NotaPlan Time. Avtaleplanlegging og tidsregistrering for det effektive verkstedet.

Transkript

1 NotaPlan Time Avtaleplanlegging og tidsregistrering for det effektive verkstedet. 1

2 Installasjonsveiledning Gå på gå på fanen Produkter og velg NotaPlan Time download i høyre side Trykk Kjør når du blir bedt om å velge mellom Kjør og Lagre. Hvis du får spørsmålet nedenfor, svarer du Kjør her også: Klikk OK på spørsmålet om språk: Klikk deretter Neste når du får dette: 2

3 Trykk Neste i de etterfølgende bildene, hvor du har valget om akkurat dette. Huk av for Ikon på skrivebordet, og trykk Neste. Følg Installasjonsvalgene videre. Installasjonen avsluttes så med denne boksen: Du klikker bare på Ferdig; så er selve installasjonen på plass. Da gjenstår neste hovedtrinn som er oppsett av programmet. 3

4 Oppsett av programmet. Marker for valget Opprett en ny database, og trykk Neste. Klikk deretter OK på meldingen nedenfor: 4

5 Da er databasen på plass og du får så opp det første skjermbildet i NotaPlan Time: Hvis du nå ser at programmet IKKE har norsk tekst på knappene og i skjermbildene ellers, gjør du følgende (har du norsk språk allerede, da går du videre til neste side istedet): Trykk på knappen Innstillinger (se rød pil ovenfor) og endre språk til Norsk. Du får opp boksen som vist nedenfor. Bare klikk på Ja så er språket skiftet: Klikk knappen Lukk for å gå ut av systemoppsettet. 5

6 Da er vi endelig klar for å gjøre de mest vitale og grunnleggende innstillinger som er nødvendige for å komme igang med å bruke NotaPlan Time. Klikk på knappen Innstillinger. Velg deretter fanen Arbeidstider Markér arbeidstiden Normal og klikk knappen Redigér. Tast så inn arbeidstidene på høyre side etter behov. Avslutt med å klikke knappen Lagre. 6

7 Øvrige innstillinger i skjermbildet for System du også kan sette inn/redigere, er: Systemets utseende, farge og grunn-innstillinger. Tidskoder. Statustyper Ressursgrupper - dvs. lakk, mekanisk, karosseri, kontor, leiebiler, leiehenger m.m. Pauser i løpet av dagen Fraværstyper - dvs. ferier, kurs, lengre sykefravær m.m. Automatiske SMS meldinger dagen før en avtale og når bilen er ferdig. * Skriver- og rapport innstillinger. Ta deg god tid til å se igjennom de alternativer du har og gjør de endringer du synest passer best for din/deres virksomhet. * Hent NotaPlan SMS konto på NotaPlan SMS. Den er gratis; du betaler for bruken av tjenesten, 1,-/SMS. Se fakturabetingelser. 7

8 Oppsett av ressurser Klikk på knappen Ressurser: Velg Ressurs liste fra menyen som kommer fram. Du får da dette opp: Her bestemmer du hvilken rekkefølge ressursene får i kalenderbildet. Her setter du ressursens nummer for integrasjon mot fakturasystemer. 8

9 Nå er du klar for første avtale: Dobbeltklikk på ønsket ressurs/medarbeider og ønsket starttid. Sett lengde på jobben og påfør andre detaljer før du lagrer ordren. Trykk her for veiledning i bruken av NotaPlan Time NotaPlan Wiki Med NotaPlan Time kan du også føre forbrukt tid på hver enkelt avtale og mekanikker med en strekkode leser, som også kan brukes til å lese delenummer inn på ordren. Kontakt NotaPlan as på for nærmere opplysninger. 9

10 Annet generelt oppsett Nærmere beskrivelse av ressurser Ressurslisten finner du ved å klikke på TRessurser > Ressurs liste: En ressurs kan være en mekaniker, en kontoransatt, en selger eller lignende, men det kan også være en leiebil, en prøvebenk, et spesielt stykke verktøy eller en avdeling (f.eks. en Ditecavdeling eller testavdeling). Egenskap Beskrivelse Det anvendes forkortelse på ressurs mange steder, for å spare plass på skjermen. Forkortelse Velg derfor en forkortelse som er under 4 tegn langt; normalt anvendes initialer Sekvensnummer. Når mekanikerne vises på kalenderen, sorteres de etter Sekv. nr. sekvensnummer. Dette er valgfritt, men ønsker man å bestemme rekkefølgen av mekanikere - kan dette gjøres ved å inntaste tall i dette feltet. Tekst Navnet på ressursen Hvis en ressurs tilhører en bestemt avdeling, kan dette tastes inn her. Feltet er Avdeling utelukkende for opplysning (vises når musen holdes over navnet på en ressurs på kalenderen) Mobiltelefon Påminnelser på avtaler sendes til ressursens mobiltelefon via SMS. Ressursnummer. Brukes i forbindelse med tidsregistrering og integrasjon inn i ERPsystemer, som f.eks. Res. nr. Helios 10

11 Notater Valgfrie notater Gruppering av ressurser i kalenderen. Dette anvendes ofte hvis man har flere Grupper avdelinger eller hvis man ønsker å dele inn ressurser i logiske grupper. En ressurs kan være medlem av vilkårlig mange grupper En ressurs kan ha en eller flere arbeidstidsskjema er. Normalt har en ressurs kun et Arbeidstider skjema, men i forbindelse med varierende skiftehold kan det være bruk for flere forskjellige skjemaer Pauser Her velges det antall pauser en ressurs har I hvilken periode er ressursen tilgengelig og når skal ressursen vises på Tilgengelig kalenderen? Tidsregistrering Notaplan Time kan, som noe nytt i forhold til den forrige avtaleboken, registrere den faktiske forbrukte tid for en aktuell ordre. Det antas at Notaplan Time anvendes sammen med Helios; derfor henviser nedenstående oppsetningsveiledning til Helios4. Oppsett av Helios I Helios skal tidskoderne settes opp som normalt. I Helios settes tidskodene opp under TTid > TidskoderT. Normalt skal følgende tidskoder opprettes: Arbeid Lærling Opprydning/Vedlikehold Pause Hjem Det kan dog være spesielle tidskoder, eksempler på dette kan være: Flere takster for lærlinger (1. år, 2. år, 3. år) Kjøring Elektrisk arbeide Karosseri arbeide Det skal være en tidskode for hver type timetakst, MEN helst så få som mulig, da det gjør det hele mere oversiktlig! Tidskodene tildeles fortløpende nummer; startende fra 001, 002, 003 osv. 11

12 Etter ferdig oppsetning av tidskoder, anbefales det å skrive ut en liste over tidskoderne. Dette gjøres i Helios under Tid > Utskrifter > TimeLog tidskoder. Denne listen kan så brukes under oppsetningen av Notaplan Time. Oppsett av Notaplan Time I Notaplan Time skal de samme tidskoder opprettes. Dette gjøres under Innstillinger > fanen Tid. Et eksempel på hvordan de kan opprettes ser ut som følger: Kode Navn Farge Betalt Arbeid Fakturerbar Tilstedeværende 001 Alm Arbeide [Grønn] X X X 002 Lærling [Grønn] X X X 003 Opprydning [Lys Rød] X X 004 Pause [Gul] X 005 Gå hjem [Grå] Husk at tidskoden skal være HELT identisk (inkl. 0 er) med oppsetningen i Helios! De tre oppsetningsmuligheter (Betalt arbeid, fakturerbar og Tilstedeværende) kan forklares kort som: Type Beskrivelse Kryss av denne hvis medarbeideren skal ha lønn for dette arbeid. Dette gjelder Betalt arbeid alle normale timetakster samt ting som opprydning. Men normalt ikke pauser eller, selvsagt, Gå hjem typen Kryss av denne hvis tidskoden kan bindes på en ordre. Dvs. hvis den Fakturerbar forbrukte tid kan viderefaktureres. Alle registreringer som er fakturerbar overføres til Helios. Kryss av denne hvis mekanikeren er tilstedeværende i virksomheten. Dette gjelder for kjøring, selv om ressursen er ute av virksomheten. Denne Tilstedeværende innstilling brukes til å indikere om ressursen er til rådighet for virksomheten (og om den derfor skal skrives ut på f.eks. ukerapporten) 12

13 Foruten tidskoder, skal medarbeiderne også konfigureres korrekt. Dette betyder at feltet Res. nr: under Ressurser > Ressurs liste i NotaPlan Time skal fylles ut med presis samme tekst som finnes under Nummer i Helios under Tid > Medarbeider register. Feltet ses her, markert med rødt: 13

14 Etter inntastning av medarbeider data kan det passende skrives ut en strekkodeliste. Dette gjøres under Ressurser > Ressurs list > Utskriv > Strekkodeliste. Denne liste bør evt. lamineres og sættes op ved skannerstasjonen. Hardware Registreringen av tid foregår med en strekkodeleser. Alle strekkodelesere som understøtter keyboard-emulering kan anvendes til formålet. Eneste krav er at skannere settes opp til å ha en header (prefiks) til F11 -tasten og at terminatoren (suffiks) er pil-ned -tasten. Notaplan anbefaler bruk av følgende skannere: Datalogic Touch 65 Datalogic Touch 90 Datalogic Heron-serien Til oppsetning av de anbefalte skannere kan det hentes en oppsetningsguide som gjør oppsetningen meget enkel: HTUOppsettingsveiledning til anbefalte skannere Daglig bruk Normalt skrives arbeidskortet ut fra Notaplan Time. I høyre side av arbeidskortet er tidskodene listet med en tilhørende strekkode. Denne strekkode inneholder OGSÅ opplysninger om ordren! Så strekkodene er forskjellige fra arbeidskort til arbeidskort! Når en mekaniker vil stemple inn på en ny arbeidsoppgave skanner vedkommende først hvem han er (på den tidligere utskrevne medarbeider liste), dette får et nytt vindu til å dukke opp på skjermen: Her vises den mekaniker som nettopp har skannet. Deretter skannes en passende tidskode på det aktuelle arbeidskort. Dette fyller ut de siste opplysninger i vinduet, og lukker og lagrer skanningen. Ønsker man å opprette en manuell skanning ; dette kunne f.eks. være hvis man har glemt å skanne inn pause, så trykker man bare F11 i Notaplan Time, og skanningsvinduet vil komme frem. Her kan man fylle ut informasjonene manuelt og trykke lagre. Det er TIKKET god praksis å lære mekanikerne å skanne manuelt ; dette bør forbeholdes verkstedsmesteren. De bør istedet minnes på at de skal skanne HVER gang. 14

15 Utskrifter Notaplan Time har et meget avansert utskriftssystem, som gjør det mulig å lage brukerdefinerte utskrifter og mye mere. Som standard er det satt opp standard utskrifter som dekker 90% av kundenes behov. Skulle en kunde ha spesielle ønsker, er det her en kort introduksjon til hvordan utskrifter kan endres, opprettes eller tilpasses. Det er derfor opprettet et antall Utskriftsdatatyper i Notaplan Time. Disse finnes under Innstillinger > Rapporter. De er plassert i dropdown-boksen øverst: Disse utskriftsdatatypene tilsvarer en bestemt datatype inne i Notaplan Time. Mer enn én utskrift per "utskriftsdatatype"? Standardsoppsetningen har kun ett stk. arbeidskort i utskriftsdatatypen. Dette betyr - ved å høyreklikke på en avtale, kan det klikkes direkte på menyvalget Skriv ut. Dersom det opprettes mer enn 1 utskriftsrapport, vil det komme en utrulningsmeny til høyre for Skriv ut. For eksempel - hvis det opprettes to forskjellige arbeidskort, vises dette slik: 15

16 Opprette ny utskrift / endre innstillinger for utskrift Hvis man ønsker å tilføye et ekstra arbeidskort, eller lage en ny utskrift, så går man i Innstillinger og under fanen Rapporter. Her velges den korrekte utskriftsdatatype, hvis man ønsker å opprette et ekstra arbeidskort: Deretter velger man Ny eller Redigér - avhengig av hva man ønsker. Du får da opp en ny boks på skjermen: 16

17 Her gis den et navn (kun til internt bruk, men skal være forskjellige fra andre navn og må ikke være tom!). Tekst-feltet inneholder den tekst som blir vist i rull-ut menyen (hvis det er mere enn en rapport på utskriftsdatatypen!). Filnavnet er på den rav-fil som inneholder rapporten. Merk deg at samme fil kan inneholde flere rapporter, så den riktige rapporten må velges i dropdownboksen under Rapport. Til slutt, kan det defineres en standard skriver og skuff (på bildet står det Bin ). Hvis disse ikke fylles ut, kommer det en dialogboks fram og spør om skriver eller preview. Velges det en standardskriver for utskriften, blir det alltid skrevet ut til denne skriveren. Endre i en rapport / Opprette helt ny rapport Det er i Notaplan Time mulig å endre utseendet på en rapport. Rapportene kan endres og designes helt etter kundens ønsker. Rapport filene std_xx_yy.rav (xx=språk, yy=datatype) overskrives HVER gang det oppdateres!!! Lag derfor ALDRI endringer i standard utskriftene, da de vil bli overskrevet ved neste oppdatering. TNote: Standardutskriftene dekker de fleste kunders behov, så hvis du har et forslag til forbedring av rapportene så meld det gjerne! Send forslaget til Thomas@notaplan.com. Standard utskriftene må, som nevnt, ALDRI endres (de overskrives ved oppdatering!). Derfor skal det tas en kopi av den filen som ønskes brukt som utgangspunkt. Er det en endring til et norskt arbeidskort, er det filen std_no_appointment.rav som skal kopieres. Kopien kan kalles noe i forbindelse med firmanavnet, for eksempel PetersBilVaerksted_appointment.ravT. Alternativt kan dato legges til for å spesifisere når det sist ble endret i arbeidskortet. Utskriften skal så settes opp i Notaplan Time under Innstillinger > Rrapporter - som tidligere beskrevet. Husk at det naturligvis skal benyttes den filen man nettopp har kopiert, f.eks. PetersBilVaerksted_appointment.rav. Nå skal utskriften så testes ut. Prøv å skrive ut rapporten. Hvis det er et arbeidskort, som i eksemplet ovenfor, så høyreklikk på en avtale og velg Skriv ut. Hvis utskriften kommer ut og alt er korrekt, så skriv ut en gang til, MEN denne gang holder du [CTRL]-tasten nede mens du klikker på Skriv ut. Utskriftseditoren kommer fram, og denne er forholdsvis enkel å finne ut av - når man har fått tak i grunnprinsippet. Utskriften kan nå endres etter eget ønske og lagres. Neste gang det skrives ut, vil utskriften se ut som ønsket. Vi i NotaPlan teamet ønsker dere lykke til, og dere kan selvsagt ringe support på