AY, Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse Utgave 2010

Transkript

1 18 AY, Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse Utgave 2010

2 2 KONTRAHERING AV ARKITEKT 2.1 Innledning Private anskaffelser Offentlige anskaffelser Kontraktstandarder Prosjektbeskrivelse Rammebetingelsene Prosjektets formål Myndighetskrav Kostnadsramme Tidsramme Kvalitet Gjennomføringsstrategi Organisering Anskaffelsesformer Private anskaffelser Offentlige anskaffelser Entrepriseformer Utførelsesentrepriser (Byggherrestyrte entrepriser) Totalentreprise Partnering (samspillskontrakter) Tilbudsmateriale, tilbudet Tilbudsmateriale Tilbudet Inngåelse av kontrakt Kontraktstype Oppdragsbekreftelse NS8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for 34 prosjekteringsoppdrag NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for 35 rådgivingsoppdrag Avtaledokument jfr. Bustadsoppføringslovea (Buofl.) Prosjektmateriale Tilleggsavtaler D modellering, BIM-manager Oppbevaring av prosjektmaterialet Ansvarsforsikring og ansvar for prosjekteringsfeil Solidaransvar Reklamasjonstid Oppfølging av kontraktene etter kontraktinngåelse Kontraktstyring System for avvik Tvister Overtakelse 39 19

3 AY, Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse Utgave Innledning Kapittelet tar opp de viktigste forholdene rundt kontrakter med arkitekt om administrative ytelser, utredninger, prosjektering og planlegging. Fokus er på kontrakter knyttet til prosjekterings- og planleggingsoppdrag. Ved oppstart skal det foreligge en signert kontrakt eller, som et minimum, en oppdragsbekreftelse, som steg i retning av en ferdig kontrakt for prosjekteringsoppdraget. Arkitekten bør normalt synliggjøre for oppdragsgiver hvilke samlede kostnader som påløper ved gjennomføring av oppdraget og hva det vil koste å bruke deres tjenester. Private oppdragsgivere og offentlige oppdragsgivere må forholde seg til ulike lover og regler ved anskaffelser. Private oppdragsgivere kan gå til direkte anskaffelser. Offentlige aktører må følge regelverket for offentlige anskaffelser, herunder Lov og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) med tilhørende forskrifter Private anskaffelser For en privat oppdragsgiver er det vanligste å gå direkte i forhandlinger med en arkitekt, enten for et delprosjekt eller hele byggeprosessen. Oppdragsgiver må på forhånd ha definert prosjektet ut fra rammebetingelsene og gjennomføringsmodellen han måtte velge. Ved private anskaffelser kan oppdragsgiver stort sett velge kriteriene selv. En privat oppdragsgiver kan også utlyse en såkalt tilbudskonkurranse. Det er viktig at oppdragsgiver setter klare rammer for konkurransen og at konkurransereglene blir så tydelige som mulig. Ivaretakelse av disse grunnprinsippene vil danne grunnlaget for en vellykket og ryddig konkurranse basert på forutsigbarhet og likebehandling. En privat aktør kan også benytte de modellene som ligger i regelverket om offentlige anskaffelser. Hvis den private aktøren ønsker en arkitektkonkurranse, kan dette skje i regi av eller i samarbeid med Norske arkitekters landsforbund (NAL) ved konkurransesekretariatet Offentlige anskaffelser De aller fleste offentlige innkjøp skal skje etter regelverket om offentlige anskaffelser. Grunnprinsippene nedfelt i Lov om offentlige anskaffelser 5 vil være sentrale, herunder krav om konkurranse, forutsigbarhet, etterprøvbarhet, gjennomsiktighet og likebehandling. Loven gjelder for alle statlige, fylkeskommunale, kommunale og andre offentligrettslige organer, uten hensyn til anskaffelsens art eller størrelse Kontraktstandarder Det er viktig at anskaffelsen avsluttes med et omforent avtaledokument før prosjektet påbegynnes. Arkitekten kan oversende en foreløpig oppdragsbekreftelse som skal inneholde det som er kommet frem i forhandlingene. Det bør imidlertid snarest utarbeides ytterli- 20

4 gere avtaledokumenter som følger NS 8401, NS 8402, NS 8403 (byggeledelse) osv. Dette er kontraktstandarder for hele byggebransjen. Denne veilederen vil direkte eller indirekte berøre alle punkter i disse avtaledokumentene, se særlig under kap Prosjektbeskrivelse En mest mulig utfyllende prosjektbeskrivelse er et vesentlig element i tilbudsgrunnlaget arkitekten skal forholde seg til ved tilbudsinngivelse. Se kap. 4. De forskjellige hovedfasene i byggeprosessen er vist på illustrasjonen til dette kapittelet. Hvert prosjekt er imidlertid forskjellig slik at det finnes flere varianter og andre inndelinger av byggeprosessen enn vist. Også navnebruken på fasene kan variere fra byggemiljø til byggemiljø. 2.2 Rammebetingelsene Det er viktig at tiltakshaver er seg bevisst hvilke mål han har med prosjektet og hvilke rammebetingelser prosjektet må forholde seg til. Tiltakshaver må ta stilling til følgende rammebetingelser: Prosjektets formål Myndighetskrav Kostnadsramme Tidsramme Kvalitet 21

5 AY, Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse Utgave 2010 Ved vurdering av rammebetingelsene bør oppdragsgiver vurdere risikoaspektet. De faktorene som vil være av størst interesse er risikoen for økonomiske overskridelser, for forsinkelser og ikke minst risikoen for at resultatet ikke svarer til forventningene. Arkitekt blir ofte brukt til å bistå oppdragsgiver til å avklare rammebetingelsene med programmering og nødvendig konsekvensanalyser i tidligfasen og for en eventuell senere konkurranse Prosjektets formål Først defineres hva slags prosjekt kontraheringen gjelder og hvilke funksjoner som ønskes lagt inn i dette. Prosjektet kan fra oppdragsgivers side anskueliggjøres gjennom en funksjonsbeskrivelse eller angis som antall enheter (kvadratmeter, rom, sengeplasser, materialbruk osv.). Formålet kan ytterligere defineres i tidligfasen som består av programmering og avklaring av planforhold. Tidligfasen avsluttes som oftest med et forprosjekt og mulig søknad om rammetillatelse. Arkitekt er en naturlig del av oppdragsgivers organisasjon i tidligfasen og bør da allerede være anskaffet. Som et grunnlag for omfanget av arkitektens ytelse, bør det henvises til det relevante kapittel i denne ytelsesbeskrivelsen Myndighetskrav Myndighetskrav vil som regel sette begrensninger for hvor og hva man får bygge. Her kommer krav til utnyttelse ift. tomtens størrelse, topografi, vegetasjon, atkomstforhold, eksisterende føringer i grunnen, samt mulige historiske minnesmerker. Det fremmes også miljø- og energikrav som kan ha betydning for prosjektet. Det er viktig at slike forhold er avklaret eller tilstrekkelig belyst før kontrakt med arkitekt inngås. Arkitekten kan kontraheres til dette som et separat oppdrag, som kan inkludere myndighetsavklaring og eventuelt reguleringsarbeid. Det er en selvfølge at gjeldende lover og forskrifter følges av arkitekten i alle deler av byggeprosessen Kostnadsramme De fleste oppdragsgivere har økonomiske rammer å holde seg til når et prosjekt skal gjennomføres. Det kan foreligge et budsjett, låste økonomiske rammer, eller incitamentsavtaler aktørene må forholde seg til. Økonomiske rammer vil begrense og bestemme valg av tekniske og arkitektoniske løsninger i løpet av prosessen og få konsekvenser for omkostningene til drift og vedlikehold over tid. Valg av de rimeligste løsningene i utførelsesfasen vil sjelden lønne seg over tid. 22

6 2.2.4 Tidsramme Ved kontrahering må ønsket tidsramme angis, i det minste som startog sluttid for prosjektet. Tidsplaner av varierende detaljeringsgrad kan være en del av kontraktsgrunnlaget ved anskaffelse av arkitekt. Det er viktig for arkitekten å vurdere om de oppgitte tidsfrister og rammer gir tilstrekkelig tid til gjennomføringen av prosjektet. Tilstrekkelig tid til prosjekteringsfasen kan vise seg mer økonomisk fordelaktig over tid, gi et bedre prosjekt og føre til innsparing i utførelsesfasen. På grunnlag av den overordnede tidsrammen lages detaljerte fremdriftsplaner for hver fase Kvalitet Kontrakten skal sikre ønsket kvalitet i arkitektens ytelser. Den må beskrive de faglige ytelsene med et egnet detaljeringsnivå. Videre må det være samsvar mellom oppgavens omfang, honorar og tilgjengelig tid for utførelse. Avtalen må følges opp gjennom prosjekterings- og byggeprosessen slik at sluttresultatet blir som forventet. Ved direkte anskaffelse har oppdragsgiver mulighet til å diskutere tilbudsmateriale samt bli kjent med hva kontoret står for rent arkitektfaglig. Både oppdragsgiver og arkitekt har et ansvar utover det rent kontraktsmessige. En bygning har allmenn interesse for omgivelsene, den vil stå i mange år og være med på å påvirke samfunnet og omgivelsene. God design vil over tid gi et bedre omdømme og økt verdigevinst utover det rammebetingelsene i seg selv har satt. 2.3 Gjennomføringsstrategi Prosjektets gjennomføringsstrategi er avhengig av oppdragsgivers ønsker og valg mht.: Organisering Anskaffelsesform Kontraktstype Entrepriseform Strategien vil være en prosjektavhengig kombinasjon av de fire elementene over Organisering I prosjektsammenheng har oppdragsgiver den styrende, administrative og besluttende rollen. Oppdragsgiver bør knytte til seg nøkkelpersonell der kompetanse, kapasitet og personlige egenskaper vurderes ift. den oppgaven vedkommende er tiltenkt. Med en oversiktlig og gjennomtenkt organisasjonsplan er det enkelt å peke ut partenes representanter ift. de kontraktmessige forhold. Ved kontrahering er det viktig å ha definert alle besluttende funksjoner, en entydig ansvarsfordeling og klare rapporteringslinjer. 23

7 AY, Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse Utgave 2010 Arkitekten vil være en sentral aktør som oppdragsgivers fortrolige rådgiver gjennom de fleste fasene i byggeprosessen. Oppdragsgiver må vurdere om arkitekten skal kontraheres tidlig, for eks. i utredningsfasen, og følge den videre prosessen frem til ferdig bygget resultat, eller om oppdraget skal deles, dvs. at det engasjeres en arkitekt i tidligfasene som tilrettelegger for senere prosjekteringsoppdrag. En arkitekt som har vært engasjert i tidligfasen, vil kunne være ekskludert fra videre deltakelse i en anbudskonkurranse i offentlig regi hvis konkurranseelementet i anskaffelsen forsvinner. Dersom alle deltakere i konkurransen får den informasjon som arkitekten har ervervet seg gjennom tidligfasen, vil imidlertid konkurranseelementet kunne opprettholdes Kontinuitet Kontinuitet gjennom prosjekteringsprosessen er som regel viktig for et godt resultat. Mye av kunnskapen om et prosjekt vil ligge i hukommelse, holdninger og notater som vanskelig kan videreformidles til en annen prosjekterende. Problemer kan dessuten oppstå mht. ansvarsforhold ved feil eller skade, ift. rollen som Ansvarlig prosjekterende og ift. rettigheter til prosjektmaterialet når tegninger fra et tidligere ledd i prosessen skal benyttes/videreutvikles. Plan- og bygningsloven stiller krav til at de forskjellige aktørene skal være godkjente for sin del av prosessen. Vi er av den oppfatning at oppdragsgiver og prosjekt er tjent med en størst mulig kontinuitet i de mange årene med skiftende aktører, stadier og premissendringer som et prosjekt gjerne gjennomløper Andre rådgivere Det bør på et tidlig tidspunkt avklares om og når andre rådgivere som skal delta i prosjekteringen, skal kontraheres. For å sikre flerfaglighet er det viktig å få deres synspunkter og råd inn i prosjektet det er en fordel om disse kontraheres tidlig. Spesielt er dette viktig i større prosjekter og der det skal bygges opp en BIM-basert, eller tverrfaglig integrert, prosjektering. For å oppnå en tilfredsstillende og balansert prosess bør det være et rimelig innbyrdes forhold mellom kontraktsvilkårene for de ulike prosjekterende som er knyttet til et og samme oppdrag Ansvarlig søker Rollen som Ansvarlig søker er en selvstendig rolle. Det er vanlig at den arkitektbedriften som er Ansvarlig for prosjekteringen og detaljprosjekteringen også innehar rollen som Ansvarlig søker. Hvis arkitektbedriften skal inneha denne rollen, må det avtales særskilt. Rollen er beskrevet i kap. 3, Administrative ytelser. Veileder Ansvarlig søker (SØK) som er utgitt av Arkitektbedriftene, beskriver oppgaver og ansvarsfordeling gjennom byggesaken. Denne forutsetter at hele, eller deler av oppdraget, honoreres etter medgått tid. 24

8 Ansvarlig kontrollerende Plan- og bygningsloven av 2010 krever på en rekke områder uavhengig kontroll av prosjektering og utførelse. Slik kontroll skal utføres av et særskilt firma med sentral godkjenning for dette formålet. Firmaet skal engasjeres og honoreres av oppdragsgiver og være uten tilknytting til den prosjekterende som skal kontrolleres. De prosjekterende utfører selv intern egenkontroll (kvalitetssikring) for de enkelte fag og tverrfaglig kontroll. Oppdragsgiver kan iverksette utvidet kontroll som et tiltak for å forenkle den uavhengige kontrollen. System og prosedyrer klargjøres som en egen Norsk Standard i løpet av Anskaffelsesformer Private anskaffelser Direkte anskaffelse Direkte anskaffelse kan benyttes av private oppdragsgivere. Oppdragsgiver tar vanligvis kontakt med arkitekt når prosjektet har kommet til et visst stadium, som oftest allerede ved utarbeidelse av rammebetingelsene. I andre tilfeller kontraheres arkitekten først når tilbudsgrunnlaget er klart, ved oppstart av prosjektering. Arkitekt kan også kontraheres sammen med, eller via, en entreprenør ved totalentreprisekonkurranse, eller ved en såkalt partneringmodell. Anskaffelsesprosessen bør ende opp i omforente kontraktsformularer som nevnt i kap. 2.6 og Skiveprosjektering Med skiveprosjektering menes at det blir engasjert forskjellige arkitekt/rådgivergrupper i de ulike fasene av et prosjekt. Det betyr at den arkitekt som står for programmering i tidligfasen og eventuelt skisseprosjekt, ikke nødvendigvis står for detaljprosjektering. Denne kontraheringsformen skaper som regel uklarheter i roller og ansvar og kompliserte avklaringer av grensesnitt mellom de ulike prosjekterende. Arkitektbedriftene anbefaler ikke denne formen for kontrahering Tilbudskonkurranser Mange private oppdragsgivere benytter en anskaffelsesform, tilbudskonkurranse, som i prinsippet følger Forskrift om offentlige anskaffelser, når det gjelder konkurranseregler og gjennomføring. Det er vanlig at man ved private anskaffelser forenkler prosessen, både for å spare tid og penger. Det er imidlertid viktig at tilbudsgrunnlaget for konkurransen er entydig og gir like konkurranseforhold for alle som deltar. Utvelgelseskriterier og honorering bør også være klart definert i konkurransegrunnlaget. 25

9 AY, Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse Utgave Plan og designkonkurranser Ønsker en oppdragsgiver å belyse et prosjekt med en idékonkurranse, kan Norske arkitekters landsforbund være behjelpelig med råd og gjennomføring. Arkitektbedriftene og NAL har en felles konkurranseveileder, som beskriver de forskjellige konkurranseformene som brukes. Denne veilederen gir oversikt over de forskjellige konkurranseformenes fortrinn og hvilke elementer en konkurranse bør inneholde for å gi like forhold for deltakerne og sikre oppdragsgiver et godt resultat Offentlige anskaffelser Direkte anskaffelser Anskaffelser under nasjonal terskelverdi, kaller man gjerne direkte anskaffelser. Det er likevel ikke slik at en offentlig oppdragsgiver kan gå direkte til én tilbyder. Hovedprinsippene i Lov om offentlige anskaffelser 5 gjelder også her. Det vil bl.a. si at også disse innkjøp skal konkurranseutsettes og det kreves at man minst kontakter tre tilbydere. Oppdragsgiver er likevel gitt en noe større frihet til gjennomføringen av disse konkurransene Konkurranseformer Det er i prinsippet tre hovedformer for konkurranser: Anbudskonkurranse (åpen eller begrenset) Forhandlet konkurranse (åpen eller begrenset) Plan- og designkonkurranse DIFI (Direktorat for forvaltning og IKT) varslet sommeren 2010 at de ville etablere en nettportal med veiledere for offentlige tilbudskonkurranser. Portalen åpnet 2. nov Prekvalifisering Prekvalifisering kan skje som første trinn ifm. gjennomføring av begrenset arkitektkonkurranse. Prekvalifisering er en prosedyre for å velge ut et begrenset antall deltakere, oftest på grunnlag av en åpen innbydelse som alle kvalifiserte kandidater kan respondere på. Utvelgelsen må skje på to nivåer, først de formelle krav som skatteattester, organisasjonsform, størrelse osv. Deretter kommer krav til faglig kompetanse. De krav en oppdragsgiver stiller til arkitekten ifm. prekvalifisering, må være entydige, saklige og forretningsmessig begrunnet. 26

10 Anbudskonkurranse (åpen eller begrenset) Oppdragsgiveren ber deltakerne inngi et bindende tilbud på bakgrunn av oppdragsgivers anbudsgrunnlag. Dette må bestå av en detaljert orientering om prosjekterings- og byggeoppgaven, dens art, størrelse, tidsperspektiv og kostnadsramme. Anbudskonkurransen kan være åpen eller begrenset. Det gis et skriftlig tilbud fra tilbyder (arkitekt). Et av de viktigste kjennetegnene for denne typen konkurranse er det absolutte forbudet mot forhandlinger om tilbudets innhold. Det betyr at alt som skal prises må medtas i tilbudsgrunnlaget. Alle kontraktsvilkår må med i innbydelsen. Dersom tilbudet som gis avviker fra innbydelsen eller poster ikke er fylt ut må tilbudet avvises dersom avvikene ikke kan prises. Åpenbare feil kan rettes av oppdragsgiver Konkurranse med forhandlinger (åpen eller begrenset) Oppdragsgiver velger konkurransedeltakere direkte eller ut fra en prekvalifiseringsprosess. Dette må i så fall fremgå av konkurransegrunnlaget. Ved konkurranse med forhandlinger har oppdragsgiver forhandlingsplikt med tilbyderne og det er anledning til å forhandle om alle forhold ved tilbudet, også tilbudssummen. Det er begrenset adgang til å bruke denne anskaffelsesformen over EØS-terskelverdi Rammeavtaler Rammeavtaler kan inngås med en oppdragsgiver, eller flere oppdragsgivere i gruppe, med en eller flere tilbydere. Avtalene baseres på anbudskonkurranse eller forhandlet konkurranse og benyttes vanligvis til mindre eller mellomstore oppdrag for oppdragsgivere som har en kontinuerlig prosjekterings- og byggevirksomhet Plan- og designkonkurranse I en plan- og designkonkurranse vil forslagets arkitektoniske kvalitet være det overordnede tildelingskriteriet. En plan- og designkonkurranse benyttes normalt der det legges stor vekt på arkitekturrelaterte krav til løsning og utforming. Det stilles krav til oppdragsgivers, eller innbyders, organisasjon, programmering og gjennomføring/juryering. For jury er det krav om at en andel av medlemmene skal ha samme fagbakgrunn som konkurransedeltakerne. Vanlig praksis er å rangere 3 vinnere som gis forhandlingsrett i prioritert rekkefølge. Før siste tilbudsrunde må de premierte vinnerne gi tilbud med honorar på den videre prosjekteringen knyttet til oppdraget Prosjektdokumenter Det anbefales å bruke NS 3450, Prosjektdokumenter for bygg og anlegg - redigering av innhold av konkurransegrunnlag. Denne er et hjelpemiddel for å sikre seg at alle elementer og dokumenter er medtatt. 27

11 AY, Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse Utgave EntrepriseformER En entreprise kan omfatte hele byggearbeidet eller deler av det. Begrepet entrepriseform sikter til prosjektets organisering, først og fremst for gjennomføringsfasen. Disse kan gi forskjellig utslag i når og hvordan oppdragsgiver har mulighet for påvirkning av prosjektet. Likeledes vil valg av entrepriseform ha betydning for forutsigbarheten av de totale byggeomkostningene. Det skilles mellom to hovedformer: Utførelsesentrepriser (Byggherrestyrte entrepriser) Delt entreprise, sideentreprise Hovedentreprise Generalentreprise Totalentrepriser Totalentreprise Samspillsentreprise Utførelsesentrepriser (Byggherrestyrte entrepriser) Delt entreprise (Byggherrestyrt sideentreprise) Dette er en entrepriseform utformet som en logisk konsekvens av de tradisjonelle fagskillene i bransjen. Ved delt entreprise deles arbeidene opp i en rekke leveranser og enkeltytelser for hvert fag/faggrupper som kontraheres enkeltvis, en prosess som styres av oppdragsgiver. Administrasjon av delt entreprise krever stor kompetanse på oppdragsgiversiden i alle faser frem til avsluttet oppdrag. Mange grensesnitt kan medføre uklare ansvarsforhold mellom kontraktsparter. Oppdragsgiver har på sin side fordel av god styring og påvirkningsmuligheter av produktvalg og leverandører av den enkelte tjeneste gjennom alle fasene Hovedentreprise Entrepriseformen kjennetegnes ved at oppdragsgiver inngår avtale med en hovedentreprenør om utførelse av bygg- og anleggsarbeider. Hovedentreprenøren inngår på sin side avtaler med, og styrer, underentreprenører som gjerne kan omfatte bygningsmessige fag hovedentreprenøren ikke har. I tillegg kan oppdragsgiver inngå avtale med en eller flere sideentreprenører. I så fall kan hovedentreprenøren, ofte mot et prosentvis påslag, påta seg å administrere sideentreprenørene. Dette kan for eks omfatte de tekniske entreprisene. Dette innebærer at hovedentrepriseformen har en fleksibilitet mht. hvor mye oppdragsgiver selv vil ivareta fremdrifts- og koordineringsansvaret mellom hoved- og sideentreprenørene. 28

12 Generalentreprise Til forskjell fra hovedentreprisen, leveres her hele utførelsen av én og samme entreprenør, generalentreprenøren, som så engasjerer samtlige underentreprenører. Generalentreprenøren har dermed det fulle ansvar for koordinering på arbeidsplassen, for fremdriftskontroll og utførelse av alle arbeider. Oppdragsgiver har kun én kontraktspart når det gjelder utførelsen, slik at ansvarsforholdene blir enklere. Prosjekteringsdelen er fremdeles underlagt tiltakshaver med direkte kontrakter med rådgiverne Totalentreprise Totalentreprisekonkurranse betyr tilbud på prosjektering og utførelse under ett. Totalentreprise benyttes der oppdragsgiver fokuserer på prosess mer enn produkt, fremdrift og økonomi mer enn de arkitektoniske løsninger. Totalentreprisekonkurranse kan gjennomføres etter to modeller; A) Skal oppdragsgiver få maksimal utnyttelse og et kontrollerbart resultat, bør det først avholdes en plan- og designkonkurranse med skisse-/løsningsforslag, for deretter i egen konkurranse velge totalentreprenør. I mange slike tilfeller kan det være aktuelt for entreprenøren å overta arkitekten fra skisse/løsningsforslagsrunden. Honorering av prosjekteringsgruppen kan holdes utenfor totalentreprisen om oppdragsgiver ønsker bedre kontroll med prosjekteringen og resultatet. B) Den andre modellen er at totalentreprenør på forhånd har gått sammen med en prosjekteringsgruppe og leverer tilbud med løsningsforslag. Resultatet vil da kunne bedømmes både ut fra løsningsforslag og pris. Kriteriene må være oppgitt på forhånd i konkurransegrunnlaget. Ved offentlige anskaffelser over terskelverdien skal også vektingen av kriteriene angis Partnering (samspillskontrakter) Partnering er en samarbeidsform og gjennomføringsstrategi for et byggeprosjekt. Grunnidéen er et ønske om å samle all relevant og nødvendig kompetanse på et tidligst mulig tidspunkt og la disse utvikle byggeprosjektet i fellesskap mot felles definerte mål. Partene i en slik avtale er først og fremst oppdragsgiver, de prosjekterende og den utførende, men kan også omfatte andre grupper som brukere, tekniske entreprenører og spesialrådgivere. Partneringavtalen er en overordnet avtale som danner grunnlaget for samarbeidet og de underliggende avtaler. Partneringavtalens innhold innarbeides i og regulerer de avtaler som senere inngås mellom oppdragsgiver og de øvrige parter, så vel som de øvrige parter seg i mellom. Ved offentlige anskaffelser forutsettes at man følger prosedyrer for avtaleinngåelse som beskrevet under punktet prekvalifisering eller tilbud med forhandlinger. Prosjektmodellen har som formål å gi et forpliktende kostnadsbilde på et tidlig tidspunkt i prosjektutviklingen samtidig med at oppdragsgiver 29

13 AY, Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse Utgave 2010 opprettholder en frihet til å styre prosjektet med hensyn til arkitektoniske, tekniske og planmessige løsninger. Entreprenør trekkes her tidlig inn i prosjekteringen som rådgiver, og deltar i å utvikle prosjektet frem til det kan gis en bindende målpris med klare regler for kostnad ved endringer og regler for deling av overskridelser og gevinster ift. budsjett. Prosjekterende kan på den andre siden inngå i entreprenørens gjennomføringsorganisasjon. Modellen kan bygge på to parter (oppdragsgiver/entreprenør med prosjekterende) eller flere parter (oppdragsgiver/prosjekterende/entreprenørgruppe). For å få en styringsdyktig organisering er det en fordel om de prosjekterende i så fall samles som en kontraktspart, og at entreprenørgruppen samles som en annen kontraktspart. Partnering/samspillskontrakter kan skrives på grunnlag av NS 8401 eller NS 8407 (etter revisjon av NS 3431) for totalentrepriser. Se også Veileder om partnering, utgitt av EBA, Entreprenørforeningen Bygg og anlegg i Tilbudsmateriale, tilbudet Når oppdragsgiver har gjennomgått rammebetingelsene og valgt gjennomføringsstrategi, bør oppdragsgiver fremskaffe nødvendig tilbudsmateriale. NS 3450 inneholder forslag til tilbudsskjema. Også Arkitektbedriftene har utarbeidet forslag til slike, se info nr og info nr Det er her tatt utgangspunkt i NS 8401 og en gjennomgang av hva det bør tas hensyn til for at denne skal være tilfredsstillende utfylt for det enkelte oppdrag. Det er da også av vesentlig betydning at arkitektbedriften følger opp og bruker de varslingsregler og meldingsfrister som ligger i standarden. Standarder og kontraktsblanketter kan bestilles via eller for arkitekter benytte Arkitektbedriftenes Avtaledokument/blanketter for NS 8401, info nr NS 8402, info nr Det materielle innhold i Arkitektbedriftenes blanketter er tilrettelagt for arkitektbedrifter. Bustadoppføringslova inneholder visse begrensninger ift. forbruker, og egen blankett er utarbeidet for dette, se info nr Tilbudsmateriale NS 3450 Prosjektdokumenter for bygg og anlegg er en standard som kan brukes til kontrahering av arkitekter og rådgivere. Standarden beskriver en omfattende dokumentasjon for tilbudsmateriale. Dette er nødvendig for å kunne forhåndsberegne kostnader og ressurser for prosjektet. Denne standarden tilfredsstiller kravene til en konkurranse om offentlige anskaffelser. Ved direkte anskaffelse kan behovet for dokumentasjon være enklere, men visse dokumenter er likevel nødvendige for at arkitekt og andre skal kunne komme med et tilbud. 30

14 Prosjektdokumentene er delt opp i fire grupper: A. Prosjektinformasjon a) Dokumentliste b) Kunngjøring av konkurranse c) Orientering om prosjektet B. Konkurranseregler og kvalifikasjonskrav a) Konkurranseregler b) Krav til tilbyder c) Krav til tilbud C. Beskrivende del a) Beskrivelse av prosjektet, detaljbeskrivelse eller funksjonsbeskrivelse b) Eventuelle tegninger, skisser som danner grunnlag for videre prosjektering D. Svardokumenter a) Dokumentasjon fra tilbyder b) Utfylt beskrivelse (for arkitektoppdrag, AY, Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse) c) Tilbudsskjema Med utgangspunkt i oppdragsgivers beskrivelse kan ulike deler av denne ytelsesbeskrivelsen (AY-en) benyttes som grunnlag for en slik definering av oppgaven. Her følger en gjennomgang av punktene i tilbudsskjema basert på NS Spesielle krav Har oppdragsgiver krav til prosjekt eller prosjektering som går ut over dagens lover og forskrifter, skal dette omtales i tilbudsmaterialet og inngå i grunnlag for kontrakt. Slike krav kan gjelde tilbyders kompetanse og erfaring, ytre miljø, energibruk, risikohensyn eller spesielt ønskede kvaliteter. Ved slike skjerpede krav bør arkitekt vurdere å engasjere spesialkompetanse for sin del av oppdraget. De fleste arkitektbedrifter har slik kompetanse eller vet hvor den skal hentes. Ved offentlige anskaffelser må det ikke stilles krav som f.eks. er konkurransevridende eller gjør det umulig for tilbydere som bor utenfor et visst geografisk område å delta. Det vil i så fall være et brudd på likebehandlingsprinsippet og følgelig i strid med regelverket Tilbudet Ved direkte anskaffelse vil oppdragsgiver og arkitekt som oftest gå gjennom tilbudsmaterialet i et eller flere møter. Deretter vil arkitekt komme med et tilbud i skriftlig eller muntlig form. Det er sjelden snakk om løsningsforslag ved denne type anskaffelser. Man vurderes ut fra sine personlige egenskaper og hva arkitektfirmaet har prestert tidligere. Arkitekten bør vurdere tilbudsmaterialet grundig og se om det i til- 31

15 AY, Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse Utgave 2010 strekkelig grad gir nødvendig informasjon til å gi et tilbud. Tilbyder bør legge vekt på at fordeling av roller og ansvar er klart definert. Også mulige krav til tidsplan og fremdrift bør vurderes ift. kontorets kompetanse, størrelse og kapasitet. Om tilbudsforespørselen ikke er tydelig på hva som skal inngå i arkitektoppdraget bør arkitekten utarbeide egen ytelsesbeskrivelse Inngåelse av kontrakt Når oppdragsgiver har gått gjennom innkomne tilbud, eller partene har kommet frem til enighet ved direkte anskaffelse, bør det snarest mulig foreligge en kontrakt. Ved offentlige anskaffelser stilles det krav om at avtale skal være underskrevet før arbeid starter. Oppdragsgivers beslutning om tildeling av kontrakt skal meddeles alle deltakere i rimelig tid før kontrakt inngås. Rimelig tid anses å være ca. 10 dager, men kan variere ut i fra det konkrete tilfellet. Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet anbefaler at Håndhevingsdirektivet (direktiv 2007/66/EF) gjennomføres i norsk rett. Et utvalg nedsatt av departementet foreslår at det innføres en obligatorisk ventetid fra oppdragsgiver har meddelt hvilken leverandør som skal tildeles kontrakten, til kontrakten faktisk kan inngås. Karenstiden vil være 10 eller 15 dager avhengig av kommunikasjonsform (e-post/brev) Gruppekontrakt En gruppekontrakt kan enten oppstå ved at de prosjekterende selv setter sammen en gruppe og kontraheres under ett, eller ved at oppdragsgiver krever at de prosjekterende han kontraherer enkeltvis skal danne en gruppe. I det siste tilfelle snakker vi om en pålagt gruppekontrakt, populært kalt indisk bryllup. I begge tilfellene skal det ved kontraktsinngåelse foreligge en internavtale eller intensjonsavtale om internavtale. Denne bør vedlegges avtalen med oppdragsgiver der dette er relevant. Arkitektbedriftene har i samarbeid med Rådgivende ingeniørers forening (RIF) utarbeidet eget skjema for dette der medlemmene av gruppen er solidarisk Ansvarlige overfor oppdragsgiver for prosjekteringsfeil. Se info nr Internavtale for gruppekontrakt. Dersom flere arkitektfirmaer samarbeider om et oppdrag, joint venture, uten at de skal være solidarisk ansvarlige benyttes info nr Avtale om oppdragssamarbeid. Også denne utarbeidet i samarbeid med RIF. Denne er også oversatt til engelsk og kan kjøpes på Arkitektbedriftenes hjemmeside. Se ellers kap. 2.9 om solidaransvar og ansvarsforsikring Tidsfrister Tidsfrister må knyttes opp mot en omforent fremdriftsplan for oppdraget. Det må være enighet om at de angitte tidsfrister og rammer gir tilstrekkelig tid til gjennomføringen av prosjektet. Tilstrekkelig tid til prosjekteringsfasen vil vise seg økonomisk fordelaktig over tid, gi et bedre prosjekt og føre til innsparing i utførelsesfasen. Se Byggherreforskriften 5, 2.ledd c). 32

16 Honorar for oppdraget refusjon av utgifter Honoraret kan være basert på fast pris, medgått tid, eller en kombinasjon av disse honorarformene. Brukes Arkitektbedriftenes blanketter, strykes de tekster som ikke passer. Alle fastpriskontrakter og timepriser for arkitektarbeider inkluderer planlegging og administrasjon av egne arbeider, koordinering kvalitetssikring og fremdriftsvurderinger. Bruk av egne telefoner, maskiner, dataprogrammer, intern kopiering samt reiser innen tilbyders nærområde (kommune og nabokommune). Se NS 8401 pkt og NS 8402 pkt 13. Andre eksempler på utgifter som skal refunderes av oppdragsgiver er offentlige avgifter og bruk av underkonsulenter som brann-/ lydprosjekterende. Det er vanlig at arkitektbedriften videresender slike bilag for direkte utbetaling fra oppdragsgiver. NS 8401 pkt omtaler rådgiveres rett til å bruke underrådgivere. Ved tjenester til forbruker skal alltid honoraret oppgis inkl. mva. For kontrakter som strekker seg over tid, vil det være viktig å angi en indeks for justering av angitte priser i kontrakten. Prisindeks angis i kontrakten med utgangspunkt i måned og år. Hvis det er bruk for denne senere, finnes den på SSBs web-sider. Arkitektbedriftene anbefaler å bruke kurven under konsumprisindeksen tabell 3, med lønn som dominerende prisfaktor, ettersom denne måles månedlig og har kort etterslep. Se våre blanketter for nærmere informasjon og henvisning Honorar ved plan- og designkonkurranser Konkurranseformen påvirker honoraret. Honoraret bør gjenspeile innsats, risiko, og mulig utvikling. For honorering vises det til Arkitektbedriftenes og NALs felles Konkurranseveileder. Et viktig incitament ved slike konkurranser er at man primært ikke konkurrerer for å vinne men for å bli kontrahert til selve oppdraget! Ved såkalte parallelle oppdrag får alle deltakerne honorert for det arbeidet de utfører. Både oppdragsgiver og den involverte arkitektbedriften bør sørge for at honoraret står ift. innsatsen som kreves Betalingsplan Vurdering av tidsforbruk knyttes gjerne opp mot fasene i byggeprosessen. Det er tidvis ulik oppfatning blant oppdragsgiver og arkitekt om hva en fase inneholder. Vårt råd er å benytte ytelsene beskrevet i kapittel 6 som grunnlag for en kontrakt. Se også NS 8401 vedr. retningslinjer for fakturering. Betalingsplan bør være resultat av en planlegging av hvilke oppgaver som skal løses når og hvor mange som vil bli knyttet til prosjektets ulike faser og viktige milepæler i prosjekteringsoppdraget. Vurderingen kan uttrykkes i KTR-ark (kostnad, -tid og ressurs) som beskriver de enkelte deloppgavene og hvordan de skal gjennomføres. 33

17 AY, Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse Utgave System for avvik Plan og bygningsloven pålegger arkitektbedriften å ha et system for kvalitetssikring og avviksbehandling. I enkelthet går dette ut på at oppdragsgiver uten unødig opphold skriftlig skal varsles om en slik situasjon oppstår eller avdekkes. Avvik må ikke nødvendigvis ha en priskonsekvens. Avvik kan påvirke både inngåtte avtaler og eventuelle forsikringer arkitektbedriften har. For at avvik skal regnes som gyldige må visse prosedyrer følges, se kap Kontraktstype Det skal alltid foreligge en kontrakt ved kontraheringstidspunktet, uansett størrelse. I teorien er en muntlig avtale like bindende som en skriftlig, men bevishensyn tilsier at en skriftlig avtale er både mer oversiktlig og et dokument man kan forholde seg til også i ettertid om konflikt oppstår. Ved en offentlig anskaffelse er det et krav om at det inngås en skriftlig avtale Oppdragsbekreftelse Ved direkte kontrahering inngås det ofte en muntlig avtale etter et felles møte mellom oppdragsgiver og arkitekt. Arkitekten bør omgående bekrefte hva som er avtalt ved å sende en oppdragsbekreftelse. Oppdragsbekreftelsen viser hva som er avtalt og bør omtale prosjektets art, størrelse, mulig omfang av oppdraget og skal angi de foreløpige vilkårene for å utføre oppdraget. Oppdragsbekreftelsen vil fungere som en avtale inntil kontrakt er skrevet. Om ikke annet blir avtalt henviser denne til NS 8401 ved tvistespørsmål. Arkitektbedriftenes forslag til oppdragsbekreftelse finnes som Info nr Det er viktig at oppdragsbekreftelsen viser til NS 8401 eller NS Manglende henvisning vil bl.a. ha som konsekvens at man ikke har avtalt ansvarsgrenser for prosjekteringsfeil. Arkitekten løper da en betydelig risiko for å bli ansvarlig ut over forsikringens beløpsgrenser og må selv dekke overskytende uten begrensning. Oppdragsbekreftelse ved prosjektering for forbruker er omtalt under i kap som omhandler Bustadoppføringslova NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag Standard Norge har utarbeidet to kontrakter for byggebransjen til bruk ved kontrahering av rådgivere til å utføre prosjekteringsarbeid. NS 8401 er i utgangspunktet ment for situasjoner der man har oversikt over omfanget av ytelsene som skal leveres og kan gi tilbud om fast pris. Riktig bruk av standarden vil føre til et omforent dokument som beskriver partene, oppdragets art, hva som skal leveres, tidsfrister, honorering og punkter ved eventuell tvist. Bruk av denne standarden 34

18 sikrer både oppdragsgiver og arkitekt og bør benyttes i de fleste tilfellene. Veiledning til utfylling av kontraktsformularet er gitt i info nr og i kap Arkitektbedriftenes blankettforslag for NS 8401 finnes i info nr Kontraktens ytelser bør baseres på en bearbeidelse av denne AY. Fastprisavtale kan inngås på de områder arkitekten har kontroll over omfanget av egne ytelser. Oppdrag der omfanget av ytelsen defineres av andre, som utarbeiding av romprogram, reguleringsplan, deltakelse brukerprosess eller søknad om rammetillatelse bør honoreres etter medgått tid. Har man en blanding av fastpris og timehonorerte ytelser benyttes NS 8401 som utgangspunkt for avtale NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivingsoppdrag NS 8402 er i utgangspunktet ment for oppdrag etter medgått tid og av begrenset omfang. Standarden følger i grove trekk NS 8401 men har noe avvikende bestemmelser. Bl.a. er det ingen bestemmelser om endring eller oppbevaringsplikt av prosjekteringsdokumentene. Denne standarden anbefales som grunnlag for administrative tjenester, utredninger og planleggingsoppdrag der prosessen er uforutsigbar, man vanskelig kan forhåndsbeskrive hva ytelsen vil gå ut på, eller hvor mye tid det vil ta å utføre oppdraget. Kontraktens ytelser bør baseres på en bearbeiding av denne AY. Veiledning til utfylling av kontraktsformularet er gitt i kap Arkitektbedriftenes blankettforslag for NS 8402 finnes i info nr Veiledning til denne finnes i info nr Avtaledokument jfr. Bustadsoppføringslova (Buofl.) Ved prosjektering for forbruker gjelder Bustadsoppføringslova, kap. IX. Forbruker er definert som en fysisk person som ikke hovedsaklig handler som ledd i næringsvirksomhet, jfr. Buofl. 2. Ved prosjektering for forbruker er det ikke anledning til å avtale begrensninger i ansvaret for prosjekteringsfeil, jf. Buofl. 62. Arkitektbedriftene har utviklet egen oppdragsbekreftelse som tar hensyn til dette, se Info nr Arkitektbedriftene har også utviklet et forslag til avtaledokument til bruk ved mindre bygg, tilbygg, eneboliger osv. der kravene i Bustadsoppføringslova følges. Se info nr Kontraktens ytelser bør baseres på en bearbeiding av denne AY. 2.8 Prosjektmaterialet Standard kontrakter gir oppdragsgiver rett til bruk av materiale til oppføring av det nevnte prosjekt. Eventuelt gjenbruk/flerbruk må avtales og honoreres særskilt. 35

19 AY, Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse Utgave 2010 I NS 8401 og NS 8402, samt i kommende NS 8407 for totalentrepriser, er det beskrevet hvem som har rett til prosjektmaterialet. Hensikten med prosjektmaterialet er i utgangspunktet å levere de tegninger som er nødvendige for oppføring av byggeprosjektet. I praksis betyr det fortsatt papirtegninger til oppdragsgiver og byggeplass. De fleste arkitektbedrifter prosjekterer på data og tegner i såkalt DWG format (DAK), eller IFC format (BIM). Disse formatene sikrer overføring av informasjon mellom ulike kommersielle programmer. Arkitekten genererer egne filer for utplotting av tegninger på papir. Disse elektroniske filene skal inneholde kun de opplysningene som er nødvendige for oppdraget, og kan i de fleste tilfeller også overleveres til oppdragsgiver for senere bruk. Dette er omtalt i kontraktstandarden som i papir eller elektronisk format Tilleggsavtaler Det kan i tillegg avtales leveranse av 3D presentasjon av prosjektet. Skal oppdragsgiver motta slike presentasjonsfiler, krever det samme programvare og kunnskap hos mottaker eller at disse eventuelt genereres som spesielle presentasjonsfiler i et enklere format, for eksempel Adobe. Dette gjør filene tilgjengelige for de fleste. Om oppdragsgiver ønsker prosjektmaterialet levert i DWG-format, må dette være spesifisert i tilbudsgrunnlaget, og ikke komme som et krav når prosjektet er gjennomført. Standarden har her en tvetydig formulering da ikke alle arkitektbedrifter bruker NS for lagdeling. Koding av komponenter er foreløpig heller ikke entydig standardisert. Dette gjør det vanskelig tilgjengelig for en oppdragsgiver uten nødvendig kompetanse og programvare. Hvis likevel oppdragsgiver insisterer på å få utlevert slikt materiale, må rettigheter og senere bruk være avklaret. I prinsippet kan et slikt prosjektmateriale kun benyttes til det aktuelle prosjektet, og ikke benyttes i annen sammenheng uten de prosjekterendes samtykke, noe som må synliggjøres i kontrakten og som en egen post i honorarkravet fra arkitektbedriften. Det må avtales spesielt i hvilken grad bruk av 3D skal være en del av oppdraget, eller noe som kun er et internt verktøy for rådgiverne D modellering, BIM-manager Når arkitekten prosjekterer i 3D kan modellen på et tidlig stadium benyttes av rådgiverne til simuleringer, sjekking av tekniske løsninger og mulige myndighetskrav som universell utforming. Dette betyr ikke at arkitekten har ferdigprosjektert bygget. Det gjenstår et nitidig arbeid i samarbeid med de øvrige rådgivere før alle detaljer og tekniske løsninger er på plass. Men slike visuelle modeller er svært illustrative for en oppdragsgiver for å vurdere om prosjektet vil svare til forventningene. En 3D-modell kan på sikt inneholde viktig informasjon for senere bruk i forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdsfasen. 36

20 2.8.3 Oppbevaring av prosjektmaterialet NS 8401 krever at arkitekten arkiverer prosjektmateriale i 10 år. NS 8402 har ingen slik plikt eller regel, men arkivering er i arkitektens egeninteresse. Etter skriftlig melding til oppdragsgiver kan dette reduseres til tre år. Reklamasjonsfrist er normalt 5 år. Erstatningsansvar ved grov uaktsomhet eller forsett kan gjøres gjeldende i inntil 13 år. Den nye Plan og bygningsloven krever oppbevaring i 5 år, samme periode som kommunen kan gjenåpne en byggesak og foreta tilsyn. I praksis vil dette bestemme korteste anbefalte arkiveringstid for prosjektmaterialet. Det er et åpent spørsmål om dagens datafiler vil være tilgjengelige og lesbare om 10 år. For å unngå overraskelser bør det inngås avtale om periodevis oppdatering ved utvikling av ny programvare. De fleste større prosjekter blir utviklet som 3D-modeller eller BIMmodeller. Arkitektbedriften bør vurdere å få med i kontrakten avtale om ajourføring ved oppgradering av programvare og endringer i prosjektet, samt oppbevaring av modellen. Ingen er bedre rustet enn nettopp arkitektbedriften som opprinnelig konstruerte 3D-modellen til å ajourføre modellen med tanke på senere bruk ved f.eks. FDVU. 2.9 Ansvarsforsikring og ansvar for prosjekteringsfeil Det er krav til enhver seriøs arkitektbedrift å ha ansvarsforsikring. Dette gjelder medlemsbedrifter i Arkitektbedriftene i Norge og for medlemmer av NAL, NIL og NLA. Forsikringsbevis bør fremlegges ved alle kontraktsinngåelser. Arkitektbedriftenes ansvarsforsikring er i samsvar med de oppførte beløpsgrenser i NS 8401/02. Om oppdragsgivere ønsker bedre dekning, eller særskilt prosjektforsikring bør det tas kontakt med Arkitektbedriftene for å tegne tilleggsforsikring. Forsikringssummen, eventuelt utvidet forsikringssum, medtas i kontrakten mellom partene. Husk at bytte av forsikringsselskap kan gi hull i dekningen! De fleste arkitektbedrifter har sin ansvarsforsikring hos Arkitektbedriftene Forsikringsservice AS. Vilkår er tilgjengelig på Solidaransvar I de tilfeller der de prosjekterende er organisert som en gruppe, enten frivillig eller pålagt av oppdragsgiver, vil gruppemedlemmene som regel være solidarisk ansvarlige for feil som er påført oppdragsgiver. Dette innebærer at oppdragsgiver kan vende krav om prosjekteringsfeil mot den han ønsker i gruppen uten først å måtte avklare hvem som faktisk er ansvarlig for feilen. Det er deretter gruppen selv som må sørge for at ansvaret kanaliseres dit det hører hjemme. Dette kan være en tidkrevende og kostbar prosess dersom det er uenighet i gruppen om hvem som skal bære ansvaret. Forsikringsselskapene krever at det på forhånd er innhentet solidaransvarsbekreftelse fra alle involverte forsikringsselskap dersom de skal ta hånd om en eventuell regressrunde. Solidaransvarsbekreftelse innhentes derfor fra forsikringsselskapene ved inngåelse av en gruppekontrakt. 37

21 AY, Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse Utgave Reklamasjonstid Oppdragsgiveren kan bare påberope seg prosjekteringsfeil som reklameres innen rimelig tid etter at han har oppdaget eller burde ha oppdaget den. Profesjonelle byggherrer kan ikke reklamere senere enn 5 år etter at oppdraget er avsluttet, jf. NS 8401 pkt og NS 8402 pkt Oppdraget anses som avsluttet senest ved overtakelse av bygget. For private byggherrer løper reklamasjonstiden i 5 år etter overtakelsen av ytelsen som oppdraget knytter seg til, jf. Buofl. 63. Ved forsett eller grov uaktsomhet kan arkitektbedriften bli ansvarlig ut over disse reklamasjonsfristene. Da legges foreldelseslovens regler til grunn. Den absolutte reklamasjonsfristen etter foreldelsesloven er 13 år Oppfølging av kontraktene etter kontraktinngåelse Kontraktstyring Det er viktig at oppdragsgiver har en organisasjon som kan følge opp og styre kontraktene med arkitekt og andre aktører. Det krever stor kompetanse å gjennomføre byggesaken og sørge for at alle aktører yter sitt til rett tid. Mange oppdragsgivere har en prosjektleder innenfor sin egen organisasjon og ofte en byggeleder eller et byggelederfirma til å ivareta sine interesser på selve byggeplassen. Se kap. 3.2 og 3.3 Arkitektbedriften må levere nødvendig materiale til rett tid slik at det ikke blir forsinkelser eller omprosjektering System for avvik Arkitektbedriften skal ha et system for å håndtere avviksbehandling. MAKS (Modell for arkitektkontorets kvalitetssystem) beskriver nødvendige rutiner for å håndtere avvik. I enkelthet går dette ut på at oppdragsgiver skal varsles skriftlig og uten ugrunnet opphold om en slik situasjon oppstår. Det er ikke nødvendigvis slik at avvik har en priskonsekvens. Oppdragsgiver plikter på sin side å bekrefte om han godtar dette eller avviser avviket og et mulig krav. Dette må også skje uten ugrunnet opphold. Dette betyr at man må ha en saklig grunn for å vente. Har ikke arkitektbedriften mottatt noe svar, kan en gå ut fra at avviket er akseptert og fortsette prosjekteringsarbeidet. Man bør imidlertid varsle om oppstart skriftlig. Slike avviksmeldinger kommer ofte etter og som en konsekvens av byggemøter der oppdragsgiver er til stede og således er klar over at dette vil komme. Det kan også være forhold til entreprenør og andre rådgivere som utløser en slik avviksmelding. Vær klar over at avvik kan påvirke både inngåtte avtaler og eventuelle forsikringer arkitektbedriften har Tvister Det vises her til reglene i NS 8401 pkt. 18. Kontrakten inneholder et eget punkt om løsing av tvister. Men det er 38

22 mye viktigere å handle slik at tvister ikke oppstår. Åpenhet i gjennomføringen av fasene er viktig. Saker som kan føre til konflikt bør tas opp så raskt som mulig på prosjekterings- og byggemøter. Det er viktig at oppdragsgiver er representert på disse møtene enten personlig eller ved sin representant. Også de prosjekterende bør være med på møter i utførelsesfasen slik at manglende prosjektering eller avvik blir avdekket og løst på en for alle parter beste måte. Mulige tvisteløsninger kan baseres på disse organene: oppmann utnevnt av partene i fellesskap: Standard Norge har oppmannsliste. faste forhandlere (PRIME, prosjektintegrert megling) Arkitektbedriftenes Kontraktskomitè BFJR Byggebransjens Faglig Juridiske Råd Rettsapparatet Overtakelse Forutsetninger for overtakelse omtales i kap. 6.9 Ferdigstilling og overtakelse. Overtakelsesbefaring Arkitekten må være med på overtakelsesbefaring og -forretningen for å kunne dokumentere samsvar mellom prosjektert og utført arbeid. Det er vanlig at arkitekten på vegne av oppdragsgiver utarbeider befaringsrapport. Midlertidig brukstillatelse Mulighet for midlertidig brukstillatelse omtales i kap. 6 9 Ferdigstilling og overtakelse. Ferdigattest Før søknad om ferdigattest kan sendes må alle avvik lukkes, samsvarserklæringer må gis og kontrollplan for tiltaket avsluttes. Videre må Som bygget- og FDV dokumentasjon (Forvaltning, drift og vedlikehold) utarbeides. Erklæring fra Ansvarlig kontrollerende om tiltaket skal vedlegges. Dette er nærmere beskrevet i kap. 6.9 Ferdigstilling og overtakelse. Oppdragsgivers overtakelse Ved mottak av ferdigattest regnes den offentligrettslige del av tiltaket som avsluttet: Oppdragsgiver kan overta den avsluttede byggesaken fra de prosjekterende og utførende og ta bygningen(e) i bruk. 39