Birkenes kommune Servicetorvet

Transkript

1 Birkenes kommune Servicetorvet Tom Olstad Økonomisjef Pb BIRKELAND Dok. ref. Dato: 10/511-10, jp Saksbehandler: CBIR Notat med oppfølging: Arkivinstruks for journalføring av dokumenter ARKIVINSTRUKS FOR JOURNALFØRING AV DOKUMENTER JOURNALFØRINGSPLIKT Ifølge Forskrift om offentlege arkiv, 2-6 første ledd, er det journalføringsplikt for alle dokumenter som etter offentlighetsloven 4 må regnes som saksdokumenter for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Dette gjelder også e-post, telefaks og SMS: I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokument, jf. 1-1 til 1-3, registrerer organet i journalen så langt organet finn det tenleg. OFFENTLIGHET OG MEROFFENTLIGHET Ifølge Lov om kommuner og fylkeskommuner, 4, er kommunen pålagt å drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Dette betyr at kommunen er pålagt å sørge for at allmennheten får tilgang til den informasjon som er nødvendig for et levende lokaldemokrati. Ønske om arbeidsro og frykt for kritikk må ikke være til hinder for dette. Offentleglova 2006, som trådte i kraft , understreker kommunelovens 4 og baserer seg på meroffentlighetsprinsippet. I formålsparagrafen, 1, står det at: Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon. Med meroffentlighet menes at dokumenter som i utgangspunktet kan unntas fra offentlighetsloven, skal være offentlige så langt de ikke inneholder taushetsbelagte og personsensitive opplysninger etter gjeldende norsk lov. VIKTIG: Alle ansatte i kommunen skal derfor praktisere "meroffentlighet" i alle dokumenter som kan ha allmennhetens interesse. Postboks 115 Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: 4795 Birkeland postmottak@birkenes.kommune.no

2 DOKUMENTER UNNTATT OFFENTLIGHET / INNSYN Intensjonen med Offentleglova er at alle dokumenter i utgangspunktet skal være offentlige såfremt de ikke kan unntas med hjemmel i norsk lov. Birkenes kommune vurderer innkomne, utgående dokumenter og notater i henhold til Offentleglova av 2006, og dokumenter som er unntatt offentlighet, påføres tilgangskode samt lovhjemmel i sak- /arkivsystemet. SYSTEMINFORMASJON Birkenes kommune praktiserer fulltekstpublisering av sin offentlige postliste på hjemmesiden og har således en elektronisk postjournal for sentraladministrasjonen. Det elektroniske sak-/arkivsystemet som brukes av Birkenes kommune, er ACOS WebSak (Basis og Fokus), og systemleverandør er ACOS ( ARKIVDELER Birkenes kommune journalfører sine dokumenter i arkivsaker, som opprettes i sak/arkivsystemets arkivdeler. De aktive arkivdelene som brukes i sak-/arkivsystemet, er bygningsarkivet (BA12), barnemappearkivet (BARN), eiendomsskattearkivet (EIENDOM), elevmappearkivet (ELEV), elevmappearkivet for Kulturskolen (KULTURSKOL), møtearkivet (MA12), personalarkivet (PARK), sentralarkivet (SA12) og skjøtearkivet (SKJØTE). For tiden periodiseres følgende arkivdeler: Bygningsarkivet fra (BARK) arvtaker er BA12 Møtearkivet fra (MARK) arvtaker er MA12 Sentralarkivet fra (SARK) arvtaker er SA12 Dette innebærer at sakene i disse arkivdelene skal avsluttes innen 2 år, og at arkivdelen da skal avsluttes. Nye saker opprettes i arvtaker-arkivdelen. Dersom saksbehandlingen i enkelte saker ikke er fullført i arkivdelen som periodiseres, blir saken flyttet over i arvtaker-arkivdelen (før den gamle arkivdelen avsluttes). Følgende arkivdeler er avsluttet: Landbruksarkivet fra (LARK) Historiske arkivdeler: For tiden digitaliseres bygningsarkivet (byggesaker) fra Historisk materiale i disse sakene arkiveres i arkivdelen BAHISTORIS. De manuelle arkivseriene i Birkenes kommune (papirbaserte) vil bli beskrevet i eget kapittel i Arkivplanen, se Manuelle arkivserier under punktet Arkivserier. POSTBEHANDLING Poståpning Innkommet post til Birkenes kommune åpnes ved felles postmottak, jf. Forskrift om offentlege arkiv 3-1 på kommunehuset. (NB! Felles postmottak er ikke innført enda, det må vedtas ved rullering av arkivplanen) Dette gjelder både papirpost og elektronisk post. Papirpost åpnes for Side 2 av 12

3 tiden av Servicetorvet. Dette bør gjøres av arkivtjenesten (Ved rullering av arkivplan bør det vedtas at arkivtjenesten også foretar sentral poståpning av papirposten). E-post til kommmunen kommer inn til Arkivtjenesten åpner denne og foretar postsortering. Søknader som fylles ut på kommunens hjemmeside under elektronisk søknadssenter, blir importert via ACOS Mottak inn i sak-/arkivsystemet av arkivtjenesten. Postsortering Posten sorteres i hovedsak i arkivverdig og arkivuverdig, jf. Forskrift om offentlege arkiv Arkivverdig post til sentraladministrasjonen også kalt sakspost journalføres i sak- /arkivsystemet. 2. Arkivuverdig post sorteres videre i infopost og søppelpost. Infopost er for eksempel personlig adressert post eller rundskriv av interesse for saksbehandler. Disse videreformidles saksbehandler (papir legges i posthylle og e-post videresendes fra postmottaket). Søppelpost er for eksempel reklame, spam-e-post og liknende. Dette kasseres av arkivtjenesten. 3. Post til ytre enheter (skole, barnevern, PPT, barnehage osv.) legges i posthylle og blir håndtert av sekretær/arkivpersonal på den ytre enheten, som foretar arkivbegrensning og journalføring. Arkivverdig dokument til fagsystem (Gerica for sykehjem, HsPro for Helsestasjon, Familia for barnevern, osv.) blir arkivert i papir-saksmappe på den gjeldende ytre enheten av sekretær/arkivpersonal. (NB! Dette bør endres når kommunen innfører felles postmottak. Arkivtjenesten bør være felles, sentralisert og foreta sentral poståpning, -sortering, arkivbegrensning og journalføring.) Arkivbegrensning Ved behandling av innkommet post foretar arkivtjenesten en grundig vurdering av både papirdokumenter og elektronisk post med hensyn til arkivbegrensning. Ikke all post skal journalføres! Dette gjøres i henhold til Forskrift om offentlege arkiv, 3-18 første ledd og 3-19 samt Offentleglova 4. Dokumenter som ikke fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jf. Forskrift om offentlege arkiv 2-6, ansees som arkivuverdig. Arkivuverdige dokumenter skal ikke journalføres i sak-/arkivsystemet (se nedenfor). Ifølge Forskrift om offentlege arkiv 3-19 skal arkivuverdig materiale skilles ut ved arkivbegrensning. Dette gjelder følgende materiale som legges i posthylle eller sendes på e-post til rett mottaker: Infopost: Trykksaker Rundskriv uten oppfølging Annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale Blanketter som ikke er utfylt. Det er utgiveren som har arkiveringsansvaret. Personlig adressert post, når arbeidstaker ikke har gitt fullmakt til åpning av denne Post som er adressert til arbeidstakerorganisasjoner Bilag som ikke er viktig bakgrunnsmateriale til en sak Forespørsler om informasjonsmateriale så lenge disse ikke krever offisielle svar Kopier av inngående brev når originalen er registrert fra før Melding om adresseforandringer Hotell- og reisebestillinger Kursinnbydelser, -påmeldinger, -bekreftelser og invitasjoner Offisielle invitasjoner til kommunen Skriv til generell informasjon med kortvarig verdi (åpning av ny bankfilial, rutetabeller, etc.) Side 3 av 12

4 Søppelpost: Reklame kasseres Spam kasseres Annet arkivuverdig materiale uten informasjonsverdi Fakturaer Fakturaer skannes av Servicetorvet og blir gjort tilgjengelig elektronisk i Visma Enterprise. Anbud Anbud journalføres ved anbudsåpning. Tilbud Etterspurte tilbud sorteres og leveres saksbehandler for oppbevaring i tilbudsperioden. Egenmeldinger og sykemeldinger Egenmeldinger og sykemeldinger sendes økonomikontor og NAV til registrering og behandling. Tvilstilfeller Dersom arkivtjenesten er i tvil om et dokument skal journalføres, påføres kommunens datostempel, og deretter kontaktes gjeldende saksbehandler. Ettersom det forutsettes at han/hun har større saksinnsikt på sitt fagområde enn arkivet, vil saksbehandler måtte gi beskjed til arkivtjenesten om dokumentet skal journalføres eller ikke dersom det er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. REGISTRERING OG SKANNING Registrering og fordeling Inngående dokumenter registreres av arkivtjenesten i sak-/arkivsystem eller fagsystem (etter postsorteringreglene nevnt ovenfor), jf. Forskrift om offentlege arkiv 2-7. Opplysningar i journal- og arkivsystem, 2-9. Elektronisk journalføring, 3-4. Stempling av saksdokument, 3-5. Registrering og fordeling og 3-6. Behandling av dokument som tilhøyrer den same saka. Arkivtjenesten foretar registrering og fordeling av dokument ifølge kommunens ansvarsoversikter/organisasjonskartet. Dersom arkivtjenesten ikke kan fordele til rett saksbehandler, går dokumentet til nærmeste leder til fordeling. Arkivverdig e-post mottatt direkte av saksbehandler, skal vedkommende selv importere og arkivere i rett arkivsak. Skanning Inngående dokumenter registreres i eksisterende sak, eller i ny sak. Birkenes kommune benytter bunkeskanning (PixEdit), som sikrer OCR-gjenkjenning av PDF-filene. Dette gjør det mulig å søke på ord og begreper i PDF-filene, når disse er skannet. PixEdit oppretter deretter journalpost automatisk med hoveddokument og vedlegg (ved bruk av strekkode-skilleark), som plasseres i en postfordelingsak. Arkivtjenesten fordeler journalpostene fra postfordelingssaken til korrekt arkivsak i sak-/arkivsystemet. Journalposten får status M - midlertidig. JOURNALFØRING OG OFFENTLIGHET Inngående dokument Når den inngående journalposten er fordelt til korrekt sak fra postfordelingssaken, kvalitetssikres journalposten og metadataene (tittel, journaldato, brevdato, avsender, kopimottaker, offentlighetsvurdering, tilgangsgruppe, saksbehandler, osv.) før journalpoststatusen endres til J - Side 4 av 12

5 Journalført. Offentlighetsvurdering foretas etter Offentleglova 3 med vekt på meroffentlighetsprinsippet. Arkivverdige e-poster som er arkivert av saksbehandler, får status S - registrert. Denne kvalitetssikres av arkivtjenesten på lik linje med inngående dokument (over), og journalpoststatus endres til slutt til J. Utgående dokument og notat Den samme kvalitetsrutinen gjelder for utgående dokumenter og notater (både internt notat uten oppfølging X-notat og notat med oppfølging N-notat), som saksbehandlere produserer. Disse får journalpoststatus F ferdig, når saksbehandler er ferdig med dokumentene. Deretter journalfører arkivtjenesten disse og endrer status til J. Saksbehandler/saksansvarlig har imidlertid det overordnede dokumentansvaret og må foreta offentlighetsvurderingen. Registrering av avsender / mottaker Avsender/mottaker registreres med full postadresse i sak-/arkivsystemet, og i de tilfeller hvor e- postadresse er oppgitt, registreres også denne. Når det gjelder den offentlige postjournalen på Internettsiden, vises imidlertid ikke postadressen, men kun navn på avsender/mottaker i de tilfeller de er offentlige (se Bruk av tilgangskoder og lovhjemler nedenfor). Journalføring av intern dokumentasjon Intern, skriftlig kommunikasjon, særlig via e-post, i kommunen journalføres når denne regnes som arkivverdig, dvs. at den foregår som et ledd i saksbehandlingen. Kommunens skriftlige internkommunikasjon journalføres som internt notat uten eller med oppfølging eller som eksternt, internt notat (NB! Denne dokumenttypen er ikke opprettet enda), dersom kommunikasjonen foregår mellom to selvstendige kommunale organ. Alle notater vil bli lagt ut på den offentlige postjournalen på Internett og vil bli vurdert med hensyn til offentlighet på lik linje med inn- og utgående dokumenter (NB! Dette er ikke blitt gjennomført enda). Dette må sees i sammenheng med Offentleglovas bestemmelser i 14 og 16 samt Forskrift om offentlege arkiv 2-6. Journalføringsregler ulike dokumenttyper Arkivtjenesten har lagd en oversikt over de ulike typer dokumenter som kommunen har befatning med, og disse er registrert på Skjema for kartlegging av egne dokumenttyper. Det er utarbeidet en arkivrutine for hver av kommunens avdelinger og enheter, og skjemaet inngår som vedlegg til hver enkelt rutine. Målet er til en hver tid å ha oversikt over hva som skal journalføres til/fra de enkelte enheter. (NB! Denne kartleggingen er ikke foretatt tilfredsstillende, det må gjøres ved rullering av arkivplanen) STATUSKODER PÅ SAKER OG JOURNALPOSTER En arkivsak må opprettes før tilknyttede journalposter kan registreres. Når saken avsluttes (kode A), sperres den for alle nyregistreringer. Saksbehandler har ansvaret for å melde fra til arkivet når en sak skal avsluttes! Følgende statuskoder benyttes i WebSak: På saksnivå: R - reservert av saksbehandler B - under behandling Side 5 av 12

6 A - avsluttet etter kvalitetskontroll av arkivtjenesten X - ingen oppfølging U - saken utgår På journalpostnivå: J - journalført av arkivtjenesten M - midlertidig journalført av arkivtjenesten S - registrert i førstehånd eller ajourført av saksbehandler eller leder (gjelder e-poster) R -reservert av saksbehandler, uferdig konsept X -ingen oppfølging U -dokumentet utgår F -ferdig fra saksbehandler eller leder, klar for ekspedering E -ekspedert av saksbehandler, leder eller en annen instans A -avsluttet etter kvalitetskontroll av arkivtjenesten DOKUMENTTYPER Følgende typer dokumenter kan registreres i WebSak: I -Inngående brev U -Utgående brev N -Internt notat (med oppfølging) X -Internt notat (uten oppfølging) S -Saksfremlegg/innstilling Side 6 av 12

7 BRUK AV TILGANGSKODER, AVSKJERMINGSNIVÅ OG LOVHJEMLER Tilgangskoder Det brukes følgende tilgangskoder i WebSak: BA Barnemappe E Elevmappe IP Ikke publisert P Personalsaker (Personalmappe og generelle personalsaker) SL Startlån U Ikke offentlig (Denne vil bli endret til U.O.) Autorisasjoner for brukere - tilgangsstyring Tilgangskoder tildeles etter den ansattes saklige administrative behov (man får kun tilgangskoden(e) man behøver for å utføre sine arbeidsoppgaver). Avskjermingsnivå Det benyttes følgende avskjermingsnivåer i WebSak: 1 Dokument skjermes for innsyn. Avsender og journalposttittelfelt 1 og 2 er synlig 2 Dokument og journalposttittelfelt 2 skjermes, avsender er synlig 3 Dokument, journalpostittelfelt 2 og avsender skjermes for innsyn. Kun journalpostittel 1 er synlig på den offentlige postlisten. Sakstittel er alltid synlig. Lovhjemler I tillegg til tilgangskodene angis korrekt lovhjemmel, for eksempel Offlv. 13, jf. Fvl. 13 for taushetsbelagte opplysninger (jf. Forvaltningsloven 13). I ansettelsessaker/stillingsutlysninger benyttes Offlv. 25. I anbudssaker brukes Offlv. 23 inntil avgjørelse om valg av leverandør er tatt. I personalarkivet brukes tilsvarende koder P1, P2 og P3 samt korrekt lovhjemmel for personalsaker, som er Offlv. 23. For opplysninger som ikke skal utleveres etter Matrikkelloven, benyttes Matrikkelloven 30. For opplysninger som ikke er offentlige i eiendomsskattesaker benyttes Offlv. 13, jf, Ligningsloven Ansvar for bruk av tilgangskode og graderinger Inngående dokumenter Arkivtjenesten er ansvarlig for å foreslå bruk av tilgangskode/gradering av inngående dokumenter når det er aktuelt. Leder/saksbehandler kontrollerer om tilgangskode/gradering er riktig og gir tilbakemelding dersom denne bør endres. Endelig fastsetting av tilgangskode/gradering, eller oppheving av denne, skjer etter enighet mellom arkivtjenesten og saksbehandler. Tilgangskoden skal alltid være hjemlet i lov! Utgående dokumenter og notater Leder/saksbehandler er ansvarlig for å sette tilgangskode/gradering av utgående dokumenter og notater når det er aktuelt. Arkivtjenesten kontrollerer om tilgangskode/gradering er riktig og gir tilbakemelding dersom denne bør endres. Tilgangskoden skal alltid være hjemlet i lov! Når en sak er journalført, vil den bli tilgjengeliggjort i den offentlige journalen. Side 7 av 12

8 Tilgangskoden IP ikke publisert Birkenes kommune benytter koden IP, Ikke publisert, om dokumenter som ikke legges ut på den offentlige postjouornalen. Dette er dokumenter som riktignok ikke er blitt unntatt offentlighet, men som kommunen ikke vil nettpublisere av hensyn til innholdet. Innsyn kan i begge tilfeller begjæres skriftlig eller muntlig til kommunen, som vil behandle disse innen fem dager. Har vedkommende ikke fått svar innen denne fristen, har innsynsbegjærer automatisk klagerett, jf Offentleglova, SAKSBEHANDLING Når et arkivverdig inngående dokument er journalført og fordelt til saksbehandler, dukker det opp i hans/hennes innboks i sak-/arkivsystemet og må behandles. Dokumentet må avskrives (dvs. følges opp/behandles), enten med utgående dokument eller ved å ta det til etterretning (TE), eller orientering (TO), osv. Se egen rutine Saksbehandlingsregler for mer informasjon. Adminstrasjonsenhet Alle saksbehandlere er tilknyttet en administrasjonsenhet, og har kun tilgang til dokumenter journalført på den enheten de er registrert på. Avdelingsleder kan be om utvidede tilganger for den ansatte, dersom vedkommende skal utføre oppgaver for andre enheter. Produksjon av utgående dokument eller notat Hvis inngående dokument skal besvares med et utgående dokument, opprettes en ny utgående journalpost. Denne kan avskrive den inngående, om det skal avgis et endelig svar. Dersom det skal lages et foreløpig svar etter Forvaltningsloven 11a, avskriver saksbehandler ikke det inngående før endelig svar kan gis. Det velges korrekt brevmal i rett arkivsak, og når dokumentet er kvalitetssikret og ferdig til utskrift (gradert dokument) eller ekspedering via e-post (ugradert dokument), kan saksbehandler ferdigstille ved å endre journalpoststatus til F Ferdig. Dersom saksbehandler skal starte en sak med utgående dokument, må vedkommende først lage en ny arkivsak, se eget punkt for dette. Elektronisk godkjenning Dokumenter som krever godkjenning av nærmeste leder, avdelingsleder, tjenestesjef eller rådmann, skal sendes til elektronisk godkjenning. Det lages derfor en oppgave på journalposten med merknad, og så sendes opppgaven til godkjenning. Dersom dokumentet blir elektronisk godkjent av leder, blir journalpoststatus automatisk satt til F Ferdig og dokumentet kan ekspederes uten underskrift. Ved ikke-godkjent, returneres oppgaven med merknader, og saksbehandler lager ny versjon, som sendes til ny godkjenning, eventuelt kan leder ved mindre endringer selv lage ny versjon og ferdigstille dokumentet. Ferdigstille dokument Når saksbehandler er helt ferdig med et dokument, påføres status F - Ferdig. Da skal arkivtjenesten kontrollere og påføre kode J for Journalført (som nevnt over under punktet journalføring). NB! Dersom saksbehandler vil endre på dokumentet i ettertid, er dette ikke mulig fra saksbehandlers side. Dokumentet vil være skrivebeskyttet! Vedkommende må i unntakstilfelle ta kontakt med arkivet, som kan sette saken tilbake på R for Reservert (gjelder utgående dokument). KVALITETSSIKRING AV OFFENTLIG JOURNAL Dokumentrapport Utgående journalposter som er ferdigstilt (journalpoststatus F) eller ekspedert av saksbehandler (journalpoststatus E) eller e-poster importert av saksbehandler (journalpoststatus S), skal Side 8 av 12

9 arkivtjenesten journalføre daglig. Det kjøres derfor en rapport på dette, og denne kvalitetssikres før dokumentene journalføres (journalpoststatus endres til J) i sak-/arkivsystemet etter gjeldende regler. Innsyn i offentlig postjournal Når dagens dokumenter er journalført, kjøres en dokumentrapport mot ACOS sin innsynsmodul, kalt Innsyn, som genererer den offentlige postjournalen. Denne blir tilgjengeligjort på vår hjemmeside når Innsyn oppdateres, se nærmere info nedenfor (tekst på vår hjemmeside under Innsyn). Dokumentrapporten skal kjøres daglig og sjekkes av minimum 2 personer før Innsyn kan oppdateres. Dersom dette ikke er mulig en dag, skal rapporten ikke oppdateres av viktige kvalitetshensyn! INTERNETTPUBLISERING Birkenes kommune har valgt å nettpublisere sine offentlige saksdokumenter i fulltekst på den offentlige postlisten. Kommunen har ingen plikt til å nettpublisere dokumenter og har en bevisst holdning til hva som publiseres og hvilke konsekvenser dette kan få for den enkelte. INNHOLD Postlisten inneholder kommunens inngående og utgående dokumenter samt saksfremlegg som er offentlige. Birkenes kommunes personalarkiv, elevmappearkiv og barnemappearkiv er ikke tilgjengelig på den offentlige postlisten. Det samme gjelder postlisten for fagsystemer innen barnevern, PPT, sykehjem, hjemmesykepleien osv., som håndterer journaler med opplysninger unntatt offentlighet og sensitive personopplysninger etter personopplysningsloven. OPPDATERING Postlisten oppdateres 2 dager etter at et dokument er journalført. Årsaken til dette er gjennomføring av internkontroll, kvalitetssikring og forsvarlig saksbehandling. Dokumentene ligger ute i 6 mnd, saksfremlegg vil alltid ligge ute. RETT TIL INNSYN Birkenes kommune praktiserer meroffentlighetsprinsippet etter offentleglova. Innsyn i saksbehandlingen øker innbyggernes engasjement for lokaldemokratiet, og gir dessuten mulighet til å kontrollere og påvirke kommunens virksomhet. Etter offentleglova er saksdokumenter og postjournaler åpne for innsyn, dersom ikke annet følger av lov eller forskrift. Alle kan kreve innsyn i saksdokumenter og journaler. Innsynsbegjæringer sendes til postmottak@birkenes.kommune.no. Oppgi så presist som mulig hvilke dokumenter du ønsker innsyn i. Vennligst opplys om du er part i saken, da har du større innsynsrett. Utdypende informasjon om Birkenes kommunes offentlige journal Avvik i den offentlige postjournalen Når det oppdages avvik i postjournalen, skal dette rettes umiddelbart. Feilen rettes i sak-/ arkivsystemet straks, dokumentrapporten kjøres og dokument med feil blir enten fjernet fra eller publisert på hjemmesiden under postliste. Avvik noteres i arkivets logg, og avviksmelding skrives til nærmeste leder. Det legges vekt på tiltak for å hindre gjentakelse. AVSLUTNING AV SAK Når saksbehandler har avsluttet en sak i WebSak, skal arkivtjenesten kvalitetssikre saken før avskriving gjennomføres. Saksbehandler gir til enhver tid beskjed til arkivet når en sak skal avsluttes, slik at arkivtjenesten kan gjennomføre dette. Side 9 av 12

10 UTLÅN AV ARKIVMATERIALE Ved utlån av saker fra papirarkiv benyttes lånekort. I papirarkiv/depot skal lånetaker kvittere for utlån. I elektronisk journal kan man benytte utlånsfelt Utlån av journalpost. BEVARING OG KASSASJON Saker som arkiveres elektronisk, skal ikke kasseres. Unntak fra dette er arkivdel som inneholder elektroniske rundskriv, eller eksterninfo som inneholder dokumenter som ikke har betydning for saksbehandling. Disse skal kasseres etter 5 år. Dette skjer automatisk ved at bevaringstid angis i Websak. Arkivdeler som er papirbasert, bevares/kasseres etter Riksarkivarens retningslinjer for bevaring og kassasjon (se egen del av arkivplanen som omhandler dette: Arkivbegrensning, kassasjon og periodisering under punktet Arkivrutiner). ARKIVBEGREPER - ordliste Arkivkode og klassering (arkivnøkkel = K-kodene) Arkivverdig post journalføres og klasseres i henhold til Kommunenes arkivnøkkel, K-kode-systemet, for det gjeldende saksområdet. Det er saken som skal bestemme arkivkode, og ikke de enkelte dokumentene. Saken skal plasseres på emnet det dreier seg om. Hvis saken består av flere emner, er hovedprinsippet at saken legges på ett av emnene med viktigste K-kode øverst. Arkivar kan bruke flere klasseringer dersom dette er hensiktsmessig med hensyn til rask gjenfinning og nøyaktig kategorisering av emner. Innkomne dokumenter klasseres av arkivtjenesten. I tvilstilfeller skal arkivar rådføre seg med saksbehandler og omvendt. Er saksbehandler ikke enig i klasseringen, må eventuelle rettinger skje i samråd med arkivaren. Arkivsak vs. sak I forvaltningen brukes begrepet "sak" om et sammenhengende, administrativt begivenhetsforløp som oppstår på grunn av en henvendelse utenfra, eller på initiativ fra virksomheten selv. I NOARK (NOrsk ARKivstandard) brukes begrepet "sak" om enkeltdokumenter som naturlig hører sammen i en mappe, og som derfor har samme saksnummer. Mappen kalles også arkivsak. Opprettelse av ny arkivsak Hvis dokumentet ikke tilhører en eksisterende sak, må ny sak opprettes. Arkivet foreslår arkivkode/klassering, og saksbehandler skal kontrollere denne ved oppretting av nye saker. Saksbehandler som ønsker å opprette ny sak, kan henvende seg til arkivet dersom saksbehandler trenger bistand for å få saken opprettet. Som hovedregel gjelder at den enhet som starter en sak i WebSak, skal ha saksansvar og dermed også arkivansvar for saken. Det reelle fagansvaret skal gjenspeiles i sak-/arkivsystemet Journalpost En journalpost er en registrering av dokumenter i en arkivsak. En journalpost kan vise til flere dokumenter, men bare ett kan være hoveddokument. Ett og samme dokument kan tilknyttes flere journalposter via dokumentlink. Alle vedlegg som knyttes til et hoveddokument, skal arkiveres. Journalposttittel Journalpostittelen skal gjenspeile innholdet i dokumentet og er ikke nødvendigvis alltid samsvarende med brevets brødtekst, som kan være misvisende. I mange tilfeller er brødteksten en referanse til et Side 10 av 12

11 forutgående brev og identisk. For eksempel er svar på Oppstart av reguleringsplan som regel Kommentar eller Merknad til reguleringsplan. Navn på dokumentene bør således gjenspeile saksprosessen i en sak, dersom det er mulig. Dette gir allmennheten en pekepinn på hvor langt prosessen er kommet. K-kodene K-kodene er en arkivnøkkel som er basert på emne eller saksinnhold, og den er bygd opp etter desimalsystemet med følgende hovedinndeling: 1. K-1-kodene består av fellesklassene, som har en numerisk inndeling fra 0-9 (3,7,8 og 9 er ennå ikke i bruk). Disse klassene beskriver i hovedsak saksområder som angår kommunens egenforvaltning og drift (gjelder organisasjon, administrasjon, folkevalgte organer, planer, økonomi, personale, lønn, eiendommer og materiell. 2. K-2-kodene består av fagklassene og er alfabetisk inndelt (I og O, Æ,Ø og Å brukes ikke). Disse klassene beskriver kommunens utadrettede fagområder og samfunnsoppgaver. Opplæring og undervisning har to klasser (A,B), kultursektoren to klasser (C,D), helse- og sosialsektoren fire klasser (F,G,H,J), miljøsektoren én klasse (K), teknisk sektor fem klasser (L,M,N,P,Q), energiforsyning to klasser (S,T) og landbruk én klasse (V). Fem klasser er ennå ikke tatt i bruk (E,R,W,Y,Z). 3. K-3-kodene består av tilleggskodene, som har en &-kode. Disse kan ikke brukes alene, men anvendes kun for å presisere emnet i en sak nærmere. Kodene er generelle og kan derfor brukes til ulike typer saker. VIKTIG FOR SAKSBEHANDLER: Dersom saksbehandler har behov for å opprette ny sak selv, tar han/hun kontakt med arkivet dersom vedkommende er usikker på rett klassering. Kommunenes arkivnøkkel, K-kodeboka, er skannet inn og ligger tilgjengelig for alle saksbehandlere på sak 09/805! Kopi til Kopi av inngående post Arkivtjenesten skal registrere kopi der dette er angitt eller logisk, men det er saksbehandler som har ansvar for at dokumentet blir fordelt riktig. Kopi av utgående post og notater Det er saksbehandlers ansvar å fordele utgående post og sende kopi til dem som skal ha dette. Kryssreferanse jfsak/pres Hvis opprettet sak har sammenheng med eller bør vise til tidligere opprettet sak eller en annen relevant sak, skal kryssreferanse settes inn. Dette gjøres på saksnivå under feltet Jfsak/pres. Her lages ny referanse ved å velge PK-henvisning og deretter oppgis ArkivsakID på sak den gjeldende saken skal kobles til. Det genereres deretter en kobling mellom begge sakene. Referanse Avsenders referanse (angitt som Vår referanse) skal alltid registreres av arkivet hvis den er oppført i et inngående dokument. Dette gjøres i feltet Ref. Det er som regel en henvisning til avsenders saksnr., saksbehandler og år. Registreringen forenkler gjenfinning av dokument og sak. Deres referanse er en henvisning til tidligere brev som Birkenes kommune har sendt. Side 11 av 12

12 Saksansvarlig Saksansvarlig er vedkommende som er ansvarlig for behandling av saken i sin helhet. For at saksansvarlig skal kunne oppføres, må han/hun være registrert som saksbehandler i WebSak. Systemansvarlig sørger for dette etter å ha mottatt Startmelding fra ansattes ansvarlige leder. Saksnummer - arkivsakid Når ny sak opprettes, tildeler journalsystemet automatisk nytt saksnummer/arkivsakid. Sakstittel Denne tittelen er overskriften på saksmappen. Sakstittelen formuleres slik at den gjenspeiler hovedinnholdet i en bestemt sak. Både sakstittelfelt 1 og sakstittelfelt 2 tas i bruk om nødvendig. Rekkefølgen på sakstittel-feltene bør også være i samme rekkefølge som klasseringene, slik at den innholdsmessige logikken bevares. For eksempel: Sakstittelfelt 1. Birkeneshallen Klassering: K1-613 Sakstittelfelt 2. Utleie Klassering: K3-&53 NB! Sakstittelfeltene skal ikke inneholde sensitive opplysninger! Feltene er synlige på den offentlige postjournalen. Skriveregler Skrivereglene er kommunens norm for klart og tydelig språk i forvaltningen, og da særlig ved registrering i sak-/arkivsystemet. Reglene sier noe om oppbygging av saks- og dokumenttittel, forkortelser, dato/tid, begreper m.m. skal registreres. Dette følger av den interne rutinen Skriveregler for registrering i WebSak. (NB! Rutinen må utarbeides ved rullering av arkivplanen) Christer Birkeland Arkivleder Mottakere: Tom Olstad Økonomisjef 4795 BIRKELAND Kopi til: Gro Anita Trøan Kari Kvifte Birkeland Siri Lima Flakk Rådmann Avdelingsleder Side 12 av 12