OM!DETTE!DOKUMENTET! 3! GENERELLE!ELEMENTER!I!EN!PROSJEKTPLAN! 3! ORGANISERE!PROSJEKTET! 4! MILEPÆLER!OG!HOVEDAKTIVITETER! 6!

Transkript

1

2 OMDETTEDOKUMENTET 3 GENERELLEELEMENTERIENPROSJEKTPLAN 3 ORGANISEREPROSJEKTET 4 MILEPÆLEROGHOVEDAKTIVITETER 6 VEDLEGG1:EKSEMPELINFORMASJONSPLAN 11 VEDLEGG2 EKSEMPELPÅSTATUSRAPPORT 12 Side2

3 OMDETTEDOKUMENTET Dette dokumentet er ment som en hjelp til skoleeiere som skal i gang med et identitetsforvaltningsprosjekt/feide;prosjekt i egen organisasjon. Vi har tatt utgangspunkt i en prosjektplan fra en skoleeier og generalisert en del punkter. Hensikten med dokumentet er å skissere muligeproblemstillingersommåadresseres,ikkeågifasitsvaretpåhvordandeskalløses.deforeslåtte målogaktiviteterutgjørhellerikkeenfullstendigliste. Vihåperlikeveldokumenteterkonkretnoktilåkunneværeenreellstøtteforprosjektledereogandre som skal gjennomføre tilsvarende prosjekter. Vi tar gjerne imot tilbakemeldinger på innholdet og nytteverdienavetsliktdokument.e;post:feide@iktsenteret.no GENERELLEELEMENTERIENPROSJEKTPLAN BAKGRUNN BeskrivemotivasjonenforågåigangmedFeide;prosjektiorganisasjonen Eksempeltekst:* Det*er*stort*behov*for*å*innføre*en*enhetlig*løsning*for*identitetsforvaltning*i*Skole:Norge.*Dette*vil*danne* grunnlaget*for*en*sikrere*og*mer*effektiv*ikt:infrastruktur*hos*landets*skoleeiere.*feide*(felles*elektronisk* IDEntitet)*er*den*løsningen*Kunnskapsdepartementet*har*valgt*for*sikker*identifisering*i* utdanningssektoren.* FORUTSETNINGER Beskriverammebetingelserforprosjektet Eksempeltekst:* Datagrunnlaget*i*det*skoleadministrative*systemet*må*tilfredsstille*kvalitetskravene*for*Feide.* Den*tekniske*løsningen*for*generering*av*brukere*må*også*følge*Feides*krav.* Skoleeier*har*avtale*med*leverandør*X*om*levere*teknisk*løsning*for*identitetsforvaltning.** MÅL Side3

4 Beskrivemålogdelmålforprosjektet Eksempel*på*målformuleringer:** Elever*og*lærere*i*skoleeiers*organisasjon*skal*ha*tatt*i*bruk*Feide*ved*skolestart.* Skoleeier*skal*ha*innført*en*lokal*identitetsforvaltning*som*enkelt*kan*knytte*seg*til*Feide*innen...* * Eksempel*på*delmål:* Alle*elever*og*lærere*skal*ha*ett*brukernavn*og*ett*passord.* Rutiner*for*vedlikehold*av*data*i*det*skoleadministrative*systemet*skal*etableres.* OMFANGOGAVGRENSNINGER Etidentitetsforvaltningsprosjektkanblisværtomfattende,avhengigavhvormangesystemersomskal involveres.enbørbestemmesegforhvilketambisjonsnivåprosjektetskalhasåtidligsommulig. Problemstillingersombøravklares: Skalprosjektetkunetablereenhetligidentitetsforvaltningforskolene,ellerskalandresystemeri skoleeiersorganisasjoninkluderes?innføringavidentitetsforvaltningforøvrigevirksomheter/ansattekan ev.gjennomføresietegetprosjekt. Hvilkesystemerskalomfattesavdennyeløsningenforidentitetsforvaltning?Skaldetf.eks.væreetteller flerekildesystemer? Genereltanbefalesdetåavgrensemestmuligistartenogåhellerutvideprosjektetetterhvert.Men skoleeierekanselvsagthagodegrunnerforågjøredetmotsatte. ANDREPROSJEKTEROGAKTIVITETERSOMPÅVIRKERPROSJEKTET Ermanavhengigeaveksterneleverandørerogkonsulenterforåfågjennomførtprosjektet?Foregårdet etutviklingsarbeidiorganisasjonensomvilfåkonsekvenserforprosjektet? ORGANISEREPROSJEKTET BEMANNINGOGFORANKRINGAVPROSJEKTET Side4

5 Enviktigsuksessfaktoriethvertprosjekterengodprosjektorganisering.Etidentitetsforvaltningsprosjekt eretstortogviktigprosjektsomvilharingvirkningerforheleorganisasjonen deterikkeetrentit; prosjekt.deterderforviktigatprosjektetledesogforankresgodt. Personerdeternyttigåhamedpålaget: IT;lederellerdennesrepresentant Lederforopplæringellerdennesrepresentant Nøkkelpersoneriadministrasjonen,foreksempelvedrådmannenskontor Avklarhvemsomskalinvolveresiprosjektet,påhvilketnivåoghvormye. Prosjekteier (f.eks:rådmann) Styringsgruppe (ledelseopplæring, ITogskoler) Prosjektleder (interneller ekstern) Prosjekgruppe (IT,opplæring, skoler) (Referansegruppe) Prosjektetbørhaenprosjektlederogenprosjektgruppe.ProsjektgruppakanharepresentanterfraIT; avdelingen,opplæringsavdelingenogskolene,f.eks.personersomerinvolvertiadministrasjonavdata omeleveroglærere.deterviktigåhamedrepresentanterfraskolenesomofteerdesomfårendrete arbeidsoppgaver. Prosjektlederbørrapporterejevnligtilenstyringsgruppesomf.eks.kanbeståavIT;leder,lederfor opplæringogskoleledere.styringsgruppagodkjennerprosjektplan,styringsdokumenterogendringeri forholdtilframdriftsplan. Prosjektetseierbørværesåhøytoppeiorganisasjonensommulig,f.eks.rådmann. Dersomdetermulig,kandetværeengodidéåhaenreferansegruppeforprosjektet.Referansegruppa kankommemedinnspillogideertildetviderearbeidet.referansegruppakanf.eks.beståav ressurspersonerfraandreorganisasjonersomhargjennomførtlignendeprosjektertidligere. Anslåarbeidsomfangetfordenenkelteprosjektdeltaker,ogsørgforatdetteeravtaltmeddenenkelteog hans/hennesoverordnede. Side5

6 MØTER,RAPPORTERING,KOMMUNIKASJON BESTEMMØTEFREKVENSOGMØTEFORM Eks.:Prosjektet*skal*ha*regelmessige*prosjektmøter*minimum*hver*4.*uke.*Prosjektleder*tar*møtereferat* som*distribueres*til*prosjektgruppa*og*styringsgruppa.*møteform*vil*kunne*variere*fra*telefonmøter,* videomøter*til*fysiske*møter.* BESTEMRAPPORTERINGFRAPROSJEKTET Nåroghvordanskalprosjektdeltakernerapporterestatustilprosjektleder?Eks.:Det*skal*rapporteres*i* minimum*en*uke*før*en*milepæl*skal*være*nådd*eller*dersom*det*oppstår*uforutsette* forsinkelser/hindringer. Nåroghvordanskalprosjektlederrapporterefremdriftiprosjektettilstyringsgruppa?Eks.:Det*skal* rapporteres*skriftlig*den*1.*i*hver*måned.* Eksempelpåmalforstatusrapporteringfinnessomvedlegg2tildettedokumentet. BESTEMHVORDANPROSJEKTETSKALKOMMUNISERES Hvordanskalinformasjonfra/omprosjektetgåuttilansatte,lærereogelever? Detkanforeksempelværenyttigåbestemmeatall offisiell informasjonomprosjektetkanaliseres gjennomellerkoordineresmedprosjektleder.beslutningersomtas,børdokumenteresogformidlestil prosjektdeltakerne,referansegruppaoglederavstyringsgruppa. Skalprosjektethaenegennettsideellerintranettside?Skalprosjektethaenegene;postadressederman kanhenvendesegdersommanharspørsmålellerinnspilltilarbeidet? Etprosjektavdennestørrelsesordenbørhaenegeninformasjonsplan. Eksempelpåenenkelinformasjonsplanfinnessomvedlegg1tildettedokumentet. MILEPÆLEROGHOVEDAKTIVITETER Nedenforerenmuligoppdelingavmilepælerogaktiviteterienskoleeiersorganisasjon.Dennevil selvsagtvarierefraskoleeiertilskoleeier,avhengigavambisjonsnivåoghvaslagsutgangspunktmanhar. Side6

7 Denneplanenerbasertpåenskoleeiersomharavgrensetprosjektettilkunåomfatte identitetsforvaltningforskolene,ogikketattmedrestenavorganisasjonen. Nr. Aktivitet Ferdigdato 1. Milepæl:Ferdigetablertprosjektorganiseringogformelleforberedendeaktiviteter. =START (Utarbeideogfågodkjentdettedokumentet) 1.1 Defineremåleneforprosjektet 1.2 Etablereprosjektorganisasjon 1.3 Dokumentereretningslinjerforkvalitetssikringavresultat(godkjennelsesprosedyre) 1.4 Dokumentereprosjektrutiner(samarbeidsform,møtefrekvens,etc.) 1.5 Metodeogprosessforinformasjon(interntogeksternt) 1.6 Metode/systemforåfangeoppønsker,ideer,behovogaktiviteterfraandregrupper ogprosjekter 1.7 Metode/systemforågitilbakemeldingpåønsker,ideer,behov,aktivitetertilandre. 1.8 Definereomfangogavgrensninger 1.9 Ressursforbruk 1.10 Planforfrigjøringavressursertilprosjektarbeid 1.11 Prosjektbudsjettbestemmes 1.12 Dokumentereprosjektplan 1.13 Godkjenningavprosjektplan 2. Milepæl:Informasjonsplanerutarbeidet 1månedES (etterstart) 2.1 Lageinformasjonsplan(Se*Eksempel*på*informasjonsplan,*vedlegg*1*)* 3. Milepæl:Kartleggingforhåndteringavpersoninformasjoniorganisasjonengjennomført 2månederES 3.1 Lagemalforkartlegging(se*Systemkartlegging:*feide.iktsenteret.no/publications)* 3.2 Kartleggehvilkeinternesystemersombenyttes Side7

8 3.3 Kartleggehvilkeeksternesystemersombenyttes 3.4 Kartleggehvilkeikke;elektroniskesystemersombenyttes 3.5 Kartleggerutinerforbehandlingavpersoninformasjon 4. Milepæl:Ferdigavklarthvilkeapplikasjoner/tjenestersomskalinngåi identetitsforvaltningsløsningen 2,5månederES 4.1 Internesystemer 4.2 Eksternesystemer 5. Milepæl:Planerutarbeidetfor singlesign]on (SSO) 3månederES 5.1 PlanforSSOforinternesystemer 5.2 PlanforSSOforeksternesystemer 6. Milepæl:Kravtilbehandlingavpersondataeroppfylt 4månederES 6.1 Revidereskriftligeretningslinjerforidentitetsforvaltning 6.2 MeldingogkonsesjontilDatatilsynet 6.3 Bestemmehvilkepersondatasomskalværetilgjengelig 6.4 Bestemmekildesystemfordataene(autoritativedatakilder) 6.5 Bestemmepersondataflytmellomsystemene 6.6 Definereansvarogrollerforvedlikeholdavdata(hvemgjørhva?) 6.7 Utarbeiderutinerforåsikregoddatakvalitetikildesystemer 6.8 Innføringavrutinerforvedlikeholdavdataikildesystemer 6.9 Oppryddingiallekildesystemer 7. Milepæl:IKT]reglementerrevidertoginnført 5månederES 7.1 BestemmehvemsomharansvaretforIKT;reglementet 7.2 RevidereIKT;reglement Side8

9 7.3 RevidererutinerforhåndhevingavIKT;reglement 7.4 InformerebrukerneomgjeldendeIKT;reglement 8. Milepæl:Tekniskløsningerimplementertogsattiproduksjon 7månederES 8.1 Installasjonavmaskinvare(servere) 8.2 Installasjonavprogramvare 8.3 Uttestingavløsningen 8.4 Utarbeideoginnføredriftsrutinerforløsningen 8.5 Gjennomføreopplæringiløsningen 9. Milepæl:SkoleeierblirmedlemiFeide 9månederES 9.1 Utarbeidesøknadomåblivertsorganisasjon 9.2 Sendeinnsøknad 9.3 Underskrivekontrakt 9.4 TilkoblingtilinnloggingstjenesteniFeide Se*Krav*til*vertsorganisasjon*i*Feide:**feide.iktsenteret.no/publications 10. Milepæl:Prosjekteterevaluertogsluttrapporterlaget. 10månederES Side9

10 AKTIVITETSPLAN Fase Oppgave Milepæler Estimerttid Start Slutt Fase1 Forberedelseroganalyser 1,2og3 8uker Fase2 Prosesser,rutinerogplanverk 4,5,6og7 12uker Fase3 Implementering 8og9 16uker Fase4 Ettarbeid 10 8uker PROSJEKTBUDSJETT Alleprosjektermåselvsagthaetbudsjett,ogkostnaderkanf.eks.omfatte: Skalprosjektlederleiesinneksternt? Månoenavprosjektdeltakernekjøpesfri(foreksempelfraskolene)? Kreverdenvalgtetekniskeløsningeninnkjøpavnymaskinvareellerprogramvare? Reisekostnaderforprosjektdeltakerne? Hvorskalprosjektetsmidlerkommefra? Side10

11 VEDLEGG1:EKSEMPELPÅINFORMASJONSPLAN TILTAK MÅLGRUPPE NÅR STATUS MERKNADER Oppretteintranettsiderfor prosjektet Alleansatte 3måneder ES Oppretteinternettsiderfor prosjektet Elever,foresatteog ansatte 5måneder ES Kommuner Informasjonomhva Feide/identetetsforvaltninger Ansatte 4måneder ES Detaljertinformasjonom prosjektet: Ansatteogelever 6måneder ES Hvaerkonsekvensenefor brukerne? Hvilkeregistre,applikasjonerog tjenesterblirberørtav prosjektet? Informasjonomnyerutinerfor registreringavpersondata Registreringsansvarlige fordet skoleadministrative systemet 4;6måneder ES Gjennomførgjerne en høring iforkant foråskape forankring InformasjonomnyttIKT; reglement Eleverogansatte Før skolestart Gjennomførgjerne en høring iforkant foråskape forankring Informasjonominnføringav Feide/nyID Ansatteogelever Før skolestart Side11

12 VEDLEGG2 EKSEMPELPÅSTATUSRAPPORT Eksempelpårapportmalforrapporteringfraprosjektledertilstyringsgruppea. MILEPÆLEROGAKTIVITETER Fullførtemilepæler MILEPÆL FERDIGDATO Milepæl1:Ferdigetablertprosjektorganiseringogformelleforberedendeaktiviteter Milepæl2:Informasjonsplanerutarbeidet Milepæl3:Kartleggingergjennomførtforhåndteringavpersoninformasjon Milepæl4:Ferdigavklarthvilkeapplikasjoner/tjenestersomskalinngåiFEIDE Pågåendeaktiviteter MILEPÆL STATUS FORVENTETFERDIGDATO Milepæl6:Kravtilbehandlingavpersondataeroppfylt Påbegynt MØTER]Møteriprosjektgruppasidenforrigestatusrapport: DATO TEMA Ev.peketilmøtereferater PROSJEKTLEDERS(PL)KOMMENTARER Omframdriften Erprosjektetiruteiforholdtilframdriftsplaneniprosjektplanen?Beskriveventuelleavvik. Genereltomprosjektet Informasjonfraprosjektledertilstyringsgruppa.Identifiserterisikoer.Tingsomerenklereeller vanskeligereennforventetetc. Side12

13 Side13