Rammeavtale for kjøp av byggevarer. Del II Kravspesifikasjon og tilbudsskjema (Bilag 1 og 2 til kontrakten)

Transkript

1 2014/9958 Rammeavtale for kjøp av byggevarer Del II Kravspesifikasjon og tilbudsskjema (Bilag 1 og 2 til kontrakten) Østfold Fylkeskommune Økonomi- og eiendomsstaben, Innkjøpsseksjonen Postboks Sarpsborg Oscar Pedersens vei 39 Sarpsborg Org.nr.:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Kravspesifikasjon (bilag 1 til kontrakten) Orientering om anskaffelsen Anskaffelsens formål Anskaffelsens omfang Omfang i kroner Forbehold om budsjett og endring i andre rammefaktorer Kontraktsperiode Krav til denne anskaffelsen Produktgruppe A Trelast, byggevarer Produktgruppe B Håndholdt verktøy, måle- og merkeverktøy, festemateriell, elektroverktøy Produktgruppe C Maling, lim Produkter Endringer i produkter Datablader Utsalgssted Avrop/bestilling Levering Returordning Pris Miljø Kontaktperson Kundekatalog (gjelder kun for Østfold fylkeskommune) Ehandel (gjelder kun for Halden kommune) Statistikk Statusmøte Oppfølging av avtalen Lærlingeordning (gjelder kun Østfold fylkeskommune) 7 2. Tilbudsskjema 7 2

3 1. Kravspesifikasjon (bilag 1 til kontrakten) 1.1 Orientering om anskaffelsen Anskaffelsens formål Rammeavtalen skal sikre at oppdragsgiver til enhver tid foretar det mest rasjonelle, økonomiske og samfunnsansvarlige kjøp for sine virksomheter. Tilbyderen skal forplikte seg i avtaleperioden til å medvirke til minimalisering av oppdragsgivers totale logistikkostnader (TLK), slik at relasjonene mellom oppdragsgiver og leverandøren blir så effektiv og rasjonell som mulig. Med TLK menes pris, miljø, kvalitet, leveringstid og presisjon, kundetilpasning, livsløpsbetraktninger og administrative kostnader Anskaffelsens omfang Oppdragsgiver ønsker en rammeavtale på kjøp av byggevarer til de fylkeskommunale virksomheter og Halden kommune. Oversikt over virksomheter finnes i egen fane i tilbudsskjemaet. Det tas forbehold om endring av listen. Dersom nye virksomheter kommer til i avtaleperioden skal disse kunne tilslutte seg rammeavtalen. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på Skolebruksplanen for videregående skoler i Østfold, hvor alternativer til ny skole- og tilbudsstruktur vil bli vurdert. Kjøp av byggevarer vil av Østfold fylkeskommune i hovedsak foretas av de videregående skoler som tilbyr bygg- og anleggsfag, men rammeavtalen vil også kunne brukes til andre formål enn i undervisningssammenheng. I Halden kommune vil avtalen i hovedsak benyttes av vaktmestere og driftsledere i daglig drift og vedlikehold. Halden kommune deltar kun på produktgruppe B - Håndredskap, elektroverktøy, festemateriell, måle- og merkeverktøy. Oppdragsgiverne har flere leverings- og faktureringsadresser. Løpende bestillinger etc. skal i hele avtaleperioden foretas av den enkelte virksomhet/bestiller hos oppdragsgiver. Virksomhetene har ulike bestillingsmønster, volum og behov Omfang i kroner Estimert total avtaleverdi er ca. 3,8 mill. kr. pr. år ekskl. mva., dvs. ca. 15,2 mill. kr. ekskl. mva. for hele avtaleperioden inkl. evt. prolongering. Halden kommunes andel av total avtaleverdi utgjør ca kr. pr. år, dvs. ca. 1,6 mill. kr. for hele avtaleperioden inkl. evt. prolongering. Grunnet manglende statistikk foreligger det usikkerhet i fordeling av volum innenfor hver produktgruppe og sone. Volum pr. sone er estimert ut fra en fordelingsnøkkel som baserer seg på andelen av kjøp foretatt i den enkelte sone, sammenlignet med totalt kjøp på området (2013). Kjøpsvolum og type artikler varierer fra år til år og er kun retningsgivende og forplikter ikke virksomhetene. Produktlinjene i tilbudsskjemaet omfatter ca. 80 % av de produkter som vil bli etterspurt i kontraktsperioden. Avtaleverdi pr. sone er som følger (basert på kjøp i 2013): Sone 1 - Nedre Glomma (Sarpsborg og Fredrikstad kommuner): ca. 1,9 mill. kr Sone 2 - Halden: ca. 1,15 mill. kr.(halden kommunes andel utgjør ca kr.) Sone 3 - Moss: ca kr. Sone 4 - Indre Østfold: ca. 1 mill. kr 3

4 Avtalen vil være bindende for begge parter slik at virksomhetene som avtalen omfatter plikter å foreta sine innkjøp hos den leverandør det er inngått avtale med, såfremt denne er leveringsdyktig i samsvar med avtalte betingelser Forbehold om budsjett og endring i andre rammefaktorer Det tas forbehold om at endringer i budsjett, aktiviteter og politisk styring kan påvirke premisser og forutsetninger for oppdragets omfang. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på Skolebruksplanen for videregående skoler i Østfold, hvor alternativer til ny skole- og tilbudsstruktur vil bli vurdert Kontraktsperiode Rammeavtalen for kjøp av byggevarer skal gjelde i 2 (to) år fra kontraktsinngåelse. For kontrakten gjelder opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten for ytterligere år på uendrede vilkår, jf. pkt. 20 i alminnelige avtalevilkår. 1.2 Krav til denne anskaffelsen Produktgruppe A Trelast, byggevarer Det skal gis en bekreftelse på at alle tilbudte produkter innehar godkjenning og overholder de til enhver tid gjeldende relevante lover og forskrifter. Produktene omfattet under Norsk Standard NS- INSTA 142: 2009 skal tilfredsstille denne Produktgruppe B Håndholdt verktøy, måle- og merkeverktøy, festemateriell, elektroverktøy Det skal gis en bekreftelse på at alle tilbudte produkter innenfor produktgruppe B er CE-merket Produktgruppe C Maling, lim Det skal gis en bekreftelse på at alle tilbudte produkter innenfor produktgruppe C er Svanemerket eller tilsvarende Produkter Tilbyder skal ha samtlige produkter innenfor hver produktgruppe i sitt sortiment, jf. tilbudsskjema. Produktene som tilbyder inngir pris på skal være av den kvalitet som tilbys til «proff-markedet». Oppdragsgiver vil også kunne etterspørre rimeligere alternativ av tilsvarende produkter Endringer i produkter Om nye produkter lanseres eller erstatter andre i avtaleperioden, skal de leveres i henhold til gjeldende avtalevilkår og etter samme prismodell / kalkyle. Hvis produkter som omfattes av kontrakten skal endres eller utgå av produksjon, skal kontraktsansvarlig ved innkjøpsseksjonen informeres snarest mulig. Dette gjelder også ved lansering av ny produkter i avtaleperioden. Prisstrukturen på nye produkter skal ikke være dårligere enn på de produktene som allerede omfattes av avtalen. Oppdragsgiver v/ innkjøpsseksjonen vil ta stilling til om de tilbudte produkter skal omfattes av gjeldende avtale. 4

5 1.2.6 Datablader Tilbyder skal bekrefte at den vil fremskaffe produkt- og varefaktadokumentasjon både for forskriftsog normkrav ved behov, gjerne i form av hvordan slik dokumentasjon er tilgjengelig på tilbyderens hjemmeside Utsalgssted Tilbyder skal ha butikkutsalg/byggevarehus i det området tilbudet gjelder. Dette defineres til å være innenfor en avstand på 20 km. fra virksomheten. Tilbudsskjema inneholder en oversikt over fylkeskommunale virksomheter med adresser, hvor tilbyder skal angi lokalisering av utsalgssteder i den (de) sone (r) det gis tilbud på Avrop/bestilling Bestillinger skal kunne foretas pr. telefon, e-post eller direkte i leverandørens nettbutikk. Bestilling skal bekreftes skriftlig Levering Levering skal kunne foretas minimum to ganger pr uke. Bestillinger som foretas før kl skal kunne leveres neste dag. Ved spesialbestilling kan lengere leveringstid avtales. Levering skal foretas på avtalt plass til avtalt tid. Tidspunkt for levering skal være innenfor virksomhetens arbeidstid ( ) Returordning Retur av ordinære varer skal aksepteres både ved bestilling av feil varer og bestilling av for mye varer, med unntak av maling/beis. Retur kan foretas inntil 30 dager etter kjøpsdato Pris Priser skal inkludere alle kostnader som fremkommer som følge av de krav som er satt i konkurransegrunnlagets del II og samtlige bilag og vedlegg. Prisene skal oppgis i NOK eks. mva. og inneholde alle kostnader, herunder tilstrekkelig emballasje, ekspedisjonsgebyr, faktureringsgebyr, toll, skatter og avgifter etc. Frakt prises separat og skal fremkomme av tilbudsskjemaet. Tilbudsskjema er inndelt i produktgruppene A, B og C. Disse er igjen delt inn i undergrupper, eksempelvis «listverk», «kledning», «støpeprodukter» etc. Det forutsettes at øvrige produkter som naturlig hører hjemme i de respektive undergrupper, skal følge samme prisstruktur (rabattsats) som tilbudte produkter. Oppdragsgiver kan kreve innsynsrett i tilbyders kalkyler og regnskaper for kontroll av avtalte priser og betingelser. Avtaleprisene er faste og gjelder for ett år fra avtaletidspunktet. Regulering av priser kan tre i kraft første gang (jf annet avsnitt). 5

6 Miljø Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal leverandøren senest ved kontraktsinngåelse være medlem i en returordning eller oppfylle forpliktelsen gjennom egen returordning, jf. alminnelige avtalevevilkår pkt. 16. Tilbyder skal ha en avfallsplan som dekker håndteringen av avfall innenfor de(n) produktgruppe(ne) han leverer tilbud på, jf. tilbudsskjema. Tilbyder skal legge ved dokumentasjon på hvordan dette oppfylles Kontaktperson Valgte leverandør skal tilby en fast kontaktperson. Kontaktperson skal være serviceinnstilt, samt oppdatert på utviklingen i markedet, informere om nye produkter etc Kundekatalog (gjelder kun for Østfold fylkeskommune) Valgte leverandør skal i samarbeide med oppdragsgiver utarbeide en oversikt som skal gjøres tilgjengelig på oppdragsgivers elektroniske avtalekatalog. Leverandøren skal sørge for kostnader ved utarbeidelse og ajourhold av denne oversikten, og den skal minimum inneholde: Avtalen / prisliste Produktspesifikasjon Bestillingsrutiner Leveringsrutiner Reklamasjonsrutiner Kontaktpersoner Ehandel (gjelder kun for Halden kommune) Halden kommune har innført ehandel. Leverandører må i avtaleperioden tilpasse seg til krav om at de produktgrupper som inngår i denne konkurransen skal gjøres tilgjengelige på Markedsplassen Ehandelsplattformen. På Markedsplassen skal Halden kommune tilbys enten en egen katalog (eventuelt en «roundtrip»-løsning til leverandørens netthandel) som inneholder de produkter og produktgrupper som avtales mellom oppdragsgiver og valgt leverandør eller der hvor det er mer hensiktsmessig en fritekst-løsning. For informasjon om hvordan komme i gang med ehandel; Statistikk Valgte leverandør skal uoppfordret levere statistikk til oppdragsgiver over salg minimum 1 gang pr. år. Statistikken skal leveres som en Excel fil og inneholde følgende: Kjøp i kvantum og kr pr. produkt og produktgruppe Den enkelte virksomhets kjøp Oppdragsgivers totale kjøp Gjennomsnittlig leveringstid Kjøp utenfor avtalte produkter 6

7 Statusmøte I avtaleperioden skal det avholdes statusmøte pr. år. Partene stilles fritt til å avtale hyppigere møter. Leverandør skal innkalle til statusmøte med følgende agendapunkter: status hittil i avtaleperioden korrigering av produktspekter kjøpsstatistikker, jf. pkt skal presenteres og gjennomgås informasjon om nye produkter/nyheter eventuelt Oppfølging av avtalen Østfold fylkeskommune vil ha ansvaret for oppfølging av rammeavtalen på administrativt nivå, herunder arrangere statusmøter med leverandør og fungere som felles kontaktpunkt mellom oppdragsgiverne og leverandør. Den enkelte oppdragsgiver skal selv ha ansvar for gjennomføringen av avtalen og opsjon om forlengelse Lærlingeordning (gjelder kun Østfold fylkeskommune) Fylkestinget har vedtatt at for alt arbeid med verdi over kr ,- eks. mva. som skal utføres for Østfold fylkeskommune, skal det settes som betingelse for gjennomføringen av kontrakten at norske leverandører skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning. Leverandører som skal utføre arbeid i Norge skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning. Dette krav gjelder kun dersom det finnes slik ordning for det fag som kontrakten gjelder. Leverandøren plikter jevnlig å ta inn lærlinger i sin virksomhet under kontraktens løpetid, og skal dokumentere dette på oppdragsgivers forespørsel. Leverandøren skal stille tilsvarende krav som i denne bestemmelse til sine underleverandører (gjelder for større oppdrag (over EØS` terskelverdier for tjenester og bygg og anlegg) Oppdragsgiver kan kreve at leverandøren bytter ut de underleverandører som ikke oppfyller sine plikter etter denne bestemmelse. Hvis ovennevnte plikter misligholdes, anses det som et vesentlig mislighold av kontrakten. Dette gjelder dog ikke dersom leverandøren eller underleverandøren kan godtgjøre at han ikke kan lastes for at han ikke lyktes med inntak av lærlinger. 2. Tilbudsskjema Tilbudsskjema er vedlagt konkurransegrunnlagets del II (dette dokumentet) og er bilag 2 til kontrakten. 7