Konkurransegrunnlag Del B kravspesifikasjon. Kantinedrift Statens vegvesen Region nord Kontorsted Vadsø

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Del B kravspesifikasjon Kantinedrift Statens vegvesen Region nord Kontorsted Vadsø Dokumentets dato: Saksnummer: av 8

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 B.1. KRAVSPESIFIKASJON... 3 B.1.1. Beskrivelse av formål/behov... 3 B.1.2. Kvalitetskontroll... 3 B.1.3. Levering... 4 B.1.4. Priser... 4 B Driftstilskudd... 5 B Prisjusteringer... 6 B Driftsresultat... 6 B Tilleggstjenester... 6 B.1.5. Annet... 6 B Leverandørens ansvar i kontraktsperioden... 6 B Oppdragsgiverens ansvar i kontraktsperioden av 8

3 B.1. KRAVSPESIFIKASJON B.1.1. Beskrivelse av formål/behov Statens vegvesen, kontorsted Vadsø har pr ca. 80 fast ansatte. I tillegg til våre ansatte har vi for tiden 46 leietakere på bygget. Det vil også til enhver tid være gjester og konsulenter som vil benytte kantinen. Kantinen skal være en trivsels- og helsefremmende faktor for de ansatte. Den skal fremstå som spennende, skal være preget av høy matfaglig kvalitet, matglede og variasjon. Leverandøren skal gjennom sin service og sine tjenester bidra til at arbeidstakerne i bygget kan gjøre en god jobb i sitt daglige virke. Kantinen skal levere sunn og frisk mat med utgangspunkt i gode råvarer og til akseptable priser. Utvalget skal spenne fra tidsriktige produkter til mer tradisjonell samt enkel hverdagskost. Kundene skal ha valgmulighet innenfor differensiert prising. Kantinen skal være et hyggelig sted å handle og å spise. Kantinens suksess skal måles ut fra brukertilfredshet. Bygget har gode kantinefasiliteter og et moderne og funksjonelt kjøkken, herunder maskiner og utstyr. Kantinen er ombygget og modernisert og det nye kjøkkenet ble tatt i bruk i januar Det er godt utrustet og har en god maskinpark, med alt det utstyr som kreves for å klare av de ansatte og gjestene som kommer hit på en bra måte. B.1.2. Kvalitetskontroll Leverandøren er ansvarlig for at de varer og tjenester som leveres til enhver tid er av beste kvalitet. Oppdragsgiverens kvalitetskontroll fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har påtatt seg i henhold til denne kontrakten. Hvis en leveranse ikke tilfredsstiller de krav og betingelser denne kontrakten fastsetter, kan oppdragsgiveren tilbakevise eller vrake den. Manglende kvalitetskontroll fra oppdragsgiverens side medfører ingen reduksjon i hans rettigheter. Kantinen plikter til enhver tid å ha en fungerende internkontroll som sikrer at gjeldende hygieneforskrifter etterleves og at maten som serveres er helsemessig trygg. Virksomheten må selv holde seg oppdatert over hvilket regelverk om er gjeldene, og de ansatte må få nødvendig opplæring i internkontrollrutinene. 1) Forskrift om næringsmiddelhygiene nr 1239 av ) Forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen nr 1187 av av 8

4 B.1.3. Levering Kantinen skal være åpen fra kl.10:30 12:30 Varm mat skal serveres i tidsrommet kl.10:30 12:30 Går kantinen tom for mat i tidsrommet kl.10:30 12:30, skal leverandøren fortløpende sørge for annen mat. Kantinen er åpen alle arbeidsdager i løpet av året. Kantinen er åpen, men vil ha redusert tilbud, i stille uke i påsken og romjula. Utover de ordinære møte-/gjesteaktiviteter, benyttes kantinen også av de ansatte til diverse sosiale arrangementer i egen regi. Kantinen skal også kunne stilles til disposisjon for ansatte ved barnedåp, konfirmasjon og bryllup. Det forutsettes at kantinen er disponibel til slike formål. Kantinekjøkkenet skal kunne benyttes av andre enn leverandørens personale. Dette skal da skje etter avtale med leverandøren. B.1.4. Priser Følgende modell legges til grunn ved prising i tilbudet. Oppdragsgiver dekker kostnader knyttet til husleie for kantinens lokaler, inventar, kjøkkenutstyr og lignende. A.) Leverandør er ansvarlig for drift av kantinen, herunder alle kostnader knyttet til ansatte, kjøp av råvarer, produksjon av mat, betjening av kunder, kassasystem etc. B.) I henhold til figuren nedenfor hentes inntekter fra: 1. Salg fra kantinen. Prisene skal ikke avvike fra vedlagte prisliste (vedlegg 4). Solgt volum kan selvsagt påvirke inntjening. Prisene på mat/drikke skal speile dagens priser på mat med tilsvarende kvalitet. 2. Tilskudd fra regionvegkontoret. Tilskuddet er et av konkurranseelementene. Prinsipp for prising kan illustreres med følgende figur: Utgiftsside Inntektsside Kostnader til drift av kantina, herunder: Råvarer Inntekter fra salg av mat Andre forbruksvarer Tilskudd fra oppdragsgiver Fremstilling Ekspedering Oppvask / rydding Opplæring Regnskap Rapportering/stastistikk Øvrige personalkostnader Annet 4 av 8

5 B Driftstilskudd Tilbyder skal prise driftstilskudd pr. år (ekskl. mva.) basert på antall ansatte. Ansatte her betyr totalt ansatte (deltids- og heltidsansatte) på kontorsted Vadsø. Det vil bli gjort en årlig revisjon (gjennomgang) på antall ansatte første gang pr I skjema under skal tilbyder oppgi priser som skal tilsvare årlig tilskudd fra regionvegkontoret basert på aktuelle kundegrunnlag. Prisene skal oppgis ekskl. mva. I tillegg skal tilbyder prise pr. kuvert årlige faste arrangementer som julelunsj. Ved større arrangementer i kantinen vil oppdragsgiver selv sørge for innkjøp og skjenkebevilling relatert til alkoholservering og mineralvann. Estimat for antall personer på julelunsj er ca Julelunsj er kaldmat, kake og kaffe servert på bord. Priser: Pris pr. år pr. ansatt ekskl. mva. Total pris pr. år ekskl. mva. Driftstilskudd for 80 ansatte pr. år Driftstilskudd for 46 personer (leietakere) frem til 1. oktober 2013 Julelunsj for 80 ansatte og ca. 30 gjester (en gang hvert år) Tilbyders navn: Adresse: Telefon: E-post adresse: Tilbyders underskrift og stempel Sted og dato 5 av 8

6 B Prisjusteringer Både tilskuddet og prisene på mat kan kun justeres årlig pr. januar (konsumprisindeksen fra desember til desember). Prisene kan justeres første gang januar Justeringer i tilskuddet basert på kundegrunnlaget gjøres en gang pr. år (pr.1. januar) i møte mellom leverandør og oppdragsgiver. B Driftsresultat Driftsresultatet er differansen mellom inntekts- og utgiftssiden beskrevet i B.1.4. Det avtalte tilskuddsbeløpet er inngått for hele perioden og oppdragsgiver svarer ikke for eventuelt underskudd i forhold til dette. B Tilleggstjenester Kompensasjon for spesielle oppdrag/bestillinger; som mindre arrangementer på forespørsel, avtales i hvert enkelt tilfelle. Prisene skal speile prisnivået på dagtid. Ved borddekking og servering kan beregnes et mindre tillegg. B.1.5. Annet B Leverandørens ansvar i kontraktsperioden I leverandørens ansvar inngår: Oppgjørsformer Leverandøren av kantinetjenester er eier av kassasystemet. Leverandør kommer med forslag til effektiv og kundevennlig løsning! Leverandøren skal som et minimum ha et kassesystem som ivaretar betaling med kontantkort, differensiert prising, rapportering på statistikk, kontroll på at det ikke overskrides kredittgrense. Rapportering på statistikk skal som et minimum dekke rapportering av kantinebruk på antall brukere pr brukergruppe. (ansatte og gjester) spesifisert på omsetning pr måned. Samlefaktura som spesifiserer møtematutgifter pr ansvarsområde sendes en gang i måneden til Statens vegvesen, Båtfjordvn.18, 9815 Vadsø. Ansvar Ledelse og personale Ledelse og administrasjon av kantinedriften Sørge for personalopplæring og vikar/avløsertjeneste Sørge for at det alltid er personale som snakker og forstår norsk i de mest kunderettede funksjonene Dekke lønn og øvrige personalkostnader som er nødvendig for den daglige driften 6 av 8

7 Månedsoppgjør og økonomisk oppfølging av kantinedriften Innkjøp av råvarer og andre forbruksvarer til kantina Ta i mot og følge opp bestillinger til møter mv. og etterfakturere disse til bestillerne. Dette gjøres etter opplegg avtalt med oppdragsgiver. Logistikk og matproduksjon Ta i mot varer i varemottak (1.etg.) samt levere avfall etter angitt opplegg Lagerhold og ansvar for lagerbeholdning Produksjon av mat Salg gjennom kassene Renhold og vedlikehold Støtteaktiviteter Øvrig service Oppvask Renhold av overflaten på bord og stoler i spiselokalene. Vanne blomster. Renhold på kantineområdet. Sørge for at alt utstyr vedlikeholdes og etterses i tråd med retningslinjer fra de gjeldende utstyrsleverandører. Ved annet enn normal slitasje må leverandør betale kostnadene som påløper. Beskrive for oppdragsgiver feil og mangler som medfører driftsulemper. Oppdragsgiver tar avgjørelsene vedrørende bestillinger. Leverandør skal gjennomføre slike bestillinger. Hovedrengjøring innenfor ansvarsområdet gjennomføres to ganger i året i henhold til krav. Dekke kostnader til uniform og vedlikehold av disse (personalet skal være ensartet uniformert) Kjøpe inn eget kontorrekvisita Etterleve Internkontrollforskriften og øvrige regler som gjelder kantinedrift Kantinen skal kjøpe inn kaffe, te og tilbehør på vegne av oppdragsgiver. Servere kaffe og kaker (på tralle) til møterom. Kunne tilby pådekning og servering til representasjonsformål og enkle møter etter egne avtaler og retningslinjer. Ved kontraktens utløp vil det gjennomføres en statusbefaring og opptelling for å komme fram til eventuelle avvik fra utstyr og inventarliste ved oppstart. Dette må i tilfelle gjøres opp mellom partene. B Oppdragsgiverens ansvar i kontraktsperioden Oppdragsgiver stiller til disposisjon utstyrt kantine med de maskiner og utstyr, fryse- og kjøleanordninger som i dag er installert. I oppdragsgiverens ansvar inngår: Drift og vedlikehold av lys, varme og ventilasjon. 7 av 8

8 Renhold av gulv i spiselokalet. Telefonapparat stilles til disposisjon i kantinen. PC stilles til disposisjon i umiddelbar nærhet av kjøkkenet. Alle innkjøp og endringer av kjøkkenutstyr og innredninger skal godkjennes av oppdragsgiver. Fakturaene på kjøpene betales av oppdragsgiver. Oppdragsgiver vil utlevere det nødvendige antall adgangskort, nøkler og lignende mot kvittering. 8 av 8