Felles Studieadministrativt Tjenestesenter FSAT

Transkript

1 Felles Studieadministrativt Tjenestesenter FSAT FSAT Innkalling Møte i styret for Felles studieadministrativt tjenestesenter Til: Styremedlemmer Observatører Vertsorganisasjonen UiO Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT Christen Soleim, UiB (Leder), Heidi Adolfsen, UiT (Nestleder) Gunnar Bendheim, HiST Kjetil Solvik, NMH, Marianne Øhrn Johannessen, UiA Hogne Ulla, NSO Richard Borge, FSAT Joar Nybo, KD Tove Kristin Karlsen Grete Christina Lingjærde Anne Kathrine Foss Haugen (referent) Tid: Onsdag 9. september 2015 kl 10:00-15:00 Møtested: FSAT, møterom i 8 et., Forskningsveien 3B, Oslo (se kart) FSAT Innkalling møte i styret for FSAT 9. september 2015

2 Agenda Sak 1. Referat fra styremøte Sak 2. Orienteringer a) Status flytting Drøftingssaker: Sak 3. Strategi for FSAT Sak 4. Budsjett Sak 5. Evaluering av direktør Vedtakssaker: Sak 6. Resultatkrav til direktør Sak 7. Finansieringsmodell og fusjoner Sak 8. Nytt navn for FSAT Orienteringssaker Sak 9. Status fusjoner Sak 10. Status avtaler Sak 11. Opptak 2015 Sak 12. Tilleggsbevilgninger Sak 13. Sluttrapport STAR og videre arbeid Sak 14. Eventuelt FSAT Innkalling møte i styret for FSAT 9. september 2015

3 Dokumenter til FSAT-styremøte Sak 1 Referat fra møte i styret for FSAT FSAT Sak 3 Sak 4 Drøftingssaker Strategi for FSAT Saksfremlegg Foilsett Strategiske mål for FSAT Budsjett Saksfremlegg Arbeidsoppgaver og budsjett FSAT FSAT FSAT FSAT Sak 5 Evaluering av direktør FSAT Vedtakssaker Sak 6 Resultatkrav til direktør FSAT Sak 7 Finansieringsmodell og fusjoner FSAT Sak 8 Nytt navn for FSAT Saksfremlegg og forslag til vedtak Notat fra firmaet Siste Skrik kommunikasjon Notat fra firmaet Gambit Hill+Knowlton Strategies Rapport fra FSAT Orienteringssaker FSAT FSAT FSAT FSAT Sak 9 Status fusjoner FSAT Sak 10 Status avtaler FSAT Sak 12 Tilleggsbevilgninger 2015 FSAT Sak 13 Sluttrapport STAR og videre arbeid Saksfremlegg Sluttrapport STAR Vedlegg til sluttrapporten Oppnevningsbrev ny prosjektgruppe FSAT FSAT FSAT FSAT Hilsen Christen Soleim Leder for FSAT-styret Grete Christina Lingjærde Direktør FSAT FS Innkalling til møte i styret for FSAT 9. september 2015 Side 3

4 <sideskift>

5 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT Referat Møte i styret for FSAT 18. juni 2015 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Heidi Adolfsen, UiT Kjetil Solvik, NMH Marianne Øhrn Johannessen, UiA Gunnar Bendheim, HiST Richard Borge, FSAT Kristian Myhre, NSO Observatør: Joar Nybo, KD Vertsorganisasjonen: Johannes Falk Paulsen, UiO Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT): Tina Lingjærde Sadia Zaka, FSAT (under sak 5) Kathy Foss Haugen (referent) Forfall: Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Tina Lingjærde/Kathy Foss Haugen Dato: 18. juni 2015 Sist endret:

6 Dagsorden Sak 1. Referat fra styremøte Sak 2. Orienteringer a) Status flytting b) Status organisasjonsprosjektet c) Nytt navn for FSAT Orienteringssaker Sak 3. Status fusjoner Sak 4. Status avtaler Sak 5. Felles klagenemnd: Årsmelding 2014 Sak 6. Samordning av masteropptak: Endelig rapport Drøftingssaker: Sak 7. Strukturmeldingen Sak 8. Evaluering av direktør Sak 9. Evaluering av styrets arbeid Sak 10. Strategi for FSAT Sak 11. STAR-prosjektet videreføring av arbeidet Vedtakssaker: Sak 12. Tertialrapport 1. tertial 2015 Sak 13. Dialogmøte FSAT-KD: Oppfølging av KDs tilbakemeldinger Sak 14. Finansieringsmodell og fusjoner Sak 15. Resultatkrav til direktør Sak 16. Eventuelt FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 2

7 Styreleder ønsket velkommen. Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. Det ble meldt inn to saker til eventuelt: - Status på opptaket - Omorganiseringsprosessen 1. Referat fra møte i styret for FSAT Styreleder orienterte. Styret hadde ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Orienteringer a. Status flytting Daglig leder orienterte. Arbeidet går i henhold til plan. Det er søkt KD om engangsstøtte til flytteutgifter. b. Status organisasjonsprosjekt Daglig leder orienterte. Funksjons- og bemanningsplan ble ferdigstilt 11. juni. Tillitsvalgte ble informert om innplassering av de ansatte 17. juni, ledere og ansatte ble orienter 18. juni. Ny organisasjon iverksettes fra 1. juli. c. Nytt navn for FSAT Styreleder orienterte. Det har vært dialog med to byråer vedrørende vurdering av rapporten med navneforslag. Navneforslag skal behandles på første styremøte til høsten. Styreleder orienterte fra et notat som var kommet inn fra navnegruppa. I notatet ble det utrykt bekymring over at navnevalg var utsatt til høsten. 3. Status fusjoner Daglig leder orienterte. Arbeidet går i henhold til planen og institusjonene følger opp arbeidet. Det ble avholdt et seminar juni. NTNU flyttet driften til FSAT i begynnelsen av juni. FSAT bistår NTNU i arbeidet med integrasjoner mellom FS og andre systemer. Det er viktig at en i prosjektet også vurderer risiko i forhold til ordinær drift. 4. Status avtaler Daglig leder orienterte. Status på avtaler ble gjennomgått. Følgende avtaler er nå inngått: - Avtale mellom KD og UiO om drift av FSAT - Avtale mellom FSAT og UiO om administrative tjenester FSAT er fornøyd med avtalene som nå er undertegnet og har hatt en god dialog med UiO rundt disse. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 3

8 Det arbeides videre med følgende avtaler fremover: Avtalen med NSD vedrørende Itar og avtalen med UiO og UiB vedrørende datavarehus. 5. Felles klagenemnd, årsmelding 2014 Sadia Zaka orienterte om arbeidet i Felles klagenemnd. Nemnda behandler klagesaker angående fusk, skikkethetssaker og politiattestsaker. Antall saker har økt de siste årene. Nemnda stadfester de fleste avgjørelsene etter å ha gjort en selvstendig vurdering av sakene. Nemnda skal også behandle saker om innsyn. KD vil behandle innsynssaker fra FSAT. Styret synes rapporten gir god innsikt i saksfeltet og synes at det er viktig at den blir distribuert videre til institusjonene i læring og likebehandlingsformål. Det må avklares om det er KD eller FSAT som skal sende ut rapporten til institusjonene, og hvordan den skal sendes ut. 6. Samordning av masteropptak. Endelig rapport. Styreleder orienterte. Endelig rapport ble behandlet i UHR i slutten av mai og er nå oversendt KD. KD har som mål at et felles masteropptak skal være effektivt. Styret ønsker at det samordnete masteropptaket forvaltes og utvikles hos FSAT. Det må utredes hvilke konsekvenser det eventuelt vil få og herunder estimerte økonomiske følger, slik at det kan tas opp i budsjett prosessen. 7. Strukturmeldingen Styreleder innledet. Styret diskuterte punktene i Strukturmeldingen som gjelder FSAT. Mange av forslagene fra Strukturmeldingen bør ses på i forbindelse med strategiarbeidet. FSAT kan vurdere ulike løsninger opp mot hverandre, og utrede hvilke konsekvenser det vil ha for virksomheten. Det ble påpekt at det vil være viktig å ha et faglig fokus. Strukturmeldingen dekker et stort område hvor mange institusjoner i sektoren bidrar, og en må se på hvordan dette skal organiseres mest mulig effektivt. Teknologi gir nye muligheter for samarbeid, slik at en får frigjort ressurser til kjerneoppgavene. Følgene punkter blir særlig viktige framover: - Etableringen av en arbeidsgruppe som skal utarbeide en helhetlig strategi og forslag til tiltak for hvordan systemer for faglig aktivitet og administrasjon kan brukes og organiseres effektivt. Arbeidsgruppen skal etableres i samarbeid med UHR, ha deltaker fra sektoren og sekretariat fra UNINETT. - Vurderinger om Database for statistikk om høgre utdanning kan videreutvikles som miljø for økonomiske analyser standardisert rapportering. Dette bør sees i sammenheng med utviklingen av FSAT. - Nasjonalt masteropptak og plassering av dette. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 4

9 8. Evaluering av direktør Styreleder innledet. Et notat var utarbeidet med forslag til evalueringsområder. Styret diskuterte saken, og følgende innspill til evalueringsområder framkom i møtet. - Saksforberedelser for styret - Digitalisering og innovasjon - Bygge omdømme og samhandlingsrelasjoner - Ansvarlig for drift, driftsutvikling og risiko - Sikring og utvikling av et godt arbeidsmiljø i organisasjonen - Måloppnåelse i forhold til årsplan - Oppnåelse av virksomhetsmål og leveranser i forhold til styringsparametere Styret ønsker at daglig leder er med under behandlingen av denne saken på neste styremøte. Styret ber daglig leder utarbeide et kort notat med egenevaluering i henhold til punktene i det endelige notatet. Vurderingen bør også innbefatte områder som ble kommunisert av styret til daglig leder i forbindelse med ansettelsesprosessen. Notatet som var angitt i saksfremlegget suppleres med de innspill som fremkom i møtet. På neste møte skal det være en samtale rundt hovedområdene i dokumentet. 9. Evaluering av styrets arbeid Styreleder innledet. Styret har nå fungert i ett år. Styret bes om å diskutere sitt eget arbeid med utgangspunkt i momenter i saksfremlegget. Styret diskuterte saken og følgende fremkom: - Styret har arbeidet seg godt sammen i løpet av året. - Styret er faglig sterkt og medlemmene komplementerer hverandre. - Det har vært et år med mye arbeid i forbindelse med etableringen av FSAT. - Styret har arbeidet godt og konstruktivt, og med god møteledelse. - For å sikre at en får god nok tid til de viktigste sakene ble det foreslått å flytte vedtaksaker opp og orienteringssaker til slutt på dagsorden. - Det er viktig å kommunisere ut til sektoren hva FSAT arbeider med og kan bidra med. - Når det blir oppnevnt nye studentrepresentanter, er det særlig viktig å sørge for at de får god kjennskap til organisasjonen og styrearbeidet. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 5

10 10. Strategi for FSAT Styreleder presenterte overordnet skisse til hovedmålene i strategi for FSAT. Skissen er basert på det overordnete målet for FSAT slik det er formulert av Kunnskapsdepartementet, oppgaver gitt FSAT gjennom vedtektene, og noen overordnete fokusområder identifisert av styret gjennom SWOT-analysen. Styret diskuterte saken og kom med følgende innspill: - Området innovasjon framkom noe utydelig - Formuleringen «totalleverandør» bør endres. På noen områder er man totalleverandør, mens på andreområder er man delleverandør. - Det er viktig å presisere hvilke arbeidsprosesser det skal fokuseres på. - Det ønskes mer spenstige formuleringer som forplikter istedenfor «arbeide mer» eller «legge til rette for». - Vitenskapelige ansatte bør trekkes tydelig frem som en brukergruppe av FSATs systemer og tjenester. - Det er viktig å ha en dialog med sektoren om behovene de ser for seg i fremtiden, og hvilke arbeidsprosesser som bør digitaliseres. - Forvaltningsområdet og opptaksområde savnes. - Områdene eksamen, opptak og utvikling er spesifisert. Andre områder bør vurderes. - Digitaliseringsrundskrivet og KDs liste vedrørende effektiviseringstiltak bør gjennomgås. - Arbeidet med arkitektur savnes. Innspillene tas med i det videre arbeidet med strategien og innarbeides i skissen som sendes til styret for kommentarer. Skissen brukes som utgangspunkt for presentasjoner for eksterne aktører, som beskrevet i tidsplanen for strategiprosessen. 11. Star-prosjektet videreføring av arbeidet Styreleder innledet. Et notat fra prosjektgruppen var vedlagt styrepapirene. STAR går over i en implementeringsfase etter at prosjektet avsluttes i august. Prosjektgruppen legges ned og en ny gruppe etableres. Gruppen bør ikke først og fremst bestå av superbrukere og teknikere, men bør inkludere ledere på ulike nivåer ved institusjonene samt studieadministrative ansatte. Det bes om at gruppen lager en plan for implementeringen som skal foregå fra august og ut året. Når en går over i ordinær driftsfase, vil styret se på mandat og medlemmer til en ekspertgruppe. 12. Tertialrapport 1. tertial 2015 Daglig leder innledet. Dette er første rapport for samlet virksomhet. Styret diskuterte saken. I senere rapporter ønskes det at en for prosjektene også angir status for fremdrift i henhold til plan. Dette foreslåes synliggjort ved å angi en markering i rødt, grønt og gult ved hver hovedaktivitet. Vedtak: Styret for FSAT tar virksomhetsrapporten per 1. tertial 2015 til etterretning. Prioriteringer og budsjettdisponeringer for 2015 opprettholdes. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 6

11 13. Dialogmøte FSAT-KD: Oppfølging av KDs tilbakemeldinger Styreleder innledet. Det er viktig at styret tar med seg tilbakemeldingene fra KD i det videre arbeidet. Styret diskuterte saken og følgende momenter fremkom: - Strategiarbeidet må sees i sammenheng med tilbakemeldingene fra dialogmøtet - Det er viktig at opptak med alle tilhørende aktiviteter er et eget fokusområde i strategiplanen og i årsplanen Vedtak: 1. Styret for FSAT tar KDs tilbakemeldinger etter dialogmøtet til etterretning 2. Styret for FSAT vedtar tiltak for oppfølging av KDs tilbakemeldinger i tråd med styrets diskusjon. 14. Finansieringsmodell og fusjoner Daglig leder innledet. De ulike modellene ble gjennomgått. Alle modeller gir den samme inntekt til FSAT, det er kun fordelingen mellom institusjonene som varierer. Styret diskuterte saken: Det ble påpekt at små institusjoner også skal ha anledning til å benytte FSATs tjenester. Det er viktig å lage en robust modell, som tåler strukturendringer i sektoren. En kan vurdere hvordan andre fellestiltak i sektoren fordeler kostnader. Oppsummert skal ulike modeller vurderes i forhold til følgene prinsipper: - Robusthet - Stabilitet i fordelingen - Hensyn til små institusjoner Saken ble utsatt. Styret ønsker at det arbeides videre med en modell. Saken skal sendes til styret på sirkulasjon for vedtak. Deretter skal modellen sendes til institusjonene på høring. 15. Resultatkrav til direktør Saken skal sees i sammenheng med evalueringen av direktøren og utsettes derfor til neste møte. 16. Eventuelt 1. Orientering om opptaket. Alt går etter planen. Det har vært flere møter for å sikre kunnskapsoverføring etter at sentrale personer har sluttet. Det er ikke gjort store endringer i årets opptak. 2. Omorganiseringsprosessen. Referat fra IDF-møte 4. juni ble delt ut i møtet. Styret tok referatet til orientering. Neste møte: onsdag 9. september kl Forskningsveien 3b FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 7

12 <sideskift>

13 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT Til styret Sak 3 Strategi for FSAT 1. Bakgrunn og tidligere behandling i styret for FSAT Stortinget har gjennom Prop. 1 S ( ) vedtatt overordnet mål for FSAT. Kunnskapsdepartementet har fastsatt vedtekter for FSAT Gjennom organisasjonsprosjektet høsten 2014 har FSAT utviklet et målbilde for organisasjonen. Målbilde for organisasjonen ble diskutert i styret for FSAT Som et ledd i styrets videre arbeid med strategi for FSAT har styret gjennomført en SWOT-analyse av FSATs målbilde og organisasjonsmodell Med utgangspunkt i SWOT-analysen, ble det identifisert 8 fokusområder for FSAT. Tidsplan for strategiarbeidet ble drøftet og justert av styret for FSAT på møte En grovstruktur for den nye strategiske planen for FSAT samt justert versjon av tidsplan for strategiarbeidet i tråd med styrets innspill av ble behandlet i styret for FSAT på møte 18.juni Hovedproblemstillinger Det presenteres en justert versjon av strategiske mål og tiltak i den nye strategiske planen for FSAT i tråd med styrets innspill av : - Området innovasjon framkom noe utydelig - Formuleringen «totalleverandør» bør endres. På noen områder er man totalleverandør, mens på andreområder er man delleverandør. - Det er viktig å presisere hvilke arbeidsprosesser det skal fokuseres på. - Det ønskes mer spenstige formuleringer som forplikter istedenfor «arbeide mer» eller «legge til rette for». - Vitenskapelige ansatte bør trekkes tydelig frem som en brukergruppe av FSATs systemer og tjenester. - Det er viktig å ha en dialog med sektoren om behovene de ser for seg i fremtiden, og hvilke arbeidsprosesser som bør digitaliseres. - Forvaltningsområdet og opptaksområde savnes. - Områdene eksamen, opptak og utvikling er spesifisert. Andre områder bør vurderes. - Digitaliseringsrundskrivet og KDs liste vedrørende effektiviseringstiltak bør gjennomgås. - Arbeidet med arkitektur savnes. FSAT

14 3. Tidsplan 19. mars 2015 Kick-off for strategiarbeidet. SWOT-analyse 23. april 2015 Drøfting av tidsplan for arbeidet i styret for FSAT 18. juni 2015 Drøfting av grovstruktur for Strategi August-september August-september August-september Drøfting av utkast med ansatte ved FSAT Drøfting med sektoren Avsjekk/ høring/ drøfting med UHR (Utdanningsutvalget, forespørsel sendt) 31. august 2015 Presentasjon for Administrasjonsutvalget (UHR) 9. september 2015 Behandling i styret. Drøfting av innspill fra høringsrunden. 24. september Presentasjon i møte med Studieadministrativt utvalg UHR 25. september 2015 Avsjekk/ høring/ drøfting med Samhandlingsforumet (UNINETT, BIBSYS, NSD, CRIStin) 15. oktober 2015 Grovutkast av strategidokumentet foreligger oktober Presentasjon for studiedirektørene November desember 2015 Eventuell høring Strategidokumentet vedtas i styret for FSAT Styret oppfordres til å komme med konkrete innspill til vedlagt presentasjon. Vedlegg: - Foilsett Strategiske mål for FSAT FSAT

15 Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT Strategi Styreleder Christen Soleim Opprettelse For å sikre videreutvikling av de studieadministrative tjenestene, besluttet Kunnskaps-departementet 14. februar i år (2014) å opprette Felles studieadministrativt tjenestesenter med hjemmel i universitets- og høyskoleloven 1-4, fjerde ledd. Sekretariatet for Felles studentsystem, Samordna opptak og Universitetet i Oslos Seksjon for utvikling av nasjonale tjenester ved USIT inngår i det nye tjenestesenteret. 1

16 Selskapsform 1.4 (4) - foretak Vedtekter fastsatt av KD Styre oppnevnt av KD Administrativt tilknyttet UiO Forholdet til UiO UHL 1-4(4) Departementet kan i samråd med institusjonen legge driften av en nasjonal fellesoppgave til en bestemt institusjon, uten at institusjonens egne styringsorgan har ansvaret for den faglige virksomheten. UiOs rolle: Arbeidsgiveransvar Støttesystemer og -funksjoner, infrastruktur og utstyr 2

17 Budsjett Inntekter Bidrag fra KD ca: Kontingenter, utviklingstjenester og driftsinntekter ca: Øremerkede bevilgninger Kostnader Lønn ca: Drift og investeringer ca: Organisasjon 3

18 Leveranser (systemer og tjenester) Forvalte, vedlikeholde, drifte og utvikle studieadministrative tjenester og systemer Legge til rette for et rask, effektivt og korrekt hovedopptak til grunnutdanninger innenfor høyere utdanning Ivareta sekretariatsfunksjoner for de nasjonale klagenemdene for opptaks- og studentsaker Samordningsoppgaver Sikre mest mulig effektiv og korrekt studieadministrasjon for brukerne universiteter og høgskoler Være bindeledd mellom institusjonene Sikre brukermedvirkning Bidra til standardisering, effektivisering og kvalitetssikring Bidra til utvikling og spredning av rapporter og statistikk 4

19 Fokusområder for FSAT Samarbeid med sektoren og andre aktører Standardisering og digitalisering av prosesser Innovasjon Profesjonell leverandør Kompetanse Internasjonalisering Brukermedvirkning Strategiske mål 1. FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører 2. FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser 3. FSAT skal drive frem innovative løsninger og nyskapning innen sine tjenesteområder 4. FSAT skal være profesjonell leverandør av raske, brukertilpassede tjenester av høy kvalitet til sine brukere 5. FSAT skal ha et ledende fagmiljø som er robust og preget av lite sårbarhet. 5

20 FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører FSAT skal være tydelig aktør med et bredt samarbeid og stor gjennomslagskraft i samspill med UH-sektoren. FSAT skal være aktiv overfor sine eiere, brukere og UiO for å bygge gode relasjoner som sikrer et handlingsrom til å gjøre de mest hensiktsmessige valgene. FSAT skal arbeide for at masteropptaket og opptak av internasjonale gradsstudenter samordnes nasjonalt og legge til rette for at FSAT kan påta seg denne oppgaven på vegne av sektoren. FSAT skal arbeide for at NOKUTs seksjon for godkjenning av utenlandsk utdanning flyttes til FSAT. FSAT skal arbeidet for at det etableres et tettere strategisk samarbeid mellom NSD/DBH og FSATs datavarehusgruppe om å tilby statistikk og analyse for sektoren. FSAT skal være et nasjonalt kompetansesenter for godkjenning av utenlandsk videregående utdanning. FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører FSAT skal være tydelig aktør med et bredt samarbeid og stor gjennomslagskraft i samspill med UH-sektoren. FSAT skal være aktiv overfor sine eiere, brukere og UiO for å bygge gode relasjoner som sikrer et handlingsrom til å gjøre de mest hensiktsmessige valgene. FSAT skal arbeide for en tydelig rolleavklaring mellom UNINETT og FSAT om hvem som har ansvar for hvilke leveranser og tjenester, og hvor der er muligheter for samarbeid med synergier for sektoren. FSAT skal gjennomgå dagens samarbeidsorganer og vurdere oppretting av et overordnet strategisk organ / prioriteringsråd. FSAT skal arbeide for styrket brukermedvirkning og sikre medvirkning fra alle brukere av tjenestene, herunder studenter og vitenskapelig ansatte. 6

21 FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser FSAT skal legge til rette for mest mulig effektiv studieadministrasjon og for kommunikasjon mellom aktørene og integrasjon mellom tjenestene i UHsektoren. FSAT skal legge til rette for at UH-sektoren unngår dobbeltarbeid og gjenbruker løsninger. FSAT skal utvide og videreutvikle digitalisering av prosessene: opptak, utveksling og eksamen. FSAT skal lage fellesrutiner og rutinebeskrivelser for studieadministrative prosesser og sørge for mest mulig enhetlig bruk av systemene og tjenestene. FSAT skal legge til rette for forenkling av løsninger og arbeide for å hindre for stor kompleksitet i systemene og tjenestene. FSAT skal legge til rette for at data fra de databasene som utvikles gjøres tilgjengelig for ledelsen ved brukerinstitusjonene i et egnet grensesnitt. FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser FSAT skal legge til rette for mest mulig effektiv studieadministrasjon og for kommunikasjon mellom aktørene og integrasjon mellom tjenestene i UHsektoren. FSAT skal legge til rette for at UH-sektoren unngår dobbeltarbeid og gjenbruker løsninger. FSAT skal sikre at driften av de systemene som leveres er preget av stabilitet og gjøres med minimal risiko. FSAT skal tilrettelegge for at alle brukerinstitusjonene i løpet av perioden skal over på en driftsmodell. FSAT skal tilby teknologiste løsninger som er tilrettelagt for god kommunikasjon med andre systemer. FSAT skal arbeide for å sikre løsninger og for å redusere risikoen i alle prosesser. FSAT skal delta aktivt i arkitekturarbeidet på nasjonalt plan i sektoren. 7

22 FSAT skal drive frem innovative løsninger og nyskapning FSAT skal ha god kapasitet (struktur og kultur) for innovasjon og nyskapning, og samtidig trekke veksler på innovasjonskraften hos brukere og samarbeidspartnere. FSAT skal ivareta morgendagens krav til effektiv og nyskapende studieadministrasjon og saksbehandling. FSAT skal delta og være aktive på internasjonale arenaer for å fange opp trender og utviklingstrekk både innen studieadministrasjon og digitale løsninger. FSAT skal ha en aktiv rolle i sektoren og legge til rette for å spre kunnskap om trender og utviklingstrekk. FSAT skal delta i det internasjonale samarbeidet om datautveksling mellom studieadministrative systemer i Norden og i andre land. FSAT skal være profesjonell leverandør av raske, brukertilpassede tjenester og systemer av høy kvalitet FSAT skal være brukernes foretrukne alternativ for studieadministrative systemer og tjenester. FSAT skal sikre at brukerne er så tilfredse med FSAT at andre leverandører ikke vurderes som aktuelle. FSAT skal videreutvikle og profesjonalisere sin modell for driftstjenester. FSAT skal videreutvikle og profesjonalisere sin modell for systemutvikling, systemtesting og produksjonssetting av sine systemer og tjenester. FSAT skal profesjonalisere sitt arbeid med informasjon, kommunikasjon og samarbeide med brukerne og eksterne samarbeidspartnere. 8

23 FSAT skal være profesjonell leverandør av raske, brukertilpassede tjenester og systemer av høy kvalitet FSAT skal være brukernes foretrukne alternativ for studieadministrative systemer og tjenester. FSAT skal sikre at brukerne er så tilfredse med FSAT at andre leverandører ikke vurderes som aktuelle. FSAT skal ha rutiner som sikrer at brukerne opplever god informasjon og forutsigbarhet om nye versjoner av systemer og om endringer i administrative prosesser. FSAT skal sikre at nye versjoner av systemer er skikkelig testet før de settes i produksjon. FSAT skal tilby gode og transparente rutiner for testing og produksjonssetting av nye versjoner av de løsningene som utvikles. FSAT skal ha et ledende fagmiljø som er robust og preget av lite sårbarhet FSAT skal tilby konkurransedyktig lønns- og arbeidsvilkår til de ansatte og legge til rette for den enkeltes kompetanseutvikling. FSAT skal utvikle et fagmiljø som er robust og preget av lite sårbarhet. FSAT skal fortsette arbeidet med kompetanseheving, kompetansedeling internt i organisasjonen. 9

24 Tidsplan 19. mars 2015 Kick-off for strategiarbeidet. SWOT-analyse 23. april 2015 Drøfting av tidsplan for arbeidet i styret for FSAT 18. juni 2015 Drøfting av grovstruktur for Strategi August-september August-september August-september 31.August September 2015 Drøfting av utkast med ansatte ved FSAT Drøfting med sektoren Avsjekk/ høring/ drøfting med UHR (Utdanningsutvalget og Administrasjonsutvalget) Presentasjon for Admsntrasjonsutvalget (UHR) Presentasjon i møte med Studieadministrativt utvalg (UHR) 25. september 2015 Avsjekk/ høring/ drøfting med Samhandlingsforumet (UNINETT, BIBSYS, NSD, CRIStin) 9. september 2015 Behandling i styret. Drøfting av inspill fra høringsrunden. 15. oktober 2015 Grovutkast av strategidokumentet foreligger oktober Presentasjon for studiedirektørene November desember 2015 Eventuell høring Strategidokumentet vedtas i styret for FSAT 10

25 Felles Studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT Sak 5 Evaluering av direktør 1. Bakgrunn og tidligere behandling i FSATs styre FSAT ble etablert fra Kunnskapsdepartementet fastsatte ansvarsområder for daglig leder/direktør for FSAT i vedtekter for FSAT av Styret for FSAT fastsetter resultatkrav for stillingen som direktør for FSAT. Resultatkrav for stillingen skal sees i sammenheng med evaluering av direktør. Styret har drøftet kriterier for evaluering av direktør på møte og har bedt direktøren om et kort notat med egenevaluering. Styrets kriterier og egenevaluering følges opp med en samtale på styremøte 8. september. Styret inviteres til drøfting av kriterier for evalueringen. 2. Evaluering av direktør Kunnskapsdepartementet fastsatte ansvarsområder for daglig leder/direktør for FSAT i vedtekter for FSAT av FSATs styre vedtok stillingsinstruks for daglig leder/direktør Daglig leder/direktør forestår den daglige driften av tjenestesenteret, er ansvarlig for at virksomheten er forsvarlig organisert og foregår i samsvar med gjeldende retningslinjer og bestemmelser som er fastsatt av departementet, vertsinstitusjonen eller styret. Direktør har ansvar for å realisere styrets overordnede mål, prinsipper og visjon, samt sørge for at styret arbeider med de riktige sakene. Direktør har ansvar for å iverksette styrets vedtak. Daglig leder har ansvar for den daglige løpende økonomi og personalforvaltningen. Med utgangspunkt i FSATs vedtekter og styrets stillingsinstruks for direktør foreslås det at følgende suksessfaktorer legges til grunn for evalueringen: Strategisk planlegging: Evaluering av status for arbeid med langsiktig strategisk planlegging, samordning av oppgaver og budsjettering Strategisk relasjonsbygging Evaluering av arbeid med å bygge omdømme og samhandlingsrelasjoner med sentrale aktører FSAT

26 Økonomiforvaltning Evaluering av arbeid med registering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger ift lov og forskrifter for statlig økonomiforvaltning samt UiOs rutiner og retningslinjer for budsjettering, regnskapsførsel og regnskapsrapportering. Rapportering Evaluering av direktørens rapportering til styret om tjenestesenterets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Saksdokumenter Evaluering av saksforberedelser og saksdokumenter til styremøtene. Digitalisering og innovasjon Evaluering av status for arbeid med digitalisering av arbeidsprosesser for FSATs brukerinstitusjoner. Ansvar for drift Evaluering av arbeid med driftsutvikling og risikovurderinger Ansvar for arbeidsmiljø Evaluering av arbeid med å sikre og utvikle et godt arbeidsmiljø i organisasjonen Måloppnåelse Evaluering av måloppnåelse i forhold til årsplan, oppnåelse av virksomhetsmål og leveranser i forhold til styringsparametre. FSAT

27 Felles Studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT Sak 6 Resultatkrav for direktør 1. Bakgrunn og tidligere behandling i FSATs styre FSAT ble etablert fra Kunnskapsdepartementet fastsatte ansvarsområder for daglig leder/direktør for FSAT i vedtekter for FSAT av Styret for FSAT fastsetter resultatkrav for stillingen som direktør for FSAT. Resultatkrav for stillingen skal sees i sammenheng med evaluering av direktør. Styret har drøftet kriterier for evaluering av direktør på møte og har bedt direktøren om et kort notat med egenevaluering. Styrets kriterier og egenevaluering følges opp med en samtale på styremøte 8. september. 2. Resultatkrav for FSATs direktør for 2015 (høst) (vår) Direktøren skal arbeide i tråd med instruksen gitt av styret i møtet Generelt skal direktøren følge opp årsplan, budsjett, virksomhetsmål og tilbakemeldinger fra Dialogmøtet. Resultatkrav fastsettes årlig for en perioden av 12 måneder. Resultatkravene vil danne grunnlag for direktørens arbeid og prioriteringer. Resultatkravene vil også være utgangspunktet for den årlige evalueringen av FSATs direktør. For 2015(høst)- 2016(vår) har direktøren følgende resultatkrav: Tjenestesenteret er i sluttfasen av organisasjonsprosjektet for intern organisering av FSAT. FSATs direktør leder prosjektet og skal implementere den nye organisasjonsmodellen. Organisasjonsprosjektet skal bidra til realisering av gevinstene ved sammenslåing av de tre enhetene: - Økt samordning, felles prioritering og samarbeid mellom de tre enhetene slik at FSAT ivaretar helhetlig tenkning og handling i sine interne prosesser - Sikre en best mulig samhandling med sektoren gjennom en kommuniserbar og forståelig struktur som er lett å forholde seg til - Økt robusthet og effektivitet i oppgaveløsning: organiseringen skal bidra til å skape en struktur som i minst mulig grad skaper fragmentert oppgaveløsning, dobbeltarbeid og gråsoneproblematikk. Organiseringen skal bidra til å samle og utvikle kompetanse for å redusere sårbarhet og øke kvalitet i tjenestene. FSAT

28 Tjenestesenteret gjennomfører en flytteprosess for å samlokalisere de tre enhetene. FSATs direktør leder flytteprosjektet og skal sikre at den gjennomføres på en best mulig måte. Flytteprosjektet skal støtte oppom det overordnete målet om det indre liv: - FSAT skal ha et arbeidsmiljø som fremmer trivsel og arbeidsglede, samtidig som det er en kultur for resultatoppnåelse. FSAT sine ansatte skal gjennom sammenslåingen og samlokaliseringen får utvidet oversikt over sitt ansvarsområde og tilgrensende felt. FSATs styre gjennomfører en strategiprosess. FSATs direktør skal sikre de ansattes involvering i prosessen. FSATs direktør har hovedansvar for at strategien implementeres. Styret forventer at det lages en plan for iverksettingen. Dette innebærer at FSATs direktør fremmer forslag til tiltak, virkemidler og eventuelle handlingsplaner som er nødvendig for at strategien realiseres. FSATs direktør har ansvar for økonomistyring og plikter å sikre en robust og stabil økonomiforvaltning. FSATs direktør fremmer budsjettforslag for styret med tråd med styrets strategi for institusjonen. FSATs direktør etablerer en stabil finansieringsmodell som tåler et endret institusjonslandskap samt et langtidsbudsjett for FSTA for perioden Direktøren skal sørge for at det gjennomføres en risikoanalyse av FSAT sin virksomhet i løpet av året. 3. Forslag til vedtak: Styret vedtar de fremlagte resultatkravene for direktør for FSAT med de innspill som framkom i møtet. FSAT

29 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT Til styret Sak 7 Finansieringsmodell og fusjoner 1. Bakgrunn og tidligere behandlinger i styret for FSAT Styret for FSAT drøftet ulike finansieringsmodellene på styremøte 18.juni Styret ønsket at det jobbes videre med en av modellene, som vurderes i forhold til følgende prinsipper: robusthet, stabilitet i fordelingen, hensyn til små institusjoner. I det følgende utdypes problemstillingene knyttet til den foretrukne modellen (model 1). 2. Hovedproblemstillinger Kostnader som institusjonene skal dekke består av to elementer. Det er utgifter til drift av FS med tilhørende applikasjoner, utført av USIT, samt utgifter til vedlikehold og utvikling av FS. Vedlikehold og utvikling av FS Beregning av FS-kontingenten til vedlikehold og utvikling baserer seg på antall registrerte studenter høsten 2 år før virksomhetsåret og vårsemesteret året før virksomhetsåret. Dagens fordelingsnøkkel er 3-delt: - Et grunnbeløp for de første 500 studentene - Nivå 1: en pris pr. student opp til studenter - Nivå 2: halv pris pr. student over studenter Styret for FSAT fastsetter den totale kontingenten for et år. Ut fra dette justeres grunnbeløp og pris pr. student. Betydning av fusjonene for finansiering av vedlikehold og utvikling av FS: Styret skal ta stilling til om beregningsmodellen for kontingent til vedlikehold og utvikling skal endres eller være den samme etter fusjonene. Kontingenten er basert på kostnader for vedlikehold og utvikling av FS, brukerstøtte, dokumentasjon, superbrukerkurs, møter m.m. FSAT

30 Summen av disse kostnader dekkes i sin helhet av institusjoner som bruker FS. I 2015 ble summen fordelt mellom 52 institusjoner. Fusjonene vil gi færre institusjoner, og det blir flere institusjoner som har over studenter. For dagens finansieringsmodell betyr det: - Lavere inntekter fra grunnbeløp - Høyere andel av studenter prises med den laveste prisen pr. student (nivå 2) - For å kompensere for de 2 ovennevnte, må pris pr. student økes Dagens modell ble utarbeidet i 2003 av daværende styre for FS, og ble godkjent av institusjonene på årsmøte 30. januar 2004 En rekke ulike modeller for fordeling av kostnader mellom institusjonene er behandlet av styret. Styret er opptatt av å ivareta - Robusthet - Stabilitet i fordelingen - Hensyn til små institusjoner Forslag til ny modell vil sendes til institusjonene til høring. Modellen nedenfor er basert på tilbakemeldinger fra styret. Modellen gir en samlet kontingent tilsvarende kontingent innbetalt av institusjonene for 2015, og er basert på et grunnbeløp for de første 500 studentene (tilsvarende dagens modell) samt en pris pr. student over 500 studenter. Modellen gir en lavere pris pr. student, men medfører samtidig en prisøkning for de største institusjonene som tidligere fikk 50 % rabatt for studentmassen som oversteg Bruk av ressurser i FSAT Oppgaver som skal utføres (og betales av institusjonene) består i vedlikehold og videreutvikling av FS med tilhørende tjenester, kursing av brukere, utarbeidelse av brukerdokumentasjon, ledelse og oppfølging av ekspertgrupper, forvaltning og administrasjon. Fusjoner i seg selv, spesielt med campuser som befinner seg geografisk langt fra hverandre, gir ikke nødvendigvis mindre behov for brukerstøtte. Dette kan naturligvis endres over tid dersom institusjonene kan avse nødvendige ressurser til utstrakt og kontinuerlig intern opplæring. God brukerdokumentasjon og gode rutinebeskrivelser vil kunne bidra til å få ned antall henvendelser til brukerstøtte. Det krever imidlertid nok ressurser til å kunne avse tid til å oppdatere dokumentasjonen fortløpende med endringer som kommer. I tillegg til brukerstøtte og arbeidet med dokumentasjon og kurs, er de samme personene også produkteiere for utvikling av alle nye tjenester/all ny funksjonalitet og ved omskriving av modulene i FS, og jobber dermed tett med utviklerne. Produkteierrollen er svært viktig for progresjonen i utviklingsarbeidet. Kostnader for vedlikehold av eksisterende funksjonalitet og utvikling av nye tjenester/ny funksjonalitet avhenger ikke av antall institusjoner. Det er omfanget og kompleksiteten av tjenesten/funksjonaliteten og dermed ressursbruken som bestemmer hvor mye en arbeidsoppgave koster. Man kan derfor ikke basere seg på at færre institusjoner gir lavere vedlikeholds- og utviklingsutgifter. FSAT

31 Hvorfor et grunnbeløp? Som del av utvikling og vedlikehold av FS inngår også brukerstøtte og kursing. Tilbudet av kurs er det samme for alle institusjoner. Omfanget av brukerstøtte er til dels uavhengig av institusjonenes størrelse. Institusjoner med få studenter har et mindre FS-nettverk lokalt, noe som til dels kompenseres med mer brukerstøtte fra FSAT. Prisen kan synes høy i forhold til studentmassen deres, men tatt i betraktning arbeidsmengden som faller på brukerstøtte, gir beløpet et mer korrekt bilde av kostnadsnivået. Modell med grunnbeløp som dekker de 500 første studenter og en pris pr student over 500 Prisen i parentes er den som ble benyttet i Grunnbeløp kr ,- (samme som i 2015) Pris pr. student over 500: kr 112,80 (121,69/60,84) Her vil den fusjonerte NTNU-HiST-HiAls-HiG-institusjonen få en prisøkning på 5 %, da rabatten for studentmassen over fjernes. Fusjonerte UiT-HiH-HiN-institusjonen vil tjene 10 %, fordi grunnbeløpet utgjør godt over 50 % av kontingenten for HiH og HiN. Disse 2 grunnbeløpene vil utgå etter fusjonen, og samlet økning i antall studenter kompenserer ikke for grunnbeløpet. Fusjonerte UiN-HiNe vil tjene 14 % av samme grunn som fusjonen UiT-HiH-HiN. Fusjonerte HBV-HiT vil tjene 10 % på grunn av lavere pris pr student. Ingen av disse to hadde en studentmasse over før fusjonen, og begge betalte derfor den dyreste prisen pr student (nivå 1). Fusjonerte DH-HDH-Betanien-MHS-institusjonen vil med denne modellen redusere sine kostnader med 44 %. Dette skyldes at 3 av institusjonene betaler i dag kun grunnbeløp. Etter fusjonen vil disse 3 grunnbeløpene utgå, og lav samlet økning i antall studenter kompenserer ikke for grunnbeløpet betalt i Konsekvens: Modellen belaster de største institusjonene i og med at rabatten for studenter over fjernes. UiO får en økning på 35 %, HiOA 18 %, UiB 10 % og NTNU 5 %. De mellomstore institusjonene får en reduksjon på 3-5 %. De minste institusjonene med en studentmasse under 1000 studenter vil få en liten eller ingen kostnadsreduksjon dersom man velger en modell med dagens grunnbeløp. FSAT

32 2. Drift av FS: Utgifter til drift fordeles i dag mellom de FS-institusjonene som driftes av USIT, etter estimert kostnad gitt av USIT i forkant av hvert virksomhetsår. For utgifter til drift er fordelingsnøkkelen slik blant de FS-institusjonene som driftes av USIT (Uninett-modellen): - 30 % av totale utgifter fordeles likt mellom alle brukerinstitusjonene gjennom et fast beløp alle betaler - 70 % av totale utgifter fordeles mellom brukerinstitusjonene, basert på antall registrerte studenter høsten 2 år før virksomhetsåret og vårsemesteret året før virksomhetsåret. Betydning av fusjonene for finansieringsmodellen: Beløpet til drift vil avhenge av antall VPD-baser som skal driftes etter fusjonene. NTNU vil ha en egen VPD-base hvor HiG, HiAls og HiST inngår. Driftskostnadene vil være de samme, med mindre man slår sammen enkelte VPD-baser. Hvis det ikke foretas endringer i finansieringsmodellen eller i antall VPD-baser, vil utgifter til drift fordeles på gjenværende institusjoner. Det vil bety både høyere fast beløp pr. institusjon samt høyere pris pr. student. FSAT kan ev. komme tilbake med en utredning her, men ønsker å avvente til det er avklart hvor og hvordan de fusjonerte institusjonenes baser skal plasseres. 3. Forslag til vedtak Styret for FSAT vedtar den foreslåtte finansieringsmodellen for forvaltning, utvikling og drift av FS med tilhørende applikasjoner. Modellen sendes på høring til institusjonene med frist 1. oktober 2015 FSAT

33 Felles Studieadministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT Til styret Sak 8 Nytt navn for FSAT 1. Bakgrunn og tidligere behandling i FSATs styre Saken ble drøftet på styremøte Styret var svært fornøyd med det grundige arbeidet som FSATs navnegruppe har gjort, og de forslagene som er kommet. Styret ønsket at valg av nytt navn for virksomheten også vurderes i lys av Strukturmeldingen og mulige nye oppgaver som blir lagt til FSAT, samt første del av strategiprosessen for virksomheten. Navnet på FSAT er viktig for organisasjonens indre og ytre forhold, og styret ønsket derfor at ekstern kompetanse involveres i arbeidet, i tillegg til de ansatte. Saken ble derfor utsatt til behandling og vedtak på styremøte Det foreligger nå en ekstern vurdering av FSATs navnerapport. 2. Forslag til nytt navn for FSAT Prosessen for valg av nytt navn hadde god forankring blant de ansatte. Mange av forslagene er diskutert ved flere anlednigner i ulike fora og det har vært et stort engasjement rundt prosessen. På bakgrunn av diskusjoner med de ansatte, styret for FSAT og den eksterne vurderingen legges det frem følgende forslag til nytt navn for FSAT: Ceres - Senter for opptak og utvikling av studieadministrative og forskningsinformasjonssystemer. Ceres - Center for enrollment and development of student- and research information systems Forslaget begrunnes med at navnet gir assosiasjoner til profesjonalitet, til kunnskapsbedrift og fagmijø. Det reflekterer innovasjon og nyskapning samt effektivitet og fleksibilitet. Navnet klinger godt, er enkelt å uttale og kan brukes utenlands. Navnet er ikke et akronym og suppleres dermed med en beskrivende undertittel og vil på den måten fungere godt på bokmål, nynorsk og engelsk. Navnet er estetisk tiltalende og er lett å huske. Det gir ingen gale assosiasjoner. FSAT

34 Forslag til vedtak: Styret for FSAT vedtar Ceres - Senter for opptak og utvikling av studieadministrative og forskningsinformasjonssystemer. Ceres - Center for enrollment and development of student- and research information systems som styrets forslag til nytt navn for FSAT. Styret ber direktøren fremlegge forslaget for Kunnskapsdepartementet for avgjørelse. Vedlegg: - Navnerapport fra FSAT - Rapport fra firma Siste Skrik - Rapport fra firma Gambit Hill FSAT

35 BETRAKTNINGER OM NYTT NAVN FOR FSAT Det er lagt ned et imponerende stykke arbeid i utvikling av navnestrategien, med høy grad av forankring og involvering av medarbeidere underveis. Dere har også utviklet et samlet kriteriesett som navnet skal tilfredsstille. Her synes vi kanskje dere har gjort det litt vanskelig for dere selv ved å legge vektingen av kriteriene for like. Det blir jo vanskelig å kåre en klar vinner når det skiller bare 1 poeng mellom hver av toppnavnene. Dere har kommet frem til tre navn som det nå står mellom: Utad Sofus Ceres Vi ser at disse at de fleste av navneforslagene er et resultat av en forkortelse av ulike beskrivelser av kjernevirksomheten. Vi skulle gjerne sett flere forslag som ikke er konstruert ut fra beskrivelsen av kjernevirksomheten, siden det uansett er åpnet for en beskrivende undertekst. Her er Utad et eksempel på det. Et fint navn, dog ikke så egnet på engelsk, men vi liker at det er norsk. Den foreslåtte undertittelen: Utvikling av administrative systemer synes vi imidlertid beskriver en for liten del av virksomheten. Det klør selvfølgelig i tekstforfatternes fingre etter å komme med nye navneforslag, men vi skal heller prøve å være konstruktive basert på forslagene som foreligger: Sofus gir oss assosiasjoner til barnesko, sofa og noe søtt og passivt, og vi synes derfor at det bør stå mellom Utad og Ceres begge med samme undertittel som foreslått for Ceres: Senter for utdannings-, forsknings- og opptakssystemer (denne setningen er veldig beskrivende). Når vi sjekker nettadressen, er det allerede en side som heter utad.no, men denne er kanskje kjøpt av dere? Ceres.no er parkert, men det antar vi er gjort av dere. Utad gir oss assosiasjoner til utdanning og er norsk. Det liker vi. For oss var det ukjent at Ceres er en dvergplanet og romersk gudinne, men vi ser at det kan assosieres med

36 en kunnskapsbedrift. Når vi veier disse to navneforslagene opp mot hverandre, veier Utad tyngst fordi det er norsk og har en betydning. Vårt forslag er at dere går for : Utad Og at dere også vurderer å ha med en beskrivelse: Senter for utdannings-, forsknings- og opptakssystemer Center for education, research and enrollment systems Hvis det fortsatt er usikkerhet eller uenighet om navn, kan det kanskje være en idé at dere tar en brainstorming og tømmer hodene for navn som ikke nødvendigvis beskriver kjernevirksomheten. Det viktigste her er vel å komme frem til et navn som begeistrer og gir stolthet, så får heller underteksten beskrive virksomheten? Vi deltar gjerne! Hilsen Øystein og Mona Tekstforfattere i Siste Skrik Kommunikasjon

37 Ekstern vurdering Til: Grete Christina Lingjærde, direktør, Felles studieadministrativt tjenestesenter Fra: Christoffer Gundersen, Gambit Hill+Knowlton Strategies Dato: Tema: Vurdering av rapport om nytt navn til senter Innledning Basert på forespørsel per mail den 15. juni 2015, har undertegnede i samarbeid med spesialrådgiver Nils Broström vurdert forslagene til nytt navn på Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT). Vi vil først gi en bakgrunn av situasjonen, før vi vurderer de tre navnene som er plukket ut. Avslutningsvis gir vi våre betraktninger av prosessen rundt valget av nytt navn. Oppsummert ønsker vi å trekke frem tre punkter fra vurderingen: FSATs nåværende navn er langt og kronglete, med et virksomhetsområde som er utfordrende å få grep på. Et velklingende og moderne navn vil ikke alene gjøre senteres virksomhet lettere å forstå. Det nye navnet må ha en bestemt retning og være forståelig for brukerne av senteret. Det må ikke fylles med innhold i etterkant av navnevalget. Bakgrunn Da FSAT ble opprettet i 2014, var det uten involvering fra tilsatte i organisasjonen. Senteret ønsker nå «å bygge et merkenavn» som «tilsatte er tilfreds med og som er et godt navn for våre nåværende og fremtidige samarbeidspartnere». Ansatte kjenner seg ikke igjen i det nåværende navnet og organisasjonens virksomhetsområde favner et bredere spekter enn navnet tilsier. En prosess har derfor blitt satt i gang for å endre senterets navn. Ønsket om endring har kommet frem på fellesmøte. Etter dette har arbeidsgrupper blitt satt ned for å finne alternative navnevalg. I desember 2014 ble tre navn valgt ut og fremmet for styret, som ønsket nye forslag. De siste forslagene ble presentert for styret den 23. april Basert på et samlet sett av kriterier, er følgende tre navnealternativer oppe til vurdering: Utad, Sofus og Ceres. Fridtjof Nansens plass Oslo Norway T F hkstrategies.no

38 Vurdering av navnealternativer Utad Et navn som favner alle senterets kriterier, bortsett fra at det ikke klinger godt på engelsk. Det anføres i notatet at navnet passer sammen med at senteret skal være utadvendt, noe vi har utfordringer med å forstå. Hos senterets nettsider heter det at «[FSAT] skal forvalte, utvikle, vedlikeholde og drifte studieadministrative systemer og tjenester til norske universiteter og høgskoler». Tatt denne beskrivelsen i betraktning virker brukerne norske universiteter og høgskoler å være innad, noe som gjør FSAT innadvendt. Senteret skal etter vårt skjønn være en ressurs for brukerne og ingen andre. Eksempelvis skal det ikke hente inn nye kunder eller være i media. Utad er et attraktivt og velklingende navn, som gir assosiasjoner til innovasjon og tilgjengelighet. Spørsmålet er om det beskriver godt nok for brukerne hva FSAT skal bistå dem med, siden konklusjonen i notatet faller ned på at navneforslaget ikke trenger «ytterligere beskrivelse av hva det eventuelt står for». Sofus Står for Senter for opptaks-, forsknings- og utdanningssystemer. Navnet passer alle kriterier, bortsett fra at det ikke assosieres med effektivitet og fleksibilitet, samt innovasjon og nyskapning. Den siste vurderingen stiller vi oss bak: Navnet er traust og solid, uten negativt fortegn. Etter vårt skjønn veies de ulempene opp av at alternativet gir en god beskrivelse av hva senteret faktisk arbeider med, og langt mindre kronglete enn dagens navn. Sofus er mykt og tillitsvekkende, og gir gode assosiasjoner til akademia (les Sophus Bugge og Sophus Lie). Av navnealternativene er dette enklest å huske, slik som senteret selv har anført. Vi deler ikke oppfattelsen av at navnet kan kobles til «sofa» og «forsoffen», men er enige i at Sofus ikke utstråler effektivitet og innovasjon direkte. Ceres Står for Center for Education, Research and Enrollment Systems. Navnet treffer på alle de forutsatte kriteriene, bortsett fra at senteret selv ikke assosierer det med effektivitet og fleksibilitet. Slik som med Sofus består Ceres av et akronym som svarer til senterets virksomhetsområde. Navnealternativet kom inn i etterkant av prosessen med de ansatte, noe som bør anses som en svakhet i våre øyne; det er en feilslutning at «de som liker Sofus også vil like Ceres». Styrken til navnet ligger i at det klinger godt utenlands. Spørsmålet er hvor stor del av virksomheten som gjøres utenlands og slik nødvendiggjør dette hensynet. Slik som med Utad vil vi også her anføre at brukerne er den viktigste målgruppen. For oss gir Ceres assosiasjoner til profesjonalitet og forskning, i tillegg til at en dvergplanet og en gresk gudinne bærer samme navn, samt en sykkelklubb på Nedre Romerike. Fridtjof Nansens plass Oslo Norway T F hkstrategies.no

39 Betraktninger rundt prosess I det forelagte notatet beskriver FSAT godt hvordan prosessen rundt utvelgelsen av navnealternativer har oppstått. Tankene rundt hva navnet bør inneholde er mange og gode, slik som at navnet bør passe internasjonalt, at det kan ha en symbolikk, fordelene og ulempene ved valg av egennavn, mv. Kriteriene er nøye utvalgt med innspill fra så vel de ansatte som styret. Vi setter imidlertid spørsmålstegn ved prioriteringen av brukerne under de ni kriteriene, som er vektet mellom 1 og 3. Kriterium 6 fanger opp brukerne - norske høyskoler og universiteter og gir det en vekting på 1, som er laveste prioritet. At brukerne skal identifisere seg med senteret mener vi burde hatt høyeste vekting. Økt målgruppetenking kunne vært sikret gjennom å involvere brukerne av senteret, eksempelvis ved bruk av fokusgrupper. Sjansen er stor for at de ville hatt andre betraktninger enn hva interne i organisasjonen har hatt; muligens ville de også hatt andre navneforslag. Tatt vektingene av kriteriene i betraktning, har velklingenhet, enkel uttale og behovet for et unikt navn hatt høyeste prioritet. Sett utenifra, virker prosessen å være tiltenkt de ansatte, som ønsker seg et attraktivt navn på arbeidsplassen sin. Listen i notatet med navn som er vurdert bærer preg av det samme. Man har i stor grad identifisert velklingende navn og fylt det med meningsinnhold i etterkant. Her reflekterer senteret godt. Vi savner imidlertid flere refleksjoner rundt hvilken rolle senteret ønsker å ha mot sine brukere. Ønsker FSAT å fremstå innovativ og endringsvillig, eller solid og gjennomtenkt? Ikke minst: Hva ønsker brukerne at senteret skal være? Felles studieadministrativt tjenestesenter er utvilsomt et altfor kronglete og tungt navn, som bør endres. Spørsmålet er hvordan senteret med sitt nye navn og «brand» skal stikke seg ut i organisasjonsfloraen i det akademiske Norge, samtidig som man passer inn. Notatet viser at FSAT har et solid internt perspektiv for hva organisasjonen bør være. Imidlertid savner vi betraktninger utenfor organisasjonen, da særlig fra brukerne av senteret. Det nye navnet må ha en gjenkjennelsesfaktor for dem, i betydningen at det bør passe inn med lignende organisasjoner som brukerne har kontakt med i sitt virke. Fridtjof Nansens plass Oslo Norway T F hkstrategies.no

40 <sideskift>

41 Versjon: ORGANISASJONSNAVN HVA SKAL ORGANISASJONEN HETE?

42 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn Prosess Kriterier Navn Resultat Innspill fra tilsatte Vurdering... 7 Begrunnelse for utvalgte navn Innledning Organisasjonen FSAT ble etablert i brev fra Kunnskapsdepartementet (KD) 1. juli FSAT leverer tjenester til hele universitets- og høyskolesektoren i Norge. «FSAT»-navnet ble innført med brevet fra KD 1. juli. Dette skjedde uten involvering fra tilsatte i organisasjonen. Navnet har vært i bruk siden etableringen og har derfor begynt å sette seg. Dette betyr ikke at navnet er bedre enn tidligere. Det viser bare at det tar forholdsvis kort tid før et nytt navn fester seg og oppfatningen er derfor at dette er noe organisasjonen bør ta seg tid til å gjennomføre på en skikkelig måte. Det er første gang vi har muligheten til å bygge et merkenavn på denne måten og det legges vekt på at organisasjonen benytter muligheten til å tenke nytt slik at organisasjonen får et navn som tilsatte er tilfreds med og som er et godt navn for våre nåværende og fremtidige samarbeidspartnere. 2. Bakgrunn Bakgrunnen for dokumentet er et ønske om at prosessen for navn for organisasjonen blir solid slik at det fremkommer tydelige navneforslag til avløsning for «FSAT». Det er forsøkt ivaretatt i dette dokumentet. Mange tilsatte i organisasjonen har ved ulike anledninger uttrykt at nåværende navn ikke er et navn de kjenner seg så godt igjen i. Organisasjonen jobber med et bredere spekter enn navnet tilsier og det har derfor vært et ønske om å se på alternative forslag som kommuniserer hvilken organisasjon vi er, se kriteriene i kap. 6. 2

43 3. Prosess Navn har vært tema i flere omganger. Første gang navnet ble presentert til en samlet organisasjon var 26. august 2014 der styret møtte de tilsatte i den nye organisasjonen. I fellesmøte med styreleder tok ansatte opp navnet til diskusjon. Det ble rimelig klart at navnet for organisasjonen ikke ble sett på som godt og dekkende nok. Etter dette var navn blant annet tema på fellesseminar i regi av Agenda Kaupang på Leangkollen 16. og 17. oktober 2014 der alle i organisasjonen var invitert. Presentasjon i plenum og arbeidsgrupper var en del av dagsorden. I desember 2014 ble tre navn fremmet som sak for styret. Styret ønsket et grundigere arbeid og et nytt forslag som skal presenteres styret 23. april Navnegruppa ble opprettet 17. februar 2015 med sikte på å levere et godt og gjennomarbeidet forslag. 4. Kriterier Kriterier var et eget punkt i samlingen på Leangkollen 17. oktober Utgangspunktet for etterfølgende workshop som ble holdt var at Det finnes ikke noe navn som utelukkende vil bli positivt mottatt av absolutt alle i og utenfor organisasjonen. Alle navn har et behov for å bli innarbeidet før man vet om det er det riktige navnet. Generelle kjennetegn for et godt navn på organisasjonen formulert av Agenda Kaupang: 1. Det kan uttrykke kjernevirksomheten 2. Det skal være enkelt å kommunisere (stave/uttale) 3. Estetisk tiltalende/klinge godt/lett å huske 4. Det skal ikke være brukt opp/være unikt 5. Ikke gi gale assosiasjoner/lett å tulle med 6. Det skal skape en felles identitet for ansatte, brukere og samarbeidspartnere 7. Det skal fungere på bokmål, nynorsk og engelsk Tilleggskriterier fra styret Styret har i tillegg bedt om at ved valg av navn skal navnet ses i lys av organisasjonens målbilde, her presentert ved delmålene: 1. Tjenestesenterets rolle 2. Våre leveranser 3. Samspillet med brukerne 4. Det indre liv 5. Effektiv drift av organisasjonen 6. Innovasjon og nyskapning 3

44 Samlet kriteriesett Målbildets første fire delmål er representert i hhv. kriterium 1 og 6 i Agenda Kaupangs liste. De to siste delmålene er representert med egne kriterier. Vi får følgende kriterier når vi tar med kriteriene formulert av Agenda Kaupang og når vi tar hensyn til målbilde slik styret har bedt om: 1. Det kan uttrykke kjernevirksomheten 2. Det skal være enkelt å kommunisere (stave/uttale) 3. Estetisk tiltalende/klinge godt/lett å huske 4. Det skal ikke være brukt opp/være unikt 5. Ikke gi gale assosiasjoner/lett å tulle med 6. Det skal skape en felles identitet for ansatte, brukere og samarbeidspartnere 7. Det skal fungere på bokmål, nynorsk og engelsk 8. Det skal assosieres med effektivitet og fleksibilitet 9. Det skal reflektere innovasjon og nyskapning 5. Navn Den nye organisasjonen har gode forbindelser og samarbeid med tilsvarende enheter både i Danmark, Finland, Sverige, Italia, og mange flere land 1. Mobility project er et eksempel på hvordan vi i framtiden må og ønsker å samarbeide internasjonalt. Organisasjonen deltar i dag i flere prosjekter i regi av EU. Mye tyder derfor på at vi bør ta hensyn til dette og derfor velge et navn som er lett å forstå, lett å skrive og lett å tolke også på engelsk. Navnevalg kan ha ulike dimensjoner. Begrunnelsen for valg av navn behøver derfor ikke være lik for alle navn. Dersom organisasjonsnavnet er et personnavn, vil kriteriene for valget skille seg fra et navn som velges ut fra en mer tekstlig beskrivelse av organisasjonen. En annen dimensjon er tilfeller hvor navnet velges mer pga. symbolikk. Her kan navnet bety ett eller annet, men det må ikke bety noe. Tekstlige navn er vanlig. Ofte følger det med en forkortelse. «SO» (Samordna opptak), «SUN» (Seksjon for utvikling av nasjonale informasjonssystemer)og «FSAT» (Felles studieadministrativt tjenestesenter) er alle eksempler på tekstlige navn som har en forkortelse knyttet til seg. Det er vanlig at forkortelsen er formen som blir brukt og at betydningen av forkortelsen vil være uklar for en del både internt og eksternt. Ofte velges jentenavn på organisasjoner. Eksempler fra vår sektor er «Frida» og «CRIStin». Navnet kan være nøytralt eller man kan velge et navn som er knyttet til en person som står for verdier organisasjonen ønsker å identifiseres med. Symbolske navn er ofte kortform som klinger godt. De vil noen ganger ha en mening, men kan også være uten mening. Et annet alternativ er at det kan bety flere ting. Av forslagene nedenfor er «MakeIT» eksempel på noe som kan bety flere ting og uansett gir mening. 4

45 6. Resultat Vekt Tabellen nedenfor viser vektingen som er grunnlag for poenggivning for de enkelte kriterier. Vekting Lav 1 Middels 2 Høy 3 Kriterier oversikt Tabellen viser kriteriene som er benyttet og tilhørende nummer og vekt. Nr. Kriterier 1 Det kan uttrykke kjernevirksomheten 2 2 Det skal være enkelt å kommunisere (stave/uttale) 3 3 Estetisk tiltalende/klinge godt/lett å huske 3 4 Det skal ikke være brukt opp/være unikt 3 5 Ikke gi gale assosiasjoner/lett å tulle med 2 6 Det skal skape en felles identitet for ansatte, brukere og samarbeidspartnere 1 7 Det skal fungere på bokmål, nynorsk og engelsk 2 8 Det skal assosieres med effektivitet og fleksibilitet 1 9 Det skal reflektere innovasjon og nyskapning 2 Vekt Kriterium fire er absolutt og må være oppfylt for å være et aktuelt forslag. 1. Kriteriet er et samlekriterium for delmål 1 («Tjenestesenterets rolle») og 2 («Våre leveranser»), se kap. 4. Dette kriteriet er derfor en paraply for en stor del av organisasjonens målbilde og bør i utgangspunktet vektes tungt. Vi synes allikevel at hvor presist navnet er med tanke på hva vi jobber med ikke bør overskygge f.eks. hvor lett det er å uttale eller hvor godt det klinger. Kriteriet får derfor middels vekting. 2. Vi anser det som svært viktig at navnet er lett å uttale og stave. Når vi presenterer vårt arbeidssted for andre, ønsker vi at det skal være lett å oppfatte. Navnet er gjerne eksternes førsteinntrykk av organisasjonen. Det skal ikke være nødvendig å presisere staving eller gjenta fordi navnet ikke høres ut som et ordentlig ord. Dette kriteriet vektes derfor tungt. Vi tar ikke hensyn til språk her. Dersom det f.eks. kommer tydelig fram at navnet skal uttales med engelsk talemåte, anser vi det som «enkelt å kommunisere». 3. Tilsvarende argumenter som for kriterium 2 gjelder her, inkludert kommentar om språk. Vektes tungt. 4. Det er avgjørende om navnet allerede er brukt av noen andre. Dette kriteriet er derfor et absolutt kriterium. For å synliggjøre at vi har vurdert kriteriet er det inkludert i tabellen og gitt vekting 3. (Det er egentlig irrelevant hvor tungt den vektes siden alle aktuelle navn må oppfylle dette kravet). Vi anser det som svært viktig at vi, som en statlig organisasjon av stor betydning for sektorene vi jobber for, har et.no-domene som tilsvarer navnet. Domenet må derfor være ledig, og er en del av dette kriteriet. 5

46 5. Vi ønsker å fremstå som seriøse aktører innenfor bl.a. UH-sektoren. Da er det viktig å ha et navn som ikke vekker reaksjoner som overskygger dette. F.eks. ved å velge et navn som «FEST» (FElles Studieadministrativt Tjenestesenter), vil mange huske navnet, men ikke hva vi driver med. Vi synes allikevel at en eventuell morsom tolkning av navnet kan sees bort i fra hvis det treffer godt med enkelte andre kriterier. Vi har derfor valgt å vekte dette kriteriet middels tungt. 6. Dette kriteriet er et samlekriterium for delmål 3 («Samspillet med brukerne») og 4 («Det indre liv»), og de samme argumentene som for kriterium 1 gjelder her. 7. Dette kriteriet ligner svært mye på kriteriene 2 og 3, men språk er nå relevant. Dette punktet samler «enkelt å kommunisere» og «estetisk klingende» for begge norske målformer og engelsk. Siden dette kriteriet kun ser på fellesfaktoren «fungerer på alle målformer», og ikke det som kriteriene 2 og 3 dekker, trekker vi vektingen ned. Det er allikevel viktig at organisasjonens navn fungerer på både norsk og engelsk siden vi har flere internasjonale samarbeidspartnere og det blir stadig flere. (Se kapittel 5). Vi vurderer derfor dette kriteriet til middels vekting. 8. og 9. Disse to punktene er direkte koblet til de to siste delmålene i målbilde. Disse er mindre konkrete enn de andre kriteriene, altså lener de seg mer på magefølelse og assosiasjoner. Vi mener derfor at de ikke bør veie tungt, men sees på som en slags bonus hvis navnet vi ender opp med reflekterer disse verdiene (effektivitet, fleksibilitet, innovasjon og nyskapning). Vi anser det som litt mer viktig med assosiasjoner til innovasjon enn effektivitet. Kriterium 9 veies dermed tyngre enn kriterium 8. Poengoversikt Nedenfor gir tabellen et bilde av hvordan foreslåtte navn oppfyller kriteriene med samlet poengsum. Merk: Rader med grått er navn som har vært med i prosessen men på et bestemt tidspunkt har utgått på grunn av manglende tilgjengelighet. 6

47 Navnene «Edit», «Edison» og «Unit» falt ut fordi enten navnet eller domenet ikke var tilgjengelig slik tidligere antatt. To av navnene ble med i avstemningen på grunn av mangelfull domenesjekk. «Sofus» er med i listen fordi vi har fått signaler om at domenet kan frigjøres. Poengsum og rangering for «Sofus» påvirkes av dette. En avklaring er ventet i slutten av uke 16. «Ceres» har kommet opp som forslag i ettertid av kartleggingsundersøkelsen blant de ansatte, og vi har vurdert det opp mot kriteriene. Det samme gjelder «Cares», men det havnet i nedre sjikt og påvirker ikke aktuelle navn. Merk at «FSAT» kun har fått 7 poeng. Det er en selvfølge at «FSAT», med sitt fulle navn «Felles studieadministrativt tjenestesenter» uttrykker kjernevirksomheten. Navnet oppfattes også seriøst og er ikke opptatt allerede, noe som er til fordel for navnet. På den annen side ser vi at «FSAT» ikke tilfredsstiller noen av de andre kriteriene: Det er vanskelig å vite hvordan «FSAT» skal uttales. Mange som møter på navnet første gang i skreven form, tror at det skal uttales «FS-AT», som i FS (Felles Studentsystem). De som muntlig presenterer hvor de jobber, og bruker «FSAT», blir gjerne møtt med en forespørsel om å gjenta. Og dette gjelder kun på norsk. For engelsktalende er det minst like vanskelig å vite at det ikke skal uttales i ett ord, men med «F»-en som bokstav alene, og så «SAT» som ett ord etterpå. Heller ikke det fulle og hele navnet er lett å uttale, eller huske, selv for de ansatte. «FSAT» sier ingenting om hvem vi er, med mindre du bruker hele navnet. Det kronglete, lange navnet kan ikke assosieres med verken effektivitet, fleksibilitet, innovasjon eller nyskapning. Det skaper heller assosiasjoner til noe som er tungdrevet og byråkratisk. 7. Innspill fra tilsatte For å involvere tilsatte ble alle i organisasjonen invitert til å være med i prosessen og fortelle hvilket av et gitt antall aktuelle navn de mener er best. Invitasjonen ble sendt i en e-post med en lenke til et nettskjema der tilsatte kunne stemme på det navnet de likte best og nest best. Alle hadde mulighet til å gi en kommentar, og kommentarene er forsøkt tatt hensyn til i forbindelse med vurderingen. Tilsatte hadde tilgang til utkast til dette dokumentet, og avstemningen viste at de som stemte ikke følte seg bundet av rangeringen. Oppslutningen om undersøkelsen var på hele 84 %, noe som viser sterkt engasjement og bekrefter at dette var et viktig tema å ta opp. Avstemningen er brukt for å få et totalinntrykk av hvilke navn som skal presenteres for styret og rekkefølgen mellom aktuelle navn. Denne vurderingen er beskrevet i kap Vurdering Navnene som er listet opp nedenfor er alle ment å kunne oppfylle kriteriene godt nok til at de er aktuelle. Dersom et navn faller ut av forskjellige grunner, er meningen at det skal kunne erstattes av neste navn på listen. På grunnlag av diskusjonene i arbeidet med nytt navn for organisasjonen og tilbakemeldinger og innspill fra tilsatte anbefaler gruppen følgende navn i prioritert rekkefølge: 1. Utad 2. Sofus 3. Ceres 7

48 Begrunnelse for utvalgte navn 1. Utad Navnet fungerer godt alene, og er lett å stave og uttale, siden det er et selvstendig ord som finnes i norsk ordbok: utad: prep. (av ut og 1. ad) mot utsiden, mot omgivelsene, utover. «Utad» har i seg selv gode assosiasjoner som for eksempel at vi er utovervendte som lytter til brukerne våre. Vi er fleksible, åpne og innovative. Navnet kan stå for mye forskjellig, alt etter øyet som ser: utdanning, administrasjon, utvikling, administrative systemer, admission (opptak), osv. Alle disse begrepene dekker til sammen så å si hele kjernevirksomheten i organisasjonen, og er et navn alle ansatte kan kjenne seg igjen i. «Utad» var det nest mest populære navnet i den kartleggende spørreundersøkelsen blant de ansatte, rett etter «Edison» som falt ut midt i prosessen. «Utad» kan være litt vanskelig eller rart å uttale på engelsk, men ikke umulig, og dette er omtrent det eneste som trekker dette navnet litt ned. Konklusjon: Siden «utad» er et ord i seg selv, trenger det ingen ytterligere beskrivelse av hva det eventuelt står for. Vi foreslår derfor at navnet kun er «Utad», uten en lengre undertittel/beskrivelse. Alternativt kan vi bruke «Utvikling av administrative systemer» som en del av beskrivelsen av vår virksomhet. 2. Sofus (Senter for opptaks-, forsknings- og utdanningssystemer) Navnet klinger godt, er lett å uttale på både norsk og engelsk og representerer kjernevirksomheten. Alle ansatte kan kjenne seg igjen i det navnet står for. «Sofus» er svært lett å huske, og det er ingen tvil om verken stavemåte eller uttalelse. Navnet kan lett bli en merkevare som vår organisasjon er direkte koblet til. (Dersom vi velger et allment brukt ord, kan det være vanskeligere og ta lengre tid å etablere ekvivalensen mellom oss og navnet.) «Sofus» kom på 4. plass (av 5 mulige) i den kartleggende spørreundersøkelsen blant de ansatte. En del utfyllende kommentarer fortalte at de ansatte liker hva navnet står for, men at forkortelsen er uheldig. Guttenavn brukes sjelden som navn på bedrifter og lignende. Navnet kan assosieres med noe som er ineffektivt og lite innovativt siden navnet f.eks. ligner på «sofa» og «forsoffen». Konklusjon: Siden «Sofus» ikke er et selvstendig ord, men et egennavn, foreslår vi at det fullstendige navnet er «Senter for opptaks-, forsknings- og utdanningssystemer», men med «Sofus» som hovednavn. Beskrivelsen kan benyttes ved anledning. 8

49 3. Ceres (Center for education, research and enrollment systems) Navnet står for det samme som «Sofus» gjør, og flere av argumentene for «Sofus» vil også gjelde her, spesielt punktet om at navnet reflekterer kjernevirksomheten. Ceres er en dvergplanet og romersk gudinne. Navnet er særegent og assosieres med en kunnskapsbedrift. Det fungerer godt på norsk og engelsk og er estetisk tiltalende. «Ceres» ble foreslått og evaluert etter at kartleggingsundersøkelsen blant de ansatte var gjennomført. Vi har derfor ikke grunnlag for å mene noe om hva de ansatte synes om navnet. Vi antar at de som liker «Sofus» også vil like «Ceres», dog kanskje noen færre siden beskrivelsen er på engelsk. Det er noe uheldig at det fulle navnet er på engelsk, siden vi er en norsk, statlig organisasjon. Det kan derfor være aktuelt å bruke «Senter for utdannings-, forsknings- og opptakssystemer» som det allmenne, utvidede navnet, men at det engelske navnet som har «Ceres» som forkortelse, brukes i internasjonale sammenhenger. Til sammenligning er «Cristin» også en forkortelse av et engelsk navn. Konklusjon: Siden «Ceres» ikke er et selvstendig ord, men et egennavn, foreslår vi at det fullstendige navnet er «Senter for utdannings-, forsknings- og opptakssystemer»/«center for education, research and enrollment systems», men med «Ceres» som hovednavn. Beskrivelsen(e) kan benyttes ved anledning. 9

50 Referanser: (1) Organisasjonen er i dag deltakere i følgende internasjonale prosjekter: 2015 EWP - Erasmus without paper. Digitalisere mobilitetsprosessen 2015 EMREX - EU har bestemt at innen 2020 skal 20% av studentmassen være mobile gjennom studiene sine ( Slike studenter er dyre og det trengs internasjonalt samarbeid for å få til dette CEF - Europeisk standardiseringskomponenter. Stork skal innføres i ID-porten i løpet av september Utenlandske studenter/søkere kan logge inn vha id-porten gjennom CEF føderasjonen ELMO - Europeisk XML Schema som validerer internasjonale resultater for studenter. (Standardisering) 2012 ELM - Europeisk standardiseringsprosjekt 2012 MLO - Europeisk standardiseringsprosjekt 2012 Eurocris - Tina Linjgjærde har sittet i styret siden 2013 og er valgt for to nye år GD - Groningen declaration, digital student data portibilitet 2006 Nordforum - Nordforum er en gruppe med medlemmer fra de nordiske land som arbeider med studieinformasjonsystemer (SIS). Alltid European University Information Systems (EUNIS) - Europeisk konferanse hvor Fsat har bidratt både med foredrag og som chair for tracks. 10

51 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT OMN Til styret Sak 3 Status fusjoner i og risikovurdering Bakgrunn Dette notatet er todelt, en statusrapport og en risikovurdering. Risikovurderingen inneholder de samme risikoene som for styremøtet 23. april og 18. juni, men det er lagt til noen nye tiltak/forhold under enkelte av risikoene. En av risikoene er nå utført og vil tas vekk fra neste styremøte. I del 1 får styret informasjon om status og hvilke grep FSAT har gjort for å møte sektorens behov for bistand til fusjonering av FS-databaser siden forrige statusrapport i juni. Del 2 inneholder risikovurderingen som styret følger på styremøtene. Del 1: Statusrapport 1.1 Stortingsmelding 18: «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» I uke 13 kom Kunnskapsdepartementet (KD) stortingsmeldingen «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» Stortingsmeldingen lager et nytt kart over utdannings-norge og angir hvilke sammenslåinger KD anbefaler med virkningsdato 1. januar 2016 (kategori 1), og hvilke som må utredes nærmere (kategori 2 og Kategori 3) juni 2015 ble Stortingsmelding 18 behandlet i Stortinget. Fusjonene ble her stadfestet, med unntak av fusjonen mellom Universitetet i Stavanger og Høgskolen Stord/Haugesund som avsluttes. Veien mot ny struktur i norsk høyere utdanning er beskrevet her: 1

52 1.2 Status for institusjonenes behov for bistand fra FSAT Følgende institusjoner har inngått avtale med FSAT om bistand til fusjon av FS-databaser: - Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i Ålesund og Høgskolen i Sør-Trøndelag - UiT Norges arktiske universitet, Høgskolen i Harstad og Høgskolen i Narvik - Universitetet i Nordland og Høgskolen i Nesna - Campus Kristiania fusjon av 4 FS-databaser - Diakonhjemmet høgskole, Misjonshøgskolen, Haraldsplass diakonale høgskole og Høgskolen Betanien Høgskolen i Nord-Trøndelag (HiNT) har besluttet å gå i forhandlinger med Universitetet i Nordland og Høgskolen i Nesna om å fusjonere. Under forutsetning om at forhandlingene fører frem skal HiNT fusjonere med de øvrige fra 1. januar HiNT er derfor tatt inn i fusjonsprosjektet i FSAT. Universitetet i Stavanger og Høgskolen Stord/Haugesund inngikk avtale med FSAT våren 2015, men fusjonen er stanset og arbeidet er avsluttet. Institusjonene vil faktureres for medgåtte timer. Høgskolen i Buskerud og Vestfold, samt Høgskolen i Telemark har vedtatt å fusjonere fra og med 1. januar 2016, men FS-databasene skal ikke fusjoneres før 1. januar De er derfor ikke med i fusjonsprosjektet i FSAT i Status for framdrift i fusjonsprosjektet i FSAT Overordnet tidsramme for fusjonsprosjektet av FS-baser Prosjektstart: Gjennomført o Uke Seminar 1: Gjennomført o mai - Flytting av drift av FS for NTNU Gjennomført o juni - Prøvefusjon 1: o Start uke 39 Under planlegging - Seminar 2: o Oktober - 1. januar 2016: o Fusjonspartnerne benytter dagens FS-databaser, men har identiske vitnemål, Studentweb mv - Prøvefusjon 2: o Januar/februar

53 - Fusjon av databaser: o Februar/mars Semesterstart høsten 2016 o Klargjøring innen 1. juli Flytting av drift av FS for NTNU NTNU har driftet FS på egenhånd siden 1996 og har utviklet mange løsninger mot omkringliggende systemer tett integrert med FS. Den tette koblingen mot omkringliggende systemer ga teknikerne nye utfordringer i forhold til flytting av drift for andre institusjoner som er utført tidligere. I testperioden i mai skrev man om koden for mange av NTNUs lokale integrasjonsløsninger, noe som ga positiv effekt på ytelsen. NTNU-IT og USIT-drift hadde god oversikt over integrasjonsløsningene da man gjennomførte flytting av drift av FS for NTNU er vedtatt helgen juni. Prosjektet er avsluttet. Det anbefales at det nedsettes et eget prosjekt for å se på hvilke jobber det er hensiktsmessig å utvikle felles webservice-løsninger for, som erstatning for dagens lokale NTNU-kode. Kapasiteten i integrasjonsgruppa i FSAT er imidlertid begrenset Prøvefusjon nr 1 FSAT planlegger nå fusjonsrunde nr 1 med institusjonene og USIT-drift. Første prøvefusjon er planlagt å starte opp i uke 39 og være fullført innen seminaret oktober. Hovedformålet med prøvefusjon nr 1 er å teste fusjonsscriptene og se at databasene lar seg fusjonere. For at det skal være mulig er man avhengig av at institusjonene har ryddet i sine data slik at det ikke er koder og andre data som kommer i konflikt med hverandre. Fokus i prosjektet er derfor nå på å ferdigstille databasene for prøvefusjon Felles workshop om fusjon av FS-databaser oktober FSAT har invitert alle FS-institusjonene som har inngått avtale om fusjonsbistand til seminar om fusjoner oktober. Seminaret blir en oppfølging av seminaret i mai, samtidig som prøvefusjonsrunde nr. 1 er gjennomført og man har høstet erfaringer fra denne. 3

54 Del 2: Risikovurdering 2.1 Risikovurdering Risiko FSAT mener de samme 4 risikoene som ble presentert i april og juni, fortsatt er de relevante. Det er lagt til noen tiltak og forhold under risiko A og C. Disse er tydeliggjort. Risiko D er nå ferdigstilt og anses ikke lenger som en risiko. A) Utilstrekkelige ressurser FSAT har i 2015 gjennomført en stor organisasjonsendring, alle ansatte skal flyttes, og alle løpende ordinære oppgaver skal gjennomføres. I tillegg har FSAT fått midler til å starte arbeidet med vitnemålsbank, samt EU-finansiering til et prosjekt for europeisk resultatutveksling. FSAT er dimensjonert for å gjennomføre planlagte oppgaver. Ressurser for ikke planlagte oppgaver i 2015 er hentet internt i organisasjonen gjennom effektivisering og omprioriteringer. Arbeidet med fusjonering av FS-databasene er hentet gjennom intern omprioritering. Det har hatt størst konsekvenser for FS-støtte, nå Gruppe for FS, GAUS og RUST. En ansatt i gruppen sa opp sin stilling fra 1. august, noe som har forverret situasjonen for gruppen ytterligere. Tiltak for å redusere risiko knyttet til utilstrekkelige ressurser vil være: Utarbeide en prioritert liste over oppgaver som skal utføres av FS-støtte Være tydelig på prioriteringene utad slik at brukerne har realistiske forventninger. Vurdere å øke ressursene i FS-støtte midlertidig gjennom bemanningsøkning Kunnskapsdepartementet har tilført 1 millioner kroner til FSAT i forbindelse med fusjonene. Disse vil brukes til å styrke bemanningen, spesielt i gruppe for FS, GAUS og RUST. Det er utlyst en stilling i Gruppen for FS, GAUS og RUST, og det vurderes i tillegg en midlertidig stilling. Intervjuer er gjennomført og tilsetting vil skje i månedsskiftet august/september. Det vil imidlertid ta noe tid før ny(e) personer er på plass. Risiko er vurdert med utgangspunkt i at planlagte tiltak blir gjennomført (gjenværende risiko). Fordi det tar tid å få nye ansatte på plass og operative er Sannsynlighet og Konsekvens fortsatt uendret. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 5 B) Manglende kompetanse FSAT har god erfaring med fusjonering av FS-databaser både for prosjektlederkompetanse og på databasesiden. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende kompetanse vil være: Opprette fusjonsteam i FS Flere personer er involvert i fusjon av databaser 4

55 Planlagte tiltak er gjennomført. FSAT vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 har manglende kompetanse til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke har tilstrekkelig kompetanse til å nå målet Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4 C) Manglende oppfølging fra FS-institusjonene FSAT er avhengig av å gjennomføre et stramt tidsløp med lite rom for avvik fra prosjektplanen. Vi er derfor avhengig av at den enkelte institusjon følger opp krav fra prosjektleder i FSAT. I møtene med institusjonene som skal fusjonere i april var fusjonsteamet i FSAT opptatt av ledelsesforankring og prosjektorganisering av det kommende arbeidet. Situasjonene er her betydelig bedret og alle fusjonene har nå ledelsesforankring og prosjektorganisering ved institusjonene. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende oppfølging fra FS-institusjonen vil være: Ledelsesforankring på møtene med institusjonene som skal fusjonere Krav om prosjektorganisasjon for fusjon av FS-databasene på institusjonene som skal fusjonere Gjennomføring av to seminarer som planlagt i prosjektplanen Månedlige telefonmøter/nettmøter med prosjektlederne ved fusjonsinstitusjonene Bruk av verktøyet Jira for å se hvilke oppgaver som er utført og hvilke som gjenstår. Oppfølging fra institusjonene om ting FSAT påpeker er viktige for å komme i havn Risiko er vurdert med utgangspunkt i at tiltakene er gjennomført eller igangsatt. Samtidig ser vi at det er ulikt hvor fort arbeidet i den enkelte fusjon skrider frem. Arbeidet har ikke hatt så stor fokus i sommer og under semesterstart. Det ser likevel ut til at institusjonene vil klare å rydde nok i sine data til at prøvefusjonsrunde nr 1 kan gjennomføres. Vi vurderer sannsynligheten for manglende oppfølging fra FS-institusjonene og konsekvensen av det slik: Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 5 D) Problemer med flytting av drift av FS for NTNU til USIT, og konsekvenser for fusjon av FSdatabasene For de institusjonene som driftes av USIT har databasemedarbeiderne i FSAT tilgang til alle institusjonenes FS-data. Det er derfor enklere å kjøre script som henter data det bør ryddes i og kjøre fusjoneringsscriptene. FSAT har høy kompetanse på fusjonering av FS-databaser. NTNU har driftet FS på egenhånd siden 1996 og har utviklet mange omkringliggende systemer knyttet direkte mot FS-basen eller tett rundt FS-basen. God håndtering av omkringliggende systemer er avgjørende for om driften kan flyttes eller ikke. Hvis det ikke lykkes å flytte driften av FS for NTNU vil det bety at data for HiST, HiG og HiAls må flyttes ut av databasene driftet av USIT, og flyttes til NTNU som må gjennomføre fusjonene, ev. med bistand fra FSAT. 5

56 Tiltak for å redusere risiko knyttet til problemer med flytting av drift av FS for NTNU til USIT og konsekvenser for fusjon av FS-databasene vil være: Testperiode med flytting av driften av FS for NTNU til USIT, og vedtak om flytting skal foretas eller ikke Å flytte NTNU sin lokale programkode til en lokal database hos NTNU som får logge seg inn direkte inn i FS-databasen på USIT med en dedikert databasebruker Omskriving av kode i NTNU sin lokale programkode Prosjekt med utvikling av webservices som erstatning for lokal NTNU-programkode Vedtatt flytting av drift av FS for NTNU juni Alle planlagte tiltak, bortsett fra webserviceprosjekt, er utført. Risiko D tas ut i neste statusrapport. Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 får problemer med flytting av drift av FS for NTNU til USIT, og konsekvenser for fusjon av FS-databasene til å nå målet slik: Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4 Risikomatrise: Sannsynlighet/konsekvens BD AC 6

57 Felles Studieadministrativt Tjenestesenter FSAT FSAT Oslo, 1.september 2015 Status på avtaler En rekke avtaler må fornyes/inngås når nå SO, FS og SUN er blitt til Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT). Siden høsten 2014 har det vært stor aktivitet knyttet til etableringen av FSAT. De avtalene hvor det er størst behov for reelle avklaringer er derfor prioritert. Status er som følger: Avtale mellom KD og UiO om drift av FSAT: Et utkast til avtale har vært på høring. UiO og FSAT hadde begge innspill til utkastet. KD har sendt ut et nytt utkast til avtale i januar Avtalen er ikke inngått mellom partene pr. d.d. Avtaler mellom FSAT og UiO Avtale om administrative tjenester USIT har sendt ut et utkast til avtale. FSAT har kommet med tilbakemeldinger på utkastet. USIT har sendt avtalen videre til UiO for ferdigstillelse. Avtale om driftstjenester med USIT Driftsavtalen med USIT er en avtale om drift av alle systemene FSAT utvikler og som driftes for sektoren, samt systemer FSAT har behov for som støtte for utvikling. Det vil si Datavarehus for UiO/UiB, FS, FS-utvikling, Samordna opptak, Tableau, RUST, GAUS, ITAR, diverse støttesystemer og lokal IT. Avtalen består av en fellesdel og til sammen 15 bilag. Avtalen er nå signert av begge parter. FSAT har igangsatt et internt arbeid for å profesjonalisere sitt kundeforhold mot USIT. Dette for å kunne utnytte de mulighetene som ligger i driftsavtalen og ta ansvar for forpliktelsene i den. Avtaler om levering av utviklingstjenester og drift FSAT har overtatt USITs avtaler om levering av utviklingstjenester for CRIStin, NSD (ITAR) og UiO/UiB (Datavarehus). FSAT har overtatt ansvaret for drift for Datavarehus og ITAR, og disse inngår i videre i driftsavtalen mellom FSAT og USIT. Status for disse avtalene er: - Avtalen med CRIStin er signert av begge parter - Avtalen om utvikling og drift av datavarehus for UiO/UiB er ferdigstilt, og ligger nå til signering. - Avtalen mellom NSD og FSAT om ITAR er ferdigstilt og avtalen ligger til signering. FSAT

58 Avtaler med institusjonene Avtaler som tidligere er inngått med institusjonene av Samarbeidstiltaket FS og Samordna opptak videreføres i FSAT. Det er behov for en ny avtale med institusjonene om bruk av FS. Forslag til avtale ble behandlet i styremøtet 23. april og er nå ferdigstilt. Avtalen sendes ut til institusjonene etter sommeravviklingen. FSAT

59 NOTAT Status for opptaket i NOM 2015 per 21. august Hovedopptak, suppleringsopptak og etterfyllingsopptak: Hovedopptaket ble gjennomført uten større problemer og etter fastsatte frister, det samme med øvrige opptak. I hovedopptaket ble det gitt tilbud (84810 i 2014) som ga JA-svar (57664). For suppleringsopptaket var tallene 5568 (5557) og 3525 (3400). For første del av årets opptak ble således en større andel av tilbudene gitt allerede i hovedopptaket, slik tendensen også var i fjor. Frem til 21. august er det gitt tilbud totalt (inkl. ledige studieplasser) til studieplasser, mot og i 2014 (sluttall). Vi kjenner til at to læresteder vurderte å trekke studier etter at hovedopptaket var gjennomført. I den grad SO har blitt konsultert, har vi vist til at fristen for trekking av studier er 20. juni og at økonomiske vurderinger ikke er tilstrekkelig grunn til å omgå denne fristen. Ledige studieplasser: Det er registrert 7918 (7542 ved sesongslutt i fjor) søkere til ledige studieplasser med totalt studieønsker (19556 til samme dato i 2012) av disse søkerne (2559) søkte ikke ordinært innen 15. april. Det er per dato gitt (14447) tilbud på ledige studieplasser som har gitt 4438 (4412) JA-svar Vitnemålsbehandling: Sjekk av elektroniske vitnemål avdekket at det er uklarheter i regelverket for føring av vitnemål for videregående opplæring, og som resultat av dette noe ulik praksis lærestedene i mellom mht. godkjenning av yrkesfaglige vitnemål for bruk i kvoten for førstegangsvitnemål. Forholdet ble tatt opp med lærestedene og vil bli fulgt opp ytterligere på opptaksseminaret i høst. FSAT har ansvar for likebehandling av søkerne, uansett hvilket lærested de blir saksbehandlet ved. KD ble holdt orientert om saken. Avvik mht. personopplysninger: Det er ikke meldt om avvik vis a vis bestemmelsene i personopplysningsloven. Avvik mht. tilgjengelighet: Det har ikke vært vesentlig nedetid for IT-systemene. Søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn og søkere som ber om særskilt vurdering: Samordna opptak behandler søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn og søkere som ber om særskilt vurdering av søknaden sin. I år var det 3435 søkere med utenlandsk, ikke-nordisk utdanningsbakgrunn, mens antallet i 2014 var hadde krysset av for særskilt vurdering. Dette er en økning fra 2014 da tallet var Disse søknadene er komplekse og kan være tidkrevende å behandle, men saksbehandlingen ble gjennomført i henhold til oppsatt plan. Geir Sverre Andersen og Rigmor Bjørkli

60 <sideskift>

61 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT Til styret Sak 12 Tilleggsbevilgninger for FSAT FSAT har mottatt følgende supplerende bevilgninger som følge av sammenslåingen: 1. Supplerende tildelingsbrev Statsbudsjettet 2015 kap. 281 post 01, finanisering av flyttekostnader til FSAT og CRIStin, prosjekt (brev av ) Kunnskapsdepartementet har bevilget 1,5 mill kroner til FSAT og CRIStin. Midlene skal dekke flyttekostnader og samlokalisering av FSAT og CRIStin. FSAT har søkt KD om 5,4 mill til dette formål. Departementet tar sikte på å tildele ytterligere midler i 2016 når endelig kostnad ved flyttingen og fordeling mellom FSAT og CRIStin er avklart. 2. Supplerende tildelingsbrev Statsbudsjettet 2015 kap. 260 post 50 SAKS-midler (brev av ) Kunnskapsdepartementet bevilget 1 mill. kroner til FSAT for Midlene skal dekke kostnader FSAT får som følge av sammenslåingene. 3. Supplerende tildelingsbrev Statsbudsjettet 2015 kap. 281 post 01, finansiering av administrative kostnader, prosjekt (brev av ) Kunnskapsdepartementet bevilget 1,5 mill. kroner til FSAT for Midlene skal dekke økte administrative kostnader til vertsinstitusjonen UiO som følgje av ny beregningsmåte for disse kostnadene frå og med 2015 FSAT

62 <sideskift>

63 Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 12/ Supplerende tildelingsbrev - statsbudsjettet kap. 281 post 01, finansiering av flyttekostnader til FSAT og CRIStin, prosjekt Innledning Vi viser til Stortingets behandling av statsbudsjettet for 2015, jf. Innst. 12 S ( ) og Prop. 1 S ( ). Det vises også til felles brev fra Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) og Current Research Information System in Norway (CRIStin) datert 28. mai med søknad om midler til dekking av ekstraordinære kostnader ved flytting. 2. Orientering om tildelingen Kunnskapsdepartementet tildeler med dette 1,5 mill. kroner til FSAT og CRIStin. Midlene skal dekke flyttekostnader og samlokalisering av FSAT og CRIStin. Departementet tar sikte på å tildele ytterligere midler i 2016 når endelig kostnad ved flyttingen og fordeling mellom FSAT og CRIStin er avklart. Midlene utbetales til Universitetet i Oslo sin konto Forutsetningene for tildelingen følger av Innst. 12 S ( ) og Prop. 1 S ( ) og av forutsetningene og kravene som er fastsatt i dette brevet. De tildelte midlene kan kreves helt eller delvis tilbakebetalt dersom de ikke benyttes i samsvar med forutsetningene. Postadresse Kontoradresse Telefon* Universitets- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkegate * høyskoleavdelingen Mai-Elin Nguyen 0032 Oslo Org no postmottak@kd.dep.no

64 3. Rapportering Vi ber om foreløpig rapportering inkluderes i Årsrapport ( ) med frist til departementet 15. mars Regnskap og endelig rapportering inkluderes i Årsrapport ( ) med frist til departementet 15. mars Med hilsen Hedda Huseby (e.f.) avdelingsdirektør Mai-Elin Nguyen rådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Kopi: Riksrevisjonen Adresseliste: Felles studieadministrativt tjenester Current Research Information System in Norway Universitetet i Oslo Postboks 1133 Blindern 0318 Oslo Potsboks 1059 Blindern 0316 Oslo Postboks 1072 Blindern 0316 Oslo Side 2

65 Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 14/ Supplerende tildelingsbrev Statsbudsjettet 2015 kap. 260 post 50 SAKS-midler Vi viser til Stortingets behandling av statsbudsjettet for 2015, jf. Innst. 12 S ( ) og Prop. 1 S ( ). Ved kongelig resolusjoner 19. juni 2015 er det bestemt at 11 universiteter og høyskoler fra 1. januar 2016 skal organiseres som fire institusjoner. Kunnskapsdepartementet tildeler med dette 1 mill. kroner til Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) for Midlene skal dekke kostnader FSAT får som følge av sammenslåingene. Midlene utbetales til UiOs konto De tildelte midlene kan kreves helt eller delvis tilbakebetalt dersom de ikke benyttes i samsvar med forutsetningene. Vi ber om at det rapporteres om bruk av midlene i Årsrapport ( ) med frist til departementet 15. mars I rapporteringen skal det gis en beskrivelse av tiltakets resultater og grad av måloppnåelse. Med hilsen Rolf L. Larsen (e.f.) fung. ekspedisjonssjef Audun Digerud Berg fung. avdelingsdirektør Postadresse Kontoradresse Telefon* Universitets- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg * høyskoleavdelingen Audun Digerud Berg 0032 Oslo Org no postmottak@kd.dep.no

66 Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Kopi til: Riksrevisjonen Adresseliste Universitetet i Oslo Postboks 1072 Blindern 0316 OSLO Felles studieadministrativt tjenestesenter Postboks 1133 Blindern 0318 OSLO Side 2

67 Universitetet i Oslo Postboks 1072 Blindern 0316 OSLO Felles studieadministrativt tjenestesenter Postboks 1059 Blindern 0316 Oslo Deres ref Vår ref Dato 12/ Supplerende tildelingsbrev til Felles administrativt tjenestesenter - statsbudsjettet kap. 281 post 01, finansering av administrative kostnader, prosjekt Innledning Vi viser til Stortingets behandling av statsbudsjettet for 2015, jf. Innst. 12 S ( ) og Prop. 1 S ( ). Det vises også til tildelingsbrev av 15. desember 2014 og til møter med tjenestesenteret, Universitetet i Oslo (UiO) og departementet. 2. Orientering om tildelingen Kunnskapsdepartementet tildeler med dette 1,5 mill. kroner til Felles studieadministrativt tjenester (FSAT). Midlene skal dekke økte administrative kostnader til vertsinstitusjonen UiO som følge av ny beregningsmåte for disse kostnadene fra og med Midlene utbetales til Universitetet i Oslos konto Departementet forutsetter at Universitetet i Oslo fører separat prosjektregnskap for senteret. Postadresse Kontoradresse Telefon* Unniversitets- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkegate * høyskoleavdelingen Mai-Elin Nguyen 0032 Oslo Org no postmottak@kd.dep.no

68 Forutsetningene for tildelingen følger av Innst. 12 S ( ) og Prop. 1 S ( ) og av forutsetningene og kravene fastsatt i dette brevet. De tildelte midlene kan kreves helt eller delvis tilbakebetalt dersom de ikke benyttes i samsvar med forutsetningene. 3. Rapportering Regnskap og rapport for bruk av midlene inkluderes i FSATs Årsrapport ( ) med frist til departementet 15. mars Med hilsen Hedda Huseby (e.f.) avdelingsdirektør Mai-Elin Nguyen rådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Kopi: Riksrevisjonen Side 2

69 Felles Studieadministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT Til styret Sak 13 Sluttrapport fra STAR-prosjektet og videre arbeid Datavarehuset STAR er et datavarehus for å gi ledelsesinformasjon i form av standardiserte rapporter og muligheter for å kople studiedata i rapporter som kan støtte ledelsen i strategiske beslutninger om studiegjennomføring, frafall og mobilitet. Kravspesifikasjon for rapporter i STAR ble vedtatt i styret for FS i februar Prosjektgruppen for STAR ble gjenoppnevnt i juni 2014 for en prosjektperiode frem til 31. august Prosjektgruppen har arbeidet med å implementere rapporter spesifisert i kravspesifikasjonen i rapportverkøyet. Rapportene ble testet og godkjent i prosjektgruppen 12. mai 2015, og de institusjonene som har vært representert i prosjektgruppen, tester nå systemet i en pilotfase i august STAR-prosjektet ble avsluttet Prosjektet har levert en sluttrapport med anbefaling om videreføring av arbeidet med STAR Etter diskusjonene i forrige styremøte er det nå oppnevnt en gruppe for å gi råd om den videre utviklingen, utrullingen og organiseringen av datavarehuset STAR i lys av Strukturmeldingen og strategiarbeidet til FSAT. Gruppen har følgende mandat: Å bidra til en god anvendelse av STAR i sektoren og vurdere hva som bør være STARs formål, funksjonsområde og organisering framover. 1. Gi råd hvordan anbefalingen fra STAR-rapporten følges opp for å sikre at institusjonene tar STAR i bruk på en hensiktsmessig måte. - Hvordan sikre forankring av STAR på ledernivå - Hvordan sikre god informasjon om STAR til institusjonene 2. Gi råd om hva datavarehuset STAR bør levere. - Vurdere om datavarehuset STAR bør konsentrere seg om studiedata eller også kople studiedata med andre data, som f. eks. økonomi- personal- og forskningsdata - Vurdere hvilke typer av rapporter det vil være mest relevant å levere framover. 3. Gi råd om hva som kan være en hensiktsmessig organisering av datavarehuset STAR for sektoren. - Foreslå en hensiktsmessig driftsorganisasjon for datavarehuset STAR. FSAT

70 - I lys blant annet av Strukturmeldingen s. 69, gi råd om hvordan et samarbeid med NSD/DBH, SSB, og NIFU kan organiseres for å sikre klart eierskap og tydelige ansvarsforhold. Gruppen har følgende medlemmer: Johannes Falk Paulsen, underdirektør hos universitetsdirektøren, UiO Kristin Gåsemyr, seksjonsleder for statistikk og analyse, NSD Marianne Øhrn Johannessen, ass. Studiedirektør, UiA Elisabeth Müller Lysebo, fakultetsdirektør, UiB Steinar Vestad, seniorrådgiver for universitetsdirektøren, UiB Hans Jacob Berntsen, seniorrådgiver på utdanningsseksjonen, HIT Marcus Buck, instituttleder, UiT Norges arktiske universitet Geir Magne Vangen, utviklingsleder, FSAT Gruppen leverer en kort rapport til styret i med sine råd og anbefalinger innen Vedlegg: - Sluttrapport fra STAR-prosjektet - Oppnevningsbrev rådgivende gruppe for STAR FSAT

71

72

73 Sluttrapport fra prosjektgruppen STAR, prosjektperioden Innledning. Hvorfor STAR? STAR (Statistikk, analyse og rapporter), er en rapport- og statistikkløsning for studiedata. Hovedformål med STAR er å støtte institusjonenes behov for styringsdata på utdanningsområdet ved å tilby standardrapporter og tilrettelegge for institusjonenes behov for egendefinerte rapporter. Løsningen er dynamisk ved at institusjonene har tilgang til ferske data i motsetning til DBH-data som er institusjonenes offisielle rapporterte tall og som forholder seg til tidspunkt for rapportering til KD. Institusjonene kan kun se og har kun tilgang til egne studiedata. 2. Bakgrunn STAR-prosjektet har vært gjennom tre hovedfaser: - Utarbeidelse av kravspesifikasjon for rapporter (juli 2010 mars 2012) - Utarbeidelse av kravspesifikasjon og anskaffelse av rapportverktøyet (april juni 2014) - Etablering av drift, implementering og utrulling (juni august2015) I det følgende sammenfattes arbeidet med hovedmilepæler i STAR-prosjektet. Utarbeidelse av kravspesifikasjon for rapporter Styret for FS vedtok reorganisering av ekspertgruppen for LIST over i en prosjektgruppe for ny datavarehusløsning. Prosjektgruppen ble oppnevnt med prosjektleder Anette Wigaard (UiO), 7 representanter fra institusjonene (UMB, UiB, UiA, HiO, NTNU, HiBo, UiO), 4 representanter fra datavarehusgruppen ved USIT, utviklingsleder for FS og daglig leder for FS. Gruppen representerte følgende kompetanseområder: FS-kompetanse, ledelsesinformasjon, analyse, rapportering, arbeid med kvalitetssikring samt kunnskap om hvilken type informasjon det er behov for å ha fokus på i fremtiden. Prosjektgruppen ble oppnevnt med følgende mandat (vedtatt ): - Utarbeide en kravspesifikasjon for datavarehuset for studiedata. o Identifisere brukerne av datavarehuset, både primærbrukerne og andre brukere og interessenter. o Beskrive formålet med datavarehuset o Avgrense datavarehuset mot andre løsninger for uthenting av studentdata som FS, DBH, SSB og lignende, både med tanke på brukergrupper og funksjonalitet. - Utarbeide kravspesifikasjon til verktøy. - Utvikle rapporter for datavarehusløsningen. 1

74 o o o Utarbeide en plan for hvilke data og rapporter datavarehuset skal støtte og oppdateringsfrekvens for disse. Utvikle og teste de rapportene som prioriteres som viktigst for institusjonene. Utarbeide plan for videre utvikling av systemet. - Opplæring, utrulling, avgrensning o Utarbeide opplæringsplan for systemet o Utarbeide plan for utrullingen av systemet. o Avklaring av datavarehusets videre utvikling og kobling mot andre datavarehus/systemer. Kravspesifikasjon for rapporter i rapportverktøyet ble utarbeidet og vedtatt i styret for FS (vedlegg 1) Formål og avgrensning Styret for FS vedtok følgende formål og avgrensninger for datavarehuset STAR : Formål: Datavarehus for studiedata skal være en rapport- og statistikkløsning som: - På en effektiv og brukervennlig måte støtter institusjonenes behov for styringsdata på utdanningsområdet - Tilbyr standardrapporter og tilrettelegger for institusjonenes behov for egendefinerte rapporter - Gir støtte for kontrollrapporter for bedret datakvalitet - Er tilrettelagt for kobling mot andre datakilder Avgrensninger: Datavarehuset skal først og fremst tilfredsstille institusjonenes behov for en løsning til å utarbeide rapporter til styring, informasjon og analyser. Rapportene i datavarehuset skal være utarbeidet i tråd med institusjonenes behov. Institusjonene ønsker i utgangspunktet at: - Datavarehuset skal ha minst ukentlige oppdateringer. - Datavarehuset skal være dynamisk i motsetning til DBH som forholder seg til tidspunkt for rapportering. - Standardrapportene i datavarehuset skal i første omgang være rapporter til bruk for styringsforhold. DBH DBH-data skal være institusjonenes offisielle tall som bl.a. brukes av KD. Data og rapporter i datavarehuset skal være et supplement til DBH-data der disse ikke er tilstrekkelige for institusjonenes styrings-, informasjons- og analysebehov. FS De fleste data i FS skal overføres til Datavarehuset. Det vil være unntak for personidentifiserbare data som personnr., navn, telefonnr. osv. Det bør også løpende vurderes om andre typer data skal holdes utenfor overføringene til datavarehuset. Det er også behov for en nærmere oppgang av hvor grensen skal gå i forhold til overføring av studieadministrative regler til datavarehuset. Fødselsnummer skal ikke overføres til studiemarten. Kvalitetssikring av datavarehuset mot FS skal foregå ved hjelp av løpenummer knyttet til person i FS. 2

75 Utarbeidelse av kravspesifikasjon for rapportverktøy og anskaffelse av rapportverktøy for FS Styret for FS ga Samarbeidstiltaket FS ansvar for prosessen og opprettet en ressursgruppe for anskaffelsesprosessen. Ressursgruppen ble først ledet av Ingvild Greve (UiB) og etter hvert Anne Lise Lande (FS). Gruppen ble gitt følgende mandat: - Å kartlegge behov og interesse for et presentasjonsverktøy i sektoren - Utarbeide forslag til kravspesifikasjon for styringsgruppen - Gjennomføre et eventuelt innkjøp av et presentasjonsverktøy - Foreslå en modell for forvaltning og betaling Styret for FS vedtok i tillegg noen overordnede prinsipper for anskaffelsen og videreføring av STAR ( , ): - Ressursgruppen skal vektlegge sektorens behov for visualisering og brukervennlighet i anskaffelsesprosessen - Verktøyet skal være et enkelt rapportvektøy og ikke et virksomhetsstyringsverktøy da kjøp av et virksomhetsstyringsstyringsverktøy for sektoren er ikke ønskelig og utenfor styrets mandat. Verktøyet må være brukervennlig, gi enkelt tilgang til standardrapporter og være egnet for rapportering til ledelsen, i tillegg til å gi mulighet for egenutvikling av ad hoc rapporter. - Det legges til rette for et begrenset antall standardrapporter fra STAR - STAR-prosjektet videreføres som en ekspertgruppe for studiedata etter at prosjektet er avsluttet. Kravspesifikasjon for rapportverktøyet, herunder finansieringsmodell, ble forelagt for og godkjent i styret for FS Styret for FS har gitt Samarbeidstiltaket FS eierskap, forvaltnings- og driftsansvar for verktøyet og ble bedt om at en avtale om dette inngås med UiO. Våren 2014 ble det gjennomført konkurranse med forhandlinger. I denne prosessen var gruppen sammensatt av både representanter fra FS og institusjonene, samt bred representasjon fra ITavdelingen ved UiO, ved unix- og windows- og databasedrift, og med støtte fra innkjøpsavdelingen ved UiO. Anskaffelse av Tableau ble vedtatt , i skarp konkurranse med de mest anerkjente og ledende verktøyene for analyse, visualisering og rapporter som er tilgjengelig på markedet. Tableau Presentasjons- og rapportverktøyet Tableau er et selvbetjent analyseverktøy med god brukervennlighet. Verktøyet vil kunne dekke behov både for standardrapportering og for skreddersydde maler. Verktøyet har et vevbasert brukergrensesnitt og støtter bruk av grafiske elementer og annen funksjonalitet som ivaretar institusjonenes visuelle profil. Verktøyet kan brukes til ad-hoc analyse og egendefinerte rapporter. Verktøyet har støtte for skedulering av rapportkjøringer. Det er mulig å dele visualiseringer på e-post, intranett eller andre 3

76 samhandlingsplattformer, på tvers av institusjonen. Tableau har støtte for å lage rapportmaler og formatinnstillinger som lar seg kopiere på tvers av analyser og dashboards. Verktøyet kan også benyttes i arbeidet med bedre datakvalitet ved å hjelpe brukerne til å differensiere mellom feil i datasettet og faktiske avvik. Visualiseringer laget i dette rapportverktøyet kan eksporteres til andre format og verktøy. Relativt kort implementeringstid innebærer at man raskt vil kunne dra nytte av verktøyet og selv vil kunne produsere ønskede visualiseringer, rapporter og ashboards. Beskrivelse av løsningen Det er utarbeidet en beskrivelse av arkitektur i datavarehuset og i rapportverktøyet (se vedlegg 4). Bildet nedenfor viser hovedstruktur og dataflyt i løsningen: Institusjonene tilbys tre siter (områder der rapporter er tilgjengelige og lagres): - Site med STAR-rapporter. Her inngår rapportmaler slik de er spesifisert i kravspesifikasjonen (12 rapporter) - FS-site. Herfra får institusjonene direkte tilgang til FS-basene og kan trekke ut egne data. - Institusjonell site (sandkasse). Implementeres på sikt. Her kan institusjonene lage egne rapporter og sammenstille data slik de har behov for. Løsningen innebærer at institusjonene kun ser og kun har tilgang til egne studiedata. 4

77 Kostnader og antall lisenser Kostnader for implementering og støtte for bruk av rapportverktøyet vil inngå i den årlige FSkontingenten. Institusjonene vil i tillegg få dekket kostander for følgende antall lisenser for bruk av rapportverktøyet: - Institusjoner med antall studenter over 10000: 1 superbruker, 3 sluttbrukere - Institusjoner med antall studenter : 1 superbruker, 2 sluttbrukere - Institusjoner med antall studenter under 7000: 1 superbruker, 1 sluttbruker Institusjonene må selv dekke kostnader knyttet til kjøp av øvrige lisenser. Institusjonene er bedt om tilbakemelding i tilfelle deres institusjon har behov for flere lisenser for superbrukere og sluttbrukere. Kostnader for lisenser er NOK 6697 for superbruker og NOK 3348 for sluttbruker. 3. Prosjektgruppe for implementering og utrulling av rapportverktøy for FS Prosjektgruppens sammensetning og mandat Styret for FSAT har reetablert STAR-prosjektgruppen for en prosjektperiode høsten sommer Prosjektgruppens kompetanse skulle dekke FS-kompetanse, ledelse, statistikk og analyse, og teknisk databasekompetanse. Gruppen ble derfor nedsatt av representanter for studieadministrativ ledelse ved ulike nivåer ved institusjonene, FS-kontakter og ansatte i Gruppe for datavarehus i FSAT. Prosjektgruppen ble nedsatt med følgende sammensetning: Ingvild Greve, Universitetet i Bergen (prosjektgruppens leder) Anne-Lise Lande, Universitetet i Oslo Espen Dybwad Kristensen, UiT Norges arktiske universitet Thor Højgaard Anti, Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Mustafa Hussain, Universitetet i Bergen Kjerstin Tobiassen, Høgskolen i Sør-Trøndelag HIST Hans Jacob Berntsen, Høgskolen i Telemark Jon-Are Lunde, Høgskolen i Narvik Sonja Irene Dyrkorn, Høgskolen i Bergen Henrik Røneid, Campus Kristiania Stein Aske, FSAT Ragnar Pettersen, FSAT Agnethe Sidselrud, FSAT (prosjektgruppens sekretær) Styret for FSAT vedtok følgende mandat for prosjektet STAR for perioden : 5

78 Prosjektgruppen skal: Ferdigstille arbeid med spesifisering av rapporter for studiedata som skal tilgjengeliggjøres i rapportverktøyet for FS-institusjonene. Utarbeide rutiner for bruk av rapportverktøyet i henhold til FS-institusjonenes behov, herunder rutiner for gjenbruk av løsninger for visualisering eller sammenstilling av studiedata. Utarbeide en plan for videreutvikling av rapporter. Være et bindeledd mellom FS-institusjonene og FSAT: sørge for FS-institusjonenes brukermedvirkning i forvaltning og videreutvikling av rapportløsninger ved å melde inn og behandle utviklingsønsker (herunder prioritere). Bistå FSAT med utrulling av rapportverktøyet ved FS-institusjonene. Ivareta dialogen med NSD når det gjelder FSAT og FS-institusjonenes arbeid med statistikk for studiedata for å sikre en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom DBH-avdelingen og FSAT. Prosjektgruppen skal konkretisere oppgaver og leveranser og utarbeide en tidsplan for når de ulike leveranser skal være ferdige. Tidsplan skal legges fram for styret i januar Arbeidet i prosjektet skal ikke vanskeligjøre en eventuell fremtidig bruk av rapportverktøyet, der data fra andre kildesystemer som Cristin og /eller økonomisystemer kobles sammen med studiedata. Leveranseplan Leveranseplan ble utarbeidet i henhold til prosjektgruppens mandat og vedtatt i styret for FSAT Status for leveransene angis i høyre kolonne: 6

79 STAR-prosjektet: Leveranseplan Leveranse Beskrivelse Dato ferdig Rapporter slik spesifisert i kravspesifikasjonen av feb.2012 Kravspesifikasjon for rapporter i datavarehuset i STAR ble utarbeidet i 2011 og vedtatt i FS-styret Kravspesifikasjonen gir en detaljert beskrivelse av rapportene som skal utvikles av FSAT og tilbys institusjonene i rapportverktøyet. Det er spesifisert at det skal tilbys 11 rapporter i første omgang: Rapporter om studenter: 1.Gjennomstrømming A GST004 2.Gjennomstrømming A Tilleggsrapport GST004 3.Gjennomstrømming B supplerende informasjon om studenter i permisjon og med deltid GST005 4.Ferdige kandidater GSP001 5.Ferdige kandidater gjennomføringstid GSP002 6.Ferdige kandidater gejnnomføringstid kalendertid GSP002 7.Ferdige kandidater med utveksling UVP001 8.Ferdige kandidater innpass (studienivå) GSP006 9.Ferdige kandidater innpass (fra lærested) GSP Ferdige kandidater fagvalg i program EIP001 Rapporter om emner: 11.Undervisning faktorer VPR01 Institusjonene i prosjektgruppen testet rapportene som er utviklet og kom med tilbakemeldinger. Rapporter ble testet og utviklet i flere runder før de ble ferdigstilt. Arbeidet med utvikling og testing var et omfattende arbeid og pågikk hele våren august 2015 Status: ferdig Installasjon av server med tre miljøer: utvikling, test og produksjon Rapportverktøyet driftes av FSATs driftsleverandør USIT ved Universitetet i Oslo. USIT skal sette opp server med tre miljøer: utvikling, test og produksjon. Utviklingsmiljøet benyttes av utviklere ved FSAT for å utvikle rapporter, som deretter tilgjengeliggjøres i testmiljøet for institusjonene i prosjektgruppen. Sluttbrukere vil gis tilgang til testmiljøet og et produksjonsmiljø. FSAT samarbeider med USIT og USITs sikkerhetsansvarlige for å sikre at løsningen som tilbys institusjonene ivaretar 1.april 2015 Status: ferdig 7

80 aktuelle lovbestemmelser for behandling av data i rapportverktøyet. Oppsett av Tableau Server med påloggingsløsning for sluttbruker Tableau Server er den delen av rapportverktøyet som benyttes av sluttbruker (også kalt sekundærbruker: bruker av rapportverkøyet som forholder seg til de ferdigdefinerte rapportene; brukeren har ulike filtrerings- og sorteringsmuligheter samt valg av visualiseringsløsningen for det spesifiserte tallmateriallet). USIT skal sette opp Tableau Server med påloggingsløsning for brukere fra UH-sektor. 1.april 2015 Status: ferdig Oppsett av Tableau Desktop med påloggingsløsning for superbruker Tableau Desktop er den delen av rapportverktøyet som benyttes av superbruker (også kalt primærbuker): bruker av rapportverktøyet som har adgang til å lage rapporter i rapportverktøyet; brukeren forutsettes å ha god kjennskap til FS, datavarehuset i STAR og statistikk og analysearbeid ved institusjonen. Tableau Desktop skal i tillegg benyttes av superbrukere som ønsker å generere ad hoc- rapporter på bakgrunn av live-data fra FS-basen, i tillegg til de predefinerte kildene i datavarehuset i STAR. USIT skal sette opp Tableau Desktop med påloggingsløsning for brukere fra UH-sektor. 1.april 2015 Status: ferdig Dokumentasjon på fellesstudentsystem.no - Beskrivelse av innhold i kilder - Beskrivelse av innhold i rapporter FSAT skal utarbeide utfyllende og detaljert dokumentasjon for løsningen. Det skal lages en beskrivelse av de predefinerte kildene i datavarehuset STAR. Det skal også lages en beskrivelse av innhold på feltnivå i rapporter som utvikles og tilbys i rapportverktøyet. Beskrivelsen skal være tilgjengelig ved hjelp av direktelenking fra rapportene i rapportverktøyet. 1.februar 2015 Status: ferdig Opplæring og brukerstøtte FSAT skal tilby brukerstøtte for superbrukere og sluttbrukere (sekundærbrukere) av rapportverktøyet., også etter prosjektperioden. 1.desember

81 Status: ferdig Status: FSAT har opprettet e-postadresse og yter løpende brukerstøtte til superbrukere i test- og pilotfasen. Ordningen med brukerstøtte videreføres i produksjonsfasen. Kurs holdes i oppstartfasen for piloter (august 2015) og medio september for første pulje av institusjoner som ønsker å ta Tableau i bruk. Rutiner for publisering av nye rapporter på Tableau Server og tilgjengeliggjøring for sluttbrukere fra andre institusjoner Prosjektgruppen skal utarbeide rutiner for samarbeid mellom institusjonene og FSAT knyttet til utarbeidelse av nye rapporter i rapportverktøyet. Det er viktig at innholdet i rapportene og mekanismer for uttrekk av data kvalitetssikres i STAR-gruppen og i FSAT, men uten unødig byråkrati som kan hemme rapportutviklingen ved institusjonene. Det antas at brukerinstitusjonene vil lage et stort antall rapporter i rapportverktøyet etter at rapportverktøyet er i bruk i sektoren. Det er viktig å sørge at innholdet i rapportverktøyet er oversiktlig og hensiktsmessig. Utarbeidelse av kjøreregler for publisering og hensiktsmessig nivå av kvalitetssikring av rapporter, diskuteres i prosjektgruppen. 31.august 2015 Status: påbegynt Status: Arbeidet er påbegynt og foreslås videreført i ekspertgruppen. 9

82 Anbefalinger for videreføring av arbeid med STAR/ Tableau Prosjektgruppen har hatt som del av leveransekravet å utarbeide rutiner for samarbeid mellom institusjonene og FSAT knyttet til utarbeidelse av nye rapporter i rapportverktøyet. Det er viktig at innholdet i rapportene og mekanismer for uttrekk av data kvalitetssikres i STAR-gruppen og i FSAT, men uten unødig byråkrati som kan hemme rapportutviklingen ved institusjonene. Det antas at brukerinstitusjonene vil lage et stort antall rapporter i rapportverktøyet etter at rapportverktøyet er i bruk i sektoren. Det er viktig å sørge for at innholdet i rapportverktøyet er oversiktlig og hensiktsmessig. Utarbeidelse av kjøreregler for publisering og hensiktsmessig nivå av kvalitetssikring av rapporter, har derfor vært diskutert i prosjektgruppen. Forslag til rutiner er beskrevet under. Prosjektgruppen anbefaler i lys av dette at det opprettes en ekspertgruppe for rapportverktøy for studiedata når prosjektperioden nå utløper, og med videreføring av dagens sammensetning med variert kompetanse og roller. Gruppen foreslår at ekspertgruppen ivaretas av FSAT på lik linje med de andre ekspertgruppene. Prosjektgruppen anbefaler i tillegg at denne ekspertgruppen ivaretar det overordnete perspektivet på institusjonenes behov med tanke på statistikkutvikling og analyse av studiedata. Gruppen kan derfor ikke bestå utelukkende av superbrukere av FS (FS-kontakter). Uavhengig av gruppens øvrige møteregularitet, må den møtes årlig for gjennomgang av rapportporteføljen (hva som er utviklet, hva er på ønskelisten, hva brukes mye/lite) også sett opp mot andre statistikkleverandører og bestillere i sektoren. Rutiner for når en institusjon har laget en helt ny rapport man ønsker å dele med andre Tableau er et verktøy som i utgangspunktet skal brukes internt ved institusjonene. Dersom en institusjon har laget en rapport flere kan ha nytte av, foreslås det følgende rutine: - ekspertgruppen kvalitetssikrer det rapporttekniske og vurderer om rapporten skal tilbys alle institusjonene, samt tar stilling til benevning av rapporten. Dette gjelder både DV-siten og FSsiten. Noe av det viktigste med denne rutinen er at det sikrer videreutvikling av verktøyet, at sektoren deler smarte løsninger og samarbeider om smarte løsninger (her rapporter) og at tempoet på rapportutviklingen ikke stopper opp. Ekspertgruppen bygger da oppunder det dynamiske aspektet ved verktøyet nevnt innledningsvis. Rutiner for vedlikehold og videreutvikling av rapporter Hvis en institusjon ønsker en rapport som ikke finnes på DV-siten eller FS-siten fra før, og mangler kompetanse til å utvikle den selv, er det mulig å be ekspertgruppen om hjelp til å utvikle denne. Innmelding av endringsønsker, nye rapporter: - Nye rapportønsker må benytte definisjoner fra opprinnelig kravspesifikasjon og utarbeides i dialog med bestiller. Rapporter tilbys sektoren etter hvert som de er kvalitetssikret og utviklet. 10

83 - Avklaringer og definisjoner fra den opprinnelige kravspesifikasjonen legges til grunn for det videre arbeid i gruppen. - Ønsker meldes inn via FS-kontaktene på vanlig måte (FSAT administrerer dette). - Ekspertgruppen vurderer og prioriterer hvilke nye rapporter som skal utvikles og tilbys. - Ekspertgruppen møtes to ganger i semesteret og hyppigere ved behov. Ny rådgivende gruppe for utrulling og lansering av STAR i sektoren Prosjektgruppen er kjent med at styret for FSAT har oppnevnt en ny rådgivende gruppe som blant annet skal vurdere hensiktsmessig bruk, forankring og informasjon, samt videre fremdrift og avgrensninger opp mot andre datakilder (økonomi, personal, forskning) og med fokus på forankring av STAR på ledelsesnivå i sektoren. Som et innspill til dette arbeidet vil vi derfor understreke rådet om å videreføre en form for ekspertgruppe i fortsettelsen, slik også FS-styret har presisert i prosjekt- og anskaffelsesfasene så langt. Vi tror det vil lette forankring og faktisk bruk av verktøyet i sektoren hvis superbrukerne fortsatt blir sentrale for kvalitetssikring av rapportene og for videreutvikling av nye. Dette er en gruppe som ledelsen ved institusjonene uansett vil vende seg til for uttak av tall, og analyse av disse. Forankring på institusjonene, ved de som jobber med FS og analyse, har vært sentralt for STAR i alle faser av prosjektperioden. Dette for å unngå at FSAT blir sittende alene med utarbeiding og definisjon av rapporter; LIST fikk som kjent ikke utbredelse i sektoren blant annet på grunn av dårlig forankring blant superbrukerne på institusjonene. Dette må også den rådførende gruppen ta høyde for, og unngå at skjer igjen. Prosjektgruppen mener etableringen av en ekspertgruppe ikke er i konflikt med arbeidet i den rådgivende gruppa som er nedsatt, og at etableringen av ekspertgruppen ikke bør settes i bero i påvente av den rådgivende gruppas anbefalinger. Av rutinene beskrevet over for vedlikehold og utarbeidelse av nye rapporter, er det ikke omtalt hvordan institusjonene skal forholde seg til eksterne aktører (som KD), hvis disse ønsker innsyn i institusjonenes tall slik de fremkommer i STAR. Dette bør derfor den nye rådførende gruppen også ta stilling til, slik at ikke tall står i fare for å bli brukt som sammenligningsgrunnlag som ikke er kvalitetssikret på institusjonene. Begrepsbruk og benevnelser Prosjektgruppen vil også påpeke en kommunikasjonsutfordring med tanke på videre fremdrift i «STAR». Den rådgivende gruppen har som mandat å ta stilling til en rekke problemstillinger knyttet til «datavarehuset STAR». Vi vil her påpeke at prosjektet STAR ikke utelukkende omfatter en datavarehusløsning. Det har hele tiden vært et premiss i anskaffelsen av et nytt verktøy for analyse/ visualisering på studiesiden, at dette skulle kunne kobles direkte til kildedata, med 11

84 mulighet for ad hoc-analyser utenfor de standardiserte rapportene som refererer til et datavarehus/ FS-kilder. Prosjektet STAR har også vært opptatt av at det er institusjonenes analysebehov på studiefeltet som har vært i sentrum, derfor er denne type bruk av Tableau som analyseverktøy meget sentralt. Den daglige bruken av verktøyet til ad hoc-analyser, etter forespørsler fra institusjonsledelse, tror vi også vil generere anvendbare rapporter som vil komme flere institusjoner til gode, jf. forslag til rutiner for godkjenning av nye standardrapporter beskrevet over. Vi tror en slik bottom-up prosess er mest fruktbar og minst byråkratisk for videreutvikling av rapporttilfanget i STAR. Erfaringene fra første fase i prosjektet viser at det er tungt å utvikle rapporter på skrivebordsmetoden, etter mer eller mindre klare «ledelsesbestillinger». STAR-prosjektet er med andre ord både en arbeidsmetode (arbeidsgruppe/uh-representasjon) et sett av standardiserte kvalitetssikrede rapporter en verktøykasse for institusjonsvise ad hoc-rapporter ved bruk av verktøyet Tableau, «sandkassen» For prosjektet STAR henger disse tre aspektene sammen; utprøving i sandkasse på institusjonene med mulig oppgradering til standardrapport etter vurdering og kvalitetssikring fra øvrige institusjoner, gjennom ekspertgruppesystemet vi i dag kjenner gjennom FSAT. Skal den rådgivende gruppen komme til at STAR også skal anvendes til økonomidata osv, bør man i fortsettelsen være tydelige på hva man da sikter til. Etter vår vurdering kan eksempelvis «STAR» da enten overtas som betegnelsen på kun en datavarehusløsning med standardiserte rapporter, med eller uten flere datakilder; eller så kan det forbeholdes det som så langt kun har relatert seg til studiedata: både som datavarehus, analyseverktøy og ekspertgruppeorganisering gjennom FSAT. Vi minner i denne sammenhengen om at studiesiden har det fortrinnet at hele sektoren anvender det samme systemet, i motsetning til de mange ulike økonomi- og personalsystemene. Tableau vil derfor kunne være et godt verktøy i kommende fusjonsprosesser for samkjøring av studiedata på institusjonene. I denne sammenhengen er ikke Tableau å anse som «datavarehuset STAR», men et funksjonelt verktøy for avstemming av kildesystemer på tvers av fusjonerende institusjoner. Dette peker også mot at det fremover vil være nødvendig å ta stilling til hvor de rapportønskene institusjonene nå melder inn for utvikling i FS, faktisk skal plasseres; i FS eller STAR? Dette mener vi er nok et argument for å aktivt bruke ekspertgruppeorganiseringen i FSAT for begge deler, slik at dette ses i sammenheng. 12

85 Anbefaling vedrørende arbeid med Tableau på institusjonene (flere datakilder), jf. mandat for gruppen STAR-gruppen har hatt fokus på studiedata. Det har hele tiden vært et premiss at det også skal legges til rette for at institusjonene kan jobbe med ulike datakilder i institusjonelle sites. Institusjonene må da koordinere sin interne bruk av Tableau. FSAT ivaretar i dag kontakten med det nasjonale CRIStinsekretariatet og deres Tableau-prosjekt og Økonomiprosjektet ved UiO-UiB og deres Tableauprosjekt. Forhold til DBH og UHR, jf. mandat for gruppen og omtale i Strukturmeldingen Prosjektgruppen har hatt som ambisjon å gjennomføre et dialogmøte med DBH. NSD blir nå representert i den rådgivende gruppen for STAR, og prosjektgruppen forutsetter at dialogen vil ivaretas der. Det bør vurderes å opprette dialog med UHRs gruppe som jobber med definisjoner for utdanningsfaglige områder knyttet til rapportering av data. Rapporter for ph.d. Dagens STAR-rapporter kan per i dag ikke brukes for ph.d.-studenter. Noen rapporter krever tilpasninger, noen må lages på nytt. En ekspertgruppe bør derfor ta inn ph.d. som et av områdene gruppen skal jobbe med. Doktorgradsgruppen i FSAT vil kunne være referanse ved utvikling av rapporter for ph.d. Utrulling, kursing og informasjon til sektoren Prosjektgruppen har som del av leveranseplanen lagt opp til en utrulling av verktøyet, men ser at dette nå må avstemmes med beslutninger som tas i den rådgivende gruppen: - Pilotfase for STAR-institusjoner gjennomføres i august. Det holdes kurs for pilotinstitusjonene medio august. - Utrulling for øvrige institusjoner tilbys fra september. Tidspunkt og antall lisenser avhengig av institusjonenes ønske. Neste opplæringsrunde medio mars Prosjektgruppen har gjennomtestet og godkjent alle rapporter fra kravspesifikasjonen. Disse tilbys i verktøyet ved utrulling. Flere rapporter fases inn i løsningen gradvis (jf. punktet om rutiner for utarbeidelse av nye rapporter). - Kursing: FSAT gir opplæring på superbrukernivå, gjerne i form av regionsopplæring. De store institusjonene vil kurse egne brukere. Medlemmer fra STAR-gruppen kan være med. - FSAT sørger for å lage brukervennlig og sektortilpasset kursmateriale (bl.a. video). - Styremøte i juni 2015 det ble orientert om status fra prosjektet. 13

86 - Styremøte i september behandling av sluttrapport fra prosjektet. - Prosjektgruppen har ønsket å presentere STAR på studiedirektørmøte i oktober 2015 for å sikre forankring på alle nivåer i sektoren, men vi regner med at dialogen med denne gruppen vil ivaretas av den nye rådgivende gruppen. Brukerdokumentasjon Det er utarbeidet en nettside med manualer og beskrivelser av hvilke rapporter som finnes og hva de inneholder (se vedlegg 3): Det er implementert lenker fra Tableau til nettsidene med dokumentasjon for å sikre en god brukeropplevelse av Tableau. Vedlegg: 1. Kravspesifikasjon for rapporter i STAR 2. Referater fra møter i prosjektgruppen (prosjektperiode høsten 2014-våren 2015) 3. Brukerveiledninger og brukerdokumentasjon 4. Tableau-arkitektur. Beskrivelse av løsningen. 5. Oversikt over institusjoner som ønsker å ta Tableau i bruk 14

87 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon januar 2012

88 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon januar 2012 Innhold 1. Kravspesifikasjonens formål Definisjoner av aktuelle begreper Generelle beslutninger og avgrensninger som er gjort Inndeling i nivå Målgruppe Dokumentasjon og FS-veiledning Uavklarte spørsmål Periode Tall Standard sideelementer Perioder Avgrensning Om gjennomstrømmingsrapporter Rapporter under utvikling...6 Generelt om rapportforslagene... Error! Bookmark not defined Rapporter om studenter Gjennomstrømming Ferdige kandidater GSP Ferdige kandidater gjennomføringstid GSP Ferdige kandidater med utveksling UVP Ferdige kandidater - innpass (studienivå) GSP Ferdige kandidater innpass (fra lærested) GSP Ferdige kandidater fagvalg i program EIP Rapporter om emner Undervisning faktorer VPR Ønskeliste

89 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon januar Kravspesifikasjonens formål Kravspesifikasjonens formål er å være prosjektgruppens bestilling til FS-utviklerne på hvilke rapporter som ønskes utviklet. På bakgrunn av kravspesifikasjonen skal utviklerne lage rapporter som tilfredsstiller kravene. Institusjonene i prosjektgruppen skal deretter teste rapportene som er utviklet og komme med tilbakemeldinger dersom rapporten ikke er tilfredsstillende. Kravspesifikasjonen er prosjektgruppens rapport til styret for hvilke rapporter som skal inngå i STAR. Det er flere forhold som kan ligge til grunn for at en rapport ikke er tilfredsstillende, og vi regner med at de fleste rapporter vil måtte utvikles og testes i flere runder før de er endelig ferdige. I en startfase blir rapportene testet i verktøyet Discoverer i mangel av et endelige verktøy. Det må derfor også legges opp til en ny test av alle rapporter når det endelige verktøyet er på plass for å sikre at rapportene er brukervennlige også i det endelige verktøyet. 2. Definisjoner og forkortelser Det vil utarbeides et eget dokument med definisjoner for Star Hyppig brukte forkortelser og begreper i dette dokumentet Star = Datavarehusløsning for studiedata, statistikk, analyse og rapportering. FS = Felles student system Sp = Studiepoeng Primærbruker = Bruker av Star som har god kjennskap til FS, Star og institusjonen. Brukeren er i stand til å lage egendefinerte rapporter. Sekundærbruker = Bruker av Star som kun forholder seg til de ferdigdefinerte rapportene Ekstern bruker = Bruker som ikke har tilgang til Star, men som får tilsendt rapporter ved forespørsel. Har ikke nødvendigvis god kjennskap til institusjonen eller fagfeltet, eks journalister. 3. Generelle beslutninger og avgrensninger som er gjort 3.1. Inndeling i nivå Prosjektgruppen har valgt å følge NSD sin nivåinndeling for studieprogrammer. Programmer på lavere nivå (nivåkode og beskrivelse): B3 - Bachelor, normert studietid 3 år. B4 - Bachelor, normert studietid 4 år. HK - Høyskolekandidat, normert studietid 2 år. Gir rett til tittelen høgskolekandidat. YU - Yrkesutdanning, normert studietid 4 år. Omfatter allmennlærerutdanning og faglærerutdanning med normert studietid 4 år (240 studiepoeng). 3

90 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon januar 2012 AR - Årsstudium (60-studiepoengs-enheter). Programmer på 60 studiepoeng, f.eks. PPU og årsenheter. LN - Lavere nivå. Omfatter programmer på mindre enn 60 studiepoeng på lavere nivå. Programmer over 60 og mindre enn 120 studiepoeng som ikke inngår i nivåkategoriene B3, B4, HK og YU ovenfor, f.eks. ulike videreutdanninger innen helsefag på 90 studiepoeng (anestesi/operasjon/intensiv, barnepleie etc.). Eventuelt andre studiepoengsgivende programmer på lavere nivå som ikke passer i kategoriene ovenfor. Programmer på høyere nivå: M2 - Master, normert studietid 2 år. Iht. 3 i forskrift om krav til mastergrad. ME - Master, erfaringsbasert, 1 ½ 2 år. Iht. 5 i forskrift om krav til mastergrad. MX - Master, normert studietid 1 1 ½ år. Iht. 7 i forskrift om krav til mastergrad. HN - Høyere nivå. Omfatter Hovedfag-/magistergradsprogrammer (er i stor grad utfaset). 2-årige videreutdanning er innen helsefag (f.eks. jordmor). Integrerte mastergrads-/profesjonsprogrammer: M5 - Master, normert studietid 5 år. Iht. 4 i forskrift om krav til mastergrad. PR - Profesjonsstudium. Omfatter profesjonsstudier på mer enn 240 studiepoeng for hele studietiden; teologi, medisin, psykologi, veterinær etc. (5-7 år). Forskerutdanning: FU - Forskerutdanning. Doktorgrads-/ph.d-programmer. Annet: VS - Videregående skoles nivå. Programmer på videregående skoles nivå, forkurs etc. AN - Andre programmer. Programmer som ikke passer inn noe sted ift. nivåene ovenfor, f.eks. uplasserte studenter og lovlige semesterregistreringer på dr.grad. Krav som stilles til mastergradsprogrammer: - De kan være departementsgodkjente/nokut-godkjente mastergradsstudier - Det kan være mastergradsprogrammer opprettet av institusjonen med rett til akkreditering pga. rett til å tildele ph.d.-grad. - Det kan være fellesgrader Enkeltfag som normalt tas på lavere grad, men som kan benyttes som del av en mastergrad (innpasninger) skal ikke regnes som programmer på masternivå Målgruppe Rapporter som er laget for sekundærbrukere skal være brukervennlige og inneholde få valg. De skal være intuitivt enkle å forstå. Det lages egne rapporter for primærgrupper som kan utdype funnene i disse rapportene. Rapportene skal finnes på de feltene der det er størst behov for at ledere og andre skal ha hurtig og enkel tilgang til relevante data Dokumentasjon og FS-veiledning I hver rapport skal det ligge en forklaring på hva rapporten viser og hvilke data som er brukt. Det skal også foreligge en beskrivelse av hvilke felter i FS rapporten henter data fra. 4

91 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon januar Uavklarte spørsmål - NTNU sitt behov for å kunne skille ut siv.ing.-studiet under ett er ikke ivaretatt. - Hvordan skal vi håndtere felt uten data, eller der data ikke er komplette? Eks avlagte sp i tabeller som tas ut før all sensur er registrert. Markeres med grått? Fotnote som opplyser om ev mangler? Når/hvordan vet vi at sensuren er korrekt registret? 3.5. Periode Alle tabeller skal ha mulighet for å vise tallene enten pr. semester eller pr. kalenderår Tall Alle tabeller skal kunne vises med prosenter og absolutte tall dersom ikke annet er oppgitt. Det vil bli angitt for den enkelte tabell om det ønskes prosentfordeling eller absolutte tall som default Standard sideelementer Alle rapporter skal, dersom ikke annet er oppgitt, ha valgmuligheter for fakultet/avdeling, institutt, program og nivå (se pkt 3.1) Perioder Alle rapporter skal inneholde tall fra 2003 og frem til i dag Avgrensning Kravspesifikasjonen inneholder de rapportene prosjektgruppen ønsker å prioritere i første omgang, samt en opplisting av rapporter prosjektgruppa vil jobbe mer med på et senere tidspunkt Om gjennomstrømmingsrapporter Rapportene skal ikke vise data frem i tid. En rapport tatt ut i mai 2011 skal vise registrerte studenter våren 2011 og sp pr Antall studenter i et kull skal være i overensstemmelse med feltet Kull-start i FS. 5

92 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon januar Rapporter under utvikling Under følger rapportene prosjektet arbeider med å få utviklet i første runde. Kravspesifikasjonen til rapportene utvikles av prosjektgruppa, utviklingsgruppa vil utvikle rapportene, og institusjonsmedlemmene i prosjektgruppa tester dem.. Rapporter som er under testing skal inntil nytt verktøy er valgt testes i Discoverer eller annet tilgjengelig verktøy. Rapportene skal ikke ha Starnavnet før de er endelig ferdige, og de skal kun være tilgjengelige for prosjektgruppens medlemmer. Prosjektgruppa kan ved behov velge å trekke andre institusjoner inn i testingen av rapportene. Prosjektgruppa har valgt å dele rapportene inn i fire områder, - rapporter om studenter - rapporter om emner - rapporter om studieprogram - rapporter for studieadministrative forhold Rapportene i kravspesifikasjonen er sortert i forhold til disse hovedinndelingene. I tillegg kommer ett punkt med rapporter som er ønsket å utvikle i det videre arbeidet. 6

93 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon januar Rapporter om studenter 1. Gjennomstrømming Gjennomstrømming A- GST004 Testet i akseptansetest Beskrivelse: Rapporten har fokus på program og kull. Den skal vise hvor stor andel av de som starter på et program som oppnår en grad, hvor mange som faller fra og i hvilke semestre studentene oppnår graden. Det skal være valgbart om rapporten skal vise prosentfordeling eller antall. Det må finnes valg for å skille mellom heltids og deltidsprogrammer. Det skal være default med alle startsemestre fra 2003 HØST og frem til i dag. Startkull skal vise antallet personer som hører til det aktuelle kullet. Merknad: Dersom det velges flere startkull er det viktig å huske at studentene vil være kommet ulikt i studieløpet, slik at tallene blir lavere jo høyere opp i semestrene man kommer. Tallene må tolkes deretter. NB: Andelen aktive studenter vil sjelden være 100% i første semester da det ofte er studenter som søker om utsatt studiestart. 7

94 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon januar 2012 Gjennomstrømming A Tilleggsrapport GST004 Testet i akseptansetest Beskrivelse: Rapporten viser en sammenligning av enten frafall, oppnådde kvalifikasjoner eller antall aktive studenter de siste fem årene, med mulighet for å legge til flere år. Det ønskes et diagram i tilknytning til rapporten. Prosjektgruppa vil komme tilbake til et forslag til et diagram. Prinsipielle beslutninger: Prosentvisning av frafall skal være default i rapporten. 8

95 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon januar 2012 Gjennomstrømming B supplerende informasjon om studenter i permisjon og med deltid GST005 Testet i akseptansetest Beskrivelse: Her skal vi vise hvor mange personer som er i permisjon på ulike programmer og kull. Dette er informasjon som kan benyttes som tilleggsinformasjon til gjennomstrømmingsdata. Permisjon og deltid viser ikke omfanget av permisjon og deltid, men antallet studenter som har permisjon eller deltid. Omfanget av deltid og permisjon vil komme i senere rapporter. Rapporten skal gi mulighet for å se institusjonen totalt, pr. fakultet/avdeling eller institutt og på det enkelte program. Det skal også være mulig å se alle typer studienivå, eller kun bachelornivå, masternivå eller langvarige studier. Problemstillinger vi må jobbe videre med Foreløpig ser vi bort fra prognoser. 9

96 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon januar Ferdige kandidater GSP001 Testet i akseptansetest Beskrivelse: Rapport som viser en oversikt over antall uteksaminerte kandidater ved en institusjon pr. kalenderår/semester (valg). Rapporten kan vise tall på institusjons-, fakultets-, institutt- og programnivå. Det skal være valgbart om en vil se kjønnsfordeling, visning av totalkolonne skal være default i rapporten. På sikt er det ønskelig at rapporten skal gi muligheter til å sammenligne på tvers av fakultetene. Uavklarte spørsmål: Skal siste år vises lengst til venstre i rapporter der flere år skal sammenlignes? På sikt er det også et ønske om at utdanningsområde skal være et valg på denne rapporten. Det trengs litt mer arbeid for å finne en god måte å gjøre dette på. Merknad: Grad-/kvalifikasjonsnavn er ikke interessant her. Et studieprogram må ha en klar tilknytning til nivå og sted. Det varierer internt på institusjonene og mellom institusjonene om et studieprogram er tilknyttet institusjonen, avdeling/fakultet eller institutt. Dette har ingen betydning for utviklingen av rapporten, men man må være oppmerksom på dette ved bruk av rapporten. Ved endringer av et programs stedtilknytning vil også historikken endres, dvs. at det vil se ut som programmet alltid har hatt tilhørighet til den nye stedkoden. 10

97 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon januar Ferdige kandidater gjennomføringstid GSP002 Testet i akseptansetest Gjennomføringstid i forhold til studiets normerte tid Beskrivelse: Rapport som viser hvor lang tid uteksaminerte kandidater har brukt på å oppnå graden. Rapporten teller antallet semestre fra kandidaten fikk opptak til studieprogrammet og til graden er oppnådd, uavhengig om studenten har vært fraværende fra studiet ett eller flere semestre eller har hatt individuell deltid. Rapporten viser oversikten for alle studieprogram på institusjonen/ fakultet/ institutt. Det er behov for to versjoner av rapporten. En der en tar utgangspunkt i studentene som oppnår graden et gitt semester for å se hvor lang tid de har brukt. Den andre hvor en tar utgangspunkt i et startkull og ser hvor mange som har oppnådd graden et gitt semester. Det skal være mulig å ta ut rapporten både på absolutte tall og prosentfordelt. Antall startet er knyttet til startsemester i FS. Prinsipielle beslutninger: Rapporten tar utgangspunkt i studieprogrammets normerte studietid slik det er registrert i FS. Rapporten viser antallet studenter som fullførte programmet de startet på, den tar ikke hensyn til interne overganger. Uavklarte spørsmål: Det kan være uklarheter knyttet til studiestart. 11

98 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon januar 2012 Gjennomføringstid i forhold til studentens normerte studietid: Beskrivelse: Rapport som viser hvor lang tid uteksaminerte kandidater har brukt på å oppnå graden. Rapporten teller antallet semestre studenten har vært registrert på programmet fra opptak til graden ble oppnådd. Det tas hensyn til semestre studenten har hatt permisjon og individuell deltid. Rapporten viser oversikten for alle studieprogram på institusjonen/ fakultet/ institutt. Rapporten gir noe forklaring til rapporten gjennomføringstid i forhold til normert studietid. Det er behov for to versjoner av rapporten. En der en tar utgangspunkt i studentene som oppnår graden et gitt semester for å se hvor lang tid de har brukt. Den andre hvor vi tar utgangspunkt i et startkull og ser hvor mange som har oppnådd graden et gitt semester. Målgruppe: Sekundærbrukere Prinsipielle beslutninger: En student som har permisjon deler av semesteret teller som permisjon dersom han har permisjon mer enn halvparten av semesteret. Er permisjonen kortere enn halvparten av semesteret teller ikke permisjonen. Deltid skal ta hensyn til studentens individuelle deltidsandel. Det skilles ikke mellom ulike typer permisjon, er permisjonen registrert blir den telt. Fravær av semesterregistrering uten registrert permisjon teller i netto-tid. Andel deltid settes lik det som er registrert i FS. (Studprogstd_planlagt_progr Prosenttall_av_heltid) 12

99 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon januar Ferdige kandidater med utveksling UVP001 Testet i akseptansetest Beskrivelse: Rapporten viser antallet oppnådde grader som har et utvekslingsopphold som en del av graden og hvor stor andel dette utgjør av oppnådde grader totalt. Prinsipielle beslutninger: Her brukes samme definisjon som i DBH. Utvekslingsoppholdet skal være av minimum 3 md. varighet og det skal være en avtale mellom hjemmeinstitusjonen og vertsinstitusjonen. Det skal ikke være mulig å velge kun noen avtaletyper. Merknad: På sikt er det også et ønske om en rapport som fanger opp aktivitet med varighet under tre måneder. 13

100 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon januar Ferdige kandidater - innpass (studienivå) GSP006 Testet i akseptansetest Beskrivelse: Rapporten viser hvor stor andel av ferdige kandidater som har innpassing fra annen institusjon, innenlands eller utenlands, som en del av kvalifikasjonen. Innpassingene hentes som følger: For å finne emner og studiepoeng som er innpasset i et studieprogram for en student: Emner finnes i tabellen STUDPROGSTUD_EKSTRES, unntaksvis kan det også finnes studiepoeng i denne tabellen. Dersom studiepoeng finnes i nevnte tabell brukes disse, hvis ikke hentes studiepoengene fra PERSON_EKSTRESULTAT. For å finne emner og studiepoeng som er innpasset i et grad for en student: Emner finnes i tabellen EKSTRES_I_GRADPROT, unntaksvis kan det også finnes studiepoeng i denne tabellen. Dersom studiepoeng finnes i nevnte tabell brukes disse, hvis ikke hentes studiepoengene fra PERSON_EKSTRESULTAT. Det er ønskelig med 2 varianter av rapporten. En som viser andel i forhold til de som har innpassing, og en som viser andel i forhold til alle oppnådde grader. Andel med innpassing skal være default. Prinsipielle beslutninger: Det er et krav at innpassingen er gjort i forhold til kvalifikasjonen Merknad: Det er ulike regler på institusjonene om hvor stor del av utdanningen som kan være ekstern i en kvalifikasjon. 14

101 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon januar Ferdige kandidater innpass (fra lærested) GSP007 Testet i akseptansetest Beskrivelse: Rapporten viser hvilke institusjoner innpassingen i rapport 7 kommer fra. Hensikten med rapporten er å se fra hvilke eksterne institusjoner studentene har med seg emner inn i graden. 15

102 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon januar Ferdige kandidater fagvalg i program EIP001 Testet i akseptansetest Beskrivelse: Hensikten med rapporten er å vise hvilke emner studentene velger når de fritt kan velge emner i et program. Rapporten lister opp hvilke emner som er med i graden fra oppnådd kvalifikasjon og sorterer disse på tilhørende emnekombinasjon. Rapporten bør gi mulighet for å sortere på fag. Det bør også være et valg å ikke sortere ned på emne. Det må være mulig å filtrere på emnekombinasjon. Rapporten skal sorteres både på studiepoeng og på person. Prinsipielle beslutninger: Data hentes fra Oppnådd kvalifikasjon protokoll, emner i grad. Emner som ikke inngår i den aktuelle graden kommer ikke med. Rapporten skal vise pr. program, ikke grad. Uavklarte spørsmål: Skal periode være helt valgfritt, eller skal vi legge føringer? 16

103 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon januar Rapporter om emner 8. Undervisning faktorer VPR01 Testet i akseptansetest Beskrivelse: En oversiktsrapport for emner på en enhet, eks. fakultet/avdeling eller institutt. Rapporten gir en oppsummering av ulike faktorer ved et emne, om det er obligatoriske oppgaver, om det er partiundervisning, strykprosent forrige semester, karaktersnitt og kandidater. Prinsipielle beslutninger: Tallgrunnlaget vil være pr. semester fordi data vil endre seg mellom semestre. 17