PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSSTYRET

Transkript

1 PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSSTYRET Dato: Sted: Lysebu hotell Tid: Kl , kombinert styreseminar og styremøte Tilstede: Siri B. Hatlen, Wenche Farstad, Camilla Kielland, Jørgen Skeide, Ruth Haug, Trond Langseth, Marianne Harg, Siri Bakøy, Jens Oddershede, Morten Sørlie, Alf Bjørseth, Øystein Evensen Administrasjonen: Mari Sundli Tveit, Halvor Hektoen, Jan Olav Aasbø (unntatt sak 6/2016), Birger Kruse (unntatt sak 6/2016) Protokoll: Lise Gorseth Saksnr. Sakstittel 01/2016 Godkjenning av innkalling og sakliste Rapport fra utvalget som har evaluert NMBUs styrings og ledelsesmodell ble lagt fram i møtet. Universitetsstyret besluttet å føre opp styrets gjennomgang av evalueringsrapporten som egen sak (sak 13/2016). Universitetsstyret godkjenner innkalling og saksliste. 02/2016 Godkjenning av protokoll fra Universitetsstyret godkjenner protokollen. 03/2016 Referat fra IDF møtet Referat fra sentralt IDF møte ble delt ut i møtet. Punktene fra referatet ble orientert om under hver enkelt sak. Referatet legges ved protokollen. 04/2016 Orienteringssaker fra Styreleder o Møte med Kunnskapsdepartementet om kostnader i Samlokaliseringsprosjektet/Brukerutstyrsprosjektet, jfr. Universitetsstyrets vedtak i sak (107/2015). NMBU Universitetsstyret Møtedato

2 2 Rektor o Ut over den skriftlige redegjørelsen opplyste rektor om følgende: NMBU er tildelt to priser fra Olav Thon Stiftelsen i 2016: Professor John Debenham og professor Lucy Robertson ved Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi får pris i kategorien «støtte til nasjonale undervisningsrelaterte forskningsprosjekter» for prosjektet «ParaWild» (1,2 mill. kroner). Professor Vidar Selås ved Institutt for Naturforvaltning får nasjonal fagpris for fremragende undervisning innen zoologi, økologi og naturforvaltning (0,5 mill. kroner) Pasientgrunnlaget milepælsplan legges fram på neste møte #TenkOm video ble vist 05/2016 Status fra prosjektstyret ved prosjektstyreleder Olaf Melbø Olaf Melbø redegjorde for status for Universitetsstyrets bestillinger til prosjektstyret gjennom en presentasjon med følgende hovedpunkter: 1. SLP/BUT historikk 2. Status 3. Utfordringer 4. Driftsutgifter 5. Strategisk Campusplan Melbøs redegjørelse ble tatt til orientering. Universitetsstyret ber rektor bidra til at oversikt over framtidige driftskostnader som følge av SLP/BUT blir beregnet så raskt som mulig. Styret ber rektor videreføre dialogen med Kunnskapsdepartementet om ansvar og kostnadsdekning for bygge og utstyrsprosjektene. 06/2016 Styrets egenevaluering (unntatt offentlighet, jfr. offl. 14 og 23, 1. ledd) Styret gjennomførte evaluering av eget arbeid. NMBU Universitetsstyret Møtedato

3 3 07/2016 Rektors resultatmål for 2016 Saken ble utsatt til neste styremøte. 08/2016 Plan for internrevisjon 2016 Universitetsstyret slutter seg til revisjonsplanen som er utarbeidet av Pricewaterhouse Coopers (PWC). 09/2016 Kvalitetsmelding 2015 Universitetsstyret tar kvalitetsmeldingen til orientering. 10/2016 Tildelingsbrev NMBU 2016 Styret hadde en foreløpig drøfting av hvilke strategiske saker NMBU skal melde til etatsstyringsmøtet 12. mai kl Til styremøtet 10. mars vil rektor legge fram en konkretisering av de strategiske saker basert på styrets drøfting. Styret tar tildelingsbrev for 2016 for Norges miljø og biovitenskapelige universitet til etterretning. 11/2016 Fullmaktssaker 2. halvår 2015 Universitetsstyret tar rektors avgjørelser på fullmakt til etterretning. 12/2016 Referatsaker: a) Oppdatert årsplan for 2015/2016 b) Brev fra Riksrevisjonen (RR) datert : Spørrebrev Etterlevelsesrevisjon av eiendomsforvaltning i universitets og høgskolesektoren (uts. off. jfr. rrevl. 18(2) c) Brev til RR datert : NMBU sitt svar på spørrebrev Etterlevelsesrevisjon av eiendomsforvaltning i universitets og høgskolesektoren for 2015 (uts. off. jfr. rrevl. 18(2) d) Brev til RR datert : Regnskap og årsavslutning for NMBU 2015 e) Brev fra kunnskapsdepartementet (KD) datert : Veileder i terrorsikring NMBU Universitetsstyret Møtedato

4 4 f) Brev fra KD datert : Invitasjon til kunnskapsministerens kontaktkonferanse med universiteter og høyskoler 2016 tema Kvalitet i høyere utdanning g) Brev fra KD datert : Rapportering av institusjoners samarbeid med eksterne aktører om høyere utdanningsstudier i Norge h) Brev fra KD datert : Høring Forslag til endring i forskrift om rammeplan for ingeniørutdanningen i) Brev fra KD datert : Invitasjon fra kunnskapsminister Torbjørn Røe Isaksen til innspillskonferanse om humanistisk forskning og utdanning 15.januar 2016 j) Brev fra KD datert : Høring Evaluering av virkemiddelapparatet for kommersialisering av offentlig finansiert forskning k) Brev fra KD datert : Nytt varamedlem i styret for NMBU fram til l) Brev fra KD datert : Innhenting av personell fra andre etater til Utlendingsdirektoratet (UDI) informasjon m) Brev fra KD datert : Endring i gradsforskriften sivilingeniør og siviløkonom n) Brev fra KD datert : Fastsetting av forskrift om praktisk pedagogisk utdanning o) Brev fra Språkrådet datert : Målbruk i offentlig tjeneste 2015 p) Brev fra Landbruks og matdepartementet (LMD) datert : Oppnevning av nytt Råd for dyreetikk q) Brev fra KD datert : Etablering av Statens innkjøpssenter Kunnskapsdepartementets underliggende virksomheter r) Brev fra KD datert : Orientering om undersøkelse blant dekaner ved utvalgte universiteter og høyskoler FoU i profesjonsfag med korte forskningstradisjoner s) Orientering om val av nye styrerepresentantar for dei mellombels tilsette i undervisnings og forskarstillingar t) Utkast til referat fra Prosjektrådsmøte u) Referat fra Forskningsutvalget v) Brev fra rektor til studentene ved IMT datert Universitetsstyret tar sakene til orientering. 13/2016 Rapport om evaluering av NMBUs styrings og ledelsesmodell Ved prøvevotering ble det avgitt 9 stemmer for at antall enheter på styringsnivå to skal utgjøre maksimalt 6. 2 stemte for at antallet enheter på styringsnivå to skulle utgjøre 5 til 7 (Haug og Sørlie). NMBU Universitetsstyret Møtedato

5 5 Rapport om evaluering av NMBUs styrings og ledelsesmodell ble framlagt for universitetsstyret 21. januar Universitetsstyret mener utvalget bestående av professor Tom Colbjørnsen (leder), professor Torbjørn Digernes og professor Lisa Sennerby Forsse har gjennomført en evaluering av NMBUs styrings og ledelsesmodell i henhold til mandatet som er gitt fra styret. Rapporten er grundig og er vel underbygget og begrunnet. Styret er meget godt fornøyd med det utførte arbeidet fra utvalget. Universitetsstyret deler evalueringsutvalgets vurdering om at NMBU har gått over fra en fusjonsfase til en mer drifts og utviklingsorientert fase. For å styrke NMBUs mulighet til å oppfylle sin visjon, mål og samfunnsoppdrag vil styret endre styrings og ledelsesmodellen med følgende hovedgrep: Gjennom delegering vil styret styrke rektors rolle, ansvar og fullmakter i saker som angår den faglige og administrative virksomhet Redusere antall styringsnivåer fra tre til to Forenkle og effektivisere det administrative apparatet for å understøtte den faglige virksomheten på en best mulig måte Antallet faglige enheter på nivå to skal utgjøre maksimalt 6 Innenfor denne ramme ber universitetsstyret rektor om å utarbeide forslag til prosess, tidsplan, budsjett, organisering av prosessen innen medio februar som legges fram for universitetsstyret til godkjenning. Universitetsstyret legger til grunn at prosessene som skal lede fram til vedtak om endret styrings og ledelsesmodell, inklusive gjennomgangen av administrasjonen, ivaretar god informasjon og medvirkning. De nødvendige omstillingstiltak for å gjennomføre ny styrings og ledelsesmodell gjennomføres uten bruk av oppsigelser. Universitetsstyret legger til grunn at nødvendige vedtak om framtidig styrings og ledelsesmodell skal være gjort i løpet av første halvår Når styret legger an dette tidsperspektivet, er det fordi styret mener NMBU ikke kan vente lenger med å utvikle en modell som bedre setter institusjonen i stand til å møte framtidens muligheter og utfordringer. Spørsmålet om rekruttering av rektor (valg eller ansettelse) fra neste styreperiode er ikke berørt av utvalget. Dette er et forhold som vil ha innvirkning på den sentrale administrative organisering. Styret vil avklare denne problemstillingen i løpet av første halvår Styrets vedtak er enstemmig. 14/2016 Evt. Det var ingen saker til eventuelt. NMBU Universitetsstyret Møtedato

6 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet POA - Personal- og organisasjonsavdelingen Tilstede: Fra arbeidsgiver: Birger Kruse, administrasjonsdirektør Jan Olav Aasbø, personal og organisasjonsdirektør Torborg Storaas, seksjonssjef Fra tjenestemannsorganisasjonene: Mette Wik, FF Lena M. Kjøbli, FF Marit Nesje, FF Signe Kroken, NTL Janniche Thom, NTL Kurt Johansen, Parat, Grata Indahl, Parat Cathrine Trangerud, DNV Trude Wicklund, Tekna Anne Gravdahl, NITO Lise Thoen, HVO Gry Jæger, ass. HVO Vår ref. 16/ Dato Møte 2/2016: Referat fra sentralt IDF, Sted Adamstuen Gjesteserveringa, kl US-saker IDF- US sak HA Sakstittel sak 11/16 Godkjenning av agenda. Innkalling godkjent. Anne Marie Bjørkeng anne.marie.bjorkeng@nmbu.no

7 Til evt. NTL ber om skriftlig dokumentasjon på lønnsopprykk på fire lønnstrinn for renholdere som tar fagbrev. Godkjenning av referat fra sentralt IDF den Sak 5/16: Fagforeningene er bekymret for økning i bruk av midlertidige stillinger Fagforeningene ber om informasjon om overføring av fagmiljø (bie gruppen) fra IKBM til INA. Settes opp på neste IDF. Sak 8/16: Ansatte som mangler arbeidskontrakt må få dette og det presiseres at arbeidsavtaler må fornyes og NTL ber om at vaktordning etableres. Sak 9/16: To av fagforeningene, FF og Parat, var skeptiske til krav om veterinærutdannelse i utlysningsteksten. 12/16 Informasjon fra arbeidsgiver Birger Kruse informerte kort om det har vært møte mellom NMBU og Kunnskapsdepartementet, hvor rektor og styreleder deltok i oppfølging av US sak 107/2015 Birger Kruse orienterte om fremleggelse av Colbjørnsenutvalgets rapport for US, og at styret skal ha en drøfting av denne. Fagforeninger og ledergrupper vil bli presentert for rapporten fredag 22. kl i auditoriet på SKP, Ås. 13/16 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene FF: Møte m/andre hovedtillitsvalgte og deltagelse i sentralt utvalg for planlegging av landsråd Dyrepleierutdanningen endret til bachelorgrad. NTL: Jobber m/studieavdelingen. For å se på muligheten for dyrepleiere til å få utvidet til også å kunne ta bachelorgrad. Et «vindu» på to år for mulighet til å ta sisteåret synes noe kort. NTL: Medlemsmøte 26. januar Møte om OU-VetBio: Marit Nesje orienterte. Cathrine T. er fast representant, Marit N. vara. 5/16 Orientering: Prosjekt Campus Fagforeningene vil understreke at de fortsatt mener NMBUs øverste ledelse må være representert i prosjektstyret slik det ble vedtatt i Fagforeningene er godt tilfreds med informasjon og involvering fra prosjektsjef Trond Furuberg og det 2

8 opplegget som nå er lagt for hans deltakelse i IDFmøtene. 20/16 06/16 I Styrets egenevaluering Birger Kruse orienterte om styrets opplegg for egenevaluering. Det vil bli utarbeidet forretningsorden for styret. 21/16 07/16 I Rektors resultatmål for 2016 Birger Kruse orienterte om seminar med RLG der rektors resultatmål for 2015 var utgangspunkt for agendaen på seminaret. Styret skal fastsette resultatmål for 2016: Fagforeningene tror dette er gode mål for /16 08/16 I Plan for internrevisjon 2016 Birger Kruse orienterte om innspill fra PWC til områder for internrevisjon våren Det er prioritert «områder som er viktige for styring og kontroll på overordnet NMBUnivå» og PWC foreslår NMBUs rammeverk for IT styring og kontroll, økonomistyring og HR. Fagforeningene tar valg av prioriterte områder for 2016 til orientering. 23/16 09/16 I Kvalitetsmelding 2015 Birger Kruse orienterte. Fagforeningene påpeker viktigheten av god infrastruktur (IT og bygningsmasse) for hele organisasjonen. Det etterlyses informasjon om fremdrift og innhold i lederopplæring knyttet til forsknings- og utdanningsledelse. Internasjonalisering. Når det gjelder utveksling er det store interne forskjeller, og det er viktig å fokusere på dette området. 24/16 10/16 I Tildelingsbrev NMBU 2016 Birger Kruse orienterte. Det er kommet midler til SEARCH, og arbeidet med denne saken skal tas opp igjen i samarbeid med partene. Det er også en tildeling til IMT-bygget. Tildelingen forutsetter at NMBU også går inn med midler. Dette er lagt inn i NMBUs plan 26/16 Eventuelt Fagforeningene etterlyser mandat og sammensetning av arbeidsgruppe for arbeid med økte inntekter/reduserte kostnader. Saken skal sees i sammenheng med organisasjonsgjennomgangen. 3

9 Kompensasjonen på fire lønnstrinn til renholdere som tar fagbrev blir tatt inn i stillingsbeskrivelsen i lokal lønnspolitikk i 234 forhandlingene til våren. 4