UTKAST TIL PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSSTYRET

Transkript

1 UTKAST TIL PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSSTYRET Dato: Sted: Styrerommet, Campus Ås Tid: Kl Tilstede: Siri B. Hatlen, Anne Storset, Camilla Kielland, Morten Sørlie, Jørgen Skeide, Ruth Haug, Trond Langseth, Jens Oddershede, Alf Bjørseth (fram til kl. 15), Marit Engelsjord Negård, Anne-Brit Kolstø Forfall: Marianne Harg Administrasjonen: Mari Sundli Tveit, Siri Margrethe Løksa, Birger Kruse, Jan Olav Aasbø, Halvor Hektoen, Øystein Johnsen, Eva Falleth Protokoll: Lise Gorseth 109/2014 Godkjenning av innkalling og sakliste Sak 124a/2014 endres fra referatsak til en vanlig sak med vedtak. Einar Steensnæs, leder av interimsstyret for fusjonen av Bioforsk, Skog og Landskap og NILF, gjennomgikk bakgrunnen for fusjonen, målsettinger og muligheter for fremtidig samarbeid med NMBU. Universitetsstyret understreket at styret ønsker at dagsorden på styremøtene sikrer at styret får gode og regelmessige orienteringer og saker knyttet til kjernevirksomheten ved universitetet. U Universitetsstyret godkjente innkalling og saksliste. 110/2014 Godkjenning av protokoll fra U Universitetsstyret godkjente protokollen med følgende endring: Innledende merknad om salgsinntektene fra Sem Øvre i sak 104/2014 utgår. 111/2014 Referat fra IDF-møtet Referat fra sentralt IDF-møte 23. september 2014 ble delt ut i møtet. Punktene fra referatet ble orientert om under hver enkelt sak. Referatet legges ved protokollen. NMBU Universitetsstyret Møtedato

2 2 112/2014 Orienteringssaker fra Styreleder Deltok på oppstartsmøte med Riksrevisjonen den sammen med rektor I forbindelse med pågående strategi og SAKS-prosesser, blir leder av Veterinærinstituttet og rektor ved Universitetet i Oslo invitert til kommende styremøter for dialog med NMBUs styre/ledelse. Rektor Fra neste styremøte vil rektor sende ut en liste med høydepunkter siden forrige styremøte som referatsak Rektor minnet om sin blogg: 18TUhttp://blogg.nmbu.no/marisundlitveit/ U18T Studentsamfunnet i Ås (SiÅs) feiret 150 år 6.9. Doktorgradsradsseremoni NOVA-strategiseminar på Campus Ås Bioøkonomikonferanse CERAD site visit (NFR) UKA i Ås åpnes /2014 Gjennomgang av referat fra etatsstyringsmøtet 2014 Universitetsstyret tar Kunnskapsdepartementets tilbakemelding fra etatsstyringsmøtet til etterretning og legger til grunn at rektor vil komme tilbake til oppfølging av denne i forbindelse med tertialrapporteringen ihht etablert praksis. 114/2014 Orientering om fakultetsstrategiene Dekanene presenterte det pågående arbeid med fakultetsstrategiene. Fakultetsstrategiene vil danne grunnlag for oppdatert strategi for NMBU som legges fram på universitetsstyremøtet 6. november. Rektor vil legge frem forslag til prosess, inkludert mulige kriterier, for strategiske satsingsområder for NMBU. Fakultetsstrategiene tas foreløpig til orientering. Styrets innspill tas med i det videre arbeid frem til neste styremøte. 115/2014 NMBUs innspill til SAKS Rektor innarbeider styrets tilbakemeldinger ved utarbeiding av endelig forslag til NMBUs innspill til SAKS som sluttbehandles i møtet NMBU Universitetsstyret Møtedato

3 3 116/2014 Invitasjon til campussamarbeid Universitetsstyret ber rektor vurdere nærmere når det er hensiktsmessig å etablere utvalg som foreslått gitt pågående prosesser, bl.a. med fusjon av de tre institutter. Det er viktig å se utvalgets arbeid i sammenheng med SAKS-prosessen. Universitetsstyret understreker viktigheten av at utvalget kommer fram til konkrete anbefalinger. I arbeidet med å fastsette endelig mandat og sammensetning av utvalget, bes rektor også om å vurdere relevansen av anbefalingene fra det forrige campusutvalget som avla rapport i desember Universitetsstyret inviterer forskningsinstituttene på Adamstuen og Ås til å nedsette et utvalg som skal utarbeide forslag til å gjøre Campus Ås til en internasjonal konkurransedyktig forskningsklynge. 2. Universitetsstyret slutter seg til forslaget til mandat og sammensetning med de kommentarer som fremkom på møtet. Rektor får fullmakt til å fastsette endelig mandat og sammensetning i samarbeid med forskningsinstituttene. 3. Rektor rapporterer til Universitetsstyret når mandat, sammensetning og tidsplan for utvalgets arbeid er avklart. 117/2014 Strategisk campusutvikling; etablering av prosjektstyre og fullmakt til inngåelse av avtale om eksternt oppdrag Universitetsstyret slutter seg til rektors vurdering om at det er viktig å trekke til seg ekstern kompetanse og erfaring i prosjektets ledelse, og at det haster med å få etablert et prosjektstyre og en prosjektorganisasjon. Når saken kommer tilbake på styremøtet 6. november, ber Universitetsstyret rektor redegjøre særskilt for hvordan man vil håndtere brukermedvirkning og medbestemmelse i det videre prosjektarbeidet. Universitetsstyret understreker at det haster med å få oppnevnt prosjektstyre. Prosjektstyret bør ikke være for stort ettersom det må kunne jobbe effektivt opp mot ulike aktører. 1. Universitetsstyret vedtar at arbeidet med prosjektet «Strategisk campusutvikling» inkludert oppfølging av pågående byggeprosjekter i regi av Statsbygg organiseres i én prosjektorganisasjon. 2. Det opprettes et prosjektstyre for prosjektet «Strategisk campusutvikling» for en fireårs periode. 3. Rektor i samråd med styreleder gis fullmakt til å oppnevne leder av prosjektstyret i tråd med foreslåtte kvalifikasjonskrav 4. Rektor legger fram forslag til mandat og sammensetning av prosjektstyret for endelig godkjenning 5. Universitetsstyret ber rektor sammen med styreleder å sondere med Statsbygg, evt. andre, om mulighetene for leveranse av Campusplanen. NMBU Universitetsstyret Møtedato

4 4 6. Universitetsstyret ber om at brukermedvirkning og at den lov- og avtalefestede medbestemmelse ivaretas i det videre arbeidet. 118/2014 Styrets risikovurderinger Universitetsstyret ønsker å vurdere de overordnede risikoer opp mot NMBUs målstruktur samt samfunns-, resultat- og effektmålene Kunnskapsdepartementet har satt for byggeprosjektene. Disse skal ikke begrenses ut fra kun et ettårig perspektiv. Universitetsstyret vil prioritere et begrenset antall risikoer (3-5), og ber rektor til styremøtet 6. november komme tilbake med et opplegg for dette. Rektor utarbeider et opplegg for styrets risikovurderinger etter innspillene som ble gitt i møtet. 119/2014 Delstrategi innovasjon godkjenning Saken utsettes til møtet 6. november. 120/2014 Opptakstall høsten 2014 Det ble stilt spørsmål om hvilken prosess universitetet har lagt opp for gjennomgang av studieprogramporteføljen, spesielt med hensyn til program med færre enn 20 studenter. Det ble vist til Kunnskapsdepartementets tildelingsbrev og tilbakemeldingen fra etatsstyringsmøtet. Rektor orienterte om hvordan denne gjennomgangen er lagt opp, og hvor dette i første omgang er en oppgave som er lagt til fakultetene. Studieprogramporteføljen legges fram for Universitetsstyret 12. desember. Rapport om opptak til høsten 2014 tas til orientering. 121/2014 Skikkethetsnemnd Følgende medlemmer og personlige varamedlemmer oppnevnes til skikkethetsnemnd ved NMBU for perioden , studentmedlemmene likevel for perioden : Medlemmer: Seksjonsleder Hans Erik Lefdal, IMT (leder) Amanuensis Solveig Strangstadstuen, IMT Personlige varamedlemmer: Professor Erik Knain, IMT Førsteaman. Sigrid Gjøtterud, IMT NMBU Universitetsstyret Møtedato

5 5 Univ.lektor. Birgitte Bjønness, IMT Lærer Johanna Szilvay, Ås ungdomsskole Undervisningsinspektør Helge Brundtland, Tomb videregående skole og landbruksstudier Student Anne Lene Lund Høie (PPU) Student Martin Seland Ansnes (LUR) Advokat Kirsten Bache Dahl Førsteaman. Gudrun Jonsdottir, IMT Rektor Steinar Roti, Ås ungdomsskole Rektor Astrid Langmoen Olsen, Tomb vgs og landbruksstudier Student Bjørn Ingar Holmen (PPU) Elisabeth Gautefall Hiis (LUR) Institusjonsansvarlig Solveig Strangstadstuen, IMT oppnevnes som institusjonsansvarlig for skikkethetsvurdering ved NMBU. Rektor bemyndiges til å oppnevne institusjonsansvarlig ved eventuelt senere behov. Avgjørelsesmyndighet Avgjørelser i saker om skikkethetsvurdering ved NMBU treffes av universitetets klagenemnd. 122/2014 Oppnemning av nominasjonskomité Saken utgår. 123/2014 Rekruttering - tilsetting av professor II ved Handelshøgskolen Noregs miljø- og biovitskaplege universitet (HH-NMBU) I medhald av univ. 6-3 (4) tilset Universitetsstyret Inger Johanne Pettersen, til stilling som professor II ved HH-NMBU, for ein periode på fem år frå /2014 Delårsrapportering 2. tertial 2014 til Kunnskapsdepartementet Rektor melder at det i regnskapet per 2. tertial ikke er vesentlige avvik. Det er heller ingen vesentlige elementer ved den økonomiske utvikling som gir grunnlag for bekymring og som Universitetsstyret trenger å være særskilt oppmerksom på. Styreleder, i samråd med rektor, bes henvende seg til Kunnskapsdepartementet vedr den nylig innførte ordningen med krav om styremedlemmenes underskrift på delårsregnskapene, jfr styrets diskusjon i møtet. Universitetsstyret godkjenner delårsrapporten for 2. tertial NMBU Universitetsstyret Møtedato

6 NMBU Universitetsstyret Møtedato

7 7 125/2014 Referatsaker a) Brev fra KD datert : Invitasjon til møte med politisk ledelse om institusjonelle rammevilkår for utvikling av verdensledende miljøer 11. november 2014 b) Referat fra Studieutvalget Universitetsstyret tar sakene til orientering. 126/2014 Eventuelt Det var ingen saker til eventuelt. NMBU Universitetsstyret Møtedato

8 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Personal- og organisajsonsavdelingen Vår ref. 14/00176 Deres ref. Dato Referat fra sentralt IDF-møte Fra Hovedsammenslutningene og verneombud: Signe Kroken, LO NTL Haakon Aaen, LO NTL Elin K Pålerud, YS Parat Kirsten Ranheim Berg, YS Parat Kurt R. Johansen, YS Parat Bente Aspeholen Åby, Akademikerne Trude Wicklund, Akademikerne Anne Gravdahl, Akademikerne Lise Thoen, Hovedverneombud NMBU Mette Wik, UNIO Forskerforbundet Lena Marie Kjøbli, UNIO Forskerforbundet Fra arbeidsgiversiden: Rektor Mari Sundli Tveit(universitetsstyresakene) Administrasjonsdirektør Birger Kruse(møteleder) Personal og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot Seniorrådgiver Elizabeth de Jong, Personal og organisasjonsavdelingen Referent: Anne Marie Bjørkeng Personal og organisasjonsavdelingen Postboks 5003 NO-1432 Ås post@nmbu.no

9 Saksliste: 98/14 Godkjenning av innkalling og referatet fra møte den Til innkallingen: Når styresaker skal gjennomgås bør det fremgå av innkallingen hvilken status sakene har knytta til I(informasjon), D(drøfting) og F(forhandling). Kommende saker: Romkabalen Cirkus settes opp som egen sak under eventuelt. LO/NTL: Fremdrift i arbeidet med særavtalen for HVO LO/NTL: Ønsker at det inngås en særavtale om renholdere som har tatt fagbrev LO/NTL: Ønsker at det inngås særavtale for kompetanseutvikling for teknisk ansatte LO/NTL: Ber om utfyllende redegjørelse for e-postsak: Ledelsen redegjorde kort for saken og at det vil bli utarbeidet en orientering til universitetsstyret. Her vil bli belyst de tekniske og juridiske sider av saken samt hvilke læringer organisasjonen må ta. Denne vil bli lagt frem for IDF LO/NTL: Ber om å få oversendt Vaktavtale SportFaMed Til referatet: Dato for e-posthendelsen bør fremgå av referatet. Under SAKS: Sørge for involvering av de tillitsvalgte også vedrørende prosjekt-organisering og en representant fra hver av hovedsammenslutningene. 99/14 Informasjon fra hovedsammenslutningene 100/14 Orienteringssaker fra administrasjonen Retningslinjer for velferdspermisjoner Virkningsdato for opprykk for tjenestemannsrepresentantene iht Særavtalen om kompensasjon for tillitsvalgte Tilbakemelding IDF sak 97/14; Håndtering av hvordan man ønsker å kartlegge/undersøke mulige effektiviserings-gevinster. Opprettelse- Senter for fiskeforsøk. Ledelsen orienterte om at det ikke er etablert et nytt eget senter, og at informasjonen på nettet er misvisende. 2

10 Situasjonen ved IPV og SportFaMed, mht. budsjettmessige forhold og arbeidsmiljøsituasjonen. Videre arbeid med SAKS. Denne saken tas sammen med styresakene Sakene tas i neste IDF- møte. 101/14 Saker til universitetsstyrets møte den Sakspapirene er utsendt på e-post den US sak 112/14 Orienteringssaker Rektor orienterte. Hovedsammenslutningene ga tilbakemelding om at 150 års - jubileet for studentsamfunnet burde vært bekjentgjort i større grad for ansatte ved NMBU. US sak 113/14: Gjennomgang av tilbakemeldingen fra etatsstyringsmøtet 2014 Rektor orienterte. US sak 114/14 Orientering om fakultetsstrategiene Rektor orienterte. Hovedsammenslutningene etterspurte forankringen av dette arbeidet i de enkelte fakultetene. Ledelsen orienterte om prosessene som har vært ved fakultetene. Hovedsammenslutningene ber om å få oversendt de endelige strategiene og de eventuelle presentasjoner som legges frem for universitetsstyret. US sak 115/14 NMBUs innspill til SAKS Rektor orienterte om dialogmøtet og den videre oppfølging. Tjenestemannsorganisasjonene orienterte fra det oppfølgende møte med hovedsammenslutningene. US sak 116/14 Invitasjon til campussamarbeid Rektor orienterte om saken og mandatet til gruppen. Hovedsammenslutningene poengterte viktigheten av involvering av de ansattes representanter, dersom man i dette arbeidet foreslår konkrete tiltak som vil berøre NMBUs ansatte. 3

11 Hovedsammenslutningene ba om representasjon inn i dette arbeidet og i Campusutvalget. US sak 117/14 Strategisk campusutvikling Ås; etablering av prosjektstyre og fullmakt til inngåelse av avtale om eksternt oppdrag Rektor presenterte saken. Hovedsammenslutningene ga uttrykk for at denne type saker bør fremlegges for IDF i to omganger for å sikre gode innspill fra organisasjonene så tidlig som mulig i saksbehandlingen. Uheldig at hovedsammenslutningene får saken først to dager før IDF. Uheldig at man legger opp til behandling av en sak i Universitetsstyret i to omganger. Hovedsammenslutningene viste til at det er fremforhandlet en prosjektorganisasjon knytta til byggeprosjektene i Denne organiseringen burde vært redegjort for og ligget som vedlegg i saken. Det ble stilt spørsmål om de ansatte som er involvert i dette er ivaretatt og hensyntatt- evt. arbeidsrettslige sider knyttet til NMBUs ansatte innenfor den foreslåtte prosjektorganiseringen er ikke redegjort for i saken. Positivt at arbeidsgiver har fokus på campusutvikling, men hovedsammenslutningene peker på at saken er en forhandlingssak jf. Hovedavtalens bestemmelser og må fremlegges for tjenestemannsapparatet som det. Det innebærer at alle forslag til vedtak i sak 117, som binder opp organiseringen må tas i en sak i november møtet, da omorganiseringen er en forhandlingssak. Det vises til at medbestemmelsesaspektet ikke er omtalt i saken. Dette må beskrives. Ledelsen orienterte om at denne saken handler om opprettelse av et prosjektstyre som avløser rektors styringsgruppe for byggeprosjektene. Prosjektorganisasjonen vil en komme tilbake til i neste universitetsstyrebehandling av saken, og i den grad det blir endringer av denne, skal det legges frem for IDF i samsvar med bestemmelsene i hovedavtalen. US sak 118/14 Styrets risikovurderinger Administrasjonsdirektør Birger Kruse orienterte. Hovedverneombudet opplyste, at hun har fått muntlige tilbakemeldinger på at det på Campus Adamstuen er flere sykemeldinger og flere 4

12 oppsigelser enn i et vanlig driftsår. Dette er et risikomoment, både i forhold til NMBUs evne til å drifte veterinærutdanningen og klinikkene og et risikomoment i forhold til å beholde den toppkompetanse den nylig avsluttede akkrediteringen av utdanningene baserer seg på. Fravær og oppsigelsestallene bør derfor følges opp tett. Ledelsen vil komme tilbake til dette tema i AMU og IDF når sykemeldingsstatistikken foreligger. US sak 119/14 Delstrategi innovasjon godkjenning Administrasjonsdirektør Birger Kruse orienterte. US sak 120/14 Opptakstall høsten 2014 Administrasjonsdirektør Birger Kruse orienterte. US sak 121/14 Skikkethetsnemnd Administrasjonsdirektør Birger Kruse orienterte. Hovedsammenslutningene pekte på at det bør fremgå at det er lærerutdanningen denne saken handler om. US sak 122/14 Oppnevning av nominasjonskomité 102/14 Fordeling av velferdsmidler 2014, sakspapirer utsendt Tas i neste IDF- møte. 103/14 Eventuelt Akademikerne kompetansemidler, jf. E-post av Tas i neste IDF- møte. 5