MØTEPROTOKOLL. Møtedato: Møtets varighet: Saksnr.: 12/18 16/18 Arkivsak: 18/5652. Møteleder: Anne Berit Lund

Transkript

1 Sentral stab Administrasjonsavdelingen MØTEPROTOKOLL Utvalg: AMU Møtedato: Møtets varighet: Saksnr.: 12/18 16/18 Arkivsak: 18/5652 Møteleder: Anne Berit Lund Faste medlemmer Forfall Vara Heidi Magnussen Anne-Bjørg Nyseter Forfall Gunnar Bækken Ragnhild Brå Vardehaug Kristin Holum Smedsrud Geir Tranø Anne Berit Lund, leder Oddrun Tulluan Rune Wiseth Normann Sandvik Forfall Ulf Steen Lise Lundbom Støylen Vivi Bakkeheim Kenneth Sandmo Grip Forfall Sigmund Eidem May Kristin Pedersen Forfall Maiken Isachsen-Hagen Fra administrasjonen møtte: Cathrine Valla Kirsten Aune, referent Øyvind Meyer Andre: Trond Jacobsen Lars Erik Laugsand Vigleik Jessen Merknader til innkallingen ingen - 1 -

2 Orienteringer gitt i møtet: GDPR utgår Kartlegging Arbeidsmiljøavdelingen utgår - 2 -

3 12/18 Ombygging av akuttmottaket sak til styret Innstilling: AMU slutter seg til administrerende direktørs innstilling til styret 1. Styret beslutter at: a. Akuttmottakets areal utvides til også å omfatte arealene Trondheim kommunale legevakt disponerer i AHL-senteret 1. etasje når disse blir fraflyttet ultimo b. Nødvendige ombygginger av akuttmottaket kan iverksettes under forutsetning av at bygge kostnader dekkes av allerede vedtatte investeringsmidler. c. Administrerende direktør gis fullmakt til å iverksette og følge opp tiltak som sikrer gjennomføring. 2. Styret ber om å få fremlagt en orienteringssak i september 2018 med utredning av hvordan frigjort areal i 1.etasje skal driftes, samt tiltak for å skåne pasientsikkerhet, arbeidsmiljø og drift i byggefasen. Protokoll: AMU tar saken til orientering Vedtak: AMU tar saken til orientering 13/18 Status Helseplattformen sak til Styret Innstilling: AMU støtter administrerende direktørs innstilling til styret Styret tar status Helseplattformen til orientering. Protokoll: Innstillingen ble enstemmig vedtatt Vedtak: AMU støtter administrerende direktørs innstilling til styret Styret tar status Helseplattformen til orientering

4 14/18 HMS-rapportering 1. tertial 2018 sak til styret Innstilling: AMU tar HMS - rapporten for 1. tertial 2018 til orientering. Protokoll: Innstillingen enstemmig vedtatt Vedtak: AMU tar HMS - rapporten for 1. tertial 2018 til orientering. Til orientering: korrigert vedlegg erstatter tidligere utsendte vedlegg 15/18 Nytt verneområde Forskningsavdelingen Innstilling: AMU godkjenner Forskningsavdelingen som eget verneområde Protokoll: Innstillingen ble enstemmig vedtatt Vedtak: AMU godkjenner Forskningsavdelingen som eget verneområde 16/18 Pilot bemannet Pasienthotell sak til styret Innstilling: AMU slutter seg til administrerende direktørs innstilling til styret. Styret vedtar å gjennomføre et prosjekt med drift av lettpost på pasienthotellet fra 1. november 2018 til 15. juni Protokoll: Innstillingen enstemmig vedtatt

5 Vedtak: AMU slutter seg til administrerende direktørs innstilling til styret. Styret vedtar å gjennomføre et prosjekt med drift av lettpost på pasienthotellet fra 1. november 2018 til 15. juni

6 HMS rapportering 1.tertial 2018 Helseforetakets styre har vedtatt at status innenfor HMS - området, skal inngå i tertialrapporten. Rapportering følger linjen, hvilket betyr at ledere på alle nivå til enhver tid skal ha oversikt over HMS - tilstanden innenfor sitt ansvarsområde. St. Olavs hospital har følgende overordnete mål for HMS - arbeidet: "Gjennom et dokumentert HMS - system skal alle ledere ha mulighet til å holde orden i eget hus gjennom planlegging, opplæring og kontroll. HMS - systemet skal nyttes som et styringsverktøy for kontinuerlig forbedring. Bakgrunn Saken omfatter rapportering på sentrale HMS-indikatorer for St. Olavs hospital ved utgangen av 1.tertial 2018: 1.0 Nøkkeltall HMS 2.0 Etterlevelse av arbeidstidsbestemmelser 3.0 Uønskede hendelser o HMS-meldinger o Yrkesrelatert skade 4.0 Vold og trusler 5.0 Sykefravær 6.0 Fysisk arbeidsbelastning 7.0 Bariatri 8.0 ForBedring HMS-opplæring 10.0 Interne og eksterne revisjoner 11.0 Miljøledelse ISO Nøkkeltall HMS 1.tertial 2018 Tabell tertial tertial tertial 2018 (Antall uønskede hendelser/hms meldinger/) Yrkesrelatert skade *Tallet består av registreringer i MAP (159) og SOAS-React (239). Av disse ser 36 registreringer ut til å være dobbelt registrert i begge systemer. 703 *Tallet består av registreringer i MAP (166) og SOAS-React (451). Av disse ser 25 registreringer ut til å være dobbelt registrert i begge systemer. Blodsmitte Tall ikke tilgjengelig Sykefravær 8,17% 8,00% 6,8 % 1

7 2.0 Etterlevelse av arbeidstidsbestemmelser Tabell 2.0 Avvik fra arbeidstidsbestemmelsene April Hittil, 1. tertial Endring Endring Antall avvik i prosent av antall vakter 2,0 % 2,0 % 0,5 % 2,0 % 1,9 % 6,8 % Antall avvik leger 19 timer Antall avvik 6 timers hvil Avvik fra arbeidstidsbestemmelsene utgjør 2 % av antall vakter, hittil i år. Det er 0,1 prosentpoeng høyere enn for samme periode i 2017, og utgjør en økning på 6,8 prosent. Tiltak klinikker/divisjoner har igangsatt for å redusere antallet avvik på arbeidstidsbestemmelsene; Kontinuerlig arbeid med fokus på å ivareta ansatte med tanke på å holde lav turnover og lavt sykefravær. Rask og effektiv rekrutering ved ledighet i stilling. Flere enheter har avtale med Bemanningssenteret. Dette gjør bruk av mertid/overtid på faste blir redusert. Avvik på arbeidstidsbestemmelsene gjennomgås i HMS/kvalitetsmøter. Totalgjennomgang med alle avdelinger, en gang pr år. Fokus på bedre planlegging, herunder også fordeling av kompetanse. Aktivitetsstyrt bemanning internt i klinikken/avdelingen, - ansatte går på tvers av sengetun, seksjoner eller avdelinger. Avvik forekommer i akutte situasjoner der det av driftsmessige årsaker må dekkes vakter. Dette kan være sykdom, endringer i aktivitet, manglende kompetanse eller utrykninger. Det forekommer også avvik i planlagt arbeid. 3.0 Uønskede hendelser HMS Tabell tertial Uønskede hendelser - HMS 2018 Antall registrerte HMS meldinger tertial tertial 2018 Antall registrerte yrkesrelaterte skader 617* *Tallet består av registreringer i MAP (166) og SOAS-React (451). Av disse ser 25 registreringer ut til å være dobbelt registrert i begge systemer. Antall HMS-meldinger har økt fra 52 til 86 om en sammenligner med tilsvarende periode i Det er en positiv utvikling med tanke på at organisasjonen ønsker å øke meldefrekvensen, slik at den er mer i samsvar med organisasjonens størrelse og kompleksitet. 2

8 Tiltak klinikker/divisjoner har igangsatt for å øke meldefrekvensen for uønskede HMS-hendelser: Meldingene gjennomgås og behandles i HMS-kvalitetsgruppene jmf. mandat for HMSkvalitetsgrupper Opplæring og internundervisning i bruk av meldesystemet, kjennskap til prosedyren og påminnelse om viktigheten av å melde gjøres jevnt over i klinikkene/divisjonene Videre beskrives viktigheten av å jobbe partssammensatt og at leder og verneombud har fokus på temaet Alle ansatte oppfordres til å melde HMS-meldinger HMS-meldinger Tabell 3.1 Ikke-pasientrelaterte meldinger fordelt på måneder HMS 8 jan feb mar apr Tabellen viser HMS-meldingene fordelt på måneder i 1.tertial HMS-meldinger, hendelsestyper nivå 2. Tabell Ikke-pasientrelaterte meldinger fordelt på hendelsestype nivå Arbeidsmiljø Brannsikkerhet Nesten uhell/farlige forhold Ytre miljø jan feb mar apr 3

9 Meldingene kategoriseres i 2 nivåer, dette for at virksomheten skal få en bedre oversikt over hvilke HMS-meldinger som registreres. Tabellen viser at de fleste HMS-meldingene er relatert til arbeidsmiljø, som i igjen kategoriseres i nivå 3(se neste tabell), deretter følger meldinger relatert til Nesten-uhell/farlige forhold. HMS-meldinger, hendelsestyper nivå 3. Tabell Ikke-pasientrelaterte meldinger fordelt på hendelsestype nivå jan feb mar apr Kategorien hendelsestyper nivå 3, er en underkategori av arbeidsmiljø kategorien og kategoriserer faktorer relatert til arbeidsmiljø. Tabellen viser at det pr er flere meldinger som ikke er kategorisert, deretter viser tabellen har flere har benyttet «annet» kategorien. Etter en gjennomgang av meldingene lagt i kategorien «annet» finner vi at disse meldingene godt kunne passet inn i en av de andre allerede eksisterende kategoriene. Vi ser derfor ikke behov for å opprette flere kategorier, men tenker at det er behov for kursing/opplæring i bruk av systemet. HMS- meldingene skal i henhold til mandat for HMS-kvalitetsgruppene behandles og benyttes til å se trender, brukes til læring og erfaringsdeling. En av erfaringene fra runden i klinikkene/divisjonenes HMS-kvalitetsgrupper høsten 2017, viser at HMS meldinger må prioriteres som tema og at man må jobbe videre med å få en felles forståelse for hva som skal meldes. Status HMS-meldinger Tabell Lukket Status 1 Tiltak starter 10 Under behandling Totalt 4

10 Tabellen viser status for HMS-meldingene, og viser at de fleste meldingene er lukket, og at de som ikke er lukket er under behandling. Yrkesrelatert skade 1. tertialrapport januar 2015 startet St. Olavs hospital elektronisk registrering via Lifecare Min Arbeidsplan (MAP) av yrkesskader eller yrkessykdom sidestilt med yrkesskade på ansatte. Ansatte har ansvar for å melde skaden i MAP. Det er leder som utfra skadens karakter vurderer om skaden er så alvorlig at den skal meldes til NAV og yrkesskadeforsikringen. Arbeidsgiver har plikt til å varsle Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet når det skjer en alvorlig ulykke. Dette gjelder dødsulykker og ulykker som har ført til alvorlig skade. 1. tertial 2018 har det i MAP blitt registrert 166 yrkesrelaterte skader: Annet 24 Fall 14 Forflytningsskader 7 Høy/lav temperatur 0 Eksplosjon, brann 1 Kjemikalier 3 Klemskader 4 Påført voldsskade 34 Sammenstøt/påkjørsel 1 Stukket/kuttet av skarp/spiss gjenstand 56 Støt/treff av gjenstand 5 Trusler om vold 10 Velt (sykkel) 4 Elektrisk spenning 3 Av de 166 meldingene er 65 meldinger fortsatt ubehandlet, pr I perioden er det i RS registrert 55 meldinger på blodsmitte, av disse er fortsatt 34 meldinger ubehandlet ved utgangen av april. Når en slik hendelse registreres skal ansatte gå inn i Lifecare MAP og sende skjema elektronisk til sin leder som behandler meldingen. Arbeidsmiljøavdelingen har tilgang og kan følge opp de som har krysset for mulig blodsmitte/blodsmitteuhell. Studenter/hospitanter registreres ikke i RS. Disse fyller ut papirskjema og sender til Arbeidsmiljøavdelingen. Disse fremgår derfor ikke i registreringen i RS. Det ble meldt ønske om endringer for melding av blodsmitteuhell i RS via Tieto. Denne endringen skal gjøre det enklere å melde blodsmitteuhell, slik at ansatte ikke trenger å sende skjema til Arbeidsmiljøavdelingen. Denne endringen er planlagt å komme i oktober 2017, men ble utsatt og kom i gang medio mai

11 Yrkesrelatert skade Tabell 3.5 Tabellen viser hvor mange skader som har blitt registrert per 100 ansatte på hver klinikk Sammenlignet med 1. tertial i 2016 (165 hendelser) og i 2015 (172) så har antall yrkesrelaterte skader meldt i MAP holdt seg relativt stabilt. Det er en viss sannsynlighet for at antall meldte yrkesrelaterte skader i MAP er mindre enn det reelle tall, uten at vi kan si dette med sikkert. Det oppfordres fortsatt til at alle ledere sørger for at ansatte introduseres og informeres om systemet for melding av yrkesrelatert skade. Det bør vurderes om opplæring i registrering av yrkesrelatert skade og oppfølging skal legges som et kompetansekrav i Kompetanseportalen til alle ansatte og alle ledere. 6

12 4.0 Vold og trusler Ny HMS-indikator som det skal rapporteres på. AMU utfordres til å komme med innspill på hva de ønsker å ha med i rapporten. Indikatoren beskriver at man skal måle frekvens av vold og trusler. Summen av antall registrerte påførte voldsskader og trusler om vold per netto månedsverk. Tabell T1 Vold og trusler 2018T1 Totalt Frekvens 0,0153 0,0171 0,0164 0,0251 0,0185 (Ant. registrerte vold og trusler / Netto månedsverk i perioden) Måltall ikke på plass, dette tas inn når det foreligger. Sum antall vold og trusler Tabell 4.1 HR Antall yrkesrelaterte skader Kolonneetiketter T1 2018T1 Totalt Radetiketter (5) Trusler om vold (6) Påført voldsskade Totalsum Tilleggsdata fra Psykiatrien (SOAS- React) 2018T1 2018T1 Totalt Radetiketter Følte seg truet Smerte (+/- 10 min) Totalsum Sum St. Olav 2018T1 2018T1 Totalt Radetiketter Trusler Vold Totalsum Tallene viser en økning i antall meldte påførte voldsskader og trusler om vold både i somatikken og i PH. 7

13 5.0 Sykefravær Tabell 5.0 Sykefravær Denne periode Hittil Endring Endring Antall enheter med sykefravær > 10 % % % Netto sykefraværsprosent 6,8 % 7,0 % -2,9 % 7,8 % 8,1 % -3,7 % Netto sykefravær i april er på 6,8 %. Dette er 0,2 prosentpoeng lavere enn tilsvarende periode i 2017 som utgjør 2,9 prosent. Innføring av digital sykmeldinger kan ha medført manglende registrering av sykefravær, noe som kan gi et lavere sykefravær for perioden, uten at vi kan si at dette er eneste årsak til den positive utviklingen. Fokus og målrettet arbeid opp mot enheter med sykefravær over 10 % kan også være en medvirkende årsak til utviklingen. I perioden er det en liten økning i antall enheter som har sykefravær over 10 %, men dersom en ser på tallene hittil i år er det en positiv nedgang fra 570 i 2017 til 551 i Følgende tiltak er igangsatt for å redusere sykefravær ytterligere: Den overordnede sykefraværsprosedyren er revidert og implementert. Enheter med sykefravær over 10 % følges opp spesielt av vår interne bedriftshelsetjeneste etter en nyutviklet kartleggingsmetodikk. I rapportering fra klinikkene/divisjonene er det flere som beskriver en tettere og mer konstruktiv dialog mellom leder og ansatt i sykefraværsarbeidet. Man har også økt fokus på å kartlegge om sykefraværet er arbeidsrelatert, for så å iverksette aktuelle tiltak. Flere klinikker/divisjoner rapporterer at de har et høyere fokus på temaet og at det settes på dagsorden i ulike møtefora, på fag- og kompetansedager til alle ansatte. Videre beskrives tett samarbeid med AMA, NAV og fastleger. Flere rapporterer også om et styrket partssamarbeid på dette området. En klinikk er også i gang med å kartlegge risikofaktorer relatert til sykefravær i egen klinikk. Informasjon om sykefraværskartlegging. Arbeidsmiljøavdelingens har utarbeidet et infoskriv vedrørende kartlegging av sykefravær, som de tar med seg på HMSkvalitetsgruppemøtene i klinikkene/divisjonen. Rapporteringen fra klinikkene/divisjonen viser at organisasjonen «har modnet» i sykefraværsarbeidet og at man ser dette som en del av det systematiske HMS-arbeidet. Dette er positivt for organisasjonen som helhet og kan også være en forklaring på det synkende sykefraværet og den positive trenden vi nå ser. 8

14 6.0 Fysisk arbeidsbelastning I forbindelse med kursing i forflytning av bariatripasienter, dukket det opp en ny problemstilling knyttet til dette med utstyr til forflytning. Mange avdelinger mangler grunnleggende forflytningsutstyr, som sklilaken osv. Ansatte opplever at dette ikke prioriteres og kjøpes inn pga dårlig økonomi. 7.0 Bariatri (bariatri er en medisinsk betegnelse på betydelig fedme) Ang bariatri utstyr er seng nr. 2 satt i bestilling og vi er i dialog med leverandør ang. utprøving av dostol og løfteutstyr. Sengen har lang leveringstid, men vi skal få beholde den vi har på lån også når vi får tilbake vår seng fra service. 8.0 ForBedring 2018 Medarbeiderundersøkelsen ForBedring ble ved St. Olavs hospital gjennomført i perioden Undersøkelsen ble sendt til alle ansatte med 1 % stillingsandel, totalt 8801 personer besvarte undersøkelsen, en svarprosent på 78 %. Det overordnede bildet for St. Olavs hospital viser at ansatte har et høyt engasjement og et teamarbeidsklima basert på åpenhet og støtte mellom kollegaer både internt og på tvers av enheter. Gjennomgående viser rapportene både på foretaksnivå og klinikknivå, at arbeidsbelastningen er stor. Området arbeidsforhold kartlegger arbeidsmengde og tempo, samt tilgjengelige ressurser og hjelpemidler. Det tar opp belastninger som over tid kan virke negativt inn på engasjement, motivasjon, fysisk og psykiske helse som er risikoforhold det er viktig å ha under oppsikt. Overordnet på foretaket er scoren på området arbeidsforhold på 52. Hovedresultat i den overordnede rapporten for St Olavs hospital Tabell 8.0 Undersøkelsen skaper forventninger til oppfølging. Klinikksjef/divisjonssjef er ansvarlig for oppfølging av resultatene på den enkelte klinikk/divisjon. Det er en målsetting at alle medarbeidere skal involveres i oppfølging av medarbeiderundersøkelsen med etablering av bevaring og forbedringstiltak i egen enhet. 250 av våre ledere, personalrådgivere og verneombud har deltatt på opplæring i tolking av rapporter og gjennomføring av oppfølgingsarbeidet lokalt. I tillegg har St Olavs hospital satt ned et bredt sammensatt ressursteam som er tilgjengelig for råd og støtte i oppfølgingsarbeidet. Ressursteamet har til sammen mottatt henvendelser fra 10 klinikker om bistand relatert til flere tema. Psykososialt 9

15 arbeidsmiljø, opplevd lederadferd og arbeidsforhold er gjennomgående tema som det ofte ønskes bistand til. Status på oppfølgingsarbeidet ved utgangen av april; tilbakemeldingsmøter med presentasjon av resultatene er gjennomført i de fleste klinikker/divisjoner. Der det ikke er gjennomført, er det satt av tid i mai/juni for gjennomføring av tilbakemeldingsmøte og oppstart på arbeidet som skal identifisere forbedrings- og bevaringsområder. 9.0 HMS kurs/opplæring 1. tertial 2018 Forebygging og oppfølging av sykefravær-revidert prosedyre, 31 deltakere. HMS grunnkurs - dag 1, 44 deltakere (Verneombud:31 stk., Ledere:11 stk., Tillitsvalgte: 2 stk.) HMS grunnkurs - dag 2, 44 deltakere HMS grunnkurs - dag 3, 42 deltakere Medarbeiderskap del 1, 36 deltakere Arbeidsmiljøuke ( ) 10.0 Interne og eksterne revisjoner Det er ikke gjennomført interne revisjoner i perioden. Arbeidstilsynet har i april/mai måned gjennomført tilsyn i ambulansetjenesten, ved fire av vår ambulansestasjoner (henholdsvis ved Ranheim, St Olavs hospital, Hitra og Oppdal), rapport fra tilsynet foreligger ennå ikke pr Miljøledelse ISO Ny avfallsprosedyre er under ferdigstilt og implementert. Miljøledelsesprosedyren er tatt inn som en del i vår nye prosedyre som omfatter hele HMS og kvalitetsledelsessystemet ved St Olavs hospital. Konklusjon Utfra klinikkene/divisjonenes rapportering ser man en klar forbedring i det å arbeide systematisk med HMS. Samtidig ser vi at det er områder som oppleves som utfordrende og som krever spesiell oppfølging og fokus. Uønskede hendelser og da spesielt meldinger i MAP på yrkesrelatert skade, er et område som fortsatt bør ha høyt fokus. Vi ser at medarbeiderne er blitt bedre på å melde skade, men at dette ikke følges opp av lederne. Det bør vurderes om opplæring i registrering av yrkesrelatert skade og oppfølging skal legges som et kompetansekrav i Kompetanseportalen til alle ansatte og alle ledere. Et annet område er oppfølging av ForBedring Rapportering fra klinikkene/divisjonene viser at de fleste er i gang med oppfølgingsarbeidet, mens noen har planlagt oppfølging. Scoren på arbeidsforhold er gjennomgående lav på alle nivå i organisasjonen. Viktig at dette blir tema i HMS-kvalitetsgruppene og i personalrådgivernettverket til høsten. 10

16 Sykefraværet viser både en positiv utvikling og trend, men vi vet at det fortsatt er store variasjoner i organisasjonen. Arbeidsmiljøavdelingen (heretter AMA) har utarbeidet et eget kartleggingsverktøy som skal gi oss mer kunnskap om hvilke tiltak som har effekt og gir resultater i dette arbeidet. Det blir derfor viktig å følge AMA sitt arbeid og se dette i sammenheng med utvikling og trender fremover. Bariatri har utfordret organisasjonene på det å ha tilgjengelig hjelpemidler til pasientbehandlingen for både å ivareta pasienten og den enkelte ansattes helse. Her jobbes det videre med å utrede behov og se på alternativer til aktuelt utstyr som må vurderes kjøpt inn. I forbindelse med kursing i forflytning av bariatripasienter, dukket det opp en ny problemstilling knyttet til dette med utstyr til forflytning. Mange avdelinger mangler grunnleggende forflytningsutstyr, som sklilaken osv. Frekvens av vold og trusler er en ny HMS-indikator som det skal rapporteres på. Indikatoren beskriver at man skal måle frekvens av vold og trusler. AMU utfordres til å komme med innspill på hva de ønsker å ha med i rapporten. 11