BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for service, utvikling og tekniske tjenester. Til administrasjonene

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for service, utvikling og tekniske tjenester Rundskriv Dato: 24. juni 2002 Saksnr.: Saksbehandler: MAMI Emnekode: BSUT-0526 Til administrasjonene Bruk av E-post, intern korrespondanse og interne dokumenter i Bergen kommune. Det er en overordnet målsetting at elektronisk kommunikasjon skal bli vanlig innad i forvaltningen og i kontakten med publikum og næringsliv. Denne målsettingen forutsetter at dokumenter kan utveksles ved hjelp av e-post. Bksak skal brukes for intern korrespondanse i kommunen. I rundskrivet er følgende retningslinjer beskrevet: Retningslinjer for bruk av intern korrespondanse og interne dokumenter i Bergen kommune Retningslinjer for bruk av E-post i Bergen kommune Retningslinjer for bruk av intern korrespondanse og interne dokumenter i Bergen kommune er en konkretisering av eksisterende bksak rutiner, og erstatter tidligere rutiner. Retningslinjer for bruk av E-post i Bergen kommune er ny. Retningslinjene gjelder fra Retningslinjene har vært presentert og diskutert på møter med kommunaldirektører og bydelsdirektører. Rundskrivet distribueres elektronisk til bydelsadministrasjonene og byrådsavdelingene. Vi ber om at ledelsen ved den enkelte enhet formidler rundskrivet og dets intensjoner til de lokale arkivansvarlige og alle saksbehandlere. Retningslinjene blir tilgjengelig via wwwsak sine hjelpesider og under Nyheter på intranett. Finn Strand kommunaldirektør Malfred Misje systemplanlegger 1

2 Saksnr: Saksbehandler: MAMI Delarkiv: BSUT-03 Dato: 24. juni 2002 Retningslinjer for bruk av intern korrespondanse og interne dokumenter i Bergen kommune 1. Innledning. Bksak har en felles arkivdatabase for alle enheter i Bergen kommune. Alle saksdokumenter skal inngå i saksarkivet Bksak dersom: de er gjenstand for saksbehandling, eller anses å ha verdi som dokumentasjon Saksdokumenter er etter offentlighetsloven dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn eller lagt fram for et slikt organ. Det er den samme begrepsbruken som blir benyttet i arkivsammenheng. Vanligvis brukes saksdokumenter og arkivdokumenter om hverandre. Bksak er basert på Noark en kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystemer i offentlig forvaltning. I arkivforskriften går der frem at offentlige organ som benytter et elektronisk arkivsystem skal fylle kravene som ligger i Noark-standarden. Det mest sentrale lovverket vedrørende elektroniske arkivsystemer og elektronisk kommunikasjon: Arkivloven med forskrifter Offentlighetsloven Forvaltningslovens regler om saksbehandling Det vises også til Reglement for meroffentlighet i Bergen kommune. Dette dokumentet er i overensstemmelse med Standard arkivplan for Bergen kommune, og er godkjent av Byarkivaren. 2. Mål Det er en overordnet målsetting at elektronisk kommunikasjon skal bli vanlig innad i kommunen, og i kontakten med publikum og næringsliv. Mål med elektronisk kommunikasjon innad i Bergen kommune er følgende: Raskere distribusjon. Rask distribusjon av intern korrespondanse og rask tilgang til interne dokumenter ved hjelp av link/e-post. Det er ikke nødvendig å sende korrespondanse manuelt i internposten. Ett og samme dokument registreres kun ett sted/en gang. Mottaker-avdeling(er) kvitterer for mottak av intern korrespondanse, og dokumentet kommer på postliste/offentlig journal. Mindre behov for papir og kopiering originaldokument arkiveres elektronisk. Bedre oversikt alle dokumenter i en sak arkiveres sammen i felles arkivsak (for eksempel høringsuttalelser). 1

3 3. Dokumenttyper i Bksak Saksdokumenter kategoriseres innen følgende dokumenttyper som følger Noark standarden: I inngående brev (ekstern korrespondanse/post og post fra enheter i Bergen kommune som ikke bruker Bksak). U utgående brev (ekstern korrespondanse/post). N interne dokumenter som krever oppfølging og avskrivning i Bksak. I Bergen kommune brukes N dokumenter for all intern korrespondanse mellom avdelinger/enheter. X interne dokumenter som ikke krever oppfølging og avskrivning (møteinnkalllinger, møtereferater, arbeidsdokumenter på avdelingen m.m.). S Saksframlegg som er knyttet til utvalgsbehandling. Hovedregel er at et og samme dokument skal registreres kun en gang/ett sted. Distribusjon av intern korrespondanse (dokumenttype N) mellom avdelinger skal skje elektronisk i Bksak, og interne dokumenter (dokumenttype X) skal kommuniseres ved hjelp av link i e-post. 4. Bruksområder 4.1 Intern korrespondanse (dokumenttype N) Intern korrespondanse er saksdokumenter som kommuniseres mellom avdelinger i Bergen kommune. Eksempler på intern korrespondanse er dokumenter som er gjenstand for saksbehandling, høringsuttalelser, forespørsler, oversendelse av saker. Intern korrespondanse skal også benyttes internt i en avdeling dersom dokumentet er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Intern korrespondanse skal registreres i Bksak med dokumenttype N. Eksempler der intern korrespondanse brukes : mellom bydelsadministrasjoner mellom byrådsavdelinger mellom byrådsavdelinger og bydelsadministrasjoner mellom byrådsavdelinger og underliggende etater/kontorer mellom bydelsadministrasjoner og underliggende tjenestesteder Intern korrespondanse som er journalført skal etter kommunens prinsipp om praktisering av meroffentlighet (i likhet med ekstern korrespondanse) med på Offentlig journal. Hensikten med rapporten Offentlig journal er å gi allmennheten informasjon om avdelingenes journalførte dokumenter. Det er avskjermingskoder knyttet til det enkelte dokument som skal hindre at opplysninger unntatt offentlighet kommer med på rapporten. Intern korrespondanse krever oppfølging og avskrivning. Hvis dokumentet som mottas skal besvares med nytt dokument, skal svardokumentet skrives i samme arkivsak som mottatt dokument. Intern saksbehandling på mottaker-avdeling skal foregå i avdelingens egne saker. Distribusjon skjer automatisk (elektronisk) i bksak når avsender-avdeling (arkiv) journalfører dokumentet. Mottaker-avdeling (arkiv) registrerer mottatt dato, og dokumentet kommer på postliste og offentlig journal. Hovedregel er at mottaker-avdeling (arkiv) fordeler dokument 2

4 til leder/saksbehandler, men avsender (saksbehandler) kan også skrive direkte til en leder/saksbehandler på mottaker-avdeling. Saksansvarlig arkiv arkiverer dokumentet i fysiske saksmappe. Dokumenter som krever underskrift. Intern korrespondanse som krever underskrift skal i tillegg sendes manuelt i posten. Mottakeravdeling skal ved mottak sjekke at dokumentet er mottatt elektronisk og fordelt. Mottaker (som ikke er ansvarlig for arkivsaken) arkiverer dokumentet i en skyggemappe eller notatkopibok. Dokumenter som er unntatt offentlighet. Intern korrespondanse som er unntatt for offentlighet skal sendes fysisk i posten. Mottakeravdeling (arkiv) må registere dokument som innkommet post, med dokumenttype I. Dokumentet skal registreres i mottakers sak. 4.2 Interne dokumenter (dokumenttype X) Interne dokumenter er dokumenter internt i en avdeling (for eksempel i en bydelsadministrasjon, byrådsavdeling, etat, kontor) som ikke krever oppfølging og avskrivning. Eksempler på interne dokumenter er møteinnkallinger, møtereferater, interne notater/arbeidsdokumenter på avdelingen. Interne dokumenter registreres med dokumenttype X i Bksak. Journalførte interne dokumenter kommer ikke på postliste og offentlig journal. Når interne dokumenter skal kommuniseres til andre (for eksempel møtereferat til møtedeltakere) sendes dokument med link i e-postsystemet. Interne dokumenter kan kommuniseres internt i hele kommunen. 5. Sjekkliste for målgrupper 5.1 Sjekkliste for saksbehandler Inngående intern korrespondanse (dokumenttype N) Inngående intern korrespondanse finnes i arbeidslisten Ubesvarte i wwwsak. Saksbehandler skal minst 2 ganger for dagen sjekke om det er kommet nye dokumenter i listen over ubesvarte. Hvis dokumentet skal besvares med nytt dokument gjøres det i samme arkivsak som mottatt dokument. Saksbehandler markerer dokumentet i listen Ubesvarte og velger meny Besvar. Dokumentet får automatisk dokumenttype N. Utgående intern korrespondanse (dokumenttype N) Utgående intern korrespondanse vil enten være svar på inngående korrespondanse eller være nytt dokument som oppstår internt. Dokumenttype N skal brukes og mottakere (en eller flere) må registreres. Hovedregel er at de to første feltene skal fylles ut (bydel/byrådsavdeling og avdeling). Saksbehandler kan også velges. Når dokumentet er ferdig markerer bruker dokumentet i listen Under arbeid og velger meny Til arkiv (eller velge ikonet for Til arkiv hvis dokumentet vises i Dokumentdetaljer). Videre elektronisk fordeling skjer av avsenders arkiv og mottakers arkiv. 3

5 Hvis dokumentet er unntatt for offentlighet eller det kreves underskrift skal det fysiske dokumentet sendes med posten og kopi sendes til arkivet. Interne dokumenter (dokumenttype X). Interne dokumenter registreres med dokumenttype X. Når interne dokumenter skal kommuniseres til andre (for eksempel møtereferat til møtedeltakere) sendes dokument med link i e-postsystemet. Dokumentet må være ført Til arkiv for at andre skal kunne lese det. Hvis dokumentet som er ført Til arkiv ikke skal journalføres endelig (skrivebeskyttes) av arkivmedarbeider, skal saksbehandler registrere inn ikke journalfør i feltet tilleggsopplysninger. 5.2 Sjekkliste for arkivmedarbeider All korrespondanse både eksternt og internt i kommunen skal kvalitetssikres av arkivmedarbeidere. Hovedrutine er at all inngående ekstern korrespondanse/post skal ha dokumenttype I, all utgående ekstern korrespondanse/post skal ha dokumenttype U. All intern korrespondanse skal ha dokumenttype N. Utgående ekstern korrespondanse (fysisk post) Når arkivet mottar kopi av eksternt brev/dokument (registrert som dokumenttype U i Bksak) - skal følgende gjøres: Dokumentet skal journalføres. Tilgangsgruppe og avskjerming skal kontrolleres. Hvis dokumentet ikke er unntatt offentlighet skal tilgangsgruppe være ALLE. Dokumentdato i Bksak skal sjekkes mot dokumentdato på kopi. Dato i Bksak skal være lik dato på kopien. Hvis dokumentet er intern korrespondanse (saksbehandler har brukt feil dokumenttype) skal dokumentype endres fra U til N og intern(e) mottaker(e) registreres. Hvis avsenders avdeling eier saken skal dokumentet arkiveres i det fysiske arkivet på saksmappen. Hvis avsenders avdeling ikke eier saken skal dokumentet arkiveres i egen skyggemappe eller notatkopibok. Hvis dokumentet er ekstern korrespondanse skal dokumentet arkiveres i arkivet på saksmappen. Avskrivning skal sjekkes og eventuelt korrigeres Utgående intern korrespondanse Arkivmedarbeidere skal minst 2 ganger daglig sjekke om det er N dokumenter som er gjort klar-for-journal, og journalføre og fordele dokumentene. Søk frem N-dokumenter klar-for-journal. For hvert dokument i listen skal følgende gjøres: Journalfør dokumentet. Ta utskrift av dokumentet og sjekk at riktige mottakere er ført i Bksak. Eventuelt oppdater mottakere i Bksak. Dokumentdato i Bksak skal sjekkes mot dokumentdato på utskrift. Dato i Bksak skal være lik dato på utskriften. Hvis avdelingen eier saken skal dokumentet arkiveres i den fysiske saksmappen. Hvis avdelingen ikke eier saken skal dokumentet arkiveres i skyggemappe eller notatkopibok. 4

6 Hvis dokumentet ikke er unntatt offentlighet kontroller tilgangsgruppen som skal være ALLE. Hvis N-dokumentet er unntatt for offentlighet sjekk avskjermingskode og hjemmel ( ) eventuelt oppdater verdier. Hvis det i ettertid mottas kopi av N-dokument med underskrift fra saksbehandler, erstatter dette tidligere arkivert kopi. Inngående intern korrespondanse To ganger daglig skal arkivmedarbeider søke frem Ufordelt intern post. Dette er post der avsender har påført mottaker-avdeling (men ikke saksbehandler). Posten fordeles til saksbehandler eventuelt leder, og påføres mottatt dato. To ganger daglig skal arkivmedarbeider søke frem Fordelt intern post. Dette er post der avsender har påført mottaker-saksbehandler. Posten påføres mottatt dato. Hvis mottaker-avdeling eier saken skal dokumentet skrives ut og arkiveres i det fysiske arkivet på riktig saksmappe. Hvis mottaker-avdelingen ikke eier saken skal dokumentetskrives ut og arkiveres i skyggemappe eller notatkopibok. Inngående post (ekstern korrespondanse) Hovedregel er at all inngående arkivverdig post (sakspost) registreres som I dokumenter i Bksak. Kopi av inngående ekstern korrespondanse sendes kopimottaker fra arkivmodulen som vedlegg til e-post (meny Dokument/Send til/ekstern melding). Hvis dokumentet er registrert og produsert i Bksak tidligere og er unntatt offentlighet skal det registreres som nytt I dokument (skal registreres i arkivsak tilhørende mottaker-avdeling). Hvis dokumentet er registrert i Bksak fra før og ikke er unntatt offentlighet skal følgende rutine følges: Hent frem dokumentet i Bksak Hvis dokumentet har dokumenttype N, ikke er fordelt og ikke påført mottattdato tidligere, skyldes det at dokumentet ikke er journalført. Journalfør dokumentet, registrer mottaker og påfør mottattdato. Hvis mottaker eier saken arkiveres dokumentet i saksmappen. Hvis dokumentet har dokumenttype U skal dokumenttype endres til N. Registrer mottaker og mottattdato. Hvis mottaker eier saken arkiveres dokumentet i saksmappen. Interne dokumenter (dokumenttype X). Minst 1 gang for uken skal interne dokumenter journalføres og arkiveres. Kjør søket Xdokumenter klar for journal. For hvert dokument i resultatlisten gjøres følgende: Kontroller tilleggsopplysninger. Hvis det står ikke journalfør skal ikke dokumentet journalføres eller arkiveres. Journalfør dokumentet. Ta utskrift av dokumentet og arkiver dokumentet i saksmappen. 5

7 Saksnr: Saksbehandler: MAMI Delarkiv: BSUT-03 Dato: 24. juni 2002 Retningslinjer for bruk av E-post i Bergen kommune 1. Innledning Det er en overordnet målsetting at elektronisk kommunikasjon skal bli vanlig innad i forvaltningen og i kontakten med publikum og næringsliv. Denne målsettingen forutsetter at dokumenter kan utveksles ved hjelp av e-post. Dette stiller krav til saksbehandlingsregler og rutiner. Bruk av e-post er et av flere viktige virkemidler for å kunne realisere målet om en åpen, tilgjengelig og effektiv forvaltning. Brukerne får tilgang til offentlig informasjon, innsyn i forvaltningens arbeid, og dialog med det offentlige på en helhetlig, enkel og brukerorientert måte. Det foregår et omfattende arbeid på forskjellige felt knyttet til elektronisk saksbehandling, dokumentutveksling og arkivering. Her kan nevnes: eregelprosjektet i regi av Næringsdepartementet. Her har man gått gjennom lovverket for å vurdere om det finnes bestemmelser som hindrer bruk av elektronisk kommunikasjon. Det er nylig foreslått en rekke lovendringer som skal fjerne slike hindringer. Lov om elektronisk signatur. Ny forskrift om elektronisk kommunikasjon med forvaltningen er ventet i nær fremtid. I Bergen kommune er det satt i gang aktiviteter og planlagt tiltak på forskjellige områder for å møte utviklingen og legge til rette for å ta i bruk ny teknologi. E-post tas i bruk som kommunikasjonsmiddel i stadig større utstrekning. E-post erstatter i stor grad telefonkommunikasjon. I tillegg nyttes e-post oftere som erstatning for skriftlig kommunikasjon. Bergen kommune som forvaltningsorgan må sørge for en praksis som sikrer at regelverket blir overholdt og at praksis er ens i alle avdelinger i kommunen. Dette gjelder særlig for e-post som erstatter skriftlig kommunikasjon. Retningslinjer for bruk av e-post i Bergen kommune skal sørge for dette. Det mest sentrale lovverket på området er: Arkivloven med forskrifter - reglene om journalføring og arkivering Offentlighetslovens regler om rett til dokumentinnsyn Forvaltningslovens regler om saksbehandling Forskrift til arkivloven slår fast at de reglene som gjelder for behandling av papirpost også gjelder for e-post når innholdet må regnes som saksdokument. 1

8 Det å bruke e-post i kommunens saksbehandling vil medføre effektiviseringsgevinster. E-post er tett integrert med vårt saksbehandlingssystem Bksak, og dette gir muligheter for å effektivisere post-, arkiv- og saksbehandlingen. Inngående e-post til postmottak kan automatisk importeres i bksak fra arkivmodul. Utgående e-post er integrert med både arkivog saksbehandlingsmodul. Bergen kommune arbeider mot løsninger for å kunne ta i bruk helelektroniske arkiv. Men inntil full elektronisk saksbehandling er godkjent og tatt i bruk, er Bergen kommunes offisielle saksarkiv, papirarkiv. En forutsetning for å ta i bruk e-post i saksbehandlingen er at alle avdelinger med eget saksarkiv (arkivskapere) skal ha opprettet en egen e-post adresse (postmottak). Opprettelse av en e-posttilgang til avdelingen har konsekvenser, og det er viktig å ha et meget bevisst forhold til dette. Retningslinjer for bruk av e-post gjelder for alle virksomhetene i Bergen kommune, og er i samsvar med Bergen byarkivs retningslinjer til dokument- og arkivrutiner. Arbeidsgruppen som har utarbeidet retningslinjer for bruk av e-post i Bergen kommune har hatt følgende sammensetning: Malfred Misje fra Byrådsavdeling for service, utvikling og tekniske tjenester Karin Gjelsten fra Bergen byarkiv Grete Fjeldtvedt fra Byrådsavdeling for miljø og byutvikling Tore Skaug fra Byrådsavdeling for service, utvikling og tekniske tjenester Paal Fennell fra Arna bydelsadministrasjon 2. Generelle regler 2.1 E-post som arkivverdige dokumenter All e-post som er saksdokument, skal inngå i avdelingens saksarkiv dersom: den er gjenstand for saksbehandling, eller anses å ha verdi som dokumentasjon Det er ikke formen som avgjør om det er et saksdokument, men innholdet. E-post som inneholder opplysninger eller vurderinger som kan ha betydning for en konkret sak er å regne som saksdokument. Et eksempel kan være nye opplysninger i en konkret forvaltningssak, for eksempel en byggesøknad eller en skjenkebevilling. E-postmeldinger som er saksdokumenter kan ikke fritt sendes som e-post se punkt Annen e-post (som fritt kan brukes til meldinger) Med annen e-post menes post som ikke er saksdokument etter offentlighetsloven eller som ikke er arkivverdig etter arkivforskriften. Denne bruken av e-post er uproblematisk i forholdet til lovverket og kan fritt brukes. Praktiske eksempler er: private e-postmeldinger e-post som er jobbrelatert, men som ikke har betydning for behandling eller dokumentasjon (meldinger, beskjeder). Eksempler på e-post kan være forespørsler om hvordan man går fram for å søke om bestemte ytelser eller tillatelser og lignende, 2

9 forespørsler om å få tilsendt brosjyrer eller annet opplysningsmateriell og svar på slike forespørsler. e-post som er faglig relatert, men av generell karakter (for eksempel utveksling av faglige synspunkter mellom enkeltpersoner eller nyhetsbrev fra andre virksomheter og prosjekter) e-post som er av generell informasjonsverdi (for eksempel personalinfo, avdelingsnytt osv.) 2.3 Informasjon til publikum Avdelinger som ønsker å kommunisere med brukere utenfor kommunen (publikum og ikkekommunale instanser) via e-post, skal aktivt legge til rette for bruk av avdelingens offisielle e- postadresse utad. Alle e-postadresser skal bygges opp etter enhetlige retningslinjer utarbeidet av IT-seksjonen. Avdelingene bør informere om enkelte generelle forhold vedrørende bruk av e-post. Behovet for å informere kan variere noe avhengig av sakstypene avdelingen behandler og hvilken pågang avdelingen har fra publikum. Slik informasjon må være lett synlig på avdelingens hjemmesider på Internett, og informasjonen bør også legges ut i tilknytning til eventuelle blanketter og søknadsskjema. Dette gjelder følgende informasjon: Skjema, blanketter osv som legges ut på avdelingens hjemmesider kan sendes inn pr e- post der dette er særskilt avtalt. Eksempel er elektroniske byggesøknader, søknad på lærerstillinger. E-post er ikke tilstrekkelig dersom lovbestemmelser stiller krav om underskrift. Dette betyr at for eksempel klager over enkeltvedtak må sendes som vanlig, underskrevet papirpost 1. Avdelingens offisielle e-postadresse (postmottakadressen) kan tas inn i brevark, visittkort, informasjonsmateriell med mer. Denne bør plasseres i tilknytning til telefonnummer og telefaksnummer. 3. Særskilt for inngående post 3.1 Post til avdelingens e-postmottak Innboksen på postmottaket må sjekkes av arkivpersonalet minimum 2 ganger daglig. E-post med elektroniske vedlegg skal gjennomgås og vurderes på lik linje med papirbasert post som kommer inn til Bergen kommune. E-post som ikke er saksdokument videresendes til leder/saksbehandler E-post som kommer inn til feil postmottak skal så langt det er mulig videresendes til riktig postmottak, og avsender skal orienteres om dette. Journalpliktig e-post registreres i Bksak (importeres automatisk i Bksak). Elektronisk fordeling skjer i Bksak. Journalpliktig e-post inklusive vedlegg skrives ut og arkiveres i saksmappen 1 Det er endringer på gang i både forvaltningsloven og annet lovverk for å fjerne hindringer for elektronisk kommunikasjon. Endringer i veiledningen vil bli vurdert som en følge av dette. 3

10 E-post som kommer inn til postmottakene må ikke slettes fra postmottakets postkasse før den er gjennomgått mht journalføring og arkivering og fordelt elektronisk til rette vedkommende. 3.2 Post direkte adressert til ansattes e-postadresse Dersom ansatte mottar journalpliktig e-post (saksdokument) i sin innkurv, skal denne umiddelbart videresendes til avdelingens postmottak for journalføring i Bksak og arkivering. 4. Særskilt for utgående e-post. 4.1 Sende journalpliktig saksdokument Dersom et journalpliktig saksdokument skal sendes pr e-post, skal dette skje på følgende måte: Dokumentet opprettes og behandles på vanlig måte i Bksak. Alle journalpliktige dokumenter skal produseres i Bksak. Dokumentet sendes som vedlegg til e-postmeldingen. Det journalpliktige dokumentet skal være ferdigbehandlet først; dvs godkjent (og evt underskrevet) av rette vedkommende samt journalført / levert til journalføring. Det journalpliktige saksdokumentet sendes i tillegg til adressaten som papirpost. I tilfeller der hensikten med forsendelsen er å drøfte et saksutkast, gjelder ikke kravet om at dokumentet må være ferdigbehandlet. E-postmeldingen journalføres ikke, fordi dette ivaretas gjennom rutinene som gjelder for originaldokumentet. 4.2 Innsyn i saksdokumenter (eksternt) Innsyn i saksdokumenter som allerede er opprettet og ferdigbehandlet som vanlig papirdokument, kan gis gjennom å sende kopi av dokumentet som vedlegg til e-postmelding. Det er da ikke nødvendig å sende papirkopi til den som ber om innsyn. 4.3 Orientering internt i kommunen Internt i kommunen kan innsyn i dokumenter i Bksak gis gjennom å sende en link til dokumentet i e-postmeldingen. For å kunne lese dokumenter referert med link, må dokumentet være ferdigbehandlet i Bksak. Mottakere må være medlem i tilgangsgruppe som er registrert på dokumentet i Bksak. 4.4 Taushetsbelagte opplysninger E-post skal ikke benyttes til forsendelse av taushetsbelagte opplysninger. For dokumenter som skal unntas offentlighet etter offentlighetslovens 5 eller 6 fordi innholdet kan skade eller være til ulempe for kommunens eller privatpersons interesser, bør forsendelse pr. e-post unngås. 4.5 Bruk av e-post og fullmakter Den enkelte må forsikre seg om at han / hun har myndighet og / eller fullmakt i forhold til innholdet i den e-postmelding som sendes ut. Hvis meldingen har et slikt innhold at det kreves samtykke fra overordnede, må den enkelte selv forsikre seg om at dette foreligger. Dette 4

11 gjelder særlig for e-postmeldinger som sendes til andre avdelinger i kommunen eller til eksterne brukere. 4.6 E-post og åndsverkloven Grafikk, tekst lyd og bilder kopiert fra Internett web-sider som man sender pr. e-post skal merkes med web-sidens Internett adresse (URL) slik at det fremgår at disse kan være beskyttet etter åndsverkloven. Grafikk, tekst, lyd og bilder som er beskyttet etter åndsverkloven og som mottas med e-post må ikke gjenbrukes, gjøres tilgjengelig eller bearbeides på måter som kan krenke opphavsmannens rettigheter. 5