Rutinehåndbok. Rutinehåndbok ved NMH. Rutiner for dokumentbehandling og oppbygging av det elektroniske arkivet ved Norges musikkhøgskole Public 360

Transkript

1 Rutinehåndbok Rutinehåndbok ved NMH Rutiner for dokumentbehandling og oppbygging av det elektroniske arkivet ved Norges musikkhøgskole Public 360 Versjon

2 Innholdsfortegnelse 0 ENDRINGER INNLEDNING RETNINGSLINJER FOR BEHANDLING AV INNGÅENDE POST BEHANDLING AV POST PÅ PAPIR SORTERING OG ÅPNING AV POST PERSONLIG ADRESSERT POST REKOMMANDERT POST VERDIPOST SAKSBEHANDLERES OG LEDERES ANSVAR FOR JOURNALFØRING AV PAPIRPOST BEHANDLING AV E-POST MOTTAK AV E-POST ARKIVBEGRENSNING AV E-POST VIDERESENDING AV E-POSTER UTEN JOURNALFØRING JOURNALFØRING AV E-POST I PUBLIC SAKSBEHANDLERES OG LEDERES ANSVAR FOR JOURNALFØRING AV E-POST BEKREFTELSE PÅ MOTTATT E-POST FORMIDLING AV TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER OG PERSONOPPLYSNINGER I E-POST FEILSENDTE E-POSTER E-POSTER SOM INNEHOLDER FEIL DOKUMENTER SOM MOTTAS BÅDE PÅ PAPIR OG MED E-POST BEHANDLING AV TELEFAKS MOTTAK AV TELEFAKS RUTINER FOR ARKIVBEGRENSNING IKKE-ARKIVVERDIG POST

3 2.4.2 ARKIVVERDIG POST JOURNALFØRING TIDSFRISTER FOR JOURNALFØRING JOURNALFØRING AV INNGÅENDE DOKUMENTER JOURNALFØRING AV INNGÅENDE SAKSDOKUMENTER JOURNALFØRING AV DOKUMENTER SOM OVERFØRES FRA FAGSYSTEMER JOURNALFØRING AV INTERNE DOKUMENTER STEMPLING AV DOKUMENTER STEMPLING AV DOKUMENTER SOM SKAL OPPBEVARES I PAPIRFORMAT IKKE STEMPLING AV DOKUMENTER SOM KUN OPPBEVARES ELEKTRONISK IKKE STEMPLING AV VEDLEGG SKANNING SKANNING AV INNGÅENDE ARKIVVERDIG DOKUMENTER I PAPIRFORM INNHENTING AV ELEKTRONISKE DOKUMENTER FRA AVSENDER DOKUMENTER SOM IKKE SKANNES SKJERMING AV TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER TILGANGSKODER SAKSBEHANDLING GENERELT SAKSBEHANDLING I PUBLIC JOURNALFØRING OG ARKIVERING I PUBLIC DOKUMENTER TILGJENGELIG I PUBLIC DOKUMENTER I SAKSBEHANDLERS ELEKTRONISKE INNBOKS DOKUMENTER I AVDELINGENS ELEKTRONISKE INNBOKS DOKUMENTPRODUKSJON

4 4.3 DOKUMENTMALENE I PUBLIC FORELØPIG SVAR INTERNE DOKUMENTER DEFINISJONER BRUK AV N- OG X-NOTATER (JOURNALFØRTE NOTATER) BRUK AV Y-NOTATER (ARKIVERTE NOTATER UTEN JOURNALFØRING) BEHANDLING AV DOKUMENTER SOM ER FERDIGE FRA SAKSBEHANDLER EKSPEDERING AV UTGÅENDE BREV KVALITETSSIKRING FØR EKSPEDERING AV DOKUMENTER LEDERS ANSVAR SAKSBEHANDLERS OG/ELLER POSTUTSENDERS ANSVAR EKSPEDERING VIA E-POST EKSPEDERING MED BÅDE E-POST OG I PAPIRFORM AVSKRIVNING AV DOKUMENTER KVALITETSSIKRING OG OPPFØLGING KVALITETSSIKRING AV SKANNEDE DOKUMENTER ENDRINGER OG FEILRETTINGER I JOURNALEN FLYTTING AV JOURNALPOSTER/DOKUMENTER SAMMENSLÅING AV SAKER SPLITTING AV SAKER SAKER OG JOURNALPOSTER SOM UTGÅR FORDELING AV SAKER SEKSJONSSJEFENS ANSVAR FOR FORDELING SEKSJONSSJEFENS ANSVAR FOR OMFORDELING AV FEILSENDTE SAKER KVALITETSSIKRING AV FERDIGSTILTE OG EKSPEDERTE DOKUMENTER

5 7.5 KVALITETSSIKRING AV OFFENTLIG JOURNAL OPPFØLGING AV TIDSFRISTER FORFALLSDATO OPPFØLGING AV UBESVARTE HENVENDELSER (RESTANSER) RETNINGSLINJER FOR NØDPROSEDYRE FOR JOURNALFØRING OG ARKIVERING NÅR PUBLIC 360 ER UTE AV DRIFT RETNINGSLINJER FOR OFFENTLIG JOURNAL INNDELING I JOURNALER OVERSIKT OVER JOURNALER VED NMH INNHOLDET I JOURNALER DOKUMENTER SOM JOURNALFØRES I OFFENTLIG JOURNAL OPPLYSNINGER SOM REGISTRERES I OFFENTLIG JOURNAL PUBLISERING AV OFFENTLIG JOURNAL RETNINGSLINJER FOR BEHANDLING AV BEGJÆRING OM INNSYN SAKSBEHANDLING VED BEGJÆRING OM INNSYN ORGANISERING AV «PERSONALARKIV» TILSETTINGSSAKER/PERSONALSAKER TILSETTINGSSAKER JOURNALFØRING AV DOKUMENTER I TILSETTINGSSAKER OPPRETTELSE AV TILSETTINGSSAK I PUBLIC TILSETTINGSSAK I LEDERSTILLINGER TILSETTINGSSAK I ØVRIGE STILLINGSKATEGORIER ÅPEN SØKNAD (IKKE UTLYST) PERSONALMAPPER PERSONALMAPPER HISTORIKK PERSONALSAKER NY RUTINER

6 PERSONAL ANDRE DOKUMENTER SOM SKAL REGISTRERES PERSONAL DOKUMENTER SOM IKKE REGISTRERES I PUBLIC ORGANISERING AV SØKNADS- OG EKSAMENSARKIV ARKIVERING AV SØKNADER OM OPPTAK TIL STUDIER ARKIVERING AV TEKST TIL EKSAMENSOPPGAVER ARKIVERING AV VURDERINGSPROTOKOLLER ARKIVERING AV EKSAMENSBESVARELSER ARKIVERING AV EKSAMENSBESVARELSER AV HØYERE GRAD MIDLERTIDIG OPPBEVARING AV EKSAMENSBESVARELSER AV LAVERE GRAD KASSASJON AV EKSAMENSBESVARELSER AV LAVERE GRAD ORGANISERING AV «STUDENTARKIV» STUDENTMAPPER HISTORIKK STUDENTSAKER NY RUTINE OPPRETTELSE AV STUDENTSAKER AVSLUTNING AV STUDENTSAKER I PUBLIC ORGANISERING AV «STIPENDIATARKIV» STIPENDIATMAPPER - HISTORIKK STIPENDIATSAKER NY RUTINE OPPRETTELSE AV STIPENDIATSAKER AVSLUTNING AV STIPENDIATSAKAER I PUBLIC ORGANISERING AV ANSKAFFELSESARKIV OPPRETTELSE AV ANSKAFFELSESSAK DOKUMENTER I ANSKAFFELSESSAKER ORGANISERING AV UTVALGSARKIV LOVGRUNNLAG

7 16.2 ORGANISERING AV UTVALGSARKIV I PUBLIC INNBINDING AV MØTEBØKER OVERSIKT OVER UTVALG SOM INNGÅR I NMHS UTVALGSMODUL RETNINGSLINJER FOR BEHANDLING AV PAPIRDOKUMENTER I ET ELEKTRONISK ARKIV PERMANENT ARKIVERING PÅ PAPIR BLANDING AV ELEKTRONISKE DOKUMENTER OG PAPIRDOKUMENTER I SAMME SAK MIDLERTIDIG OPPBEVARING AV ARKIVDOKUMENTER PÅ PAPIR MIDLERTIDIG OPPBEVARING AV BESTEMTE DOKUMENTTYPER I TILLEGG TIL ELEKTRONISK ARKIVERING MIDLERTIDIG OPPBEVARING AV INNSKANNEDE PAPIRDOKUMENTER MAKULERING AV INNSKANNEDE PAPIRDOKUMENTER RETNINGSLINJER FOR OPPBYGGING OG VEDLIKEHOLD AV DET ELEKTRONISKE ARKIVET OPPBYGGING AV ARKIVBASEN I PUBLIC DATABASER I PUBLIC ARKIVER ARKIVDELER TILDELING OG AJOURHOLD AV BRUKERRETTIGHETER I EPHORTE BRUKERTILGANG SAK/ARKIVSYSTEM VEDLIKEHOLD AV ELEKTRONISK ARKIVMATERIALE RUTINER FOR KVALITETSSIKRING AV SKANNEDE DOKUMENTER ARKIVFORMATER SOM ER I BRUK VED NMH RUTINER FOR KONVERTERING AV DOKUMENTER TIL GODKJENT ARKIVFORMAT RUTINER FOR DAGLIG SIKKERHETSKOPIERING AV PRODUKSJONSBASEN I PUBLIC RUTINER FOR KOPIERING AV ØVRIGE DATABASER PERIODISERING AV DET ELEKTRONISKE ARKIVET MYKT PERIODESKILLE MED OVERLAPPINGSPERIODE

8 MYKT PERIODESKILLE UTEN OVERLAPPINGSPERIODE SKARPT PERIODESKILLE SKRIVEREGLER VED REGISTRERING I PUBLIC SPRÅK MÅLFORM EGENNAVN STEDSNAVN SAKS- OG DOKUMENTTITLER FORKORTELSER I SAKSTITTEL/DOKUMENTBESKRIVELSE SAKSTITTEL JOURNALPOSTINNHOLD DOKUMENTTITTEL (HOVEDDOKUMENT OG VEDLEGG) REGISTRERING AV NAVN ALFABETISERING OG SKRIVING AV NAVN REGISTRERING AV NAVN I AVSENDER/MOTTAKERFELTET REGISTRERING AV NAVN I ARKIVDEL PA OG ANDRE FELT DER MAN ØNSKER Å SORTERE ALFABETISK PÅ ETTERNAVN BRUK AV KORTNAVN VED REGISTRERING AV AVSENDER/MOTTAKER ADRESSEREGISTER SKRIVEMÅTER GENERELT DEPARTEMENTENE ANDRE STATLIGE INSTITUSJONER NÆRMERE SKRIVEREGLER STORE OG SMÅ BOKSTAVER DATO OG TIDSROM I TEKSTFELT

9 BEDRIFTER/ETATER OG INSTITUSJONER LOVER OG FORSKRIFTER GÅRDS- OG BRUKSNUMMER SAMMENSATTE ORD TEGN ENDRINGER INNLEDNING RETNINGSLINJER FOR BEHANDLING AV INNGÅENDE POST BEHANDLING AV POST PÅ PAPIR SORTERING OG ÅPNING AV POST PERSONLIG ADRESSERT POST REKOMMANDERT POST VERDIPOST SAKSBEHANDLERES OG LEDERES ANSVAR FOR JOURNALFØRING AV PAPIRPOST BEHANDLING AV E-POST MOTTAK AV E-POST ARKIVBEGRENSNING AV E-POST VIDERESENDING AV E-POSTER UTEN JOURNALFØRING JOURNALFØRING AV E-POST I PUBLIC SAKSBEHANDLERES OG LEDERES ANSVAR FOR JOURNALFØRING AV E-POST BEKREFTELSE PÅ MOTTATT E-POST FORMIDLING AV TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER OG PERSONOPPLYSNINGER I E-POST FEILSENDTE E-POSTER E-POSTER SOM INNEHOLDER FEIL

10 DOKUMENTER SOM MOTTAS BÅDE PÅ PAPIR OG MED E-POST BEHANDLING AV TELEFAKS MOTTAK AV TELEFAKS RUTINER FOR ARKIVBEGRENSNING IKKE-ARKIVVERDIG POST ARKIVVERDIG POST JOURNALFØRING TIDSFRISTER FOR JOURNALFØRING JOURNALFØRING AV INNGÅENDE DOKUMENTER JOURNALFØRING AV INNGÅENDE SAKSDOKUMENTER JOURNALFØRING AV DOKUMENTER SOM OVERFØRES FRA FAGSYSTEMER JOURNALFØRING AV INTERNE DOKUMENTER STEMPLING AV DOKUMENTER STEMPLING AV DOKUMENTER SOM SKAL OPPBEVARES I PAPIRFORMAT IKKE STEMPLING AV DOKUMENTER SOM KUN OPPBEVARES ELEKTRONISK IKKE STEMPLING AV VEDLEGG SKANNING SKANNING AV INNGÅENDE ARKIVVERDIG DOKUMENTER I PAPIRFORM INNHENTING AV ELEKTRONISKE DOKUMENTER FRA AVSENDER DOKUMENTER SOM IKKE SKANNES SKJERMING AV TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER TILGANGSKODER SAKSBEHANDLING GENERELT SAKSBEHANDLING I PUBLIC

11 4.1.2 JOURNALFØRING OG ARKIVERING I PUBLIC DOKUMENTER TILGJENGELIG I PUBLIC DOKUMENTER I SAKSBEHANDLERS ELEKTRONISKE INNBOKS DOKUMENTER I AVDELINGENS ELEKTRONISKE INNBOKS DOKUMENTPRODUKSJON DOKUMENTMALENE I PUBLIC FORELØPIG SVAR INTERNE DOKUMENTER DEFINISJONER BRUK AV N- OG X-NOTATER (JOURNALFØRTE NOTATER) BRUK AV Y-NOTATER (ARKIVERTE NOTATER UTEN JOURNALFØRING) BEHANDLING AV DOKUMENTER SOM ER FERDIGE FRA SAKSBEHANDLER EKSPEDERING AV UTGÅENDE BREV KVALITETSSIKRING FØR EKSPEDERING AV DOKUMENTER LEDERS ANSVAR SAKSBEHANDLERS OG/ELLER POSTUTSENDERS ANSVAR EKSPEDERING VIA E-POST EKSPEDERING MED BÅDE E-POST OG I PAPIRFORM AVSKRIVNING AV DOKUMENTER KVALITETSSIKRING OG OPPFØLGING KVALITETSSIKRING AV SKANNEDE DOKUMENTER ENDRINGER OG FEILRETTINGER I JOURNALEN FLYTTING AV JOURNALPOSTER/DOKUMENTER SAMMENSLÅING AV SAKER SPLITTING AV SAKER

12 7.2.4 SAKER OG JOURNALPOSTER SOM UTGÅR FORDELING AV SAKER SEKSJONSSJEFENS ANSVAR FOR FORDELING SEKSJONSSJEFENS ANSVAR FOR OMFORDELING AV FEILSENDTE SAKER KVALITETSSIKRING AV FERDIGSTILTE OG EKSPEDERTE DOKUMENTER KVALITETSSIKRING AV OFFENTLIG JOURNAL OPPFØLGING AV TIDSFRISTER FORFALLSDATO OPPFØLGING AV UBESVARTE HENVENDELSER (RESTANSER) RETNINGSLINJER FOR NØDPROSEDYRE FOR JOURNALFØRING OG ARKIVERING NÅR PUBLIC 360 ER UTE AV DRIFT RETNINGSLINJER FOR OFFENTLIG JOURNAL INNDELING I JOURNALER OVERSIKT OVER JOURNALER VED NMH INNHOLDET I JOURNALER DOKUMENTER SOM JOURNALFØRES I OFFENTLIG JOURNAL OPPLYSNINGER SOM REGISTRERES I OFFENTLIG JOURNAL PUBLISERING AV OFFENTLIG JOURNAL RETNINGSLINJER FOR BEHANDLING AV BEGJÆRING OM INNSYN SAKSBEHANDLING VED BEGJÆRING OM INNSYN ORGANISERING AV «PERSONALARKIV» TILSETTINGSSAKER/PERSONALSAKER TILSETTINGSSAKER JOURNALFØRING AV DOKUMENTER I TILSETTINGSSAKER OPPRETTELSE AV TILSETTINGSSAK I PUBLIC TILSETTINGSSAK I LEDERSTILLINGER

13 TILSETTINGSSAK I ØVRIGE STILLINGSKATEGORIER ÅPEN SØKNAD (IKKE UTLYST) PERSONALMAPPER PERSONALMAPPER HISTORIKK PERSONALSAKER NY RUTINER PERSONAL ANDRE DOKUMENTER SOM SKAL REGISTRERES PERSONAL DOKUMENTER SOM IKKE REGISTRERES I PUBLIC ORGANISERING AV SØKNADS- OG EKSAMENSARKIV ARKIVERING AV SØKNADER OM OPPTAK TIL STUDIER ARKIVERING AV TEKST TIL EKSAMENSOPPGAVER ARKIVERING AV VURDERINGSPROTOKOLLER ARKIVERING AV EKSAMENSBESVARELSER ARKIVERING AV EKSAMENSBESVARELSER AV HØYERE GRAD MIDLERTIDIG OPPBEVARING AV EKSAMENSBESVARELSER AV LAVERE GRAD KASSASJON AV EKSAMENSBESVARELSER AV LAVERE GRAD ORGANISERING AV «STUDENTARKIV» STUDENTMAPPER HISTORIKK STUDENTSAKER NY RUTINE OPPRETTELSE AV STUDENTSAKER AVSLUTNING AV STUDENTSAKER I PUBLIC ORGANISERING AV «STIPENDIATARKIV» STIPENDIATMAPPER - HISTORIKK STIPENDIATSAKER NY RUTINE OPPRETTELSE AV STIPENDIATSAKER AVSLUTNING AV STIPENDIATSAKAER I PUBLIC

14 15 ORGANISERING AV ANSKAFFELSESARKIV OPPRETTELSE AV ANSKAFFELSESSAK DOKUMENTER I ANSKAFFELSESSAKER ORGANISERING AV UTVALGSARKIV LOVGRUNNLAG ORGANISERING AV UTVALGSARKIV I PUBLIC INNBINDING AV MØTEBØKER OVERSIKT OVER UTVALG SOM INNGÅR I NMHS UTVALGSMODUL RETNINGSLINJER FOR BEHANDLING AV PAPIRDOKUMENTER I ET ELEKTRONISK ARKIV PERMANENT ARKIVERING PÅ PAPIR BLANDING AV ELEKTRONISKE DOKUMENTER OG PAPIRDOKUMENTER I SAMME SAK MIDLERTIDIG OPPBEVARING AV ARKIVDOKUMENTER PÅ PAPIR MIDLERTIDIG OPPBEVARING AV BESTEMTE DOKUMENTTYPER I TILLEGG TIL ELEKTRONISK ARKIVERING MIDLERTIDIG OPPBEVARING AV INNSKANNEDE PAPIRDOKUMENTER MAKULERING AV INNSKANNEDE PAPIRDOKUMENTER RETNINGSLINJER FOR OPPBYGGING OG VEDLIKEHOLD AV DET ELEKTRONISKE ARKIVET OPPBYGGING AV ARKIVBASEN I PUBLIC DATABASER I PUBLIC ARKIVER ARKIVDELER TILDELING OG AJOURHOLD AV BRUKERRETTIGHETER I PUBLIC BRUKERTILGANG SAK/ARKIVSYSTEM VEDLIKEHOLD AV ELEKTRONISK ARKIVMATERIALE RUTINER FOR KVALITETSSIKRING AV SKANNEDE DOKUMENTER ARKIVFORMATER SOM ER I BRUK VED NMH

15 RUTINER FOR KONVERTERING AV DOKUMENTER TIL GODKJENT ARKIVFORMAT RUTINER FOR DAGLIG SIKKERHETSKOPIERING AV PRODUKSJONSBASEN I PUBLIC RUTINER FOR KOPIERING AV ØVRIGE DATABASER PERIODISERING AV DET ELEKTRONISKE ARKIVET MYKT PERIODESKILLE MED OVERLAPPINGSPERIODE MYKT PERIODESKILLE UTEN OVERLAPPINGSPERIODE SKARPT PERIODESKILLE SKRIVEREGLER VED REGISTRERING I PUBLIC SPRÅK MÅLFORM EGENNAVN STEDSNAVN SAKS- OG DOKUMENTTITLER FORKORTELSER I SAKSTITTEL/DOKUMENTBESKRIVELSE SAKSTITTEL JOURNALPOSTINNHOLD DOKUMENTTITTEL (HOVEDDOKUMENT OG VEDLEGG) REGISTRERING AV NAVN ALFABETISERING OG SKRIVING AV NAVN REGISTRERING AV NAVN I AVSENDER/MOTTAKERFELTET REGISTRERING AV NAVN I ARKIVDEL PA OG ANDRE FELT DER MAN ØNSKER Å SORTERE ALFABETISK PÅ ETTERNAVN BRUK AV KORTNAVN VED REGISTRERING AV AVSENDER/MOTTAKER ADRESSEREGISTER SKRIVEMÅTER GENERELT

16 DEPARTEMENTENE ANDRE STATLIGE INSTITUSJONER NÆRMERE SKRIVEREGLER STORE OG SMÅ BOKSTAVER DATO OG TIDSROM I TEKSTFELT BEDRIFTER/ETATER OG INSTITUSJONER LOVER OG FORSKRIFTER GÅRDS- OG BRUKSNUMMER SAMMENSATTE ORD TEGN

17 0 Endringer Endringer gjort i punkt 15 Organisering av anskaffelsesarkiv 15.2 Dokumenter i anskaffelsessaker o Lagt til Åpningsprotokoll ved Innstilling Anskaffelsesprotokoll o HMS-egenerklæring utgår o Lagt til Tilbudsbrev ved Kontrakt o Lagt til ny tabell Kontraktstilbud o Lagt til ny tabell Informasjon om kontraktstildeling DOFFIN o Lagt til ny tabell Den signerte avtalen registreres på egen sak og Anskaffelsessaken Avsluttes. Begge sakene Saksrefereres (x-referanse) i Public 360. Arkivleder Hanne Bakken Endringer gjort i punkt 15 Organisering av anskaffelsesarkiv 15.2 Dokumenter i anskaffelsessaker o Hele punkt 5,2 er gjennomgått i samråd med anskaffelsesansvarlig ved NMH Maria, og små justeringer ble gjort. Arkivleder Hanne Bakken 17

18 1 Innledning Norges musikkhøgskole innførte den det elektroniske saks- og arkivsystemet Public 360. Før slike systemer tas i bruk, skal det utarbeides en instruks som beskriver oppbygningen og bruken av det elektroniske arkivet, jfr. Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver 3-2. Instruksen skal blant annet spesifisere følgende: Hvilke kategorier av saker som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller andre grunner skal arkiveres på papir, jf Hvilke arkivformater som brukes. Hvilke typer dokumenter som skal autentiseres med digital signatur. Retningslinjer for kvalitetssikring av innskanning av mottatte papirdokumenter. Retningslinjer for makulering av papirdokumenter som er skannet. Plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av det elektroniske materialet inntil det kan avleveres til arkivdepot. Instruksen skal beskrive ansvarsforhold og rutiner så langt disse er relevante for bruk av systemet: Ansvar for tildeling og ajourhold av brukernes rettigheter i Public 360. Hvilke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere. Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post. Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering. Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter. Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen. Dersom digital signatur anvendes: regler og rutineopplegg for bruken. Rutiner som definerer opplegg og ansvar for: - fordeling av dokumenter, - retting av registrerte journal- og arkivopplysninger, - avskrivning av ferdigstilte dokumenter, - vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet, - registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette. Nødprosedyrer for registrering og arkivering dersom systemet er ute av drift. 18

19 Disse rutinene gjelder både for NMHs arkivtjeneste, saksbehandlere og ledere. Med NMHs arkivtjeneste menes de personer som har operativt ansvar for journalføring og annet arbeid knyttet til høgskolens egen arkivdanning. Rutinene skal også være et oppslagsverk for bruk av det elektroniske saks- og arkivsystemet Public 360, som ivaretar all produksjon, arkivering, gjenfinning og distribusjon av NMHs saksdokumenter. Rutinene gjelder for all arkivdanning ved hele NMH. Rutinebeskrivelsene er knyttet opp til NMHs arkivplan. Sissel E. Myhre arkivleder 19

20 2 Retningslinjer for behandling av inngående post Rutiner for postbehandling reguleres av bestemmelser i kapittel III A i forskrift av nr om offentlige arkiv (arkivforskriften). 2.1 Behandling av post på papir Mottak og åpning av post på papir reguleres av 3-1 i arkivforskriften. NMHs eksterne post blir levert vår besøksadresse av postverket Sortering og åpning av post Resepsjonen foretar den første grovsortering av posten, og skiller ut personlig adressert post, tidsskrifter og lignende. Den resterende posten leveres deretter til Arkivtjenesten. Ved sorteringen av posten, skilles følgende post ut for særskilt behandling: Personlig adressert post Rekommandert post Verdipost Sikkerhetsgradert eller fortrolig gradert post Post til de faglige ansatte blir ikke åpnet av arkivtjenesten, men lagt direkte i posthyllene. Arkivtjenesten åpner den resterende posten som er adressert til NMH. Arkivverdig post skilles ut og legges til journalføring. Ikke-arkivverdig post leveres til mottaker uten registrering. I forbindelse med poståpning skal det gjennomføres ordinær arkivbegrensning, jfr. bestemmelsene i forskrift om offentlege arkiv kap. III C Personlig adressert post Personlig adressert post skal leveres uåpnet til adressaten, jfr. arkivforskriften 3-1, 2. ledd. Post som er adressert direkte til saksbehandler, dvs. har saksbehandlers navn før institusjonens navn, fordeles uåpnet, jfr. forskrift om offentlege arkiv 3-1, 2.ledd. Dersom det viser seg å være et arkivverdig saksdokument som skal journalføres, returneres det til Arkivtjenesten. 20

21 Personlig adressert post er adressert slik: Rektor Peter Tornquist Norges musikkhøgskole Post til NMH er adressert slik: Norges musikkhøgskole v/ rektor Peter Tornquist Rekommandert post Rekommandert post må behandles etter særskilte regler, jfr. arkivforskriften 3-1, 3. ledd. Inngående rekommandert post åpnes av Arkivtjenesten og blir journalført hvis arkivverdig. Utgående rekommandert post registreres i postkvitteringsboka. Følgende opplysninger registreres: Mottaker Innhold Avsender Beløp Verdipost Verdipost behandles etter særskilte regler, jfr. arkivforskriften 3-1, 3. ledd. Verdipost som mottas ved NMH vil vanligvis være sjekker eller giroutbetaling. Arkivtjenesten registrerer og signerer verdiposten i verdipostboken. Verdiposten leveres så økonomiavdelingen som kontrasignere i verdipostboken. Deretter låses verdiposten inn i låsbart skap i økonomiavdelingen Saksbehandleres og lederes ansvar for journalføring av papirpost Arkivverdige saksdokumenter i papirform som den enkelte mottar direkte, skannes inn av saksbehandler/leder eller Arkivtjenesten. Elektroniske dokumenter (mottatt som e- post, CD eller andre elektroniske lagringsmedier) kan saksbehandler/leder registrere og importere til Public 360 selv, eller eventuelt oversende til Arkivtjenesten for journalføring. 21

22 2.2 Behandling av e-post Mottak av e-post Mottak av e-post reguleres av bestemmelser i forskrift om offentlege arkiv 3-2. Arkivtjenesten mottar og åpner NMHs sentrale e-postmottak: post@nmh.no, som brukes hovedsakelig av eksterne Arkivbegrensning av e-post I forbindelse med mottak av e-post skal det gjennomføres ordinær arkivbegrensning, jfr. forskrift om offentlege arkiv Følgende typer e-post skilles ut ved arkivbegrensning og slettes: E-poster ved den minste mistanke om spam eller phishing. Disse e-postene videresendes til IT-seksjonen it-drift@nmh.no. Generell reklame for varer og tjenester som vi ikke selv har bedt om å få. Konferanser som er langt utenfor vår ballgate (konferanse om etniske minoriteter og hørselstap etc.) Videresending av e-poster uten journalføring Etter å ha foretatt arkivbegrensning, videresendes e-poster som ikke er arkivverdige til aktuelle enheter uten journalføring. Kurs, seminarer, konferanser og kongresser Spørreundersøkelser oversendes seksjonssjefene for vurdering av om det skal distribueres videre i organisasjonen Journalføring av e-post i Public 360 Arkivverdig e-post som kommer til NMHs postmottak, journalføres og arkiveres i Public 360. Hvis Arkivtjenesten er i tvil om e-posten skal journalføres, videresendes meldingen til aktuell saksbehandler eller seksjonssjef med forespørsel om journalføring. Når Arkivtjenesten har videresendt e-posten, er det saksbehandler/leder som har oppfølgingsansvaret Saksbehandleres og lederes ansvar for journalføring av e-post Saksbehandlere og ledere som mottar arkivverdig e-post på sin egen e-postadresse eller enhetens e-postadresse, har ansvar for at dette blir journalført i Public 360. Saksbehandlere kan selv journalføre e-post i Public 360 ved hjelp av Importsentralen eller videresende e-posten til Arkivtjenesten arkiv@mh.no. 22

23 2.2.6 Bekreftelse på mottatt e-post Mottak av e-posthenvendelser fra privatpersoner eller deres fullmektiger, som starter en saksbehandling, skal bekreftes ved mottak, jfr. forskrift av nr. 988 om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eforvaltningsforskriften) 6. Det er ikke nødvendig å sende en separat bekreftelse på mottaket når: E-posten ikke fører til saksbehandling. Mottaket av e-posten framgår på annen måte, f. eks. ved at henvendelsen straks besvares. Det mottas flere e-poster i en pågående sak. Avsender er et forvaltningsorgan eller en juridisk person (selskap, stiftelse, foretak, organisasjon m.v.) Sendes det en separat bekreftelse på en journalført henvendelse, skal bekreftelsen inneholde informasjon om når henvendelsen er mottatt samt saksnummer i Public Standardtekst på bokmål ved bekreftelse: Vår ref.: saksnr. i Public 360 Vi har mottatt Deres e-posthenvendelse av mottatt dato. Deres henvendelse vil normalt bli besvart i løpet av 15 virkedager. Men for enkelte saksområder som krever omfattende saksbehandling, kan det være lengre saksbehandlingstid. Vennligst oppgi vår referanse ved kontakt med NMH vedrørende denne henvendelsen. Med hilsen Norges musikkhøgskole Standardtekst på nynorsk ved bekreftelse: Vår ref.: saksnr. i Public 360 Vi har motteke e-posten Dykkar av mottatt dato. Førespurnadar vert vanlegvis handsama i løpet av 15 yrkedagar. For saksområde som krev omfattande undersøking, kan saksbehandlingstida verte noko lengre. Dersom du tek kontakt med NMH, ber vi ber om at du nyttar den referansen saka har hjå oss. Med helsing Norges musikkhøgskole 23

24 Standardtekst på engelsk ved bekreftelse: Our ref.: saksnr. i Public 360 We have received your mottatt dato and will deal with your request during 15 working days. Please qoute our reference when you contact the university. Yours sincerely, Norwegian Academy of Music Formidling av taushetsbelagte opplysninger og personopplysninger i e- post Mottas det arkivverdige e-poster med taushetsbelagte opplysninger og personopplysninger, skal avsender gjøres oppmerksom på at NMH ikke besvarer henvendelsen på e-post. Inneholder e-posten en postadresse, besvares den på ordinær måte pr. post. Se for øvrig bestemmelser i eforvaltningsforskriften Feilsendte e-poster Hvis en e-post viser seg å være sendt til feil forvaltningsorgan, skal mottaker av e-posten returnere meldingen til avsender med beskjed om feilen og om mulig vise vedkommende til rett organ og rett elektronisk adresse, jfr. bestemmelse om veiledningsplikt i forvaltningsloven 11, 4. ledd. Beskjed om en slik feilsending skal registreres med opplysninger om når og til hvem beskjeden er sendt til, jfr. eforvaltningsforskriften 7, 3. ledd. Denne E-post korrespondansen må derfor journalføres i Public E-poster som inneholder feil Hvis en e-post inneholder feil, misforståelser, unøyaktigheter eller andre mangler som avsender bør rette, skal mottaker av e-posten gi avsender beskjed om dette. Beskjed om slike feil skal registreres med opplysninger om når og til hvem beskjeden er sendt til, jfr. eforvaltningsforskriften 7, 3. ledd. Denne E-post korrespondansen må derfor journalføres i Public Dokumenter som mottas både på papir og med e-post Hvis et dokument som er mottatt som e-post, ettersendes på papir, og innholdet er identisk med e-posten opprettholdes e-posten. 24

25 Der det er behov for å skanne inn papirversjonen, skannes originalen inn og lagres som ny versjon. Den opprinnelige e-postmeldingen skal ikke slettes. 2.3 Behandling av telefaks Mottak av telefaks Post mottatt på telefaks reguleres av bestemmelser i forskrift om offentlege arkiv 3-2. Innkomne telefakser leveres Arkivtjenesten som vurderer om telefaksen skal journalføres. 2.4 Rutiner for arkivbegrensning Arkivbegrensning vil si å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som hverken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jfr. arkivforskriften Disse dokumentene betegnes som ikke-arkivverdig post. Arkivbegrensning utføres normalt i forbindelse med postbehandling og før journalføring. Dersom det ikke har skjedd skal det gjøres ved bortsetting og senest før avlevering til arkivdepot Ikke-arkivverdig post Følgende materiale skal ikke journalføres eller arkiveres, jfr. arkivforskriften 3-19: Trykksaker, rundskriv, annet mangfoldiggjort materiale og blanketter som ikke er utfylt. Konsept, utkast, kladder, tidlige versjoner o.l. som ikke har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon. Sakspapir som mottas av medlemmer av offentlige utvalg, med mindre dokumentene må betraktes som saksdokument for det organet medlemmet representerer. Annet materiale som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi Arkivverdig post Arkivverdighet vil si at dokumenter har eller antas å ha verdi som grunnlag for saksbehandling og dokumentasjon. Følgende dokumenter skal betraktes som arkivverdige og journalføres, jfr. arkivforskriften 2-6: Dokumenter som har verdi som dokumentasjon Dokumenter som inngår i en avgjørelsesprosess Dokumenter som krever saksbehandling Dokumenter som krever svar, men ikke nødvendigvis fører til stor saksbehandling Arkivtjenesten har det overordnede ansvaret for å vurdere om et dokument er arkivverdig. I tvilstilfelle konfererer Arkivtjenesten med leder /saksbehandler. 25

26 3 Journalføring 3.1 Tidsfrister for journalføring Arkivverdige dokumenter som mottas med post, e-post eller telefaks skal normalt journalføres og eventuelt skannes samme dag de blir mottatt og senest innen utgangen av påfølgende arbeidsdag. Arkivverdige dokumenter som registreres og mottas i et fagsystem skal overføres og journalføres i Public 360 når frist for innsending av søknad e.l. er gått ut. 3.2 Journalføring av inngående dokumenter Journalføring av inngående saksdokumenter Arkivtjenesten journalfører all arkivverdig post for hele institusjonen. Saken journalføres ufordelt via seksjonsleder som fordeler posten videre til saksbehandler. I enkelte tilfeller blir saken journalført direkte på saksbehandler. Journalføring av sikkerhetsgradert eller fortrolig gradert post Inn- og utgående sikkerhetsgraderte dokumenter skal journalføres. Interne dokumenter gradert KONFIDENSIELT eller høyere skal journalføres, jfr. forskrift om informasjonssikkerhet Journalføring i egne journaler Følgende dokumenter skal føres i egne journaler som i sin helhet er unntatt fra innsyn: Dokumenter gradert STRENGT HEMMELIG etter sikkerhetsloven føres i egen journal, jfr. forskrift om informasjonssikkerhet 4-15 og Dokumenter gradert HEMMELIG og KONFIDENSIELT etter sikkerhetsloven føres i en egen journal, jfr. forskrift om informasjonssikkerhet 4-15 og Dokumenter gradert STRENGT FORTROLIG etter beskyttelsesinstruksen, jfr. beskyttelsesinstruksen 8, 1. ledd. Disse dokumentene skal med andre ord ikke journalføres i Public 360, men registreres i egne journaler Journalføring i offentlig journal Følgende dokumenter kan føres i journal som i sin helhet er unntatt fra innsyn: Dokumenter gradert BEGRENSET, den laveste av graderingene etter sikkerhetsloven. Dokumentene kan enten føres i egen journal, åpen (offentlig) journal eller journal for dokumenter gradert HEMMELIG og KONFIDENSIELT, jfr. forskrift om informasjonssikkerhet 4-15, 1. ledd. 26

27 Dokumenter som er gradert FORTROLIG, den laveste av graderingene etter beskyttelsesinstruksen. Dokumentene kan enten journalføres i journal unntatt fra offentlighet eller åpen (offentlig) journal, jfr. beskyttelsesinstruksen 8, 2. ledd. Dokumentene gradert FORTROLIG etter beskyttelsesinstruksen og BEGRENSET etter sikkerhetsloven føres i åpen (offentlig) journal ved NMH Journalføring av dokumenter som overføres fra fagsystemer Arkivverdige dokumenter som registreres i fagsystemer, skal overføres til Public Overføring av dokumenter fra Easy Cruit Før publisering av ledige stillinger, skal det opprettes en sak i Public 360. Når søknadsfristen er gått ut, overføres følgende dokumenter til Public 360: Utlysningstekst Søknader Offentlig søkerliste Utvidet søkerliste En automatisk overføring fra Easy Cruit til Public 360 må vurderes sammen med personalavdelingen. 3.3 Journalføring av interne dokumenter Organinterne dokumenter kan organet registrere i offentlig journal så langt organet finner det tjenlig, jfr. forskrift om offentlige arkiv 2-6, 1. ledd. Med organinterne dokumenter menes notater, rundskriv og annet som går fra en enhet til en annen internt innenfor en virksomhet. Disse organinterne dokumentene skal likevel alltid journalføres dersom: Dokument eller del av dokument inneholder organets endelig avgjørelse i en sak, jfr. offentlighetsloven 14, 2. ledd. Dokumentet gir generelle retningslinjer for saksbehandlingen i organet, jfr. offentlighetsloven 14, 2. ledd. Dokumentet utgjør foredrag til saker som er avgjort av Kongen i statsråd, jfr. offentlighetsloven 14, 2. ledd. Dokumentet utgjør presedenskort og liknende, med mindre kortet gjengir organinterne vurderinger, jfr. offentlighetsloven 14, 2. ledd. Dokumentet går fra administrasjonen til styret i foretak etter helseforetaksloven, jfr. forskrift til offentlighetsloven 8. Dokumentet går fra administrasjonen til en kollegial enhet ved universitet og høyskoler, jfr. forskrift til offentlighetsloven 8. Dokumentet blir utvekslet mellom fakulteter ved universiteter og høyskoler, jfr. forskrift til offentlighetsloven 8. 27

28 Organinternt dokument gradert KONFIDENSIELT eller høyere etter Sikkerhetsloven, jfr. forskrift om informasjonssikkerhet 4-11, 2. ledd. Journalføring av organinterne dokumenter foregår ved å benytte dokumenttypene N (notat som krever oppfølging) og X (notat til orientering, krever ikke oppfølging) i Public 360. Når et organinternt dokument er journalført skal de også være med på offentlig journal, da en journal i sin helhet anses for å være åpen for innsyn, jfr. hovedregelen i offentlighetsloven 3, 1. ledd. Se for øvrig «Bruk av Y-notater (arkiverte notater uten journalføring)». 3.4 Stempling av dokumenter Stempling av dokumenter som skal oppbevares i papirformat Når dokumentet faller innenfor en kategori som skal oppbevares i papirformat i tillegg til elektronisk format (f.eks. kontrakter, avtaler og andre juridisk bindende dokumenter), skal det påføres saksnr. før skanning Ikke stempling av dokumenter som kun oppbevares elektronisk Når hoveddokumentet kun skal arkiveres elektronisk, og papirdokumentet skal makuleres på et senere tidspunkt, er det ikke nødvendig å påføre hoveddokumentet journalstempel. Dokumentet påføres saksnr. og journalføringsdato føres på omslaget Ikke stempling av vedlegg Det er ikke nødvendig å påføre journalstempel på vedlegg. Vedlegg som ikke skannes, påføres saks- og dokumentnummer, arkivkode og saksbehandlende enhet. 3.5 Skanning Skanning av inngående arkivverdig dokumenter i papirform Inngående arkivverdige dokumenter i papirform skannes av saksbehandler/ Arkivtjenesten for å sikre at alle arkivverdige dokumenter finnes i godkjent elektronisk format. Alle hoveddokumenter og vedlegg skal som hovedregel skannes. Vedlegg skal skannes hver for seg og gis en beskrivende tittel Innhenting av elektroniske dokumenter fra avsender Dersom det tydelig framgår av dokumentet at noen av de omfangsrike eller uhåndterlige vedleggene finnes i elektronisk form, kan Arkivtjenesten kontakte avsender og be om å få tilsendt vedleggene i elektronisk form for import til Public

29 3.5.3 Dokumenter som ikke skannes Følgende dokumenter er det ikke nødvendig å skanne: Spesielt omfangsrike vedlegg (ca. 50 sider eller mer). Vedlegget i papirform distribueres til saksbehandler. Etter saksbehandling skal saksbehandler returnere vedlegget til Arkivtjenesten. Dokumenter i uhåndterlige formater (for eksempel kart som er større enn A3). Dokumentet i papirform distribueres til saksbehandler. Etter saksbehandling skal saksbehandler returnere dokumentet til Arkivtjenesten for arkivering. Trykt materiale som medfører saksbehandling og som finnes tilgjengelig på internett (f. eks. NOU er og høringer). Det lages lenke til websiden hvor dokumentet ligger tilgjengelig. Dokumentet påføres saksnr. og distribueres til saksbehandler. Etter endt saksbehandling, er det ikke nødvendig med retur til Arkivtjenesten. Disse dokumentene arkiveres ikke. Arkivverdige dokumenter som ikke kan skannes, skal journalføres i arkivdel for papirarkiv og arkiveres i en egen papirbasert serie, ordnet etter arkivkode og deretter etter saksnummer. Når det er dokumenter i en sak som kun foreligger på papir, skal hele saken arkiveres på papir. 3.6 Skjerming av taushetsbelagte opplysninger Dette avsnittet omhandler bestemmelser og rutiner for skjerming av opplysninger unntatt offentlighet etter bestemmelser i offentlighetsloven, forvaltningsloven, beskyttelsesinstruksen og sikkerhetsloven Tilgangskoder Dersom en sak eller en journalpost skal unntas offentlighet, kan man velge å skjerme opplysninger med følgende paragrafer avhengig av hva forholdet dreier seg om: Betegnelse Hjemmelreferanse Organinterne dokumenter Offentleglova 14 Interne dokumenter utenfra Offentleglova 15 Rettssaksdokumenter Offentleglova 15 Det offentliges Offentleglova 23 forhandlingsposisjon Kontroll- og reguleringstiltak Offentleglova 24 Eksamenssvar og karakter Offentleglova 26 Anbud Offentleglova 23, tredje ledd Direktørens ledergruppe Offentleglova 14 Ansettelsessaker Offentleglova 25 Arkivleder Offentleglova 13 og 23 Begrenset Fortrolig Offentleglova 13, første ledd Hemmelig etter Offentleglova 21 Sikkerhetsloven Konfidensielt etter Offentleglova 21 Sikkerhetsloven 29

30 Midlertidig skjerming av møte (dokumenter unntatt offentlighet) Personalsaker Sensitive personalsaker Stipendiater Sensitive stipendiatsaker Studentsaker Student/vitnemål Sensitive studentsaker Riksrevisjonen Offentleglova 13, første ledd Offentleglova 13, første ledd Offentleglova 13, første ledd Offentleglova 13, første ledd Offentleglova 13, første ledd, 26, første ledd, 26, annet ledd Offentleglova 13, første ledd Utsatt offentlighet jf. rrevl. 18 (2) NB. Tilgangskoder på saksnivå skjermer ikke den enkelte journalpost eller dokument. Tilgangskode må påføres hver enkelt journalpost Avskjerming av opplysninger i offentlig journal Public 360 gjør det mulig å sette offentlig tittel på saksnivå og å skjerme avsender/mottaker i den offentlige journalen. 30

31 4 Saksbehandling 4.1 Generelt Saksbehandling i Public 360 All behandling av saksdokumenter skal starte i Public Journalføring og arkivering i Public 360 All journalføring og arkivering av saksdokumenter skal skje i Public Dokumenter tilgjengelig i Public 360 Dokumenter (inklusiv e-post og telefaks) som Arkivtjenesten registrerer i journaldatabasen, vil fortløpende bli elektronisk tilgjengelig etter registrering og skanning/import av dokumentet til det elektroniske arkivet Dokumenter i saksbehandlers elektroniske innboks Journalførte dokumenter som fordeles direkte til saksbehandler, vil saksbehandler få informasjon om i sin oversikt over «ubesvarte» Dokumenter i avdelingens elektroniske innboks Journalførte dokumenter hvor saksbehandler ikke er fastsatt av Arkivtjenesten kommer informasjonen om dokumentet fram i seksjonssjefens/saksfordelers oversikt over dokumenter «til fordeling». 4.2 Dokumentproduksjon Dokumenter som saksbehandlerne selv oppretter og registrerer i eksisterende eller ny sak, vil umiddelbart lagres i det elektroniske arkivet. Dokumentet er tilgjengelig for de øvrige brukerne av systemet når det ferdigstilles. Ved opprettelse av svarbrev «avskriv" i Public 360, vil det innkomne dokumentet avskrives automatisk når svarbrevet ferdigstilles. Saksdokumenter som er produsert utenfor Public 360, skal importeres til elektronisk arkiv. 4.3 Dokumentmalene i Public 360 Dokumentmalene i Public 360 skal normalt brukes som mal for egenproduserte dokumenter. Det er laget tilpassede dokumentmaler og standardbrev for institusjonen. 4.4 Foreløpig svar Saksbehandler skal snarest mulig sende foreløpig svar hvis henvendelsen ikke kan besvares innen 15 virkedager. Foreløpig svar skal inneholde informasjon om grunnen til 31

32 at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og det skal så langt råd er angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. 4.5 Interne dokumenter Definisjoner Med interne dokumenter menes i denne sammenheng notater, interne rapporter, rundskriv, møtereferater og annet som er sendt internt ved NMH Bruk av N- og X-notater (journalførte notater) Med interne notater skilles det mellom dokumenter som krever oppfølging av mottakeren og dokumenter som er til orientering og ikke krever oppfølging. Disse dokumentene registreres med hhv. dokumenttype N for notat som krever oppfølging, og dokumenttype X for notat som ikke krever oppfølging. N-Notater brukes kun når mottakere er registrert i Public 360. N-notater brukes til dokumenter hvor mottakeren skal følge opp i form av et svar tilbake eller mottaker skal saksbehandle på annen måte. N-notater brukes til dokumenter hvor det er nødvendig at mottakeren kvitterer for å ha lest dokumentet. Det gjør mottakeren ved å ta dokumentet til etterretning. X-notater brukes til dokumenter hvor det ikke er nødvendig med noen form for oppfølging eller svar fra mottakeren. X-notater brukes til dokumenter hvor det ikke er nødvendig at mottakeren kvitterer for å ha lest dokumentet. X-notater brukes til dokumenter som er journalføringspliktige, men som ikke nødvendigvis skal registreres med noen mottaker i Public Bruk av Y-notater (arkiverte notater uten journalføring) Y-dokument er ikke standard i Public Behandling av dokumenter som er ferdige fra saksbehandler Når et dokument er ferdig fra saksbehandler og evt. godkjent av leder, skal dokumentet ekspederes. Dokumenter som skal ekspederes i papirform, skrives ut, paraferes og legges evt. til leder til underskrift. Hvis brevet skal underskrives og paraferes av andre enn saksbehandler, legges dokumentet til den som skal parafere. Alternativt sendes dokumentet til godkjenning i Public 360. Saksbehandler må sørge for at: Eventuelle vedlegg følger brevet, og blir lagret i Public 360 hvis det er nødvendig med hensyn til dokumentasjon. Eventuelle kopier av brevet blir sendt kopimottakere. 32

33 5 Ekspedering av utgående brev 5.1 Kvalitetssikring før ekspedering av dokumenter Når dokumentet ekspederes, er det svært viktig at alle spor etter redigeringer underveis er fjernet. For å sikre kvaliteten på opplysningene i det elektroniske arkivet, skal følgende sjekkes av saksbehandler og/eller postutsender før ekspedering/postutsending: At riktig versjon av dokumentet er arkivert i Public 360. At dokumentet lar seg åpne og er lesbart. At dokumentet inneholder den teksten det er ment å inneholde. At alle spor etter redigering (synlige og usynlige) er fjernet. At statusen til dokumentet er satt til E (Ekspedert). 5.2 Leders ansvar Seksjonssjef/Arkivtjenesten har ansvar for at dokumenter er riktig arkivert i Public Saksbehandlers og/eller postutsenders ansvar Saksbehandler skal, som en del av den endelige ferdigstillingen av et saksdokument, sørge for at dokumentet er arkivert i Public 360, at det er lesbart og at alle rettinger i dokumentet (synlige og usynlige) er fjernet slik at siste versjon av det elektroniske dokumentet er identisk med ev. papirbasert versjon som ekspederes. Når dokumentet er ferdig, settes status til E. 5.4 Ekspedering via e-post Saksbehandler kan sende et journalført dokument via e-post, som vedlegg til e-posten, ved hjelp av funksjonen send som vedlegg med e-post i Public 360. Public 360 endrer da automatisk status på journalposten til E (Ekspedert). Før ekspedering må dokumentet konverteres til PDF-format ved hjelp av send til PDF - konvertering -funksjonen i Public Ekspedering med både e-post og i papirform Hvis et offisielt brev sendes med e-post, kan det i tillegg sendes et undertegnet brev på vanlig måte. Det bør legges inn en merknad på journalposten om at dokumentet er sendt både som vedlegg til e-post og i papirform. 33

34 6 Avskrivning av dokumenter Inngående dokumenter (dokumenttype I) og notater av dokumenttype N skal avskrives i journalen. Vi har følgende valgmuligheter ved avskrivning: Beskrivelse Avskrivningsmåte Hvis dokumentet tas til etterretning. Til etterretning Hvis dokumentet tas til orientering Til orientering Hvis svardokumentet er et utgående brev, type U Besvart med utgående brev Hvis dokumentet er besvart via tlf. Tlf. 34

35 7 Kvalitetssikring og oppfølging 7.1 Kvalitetssikring av skannede dokumenter Etter innskanning av papirdokumenter skal det foretas en kvalitetssikring av det skannede dokumentet, ved at Arkivtjenesten kontrollerer at: Det skannede dokumentert er lesbart. Alle sidene er skannet og blanke sider fjernet. Dokumentene er skannet riktig vei og skjeve sider rettet opp. Dokumentet er knyttet til riktig journalpost. Dokumentbeskrivelse på vedlegg, slik at det gir mening. 7.2 Endringer og feilrettinger i journalen Flytting og feilretting i journalen bør foretas av Arkivtjenesten Flytting av journalposter/dokumenter Hvis et dokument er journalført på feil sak, flyttes journalposten og det elektroniske dokumentet over til riktig sak Sammenslåing av saker Hvis det viser seg at det er opprettet flere saker for et forhold som egentlig er én sak, skal sakene slås sammen. Når saker skal slås sammen, brukes den eldste saken. Journalpostene og de elektroniske dokumentene fra de(n) andre saken(e) flyttes over i riktig sak. På saker som utgår, endres status til «utgår». Arkivtjenesten setter ordningsverdi 999 på saken Splitting av saker Hvis det viser seg at det er journalført dokumenter som egentlig tilhører flere saker i en sak, skal saken splittes. Ny sak opprettes, og dokumenter som hører til samme sak, flyttes til den nye saken. «Notat» kan brukes for å referere mellom saksnumrene Saker og journalposter som utgår Det er ikke mulig å slette feilregistrerte saker og journalposter, kun filer. Feilregistrerte saker og journalposter tas ut ved å la dem utgå. Journalposter som ikke skulle vært journalført, «slettes» ved å sette utgått. Før saken eller journalposten settes «utgått» må den være tømt for metadata og elektroniske dokumenter. 35

36 For journalposter gjøres følgende: Teksten endres til «utgår», filen slettes og dokumentet flyttes til «Skrapsak». For saker gjøres følgende: Teksten endres til «utgår». Arkivtjenesten kan benytte dette saksnr. i opprettelsen av ny sak. 7.3 Fordeling av saker Seksjonssjefens ansvar for fordeling Seksjonssjefen eller den som er bemyndiget til å fordele innkomne dokumenter, skal hver dag kontrollere om det er kommet nye ufordelte dokumenter til seksjonen, og fordele disse. Leder/saksfordeler har ansvar for at opplysninger på sak/journalpost som skal unntas offentlighet, er påført riktig tilgangskode og skjerming av tekst der det er nødvendig Seksjonssjefens ansvar for omfordeling av feilsendte saker Dersom Arkivtjenesten har fordelt dokumenter til feil enhet, skal den saksfordeler som har fått dokumentet, overføre dokumentet til riktig seksjon eller returnere det til Arkivtjenesten Seksjonssjefens ansvar for dokumenter registrert på feil sak Dersom Arkivtjenesten har registrert et dokument i feil sak, må saksbehandler/leder selv flytte dokumentet til riktig sak eller varsle Arkivtjenesten. 7.4 Kvalitetssikring av ferdigstilte og ekspederte dokumenter Arkivtjenesten søker hver dag fram de journalpostene som er «registrert ferdig fra saksbehandler» i Public 360. Når journalposten er ferdig kontrollert og ev. rettet opp, settes journalstatus til «journalført». Følgende skal kontrolleres: At det er brukt riktig dokumenttype. At alle opplysninger er uten trykkfeil. At det bare er brukt tillatte forkortelser. At saken har en dekkende arkivkode. At arkivkoden er i samsvar med arkivkoden på lignende saker. At sakstittelen gir en god beskrivelse av saken. At det er korrekt angivelse av saksansvarlig enhet og saksansvarlig. At dokumentbeskrivelsen gir en god beskrivelse av dokumentet. At det er korrekt angivelse av saksbehandlende enhet og saksbehandler. At avsender/mottakerfeltet er korrekt fylt ut. At riktig tilgangskode er benyttet og personopplysninger er skjermet på offentlig journal. 36

37 At avskrivingsregistreringene er korrekt. At alle journalposter har et elektronisk dokument knyttet til seg. At det elektroniske dokumentet er knyttet til riktig journalpost. At det skannede dokumentet er leselig, og at alle sider er tatt med slik at det er identisk med papirdokumentet. At det er påført riktig henvisning til sak i den historiske databasen. 7.5 Kvalitetssikring av offentlig journal Arkivtjenesten kvalitetssikrer offentlig journal en gang pr. uke. Til kvalitetssikring av offentlig journal brukes rapporten Offentlig journal som ligger i Public 360 under Rapporter Offentlig Journal. Det gjennomføres da en tilsvarende kontroll som for de ferdigstilte og ekspederte journalpostene. Samtidig kjøres det ut en «løpende journal» som leveres direktøren. 7.6 Oppfølging av tidsfrister Forfallsdato Arkivtjenesten påfører forfallsdato på inngående dokument hvor det tydelig framgår en svarfrist. Saksbehandler har selv ansvar for å søke fram disse journalpostene under oppgaver «frister». Saksbehandler kan også registrere forfallsdato selv. 7.7 Oppfølging av ubesvarte henvendelser (restanser) Restansekontroll foretas 4 gang i året. Restanselisten inneholder fortegnelse over alle innkomne brev og N-notater som ikke er blitt besvart. Restanseliste gis saksbehandlerne, som har ansvaret for at den leveres til Arkivtjenesten i utfylt stand. Arkivtjenesten registrerer inn eventuelle merknader. 2 ganger pr. år blir restanselistene gitt til seksjonssjef, som har ansvaret for at den leveres til Arkivtjenesten i utfylt stand. Arkivtjenesten registrerer inn eventuelle merknader. 37