Kravspesifikasjon læremidler for grunnskolene i Oppegård kommune

Transkript

1 Bilag 2 Kravspesifikasjon læremidler for grunnskolene i Oppegård kommune Oppegård kommune v/grunnskolen heretter kalt oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale med en 1 leverandør for levering av læremidler til grunnskolene. Oppegård kommune har 5 barneskoler, 3 ungdomsskoler og 1-10 skole med egen avdeling med elever for spesielle behov og 1 kvalifiseringssenter (voksenopplæring og flyktninger). Oppdragsgiver har per i dag 8 skolebibliotek som er om fattet av denne rammeavtalen. Elevantallet pr 2014 er 3720 elever. Rammeavtalen er estimert til kr ,- per år. Totalt for hele anskaffelsen inklusive opsjoner er kr ,-. Estimatet er kun retningsgivende og innebærer ingen forpliktelse for oppdragsgiver. Omfanget av leveransen vil variere avhengig av kommunale bevilgninger og politiske vedtak. Rammeavtalen er 1 år med opsjon på 1 år + 1år + 1 år. 1 Besvarelse av kravspesifikasjonen Leverandøren må i eget vedlegg besvare og bekrefte at de oppfyller samtlige krav i kravspesifikasjonen, samt levere den dokumentasjonen som er oppgitt i tilknytning til punktene. Alle punktene i kravspesifikasjonen skal besvares. Besvarelsens oppbygging og nummerering skal følge kravspesifikasjonen. 2 Produkter/ Sortiment: Leverandøren det skal inngås kontrakt med skal være en fullsortiment-leverandør. Den enkelte skole ved rektor har i dag beslutningsmyndighet over hvilke lærebøker som skal benyttes i undervisningen. I dag utarbeider den enkelte skole boklister som viser hvilke bøker som skal benyttes. Det innebærer at leverandøren må kunne tilby skolebøker fra alle forlag, slik at skolene står fritt til å velge lærebøker. Rammeavtalen skal dekke Oppdragsgivers behov for: Skolebøker for grunnskolen, herunder trykte læremidler, lærerveiledninger, kopieringsoriginaler, oppgavehefter og fasit, samt skolebøker for videregående til bruk for voksenopplæring ved Kvalifiseringssenteret. Avtalen skal også omfatte fagbøker til lærere. Digitale læremidler til lærere og elever For skolebibliotekene skal avtalen omfatte skjønnlitteratur, fagbøker, lydbøker, samt plasting av bøker. 1

2 3 Bestillingsrutine - levering Oppdragsgiver skal ha 1 hovedlevering pr år, med levering i august. Suppleringskjøp andre bestillinger: Etter behov vil det bli foretatt suppleringskjøp utenom overnevnte leveringer. For suppleringskjøp og andre bestillinger skal leveringstider oppgis for alle type bøker i bilag 3 pris/rabattskjema. 4 Kontaktperson Oppdragsgiver skal ha en fast kontaktperson hos leverandøren, kontaktpersonen må ha skolefaglig bakgrunn og skal kunne gi enhetene faglig bistand i utvelgelse av fagstoff/materiell. 5 Elektronisk bestillingssystem De enkelte skolene og skolebibliotekene vil være bestillende sted og foreta bestillingene direkte hos leverandør. 1. Leverandøren skal kunne motta bestillingen gjennom elektronisk bestillingssystem. Med elektronisk bestillingssystem menes nettbutikk/webløsning hvor det enkelte bestillende sted kan foreta bestillingen. 2. Nettbutikk/webløsning skal minst inneholde: a) Innlogging med navn og passord. b) Oppdragsgivers bruttopriser og rabatter skal være synlige for bestiller. c) Bilder av produktene. d) Søke på tittel, ISBN og fag. e) Brukervennlig søkefunksjon f) Informasjon om det enkelte læremiddel eller litteratur m/utgivelsesår og målform g) Handlekurv m/oppdateringsfunksjon og mulighet for å legge bestilling klar for senere fullføring. h) Oversikt over ordre. 3. Det er ønskelig at nettbutikken kan gi oversikt over historisk ordre og restordre. Det er også ønskelig at det i tillegg til søk på tittel, ISBN og fag kan søkes på hoved trinn. 4. Leverandør skal ved behov tilby kostnadsfri opplæring til oppdragsgivers bestillende enheter i bruk av nettbutikk. Dokumentasjonskrav: Beskrives i tilbudet. Det skal i tillegg legges ved en link til den elektroniske varekatalogen, slik at oppdragsgiver kan gå inn og se på nettbutikken 2

3 6 Ordrebekreftelse/følgeseddel Dersom leverandør ikke har bestilt vare, eller varen er forsinket, skal bestiller bli opplyst om dette umiddelbart. Alle bestillinger skal bekreftes av leverandør pr e-post og angi leveringstidspunkt. Leverandør skal alltid legge ved følgeseddel på leveransene. Følgeseddelen skal vise bestillingsnummeret, navn på bestiller, ressursnummer eller andre spesifikke referanser til bestillingen. 7 Produktkvalitet Leverandør ansvarlig for at leveransene er i overenstemmelse med norske lover og forskrifter, samt at leveransen ellers er i samsvar med bestillingene fra den enkelte enhet/bruker. Leverandør skal tilby standardiserte bøker og læremidler fra anerkjente forlag/produsenter med god kvalitet og lang levetid. Bøkene skal tåle normal slitasje, dvs. at rygg/forside ikke må løsne ved normal bruk. Produktene skal være merket i henhold til gjeldende regler. 8 Tilbudsvarer/kampanjer Ved eventuelle kampanjer og tilbud hvor prisene er mindre enn beskrevet i denne rammeavtale, skal disse prisene til enhver tid gjelde for oppdragsgiver. 9 Gjennomsynsordning og prøveperiode Leverandør må tilby bøker for gjennomsyn, både i form av faste forsendelser og hvis mulig virtuelt gjennomsyn. Den enkelte skole vil ta kontakt med leverandør for gjennomsyn av læremidler ved behov. Gjennomsynet skal ikke påføre Oppdragsgiver ekstra kostnader, herunder også returkostnader. Læremidlene må kunne være på gjennomsyn i minimum 4 uker. Gjennomsyns-ordningen skal også gjelde digitale læremidlene. 10 Emballasje Leverandøren må planlegge forsendelsen og sørge for en sikker og miljøvennlig forpakning uten for mye emballasje. Leverandør skal kostnadsfritt ved levering ta med ytter-emballasje, paller, papp, plast etc. (senest ved neste leveranse). Det er ikke anledning til å fakturere for emballasje. 3

4 11 Returordning Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). 12 Leveringsbetingelser Leveringsbetingelser er fritt levert det enkelte brukersted/den enkelste skole/skolebibliotek i Oppegård kommune (DDP Incoterms 2010). Levering skal skje innenfor normal arbeidstid, dvs. mellom kl 0800 og kl 1430, dersom ikke annet er avtalt. Leveranser må ikke hensettes på fellesområder uten at bestillende enhet er varslet. Leverandør må ringe før levering. Det skal ikke være krav til minsteordre, men Oppegård kommune vil bestrebe seg i å unngå enkeltbestillinger på under kr 500,-, dette for å redusere leveringshyppigheten (miljø) og tilhørende kostnader. 13 Informasjon/møter/statistikk Leverandør skal være aktiv med å informere om nyheter i markedet som kan bidra til effektivisering og lavere kostnader for oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan kreve årlige statusmøter. På forespørsel skal leverandør uten omkostninger for oppdragsgiver oversende statistikk som beskrevet nedenfor til Oppdragsgivers kontaktperson. Statistikken skal leveres elektronisk i MS Excel format. Statistikken skal minst inneholde: Leverandørnavn, periode, kundenummer, varenummer, varebetegnelse, kvantum, betalt pris i kroner og rabatt i prosent, omsetning per mnd, år, kundenummer. 14 Fakturering På faktura skal alle priser spesifiseres som i prislisten, samt inneholde veiledende pris, rabatter og pris per stk/enhet. Rekvisisjons-/bestillingsnummer skal tydelig fremkomme. Faktura på e-post i tif eller pdf format skal sendes til følgende adresse: faktura.oppegard.kommune@vismabpo.no Faktura skal merkes med: Best.nr/Virksomhet v/navn Det er ikke anledning til å beregne fakturagebyr ol. 4

5 15 E-handel Oppegård kommune planlegger å innføre e-handel i løpet av Leverandøren må derfor kunne levere elektronisk varekatalog via ehandelsplattformen. Leveringen skal skje så raskt som mulig og senest innen 1 mnd. etter signert samhandlingsavtale for e-handel. Tid medgått til forberedelser fra leverandør av ehandelsplattformen IBX/Cap Gemini er ikke inkludert. Les mer om dette på 5