Vedlegg 5: Oppdragsgivers Kravspesifikasjon

Transkript

1 Vedlegg 5: Oppdragsgivers Kravspesifikasjon på leveranse av fyringsolje, drivstoff og smøreolje Saksnr.: 13/01576

2 1 Innhold 1 Kravspesifikasjon Informasjon om oppdragsgiver Generelle krav Produktenes kvalitet og brukervennlighet Gruppe A- Drivstoff fra servicestasjon, bilrekvisita, bilvask, osv Produktopplysninger Levering Betalingskort Bilrekvisita/bilvask Gruppe B Fyringsolje og drivstoff i bulk Produktopplysninger Levering Kjøretøy og utstyr Opsjon - Service på kjeler (oljebrennere) Opsjon - Tankinspeksjon Gruppe C C Smøreoljer Felles for alle produktgrupper Beredskapslager Kvalitet Miljømessige kvalitetskrav Service, oppfølging og opplæring i avtaleperioden Implementering av avtalen Leveringsdyktighet Service og oppfølging Statistikk Avvikling av kontrakt... 9 Sarpsborg kommune Side 2 av 9

3 1 Kravspesifikasjon Samtlige punkter med underpunkter i dette vedlegget skal besvares som vedlegg 5 i tilbudet, og gir dermed svar på hvordan tilbyder løser bestillinger tildelt under rammeavtalen. 1.1 Informasjon om oppdragsgiver Data Sarpsborg Antall innbyggere i Sarpsborg kommune pr. 1. januar Totalt kjøp i 2012 for fyringsolje var ca. Totalt kjøp i 2012 for drivstoff var ca. Totalt kjøp i 2012 for smøreoljer var ca. 4 mill. kroner 2,4 mill. kroner kr Sarpsborg kommune er i stadig endring og utvikling, noe som kan medføre endringer i behov for produkter i denne rammeavtalen. Leverandør må derfor være innstilt på at rammeavtalen er dynamisk og kan endre seg i takt med denne utviklingen i avtaleperioden. 1.2 Generelle krav a) Leverandør kan benytte underleverandører, men det er hovedleverandør som er ansvarlig for at alle betingelser og forpliktelser blir innfridd i henhold til kontraktens bestemmelser. Ved bruk av underleverandør forplikter hovedleverandør å påse at underleverandør innfrir oppdragsgivers kvalifikasjonskrav fremsatt i dette dokument. 1.3 Produktenes kvalitet og brukervennlighet Alle kravene i dette punktet skal oppfylles og besvares, dersom et og/eller flere av kravene ikke oppfylles eller ikke er besvart i tilbudet, vil det kunne medføre avvisning av tilbudet i sin helhet. a. Det skal gis en bekreftelse på at alle tilbudte produkter innehar godkjenning og overholder de til enhver tid gjeldende relevante lover og forskrifter. b. For alle produkter hvor det er relevant, skal det være utarbeidet sikkerhets- eller informasjonsblad, på norsk, i papirformat og elektronisk, jf. stoffkartotekforskriften og REACH-forskriften. Oppdragsgiver ønsker at Informasjonsblad leveres samtlige brukersteder i papirversjon ved første leveranse. c. Produktenes etiketter og bruksanvisninger skal være på norsk. Sarpsborg kommune Side 3 av 9

4 1.4 Gruppe A- Drivstoff fra servicestasjon, bilrekvisita, bilvask, osv Produktopplysninger Anbudet omfatter følgende produkter til bruk på kjøretøy: - Bensin, blyfri 95 - Diesel, avg. pl. - Diesel, farget Foruten ovennevnte gjelder også følgende tilleggsprodukter: - Bilrekvisita, - Vask Levering Levering gjennomføres iht. kundens bestilling som: - Levering på tilbyders bemannede servicestasjon Levering fra servicestasjon krever tilfredsstillende tilgjengelighet for kunden, døgnåpne kortpumper og bilvaskehall på betjente servicestasjoner. Oppdragsgiver ønsker en mest effektiv drift av kommunens kjøretøy og ønsker derfor at tilbyder har flere bemannede servicestasjoner innen kommunen. Årsaken til dette kravet er å kunne serve blant annet hjemmebaserte tjenester på en effektiv måte. Tilbyder bes å opplyse om antall stasjoner, hvem som er bemannede samt åpningstid og geografisk plassering av disse. Ifølge Tildelingskriteriene jf. punkt 1.7 i konkurransegrunnlaget vil geografisk plassering bli tillagt vekt i evalueringen Betalingskort Betalingskortordning må være tilgjengelig som betalingsform ved kjøp der det er naturlig å bruke kort. Funksjonaliteten på kortet skal være så brukervennlig som mulig og være 2- kort system (identifiseres mot bil/sjåfør og kilometerstand). Bestilling av kort skal skje pr. mail eller elektronisk med kvittering mot bestiller. Oppdragsgiver ønsker at tilbyder tar kontakt før sperring av eventuelle kort effektueres, og at årsak oppgis. Varsel gis minst 5 dager før sperring av kort til Team Verksted og transport ved enhet Kommunal Teknikk Bilrekvisita/bilvask Det ønskes tilbud på kjøp av ulike typer bilrekvisita. Pris oppgis som fast rabatt på tilbyders servicestasjonspris i prisskjema. Det er ønskelig at tilbyder kan tilby vask av kjøretøyer: I vaskeautomat med og uten underspyling, samt poleringsvask Selvvask i vaskeanlegg (med pollett eller lignende). Sarpsborg kommune Side 4 av 9

5 1.5 Gruppe B Fyringsolje og drivstoff i bulk Produktopplysninger Gruppen består i all hovedsak av følgende produkter: - Fyringsolje nr. 1, - Diesel til fyringsformål - Diesel avg. Pl. - Diesel, farget For fortløpende å kunne redusere anleggenes forurensningspotensiale ønskes orientering om produkter m.m. som vil kunne begrense røykutslippene og kostnadene Levering Avtaleproduktene skal kunne leveres kunden på avtalt adresse fraktfritt. (INCOTERMS 2000 DDP) Levering skal skje påfølgende virkedag fra bestilling Kjøretøy og utstyr Tilbyder skal se til at kjøretøy og annet utstyr som benyttes til leveranser i denne avtalen til enhver tid er i forskriftsmessig stand. Alle kjøretøy som benyttes i oppdraget skal minimum oppfylle utslippskravnivå Euro 4. Innen år 2014 skal alle kjøretøy som benyttes i oppdraget minimum oppfylle utslippskravnivå Euro 5. Overnevnte skal til enhver tid kunne dokumenteres av tilbyder på forespørsel fra oppdragsgiver Opsjon - Service på kjeler (oljebrennere) Service på kjeler (oljebrennere) er en tilleggstjeneste som tilbyder bes beskrive i tilbudet. Denne tilleggstjenesten vil være en ensidig opsjon til kontrakten. Det vil bli vektlagt at tilbyder kan gjennomføre service på oljekjeler som beskrevet, enten i egen regi eller gjennom ett frittstående servicefirma. Det ønskes i begge tilfeller referanser på beskrevet serviceopplegg. Servicetekniker på fyringsanlegg skal ha EO sertifikat eller tilsvarende. Dette skal dokumenteres. Kostnadene for servicer skal oppgis i tilbudet, se prisskjema. Det forutsettes at samtlige kostnader for reise, diett, arbeidstid, normalt materiell og måleutstyr samt utarbeidelse og forsendelse av notat/protokoll er medtatt. Det er kunden som bestemmer når/om service skal bli foretatt. Enkel service Før fyringssesongen starter: Rengjøring og kontroll av brennere og dyser. Det utarbeides rapport over de kontrollarbeider som er foretatt. Rapporten sendes enhet Byggservice. Det er kunden som bestemmer når/om enkel service skal bli foretatt. Hovedservice Servicen skal omfatte komplett røykgassanalyse, kontroll av kjelevirkningsgrad og alternativ feiing. Dette medfører at besøket må forhåndsvarsles. Gjennomføring av hovedservice i perioden oktober til april skal avtales innen utgangen av august med den enkelte kunde. Det utarbeides rapport over de kontrollarbeider som er foretatt. Rapport sendes enhet Byggservice. Følgende skal som et minimum omfattes ved hovedservice: Sarpsborg kommune Side 5 av 9

6 Kontroll og skifting av dyser Sjekk av oljetrykk Sjekke behovet for feiing av kjelen Sjekk av lufttilførsel Innregulering av brenner Sjekk av tennelektroder og fotoceller Sjekk av kjelens instrumenter, vannstand og ekspansjonssystem Miljøkontroll: Sotstall Røykgass måling og justering av brennere til riktige verdier for CO2, CO, NO, Nox og sotstall i røykgassen. Sjekk av røykgasstemperatur Sjekk av undertrykk Beregning av fyr teknisk virkningsgrad. Det er kunden som bestemmer når/om hoved service skal bli foretatt. Service ved driftsstans Ved driftsstans skal responstid (arbeid/reparasjon påbegynt) være maks 4 timer pr anlegg fra melding er gitt skriftlig eller muntlig. Det er kunden som bestemmer når/om service ved driftsstans skal bli foretatt Opsjon - Tankinspeksjon Tankinspeksjon er en tilleggstjeneste som tilbyder bes beskrive i tilbudet. Denne tilleggstjenesten vil være en ensidig opsjon til kontrakten. Det vil bli vektlagt at tilbyder har et apparat som kan gjennomføre tankinspeksjon, enten i egen regi eller gjennom ett frittstående servicefirma. Det ønskes i begge tilfeller referanser på beskrevet inspeksjon. Det er kunden som bestemmer når/om tankservice skal bli foretatt. 1.6 Gruppe C C Smøreoljer Totalvolum for smøreprodukter estimeres til ca liter per år. Tilbudte pris og rabatt skal oppgis som skissert i fanen smøreoljer i vedlegg 6 prisskjema Felles for alle produktgrupper Beredskapslager Tilbyder skal ved krisesituasjoner som følge av streik, katastrofer, lock-out eller andre forhold som resulterer i vareknapphet ha et beredskapslager for denne avtalen hvor forsyningen til oppdragsgiver gis høyeste prioritet for å tilfredsstille behovene av utrykningskjøretøy og for å verne liv og helse. Tilbyder skal beskrive hvordan et slik beredskap løses i praksis Kvalitet Tilbyder er ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter, og at leveransen er i samsvar med bestillingene fra den enkelte kunde. Tilbyder er ansvarlig for sine underleverandørers ytelser på lik linje med sine egne. Sarpsborg kommune Side 6 av 9

7 Det forutsettes at produktene som leveres tilfredsstiller krav utarbeidet av Norsk Petroleumsinstitutt, Norsk bransjestandard for oljeprodukter revidert Leverandøren må kunne dokumentere at testing av produktene skjer i samsvar med gjeldende standarder. Datablad for produktene må vedlegges tilbudet Miljømessige kvalitetskrav Oppdragsgiver er opptatt av miljøeffektive innkjøp. Det legges særlig vekt på et forsvarlig og trygt arbeidsmiljø for de ansatte og oppdragsgiver ønsker derfor generelt at leverandører vektlegges dette. Leverandøren skal; a) Opplyse om noen av produktene skal behandles som spesialavfall. b) Tilgjengelige returordninger for emballasje skal benyttes for rammeavtaler B og C: - Leverandøren skal være medlem av Grønt Punkt eller tilsvarende returordning ved oppdragets start, dokumenteres ved sertifikat eller annet medlemsbevis. 1.8 Service, oppfølging og opplæring i avtaleperioden Implementering av avtalen Det er viktig at oppdragsgiver og valgte leverandør legger ned tilstrekkelig med tid og ressurser i begynnelsen av avtaleperioden for å få avtalen opp å gå. Oppdragsgiver vil gjøre avtalen og dens produkter kjent for kommunens brukersteder gjennom sitt Intranett. Tilbyder skal lage en plan for implementering av avtalen. Det forutsettes at implementeringen av avtalen kan skje i løpet av høsten 2013 med oppstart fra Forslaget til service, oppfølging og opplæring fra valgte leverandør, vil danne grunnlaget for en felles strategi. Tilbyder bes å beskrive en implementeringsplan som inneholder hvilken bistand tilbyder yter ved oppstart av avtalen med spesielt vekt på: å opprette god kontakt med de ulike enheter / team gode bestillingsrutiner og leveringsrutiner ved bruk av kortsystem for levering av drivstoff fra servicestasjon (Rammeavtale B), ønsker oppdragsgiver at tilbyder redegjør hvilke rutiner man har for oppstart av kortsystem Leveringsdyktighet Oppdragsgiver ønsker at tilbyder redegjør for hvordan man legger til rette for at leveringstider opprettholdes. Derfor er det ønskelig at det legges ved en detaljert beskrivelse av hvordan man legger til rette for en høyest mulig leveringsdyktighet. Beskrivelsen må minst inneholde svar på følgende absolutte krav og vil bli vektlagt under evalueringen jfr a) Garantert maksimal leveringstid skal oppgis. Med leveringstid menes fra tilbyder har mottatt bestilling til møblene er levert og monterhos kunde. b) Dersom det er forskjellig leveringstid på de ulike produktkategoriene skal dette fremkomme i tilbudet. Leverandøren bes å beskrive hvordan kravet oppfylles. c) Forsendelser og tilhørende fakturaer skal merkes med bestillers ordrenummer. Ordrenummer skal være godt synlig på forsendelsen og fremkomme som kundens referansenummer på tilhørende faktura. d) Forsendelser og tilhørende fakturaer skal merkes med bestillers ordrenummer. Ordrenummer skal være godt synlig på forsendelsen og fremkomme som kundens referansenummer på tilhørende faktura. e) Ordre skal være sporbare fram til mottaker. Sarpsborg kommune Side 7 av 9

8 1.8.3 Service og oppfølging Oppdragsgiver ønsker en beskrivelse av hvordan leverandør har tenkt å løse oppfølging i praksis mot oppdragsgivers brukergruppe for avtalen og oppdragsgivers enheter som skal benytte avtalen. I forhold til oppdragsgivers enheter tenkes det særskilt på følgende områder: a) Tilbyder bes legge ved en beskrivelse av service- og salgsorganisasjonen som er tenkt benyttet til denne kontrakten. Sarpsborg kommune ønsker en dedikert fagperson som vi kan referere til ved eventuelle hevendelser. Tilbyder bes å redegjøre for dette. Tilbyders svar vil bli vektet jfr. Punkt 1.7. b) Tilbyderen må dokumentere at det er innarbeidet gode rutiner for behandling av reklamasjoner med tanke på å redusere oppdragsgivers ressursbruk i forbindelse med eventuelle feilleveranser eller andre aktuelle avvik. En beskrivelse av rutinene godtas som dokumentasjon. c) Oppdragsgiver ønsker å vite hvilke rutiner tilbyder har for fornyelse av to-kort system ved utløpsdato. En beskrivelse av rutinene godtas som dokumentasjon. d) Statusmøter. Det skal gjennomføres statusmøter med oppdragsgiver minimum 2 ganger i året. Leverandør tar initiativ til å innkalle til statusmøter. Hyppigere oppfølgingsmøter kan avtales etter behov. På statusmøte skal: avtalen evalueres status hittil i avtaleperioden korrigering av produktspekter kjøpsstatistikker skal presenteres og gjennomgås nyheter presenteres behov for temadager drøftes eventuelt Leverandør står fritt til å beskrive andre momenter som er med på å oppfylle oppdragsgivers forventning til proaktiv innstilling Kommunen v/innkjøpsansvarlig oppnevner brukergruppe for avtalen. Brukergruppen skal møte på statusmøter mellom kommunen og leverandøren, og er med på å kvalitetssikre anskaffelsesprosessen til kommunen Statistikk Valgte leverandør skal levere salgsstatistikk over den enkelte virksomhets og kommunens samlede forbruk. Statistikk over salget skal sendes oppdragsgiver v/innkjøpssjef hvert halvår, eller ved forespørsel. Statistikken skal inneholde: I. Leverandørens navn. II. Perioden. III. Kjøp i kvantum pr. produkt både på avtalens kjerneprodukter og evt. øvrig forbruksmateriell. IV. Kjøp i kr. pr. produkt både på avtalens kjerneprodukter og evt. øvrig forbruksmateriell. V. Kjøp i kr. pr. bil (sorteres på registreringsnummer). VI. Forbruk pr. leveringssted. VII. Kommunens totale forbruk. VIII. Statistikken skal leveres både på papir og elektronisk. Statistikkene skal kunne leses i Excel. IX. Statistikken er oppdragsgivers eiendom og må ikke under noen omstendigheter overdras til andre uten oppdragsgivers samtykke. Sarpsborg kommune Side 8 av 9

9 1.8.5 Avvikling av kontrakt Tilbyder skal bidra til smidige overgangsordninger og avviklingsperiode ved avslutning av denne kontrakten. Det gjelder blant annet å gi historiske opplysninger til oppdragsgiver/ny leverandør. Sarpsborg kommune Side 9 av 9