Sameiet Sodefjed Hytteområde innkaller til ÅRSMØTE Hyrrrorwrs.ADE lørdag 18. juli 2015, kl. 09:00 12:00. T Sted: Midgard grendehus, Frikstad.

Transkript

1

2

3 Sameiet Sodefjed Hytteområde innkaller til ÅRSMØTE Hyrrrorwrs.ADE lørdag 18. juli 2015, kl. 09:00 12:00. T Sted: Midgard grendehus, Frikstad Registrering frammøte og fullmakter kl 08:30 08:50 Saksliste følger vedlagt. For at vi skal kunne gjennomføre årsmøtet på en ryddig og effektiv måte, er det viktig at alle forbereder seg ved å lese de tilsendte dokumentene, som består av denne forside, saksliste, 6 vedlegg pluss stemmeseddel og fullmaktsskjema. Vel møtt Eva Bergh Tom Gabrielsen Ingrid Reiersen Styreleder Styremedlem Styremedlem Geir Valset Per Tønnessen Svein Ole Johansen Styremedlem Styremedlem Varamedlem Rune Carlsen Varamedlem årsmøte

4

5

6 Årsmøtet 18. juli 2015 kl. 09:00 12:00 ostruz. Sted: Midgard grendehus, Frikstad & Saksliste: Åpning ved styreleder. 2. Konstituering av møtet. Godkjenning av innkalling. Godkjenning av stemmeberettigede og fullmakter. Valg av møteleder. Valg av 2 referenter. Valg av 2 stemmetellere. 3. Årsberetning fra Styret. Vedlegg 1.. Regnskap og revisjonsberetning. Vedleggene 2. Budsjett for 2015 Vedlegg 3. Saker til orientering.

7 Utvidet avtale med MerkantilService Overgang til digital kommunikasjon med alle eiere. Alle eier, adresseendringer og epostendringer MÅ meldes til othamerkantilservice no. Følg med på no Oppgradering av parkeringsplass. Alt må være fjernet innen mandag 03.august kl De som vil ta opp båten før dette, må kontakte vaktmester for tilvisning av midlertidig plass. Bruk av vedfyrt bakerovn årsmøte

8

9

10 . Endring av 1 i Sameieavtalen for 10. Sameiet Sodefjed hytteområde. Vedlegg. Styrets forslag til endring: endres slik at forhold av nabomessig karakter, herunder også forholdet til naboer innenfor sameiet" i størst mulig grad løses av de naboer som dette gjelder. Styrets mandat avgrenses til å gjelde saker som angår fellesskapet på Sodefjed og forhold knyttet til driften av selve sameiet. Ordlyden endres til: "Sameiet skal gjennom denne avtale sikre sameiernes interesser, ivareta fellesanlegg og forholdet til sameiets naboer." Tennisbane. Vedlegg. Styrets forslag til vedtak : 1)Tennisanlegget utbedres høsten På bakgrunn av flerbruk, vedlikehold, levetid og ikke minst pris, anbefaler styret at man går for et nytt asfaltdekke (alternativ ). Samlet estimert kostnad for nytt dekke og nytt tennisnett med stolper er ca: ,inkl mva. Det anbefales videre at nytt flettverksgjerde utsettes til et annet år av hensyn til økonomi. Årskontingent Vedlegg. Styrets forslag til vedtak: Kontigenten for 2016 økes ikke, og beholdes som i Bygging av nye sjøboder. Fra Kjell Sangvik er meldt flg sak på vegne av noen sameiere (uten boder):det er ønske om at styret eventuelt en arbeidsgruppe velges for å se på muligheten til å søke å oppføretilbygge flere boder nede v allerede eksisterende bodersjøbuer. Området er allerede regulertavsatt til fritidsbebyggelse. Det vi ønsker er at det blir undersøkt hvor mange som eventuelt ønsker boder og at muligheten for oppføring av nye boder undersøkes. Styret ber årsmøtet ta stilling til om saken skal utredes videre. årsmøte

11

12

13 11. Valg av nytt styre for sameiet. Valgkomiteens innstilling til årsmøte 2015 Valgkomiteen har bestått av Tore Johan Torgersen og Kjell Holthe. Valgkomiteen legger fram følgende forslag for årsmøte: Styret: Leder: Styremedlemmer: Varamedlemmer: Valgkomite: Eva Bergh Ingrid Frigstad Reiersen Per Tønnessen 1 år Rune Carlsen 2 år Tore Johan Torgersen2 år Tom Gabrielsen Alle kandidatene er forespurt og har sagt seg villig. Tore Johan Torgersen (sign.) 1 år (gjenvalg) 1 år (ikke på valg) (ikke på valg) (nyvaramedlem) (nyvalgkomitemedlem) 1 år (gjenvalg) Per Bach Christensen 1 år (ny) Kjell Holthe 1 år (gjenvalg) Annelise Hornang (ny) Kjell Holthe (sign.) årsmøte

14

15

16 Vedlegg 1. Årsberetning fra styret 2014/2015 Årsmøtet valgte i 2014 flg styre: Styreleder: Eva Bergh Styremedlemmer: Per Tønnessen, Tom Gabrielsen, Ingrid Frigstad Reiersen, Geir Valset. Varamedlemmer: Svein Ole Johansen, Rune Carlsen. Styret har hatt 6 styremøter inneværende år. Møtene har hatt godt fremmøte og følgende saker har vært behandlet og fulgt opp: Tilbud om utbedring av tennisbane Bedre vannkvalitet i barnas badebasseng Nytt lekeapparat til lekeplassen Drenering og oppgrusing av parkeringsplass Bakerovnsprosjekt Reparasjon og nytt system for bommen Service nytt bryggeanlegg Salg av gamle brygger Søknad fra Å Lunde om kjøring til egen tomt Mandat og drift av styrets arbeid, ny arbeidsdeling med Merkantil Service Løpende driftsoppgaver Det er sendt ut to orienteringsbrev og bomnøkkel til hytteeiere pr post. Årsmøtet 2015 inviteres til å beslutte utbedringstiltak for tennisbanen. Utbedringsarbeidet planlegges gjennomført høsten Styret er i kontakt med Grønolen for bistand til innkjøp av utstyr som kan pumpe inn friskt vann i barnas basseng slik at vannkvaliteten bedres. Alle som oppholder seg på brygga, oppfordres også til å benytte rivene for å fjerne tang og slam på bunnen av bassenget. Barna har samlet inn kroner på sine sommerbasarer som de ønsker skal benyttes til lekeapparat. Styret har hatt møte med barna for å komme fram til innkjøp som styret kan stå ansvarlig for og barna ha glede av. Konklusjonen er at styret bevilget ekstra for å få montert nytt, godkjent

17 lekeapparat på lekeplassen. Grøften rundt parkeringsplassen er utvidet (noe sprenging) og halve plassen er gruset. Resten av plassen ryddes innen uke 32 og gruses opp den uka. En flittig dugnadsgjeng har murt ferdig bakerovnen i i Vestre havn. Ovnen ble innviet??? og kan nå benyttes i tråd med oppsatte regler. Bommen er reparert, vi viser til informasjon i julebrevet, og bryggeanlegget har hatt service fra Vik Ørstad som leverte anlegget. Bryggene ligger utsatt til særlig om vinteren når det er mer drag i sjøen. årsmøte

18

19

20 Styret ønsker å samle alle båter som skal ligge ute om vinterenetter 15.oktober) på den innerste brygga. Da kan øvrige brygger løsnes fra land og ligge på moringene. Det innebærer mindre drag og slitasje for bryggene. Det har vært komplisert å avklare eierforholdet til gamle brygger. Styret har imidlertid funnet en løsning, og bryggene har blitt avhendet til en rimelig pris slik at de kunne bli fjernet fra området. Styret har hatt løpende kontakt med Å Lunde, naboer og Kristiansand kommune ang tilkjøring til tomten. Saken er ikke endelig avklart. Styret har dette året vurdert sin arbeidssituasjon som uholdbar på sikt. Det er viktig at styret følger rutiner, sikrer kontinuerlig og forsvarlig drift av eiendommen og sameiets økonomi. Styrearbeidet er en frivillig, ikke honorert oppgave. Styrets arbeidsmengde bør stå i forhold til det. Styret opplever til tider urealistiske forventninger fra beboere når det gjelder de oppgaver styret skal løse. For å finne fram til en driftsform for styret av sameiet som kan få beboere til å være villig til å bruke sin fritid på styrearbeidet, har styret inngått en ny avtale med Merkantil Service der større del av den forretningsmessige driften av sameiet overlates til Merkantil Service. Styret fremmer også sak til årsmøte 2015 der det tydeliggjøres at styrets oppgave er å ta seg av driftsmessige forhold knyttet til driften av selve sameiet. Styret oppfordrer til kollektivt engasjement blant alle beboere for å skape et trivelig sted for alle. Samarbeidet med vaktmester har vært godt, og det er gjennom hele året utført løpende vedlikeholdsarbeid og tilsyn. årsmøte

21

22

23 Sameiet Sodefjed Hytteområde Resultatregnskap Noter Resultat 2013 Budsjett 2014 Resultat 2014 Budsjett 2015 Inntekter årskontingent Inntekter ekstrainnbetaling Inntekter dugnadsinnbet Inntekter bryggeavgift Inntekter søppelsekker Inntekter tilleggsinnbetaling brygger Inntekter forsikringsoppgjør Inntekter tilkobling kabelnett Inntekter diverse Gevinst ved salg av anleggsmiddel Sum driftsinntekter LØnn Styrehonorar Feriepenger Arbeidsgiveravgift 4935 Sum lønn og sosialkostnader Renovasjonsoppelanalyser Strøm Renhołd Vannavgift Snørydding Andre offentlige avgifter Sum drift området Leiekostn.maskinerutstyr Sum leiekostnader maskiner, etc ца Verktøy,utstyr Driftsmateriell Gaver, blomster 2931 Mat,etc.dugnad Diverse driftskostnader Driftvedlikehold område Driftvedlikehold vei 562 Driftvedlikehold bom

24

25

26 Sameiet Sodefjed Hytteområde Driftvedlikehold parkeringsan Driftvedlikehold brygge, slipp Driftvedlikehold sjøbod Driftvedlikehold tv anlegg Driftvedlikehold kloakkanlegg , Drift traktor Vaktmester Driftvedlikehold diverse Leie lokaler Leie av grund for vei 6928 Sum driftskostnader Regnskapshonorar Rádgivningārsoppgjør 788 Revisjonshonorar Juridisk bistand Sum fremmede tjenester Kontorrekvisita Edb rekvisita Kontorutstyrmaskiner Trykksaker.375 Medlems, styre og årsmøte Gebyrer (ikke bank) Telefon styreleder Porto Diverse administrasjonskostn. Sum administrasjonskostnader Bilgodtgjørelse Reisekostnader diett Reisekostnader regning 1 Sum reisekostnader 1 Forsikringspremier Eiendomsskatt

27

28

29 Sameiet Sodefjed Hytteområde Bankomkostnkortgebyr 1463 Tap på medlemmer Sum øvrige driftskostnader Totalsum driftskostnader Driftsres. før finansposter Renteinntekter bank Renteinntekter medlemmer Rentekostnader bank Rentekostnader leverandører Andre finanskostnader Sum finansposter Ordinært resultat ( oversk.undersk.) ,

30

31

32 Balanse Sameiet Sodefjed Hytteområde 2014 O O Krav på sameiere Påløpne ikke fakt.inntekter O O Andre kortsiktige fordringer 0 0 Forskuddsbet.Kostnader 0 O Forskuddsbet.forsikringer O O Andre kortsiktige fordringer Sum kortsiktige fordringer Innsk.kto6317, Innsk.kto innsk.kto Bankkonto skattetrekk O Sum bankinnskudd og kontanter Sum omløpsmidler Sum eiendeler Egenkapital Resultat hittil i år Sum ny egenkapital Kreditorer Betalbar skatt Skyldig forskuddstrekk skatt O Skyldig arbeidsgiveravgift O O Skyld.arbgavg.av skyld.feriep. O O Skyldig lønn O Skyldige feriepenger O O Forskuddsbet,kontingent Forskuddsbet.dugnadsavgift O O Skyldig revisjonshonorar O O Skyldig regnskapshonorar O O Skyldige forsikringer O O Skyldig strøm O O Annen kortsiktig gjeld 4489