DEL 2. Kravspesifikasjon og tildelingskriterier

Transkript

1 DEL 2 Kravspesifikasjon og tildelingskriterier Rammeavtale Eiendomsmeglertjenester Saksnr. 2015/33326

2 Innholdsfortegnelse 1. FORMÅL OG OMFANG KRAV TIL TILBYDER TJENESTEN UTFØRER AV OPPDRAGET KRAV TIL SAMARBEID TILDELINGSKRITERIER PRIS OPPGAVEFORSTÅELSE VEKTINGSMODELL

3 1. FORMÅL OG OMFANG Dette dokumentet inneholder kravene til eiendomsmegler. Eventuelle forbehold til kravene i dette dokumentet må fremkomme av tilbudsbrevet. Eiendomsmegler skal bistå Kristiansund kommune ved: Salg av eiendom Utleie av eiendom (med unntak av boliger/leiligheter og formålsbygg) Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente tilbud utenom avtale for salg av spesielle eiendommer, slik som næringseiendommer. Historiske tall viser et årlig salg på ca. NOK i 2014 og ca. NOK så langt i Tallene består i hovedsak av salg av tomter og andeler i kommunale boliger. Kristiansund kommune planlegger et betydelig fremtidig salg av bebygd eiendom og øvrig eiendomsmasse, slik at årlig salg må påregnes å bli noe høyere. Årlig uttak er ikke bindende og vil være avhengig av behov, økonomiske rammevilkår, politiske vedtak og markedssituasjonen for øvrig. Avtalen vil ha en varighet på 1 år med mulighet for forlengelse med år, til sammen 4 år. 2. KRAV TIL TILBYDER Eiendomsmegler skal bistå oppdragsgiver under hele prosessen fra planlegging og forberedelse av salgsoppdraget til eiendommen er solgt og megler har foretatt oppgjør med tinglysning av skjøte osv. I denne prosessen skal eiendomsmegler bla utføre følgende oppgaver (oppgavene nedenfor er ikke uttømmende): Innhente markedsverdivurdering / tilstandsrapport etc for eiendommene fra autorisert takstmann som er medlem av Norges takseringsforbund eller annen godkjent takseringsorganisasjon. Avklare teknisk salgsverdi Utarbeide omfattende salgsprospekt som inkluderer beskrivelse av utførte og planlagte sikringstiltak i området Annonsere i lokal og regional dagspresse, samt på internett Gjennomføre aktivt salgsarbeid og tilstrekkelig antall visninger som dekker markedets behov Bistand i forbindelse med evaluering av innkomne tilbud evt. budrunder Utarbeide salgskontrakt Gjennomføre budrunder og kvalitetssikre budgivers finansiering 3

4 Gjennomføring av handelen 1. Utferdige og tinglysing av skjøte 2. Opprettelse og evt. tinglysing av andre dokumenter som har sammenheng med handelen, konsesjonssøknader og andre søknader, erklæringer el. 3. Gjennomføring av kontraktssignering og økonomisk oppgjør 2.1. Tjenesten Megler skal opptre som mellommann for Kristiansund kommune og kjøper(e) av eiendommene, og skal bistå og representere oppdragsgiver overfor offentlige myndigheter og aktuelle/potensielle kjøpere Utfører av oppdraget Oppdraget skal gjennomføres i sin helhet av ansatt(e) som innehar tilstrekkelig kompetanse og godkjent utdannelse for å sikre at tjenestene gjennomføres på faglig tilfredsstillende vis Krav til samarbeid Salgsoppdraget skal i sin helhet utføres av megler, men i direkte samarbeid med oppdragsgiver. Megler må kunne møte opp i Kristiansund i forbindelse med oppdrag. Alle salgsfremstøt, evalueringer og kontrakter skal godkjennes av oppdragsgiver før man går videre med saken. 3. TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 80 % Ferdig utfylt prismatrise. Salg av eiendom Honorar i % Kostnad per oppmøte Utleie av eiendom Honorar i % Oppgaveforståelse 20 % Beskrivelse/dokumentasjon på hvordan oppdrag i forbindelse med salg og utleie tenkes gjennomført. Markedspakke Ressurser Løpende oppfølging 4

5 3.1. Pris Priser skal fylles ut i egen prismatrise og beregnes på bakgrunn av oppgitte estimater. Estimatene er veiledende og benyttes for beregning av konkurransepris. Pris på salg av eiendom vurderes på bakgrunn av honorar i % av salgssum og pris per oppmøte i Kristiansund kommune. Pris på utleie av eiendom vurderes på bakgrunn av oppgitt honorar i % av utleiepris 1 år (12 mnd) Oppgaveforståelse Tilbyder skal beskrive og dokumentere hvordan oppdrag med salg og utleie av eiendommer for Kristiansund kommune vil gjennomføres. Faglig innhold, struktur og fremstilling vil vurderes. Markedspakke Dokumenteres med komplett markedspakke som inneholder alt materiell som er utarbeidet og brukt i forbindelse med relevante oppdrag. Sensitiv og konfidensiell informasjon skal sladdes/anonymiseres. Det må fremkomme beskrivelse av valgt / foreslått markedsstrategi. Eksempler på relevant materiell: Prospekt Markedsplan Annonser på papir Annonser på nett Annet som f.eks. kvalitetsdokumenter for salgs- eller utleieprosess. Ressursbruk Hvor mye ressurser som er planlagt brukt i gjennomføring av det enkelte oppdraget. Oppfølging Hvordan løpende oppfølging av det enkelte oppdrag vil bli gjennomført Vektingsmodell Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene etter en evalueringsmodell der alle tilbudene gis poengscore for hvert av tildelingskriteriene. Det benyttes en poengskala fra 1 10, hvor 10 er høyest mulig poengscore for hvert kriterium. For tildelingskriteriet pris, gis laveste tilbudte pris 10 poeng, og poengene fordeles etter lineær metode. Lineær metode innebærer at forskjeller i poengscore gjenspeiler den prosentmessige forskjellen i pris (fra laveste tilbud). Dette uttrykkes matematisk slik: Poengscore = 10-10x(Pe-Pb)/Pb, der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris. 5

6 Den gitte poengscoren til hvert kriterium multipliseres med kriteriets angitte relative vekt og summeres. Den leverandøren som etter dette har høyest poengscore totalt anses å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. 6