Konkurransegrunnlag Del B kravspesifikasjon. Kantinedrift Ved Vegavdeling Vest-Agder og Kristiansand Trafikkstasjon

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Del B kravspesifikasjon Kantinedrift Ved Vegavdeling Vest-Agder og Kristiansand Trafikkstasjon Dokumentets dato: 6. februar 2012 Saksnummer:

2 B1 Kravspesifikasjon Beskrivelse av formål/behov Det ønskes tilbud på drift av kantine for ansatte på Vegavdeling Vest-Agder og Kristiansand trafikkstasjon i våre kontorlokaler på Rige ca. 4 km vest for Kristiansand sentrum. Kontorbygget er fra 2008 med rimelig gode kantinefasiliteter. Kantina skal være en viktig trivselsfaktor for de ansatte. De produkter som tilbys i kantina skal være av god kvalitet. Åpningstider Kantinas åpningstider for servering av lunsjmat skal være: Mandag fredag kl. 11:00 12:30. Ut over ordinære møte/gjesteaktiviteter benyttes kantina også av ansatte til diverse sosiale arrangementer i egen regi. Kantina skal være disponibel til slike formål, såfremt det ikke kommer i konflikt med den ordinære kantinedriften. Kantinekjøkkenet skal kunne benyttes av andre enn leverandørens medarbeidere. Dette skal skje etter avtale. Ved sosiale arrangementer/tilstelninger skal brukerne selv sørge for tilrettelegging, rydding, vasking etc. Estimert kundegrunnlag/omsetning Antall ansatte på kontoret er ca Antall besøkende i kantina vil varierer noe fra dag til dag ut fra reise og møteaktiviteter. I gjennomsnitt er det ca besøkende med en omsetning pr. måned på ca. kr jf kapitel B2 Priser. Side 2 av 8

3 Leverandørs ansvar i kontraktsperioden Innkjøp av råvarer og tilvirkning av mat og drikke slik det er spesifisert i kontrakten Omsetning og servering over disk i kantina, mat til møter etc. Ta imot og følge opp bestillinger til møter og fakturere for dette. Daglig renhold/orden av den del av kantina som ligger innenfor disken. (Årlig nedvask) Sørge for at alt utstyr vedlikeholdes og etterses i tråd med retningslinjer fra utstyrsleverandør. Ved annet enn normal slitasje må leverandør betale kostnader som påløper. Beskrive for oppdragsgiver de feil og mangler som medfører driftsulemper. Oppdragsgiver tar avgjørelsen vedrørende bestillinger. Alt ansvar for kantinepersonell, herunder tilfredsstillende personalplan, personalopplæring og vikarordning ved fravær. Lønnsutbetalinger samt alle kostnader knyttet til kantinepersonell. Regnskapsføring av kantinedriften. Ved kontraktens utløp vil det gjennomføres en statusbefaring og opptelling for å komme fram til eventuelle avvik fra utstyr og inventarliste ved oppstart. Eventuelle avvik må gjøres opp. Oppdragsgivers ansvar i kontraktsperioden Oppdragsgiver stiller til disposisjon utstyrt kantine med de maskiner og utstyr, fryse og kjøleanordninger som i dag er installert. I oppdragsgivers ansvar inngår: Drift og vedlikehold av lys, varme og ventilasjon Renhold av gulv i spiselokalet Alle kostnader i forbindelse med kaffeservering Statens vegvesen kjøper inn kaffe og dekker alle direkte utgifter til dette formål. Dette gjelder både kaffe til lunsj og ved større møter hvor det bestilles bevertning. I tillegg til dette er det utplassert kaffeautomater i hver etasje for ansatte. Side 3 av 8

4 Alle innkjøp og endringer av kjøkkenutstyr og innredninger skal godkjennes av oppdragsgiver. Oppdragsgiver vil utlevere det nødvendige antall adgangskort, nøkler og lignende mot kvittering. Oppgjørsformer Salg til ansatte foregår gjennom enten kontantsalg eller betalingskort i kasse. Betalingskort tappes for hvert kjøp. Pris tilskudd I Tilbudsskjema B 3 skal tilbyder oppgi pris som skal tilsvare årlig tilskudd fra oppdragsgiver. Prisene oppgitt i kapitel B 2 priser i kantina skal være faste. Tilskuddet og prisen på mat kan justeres årlig i tråd med årlig økningen i Konsumprisindeksen. Prisene/tilskuddet kan justeres første gang pr. 1. april Prisøkningen på mat i kantina avklares med oppdragsgiver. Dersom prisøkningen på mat blir lavere enn økningen i konsumprisindeksen vil oppdragsgiver kompensere for dette i driftstilskuddet. Det avtalte beløp/pristilskuddet er inngått for hele perioden, og oppdragsgiver svarer ikke for eventuelt underskudd i forhold til dette. Regnskap Leverandør skal uten omkostninger for oppdragsgiver sende regnskapsmessig oversikt hvert kvartal. Betalingsbetingelser - fakturering Driftstilskuddet faktureres etterskuddsvis pr. kvartal med ¼ av årsbeløpet i henhold til kontrakt. Side 4 av 8

5 For fakturering av mat til møter og eventuelt andre tilleggs bestillinger skjer betaling innen 30 dager etter faktura er mottatt. Det skal ikke kreves fakturagebyr eller andre administrative kostnader for dette. Vareutvalg i kantina Ferdig påsmurt pyntet mat (grove rundstykker/brødskiver) av meget god kvalitet. 1. Rundstykker med 3 skiver gul eller brun ost. 2. Rundstykker med hardkokt egg. 3. Rundstykker med karbonade potetsalat og stekt løk. 4. Rundstykker med 3 skiver ost og 1 skive skinke eller 1 skive hamburgerrygg 5. Rundstykker med laks og eggerøre 6. Rundstykker med Dansk Salami 7. Rundstykker med Dansk salami og eggerøre 8. Rundstykker med skinke og eggerøre 9. Rundstykker med italiensk eller rekesalat. Salatbar med assortert og godt varierende utvalg. 2 dager pr. uke Vafler hver fredag. Annen servering etter nærmere avtale innenfor den tid som er stilt til rådighet. Kaffe fra kolber i lunsjtida Varmrett 1 dag pr. uke Oppdragsgivers vaffelsoppskrift skal benyttes. Oppfølging av kontrakt Oppdragsgiver vil foreta jevnlige evalueringer av de varer og tjenester som kantinen produserer. Det vil da bli lagt særlig vekt på kvalitet på maten, hygiene og service. Dersom det skjer vesentlige endringer i kundegrunnlaget og oppdragsmengde vil det bli foretatt justeringer i driftstilskuddet. Dette vil bli avtalt i møte mellom oppdragsgiver og tilbyder. Side 5 av 8

6 Andre varer som driftsansvarlig ønsker å selge skal kun gjøres etter nærmere avtale med Statens vegvesen. Avfallshåndtering Leverandør må påregne krav om kildesortering av matavfall når oppdragsgiver har etablert nødvendig mottakersystem. Krav til tilbyder Tilbud med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk. All kommunikasjon under gjennomføring av kontrakten skal skje på norsk. Krav til personalet Valgt tilbyder (kontraktspart) skal tilby kantinemedarbeider som har erfaring innen arbeidsområdet. Oppdragsgiver skal godkjenne personalet før oppstart. Tilbudt kantinemedarbeider skal beherske norsk språk. Dersom kantinemedarbeideren slutter i sin stilling hos leverandøren, sykemeldes eller tar ut permisjon i løpet av kontraktsperioden, plikter leverandøren straks å erstatte vedkommende med en annen med samme faglige kompetanse. Oppdragsgiver kan avvise bruk av ny kantinemedarbeider som ikke anses egnet til å utføre oppdraget. Personalet pålegges taushetsplikt etter gjeldende bestemmelser, jf Forvaltningsloven 13. Leverandør besørger at kantinebetjening er kledd i uniform, Uniformer anskaffes og vedlikeholdes av leverandør. Personalet skal fremtre med et velstelt ytre. Kantina skal ha fast bemanning. Side 6 av 8

7 B2 Priser i kantina Inntekstgrunnlag på grunnlag av dagens kantinedrift på distriktskontoret pr. 20 dager. Antall ansatte på Vegavdeling Vest-Agder og Kristiansand trafikkstasjon er i dag ca. 140 personer Varetype Antall Pris Forventet inntekt pr. mnd. Påsmurte rundstykker Kr. 8 pr. rundstykke Daglig salg ca. 30 halve rundstykker Kr. 240 Kr Påleggskåler til rundstykker Daglig salg ca. 30 påleggsskåler. Kr. 210 Kr Kr. 6-8 pr. skål Kr. 2 pr. ½ rundstykke Daglig salg ca. 60 ½ rundstykker Kr. 120 Kr Salatbar. Grønnsaker med god kvalitet Serveres 2 ganger pr. uke Kr Enkel varmrett f. eks suppe o.l Serveres 1 gang pr uke Kr. 800 Vafler (Fire hjerter) Hver fredag, ca. 80 plater Kr. 400 Kr Kr. 5 pr. plate Youghurt, juice, melk og brus Selvkost Kr. 60 Kr Bevertning møter Kr. 10 pr. rundstykke Rundstykker ca. 120 halve pr. mnd. A kr. 10 Wienerbrød frukt mv. Kr Forventet gjennomsnittlige omsetning pr. mnd. Kr Side 7 av 8

8 B3 Tilbudsskjema Kantinedrift ved Vegavdeling Vest-Agder og Kristiansand trafikkstasjon. Driftstilskudd pr. år kr. Alle priser er oppgitt eksklusive merverdiavgift. Dette tilbudet er supplert med forpliktende tilbudsbrev datert. den.. stempel, underskrift Fullstendig firmanavn.. Fullstendig adresse.. Postnr. og sted Telefonnr. og kontaktperson. Side 8 av 8