Vedlegg 5: Oppdragsgivers kravspesifikasjon. på rammeavtale for elektrisk forbruksmateriell. til Sarpsborg, Fredrikstad og Hvaler kommune

Transkript

1 Vedlegg 5: Oppdragsgivers kravspesifikasjon på rammeavtale for elektrisk forbruksmateriell til Sarpsborg, Fredrikstad og Hvaler kommune Sak nr.: 14/06471 Side 1 av 7

2 Innholdsfortegnelse 1 Kravspesifikasjon Informasjon om oppdragsgiver Generelle krav Produktenes merking, kvalitet og brukervennlighet Alle produktgrupper Miljømessige kvalitetskrav Sortimentsbredde Service, oppfølging og opplæring i avtaleperioden Implementering av avtalen Bestillings- og leveringsrutiner Leveringsdyktighet Service og oppfølging Krav til support Statistikk Opplevd service og oppfølging... 7 Side 2 av 7

3 1 Kravspesifikasjon Samtlige punkter med underpunkter i dette vedlegget skal besvares som vedlegg 5 i tilbudet, og gir dermed svar på hvordan tilbyder løser bestillinger/ oppdrag tildelt under rammeavtalen. 1.1 Informasjon om oppdragsgiver Sarpsborg, Fredrikstad og Hvaler kommune (heretter kalt oppdragsgiver) er i stadig endring og utvikling, noe som kan medføre endringer i behov for produkter i denne rammeavtalen. Leverandør må derfor være innstilt på at rammeavtalen er dynamisk og vil/kan endre seg i takt med denne utviklingen i avtaleperioden. Kjøp av produkter innen avtaleområdet i 2014 var på ca. Kr. 3,2 mill. Oppdragsgiver legger vekt på at leveransene og de praktiske rutinene i forbindelse med avtalen, skal bidra både til kvalitetssikring og til enklere praktisk håndtering. 1.2 Generelle krav a) Oppdragsgiver vil legge stor vekt på å benytte seg av de netto prisede produktene som blir tilbydd, og godtar ikke konvertering til et bedre produkt etter at avtalen er inngått. Forsøk på dette vil bli regnet som mislighold av avtalen fra oppdragsgivers side. I kontraktens levetid åpnes det for at sortimentet justeres, da som følge av oppdragsgivers vurderinger. b) Leverandør kan benytte underleverandører, men det er hovedleverandør som er ansvarlig for at alle betingelser og forpliktelser blir innfridd i henhold til kontraktens bestemmelser. Ved bruk av underleverandør forplikter hovedleverandør å påse at underleverandør innfrir oppdragsgivers kvalifikasjonskrav fremsatt i dette dokument. 1.3 Produktenes merking, kvalitet og brukervennlighet Alle kravene i dette punktet skal oppfylles og besvares. Dersom et og/eller flere av kravene ikke oppfylles eller ikke er besvart i tilbudet, vil det kunne medføre avvisning av tilbudet i sin helhet. a) Det skal gis en bekreftelse på at alle tilbudte produkter innehar godkjenning og overholder de til enhver tid gjeldende relevante lover og forskrifter. Det skal oppgis hvilken EN-NS standard tilbudte produkter er produsert etter ved levering i avtaleperioden. b) Alle produkter skal der det er aktuelt være merket på norsk med aktuelle kvalitetsangivelser. Produktinformasjon, tekniske data, brukerveiledninger og manualer skal være på norsk. Dersom norsk ikke er tilgjengelig, kan det aksepteres midlertidig et annet skandinavisk språk som svensk eller dansk. c) Produktene det gis tilbud på skal oppfylle til enhver tid gjeldende sikkerhetskrav og være CE-merket der dette er aktuelt. Side 3 av 7

4 1.3.1 Alle produktgrupper. Produktene som tilbys oppdragsgiver skal være blant de mest miljøriktige innenfor de ulike varekategoriene. Leverandøren skal garantere alle varer mot material- og fabrikasjonsfeil. Eventuelle materialeller fabrikasjonsfeil skal repareres, eventuelt erstattes umiddelbart. Tilbyder skal ha systemer og rutiner for retur av gammelt utstyr som blir skiftet ut Miljømessige kvalitetskrav Oppdragsgiver er opptatt av miljøeffektive innkjøp. Det legges særlig vekt på et forsvarlig og trygt arbeidsmiljø for de ansatte og oppdragsgiver ønsker derfor generelt at leverandører vektlegges dette. Leverandøren skal; a) Beskrive hvilke positive miljømerkeordninger som gjelder for produktene innen avtaleområdet. b) Tilbyder skal dokumentere produsentens miljøprofil i forhold til produksjon av utstyr og emballasje på produktene Sortimentsbredde Leverandøren skal kunne tilby et bredt sortiment innenfor de forspurte produktgrupper. I tillegg til produktene i prisskjema skal tilbyder ha et bredt spekter med produkter som oppfyller kravene. a) Tilbyder bør ha et bredt produktutvalg innenfor de varegrupper som konkurransen omfatter. Det ønskes at tilbyder redegjør for den tilbudte sortimentsbredden. b) De produktene som etterspørres i prisskjemaet skal lagerføres til enhver tid. c) Tilbyder skal beskrive hvilke rutiner og muligheter tilbyder har til å tilby ulike løsninger innenfor ulike prisnivåer i de ulike varegruppene definert i prisskjemaet. d) Tilbyder skal kunne gi rabatter på øvrig sortiment. Rabatt oppgis i forhold til produsent/leverandørs egne prislister. 1.4 Service, oppfølging og opplæring i avtaleperioden Implementering av avtalen Leverandøren skal lage en plan for implementering av avtalen. Det forutsettes at implementeringen av avtalen kan skje fra våren Forslaget til service, oppfølging og opplæring fra valgte leverandør, vil danne grunnlaget for en felles strategi. Tilbyder bes å beskrive en implementeringsplan som inneholder hvilken bistand tilbyder yter ved oppstart av avtalen med spesielt vekt på: å opprette god kontakt med de ulike enheter / team gode bestillingsrutiner og leveringsrutiner (inkl oppdragsgivers mottak) Side 4 av 7

5 1.4.2 Bestillings- og leveringsrutiner Tilbyder skal bekrefte at rutiner finnes som sikrer blant annet følgende punkter (det skal også gis en kort beskrivelse av de konkrete rutinene): a) Bestillinger skal kunne foretas via e-handel, pr. e-post, telefon eller direktekontakt. Leverandør angir responstid for tilbakemeldinger og bekreftelser. b) Alle bestillinger skal bekreftes av leverandøren pr. e-post og angi både leveringstidspunkt og leveringssted. Leverandør bes også å beskrive sine rutiner for oppfølging /behandling av restede varelinjer på en bestilling. c) Leverandøren skal sørge for utkjøring/forsendelse av varer til brukers leveringsadresse. Utkjøring/forsendelse skal være inkludert i pris på varen. d) Levering skal skje innenfor normal åpningstid for det enkelte leveringssted med mindre annet er avtalt med bestiller. e) Leverandør er ansvarlig for at leveransen er i samsvar med bestillingen. Ved avvik på leveringstid eller mangelfull leveranse, skal dette varsles og avtales med kjøper Leveringsdyktighet Oppdragsgiver ønsker at tilbyder redegjør for hvordan man legger til rette for at leveringstider opprettholdes. Derfor er det ønskelig at det legges ved en detaljert beskrivelse av hvordan man legger til rette for en høyest mulig leveringsdyktighet. Beskrivelsen må minst inneholde svar på følgende absolutte krav og vil bli vektlagt under evalueringen jfr i konkurransegrunnlaget: a) Bestillinger som leverandør har mottatt før kl. 1600, skal leveres neste arbeidsdag før kl b) Garantert maksimal leveringstid skal oppgis på ikke lagerførte varer. Med leveringstid menes fra tilbyder har mottatt bestilling til varene er levert hos oppdragsgiver. c) Bidra til et effektivt og kostnadseffektiv lagerhold, slik at de produktene det går mest av alltid vil være tilgjengelig på lager. d) Dersom det er forskjellig leveringstid på de ulike utstyrskategoriene skal dette fremkomme i tilbudet. Leverandøren bes å beskrive hvordan kravet oppfylles. e) Forsendelser og tilhørende fakturaer skal merkes med bestillers ordrenummer. Ordrenummer skal være godt synlig på forsendelsen og fremkomme som kundens referansenummer på tilhørende faktura. f) Ordre skal være sporbare fram til mottaker. Angi på hvilken måte ordren er sporbar. g) Dokumentere at det er innarbeidet gode rutiner for behandling av reklamasjoner med tanke på å eliminere oppdragsgivers ressursbruk i forbindelse med eventuelle feilleveranser, garantisaker eller andre aktuelle avvik. En beskrivelse av rutinene godtas som dokumentasjon. Side 5 av 7

6 1.4.4 Service og oppfølging Oppdragsgiver ønsker at leverandøren er aktiv i avtaleperioden, og bidrar med kompetansetilførsel og rådgivning til kunden. Leverandør må ha meget god kunnskap om produktene, og skal løpende oppdatere oppdragsgiver om faglig informasjon om produkter og produktvalg. Leverandører som kan vise en proaktiv innstilling i kundeforholdet vil foretrekkes. Leverandørene bes å beskrive hvordan de vil arbeide for å fungere som en aktiv og delaktig partner i avtaleperioden, med minimum og besvare punktene nedenfor. a) Legge ved en beskrivelse av service- og salgsorganisasjonen som er tenkt benyttet til denne kontrakten. b) Kontakt med de(n) faste kontaktperson(ene) i de ulike enhetene/team/områdene, både med tanke på hyppighet på besøk/kontakt og tema for besøk. c) Leverandøren skal ha rutiner for opplæring av bruker/brukere. Leverandør skal inkludere tilfredsstillende opplæring og/eller informasjon om riktig bruk av de ulike produkter overfor personell og/eller bruker, uten ekstra kostnad for oppdragsgiver. d) Leverandøren skal på forespørsel fra oppdragsgiver delta på interne møter, og gjennomføre produktpresentasjoner etc. uten ekstra kostnad for oppdragsgiver. e) Leverandør skal kunne tilby FSE kurs og kurs for instruert personell. Leverandør bes å beskrive kostnad med denne type kurs. f) Leverandør bes gi en oversikt over utsalgssteder med besøksadresse, telefonnummer og åpningstider. Leverandør skal ha mulighet for produktvisning og varehenting i Sarpsborg / Fredrikstad. Lokalet skal være betjent innenfor normal arbeidstid g) Statusmøter. Det skal gjennomføres statusmøter med oppdragsgiver minimum 1-2 ganger i året. Leverandør tar initiativ til å innkalle til statusmøter. Hyppigere oppfølgingsmøter kan avtales etter behov. På statusmøte skal: avtalen evalueres status hittil i avtaleperioden korrigering av produktspekter kjøpsstatistikker skal presenteres og gjennomgås nyheter presenteres behov for temadager drøftes eventuelt Kommunen v/innkjøpsansvarlig oppnevner brukergruppe for avtalen. Brukergruppen skal møte på statusmøter mellom kommunen og leverandøren, og er med på å kvalitetssikre anskaffelsesprosessen til kommunen. Side 6 av 7

7 1.4.5 Krav til support a) Det er krav om telefonsupport innenfor normal arbeidstid (08:00-16:00). Denne supporttjenesten skal gjelde alle utstyrskategorier. Tilbyder bes å redegjøre for kravet. b) Supporthenvendelser skal besvares på norsk Statistikk Valgte leverandør skal levere salgsstatistikk over den enkelte virksomhets og kommunens samlede forbruk. Statistikk over salget skal sendes oppdragsgiver hvert år, eller ved forespørsel. Statistikken skal inneholde: I. Leverandørens navn II. Perioden III. Kjøp i kvantum pr. produkt både på avtalens kjerneprodukter og evt øvrig forbruksmateriell IV. Kjøp i kr. pr. produkt både på avtalens kjerneprodukter og evt øvrig forbruksmateriell V. Den enkelte virksomhets forbruk VI. Kommunens totale forbruk VII. Statistikken skal leveres både på papir og på elektronisk medium. Statistikkene skal kunne leses i Excel. VIII. Statistikken er oppdragsgivers eiendom og må ikke under noen omstendigheter overdras til andre uten oppdragsgivers samtykke Opplevd service og oppfølging Oppdragsgiver skal ha en liste med minimum 3 referanser som kan bli kontaktet. Oppgi derfor kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse per referansested Oppgitte referanser vil bli kunne bli kontaktet for å besvare spørsmål angående opplevd service og oppfølging vedrørende følgende temaer: a) Leveransepunktlighet: Bestilt produkt levert til forventet /kontraktsfestet leveringstid Bestilt produkt levert på avtalt sted b) Tilleggstjenester levert som forventet c) bekrefte at tilbyder har erfaring med kontrakter med tilsvarende omfang hva gjelder produkter og størrelse d) Opplevd service ved henvendelser og opplevd service dersom det har vært problemer med ordreleveranser. Hvordan oppleves tilbyder når feil må rettes opp? e) Pris og produktstruktur. Overholdes forventet levetid på tilbudte produkter f) Faktureringsrutiner. Referansenes erfaring og oppdragsgivers egen erfaring med tilbyder de siste 18 måneder vil kunne bli tillagt vekt. Dersom det i perioden har dårlig erfaring med tilbyder som gjelder ovennevnte opplistede punkter, vil det kunne gi tilbyder en betydelig lavere score på dette punktet. Side 7 av 7