UTKAST TIL PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSSTYRET

Transkript

1 UTKAST TIL PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSSTYRET Dato: Sted: Styrerommet, Campus Ås Tid: Kl Tilstede: Siri B. Hatlen, Wenche Farstad, Camilla Kielland, Jørgen Skeide, Ruth Haug, Trond Langseth, Marianne Harg, Siri Bakøy, Jens Oddershede, Morten Sørlie Fraværende: Alf Bjørseth, Øystein Evensen Administrasjonen: Mari Sundli Tveit, Halvor Hektoen, Siri Margrethe Løksa, Jan Olav Aasbø, Birger Kruse Protokoll: Lise Gorseth 102/2015 Godkjenning av innkalling og sakliste Det ble gitt innspill til rekkefølge på utarbeidelse av saklister. Universitetsstyret godkjenner innkalling og saksliste. 103/2015 Godkjenning av protokoll fra Styret ønsker at forslag som i vesentlig grad avviker fra vedtaksforslag fra rektor og eventuelle protokolltilførsler utformes skriftlig i møtet. Universitetsstyret godkjenner protokollen. 104/2015 Referat fra IDF møtet Referat fra sentralt IDF møte ble delt ut i møtet. Punktene fra referatet ble orientert om under hver enkelt sak. Referatet legges ved protokollen. 105/2015 Orienteringssaker fra Styreleder o Ingen saker Rektor o Ut over den skriftlige redegjørelsen opplyste rektor om følgende:

2 2 Arbeidet med pasientgrunnlaget er i gang. Det kom innspill om at kundeorganisasjonene burde inkluderes i det videre arbeidet Statsbudsjettforliket: 8 mill. kroner til SEARCH, Vitenparken 3 mill. kroner (oppnevnt som Norges tiende vitensenter), nye studieplasser, rekrutteringsstillinger To av NMBUs professorer ved Institutt for matematiske realfag og teknologi (IMT) er blitt oppnevnt som medlemmer i Norges Tekniske Vitenskapsakademi (NTVA) Brev fra IMT studenter Hvilken posisjon har Institutt for Matematiske Realfag og Teknologi (IMT) på NMBU Kunnskapsdepartementet gjennomførte sikkerhets og beredskapstilsyn på NMBU Styret har registrert bekymringsmeldingene om den administrative organisering og IT situasjonen på Adamstuen. Styret viser til rektors orientering og forutsetter at det er nok ledelsesoppmerksomhet på disse forholdene slik at dette er ordnet innen de fastsatte frister. 106/2015 «Med beina på bakken inn i fremtiden». En presentasjon av NMBUs Masterprogram i By og regionplanlegging ved Elin Børrud, professor ved Institutt for landskapsplanlegging Styret takker professor Elin Børrud for en meget interessant, lærerik og god presentasjon. 107/2015 Status fra prosjektstyret ved prosjektstyreleder Olaf Melbø Leder av Prosjektstyret Olaf Melbø orienterte om status for prosjektene som inngår i Prosjekt Campus. Spesielt ble det redegjort for Prosjektstyrets budsjettforslag for 2016 (anslått til 22,7 mill. kroner) med vekt på «Flytte og ibruktakelsesprosjektet» og «IKT prosjektet». Melbø presiserte at kostnadene Prosjektstyret har presentert for er å betrakte som svært foreløpige estimater. Det samlede kostnadsbildet kan først avklares når kartlegging og videre planlegging er gjort i Styret tar redegjørelsen til Prosjektstyrets leder til etterretning og støtter at det er viktig å benytte 2016 til å utrede plan og kostnader for flytting, ibruktakelse og IKT fram mot 2019 da nybygget skal tas i bruk.

3 3 2. Universitetsstyret er bekymret for at høye kostnader til flytting, ibruktakelse og IKT ikke synes å være tatt høyde for i de budsjetter som er godkjent for prosjektene som Statsbygg er ansvarlig for (Samlokaliseringsprosjektet og Brukerutstyrsprosjektet). Det ligger heller ingen budsjettmidler knyttet til slike kostnader i den ordinære tildelingen til NMBU i foreløpig tildelingsbrev for Universitetsstyret ber styreleder og rektor anmode om møte med Kunnskapsdepartementet for å redegjøre for situasjonen og drøfte mulige løsninger. Universitetsstyret understreker viktigheten av at det etableres forutsigbare rammebetingelser for årene som sikrer at flytte og ibruktakelsesaktiviteter knyttet til samlokalisering av NMBU ikke går på bekostning av kjernevirksomhet og forsvarlig drift i årene framover. 4. Universitetsstyret tar til etterretning at Prosjektstyret jobber videre, i nært samarbeid med Statsbygg, med tanke på å finne ytterligere optimaliseringer som ikke medfører redusert funksjonalitet, og som bidrar til å redusere behovet for egenfinansiering fra NMBUs side. 5. Universitetsstyret viser til sak 114/2015 «Budsjett og tiltaksplan 2016» der Prosjektstyret tildeles 15,8 mill. kroner i /2015 Kuttliste Samlokaliseringsprosjektet Vedtaket er fattet som punkt 4 i sak 107/ /2015 Evaluering av dagens styringsmodell orienteringssak Leder av evalueringsteamet, professor Tom Colbjørnsen, orienterte om opplegget for evalueringen. Evalueringsteamet vil overlevere evalueringsrapporten på styrets seminar 21. januar Universitetsstyret tar saken til etterretning. 110/2015 Orientering om oppfølging av arbeidsmiljøkartleggingen ved NMBU Styret ber om at det i HMS rapporteringen orienteres om oppfølgingstiltakene av arbeidsmiljøkartleggingen.

4 4 Styret tar sak om oppfølging av arbeidsmiljøkartleggingen ved NMBU til orientering. 111/2015 Etiske retningslinjer for NMBU Styrets vedtak omfatter helheten, dvs. både de etiske retningslinjene og oppsummeringen av de etiske retningslinjene. Styret ber om at det legges opp til en evaluering av retningslinjene i løpet av styreperioden. Universitetsstyret slutter seg til det fremlagte forslag til Etiske retningslinjer for NMBU. 112/2015 Instruks for intern revisjon NMBU Ansvarlig internrevisor, Jonas Gaudernack fra PWC, presenterte seg for styret. I januar 2016 vil internrevisor, i samarbeid med rektor, legge fram revisjonsplan for Forslag til instruks for internrevisjon NMBU vedtas. 113/2015 Fordeling av 45 studieplasser 1. Fra høst 2016 fordeles 20 studieplasser i realfag og teknologi til sivilingeniørstudiene ved Institutt for matematiske realfag og teknologi (IMT) og 10 studieplasser til i realfag og teknologi til Bachelor i Biologi ved Institutt for plantevitenskap. Videre fordeles 8 studieplasser til Master i innovasjon og Entreprenørskap ved Handelshøyskolen og 7 studieplasser til master i by og regionplanlegging ved Institutt for landskapsplanlegging 2. Styret vedtar følgende fordeling av budsjettmidlene: Kategori sats (1000 kroner) Økning i basis tildeling 2016 (1000 kroner) Antall Kategori Program plasser plassering 20 plasser MNT fag IMT 20 D

5 5 10 plasser MNT fag IPV 10 D plasser HH 8 D plasser ILP 7 D Totalt /2015 Budsjett og tiltaksplan 2016 Styret behandlet ikke kapittel 3 Langtidsprognoser Rektor vil legge fram revidert langtidsprognose på egnet tidspunkt. Rektor vil innarbeide innspill til tiltaksplanen som ble gitt i møtet. Styret ber rektor om å redegjøre for hvilke konsekvenser det reduserte budsjettet i 2016 innebærer for satsingen på Fremragende forskning og utdanning (FFU). Rektor refererte brev av fra instituttlederne om «Budsjett og tiltaksplan 2016». Styrets behandling: Ruth Haug foreslo følgende omdisponeringer av 16 mill. kroner i budsjettforslaget for 2016 framlagt av rektor: «De frigjorte 16 mill. kroner brukes til å unngå de foreslåtte rammekuttene i universitetsadministrasjonen, senterne og instituttene (4,3 mill. kroner + 11,5 mill. kroner). 1. I budsjettforslaget er det til sammen avsatt 15 mill. kroner i reserver (usikkerhetsavsetning og styrets reserver). Det foreslås at disse to postene slås sammen til en felles styrets reserve på 6,5 mill. kroner. Det vil si at det her frigjøres 8,5 mill. kroner (og da har vi ikke rørt rektors reserve på 2,9 mill. kroner). 2. I budsjettforslaget er det til sammen avsatt 9,35 + 3,7 mill. kroner til Fremragende forskning og utdanning (FFU) og rekruttering av fremragende forskere, dvs. 13,05 mill. kroner. Det foreslås at dette beløpet reduseres til 5, 55 mill. kroner til FFU rettede tiltak inkl. rekruttering av fremragende forskere sentralt. Det vil si at det frigjøres 7,5 mill. kroner til ordinært FFU arbeid på instituttene». Styreleder foreslo at styrets reserve og usikkerhetsavsetningen i rektors budsjettforslag blir slått sammen til én post Reserve som til sammen utgjør 15 mill. kroner.

6 6 Jørgen Skeide foreslo følgende endringer til budsjettforslaget for 2016 framlagt av rektor: 1. Styrets reserve og usikkerhetsavsetningen blir slått sammen til én post Reserve og settes til 10,0 mill. kroner. Dette er en reduksjon i forhold til rektors forslag på 5 mill. kroner. 2. Avsetning til FFU settes til 6 mill. kroner. Dette dekkes inn ved å redusere satsingsmidler med 3,35 mill. kroner i forhold til rektors forslag. Satsingsmidlene settes til 31,3 mill. kroner. 3. Reduksjonene i punkt 1 2, til sammen 8,35 mill. kroner, benyttes til å redusere rammekuttet til universitetsadministrasjonen, senterne og instituttene fra 15,8 til 7,45 mill. kroner basert på deres andel av rammekuttet. Votering: Ved prøveavstemming fikk Haugs forslag 2 stemmer, rektors forslag med styreleders endringsforslag fikk 4 stemmer og Skeides forslag fikk 4 stemmer. Ved endelig avstemming falt Haugs forslag med 3 stemmer (Haug, Sørlie og Bakøy) mot 7. Ved alternativ votering fikk rektors forslag med styreleders endringsforslag 4 stemmer (Hatlen, Harg, Oddershede og Farstad), mens 6 (Haug, Sørlie, Skeide, Kielland, Bakøy og Langseth) stemte for Skeides forslag. Det endelig vedtaket er: Rektors forslag til Budsjett og tiltaksplan 2016 vedtas med følgende endringer: 1. Styrets reserve og usikkerhetsavsetningen blir slått sammen til én post Reserve og settes til 10,0 mill. kroner. Dette er en reduksjon i forhold til rektors forslag på 5 mill. kroner. 2. Avsetning til Fremragende forskning og utdanning settes til 6 mill. kroner. Dette dekkes inn ved å redusere satsingsmidler med 3,35 mill. kroner i forhold til rektors forslag. Satsingsmidlene settes til 31,3 mill. kroner. 3. Reduksjonene i punkt 1 2, til sammen 8,35 mill. kroner, benyttes til å redusere rammekuttet til universitetsadministrasjonen, senterne og instituttene fra 15,8 til 7,45 mill. kroner basert på deres andel av rammekuttet. Styreleder fremmet følende protokolltilførsel som fikk tilslutning fra Harg, Oddershede og Farstad: «Rektor har lagt fram et forslag til budsjett i balanse for 2016 i tråd med styrets føringer gitt i møte samt tidligere vedtak. Vi gir vår støtte til dette».

7 7 115/2015 Mandat for arbeidsgrupper for gjennomgang av NMBUs kostnader og muligheter for økte inntekter Saken utsettes til neste møte. Styremedlemmene bes om å komme med innspill på epost til styresekretær. 116/2015 Innføring av TDI modellen og revidering av reglement for bidrags og oppdragsfinansiert aktivitet ved NMBU Rektor kommer tilbake til styret med orientering om satser for beregning av indirekte kostnader på BOA prosjekter på egnet måte. Universitetsstyret godkjenner det fremlagte forslag til revidering av NMBUs reglement for bidrags og oppdragsaktivitet (BOA). Reglementet gjøres gjeldende fra og retningslinjene vedlegges protokollen. 117/2015 Studieprogramporteføljen 2016/17 for NMBU Styret viser til sin behandling av sak om studieprogramporteføljen i desember 2014 (sak 154/2014) hvor styret ber om at det jobbes videre med innretningen av studieprogramporteføljen for å oppnå primærmålet om bærekraftige programmer med god kvalitet. Styret legger stor vekt på å svare på Kunnskapsdepartementets oppdrag gitt i tildelingsbrevet for Styret vedtar studieprogramporteføljen for 2016/17 i tråd med vedlegg /2015 Referatsaker: a. Årsplan for styresaker 2016 b. Brev fra Kunnskapsdepartementet (KD) til Statsbygg datert : Samlokaliseringsprosjektet Campus Ås Kjøling og reservekraft Bestilling c. Brev fra KD datert : NMBU Søknad om midler Realisering av siloer og redskapshus ved Senter for husdyrsforsøk d. Brev fra KD datert : Høring forslag til forskrift om tildeling av utdanningsstøtte for undervisningsåret e. Brev til KD datert : Justert innspill fra NMBU angående tildeling av oppgraderingsmidler 2016 f. Brev fra KD datert : Tilsyn med Norges miljø og biovitenskapelige universitets arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap g. Brev fra KD datert : Avvikling av støtteordningen gjennom Statens lånekasse for utdanning for studenter fra utviklingsland, land på Vest Balkan, i Øst Europa og i Sentral Asia (kvoteordningen)

8 8 119/2015 Eventuelt h. Brev fra KD datert : Instruks om avhending av statlig eiendom (avhendingsinstruksen) i. Brev fra KD datert : Høring forslag til endring i forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning j. Brev fra KD datert : Foreløpig tildelingsbrev statsbudsjettet 2016, kap 260 post 50 fordeling av studieplasser til PPU k. Brev fra KD datert Høring delrapport Karriereveiledning i en digital verden l. Brev fra NOKUT datert : NOKUTs vurdering vedrørende tillit til syriske dokumenter pr 30. oktober 2015 m. Brev fra NOKUT datert : Syria er lagt i NOKUTs landdatabase n. Brev fra NOKUT datert : Utviklingsplan for NOKUTs tjenester om utenlandsk utdanning og kompetanse o. Protokoll fra møte i fakultetsstyret for miljøvitenskap og teknologi p. Protokoll fra møte i fakultetsstyret for samfunnsvitenskap q. Protokoll fra møte i fakultetsstyret for veterinærmedisin og biovitenskap r. Referat fra møte i Forskningsutvalget s. Referat fra Prosjektråd nr. 8, t. Referat fra Prosjektråd nr. 9, u. Referat fra Prosjektstyremøte Prosjekt Campus v. Referat fra møte i Studieutvalget w. Referat fra Studentting , x. Referat fra Studentting , y. Referat fra Prosjektstyremøte Prosjekt Campus Universitetsstyret tar sakene til orientering. Det var ingen saker til eventuelt.

9 Møtereferat Til stede fra tjenestemannsorganisasjonene: Kirsten Ranheim Berg Parat Gretha Indahl, Parat Kurt R. Johansen, Parat Mette Wik, FF Lena M. Kjøbli, FF Marit Nesje, FF Signe Kroken, NTL Håkon Aaen, NTL Janne Elisabeth Pedersen, NTL Trude Wicklund, Akademikerne Anne Gravdahl, Akademikerne Cathrine Trangerud, Akademikerne Lise Thoen, HVO Fra arbeidsgiver: Administrasjonsdirektør Birger Kruse(møteleder) Rektor Mari Sundli Tveit (sak 152/2015 og 153/2015) Økonomidirektør Jan Aldal Personal og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot Seksjonsleder Torborg Storaas Seniorrådgiver Anne Marie Bjørkeng Vår ref. 14/ Vår saksbehandler Deres ref. Vår dato Anne Marie Bjørkeng, tlf. Referat fra sentralt IDF den Sted: Styrerommet Campus Ås, kl IDF sak nr HA US sak nr US- sakstittel 142/2015 Godkjenning av agenda. Godkjenning av referat fra av 6

10 Referatet ble godkjent med korrigering av hvem Anne Gravdahl representerer. IDF sak nr 138 Innstegsstillinger: NTL vil skriftlig be om tilbakemelding på om arbeidsgiver mener tiltaket personlighetstester vil gi bedre ledere ved NMBU samt hva som er kostnaden knyttet til hvert intervju. 143/2015 Informasjon fra arbeidsgiver Departementets tilsyn på sikkerhet og beredskap ved NMBU onsdag Jan Olav Aarflot informerte kort Redskaps hus og siloer ved SHF, brev fra KD. Jan Olav Aarflot informerte kort Universitets og høyskolerådet representantskapsmøte. Birger Kruse orienterte kort fra siste samling 144/2015 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene Utsatt til neste møte. Kommentar til rektors orienteringer: Administrasjonen på Adamstuen: De tillitsvalgte reagerer på at det informeres om en sak som ikke oppleves som landet av hverken fagforeningene, ansatte eller instituttledere. Organisasjonene minner om at dette er en forhandlingssak dersom man skulle lande på opprettelse av en organisatorisk enhet. Tjenestemannsorganisasjonene har registrert at det er mye støy rundt denne saken og anbefaler arbeidsgiver å informere de ansatte om dette. Administrasjonsdirektøren orienterte om status i saken. Rektor har til intensjon om at evt. ny organisering skal tre i verk fra Generelt: Tjenestemannsorganisasjonene etterlyser en forretningsorden for US. 145/2015 I 107/2015 Status fra prosjektstyret ved prosjektstyreleder Olaf Melbø Tjenestemannsorganisasjonene mener de bør orienteres om hva Melbø vil orientere US om. Tjenestemannsorganisasjonene mener det er bekymringsfullt at flere og flere budsjettposter havner på utsiden av SLPprosjektet med det resultat at de faller over på NMBUs driftsbudsjett. Tjenestemannsorganisasjonene stiller spørsmål ved årsaken til at denne situasjonen er oppstått og om dette skyldes dårlig økonomistyring og planlegging. Det er viktig å få klargjort med Statsbygg og Kunnskapsdepartementet hva som ligger i og utenfor prosjektet. Tjenestemannsorganisasjonene registrerer at de stadig økende kostnadene skaper reaksjoner, mistenksomhet og bekymring blant de ansatte. Dette kan forringe den positive organisasjonskulturen vi har bygget opp 2 av 6

11 de siste par årene. Det er viktig at arbeidsgiver går ut med informasjon rundt denne situasjonen. 146/2015 D 108/2015 Kuttliste Samlokaliseringsprosjektet Listen er ikke ferdigstilt pr dato og skal behandles i RLG den Det ble redegjort muntlig for saken. Tjenestemannsorganisasjonene vil få tilsendt dokumentet etter behandling i RLG. 147/2015 I 109/2015 Evaluering av dagens styringsmodell orienteringssak. Birger Kruse orienterte om saken. 148/2015 D 110/2015 Orientering om oppfølging av arbeidsmiljøkartleggingen ved NMBU. Tjenestemannsorganisasjonene mener at orienteringen til US mangler refleksjon over de tingene som har vært utfordrende i forhold til selve undersøkelsen. Tjenestemannsorganisasjonene ber om at US orienteres om tilbakemeldinger gjengitt i IDF referat av : Tidspress i arbeidssituasjonen er omtalt flere ganger som forbedringspunkt fra enhetene. Dette bør diskuteres nærmere med tiltak i notatet. Den enkelte leders ansvar for oppfølgingen er viktig å understreke. Leders leder må også bli minnet på oppfølgingsansvaret, særlig i de tilfeller det er gitt negative tilbakemeldinger med ledelse på nivået under. Tidsplan for prosjektet kunne med fordel vært strammet inn. Noen av tjenestemannsorganisasjonene peker på at det ser ut til å være utfordrende å få alle saker på bordet, ikke minst de som handler om leder selv eller leders tidligere håndtering av enkeltsaker. Hovedverneombudet: NMBU mangler en god kultur for å jobbe kontinuerlig med arbeidsmiljø. Dette må organisasjonen jobbe for å implementere. Oppsummeringen av ARK mangler en plan for hvordan de foreslåtte tiltakene skal implementeres og 3 av 6

12 når/hvordan de skal evalueres og hvordan oppfølgingen av disse skal være 149/2015 D 111/2015 Etiske retningslinjer for NMBU Tjenestemannsorganisasjonene sa ved forrige behandling av de etiske retningslinjene at de var fornøyd med et godt og gjennomarbeidet dokument som kunne brukes til etisk refleksjon. Tjenestemannsorganisasjonene opplever oppsummeringspunktene som en nedgradering av arbeidet som er gjort av etikkutvalget. Resultatet er at de etiske retningslinjer med oppsummering nå er 2 sider lengre enn de opprinnelige. God moralsk eller etisk forståelse følger av gjennomtenkning, kritisk refleksjon og diskusjon av etiske problemer, av etiske dilemmaer og av - etiske regler. Tjenestemannsorganisasjonene mener at det er ikke tilstrekkelig med en oppramsing av retningslinjene. 150/2015 I 112/2015 Instruks for intern revisjon NMBU. Birger Kruse orienterte. 151/2015 I 113/2015 Fordeling av 45 studieplasser. Ingen kommentar fra tjenestemannsorganisasjonene 152/2015 F 114/2015 Budsjett og tiltaksplan Rektor orienterte kort om bakgrunnen for budsjettsaken. Tjenestemannsorganisasjonene: Da universitetsstyret behandlet foreløpig budsjett i juni ble det vedtatt at kjernevirksomheten (forskning og utdanning) skulle skjermes (sak 59/2015). I det fremlagte budsjettet (sak 114/ se lenke) har man gått bort fra dette prinsippet ved at instituttene har fått et samlet rammekutt på 11,5 millioner i Videre legges det opp til årlige kutt på instituttene i langtidsprognosen fram til I tillegg rammer kuttene også sentrale enheter innen både studentrekruttering, studieadministrasjon og forskningsstøtte. Kuttene på budsjettet skal i hovedsak gå til å finansiere ekstra kostnader i forbindelse med byggeprosjektet og satsning på fremragende forskning og utdanning (FFU). Universitetet lever i hovedsak av å undervise studenter. Fagforeningene er dypt bekymret for at rammekutt til instituttene vil gå ut over kvaliteten på utdanningen (færre øvingslærere og øvingstimer, mindre studieveiledning osv). Lavere studiegjennomstrømning og svikt i studentrekruttering kan fort bli en konsekvens av dårligere oppfølging, og føre til 4 av 6

13 reduksjon i rammene fra departementet på sikt. Årlige rammekutt vil også påvirke instituttenes handlingsrom ifbm med faglige aktiviteter, tilsettinger og deltagelse på forskningskonferanser. Langtidsprognosen viser at samlokaliseringsprosjektet vil gi NMBU en akkumulert underbalanse i 2020 på 164 millioner kroner. Ett av tiltakene som nevnes for å dekke dette er å pålegge enhetene større egeninnsats uten at dette dekkes av NMBU. Fagforeningene er sterkt kritiske til at budsjettet og langtidsprognosen ikke tar innover seg konsekvensene for NMBUs kjernevirksomhet hverken på kort eller lang sikt. Universitetsstyret må tenke seg godt om før de gjør rammekutt som på sikt vil svekke vår inntjeningsevne og kvalitet i forskning og utdanning. Det er unødvendig å bygge opp en sikkerhetsreserve. Universitetsstyret må heller låne fra likviditetsreserven, redusere FFU-satsningen og kreve at kunnskapsdepartementet dekker de store ekstrakostnadene på byggeprosjektet. NTL stiller seg kritisk til den store bruken av eksterne tjenester/ konsulenter på NMBU. NTL mente at NMBU i 2014 brukte 73 millioner på slike tjenester. Akademikerne er kritiske til at undervisningstildelingen ved instituttene på Adamstuen er fordelt likt på de fire instituttene til tross for at undervisningsbelastningen er svært ulik. Hovedverneombudet: Det må gjennomføres en organisatorisk gjennomgang av veterinærmiljøene før flytting til Ås, slik at organisering og drift passer inn i de nye fasilitetene - her ligger det en risiko som burde vært omtalt i dokumentet. 153/2015 D 115/2015 Mandat for arbeidsgrupper for gjennomgang av NMBUs kostnader og muligheter for økte inntekter. Tjenestemannsorganisasjonene mener universitetsstyret må ta innover seg den krevende økonomiske situasjonen som universitetet befinner seg i mens byggeprosjektet pågår, og at det i denne perioden derfor ikke bør prioriteres store midler til strategiske satsinger. De støtter ikke saken slik den er beskrevet i dokumentet Tjenestemannsorganisasjonene mener både sammensetning og mandat burde vært drøftet med dem før utsendelse til styret. NMBU burde heller kjøre en bottom-up prosess i organisasjonen, og bruke institutt- og fakultetstyrer til å bidra med forslag til reduksjon av kostnader og muligheter for å øke inntekter. De etterlyser instituttledere både fra Adamstuen og Ås i gruppene, i tillegg til flere personer oppnevnt av de 5 av 6

14 tillitsvalgte Sammensetning av gruppene må gjennomgås på nytt og drøftes før nedsetting. Rektor poengterer at gruppen ikke skal saksbehandle/vedta, men komme med helt nye forslag. De tillitsvalgte mener at saken burde beskrive hvordan forslag skal behandles videre i organisasjonen/ledelsen og beslutninger fattes. 154/2015 I 116/2015 Innføring av TDI-modellen og revidering av reglement for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved NMBU. Saken tas til etterretning av tjenestemannsorganisasjonene. 155/2015 I 117/2015 Studieprogramporteføljen 2016/17 for NMBU Ingen kommentarer til saken. 156/2015 Eventuelt: NTL: Plan for forhandlinger på IT-avdelingen Jan Olav Aarflot og Torborg Storaas orienterte. Forhandlingene blir i løpet av desember. Arbeidstid i julen for de som går i turnus på Adamstuen. Tas opp direkte med Torborg Storaas. 6 av 6

15 Vedlegg 1: NMBUs reglement for bidrags og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Formål Hensikten med reglementet for bidrags og oppdragsaktiviteten er å legge til rette for effektiv ressursutnyttelse og regeletterlevelse. Reglementet skal bidra til at NMBU oppfattes som en seriøs og attraktiv samarbeidspartner for eksterne aktører. Reglementet tar utgangspunkt i bestemmelsene i Kunnskapsdepartementets Reglement om statlige universiteters og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer,(rundskriv F 07 13), og fungerer som tillegg til rundskriv F Virkeområde Reglementet gjelder for alle typer forpliktende samarbeid med eksterne virksomheter om faglig aktivitet med ekstern finansiering ut over kroner ekskl. mva. Kriterier All aktivitet som helt eller delvis er finansiert av eksterne virksomheter: Skal være av faglig interesse, og i overensstemmelse med enhetens mål og strategier. Skal forvaltes slik at det ivaretar NMBUs økonomiske interesser. Skal ikke svekke NMBUs faglige uavhengighet. Skal ha finansiering av alle kostnader (inkl. godkjenning for ev. egenfinansiering). Skal ikke subsidiere bidragsprosjekter med bevilgninger stilt til rådighet fra Kunnskapsdepartementet der dette kan føre til konkurransevridning i forhold til andre aktører som leverer tilsvarende tjenester. Skal organiseres som prosjekt. Roller Prosjekteier vil være instituttet/enheten ved leder (instituttleder eller tilsvarende) som har godkjent søknaden for prosjektet. Prosjekteier ved institutt /enhetsleder skal underskrive avtalen/kontrakten, og prosjektet tilhører administrativt denne enheten. Bidragsyter kan imidlertid kreve at ansvaret legges til et høyere styringsnivå. Prosjektleder er ansvarlig for gjennomføring av prosjektet. Den enkelte prosjektleder har ingen fullmakter til å inngå bindende avtaler. Det er ikke anledning til å engasjere næringsdrivende som er tilsatt ved NMBU til prosjektarbeid. Det følger av dette at tilsatte ikke kan fakturere NMBU. Tilsatte som lønnes av prosjektmidler må ha arbeidsavtale innenfor prosjektets kontraktsfestede tidsramme. Regler i personalreglementet om utlysing, innstilling og tilsetting av vitenskapelig eller teknisk personale skal følges.

16 2 Dokumentasjon Skriftlig dokumentasjon knytta til bidrags og oppdragsaktivitet skal være enkel å finne ved behov. Det må vurderes om dokumentasjonen er arkivverdig. Følgende skal dokumenteres skriftlig før søknad sendes: Begrunnelse for klassifisering av prosjekt og vurdering av merverdiavgiftsplikt, som skal være avklart før prosjektsøknad sendes. Faglig begrunnelse for eventuell egenfinansiering av bidragsaktivitet, som skal være signert av instituttleder/enhetsleder før prosjektsøknad sendes. Prosjektbudsjett Følgende skal dokumenteres skriftlig etter at søknad er sendt: Prosjektsøknad Alle kontrakter og eventuelle kontraktsendringer, for eksempel kontraktsforlengelse. NMBUs standardkontrakter og budsjetteringsmaler skal benyttes. I særskilte tilfeller kan imidlertid annen skriftlig dokumentasjon (tildelings /gavebrev etc.) være tilstrekkelig. I slike tilfeller skal prosjekteier gi skriftlig tilbakemelding til den eksterne finansieringskilden som bekrefter mottak av midler til prosjektet. Framdriftsrapporter og sluttrapport Økonomi Alle kostnader og inntekter skal budsjetteres og regnskapsføres. Alle oppdragsprosjekt skal være fullfinansiert av oppdragsgiver, og det skal beregnes en rimelig fortjeneste på oppdraget. For alle bidragsprosjekt skal det søkes om ekstern finansiering av en så stor del av kostnadene som mulig. I de tilfeller der bidragsyter ikke finansierer alle kostnader, skal finansiering av resterende kostnader ved hjelp av grunnbevilgning være godkjent av institutt /enhetsleder. NMBU legger TDI modellen til grunn for beregning av indirekte kostnader. Det er en felles sats for indirekte kostnader for hele NMBU utledet av TDI modellen. Satsen oppdateres årlig basert på data to år tilbake i tid. TDI modellen har ikke tilbakevirkende kraft, og vil således ikke være relevant for prosjekt med søknader levert før Prosjektresultat ved over eller underskudd i oppdragsaktivitet overføres til administrativt ansvarlig enhet i sin helhet. Forskuddsbetaling skal avtales så langt det er mulig. Faglig frihet og ansvar NMBU skal sørge for åpenhet om resultater fra forskning innen BOA. Vitenskapelig ansatte har rett til å offentliggjøre sine resultater, og skal sørge for at slik offentliggjøring skjer. Styret kan samtykke til utsatt offentliggjøring, når legitime hensyn tilsier det. Det kan ikke avtales eller fastsettes varige begrensninger i retten til å offentliggjøre resultater utover det som følger av lov, eller i medhold av lov.

17 3 Iverksettelse Retningslinjene for bidrags og oppdragsaktiviteten ved NMBU ble revidert av Universitetsstyret 26. november 2015 og trådte i kraft 1. januar Revidert reglement erstatter reglementet som trådte i kraft 1. januar Definisjoner Med bidragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter hvor institusjonen henter støtte fra eksterne finansieringskilder, uten krav om motytelse fra institusjonen når avtale/kontrakt inngås. Bidragsprosjekter kan ikke gå med over eller underskudd. Med oppdragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter institusjonen utfører mot betaling fra ekstern(e) oppdragsgiver(e) når det foreligger et krav om motytelse fra institusjonen når avtale/kontrakt inngås. Oppdragsprosjekter skal gå med overskudd. Med aktivitet av faglig interesse forstås aktivitet som styret kan godtgjøre at styrker fagutviklingen internt ved institusjonen, og som er forankret i institusjonens strategi. Med faglig uavhengighet forstås fravær av uønskede eller utilsiktede bindinger på hvordan institusjonen forvalter sine økonomiske ressurser. Faglig uavhengighet innebærer også at forpliktende samarbeid ikke medfører begrensninger i institusjonens selvstendighet i faglige spørsmål. Med indirekte kostnader/dekningsbidrag/overhead forstås de kostnader NMBU har ved bygningsdrift, (lys, varme og vedlikehold). Indirekte kostnader omfatter også itnettverk/infrastruktur, bibliotektjenester, lokal og sentral administrasjon (bl.a. lønn og regnskap), teknisk støtte og IT støtte.