Geir Valset Per Tønnessen Inger E. Standal Styremedlem Styremedlem Varamedlem

Transkript

1 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 1 av 21 Sameiet Sodefjed Hytteområde innkaller til ÅRSMØTE Lørdag 13. juli kl. 09:00 12:00. Sted: RIL klubblokale, Sukkevann Registrering frammøte og fullmakter kl 08:30 08:50 Saksliste følger vedlagt. For at vi skal kunne gjennomføre årsmøtet på en ryddig og effektiv måte, er det viktig at alle forbereder seg ved å lese de tilsendte dokumentene, som består av denne forside, saksliste, 7 vedlegg pluss stemmeseddel og fullmaktsskjema. Vel møtt! Tore Fintland Tom Gabrielsen Ingrid Reiersen Styreleder Styremedlem Styremedlem Geir Valset Per Tønnessen Inger E. Standal Styremedlem Styremedlem Varamedlem

2 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 2 av 21 Årsmøtet 13. juli 2013 kl. 09:00-12:00 Sted: Midgard grendehus, Frikstad Saksliste: 1. Åpning ved styreleder. 2. Konstituering av møtet. a. Godkjenning av innkalling. b. Godkjenning av stemmeberettigede og fullmakter. c. Valg av møteleder. d. Valg av 2 referenter. e. Valg av 2 stemmetellere. 3. Årsberetning fra Styret. Vedlegg Regnskap og revisjonsberetning. Vedleggene 2 og 3.

3 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 3 av Saker til behandling. 5a. Molo og badebasseng. Vedlegg 4. 5b. Årskontingent Vedlegg Budsjettforslag for budsjettåret Vedlegg 2. Regnskap og budsjett. 7. Valgkomiteens innstilling. Valg. Vedlegg Anleggsplan. Vedlegg 7.

4 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 4 av 21 Vedlegg 1. Årsberetning

5 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 5 av Årsberetning fra Styret 2012/2013 Årsmøtet 2012 sluttet opp om følgende styre: Styreleder : Tore Fintland. Styremedlemmer : Per Tønnessen, Tom Gabrielsen, Ingrid Frigstad Reiersen, Geir Valset. Varamedlem : Inger E. Standal. 3.1 Styrets arbeid. Styret har hatt 3 styremøter og har arbeidet godt sammen hele perioden, med godt engasjement fra medlemmer og varamedlem. Som før har styret hatt en flittig kommunikasjon via e-post, noe som har bidratt til å redusere antall styremøter med tilhørende reisevirksomhet. Vaktmester Even Sørensen har som nå som før vært fast observatør under styremøtene og har kunnet bidra positivt til avklaring av spørsmål styret har hatt underveis. Samarbeidet med Merkantil Service AS har vært utmerket. 3.2 Bankbeholdning Sameiets bankbeholdning på kr ,- per er plassert på konto i Nordea Bank.

6 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 6 av Aktuelle saker i perioden Utskiftning av bryggeanlegg. Bryggeanlegget er byttet ut i sin helhet. Styret startet høsten 2012 arbeidet med å hente inn anbud fra 4 kvalifiserte leverandører samt å forberede søknad til kommunen. Valget falt til slutt på Ørsta Marina, som i tillegg til å levere nye brygger også engasjerte et firma til å fjerne de gamle bryggene. Arbeidet med fjerning av bryggene ble meget komplisert på grunn av sterk vind og kulde. Av den grunn ble arbeidet noe forsinket og har blant annet resultert i at deler av den gamle bryggen fremdeles ligger på vårt område. Vi er imidlertid lovet at dette skal fjernes så raskt som mulig. Bryggeanlegget som sådan ble levert på tiden til avtalt pris og fremstår nå i meget god stand Molo. Moloen ble som bestemt på årsmøtet 2012 reparert for sprekker. Arbeidet med dette ble mer omfattende enn antatt, og værforholdene var ikke gunstige. På tross av dette ble moloen ferdig i god tid før våren, og fremstår nå i meget god stand. Fremdeles gjenstår noe arbeid på moloen syd for slippen Utearealer Mange av utearealene er merket av tiden tann. Styret arbeider kontinuerlig med utbedringer, og tenker å fortsette med dette Dugnad Dugnaden 11. mai ble gjennomført med uvanlig stor oppslutning. Det var mer enn 60 personer på tennisbanen ved oppstart, og flere kom til etter hvert. Vi fikk på tross av regnet utført de vanlige oppgavene, vi ryddet i havnen og fikk også byttet ut trebryggen i Østre Havn. Bevertningen, i regi av familien Andersen, var også som vanlig fortreffelig.

7 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 7 av 21 Vedlegg 2. Regnskap 2012 med budsjett 2013 og prognose 2014.

8 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 8 av 21 SAMEIET SODEFJED HYTTEOMRÅDE Org.nr Prognose Budsjett Regnskap Regnskap BALANSE PR: EIENDELER Omløpsmidler: Til gode kontingent Andre kortsiktige fordringer 218 (3385) SUM FORDRINGER Kasse Festkonto Driftskonto Sum bankinnskudd Sum omløpsmidler SUM EIENDELER EGENKAPTITAL OG GJELD Opptjent egenkapital: Egenkapital Årets resultat (875033) Sum egenkapital Gjeld: Kortsiktig gjeld: Leverandørgjeld (6 833) Betalbar skatt Forskuddsbetalt kontingent Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD Tore Fintland Ingrid Frigstad Reiertsen Geir Valseth Styreleder Styremedlem Styremedlem Tom Gabrielsen Styremedlem Per Tønnessen Styremedlem

9 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 9 av 21 SAMEIET SODEFJED HYTTEOMRÅDE Org.nr Prognose Budsjett Regnskap Regnskap Driftsinntekter Årskontingent Dugnadsinnbetaling Div. inntekter Sum driftsinntekter Driftskostnader Renovasjon/søppel Strøm Snørydding Andre off avgifter Traktor leie Verktøy/Maskindeler Mat etc. dugnad Diverse driftskostnader Drift/vedlikehold område Drift/vedlikehold vei Drift/vedlikehold brygge, slipp Drift/vedlikehold tv-anlegg Drift/vedlikehold kloakkanlegg Drift Traktor Vaktmester Leie lokaler Leie av grund for vei Regnskapshonorar Rådgivning årsoppgjør Kontorrekvisita Trykksaker Medlemsmøter Porto Bilgodtgjørelse Reisekostnader Forsikring Eiendomsskatt Bankomkostninger Sum driftskostnader Driftsresultat før finansposter Netto finansposter Årsresultat

10 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 10 av 21 Vedlegg 3. Noter til resultatregnskap 2012 og budsjett 2013 med prognose for 2014.

11 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 11 av 21 Noter til regnskap 2012, budsjett 2013 og prognose for Årskontingent: Årskontingenten for 2014 foreslåes, som for 2013 å bestå av en fast andel og en variabel andel avhengig av størrelsen på den delen av bryggeanlegget som den enkelte disponerer, samt forventet vedlikehold. Selv om egenkapitalen ved årets slutt var høy, må det bemerkes at dette var før arbeidene med brygger og molo ble påbegynt. Det er derfor nødvendig å fortsette med samme kontingent som før for igjen å bygge opp egenkapitalen. 2. Vedlikehold/oppgradering av fasiliteter var et relativt rolig år med tanke på oppgraderinger og vedlikehold. Mange mindre prosjekter var på hold i påvente av avgjørelse om eventuell utskifting av brygger og reparasjon av molo. Resultatet av dette var at vi økte egenkapitalen med ca. Kr ,- 3. Drift vedlikehold av vei. Denne vinteren var relativt snøfattig, og påførte oss kun Kr ,- i brøyteutgifter i motsetning til ca. Kr året før.

12 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 12 av 21 Vedlegg 4. 5a. Molo og badebasseng

13 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 13 av 21 Molo og badebasseng På årsmøtet 2012 ble det vedtatt å starte arbeidet med å anskaffe nytt bryggeanlegg samt å utbedre molo og badebasseng. Bryggene er nå nye og hoveddelen av molen er utbedret. Det gjenstår fremdeles noe dugnadsarbeid i badebassenget og moloen syd for slippen trenger utbedring. Styret foreslår at denne utbedringen i stor grad kan utføres på dugnad. Styret anbefaler at neste styre fortsetter arbeidet med å ferdigstille molo syd for slippen, samt badebassenget. I prognose for 2014 er det avsatt Kr til dette arbeidet.

14 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 14 av 21 Vedlegg 5. 5b. Årskontingent 2014.

15 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 15 av 21 Årskontingent Årskontingenten for 2013 ble bestående av en fast del og en variabel del avhengig av størrelsen på båtplasser den enkelte hadde. Året 2012 har bidratt med litt over kr ,- i ny egenkapital. Oppgradering av molo samt nytt bryggeanlegg har imidlertid kostet oss mye og 2013 ser ut til å gå i underskudd. Oppgraderingsarbeidene er ennå ikke helt ferdige, selv om de mest kostbare elementene er tatt. I prognosen for 2014 har derfor styret nå lagt inn et snitt på Kr ,- i årskontingent.

16 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 16 av 21 Vedlegg Valgkomiteens innstilling

17 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 17 av 21 SODEFJED HYTTEOMRÅDE Valgkomiteens innstilling til årsmøte 2013 Valgkomiteen har bestått av Tore Johan Torgersen og Kjell Holthe. Valgkomiteen legger fram følgende forslag for årsmøte: Styret: Leder: Tore Fintland 1 år (gjenvalg) Styremedlemmer: Geir Valset 2 år (gjenvalg) Ingrid Frigstad Reiersen Per Tønnessen Tom Gabrielsen 1 år (ikke på valg) 1 år (ikke på valg) 2 år (gjenvalg) Varamedlemmer: Eva Bergh 1 år (Ny) Rune Carlsen 1 år (Ny) Revisor: Johnny Esperås 1 år (gjenvalg) Kjell E. Andersen 1 år (gjenvalg) Valgkomite: Tore Johan Torgersen 1 år (gjenvalg) Kjell Holthe 1 år (gjenvalg) Alle kandidatene er forespurt og har sagt seg villig. Sodefjed, Tore Johan Torgersen (sign.) Kjell Holthe (sign.)

18 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 18 av 21 Vedlegg Anleggsplan 2013

19 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 19 av 21 Anleggsplan Sodefjed Sameie Styret har arbeidet med en anleggsplan for Sodefjed Sameie for årene som kommer. Dette for å få en oversikt over hvilke utgifter vi kan forvente å få. Anleggsplanen lister opp forventede utgifter på eksisterende anlegg, men inneholder også forslag til nye prosjekter. Prosjekt og vedlikeholdsarbeider vil til enhver tid bli vurdert av det sittende styret, og bli behandlet i tråd med sameieavtalen. Anleggsplan: Prosjektstart Prosjekt Ferdigstilt Kostnad Prosj. Type UTFØRT Rehabilitering av renseanlegg Vestre havn ,- Vedlikehold UTFØRT Oppgradering av parkeringsplass/ankomstområde ,- Nytt prosjekt/ Oppgradering UTFØRT Utgraving og påfylling av skjellsand i ,- Vedlikehold saltvannsbasseng UTFØRT Bade friluftshavn i Vestre havn Nytt prosjekt/ Oppgradering UTFØRT Rehabilitering av bryggeanlegg ,- Vedlikehold UTFØRT Fornyelse av rør under vei Reparasjon UTFØRT Rehabilitering av bryggeanlegg Oppgradering 2010 Div. asfaltarbeid Vedlikehold UTFØRT Oppgradering av lekeplasser Oppgradering KANSELERT Gatebelysning på Sodefjed ,- Nytt prosjekt UTFØRT Vedlikehold av bryggeanlegg Vedlikehold UTFØRT Vedlikehold av bryggeanlegg Vedlikehold UTFØRT Fylling av huller ,- Oppgradering UTFØRT UTFØRT Større utbedring av saltvannsbasseng. Byttet sand. Skjellsand ,- Oppgradering Vedlikehold ,- UTFØRT Endring av slipp ,- Forbedring 2011 Ny lager/redskapsbod v/tennisbanen ,- Nytt prosjekt ppgradering av lekeplasser Oppgradering 2012 Vedlikehold av atkomstvei til Sodefjed Vedlikehold UTFØRT Vedlikehold av bryggeanlegg 2010 Vedlikehold ,- UTFØRT Vedlikehold av bryggeanlegg ,- Vedlikehold UTFØRT Generell oppgradering av Østre Havn Oppgradering av vannforsyningsanlegg 2016 Oppgradering 2015 Asfaltering Tennisbane Rehabilitering av renseanlegg. Epoxy belegg 2020 Pålagt vedlikehold? Anleggsplanen lister opp noen prosjekter som allerede nå er aktuelle, og andre prosjekter som er ment som fremtidige forslag. Noen prosjekter har ikke kostnadsoverslag, da dette bør undersøkes nærmere. Styret ønsker at denne planen hele tiden skal være levende, og tar gjerne mot forslag til hva som bør inn eller ut av planen.

20 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 20 av 21 Sameiet Sodefjed Hytteområde Org.nr Fullmakt For ordinært årsmøte 2013 i Sameiet Sodefjed Hytteområde Undertegnede sameier representerer stemme ( r ). Hytte ( r ) nr. Fullmakt til å stemme på mine vegne i alle saker som er nevnt i innkallingen til årsmøtet overdras her til: Navn: Undertegnet: Dato: Saker som er meldt i innkallingen og som fullmakten ikke gjelder for: Sak nr. : Fullmakten kan overdras videre til: Navn: Undertegnet: Dato: Det er kun utsteder som kan overdra fullmakt til andre. Fullmektige kan ikke gjøre dette

21 Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 21 av 21 Stemmeseddel 2013