UTKAST TIL PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSSTYRET

Transkript

1 UTKAST TIL PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSSTYRET Dato: Sted: Styrerommet, Cirkus, Campus Ås Tid: Kl Tilstede: Siri B. Hatlen, Wenche Farstad (vara for Øystein Evensen), Camilla Kielland, Morten Sørlie, Jørgen Skeide, Erik Ropstad (vara for Ruth Haug), Trond Langseth, Marianne Harg, Jens Oddershede, Marit Engelsjord Negård, Alf Bjørseth Administrasjonen: Mari Sundli Tveit, Halvor Hektoen, Siri Margrethe Løksa, Birger Kruse, Jan Olav Aasbø Protokoll: Lise Gorseth 17/2015 Godkjenning av innkalling og sakliste Universitetsstyret godkjenner innkalling og saksliste. 18/2015 Godkjenning av protokoll fra Universitetsstyret godkjenner protokollen. 19/2015 Referat fra IDF-møtet Referat fra sentralt IDF-møte ble delt ut i møtet. Punktene fra referatet ble orientert om under hver enkelt sak. Referatet legges ved protokollen. 20/2015 Orienteringssaker fra Styreleder Ingen saker Rektor Utover den skriftlige redegjørelsen, nevnte rektor: Innlegg på Nordisk rektormøte om flerfaglighet og framtidens kompetansebehov Dødsfall på Campus Ås (student) 21/2015 Presentasjon av førsteamanuensis Ulf Indahl: MATH111 og INF100 - Samkjøring av grunnemner kan stimulere og øke læringsutbyttet

2 2 Styret takker førsteamanuensis Ulf Indahl for en meget interessant, lærerik og god presentasjon. 22/2015 Presentasjon av Statsbygg v/ Erik Antonsen Presentasjon av prosjektstyreleder Olaf Melbø Universitetsstyret understreker at det skal legges et helhetlig perspektiv til grunn for en campusutvikling der alle bygg og infrastruktur i prinsippet gjøres tilgjengelig for hele NMBUs organisasjon. Styret forutsetter at løsningene som velges legger til grunn et bærekraftig driftskonsept for NMBU innenfor realistiske økonomiske rammer. Presentasjonene tas til orientering. 23/2015 Årsrapport likestilling Universitetsstyret tar årsrapporten til orientering. 24/2015 HMS årsrapport Lena Marie Kjøbli holdt presentasjonen «Utvikling, utprøving, implementering og spredning av digitale læringsvirkemidler innen HMS-området» Styret ber om en nærmere redegjørelse for IT-situasjonen på Adamstuen i forbindelse med første tertialrapport. Det er utarbeidet, i samarbeid med AMU, en oppfølgingsplan for HMS-arbeidet på Adamstuen etter at man har hatt gjennomgang med ny bedriftshelsetjeneste. Rektor vil orientere Universitetsstyret om oppfølgingsplanen i forbindelse med første tertialrapport. Årsrapport for helse, miljø og sikkerhet tas til orientering. 25/2015 Årsrapport for Forskerutdanningen ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Styret ber om at det utarbeides et opplegg for økt synlighet av artikler, doktorgrader ol. for studenter og ansatte. Ved neste årsrapport ber styret om at man også innarbeider kvalitetskriterier.

3 3 Universitetsstyret tar årsrapport om forskerutdanningen til orientering. 26/2015 Årsregnskap NMBU for 2014 Overføring av midler til 2015 Universitetsstyret fikk tilsendt ledelseskommentarene til årsregnskapet til godkjenning på epost datert Samtlige styremedlemmer godkjente ledelseskommentarene per epost innen På neste styremøte ber Universtetsstyret om en pedagogisk gjennomgang av økonomisystemet som Kunnskapsdepartementet har fastsatt og NMBUs budsjettmodell. 1. Universitetsstyret godkjenner årsregnskapet for Det overføres midler i henhold til tabellen under: Budsjettenhet Utgående balanse 2014 (tall i tusen kr, minus viser overforbruk eller saldering/frigjøring) Disp. mot Forslag virksomhetskapital saldering Midler til Overskudd overføring oppdragsprosjekter Inngående balanse 2015 SamVit MiljøTek VetBio Sum institutter og fakulteter Sentre UA Felles tiltak Totalt Innløsning av overskudd OA -74 Frie midler (- frie midler/ + udekket) i tkr Universitetsstyret vedtar å disponere de frigjorte 12,310 mill. kr på følgende måte: 3. Den gjenstående underdekning i budsjett 2015 på 0,8 mill. kr. dekkes inn. 4. Det tilbakeføres 5,2 mill. kr til virksomhetskapitalen. Dette er midler som i budsjettet for 2015 var forutsatt benyttet til å finansiere fusjonsrelaterte kostnader. 5. Det avsettes 6,310 mill. kroner til styrets reserve. Den utgjør da 11,310 mill. kroner. Midler fra styrets reserve skal benyttes til strategiske formål, nødvendig og ønsket utvikling, og omstilling. Midler tildeles kun etter nærmere drøftinger og vedtak i styret. 27/2015 NMBUs klagenemnd, årsrapport 2014 Årsrapport for NMBUs klagenemd tas til orientering.

4 4 28/2015 Rapport om verksemda ved fakulteta i 2014 Universitetsstyret ber om at det fra neste år utarbeides en felles rapportmal for fakultetenes årsrapporter. Universitetsstyret tek årsrapportane til orientering. 29/2015 Årsrapport ( ) Universitetsstyret ber rektor ta opp med Kunnskapsdepartementet at styret oppfatter det som uhensiktsmessig å måtte legge til grunn en tidsplan og frister som innebærer at det ikke er praktisk mulig å få til en samlet behandling og godkjenning i styret av ledelseskommentarer, årsregnskap og årsrapport. 1) Rektor utarbeider en revidert del I Styrets beretning, basert på styrets innspill i møtet, som sendes styret til godkjenning. 2) Universitetsstyret gir styreleder fullmakt til å godkjenne en samlet årsrapport basert på styrets innspill i møtet og på epost. 30/2015 Råd for samarbeid med næringsliv (RSA) oppnevning og mandat Universitetsstyret mener det er viktig at RSA også har oppmerksomhet på innovasjon. Universitetsstyret vedtar det foreslåtte mandat for Råd for samarbeid med arbeidslivet (RSA). Antall eksterne medlemmer settes til 5 til 7. Universitetsstyret ser fram til å få en strategi for samarbeid med arbeidslivet i løpet av Universitetsstyret gir styreleder fullmakt til i samarbeid med rektor å oppnevne de eksterne medlemmene i RSA. 31/2015 Rektors resultatmål 2015 Styret ble orientert om rektors egenevaluering knyttet opp til resultatmålene for 2014 og var godt fornøyde med redegjørelsen og oppfølgingen av de personlige målene. Forslag til rektors resultatmål for 2015 ble lagt frem for godkjenning. Rektors resultatmål for 2015 godkjennes.

5 5 32/2015 Referatsaker på papir: a) Spørreskjemaundersøkelse fra Riksrevisjonen (RR) om kontroll av falske vitnemål datert (utsatt off. jfr. rr.lov 18(2)) b) Besvarelse fra NMBU på spørreundersøkelse vedrørende kontroll av falske vitnemål datert (utsatt off. jfr. rr.lov 18(2)) c) Svarbrev til RR undersøkelse av pensjonsforpliktelser i selskaper med statlige eierinteresser datert (utsatt off. jfr. rr.lov 18(2)) d) Oppdatert årsplan for 2015 Referatsaker kun på intranett: e) Brev fra Kunnskapsdepartementet (KD) datert : Oversendelse av henvendelse vedrørende bruk av yngre studenter til «frivillig» arbeid ved Veterinærutdanning f) Brev fra KD datert : Rundskriv Endringer i forskrift om opptak til høyere utdanning oppdatert versjon med merknader g) Brev fra KD datert : Høring Forslag til endring i forskrift om Lånekassens adgang til innhenting av opplysninger h) Brev fra KD datert : Regnskapsrapportering i årsrapporten i) Brev til KD datert : Signert brev til KD Statsbudsjettet 2015 Bevilgning til oppgradering av bygg ved selvforvaltende institusjoner j) Brev fra KD datert : Orientering om resultatet av forhandlinger om særavtale om fleksitid i staten k) Brev fra KD datert : Endring av forskrift om kvalitet i høyere utdannelse l) Brev til KD datert : Høringssvar Rapport om finansiering av universiteter og høyskoler m) Brev til KD datert : Statsbudsjettet 2016 Vitenparken på Ås og KDs ordninger for regionale vitensentre, kapittel 226, post 71 n) Brev fra KD datert : Opprette og godkjenne Y-vei til bachelorstudiet innen faget landskapsingeniør o) Referat fra Studieutvalget p) Referat fra Forskningsutvalget q) Referat fra Studenttinget Referatsak 32b/2015: Det ble opplyst at NMBU skal sende et mer utfyllende svar til Riksrevisjonen. Universitetsstyret tar sakene til orientering. 33/2015 Kalling tilsetting av førsteamanuensis II ved Institutt for matematiske realfag og teknologi (IMT) I medhold av univ. 6-3 (4) tilsetter Universitetsstyret Kristin Tøndel, til stilling som førsteamanuensis II ved IMT, for en periode på tre år.

6 6 34/2015 Eventuelt Morten Sørlie meldte følgende spørsmål til rektor: 1. Hvilken budsjettmessig dekning er det for prodekan VetBio? 2. Kan rektor opplyse om status for anskaffelse av skanner for flervalgstester? Rektor vil komme tilbake til spørsmålene på egnet måte.

7 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Personal- og organisasjonsavdelingen Referat Til stede fra tjenestemannsorganisasjonene Mette Wik, UNIO Forskerforbundet Lena Marie Kjøbli, UNIO Forskerforbundet Marit Nesje, UNIO Forskerforbundet Signe Kroken, NTL NMBU Haakon Aaen, NTL NMBU Lise Thoen, Hovedverneombud Gry Tove Jæger, Assisterende hovedverneombud Cathrine Trangerud, Akademikerne, Anne Gravdahl, Akademikerne Trude Wicklund, Akademikerne Kurt R. Johansen, Parat Elin Kristin Findeisen Pålerud, Parat Kirsten Ranheim Berg, Parat Til stede fra arbeidsgiversiden: Administrasjonsdirektør Birger Kruse (møteleder) Seksjonssjef Torborg Storaas Referent: Anne Marie Bjørkeng, POA Vår ref. 14/00176 Dato Sentralt IDF- møte Kl , Sted: Styrerommet, Campus Ås IDF 28/15 Godkjenning av innkalling og referat fra møtet den Referatet godkjent. IDF 29/15 Informasjon fra hovedsammenslutningene Akademikerne: Årsmøte gjennomført. Sittende ledelse ble gjenvalgt.

8 NTL: Årsmøte gjennomføres neste onsdag. Den 23.2 deltok NTL leder på NTL- konferanse for universitetssektoren. Parat: Årsmøte gjennomføres kommende tirsdag. FF: Årsmøte gjennomført. Sittende ledelse ble gjenvalgt. IDF 30/15 Orienteringssaker fra administrasjonen Eventuell innføring av parkeringsavgift: Informasjon ved Monica Westerlund Teknisk avdeling. Forslag til parkeringsadministrasjon på Campus Ås- vil bli sendt ut på høring med en nærmere angitt frist. Tjenestemannsorganisasjonene vil motta saken som høringsinstans til en nærmere angitt frist. Tjenestemannsorganisasjonene forstår at det kan bli utfordringer med parkering de kommende år, men de tror allikevel ikke 500 kroner pr ansatt/student i måneden, på et universitet som har såpass store utfordringer med kollektivtilbudet, er en god ide. Selv UIO har gratis parkering til sine ansatte, selv med det gode kollektivtilbudet de har. I en periode med fusjon og store byggeprosjekter har NMBU behov for å ellers fremstå som et attraktivt studie- og arbeidssted. Kommende lønnsforhandlinger 234: Partene er enige om forhandlingsdato kl Arbeidsgiver utarbeider forslag til fremdriftsplan. Medarbeiderundersøkelsen: Arbeidsgiver orienterte om at dette er sendt ut til alle ansatte i dag. IDF 31/15 Sakene til universitetsstyremøte 5. mars US sak 23/2015 Årsrapport likestilling Fagforeningene er enige i at det er behov for å arbeide med opprykk, dvs. legge til rette for kvinner som ønsker å komme inn under denne ordningen kan kvalifisere seg til professor. Det bør også analyseres hva to kvalifiseringsløp for veterinærene og arbeid i klinikkene gjør for mulighetene for å søke opprykk ved Campus Adamstuen. 2

9 Hovedverneombudet mener at rapporten mangler viktige, kvalitative data for hvordan arbeidsmiljø og organisasjonskultur påvirker kvinners ønsker og mulighet for en akademisk karriere. Dette er nødvendig for å kunne sette inn organisatoriske tiltak og bør bli en del av kommende rapporter. US sak 24/2015 HMS rapport Rapporten har vært behandling i AMU. Tjenestemannsorganisasjonene har ingen særlige kommentarer. US sak 25/2015 Årsrapport forskerutdanningen ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Tjenestemannsorganisasjonene mener %- andelen ikke-fullførte dr.grader etter 6 år er for høy og at dette må undersøkes ytterligere. US sak 26/2015 Årsregnskap NMBU for 2014 Organisasjonene mener det er viktig å ha optimal IT-drift for å sikre god undervisning og forskning, før styret bygger opp egen reserve. Det må være en prioritert oppgave å få til et velfungerende IT-system på Adamstuen samt sikre kritisk backup av forskningsdata ved NMBU. Videre mener fagforeningene at rektoratet har for lite økonomisk handlingsrom. Behov for saldering av nærmere fra 2014 viser dette. NMBU er fortsatt i en omstilling og det er ingen grunn til å tro at dette behovet vil være mindre i Tjenestemannsorganisasjonene ber derfor Universitetsstyret om å avsette 3,155 mill. kroner til rektors reserve, der rektoratet forplikter å rydde opp i IT-driften på campus Adamstuen og sikre kritisk backup av forskningsdata ved NMBU. US sak 27/2015 NMBU klagenemnd, årsrapport 2014 Tjenestemannsorganisasjonene viste til rapportens punkt som omhandler nemndas påpekning av inkonsistens i NMBUs regelverk og mener det er viktig at dette rettes opp. US sak 28/2015 Rapport om verksemda ved fakulteta i

10 Referater fra ledermøter etterspørres. US sak 29/2015 Årsrapport (( ) Administrasjonsdirektøren orienterte. US sak 30/2015 Råd for samarbeid med næringsliv (RSA) Tjenestemannsorganisasjonene tar saken til etterretning. US sak 31/2015 Rektors resultatmål Tjenestemannsorganisasjonene ba om å få tilsendt denne saken IDF sak 32/15 Instituttadministrasjon på Adamstuen. Informasjon ved Birger Kruse. IDF sak 33/15 IDF sak 34/15 Instituttorganisering på VetBio, vedlagte dokumenter: vedtak fra fakultetsstyret og referat fra fakultetets ID møte. En tjenestemannsorganisasjon opplyste i IDF- møtet at dekan Øystein Lie ønsker å revurdere prosessen. Saken ble drøftet. Tjenestemannsorganisasjonene ba om en god forankring av denne saken sentralt da organisering på alle nivå tilhører universitetsstyrets mandat. Ny organisering av vaktholdet på Campus Adamstuen Informasjon ved Bård Martin Tollefsen. Tjenestemannsorganisasjonene ber om at planen skriftliggjøres og at alle ansatte får informasjon hvor kameraer er, når de står på og hvor dataene overføres/slettes. IDF sak 35/15 Eventuelt Reisepolicy ved NMBU Omstillingsavtale før bemanningsplanene Utsatt fagprøve- lærlinger Universitetsadministrasjonen- status i arbeidet (til neste møte) Kartleggingsskjema i forhold til medarbeidersamtalen-dette gjøres på ulike måter på flere institutter. Det bør være en sentral rutine for dette og retningslinjer hva dette kan brukes til. 4

11 Felles policy mht hva som dekkes av kontorutstyr/pc/mobiltelefon for både forskere og teknisk-administrative mv- felles retningslinjer bør på plass. Da man ikke rakk å komme igjennom eventuelt-sakene, tas disse opp i neste møte. 5