Felles Studieadministrativt Tjenestesenter FSAT

Transkript

1 Felles Studieadministrativt Tjenestesenter FSAT FSAT Innkalling Møte i styret for Felles studieadministrativt tjenestesenter Til: Styremedlemmer Observatører Vertsorganisasjonen UiO Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT Christen Soleim, UiB (Leder) Heidi Adolfsen, UiT (Nestleder) Gunnar Bendheim, HiST Kjetil Solvik, NMH Marianne Øhrn Johannessen, UiA Hogne Ulla, NSO Richard Borge, FSAT Joar Nybo, KD Johannes Falk Paulsen, UiO Grete Christina Lingjærde Anne Kathrine Foss Haugen (referent) Tid: Torsdag 17. desember 2015 kl 10:00-15:00 Møtested: FSAT, Fridtjof Nansens vei 17/19, Oslo (se kart) Middag kl 17:30: Brasserie France, Øvre Slottsgate 16 FSAT Innkalling til møte i styret for FSAT Side 1

2 Agenda Sak 1. Referat fra styremøte 15. oktober 2015 Sak 2. Orienteringer a) Studiesjefsamling oktober b) Arbeidsgruppe for IKT-strategi og helhetlige løsninger c) Presentasjon av strategi for FSAT for Utdanningsutvalget 18. november d) FSAT-internseminar 3. november e) Møte med KD om opptak 4. november f) Status fra rådgivende prosjektgruppe for STAR g) Samlokalisering FSAT og CRIStin Vedtakssaker: Sak 3. Strategi for FSAT Sak 4. Valgreglement Sak 5. SO 3.0: Sluttrapport, status og risikovurdering Sak 6. Videre prosess vedrørende navn og grafisk profil Orienteringssaker Sak 7. Status fusjoner Sak 8. Rapport vedrørende omregningstabeller Sak 9. Statistikk i opptaket Sak 10. Opptakskalenderen for 2016 Sak 11. Oppdrag fra KD vedrørende en mulighetsstudie om fagskoleopptaket. Sak 12. Eventuelt FSAT Innkalling til møte i styret for FSAT Side 2

3 Dokumenter til FSAT-styremøte Sak 1 Referat fra møte i styret for FSAT FSAT Sak 3 Sak 4 Sak 5 Sak 6 Vedtakssaker Strategi for FSAT Saksfremlegg Strategidokument (presentasjon UHR) Notat fra ansatte, grupper og ledergruppen Tilbakemeldinger fra UHRs utdanningsutvalg Valgreglement Saksfremlegg Vedtekter for FSAT av Brev fra KD av Valgregler for FSAT av SO3.0: Sluttrapport, status og risikovurdering Saksfremlegg Sluttrapport Status og risikovurdering Saksfremlegg Notat vedr. plan for arbeid med grafisk profil Orienteringssaker FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT Sak 7 Notat status fusjoner FSAT Sak 8 Omregningstabeller Rapport til KD vedr. utvikling av omregningstabeller Vedlegg: regnskap FSAT FSAT Sak 9 Notat vedr. statistikkproduksjon for opptak FSAT Sak 10 NOM-kalender for opptaket 2016 (ikke lagt ut) FSAT Sak 11 Fagskoleopptak Saksfremlegg E-post fra KD vedrørende en mulighetsstudie om fagskoleopptaket FSAT FSAT Hilsen Christen Soleim Leder for FSAT-styret Grete Christina Lingjærde Direktør FSAT FSAT Innkalling til møte i styret for FSAT Side 3

4 <sideskift>

5 Felles Studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT Referat Møte i styret for FSAT 15. oktober 2015 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Marianne Øhrn Johannesen, UiA Kjetil Solvik, NMH Gunnar Bendheim, HiST Richard Borge, FSAT Hogne Ulla, NSO Observatør: Lars Arne Aasen, KD Vertsorganisasjonen: Johannes Falk Paulsen, UiO Felles studieadministrativ tjenestesenter FSAT: Tina Lingjærde Agnethe Sidselrud Kathy Foss Haugen (referent) Forfall: Heidi Adolfsen, UiT Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Kathy Foss Haugen/Agnethe Sidselrud Dato: Sist endret:

6 Dagsorden Sak 1. Referat fra styremøte Sak 2. Orienteringer a) Status flytting b) Status navn c) Møte i Studieadministrativt utvalg 24. september d) Møte i Samhandlingsforum 25. september e) Møte i KD arbeidsgruppe for IKT-strategi og helhetlige løsninger f) Status strategiarbeidet g) Statsbudsjettet 2016 Sak 3. Orienteringssak a) Masteropptak, forslag til Kunnskapsdepartementet om etablering av nasjonal søknadsportal b) Status fusjoner Vedtakssaker: Sak 4. Finansieringsmodell Sak 5. Tertialrapport 2. tertial 2015 Sak 6. Budsjett Sak 7. Styresaker og møteplan 2016 Sak 8. Eventuelt FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 2

7 Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. 1. Referat fra møte i styret for FSAT Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Orienteringer a) Status flytting Direktøren orienterte. Flytteprosessen går etter planen. Ansatte er nå fordelt på rom. Planlagt overtagelse er 1.desember og foreløpig flyttedato er satt til 7.desember. Flytting av nettverket er en krevende prosess og det lages back-up planer for flytteperioden. b) Status navn Styreleder orienterte. Styret for FSAT vedtok på forrige møte at Ceres er styrets forslag til nytt navn for FSAT. FSAT sendte brev til Kunnskapsdepartementet umiddelbart etter forrige styremøte og avventer svar. Det er viktig at saken avgjøres snarest. Denne prosessen har vært tidkrevende og med sterk involvering av de ansatte. Hvis svaret fra Kunnskapsdepartementet er positivt, vil FSAT raskt sette i gang en prosess for å finne ny grafisk profil for virksomheten. Det er i utgangspunktet ønskelig at styret involveres i denne prosessen. Det er strategisk viktig å ivareta FSATs produktportefølje og merkevarebygging. Navnet Ceres er en overbygning for merkevarer som tjenestene Samordna opptak og Felles studentsystem. Vi kommer tilbake med forslag til prosess så snart svar fra Kunnskapsdepartementet foreligger. c) Møte i Studieadministrativt utvalg 24. september Styreleder orienterte. Styreleder Christen Soleim sitter som representant i UHRs Studieadministrative utvalg. Direktør Tina Lingjærde sitter som observatør i utvalget. Styreleder presenterte utkast til strategi for FSAT på møtet. Det var satt av god tid til diskusjon av strategi og det kom en del konkrete tilbakemeldinger fra utvalgets medlemmer. Tilbakemeldingene viser en positiv holdning til FSAT og FSATs oppgaveportefølje. Det er også signalisert en betalingsvilje: FS-kontingenten kan heves dersom det bidrar til at tjenester ferdigstilles raskere. d) Møte i Samhandlingsforum 25. september Styreleder orienterte. Møte i Samhandlingsforumet var viet Strukturmeldingen og arbeidsdelingen mellom aktørene i sektoren. Samhandlingsforumet skal ikke ta for seg strukturdiskusjonen på overordnet nivå, men heller bidra med å se på utvalgte arbeidsprosesser i sektoren. En slik beskrivelse vil være nyttig for felles arkitekturarbeid i det nyoppnevnte arbeidsgruppen for IKT-strategi og helhetlige løsninger. Strategien til FSAT ble også presentert i møtet. e) Møte i KDs arbeidsgruppe for IKT-strategi og helhetlige løsninger Direktøren orienterte. Møte ble innledet med Kunnskapsdepartementets presentasjon av departements satsing på IKT, mandatet og departementets rolle. Gruppen drøftet mandatet og ble enig om en avgrensing for sektorspesifikke prosesser knyttet til forskning og utdanning. Frist for FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 3

8 avlevering av rapport fra gruppen er 4.juni. Det ble i møtet opplyst at annen gruppe i regi av KD skal se på selskapsstruktur i sektoren. Resultat av dette arbeidet er spennende og kan ha stor betydning for FSATs fremtidige organisering. f) Status strategiarbeidet Styreleder orienterte. Utkastet til FSATs strategi har blitt presentert på Opptaksseminaret, Samhandlingsforumet og Studieadministrativt utvalg i UHR. Tilbakemeldinger fra Opptaksseminaret inkluderer bl.a. oppfordring til å ivareta forvaltningsansvaret for den nasjonale opptaksmodellen. Dette er et viktig område og nye formuleringer er derfor tatt inn i strategiutkastet som nå foreligger. Styreleder og direktør skal presentere strategien på studiedirektørmøte på Svalbard 19.oktober. Det er satt av tid til diskusjon og en innspillsrunde på møte. Neste trinn blir innspill fra styret, med frist 1. november. Strategien legges frem for vedtak på neste styremøte. På dette møtet vil også innspill fra de ansatte legges fram. g) Statsbudsjettet 2016 Styreleder orienterte. Statsbudsjettet ble lagt frem 7.oktober. Dokumentet inneholder ingen tydelige signaler for FSATs fremtidig plassering i sektoren. FSAT har fått en grunnbevilgning på 38,3 millioner. I tillegg foreslår departementet midler til ferdigstillelse av Vitnemålsbanken og midler til samlokalisering. 3. Orienteringssaker a) Masteropptak, forslag til Kunnskapsdepartementet om etablering av nasjonal søknadsportal Styreleder orienterte. Det er sendt brev fra UHR til Kunnskapsdepartementet med ønske om en samordnet løsning for masteropptak. UHR anbefaler at FSAT får forvaltningsansvar for denne oppgaven. Det foreslås videre at det opprettes en arbeidsgruppe som ledes av FSAT. FSAT har signalisert at vi er til klare til å lede en slik gruppe og avventer en formell bestilling fra Kunnskapsdepartementet. b) Status fusjoner Direktøren orienterte. Arbeidet går etter planen. Prøvefusjon ved CK, VID, UIN og UIT er gjennomført og vellykket. Det skal avholdes et felles workshop for institusjonene. FSAT er i gang med å ansette en person for å kompensere for ressurser som benyttes til dette arbeidet i gruppen for FS, RUST og GAUS. Risikobildet for fusjonsprosessen har ikke endret seg siden sist gjennomgang. 4. Finansieringsmodell Styreleder innledet. Modellen har vært drøftet på styremøte 9.september og justert i tråd med styrets innspill. Modellen har deretter vært på kort høring. På høringsrunden ved institusjonene kom det inn 20 høringssvar. 11 institusjoner støtter styrets forslag til finansieringsmodell, mens 6 institusjoner ikke gjør det. Resultatet av høringen viser sprik i forhold til grunnbeløpets størrelse og i forhold til om man skal gi kvantumsrabatt for studenttall av en viss størrelse. Problemstillingene som trekkes frem i høringsrunden har vært diskutert grundig i FSATs styre i forkant av høringen. Tilbakemeldingene tas på største alvor siden den FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 4

9 fremtidige beregningsmåten vil ha store konsekvenser for store institusjoner som for eksempel Universitetet i Oslo. Vurdering er likevel at det ikke har kommet argumenter som tilsier at modellen ikke skal vedtas. Det er også viktig at endringen kommuniseres på en god måte overfor de små institusjonene. Vedtak: Styret for FSAT vedtar følgende finansieringsmodellen for forvaltning, vedlikehold og utvikling av FS med tilhørende applikasjoner: - Hver institusjon betaler et grunnbeløp for bruk av FS. For 2016 er grunnbeløpet satt til kr og vil lønns - og prisjusteres årlig. - Resterende kontingent fordeles på institusjonene etter en flat sats pr student. - Styret for FSAT fastsetter satsene årlig som del av budsjettprosessen. 5. Tertialrapport 2. tertial 2015 Styreleder innledet. Tertialrapporten er supplert med en overordnet vurdering av status for måloppnåelse for overordnede priorieringer. Vurderingen presenteres i form av grønne, gule og røde lys. Direktøren gikk gjennom status for hovedprioriteringene. Alle hovedaktivitetene er i rute med unntak av: Hovedaktivitet 4. Etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på med overordnet nivå. Arbeidet med dette er forsinket grunnet interne omprioriteringer. Hovedaktivitet 9. Videreutvikle FS i henhold til plan. Arbeidet går etter planen på integrasjoner, StudentWeb og SøknadWeb. Arbeidet med fusjoner har ført til omprioriteringer. Dette har fått konsekvenser for arbeidet med ny undervisningsmodul, UTF8, brukerstøtte og dokumentasjon. Forsinkelsene vurderes som lite problematiske og det regnes med at de fleste aktivitetene fullføres som planlagt. Regnskapet viser overskudd. Overskuddet er ikke reelt og skyldes at innbetaling av FS-kontingenten ikke er inntektsført ennå. I tillegg har det kommet ekstrabevilgninger til FSAT i sommer, mens kostnadene føres ved årsavslutning. Styret diskuterte saken og følgende momenter fremkom: - CIM systemet: Styret stilte spørsmål om det er hensiktsmessig at FSAT påtar seg denne oppgaven uten at den var vedtatt som oppgave for FSAT ønsker å tilby integrasjonen siden CIM-systemet er valgt av Kunnskapsdepartementet. - Leveranser til CRIStin: Ifm UiOs kritikk av CRIStin er det vesentlig å kartlegge om saken berører våre leveranser? FSATs vurdering er at det ikke er misnøye med FSATs leveranser til CRIStin. Utspillet er av overordnet karakter og stiller spørsmål ved systemets egnethet til å tjene institusjonenes behov for å holde oversikt over forskningsaktiviteten. - Regnskap og prognose: Prognosen viser overskudd. Det er viktig å analysere grunnene til dette. FSAT følger opp regnskapet og de ekstra bevilgningene i tett samarbeid med økonomisk rådgiver fra USIT ved UiO. Overskuddet skyldes også at 2015 er et overgangsår der mye har vært uklart i en lengre periode. Nye bevilginger fra KD kom i sommer og avtaler vedørende de administrative tjenestene fra UiO kom på plass rett før sommeren FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 5

10 - Formatet: Styret er tilfreds med formatet på tertialrapporten. FSAT må løpende vurdere om oppgaveporteføljen er riktig dimensjonert siden prognosen ved avslutning av andre tertial legger opp til en overføring på 3,5 millioner. Det er viktig at FSAT utnytter det økonomiske handlingsrommet. Vedtak: Styret for FSAT tar virksomhetsrapporten for 2. tertial 2015 til etterretning. Prioriteringer og budsjettdisponeringer for 2015 opprettholdes. 6. Budsjett Styreleder innledet. Hovedprioriteringene for 2016 er delvis en videreføring av årets hovedprioriteringer samt viktige momenter som kom frem i strategiprosessen. Når strategien er vedtatt, er det viktig at styret starter arbeid med å operasjonalisere de strategiske målene. Dette arbeidet vil prege arbeidet i FSAT i Fusjonsarbeidet er en annen viktig prioritering for Andre hovedoppgaver er: Implementering av en felles driftsmodell, risikovurdering av hele foretaket, ferdigstillelse av Vitnemålsbanken, oppfølging av rådgivende gruppe for STAR, forberedende arbeid for å modernisere NVB og utrulling av den nye nettsøknaden. FSAT har fått en grunnbevilgning på 38,3 millioner. Bevilgningen inkluderer lønns- og pris kompensasjon. FSAT fikk tilleggsbevilgning for å kunne finansiere sammenslåingen og for å gjennomføre fusjonene med lavest mulig risiko. FSAT regner med å få en bevilgning for ferdigstillelse av Vitnemålsbanken i størrelsesorden 4 millioner. I budsjettet er det lagt inn NOK for drift av Vitnemålsbanken. I tillegg til en ekstra stilling i brukerstøtte foreslås det å øke FS-kontingenten med 5 % (dvs en økning på 2 % utover pris og lønnsjustering). Årsaken til dette er at flere av tiltakene særlig knyttet til standardisering og digitalisering vil bidra til store innsparelser for sektoren. Arbeidsplanen gjenspeiler også investeringsvilje i sektoren med tanke på FSATs leveranser. Styret diskuterte saken og følgende momenter fremkom: - Overføring fra 2015: Det benyttes ulike tall på overføringene i dokumentet. - Prosjektbudsjettering: Det er ønskelig at det benyttes mer tydelig prosjektbudsjettering på hvert utviklingstiltak (hele prosessen). Slik budsjettering vil være et nyttig redskap for prosjektstyring og evaluering. Det er viktig for å kunne se helheten og kunne se flere år i sammenheng. - Kommunikasjon ut mot sektoren: Det er viktig at FSAT kommuniserer tydelig planer for leveranser. Det er også hensiktsmessig å kommunisere forsinkelser. FSAT skal fortsette å forbedre sin kompetanse på prosjektplanlegging. Det er samtidig en god del gode løsninger som ikke er kommunisert godt nok utad. Vedtak: Styret for FSAT vedtar forslag til budsjett og arbeidsplan for 2016, med de merknader som fremkom i møtet. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 6

11 7. Styresaker og møteplan 2016 Styreleder innledet. Styret har ønsket å ha et årshjul for å kunne se hvilke saker som skal behandles i de ulike møtene. Det kom innspill om at det manglet et dialogmøte med sektoren i forhold til hvilke oppgaver som skal prioriteres. Et slikt møte kan tas i sammenheng med junimøtet. Styret ønsker at budsjett for kommende år skal vedtas etter at statsbudsjettet er fremlagt. En trenger da et møte i oktober. Institusjonene skal varsles om eventuell endring av kontingent innen første oktober, og det kan gjøres med forbehold om at det kan komme endringer. KD holder vanligvis dialogmøte annethvert år, slik at aprilmøtet sannsynligvis utgår i Vedtak: Styret for FSAT vedtar den foreslåtte møteplanen med de endringene som fremkom i møtet. Følgende datoer ble fastsatt for styremøter i februar 13. april (avhengig av om det blir dialogmøte) 15. juni 21. september 26. oktober 7.desember 8. Eventuelt Etter styremøte i desember blir det middag. Informasjon om sted og tidspunkt kommer senere. Neste møte: 17. desember kl FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 7

12 <sideskift>

13 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT AS Til styret Sak 3 Strategi for FSAT 1. Bakgrunn og tidligere behandling i styret for FSAT Stortinget har gjennom Prop. 1 S ( ) vedtatt overordnet mål for FSAT. Kunnskapsdepartementet har fastsatt vedtekter for FSAT Gjennom organisasjonsprosjektet høsten 2014 har FSAT utviklet et målbilde for organisasjonen. Målbilde for organisasjonen ble diskutert i styret for FSAT Som et ledd i styrets videre arbeid med strategi for FSAT, har styret gjennomført en SWOT-analyse av FSATs målbilde og organisasjonsmodell Med utgangspunkt i SWOT-analysen, ble det identifisert 8 fokusområder for FSAT. Tidsplan for strategiarbeidet ble drøftet og justert av styret for FSAT på møte En grovstruktur for den nye strategiske planen for FSAT ble behandlet i styret for FSAT på møte Strategien ble presentert for Administrasjonsutvalget i UHR, FS-planleggingsgruppe, samling for ITdirektører i BOTT-samarbeidet, FSATs opptaksseminar, UHRs Studieadministrativt utvalg, Samhandlingsforum, UHRs Utdanningsutvalg og alle ansatte i FSAT. 2. Hovedproblemstillinger Strategien har siden sist blitt presentert i utdanningsutvalget og drøftet av de ansatte. Innspill fra utdanningsutvalget og fra de ansatte legges frem for drøfting. Vedlegg: - Strategi for FSAT: Tilbakemeldinger fra ansatte, grupper og ledergruppe i FSAT - FSAT strategi (basert på presentasjon for UHRs utdanningsutvalg) - Tilbakemeldinger fra UHRs utdanningsutvalg Forslag til vedtak: Styret vedtar strategi for og ber om at de innspill som framkom i møtet innarbeides. FSAT AS

14 <sideskift>

15 Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT Strategi

16 Strategiske mål 1. FSAT skal være profesjonell leverandør av raske, brukertilpassede tjenester av høy kvalitet til sine brukere 2. FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser 3. FSAT skal være langt framme internasjonalt og drive frem innovative løsninger og nyskapning innen sine tjenesteområder 4. FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører 5. FSAT skal ha et ledende fagmiljø som er robust og preget av lite sårbarhet.

17 FSAT skal være profesjonell leverandør av raske, brukertilpassede tjenester og systemer av høy kvalitet FSAT skal være sluttbrukernes og brukerinstitusjonenes foretrukne alternativ for nasjonale opptak og forvaltningsoppgaver og studieadministrative systemer og tjenester, og sikre at institusjonene er så tilfredse med FSAT at andre leverandører ikke vurderes som aktuelle. FSAT skal gjennom utvikling av teknologiske løsninger, grensesnitt, administrative prosesser og leveranse og spredning av statistikk, forenkle og støtte brukerinstitusjonenes utdanningsledelse. FSAT skal sikre at brukerinstitusjonene kan tilby førsteklasses tjenester og systemer for sine sluttbrukere; studenter, vitenskapelig- og administrativt ansatte. FSAT skal sikre at nye versjoner av systemer er skikkelig testet av sluttbrukere før de settes i produksjon, og tilby gode og transparente rutiner for testing og produksjonssetting av nye versjoner av de løsningene som utvikles. FSAT skal ha rutiner som sikrer at brukerinstitusjonene opplever god informasjon og forutsigbarhet om nye versjoner av systemer og om endringer i administrative prosesser.

18 FSAT skal være profesjonell leverandør av raske, brukertilpassede tjenester og systemer av høy kvalitet FSAT skal være sluttbrukernes og brukerinstitusjonenes foretrukne alternativ for nasjonale opptak og forvaltningsoppgaver og studieadministrative systemer og tjenester, og sikre at institusjonene er så tilfredse med FSAT at andre leverandører ikke vurderes som aktuelle. FSAT skal profesjonalisere sitt arbeid med informasjon, kommunikasjon og samarbeid med brukerne, eksterne samarbeidspartnere og andre eksterne aktører. FSAT skal videreføre og styrke den nasjonale opptaksmodellen og viktige systemer og funksjoner i opptaksarbeidet. FSAT skal sikre høy kompetanse og profesjonalitet i forvaltningsoppgaver og nemndarbeid. FSAT skal videreutvikle og profesjonalisere sine modeller for driftstjenester, systemutvikling, systemtesting og produksjonssetting av sine systemer og tjenester. FSAT skal videreføre dagens økonomimodell og sikre at inntektene fra brukerinstitusjonene kan bidra vesentlig til å finansiere sektorens behov for studieadministrative systemer og tjenester.

19 FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser FSAT skal sikre effektiv studieadministrasjon, god kommunikasjon mellom aktørene og integrasjon mellom tjenestene i UH-sektoren. FSAT skal sikre at UH-sektoren unngår dobbeltarbeid og gjenbruker løsninger. FSAT skal utvide og videreutvikle digitalisering av prosessene: opptak, utveksling og eksamen, og prioritere digitalisering av de arbeidsprosessene sektoren til enhver tid har behov for. FSAT skal lage fellesrutiner og rutinebeskrivelser for studieadministrative prosesser og sikre enhetlig bruk av systemene og tjenestene. FSAT skal forenkle løsninger og arbeide for å hindre for stor kompleksitet i systemene og tjenestene. FSAT skal sørge for at data fra de databasene som utvikles gjøres tilgjengelig for ledelsen ved brukerinstitusjonene i et egnet grensesnitt. FSAT skal sørge for at løsningene som tilbys er ledelsesforankret ved institusjonene og at de ivaretar behovene til alle brukerinstitusjonene.

20 FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser FSAT skal sikre effektiv studieadministrasjon, god kommunikasjon mellom aktørene og integrasjon mellom tjenestene i UH-sektoren. FSAT skal sikre at UH-sektoren unngår dobbeltarbeid og gjenbruker løsninger. FSAT skal følge DiFis nasjonale standarder for IT-arkitektur, og lette overgangen til digitale tjenester for institusjonene. FSAT skal basere utviklingen av nye systemer på arkitekturprinsipper som det er allmenn enighet om i sektoren. FSAT skal sikre at de teknologivalgene som gjøres er godt forankret i de ITfaglige miljøene i sektoren. FSAT skal sikre at driften av de systemene som leveres er preget av stabilitet og gjøres med minimal risiko.

21 FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser FSAT skal sikre effektiv studieadministrasjon, god kommunikasjon mellom aktørene og integrasjon mellom tjenestene i UH-sektoren. FSAT skal sikre at UH-sektoren unngår dobbeltarbeid og gjenbruker løsninger. FSAT skal i løpet av strategiperioden ta alle brukerinstitusjonene over på en driftsmodell. FSAT skal tilby teknologiste løsninger som er tilrettelagt for god kommunikasjon med andre systemer og med sluttbrukerne og ha kompetanse på interaksjonsdesign. FSAT skal arbeide for integrasjonsløsninger som støtter de vanligste arbeidsprosessene i sektoren og sikrer god og effektiv utnyttelse av sektorens systemportefølje. FSAT skal arbeide for sikre løsninger og for å redusere risikoen i alle studieadministrative prosesser. FSAT skal bidra til at studieadministrasjonen blir enklere og mer effektiv. FSAT skal delta aktivt i arkitekturarbeidet på nasjonalt plan i sektoren.

22 FSAT skal være langt framme internasjonalt og drive frem innovative løsninger og nyskapning FSAT skal ha god kapasitet, struktur og kultur for innovasjon og nyskapning, og samtidig trekke veksler på innovasjonskraften hos brukere og samarbeidspartnere. FSAT skal ivareta morgendagens krav til effektiv og nyskapende studieadministrasjon og saksbehandling. FSAT skal delta og være aktive på internasjonale arenaer for å fange opp trender og utviklingstrekk både innen utdanningsledelse, studieadministrasjon og digitale løsninger. FSAT skal ha en aktiv rolle i sektoren og legge til rette for å spre kunnskap om trender og utviklingstrekk. FSAT skal delta i det internasjonale samarbeidet om standardisering og datautveksling mellom studieadministrative systemer i Norden og i andre land.

23 FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører FSAT skal være en tydelig aktør med et bredt samarbeid og stor gjennomslagskraft i samspill med UH-sektoren. FSAT skal være aktiv overfor sine eiere, brukere og UiO for å bygge gode relasjoner som sikrer et handlingsrom til å gjøre de mest hensiktsmessige valgene. FSAT skal bidra til samarbeid og til å avklare grenseoppgangen mellom de ulike aktørene som forvalter IT-systemer og tjenester for UH-sektoren. FSAT skal arbeide for at masteropptaket og opptaket av internasjonale gradsstudenter samordnes nasjonal, og legge til rette for at FSAT kan påta seg denne oppgaven på vegne av sektoren. FSAT skal arbeide for at NOKUTs seksjon for godkjenning av utenlandsk utdanning blir en del av FSAT. FSAT skal være et nasjonalt kompetansesenter for godkjenning av utenlandsk videregående utdanning. FSAT skal arbeide for at det etableres et tettere strategisk samarbeid mellom NSD/DBH og FSATs datavarehusgruppe om enklere rutiner for datautveksling og om å tilby statistikk og analyse for sektoren.

24 FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører FSAT skal være en tydelig aktør med et bredt samarbeid og stor gjennomslagskraft i samspill med UH-sektoren. FSAT skal være aktiv overfor sine eiere, brukere og UiO for å bygge gode relasjoner som sikrer et handlingsrom til å gjøre de mest hensiktsmessige valgene. FSAT skal arbeide for en tydelig rolleavklaring mellom UNINETT og FSAT om hvem som har ansvar for hvilke leveranser og tjenester, og hvor der er muligheter for samarbeid med synergier for sektoren. FSAT skal arbeide for styrket brukermedvirkning fra institusjonene og sikre medvirkning i utviklingen av de tjenestene og systemene som tilbys. FSAT skal gjennomgå og tilpasse dagens samarbeidsfora og møteplasser med brukerinstitusjonene til den nye organiseringen av FSAT og de nye strukturene i sektoren. FSAT skal opprette en referansegruppe med utdanningsledere fra institusjonene for å bidra med prioriteringsråd.

25 FSAT skal være en spennende arbeidsplass med et ledende og robust fagmiljø FSAT skal rekruttere og beholde medarbeidere med solid kompetanse innen teknologiutvikling, forvaltning og studieadministrasjon. FSAT skal ha solid kunnskap om sine forretningsområder, blant annet gjennom å ha god kjennskap til resultater i nasjonale undersøkelser og rapporter som Studentbarometer og Digital tilstand. FSAT skal drive aktiv rekruttering av høyt kompetente medarbeidere. FSAT skal tilby interessante arbeidsoppgaver og legge til rette for den enkeltes kompetanseutvikling. FSAT skal tilby gode lønns- og arbeidsvilkår til de ansatte. FSAT skal utvikle et sterkt fagmiljø forankret i teamarbeid og kompetansedeling. FSAT skal fortsette arbeidet med kompetanseheving og sikre kontinuitet i organisasjonen.

26 <sideskift>

27 Strategi for FSAT FSAT KFH Tilbakemeldinger fra ansatte, grupper og ledergruppen i FSAT I dette dokumentet har vi samlet alle innspill fra ansatte, noen grupper og ledergruppen i FSAT som angår strategien på overordnet nivå. De ansatte har hatt mange innspill til endringer og forslag om nye tiltak. Disse innspillene vil vi se nærmere på når strategien skal operasjonaliseres. Det har kommet flere innspill som allerede har blitt tatt til følge i strategien, slik at det kun er de kommentarer som ikke er trukket inn i strategien som omtales i dette dokumentet. Innspillene er ikke vurdert i forhold til om de bør inn i strategien eller ikke. Det er ingen kommentarer til de to første hovedmålene. Hovedmål 3: FSAT skal være langt framme internasjonalt og drive frem innovative løsninger og nyskapning FSAT skal ha god kapasitet, struktur og kultur for innovasjon og nyskapning, og samtidig trekke veksler på innovasjonskraften hos brukere og samarbeidspartnere. FSAT skal ivareta morgendagens krav til effektiv og nyskapende studieadministrasjon og saksbehandling. Til målformuleringen: forslag om å endre selve målformuleringen til «FSAT skal tilby innovative løsninger innen sine tjenesteområder.». Hovedmål 4: FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører FSAT skal være en tydelig aktør med et bredt samarbeid og stor gjennomslagskraft i samspill med UHsektoren. FSAT skal være aktiv overfor sine eiere, brukere og UiO for å bygge gode relasjoner som sikrer et handlingsrom til å gjøre de mest hensiktsmessige valgene. I innledningen til punktet kan det med fordel presiseres at det er vertsinstitusjonen UiO. Dette for å forhindre at andre institusjoner skal tro at UiO får spesialbehandling i forhold til de andre institusjonene når det gjelder tjenester og systemer som FSAT leverer. Teksten kan for eksempel endres til: FSAT skal være aktiv overfor sine eiere, brukere og UiO, som vertsinstitusjon, for å bygge gode relasjoner som sikrer et handlingsrom til å gjøre de mest hensiktsmessige valgene. 1

28 Hovedmål 5: FSAT skal være en spennende arbeidsplass med et ledende fagmiljø FSAT skal rekruttere og beholde medarbeidere med solid kompetanse innen teknologiutvikling, forvaltning og studieadministrasjon. Vi synes ordet "et fagmiljø" bør byttes ut med "en organisasjon". Da er det tydelig at vi snakker om hele organisasjonen og ikke bare utviklerdelen av organisasjonen. Ordet «spisskompetanse» bør komme inn under dette målet. Andre innspill til strategien Noen ansatte synes det hadde vært fint om det i tillegg til strategien også ble formulert en visjon, og har kommet med forslag som «Vi forvalter og utvikler fremtiden!» eller "FSAT skal bidra til å gjøre Norsk UH-sektor internasjonalt konkurransedyktig ved å levere det beste av IT-systemer innen studie- og forskningsadministrasjon." Det har kommet forslag om omstrukturering av strategien og at den har følgende punkter: 1. Organisasjonsutvikling 2. Kompetanse 3. Forholdet til departementet 4. Forholdet til universiteter og høgskoler 5. Forholdet til innbyggerne og samfunnet 2

29 Strategi for FSAT FSAT AS TILBAKEMELDINGER FRA UHRs UTDANNINGSUTVALG: En bra og ambisiøs strategi. Hovedproblemstillingen er hva av delmål man klarer å gjennomføre i strategiperioden. Hvordan ønsker FSAT å prioritere mellom de ulike delmålene? Flott at det satses på samspill og det å være lydhør overfor behov og ønsker fra sektor. Når det gjelder dialog med sektor og andre aktører, bør FSAT og UNINETT jobbe frem en tett relasjon. Støtter delmål om å være innovative og i front internasjonalt. Ble veldig lykkelig over at at det tas med delmål som går på integrasjon mellom sektorløsningene. Planen er ambisiøs, men det er i tråd med forventningene. Det er viktig at de vitenskapelige ansatte ivaretas av FSAT i tilstrekkelig grad. De vitenskapelige er også brukere av systemene og har i dag altfor lang avstand til FS og FSAT. Utvikling av nye systemer bør forankres også blant de vitenskapelige ansatte. Mye potensiale som ikke er tatt ut pr i dag. (Ønsker «programlederweb».) Viktig å huske på at studentene må også omtales som en brukergruppe. Det er veldig viktig at FSATs systemer og tjenester skal støtte institusjonenes kvalitetsarbeid (kvalitet i forskning og utdanning samt interne kvalitetssystemer). Savner å kunne bruke FS til ledelsesinformasjon. Arbeid med standardisering er veldig viktig for sektoren. Hvis man ønsker å oppnå resultater på nasjonalt plan, er det viktig å tenke ledelsesforankring. I dag mangler det ledelse ved institusjonene i flere ledd. Samordningsoppgaven er en viktig og riktig oppgave for FSAT. Savner plan for hvordan FSAT ønsker å være et bindeledd mellom institusjonene. Mobilitetsarbeid (også intern studentutveksling i Norge) er et område som sektoren bør bli bedre på. Viktig at FSATs systemer og tjenester støtter institusjonenes arbeid med mobilitet. Sektoren har så vidt startet å jobbe med fellesløsninger. Det er veldig mye som kan gjøres, veldig mye som FSAT kan løse! Viktig at FSAT finner sin plass (passe stor) i sektoren siden det er begrenset hvilke av utfordringene FSAT kan løse. Samtidig er det viktig å huske at det brukes mange millioner på innkjøp av ulike systemer, mens FSATs løsninger gir samme funksjonalitet for tiende del av kostander. Institusjonene ser frem til å få et system som kan støtte deres arbeid med rapportering. FSAT

30 <sideskift>

31 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT AS Til styret Sak 4 Valgreglement for FSAT Kunnskapsdepartementet har fastsatt vedtekter for FSAT Vedtekter regulerer valg av styremedlemmer. Styremedlemmer velges for en periode av fire år. Ett av styrets medlemmer skal velges av og blant de ansatte. Det skal også velges vararepresentant av og blant de ansatte. Departementet har informert FSAT i brev av om at for valg til denne typen styrer er det ikke lovregulert hvordan valget skal foregå. Kunnskapsdepartementet antar at bestemmelsene i forskrift, fastsatt med hjemmel i aksjeloven, om ansattes representasjon, bør kunne benyttes ved valg av ansattrepresentantene, så langt forskriften passer. Det vises til forskrift 18. desember 1998 nr 1205 om ansattes rett til representasjon i aksjeselskapers og allmennaksjeselskapers styre og bedriftsforsamling m.v. (representasjonsforskriften). På bakgrunn av dette ble valgreglementet for valg av ansattrepresentant i FSAT-styret utformet av FSATs valgkomité og vedtatt av styreleder for FSATs styre på fullmakt. Valgreglementet ble vedtatt for kun det første valget. Valgreglementet inneholdt ikke informasjon om funksjonsperiode. I tillegg har det kommet et ønske fra enkelte ansatte ved FSAT om en avklaring om mellomledere i FSAT er valgbare. En oppdatert versjon av valgreglementet legges derfor frem for behandling i styret for FSAT. Det foreslås at valgreglementet oppdateres med følgende formuleringer: 1. Valgreglene er fastsatt av leder av styret for Felles studieadministrativt tjenestesenter 20. juni 2014 etter fullmakt. Disse valgreglene gjelder bare dette første valget. Styret vil ved senere valg vedta valgregler for valg av ansattrepresentant og vararepresentant til styret. Endres til: Valgreglene er fastsatt av styret for Felles studieadministrativt tjenestesenter 17. desember Valgreglene gjelder fra Valgbarhet Alle som er fast ansatte i enhetene som skal inngå i Felles studieadministrativt tjenesenter på valgdagen, er valgbare, med unntak av øverste leder i de respektive enhetene. FSAT AS

32 Endres til: 1 Valgbarhet Alle som er fast ansatte i Felles studieadministrativt tjenesenter på valgdagen, er valgbare, med unntak av øverste leder (direktør) i FSAT. Alternativt: 1 Valgbarhet Alle som er fast ansatte i Felles studieadministrativt tjenesenter på valgdagen, er valgbare, med unntak av direktør, seksjonsledere og gruppeledere i FSAT Forslagsrett og stemmerett Alle som er ansatte i enhetene som skal inngå i Felles studieadministrativt tjenestesenter på valgdagen, har forslags- og stemmerett. Endres til: 2 Forslagsrett og stemmerett Alle som er ansatte i Felles studieadministrativt tjenestesenter på valgdagen, har forslags- og stemmerett. Ny paragraf som omtaler funksjonsperiode: 5 Funksjonsperiode Medlem og varamedlem velges for en periode på inntil 4 år og som harmoniserer med funksjonsperioden for styret for FSAT. Forslag til vedtak: Styret for FSAT vedtar de fremlagte endringene i Valgreglementet med de endringene som fremkom på møte. Vedlegg: - Brev fra Kunnskapsdepartementet av vedr valg av ansatterepresentant til styret - Valgregler for FSAT av Vedtekter for FSAT av FSAT AS

33 Vedtekter for Felles studieadministrativt tjenestesenter Fastsatt av Kunnskapsdepartementet 28. mai Virkeområde Vedtektene gjelder for Felles studieadministrativt tjenestesenter. 2 Formål Felles studieadministrativt tjenestesenter skal forvalte, utvikle, vedlikeholde og drifte studieadministrative systemer og tjenester til norske universiteter og høgskoler (brukerne). Systemene og tjenestene skal bidra til mest mulig effektiv og korrekt studieadministrasjon. Det samordnede opptaket utgjør en viktig del av de studieadministrative systemene og tjenestene. De nasjonale fellesløsningene som utvikles skal bidra til sammenheng og helhet i institusjonenes studieadministrasjon. 3 Organisering Felles studieadministrativt tjenestesenter er et forvaltningsorgan under departementet. Styret for senteret har det overordnete ansvaret for den faglige virksomheten og for de administrative oppgaver som er lagt til senteret, jf. vedtektene 5. Departementet kan instruere Felles studieadministrativt tjenestesenter. Driften er lagt til Universitetet i Oslo, jf. universitets- og høyskoleloven 1-4 fjerde ledd og avtale mellom Kunnskapsdepartementet og universitetet. Departementet tar avgjørelser i saker hvor det ikke er enighet mellom Felles studieadministrativt tjenestesenter og Universitetet i Oslo. 4 Styret Styret består av syv medlemmer. Departementet oppnevner fem medlemmer fra universiteter og høyskoler. Norsk studentorganisasjon utpeker ett medlem som representerer studentene. Ett medlem velges av og blant de ansatte ved senteret. Departementet utpeker leder og nestleder i styret. Det oppnevnes to varamedlemmer for styremedlemmer fra universiteter og høyskoler i nummerert rekkefølge. Norsk studentorganisasjon utpeker varamedlem for studentrepresentanten. Det velges varamedlem for ansattrepresentanten av og blant de ansatte ved senteret. Styremedlemmer oppnevnes for fire år. Studentmedlemmer oppnevnes for to år. Departementet kan fastsette annen funksjonsperiode.

34 Departementet og Universitetet i Oslo som vertsinstitusjonen kan møte som observatører i styret. Observatørene har talerett. Det skal foreligge dagsorden til styremøtene og føres protokoll fra møtene der det fremgår hva som ble vedtatt og hvem som var til stede. 5 Styrets oppgaver Styret har ansvar for den faglige virksomheten og det strategiske ansvaret for den fremtidige utviklingen. Med den faglige virksomheten menes de oppgavene som senteret tildeles gjennom vedtekter og tildelingsbrev eller de oppgaver senteret påtar seg gjennom avtaler med andre oppdragsgivere. Styret har ansvaret for generelle og prinsipielt viktige spørsmål for virksomheten, virksomhetsplan, budsjett, fastsettelse av brukerbetaling, godkjenning av årsrapporten og den interne organiseringen. Styret har overordnet ansvar for at økonomiske ressurser og eiendom disponeres i overensstemmelse med økonomiregelverket i staten, samt eventuelle føringer gitt av departementet. 6 Godtgjørelse for styrets arbeid Det kan utbetales godtgjøring for medgått tid til møtevirksomhet og forberedelser. Godtgjørelsen skal svare til de til enhver tid gjeldende bestemmelser i Statens personalhåndbok om veiledende satser for utvalgsgodtgjøring. 7 Daglig leder Daglig leder ved Felles studieadministrativt tjenestesenter tilsettes av Universitetet i Oslo etter innstilling fra styret. Daglig leder forestår den løpende driften av enheten, er ansvarlig for at virksomheten er forsvarlig organisert og foregår i samsvar med gjeldende retningslinjer og bestemmelser som er fastsatt av departementet, vertsinstitusjonen eller styret. Daglig leder er sekretær for styret, forbereder sakene for styret, møter med tale- og forslagsrett i styremøtene og har ansvaret for å iverksette styrets vedtak. Daglig leder har videre ansvaret for den daglige løpende økonomi- og personalforvaltningen. Styret fastsetter nærmere retningslinjer/stillingsinstruks for daglig leder.

35 8 Oppgaver og tjenester Felles studieadministrativt tjenestesenter - skal utføre oppgaver etter delegasjon fra departementet og skal være et rådgivende organ for departementet i saker innenfor sitt ansvarsområde. - har sine primære virkefelt innen studieadministrative systemer og tjenester, inkludert samordning av opptak ved norske universiteter og høgskoler. - skal være et bindeledd mellom institusjonene og sikre brukermedvirkning for de institusjonene som bruker de produktene og tjenestene som senteret tilbyr. - skal bidra til standardisering, effektivisering og kvalitetssikring av studieadministrative rutiner ved institusjonene i universitets- og høyskolesektoren. - skal informere om gjeldende regelverk og rutiner for opptak til høgre utdanning. Senteret kan også foreta ordinær saksbehandling av søknader dersom styret finner dette formålstjenlig. - skal ivareta sekretariatsfunksjoner for de nasjonale klagenemndene for opptaks- og studentsaker. - skal utvikle, utarbeide og levere nødvendig statistikk og rapporter og bidra til spredning av resultatene. - har ansvaret for administrasjon og utvikling av den nasjonale vitnemålsdatabasen (NVB) i videregående opplæring. - kan levere utviklingstjenester til andre nasjonale systemer. Departementet kan pålegge Felles studieadministrativt tjenestesenter andre arbeidsoppgaver knyttet til studieadministrative systemer og tjenester. 9 Brukermedvirkning Styret fastsetter hvordan universiteter og høyskolers brukermedvirkning skal ivaretas. 10 Økonomi Felles studieadministrativt tjenestesenter finansieres med årlig bevilgning fra departementet og brukerbetaling med mindre annet bestemmes i det årlige tildelingsbrevet fra departementet Felles studieadministrativt tjenestesenter kan påta seg oppdrag finansiert av andre, når dette styrker senterets primære formål. Det skal føres særskilt regnskap for senterets virksomhet.

36 Felles studieadministrativt tjenestesenter skal levere rapport til departementet om bruken av bevilgningen i årsrapporten. 11 Rettigheter og plikter Staten ved departementet eier Felles studieadministrativt tjenestesenters produkter og rettigheter. Styret fastsetter nærmere bestemmelser om hvilke forpliktelser brukerne må påta seg for å kunne nytte senterets produkter og tjenester. Universiteter og høyskoler kan benytte seg av Felles studieadministrativt tjenestesenters studieadministrative systemer og tjenester uten å delta i det samordnede opptaket. 12 Vedtektsendringer Endringer i disse vedtektene fastsettes av departementet.

37 Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 12/ Samorganisering av Samordna opptak, Felles studentsystem og USITs Seksjon for utvikling av nasjonale tjenester - Valg av ansattrepresentant til styret Det vises til e-post 8. mai fra Silje Molander vedrørende valg av ansattrepresentant til styret for det nye organet som er besluttet opprettet, med hjemmel i universitets- og høyskoleloven 1-4 fjerde ledd. Vedtektene for det nye organet er ikke endelig fastsatt, men det er klart at ett av styrets medlemmer skal velges av og blant det ansatte. Det skal også velges vararepresentant av og blant de ansatte. For valg til denne typen styrer er det ikke lovregulert hvordan valget skal foregå. Kunnskapsdepartementet antar at bestemmelsene i forskrift, fastsatt med hjemmel i aksjeloven, om ansattes representasjon bør kunne benyttes ved valg av ansattrepresentanten, så langt forskriften passer. Det vises til forskrift 18. desember 1998 nr 1205 om ansattes rett til representasjon i aksjeselskapers og allmennaksjeselskapers styre og bedriftsforsamling m.v. (representasjonsforskriften). Med hilsen Lars Vasbotten (e.f.) avdelingsdirektør Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Bodil Marie Olsen seniorrådgiver Postadresse Kontoradresse Telefon* Universitets- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg * høyskoleavdelingen Bodil Marie Olsen 0032 Oslo Org no postmottak@kd.dep.no

38 Adresseliste Samordna opptak Samordna opptak Postboks 1133 Blindern 0318 OSLO Universitetet i Oslo Postboks 1072 Blindern 0316 OSLO Felles studentsystem Side 2

39 FSAT Valgregler VALG AV ANSATTREPRESENTANT OG -VARAREPRESENTANT TIL STYRET FOR FELLES STUDIEADMINISTRATIVT TJENESTESENTER Valgreglene er fastsatt i henhold til vedtekter for Felles studieadministrativt tjenestesenter (fastsatt av KD 28. mai 2014) Valgreglene er fastsatt av leder av styret for Felles studieadministrativt tjenestesenter 20. juni 2014 etter fullmakt. Disse valgreglene gjelder bare dette første valget. Styret vil ved senere valg vedta valgregler for valg av ansattrepresentant og vararepresentant til styret. 1 Valgbarhet Alle som er fast ansatte i enhetene som skal inngå i Felles studieadministrativt tjenesenter på valgdagen, er valgbare, med unntak av øverste leder i de respektive enhetene. 2 Forslagsrett og stemmerett Alle som er ansatte i enhetene som skal inngå i felles studieadministrativt tjenestesenter på valgdagen, har forslags- og stemmerett. Forslag skal inneholde en eller to kandidater. 3 Valggjennomføring Valget skal foregå som flertallsvalg og gjennomføres hemmelig, enten elektronisk eller skriftlig. Det skal velges ett medlem og ett varamedlem. Begge kjønn skal være representert. Ved stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning. Kandidatene skal presenteres minst 4 uker før valgdagen(e). 4 Valgstyre Valget ledes av et valgstyre, som oppnevnes av styrets leder. Valgstyret skal fastsette dato(er) for valget og kunngjøre denne. Valgstyret skal videre fastsette frist for å fremme forslag på kandidater, og kunngjøre denne. Valgstyret skal sørge for at det finnes en oppdatert liste over ansatte som er valgbare. Valgstyret utarbeider nødvendige retningslinjer for gjennomføringen av valget.

40 <sideskift>

41 Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT Til: Styret Sak 5 SO 3.0 Sluttrapport, status og risikovurdering Prosjektet SO3.0 om modernisering av SOs tjenester ble avsluttet i juni Enkelte av systemene var ikke produksjonsklare ved avslutning. Arbeidet med å ferdigstille systemene har pågått høsten Etter planen skal den nye nettsøknaden tas i bruk av søkere fra 1. februar KD og institusjoner har forventninger om at det nye systemet fungerer tilfredsstillende uten store konsekvenser for søkerne. Det ble gjennomført en risikovurdering for delene av systemet som ikke er ferdigstilt. De viktigste risikopunktene er følgende: A) Risiko for at nettsøknaden ikke er ferdigstilt før den skal åpnes for søkere 1. februar B) Risiko for at dokumentopplasting ikke er ferdigstilt før nettsøknaden skal åpnes for søkere 1. februar Risiko for at dokumentopplasting-funksjonen benyttes av søkere til å laste opp sensitive personopplysninger. C) Risiko for at synkronisering av data mellom nytt og gammelt system ikke fungerer etter hensikten. D) Risiko for manglende testing før systemet produksjonsettes. E) Risiko for at det nye driftsmiljø ikke er etablert. Det har vært arbeidet målrettet for å redusere risiko og det er identifisert tiltak for hvert av risikopunktene. Det jobbes kontinuerlig med å implementere tiltakene. Situasjonen overvåkes nøye fremover bl.a. gjennom tett dialog mellom ledelsen i FSAT og i Seksjon for drift ved USIT. Risikoen er vurdert av ledergruppen i FSAT og vurderes nå til å være akseptabel. Dersom risikobildet endrer seg og risikoen for at tjenesten ikke kan settes i produksjon fra 1.februar, vil tiltak bli iverksatt umiddelbart. Forslag til vedtak: Styret tar rapporten fra SO 3.0-prosjektet til orientering. Styret vurderer risikoen i prosjektet til å være akseptabel i øyeblikket. Styret ber om å bli holdt løpende orientert om status og utviklingen i risikobildet framover. Vedlegg: Sluttrapport for SO3.0 Status og risikovurdering SO3.0

42 <sideskift>

43 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT KFH Til styret Sak 5 Rapport ved avslutning av prosjektet SO 3.0 Bakgrunn Prosjektet startet i 2012 og ble avsluttet i juni Bakgrunnen for prosjektet er oppgradering av Samordna opptaks IT-systemer. Systemet har til nå løst oppgavene på en tilfredsstillende måte for læresteder og søkere, men systemet har vært svært sårbart og ressurskrevende å videreutvikle og vedlikeholde målt mot dagens IT-standard. For å møte fremtidige utfordringer er formålet med prosjektet å fornye den tekniske plattformen slik at systemet blir mer helhetlig og robust. I tillegg er formålet at systemet blir mer fleksibelt slik at endringer kan utføres og systemeier kan stole på at dette ikke får negative konsekvenser. Det er også nødvendig å ha systemer som ikke er sårbart og personavhengig. I dette omskrivingsarbeidet er hensikten også å oppnå at vi får et sikrere system som følger nødvendige krav. Prosjektets produkter SOs systemer består av flere del-systemer og følgende er omfattet i dette prosjektet Søknad om opptak (søknadsprosessen). En nettsøknad hvor søkere kan registrere en søknad, laste opp dokumentasjon og prioritere søknadsalternativer. Søkere må logge inn med ID-porten og det er laget integrasjon med folkeregisteret. Det er arbeidet med «Elastic search» for indeksering, slik at det vil gå raskere for søkerne å finne aktuelle studier. Forvaltning av opptak, studier og institusjon. Dette er en støttetjeneste for læresteder og forvaltning hvor de kan registrere hvilke institusjoner og studier som skal delta i opptaket. I tillegg får brukere tildelt roller og tilganger til systemet. Det er laget løsning slik at det er mulig å ha flere opptak samtidig, noe som gjør det enklere og for eksempel tilby løsning for et samordnet masteropptak. Dokumentasjon (Opplasting, informasjon, meldingstjenester). En løsning for at søkere skal kunne laste opp dokumentasjon, se dokumentene og slette dem innen angitte frister. Dette er viktig del av digitalisering av opptaket og vil redusere papirmengden i saksbehandlingen. FSAT