v/ Ambulanse Midt-Norge HF

Transkript

1 v/ Ambulanse Midt-Norge HF KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSEBESTEMMELSER INKL. VEDLEGG RAMMEAVTALE PÅ ANSKAFFELSE AV ØVINGSDUKKER TIL AMBULANSESTASJONER Konkurranse uten forhandling TILBUDSFRIST 10.oktober 2014 Kl

2 1 Generelt om konkurransen Orientering om oppdraget Om oppdragsgiver Anskaffelsesprosedyre Instrukser og informasjon knyttet til forespørselen Konkurransegrunnlaget Krav til tilbyder Krav til tilbudet Krav til tilbudets innhold... 5 Tilbudsbrev... 5 Utfylt kontroll-/kvalifikasjonsskjema... 6 Utfylt prisskjema... 6 Utfylt kravspesifikasjonsskjema... 6 Dokumentasjon på tildelingskriterier Alternative/parallelle tilbud Deltilbud Spesielt om rammeavtalen Evaluering og tildeling av kontrakt Tilbudsåpning Tildelingskriterier Priselement Kvalitet/funksjonalitet Leveringstid / bestillingsrutiner Evalueringsmatrise Utprøving Levering Bestilling på rammeavtalen Leveringssted

3 1 Generelt om konkurransen 1.1 Orientering om oppdraget Ambulanse Midt-Norge HF har ansvar for drift av helseregionens ca 66 ambulansestasjoner. For å opprettholde et høyt faglig nivå blant de ansatte på ambulansestasjonene ønsker helseforetaket å gå til anskaffelse av øvings-/simuleringsdukker. 1.2 Om oppdragsgiver Helse Midt-Norge RHF er ett av fire regionale helseforetak i landet og har overordnet ansvar for alle offentlige sykehus og annen spesialisthelsetjeneste for over innbyggere i Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag. Helseforetaksgruppen Helse Midt- Norge er organisert i flere helseforetak med over ansatte. Helseforetakene er egne rettssubjekter og har blant annet arbeidsgiveransvaret for de ansatte. Det vises for øvrig til informasjon på vår hjemmeside på internett: Ambulanse Midt-Norge HF er opprettet for å drifte ambulansetjenesten for 2013 og 2014 og vil følge opp og avrope på rammeavtalen i denne tidsperioden. Etter 2014 vil rammeavtalene kunne følges opp og avropes av andre helseforetak inn under Helse Midt Norge RHF. Hvis det i avtaleperioden skjer en omstrukturering av helseforetakene, skal de angitte helseforetaks rettsetterfølgere kunne benytte kontrakten. Skjer det omstrukturering i ambulansestasjonene vil også ev. nyopprettede stasjoner ol. omfattes av rammeavtalen. 1.3 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres etter Lov om offentlige anskaffelser/forskrift om offentlige anskaffelser (del I og II), heretter kalt LOA/FOA. 1.4 Instrukser og informasjon knyttet til forespørselen Oppdragsgivers kontaktadresse er: Postadresse: Helse Midt-Norge RHF postboks 464, 7501 Stjørdal Att. Morten Dragsnes 3

4 Besøksadresse: Helse Midt-Norge RHF Strandvegen 1, 7500 Stjørdal (resepsjon 4.etg.) Telefon: E-post: Kontaktperson: Morten Dragsnes Ev. spørsmål innen tilbudsfrist SKAL sendes: Alle henvendelser skal være skriftlig og referere til anskaffelsen. Tilbudets vedståelsesfrist skal være min. 2 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp Tilleggsinformasjon Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gi tilleggsinformasjon i løpet av tilbudsperioden. Normalt vil slik informasjon bli gitt senest 6 dager før tilbudsfrist. Tilbyder kan i tilbudsfasen be om svar på konkrete, relevante spørsmål om konkurransegrunnlaget. Spørsmålene skal rettes skriftlig pr. e-post til adresse som oppgitt i avsnitt Svar på spørsmål vil bli lagt ut på doffin.no. Dersom spørsmål kommer Oppdragsgiver i hende senere enn 7 dager før tilbudsfristen, vil disse normalt ikke bli besvart Innlevering av tilbudet Tilbudet skal leveres oppdragsgiver jf. kontaktadresse gitt over. Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen tilbudsfrist. Tilbudet kan sendes pr. post eller leveres resepsjonen v/besøksadressen. Tilbudsfrist er: 10.oktober 2014 kl Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse og skal være merket Tilbud på øvingsdukke for Ambulanse Midt-Norge HF. 4

5 2 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende deler: Tilbudsinnbydelse 00 Innholdsfortegnelse 01 Revisjon 1 - dette dokument 02 Kontrollskjema, skal fylles ut av tilbyder 03 Kravspesifikasjon 04 Prisskjema, skal fylles ut av tilbyder 05 Avtaledokument 06 Stasjonsoversikt Der det er relevant, inngår også avklaringer og tilleggs-opplysninger gitt skriftlig før tilbudsfristens utløp. 3 Krav til tilbyder Leverandøren skal tilfredsstille visse krav for å kunne delta i konkurransen. I Kontroll- /Kvalifikasjonsskjema, er kravene nærmere beskrevet, og det er beskrevet hvordan oppfyllelse av kravene skal dokumenteres. Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av krav, kan medføre at leverandøren blir avvist. Ref. LOA/FOA. 4 Krav til tilbudet Tilbudet skal innleveres skriftlig. Det er tilbyders oppgave å påse at all etterspurt og aktuell dokumentasjon inngår i innlevert tilbud. Som et minstekrav skal tilbudet inneholde: 4.1 Krav til tilbudets innhold Tilbudsbrev Tilbudet skal inneholde et formelt tilbudsbrev med tydelig navn på tilbudsgiver. Tilbudsbrevet skal være datert og ev forbehold i tilbudet skal presiseres her. Tilbudsbrevet skal være underskrevet av person med nødvendig fullmakt. I tilbudsbrevet må det fremgå hvem som er kontaktperson hos tilbyder. Telefonnummer og e-post må oppgis. Leverandøren skal oppgi leveringstid på avrop på rammeavtalen. 5

6 Utfylt kontroll-/kvalifikasjonsskjema Skjemaet skal vedlegges i utfylt stand. Etterspurt dokumentasjon vedlegges. Utfylt prisskjema Priser må vedlegges tilbudet. Priser gis pr artikkel, komplett pris ferdig levert på ambulansestasjon. Prisen gis i NOK ekskl. mva. Prisen skal være inkl. alle kostander som transport, emballasje mm. Utfylt kravspesifikasjonsskjema Skjemaet skal vedlegges i utfylt stand. Dokumentasjon på tildelingskriterier Dokumentasjon på tildelingskriteriene ut nover pris, vedlegges tilbudet. 4.2 Alternative/parallelle tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Parallelle tilbud aksepteres (dvs. flere tilbud fra samme leverandør, som alle fyller kravene i konkurransegrunnlaget). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til kun å evaluere på hovedalternativet hvis den totale mengden av parallelle tilbud tilsier dette. 4.3 Deltilbud Tilbud kan gis pr artikkel, det kan gis tilbud på en eller flere artikler. Hver artikkel skal prises separat i henhold til prisskjema. Er inngitte enhetspriser avhengig av kvantitet (dvs bestilling av et visst antall pr bestilling), skal tilbyder entydig spesifiserer ev. avhengighet mellom antall og enhetspris. Det må også gå klart fram eventuelle avhengigheter mellom pris, bestilling, tidspunkt og sted for levering. Utgangspunktet er alltid at oppgitt stkpris er den reelle prisen. 4.4 Spesielt om rammeavtalen Denne anskaffelsen kontraheres som en rammeavtale, såkalt rammeavtale med én leverandør. Varighet Rammeavtalen har en varighet på 2 år regnet fra kontraktsinngåelse, med mulighet for oppdragsgiver å påkalle 1+1 år opsjon på forlengelse. Forlengelse vil skje automatisk med mindre oppdragsgiver skriftlig sier opp avtalen innen utgangen av første 2-års periode. Det presiseres videre at selv om opsjonen kalles på, er oppdragsgiver ikke forpliktet til å foreta avrop etter avtalen. 6

7 Prisjustering Inngitte priser skal være fast ut 2014, dette inkluderer alt som formelt bestilles innen utgangen av Etter den tid kan tilbudspris indeksreguleres med bakgrunn i endringer i KPI. Øvingsdukker Kontraktens omfang Ca 20 øvingsdukker til ulike ambulansestasjoner. I praksis antar man at hovedleveransen består av 20 dukker i ulike størrelser. Ut over dette vil kontrakten bli brukt til komplettering og anskaffelser ved eventuelle slitasje på de dukker som til en hvert tid befinner seg i foretaket. Produktspektret som skal omfattes av kontrakten er de artikler som er definert i konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon samt beslektede artikler (dvs. leverandørens produktsortiment). Tilbyder oppfordres derfor til å informere om sitt beslektede produktspekter og gi enhetspriser for de artiklene dette inneholder (alternativt definere en prismekanisme som kan gjelde for kontrakten utover de tilbudte artikler). Oppsigelse Ved mislighold av avtalen kan oppdragsgiver si opp avtalen med 3 måneders skriftlig varsel. 5 Evaluering og tildeling av kontrakt 5.1 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil bli gjennomført kort tid etter tilbudsfrist. Tilbydere vil ikke ha adgang til tilbudsåpningen. 5.2 Tildelingskriterier Tildelingskriteriene med tilhørende vekting for denne forespørselen, er som følger: Priselement: 50 % Kvalitet/funksjonalitet: 30 % Leveringstid/bestillingsrutiner 20 % 5.3 Priselement Dette er tilbudt pris jfr. prisbilag, korrigert for åpenbare feil og forbehold som enkelt kan prissettes. Prissetting av forbehold er betinget av at forbeholdene ikke er av en slik karakter at tilbudet skal avvises (ref. Regelverket for offentlige anskaffelser). Det er tilbyders ansvar at det i prisbilaget går klart fram hva artikkelen koster pr. stk ferdig levert stasjon. I tillegg kan de oppgis mekanismer for ev. endret stkpris ved større leveranser en 1 stk. 7

8 5.4 Kvalitet/funksjonalitet Beskrivelsen som tilbyder gir og oppdragsgivers egne vurderinger, vil være oppdragsgivers basis for rangering av de forskjellige tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere hvorvidt ev. krav som er tilfredsstilt med spesielt god margin, kan ha betydning for rangering av tilbudene. 5.5 Leveringstid / bestillingsrutiner Beskrivelse som tilbyder gir og oppdragsgivers egne vurderinger, vil være oppdragsgivers basis for rangering av de forskjellige tilbud. Ca. leveringstid fra bestilling til levering på amb. stasjon oppgis. Tilbyder må beskrive hvilke bestillingsrutiner som tilbys, elektroniske løsninger/nettløsninger ol. 5.6 Evalueringsmatrise 50% Priselement 20% Leveringstid og bestillingsrutiner Skala (0-10). Rimeligste tilbud gis 10 poeng. De øvrige tilbud gis poeng etter en lineær modell, hvor laveste tilbudssum divideres med tilbyderens pris og deretter multipliseres med 10. Skala (0-10). Beste tilbud gis 10 poeng. Øvrige tilbydere gis poeng etter forholdsmessig forskjell i forhold til beste tilbud. 30% Kvalitet/funksjonalitet Skala [0-10]. Beste tilbud gis 10 poeng. Øvrige tilbydere gis poeng etter forholdsmessig forskjell i forhold til beste tilbud Står tilbydere likt eller tilnærmet likt, vil oppdragsgiver legge vekt på graden av komplett tilbud med den hensikt å fordele anskaffelsen på færrest mulig leverandører. 6 Utprøving Oppdragsgiver vil ha behov for utprøving av tilbudte dukker. Utprøving vil foregå på Stjørdal i lokalene til Ambulanse Midt-Norge. Det tas sikte på utprøving av produkter som har mulighet til å nå opp i konkurransen. Utprøving planlegges nokså umiddelbart etter tilbudsfrist og etter at kvalifisering av tilbyder er foretatt. Det forventes at tilbyder gir en demonstrasjon av tilbudt varespekter. 8

9 7 Levering Øvingsdukker Ønsket leveringstidspunkt for hovedleveransen et nokså umiddelbart etter kontrahering, dvs f.o.m. ca oktober Det vil bli utarbeidet bestilling på kontrakten i ettertid. Levering skal gjøres i henhold til bestilling. 7.1 Bestilling på rammeavtalen Bestilling vil bli oversendt etter hvert som behov oppstår. Oppdragsgiver vil etterstrebe og samle bestillinger pr. stasjon, slik at de kan leveres mest mulig hensiktsmessig i forhold til logistikk og behov. 7.2 Leveringssted Øvingsdukkene skal levers på ambulansestasjoner rundt omkring i Midt-Norge, se vedlagt liste over dagens ambulansestasjoner. 9