Fakulteter, Vitenskapsmuseet, fellesadministrasjonen

Transkript

1 1 av 2 HR- og HMS-avdelingen Dato Referanse 2018/2323 Notat Til: Fakulteter, Vitenskapsmuseet, fellesadministrasjonen Kopi til: Fra: Signatur: HMS-seksjonen ABH Inkluderende arbeidsliv (IA) NTNU inngikk i 2003 samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen). Avtalen er videreført, frem til desember Ved NTNU er det enighet om: NTNU arbeider for et inkluderende arbeidsliv som bidrar til at den enkeltes ressurser og arbeidsevne utvikles og benyttes i aktivt arbeid. Arbeidsplassen skal ha et forebyggende fokus på arbeidsmiljøet. NTNU skal være en helsefremmende arbeidsplass med fokus på mestring, medbestemmelse og utvikling. Lederforankring og partssamarbeid er en forutsetning for å skape et godt og inkluderende arbeidsliv. Partene har ansvar for mål- og handlingsplanen, og det betyr at arbeidsgiver skal samarbeide med tillitsvalgte, verneombud og ansatte for å nå de felles målene som er satt i planen. Det vises for øvrig til NTNUs Mål og handlingsplan for IA arbeidet ned NTNU. Fusjon og omorganisering har medført betydelige endringer ved NTNU, noe som også påvirker IA-arbeidet. Det er derfor nødvendig på nytt å rette fokus på tema og sørge for at det arbeides systematisk med IA ved NTNU. IA-arbeidet er et lederansvar. De fleste enhetene (fakulteter, avdelinger) har fordelt oppgaver til IAarbeidet til lokale IA-kontakter. IA-kontaktene utgjør IA-nettverket ved NTNU. Samtidig er IA-arbeidet et partssammensatt arbeid og skal forankres i de ulike LOSAM ene og i SESAM. IA-nettverket (p.t.) Fakultet for Arkitektur og design (AD): Kristin Vuttudal Det humanistiske fakultet (HF): Karin Margrethe Hansen Fakultet for informasjonsteknologi og elektronikk (IE): Anne Kristin Bratseth Fakultet for ingeniørvitenskap (IV): Thomas Bendik Hagen Fakultet for medisin og helsevitenskap (MH): Linda Krokum og Berit Bjørnbeth Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Sverres gate Anne-Beth Holte 7491 Trondheim postmottak@ntnu.no Teknologibygget, 6. anne.holte@ntnu.no etg. Norway Tlf: Adresser korrespondanse til saksbehandlende enhet. Husk å oppgi referanse.

2 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 2018/ av 2 Fakultet for naturvitenskap (NV): Magni Stølen og Hilde Nordø Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap (SU): Merete Thorsvik Fakultet for Økonomi (ØK): Svein Olav Antonsen NTNU Vitenskapsmuseet (VM): Christen Torvik og Renate Lilian Johansen Universitetsbiblioteket Janne Beate Gjengaar Økonomi og eiendom: Aud Magna Gabrielsen Organisasjonsdirektøren mangler Utdanning mangler En ber om en kvalitetssikring av navn på kontaktpersonene på enhetene og at de områdene som mangler kontaktperson peker ut aktuell person som skal ivareta IA på vegne av enhetens leder. Status Mål og handlingsplan for IA arbeid ved NTNU I samarbeid med NAV Arbeidslivssenter ble det høsten 2017 rettet spørsmål til enhetene vedrørende status på Mål og handlingsplan for IA ved NTNU, se vedlegg av 11 enheter gav tilbakemelding. Status ble presentert i møte med hovedtillitsvalgte, HVO, NAV Arbeidslivssenter og HMS-seksjonen Det vises til referat fra møte og presentasjon, se vedlegg 2 og 3. Som det fremgår av møtereferatet ble det fra TV og HVO bl.a. etterspurt behandling av status på Mål og handlingsplan i LOSAM ene. En ber derfor om at det sørges for at en oppdatert versjon vedrørende status på Mål og handlingsplan og at denne behandles i de respektive LOSAM ene. Tilbakemelding til HMS-seksjonen innen 28. februar. HMS-seksjonen har fra overtatt arbeidet med IA på sentralt nivå. I en periode har det vært noe begrensede ressurser. Fra vil ny rådgiver på området være på plass. Vi ønsker Kristin Lysklett velkommen!

3 Vedlegg 1 Mål og handlingsplan for IA, status per desember 2017 NTNU arbeider for et inkluderende arbeidsliv som bidrar til at den enkeltes ressurser og arbeidsevne utvikles og benyttes i aktivt arbeid. Arbeidsplassen skal ha et forebyggende fokus på arbeidsmiljøet. NTNU skal være en helsefremmende arbeidsplass med fokus på mestring, medbestemmelse og utvikling. Lederforankring og partssamarbeid er en forutsetning for å skape et godt og inkluderende arbeidsliv. Partene har ansvar for mål- og handlingsplanen, og det betyr at arbeidsgiver skal samarbeide med tillitsvalgte, verneombud og ansatte for å nå de felles målene som er satt i planen. Delmål 1: NTNU har en målsetting om at det samlede legemeldte sykefraværet ikke skal overstige 3,3 % i perioden. Sykefraværet vil allikevel variere fra ett kvartal til et annet kvartal. IA avtalen har fokus på økt og bedre bruk av graderte sykemeldinger. Delmål 2: NTNU har en målsetting om å bidra til å hindre frafall og utstøting fra arbeidslivet. NTNU vil i tillegg bidra til at unge mennesker med nedsatt funksjonsevne kan få nyttig arbeidserfaring. Delmål 3: Målsettingen for NTNU er at flest mulig av de ansatte står i jobb til de er 70 år. NTNU skal ha en seniorpolitikk som gjør at ansatte gjennom hele tilsettingsforholdet kan bidra best mulig. I noen tilfeller kan det være nødvendig med faglig kompetanseheving, i andre tilfeller kan det være endrede oppgaver i stillingen som er riktige tiltak. Rapportering: Flere av delmålene og tiltakene som er beskrevet i Mål og handlingsplan for IA arbeidet ved NTNU vil bli kommentert fra nivå 1. Det gjelder innenfor alle tre delmål. Vi har derfor ønsket å «spisse» rapporteringen fra nivå 2. Det er avtalt et møte med NAV arbeidslivssenter 12. desember, her møter NAV, TV, HVO og HMS. Vi ber om en tilbakemelding på spørsmålene som er stilt i tabellen under innen

4 Enhet Delmål 1 Sykefravær Delmål 2 Hindre frafall og utstøting Delmål 3: Mulig for ansatte å stå i jobb til de er 70 år Sykefravær dersom sykefraværet er arbeidsrelatert, hva er mulig årsak (stress, omorganisering, fysisk arbeidsmiljø..)? Oppfølgingsplaner i hvilken grad oppleves oppfølgingsplanene som nyttig verktøy for videre oppfølging? Erfaring med digital sykemelding? Har din enhet hatt arbeidstreningsplasser? Hvis ja, hvor mange - hvilke oppgaver? Gjennomføres seniorsamtaler (ved fylte 60 år)? Hva er viktig å få frem i en slik samtale? AD HF IE

5 Enhet Delmål 1 Sykefravær Delmål 2 Hindre frafall og utstøting Delmål 3: Mulig for ansatte å stå i jobb til de er 70 år Sykefravær dersom sykefraværet er arbeidsrelatert, hva er mulig årsak (stress, omorganisering, fysisk arbeidsmiljø..)? Oppfølgingsplaner i hvilken grad oppleves oppfølgingsplanene som nyttig verktøy for videre oppfølging? Erfaring med digital sykemelding? Har din enhet hatt arbeidstreningsplasser? Hvis ja, hvor mange - hvilke oppgaver? Gjennomføres seniorsamtaler (ved fylte 60 år)? Hva er viktig å få frem i en slik samtale? IV MH

6 Enhet Delmål 1 Sykefravær Delmål 2 Hindre frafall og utstøting Delmål 3: Mulig for ansatte å stå i jobb til de er 70 år Sykefravær dersom sykefraværet er arbeidsrelatert, hva er mulig årsak (stress, omorganisering, fysisk arbeidsmiljø..)? Oppfølgingsplaner i hvilken grad oppleves oppfølgingsplanene som nyttig verktøy for videre oppfølging? Erfaring med digital sykemelding? Har din enhet hatt arbeidstreningsplasser? Hvis ja, hvor mange - hvilke oppgaver? Gjennomføres seniorsamtaler (ved fylte 60 år)? Hva er viktig å få frem i en slik samtale? NV SU ØK

7 Enhet Delmål 1 Sykefravær Delmål 2 Hindre frafall og utstøting Delmål 3: Mulig for ansatte å stå i jobb til de er 70 år Sykefravær dersom sykefraværet er arbeidsrelatert, hva er mulig årsak (stress, omorganisering, fysisk arbeidsmiljø..)? Oppfølgingsplaner i hvilken grad oppleves oppfølgingsplanene som nyttig verktøy for videre oppfølging? Erfaring med digital sykemelding? Har din enhet hatt arbeidstreningsplasser? Hvis ja, hvor mange - hvilke oppgaver? Gjennomføres seniorsamtaler (ved fylte 60 år)? Hva er viktig å få frem i en slik samtale? VM OD ØE

8 Enhet Delmål 1 Sykefravær Delmål 2 Hindre frafall og utstøting Delmål 3: Mulig for ansatte å stå i jobb til de er 70 år Sykefravær dersom sykefraværet er arbeidsrelatert, hva er mulig årsak (stress, omorganisering, fysisk arbeidsmiljø..)? Oppfølgingsplaner i hvilken grad oppleves oppfølgingsplanene som nyttig verktøy for videre oppfølging? Erfaring med digital sykemelding? Har din enhet hatt arbeidstreningsplasser? Hvis ja, hvor mange - hvilke oppgaver? Gjennomføres seniorsamtaler (ved fylte 60 år)? Hva er viktig å få frem i en slik samtale? UB Utdanning Virksomhetsstyring

9 Enhet Delmål 1 Sykefravær Delmål 2 Hindre frafall og utstøting Delmål 3: Mulig for ansatte å stå i jobb til de er 70 år Sykefravær dersom sykefraværet er arbeidsrelatert, hva er mulig årsak (stress, omorganisering, fysisk arbeidsmiljø..)? Oppfølgingsplaner i hvilken grad oppleves oppfølgingsplanene som nyttig verktøy for videre oppfølging? Erfaring med digital sykemelding? Har din enhet hatt arbeidstreningsplasser? Hvis ja, hvor mange - hvilke oppgaver? Gjennomføres seniorsamtaler (ved fylte 60 år)? Hva er viktig å få frem i en slik samtale?

10 1 av 3 HR- og HMS-avdelingen Dato Referanse Vedlegg 2 Møtereferat Til stede: Hilde Apneseth, Sturla Søpstad, Kristin Dæhli, Morten Mørch, Morten Kvamme, Terje Gustavson, May Kvello (NAV), Jacqueline Sarab (NAV) Forfall: Kopi til: Gjelder: Arne Kr Hestnes Statusmøte IA Møtetid: Møtested: Gløshaugen, Geologi 3. etasje Signatur: ABH Møte ble innledet med en kort redegjøring for arbeidet med IA v/hilde Apneseth. IA-området er i forbindelse med sammenslåing av tidligere Personalavdeling og HMSavdeling overført til HMS-seksjonen. Mange nye oppgaver samtidig med reduserte ressurser har medført at IA-arbeidet ikke har fått tilstrekkelig oppmerksomhet. Ny person som skal ivareta området er under tilsetting. I en mellomfase ble det, i samarbeid med NAV Arbeidslivssenter, bestemt å skaffe en oversikt over status på NTNUs Mål og handlingsplan for IA. Med utgangspunkt i dette ble det sendt ut en epost til alle fakultetene, Vitenskapsmuseet, Avdelinger i fellesadministrasjon. Eposten (14.11.) gikk til IA-kontaktene med kopi til leder. Se Status IA: Kommentarer til innkalling og møte: Manglende sakspapirer på forhånd, kun sendt ut Mål og handlingsplan for IA Manglende ressurser og prioritering av IA arbeidet IA må forankres i større grad. Ingen spor i AMU, SESAM og LOSAM. IA burde vært et tema i rektors styringsdialog Savner ledelsen Forbedre rutiner for innkalling - bruk felles postliste for fagforeningene IA må settes opp som tema i LOSAM minst 2 ganger i året Mål og handlingsplan for IA, status per , se vedlagte presentasjon. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Sverres gate Anne-Beth Holte 7491 Trondheim postmottak@ntnu.no Teknologibygget, 6. anne.holte@ntnu.no etg. Norway Tlf: Adresser korrespondanse til saksbehandlende enhet. Husk å oppgi referanse.

11 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 2 av 3 11 av 15 mulige svarte innen fristen. Kommentarer til Delmål 1 (sykefravær): Gjøres mye bra Ofte sammensatt årsak til sykefravær Dialogmøter i mindre grad gjennomført hvordan øke nytteverdien av oppfølgingsplanen? Liten erfaring med digital sykemelding Kommentarer til Delmål 2 (hindre frafall/bidra til at mennesker med nedsatt funksjonsevne kommer inn i arbeidslivet) 7-8 av 11 enheter har hatt arbeidstreningsplasser (ca 30 personer) Ses på som positivt at flere har fått tilbud om arbeidstreningsplass Et digitalt system for å «melde» arbeidstakere inn er ikke tatt i bruk Kommentarer til Delmål 3 (flest mulig står i jobb frem til 70 år): 7-8 av 11 enheter gjennomførte helt eller delvis seniorsamtaler Unntakstilstand i 16/17 Manglende dialog mellom arbeidstaker og arbeidsgiver Hvor hører jeg hjemme? Revidering av seniorpolitikken? Generelle kommentarer Hvor representativt er dette? LOSAM involvering? Oppdatere Mål og Handlingsplan 2018 hva er aktuelle tema? Mål og Handlingsplan må være operasjonell Ofte enkeltsaker som TV involveres i, de som ikke finner en løsning Har IA-kontaktene tid til å gjøre jobben som trengs? Lederutviklingsprogram og IA? Initiativ både fra arbeidstaker og arbeidsgiver mht å sette IA på dagorden? Arbeidsmiljøundersøkelsen hva med å ta inn spm om IA? Nytt fra NAV Digital sykemelding, inkl oppfølgingsplaner er i gang. Avklart i møte mellom NTNU og Bluegarden Sør-Trøndelag er et foregangsfylke

12 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 3 av 3 NAV lokalt i Trondheim går fra 4 til 2 kontorer fra NAV arbeidslivssenter i Sør og Nord-Trøndelag slås sammen til NAV arbeidslivssenter i Trøndelag fra Oppsummering Revidering av Mål og Handlingsplan Må forankres i ledelsen OBS IA-arbeidet er partssammensatt Micronettverket her må arbeidsgiver legge forholdene til rette Oppfølging videre Tilbakemelding fra enhetene vedr status Mål og Handlingsplan for IA må behandles i alle LOSAM innen februar Det avholdes et nytt IA-møte ila mars hvor partene i avtalen deltar. Det forutsettes at representant fra ledelsen deltar.

13 Vedlegg 3 Mål og handlingsplan for IA, status per 12. desember NTNU arbeider for et inkluderende arbeidsliv som bidrar til at den enkeltes ressurser og arbeidsevne utvikles og benyttes i aktivt arbeid. Arbeidsplassen skal ha et forebyggende fokus på arbeidsmiljøet. NTNU skal være en helsefremmende arbeidsplass med fokus på mestring, medbestemmelse og utvikling. Lederforankring og partssamarbeid er en forutsetning for å skape et godt og inkluderende arbeidsliv. Partene har ansvar for mål- og handlingsplanen, og det betyr at arbeidsgiver skal samarbeide med tillitsvalgte, verneombud og ansatte for å nå de felles målene som er satt i planen.

14 Delmål 1: NTNU har en målsetting om at det samlede legemeldte sykefraværet ikke skal overstige 3,3 % i perioden. Sykefraværet vil allikevel variere fra ett kvartal til et annet kvartal. IA avtalen har fokus på økt og bedre bruk av graderte sykemeldinger. Sykefravær dersom sykefraværet er arbeidsrelatert, hva er mulig årsak (stress, omorganisering, fysisk arbeidsmiljø..)? Omorganisering i kombinasjon med økt arbeidsmengde og redusert bemanning (9) Endringer i rutiner/ arbeidsprosesser Uklare rammer, spes i utviklingsprosjekter Noen få nevner fysiske faktorer knyttet til arbeidsmiljø (inneklima/ventilasjon) 2

15 Delmål 1 fortsatt.. Oppfølgingsplaner i hvilken grad oppleves oppfølgingsplanene som nyttig verktøy for videre oppfølging? Benyttes delvis, fungerer best der det er ønskelig med NAV som bidragsyter. OBS «må-øvelse» Positivt med tanke på en eventuell lengere prosess God oppfølging satt i system er viktig Nyttig verktøy Bidrar til en god samtale Erfaring med digital sykemelding? De fleste har liten/ingen erfaring eller for kort Ser at det kan bli bra når alt er på plass 3

16 Delmål 2: NTNU har en målsetting om å bidra til å hindre frafall og utstøting fra arbeidslivet. NTNU vil i tillegg bidra til at unge mennesker med nedsatt funksjonsevne kan få nyttig arbeidserfaring. Har din enhet hatt arbeidstreningsplasser? 7 av 11 enheter oppgir at de har hatt arbeidstreningsplasser Hvis ja, hvor mange - hvilke oppgaver? Ca 30 personer Saksbehandling og ekspedisjonsoppgaver/administrativt arbeid Enkle lab-oppgaver Renhold, vaktmestertjeneste, håndverkstjenester Ofte praktisk rettet Avhengig av utdanning/erfaring 4

17 Delmål 3: Målsettingen for NTNU er at flest mulig av de ansatte står i jobb til de er 70 år. NTNU skal ha en seniorpolitikk som gjør at ansatte gjennom hele tilsettingsforholdet kan bidra best mulig. I noen tilfeller kan det være nødvendig med faglig kompetanseheving, i andre tilfeller kan det være endrede oppgaver i stillingen som er riktige tiltak. Gjennomføres seniorsamtaler (ved fylte 60 år)? 8 gjennomfører det delvis de fleste som en del av medarbeidersamtalen og/eller etter den ansattes ønske Hva er viktig å få frem i en slik samtale? Planer for fremtiden, arbeid og eller en kombinasjon arbeid/pensjon Avklare overlapping ved event nytilsatt i stillingen Behov for tilrettelegging? Seniorkurs Det legges vekt på den ansattes ønsker 5

18 Innspill til møtet fra NTL: Mål og handlingsplan for IA ved NTNU status - Her er det viktig at vi får tilbakemelding om arbeidet ved enhetene, hvilke delmål har de satt osv. - Hva er skrevet om IA i årsrapporten? - Er IA et av satsningsområdene? - I handlingsplanen står det at rektor skal ha dette som tema på sine ledermøter. Ønsker tilbakemelding på hvilke erfaringer, tilbakemeldinger som kommer fra disse. Er dette tema på dialogmøter med instituttene osv.? Hvordan ligger vi an i forhold til målene som er satt? Innspill fra HVO og TV hva skjer hva hører de? - Referat fra IDF-LOSAM ved alle enheter ønskes? - Det er stor uro knyttet til ressurssituasjonen ved NTNU. Er det samsvar mellom bemanningsressurser og de oppgaver som skal løses? - NTNUs evne til å tilrettelegge for ansatte etter fusjonen som av ulike grunner trenger nye oppgaver. TV erfarer at NTNU ikke ivaretar sitt virksomhetsansvaret i forhold til dette. Ansvarlige ledere sir de ikke har noe å tilby selv om det lyses ut stillinger innen samme enhet/avdeling. Det meldes spesielt om utfordringer inne fellesadministrasjonen. 6 Hva er bemanningssituasjonen innen HR/HMS/BHT? Hva er status innen IA-arbeidet fra et arbeidsgiverperspektiv? Hva er utfordrende? Hva fungerer godt?

19 7 Hva tar vi med oss videre?