende prosjekter har feilet på grunn av silo-tenkning. Idealiser som leder prosjekter mangler ofte mulighet til å forankre prosjektet i kommersialiseringsfasen. Innovasjonskonsortier som består av små og store selskaper har vist større evne til å lykkes Det er behov for mer kunnskap om innovative anskaffelse i offentlig sektor Innovative anskaffelser som fokuserer på «total cost of ownership» fremfor laveste pris har gode resultater Konkurranse med forhandling og konkurransepreget dialog har gitt gode resultater i innovative anskaffelser.

16 Bent-Håkon Lauritzen Advisor Innovative Procurement Cell: (47) OSLO MEDTECH Forskningsparken, Gaustadalléen 21, Oslo Copyright Nordic PPI Net All rights reserved. This publication includes material protected under copyright law, the copyright for which is held by Nordic PPI Net or a third party. Nordic PPI Net bears no responsibility for any possible damage arising from the use of this material. The original source must be mentioned when quoting from this publication.