Kontrakts nr

Transkript

1 Kontrakts nr Leverandør Firma: Adresse: Postnr og sted: Kunde Kommunene Vestre Toten, Østre Toten og Gjøvik. Kommunene Søndre Land og Nordre Land har opsjon til å kunne tiltre avtalen. Avtaleområde: Rammeavtale på levering av skolebøker. Avtaleperiode: fra xx.xx xx.xx.2016 hvor kunden har ensidig opsjon på 1 år + 1 år. Leverandørens kontaktinformasjon: Avtaleansvarlig: Drifts ansvarlig: Telefon: E-post: Kundens kontaktinformasjon: Avtaleansvarlig: Hanne Røstøen Telefon: / E-post: hanne.rostoen@gjovik.kommune.no Priser: Avtalte priser er definert i vedlegg 2 prisskjema. Prisene er oppgitt eksl. mva og inkluderer alle kostnader tilknyttet utførelse av leveransen. Vedlegg (oppsatt etter dokumentrang): Vedlegg 1: Kravspesifikasjon og avtalevilkår Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Leverandørs tilbud Vedlegg 4: Endringsvedlegg Leverandør har ved inngåelsen av Kontrakten, godtatt foreliggende vilkår. Eventuelle avvikende betingelser er uten virkning for Partene med mindre Kunden skriftlig har godtatt disse. Leverandørs egne betingelser som eventuelt vedlegges følgedokumenter, ordrebekreftelse eller fakturaer, aksepteres ikke, i den grad de strider mot de foreliggende vilkår. Signatur leverandør: Signatur kunde: Dato: Navn: Stilling: Dato: Navn: Stilling:

2 1 FORMÅL OMFANG AVTALENS VARIGHET PRIS KRAV TIL UTFØRELSE SORTIMENT BESTILLING LEVERING RETUR OG REKLAMASJON SERVICE FAKTURERING SAMARBEIDSMØTER OG RAPPORTERING LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR MILJØKRAV KONTRAKTSBRUDD FORSINKELSE VIRKNINGER AV FORSINKELSE MANGLER VIRKNINGER AV MANGLER ERSTATNING VESENTLIGE KONTRAKTSBRUDD FORCE MAJEURE REKLAME TAUSHETSPLIKT FORSIKRING TVISTER... 9

3 1 Formål Formålet med rammeavtalen er å dekke behovet for levering av skolebøker til kommunene Vestre Toten, Østre Toten og Gjøvik. Det være seg bøker til grunnskolen og voksenopplæring med opsjon til skolebibliotekene. Kommunene Nordre Land og Søndre Land skal ha opsjon til å kunne tiltre avtalen. Øvrige tjenesteområder kan benytte avtalen dersom deres behov kan dekkes gjennom avtalen. Oppdragsgiver og leverandør har et felles ansvar for å bidra til et aktivt samarbeid med målsetning om å oppnå større effektivitet i alle ledd i avtaleforholdet. Årlig evaluering og oppfølgingsmøte er en del av dette samarbeidet dersom ikke annen evalueringsfrekvens er avtalt. 2 Omfang Vestre Toten, Østre Toten og Gjøvik kommune anskaffer skolebøker for ca 4 millioner NOK pr år. Beskrevet omfang er kun et estimat for framtidig behov, og er således kun retningsgivende og innebærer ingen forpliktelse for oppdragsgiver. Omfanget av leveransen vil variere avhengig av kommunale bevilgninger og politiske vedtak etc. Rammeavtalen skaper i seg selv ingen økonomisk forpliktelse for Oppdragsgiver. Oppdragsgiver blir først forpliktet i forbindelse med det enkelte avrop på avtalen. Avtalen vil i hovedsak gjelde skolebøker til barne- og ungdomsskoler (grunnskolen) med tilhørende lærebøker, veiledninger, kopieringsoriginaler, oppgavehefter, fasit, og digitale læringsmidler og konkretiseringsmateriell mm. I tillegg kommer kjøp til voksenopplæringen og til evt. andre enheter som får kan få dekt sitt behov under denne avtalen. Antall barneskoler Antall ungdoms skoler Antall voksenopplæring Samlet elevtall Gjøvik kommune Ca 3500 *2 av u-skolene er samlokalisert med barneskole. Østre Toten kommune Ca 1750 Vestre Toten kommune Ca 1650 Av det årlige volumet antas det at 95 % av behovet er i bok kategori 1. Resten fordeles på de øvrige kategoriene. 3 Avtalens varighet Avtalen skal inngås for perioden med opsjon for ytterligere 1 år + 1 år. Oppdragsgiver har ensidig rett til å beslutte prolongering på de opprinnelige vilkår. Rammeavtalen inngås samlet for kommunene Østre Toten, Vestre Toten og Gjøvik. Ved en eventuell utløsning av opsjon vil dette også gjelde samlet for alle deltakende kommuner. Det presiseres samtidig at Oppdragsgiver bærer hver for seg ansvar for sine forpliktelser ifm avtalen og krav kan ikke gjøres gjeldene mot Oppdragsgiver samlet, men kun mot den som har påført kontraktsavviket. Alle endringer det være seg tillegg eller fradrag skal meldes som endringer. Alle endringer skal avtales skriftlig i en egen tilleggs-/endringsavtale for å være gyldige.

4 4 Pris Priser er definerte i vedlegg 2 Prisskjema. Prisene er oppgitt eksl. mva og inkluderer alle kostnader tilknyttet utførelse av leveransen slik som frakt, ordrebehandling, statusmøter etc. Oppgitte rabatter, på forlagenes til enhver tid veiledende prisliste, er faste i avtaleperioden. Pris på plasting er faste 1. avtaleåret. Deretter kan prisen justeres med inntil 100 % av økningen i konsumprisindeksen en (1) gang pr år. 5 Krav til utførelse Overordnet krever kommunen at tjenesten skal utføres i henhold til de enhver tid gjeldende lover, forskrifter og andre myndighetskrav, og som minimum vil bli utført i samsvar med de krav til kompetanse, nøyaktighet og faglig dyktighet som er vanlig i bransjen. 5.1 Sortiment Oppdragsgiver har behov for et bredt sortiment av skolebøker, det vil si i fra flere forlag. Kommunene har ikke standardisert læreverkene, det vil si at dette besluttes hos den enkelte skole. Dersom leverandør ikke har ønsket vare i sitt sortiment står oppdragsgiver fritt til å foreta innkjøpet utenom denne avtalen. 5.2 Bestilling Det skal være enkelt å foreta bestillinger. Per i dag bestiller oppdragsgiver skriftlig enten ved å oversende utfylt skjema eller via nettbutikk. Elektroniske bestillinger skal kunne foretas enten på oppdragsgiver e-handelsløsning via Markedsplassen eller via leverandørens egen nettbutikk. Oppdragsgiver anmoder at det i løpet av kontraktsperiodens første år klargjøres for kjøp via Markedsplassen. Alle bestillinger skal generere en ordrebekreftelse hvor det fremgår leveringstidspunkt. 5.3 Levering Oppdragsgiver krever to hovedleveringer per skoleår. Oppdragsgiver skal utover dette ha muligheten til å dekke sitt løpende behov inklusive supplerings- og hastebestillinger gjennom hele året. Det forutsettes at levering skjer innenfor den enkelte skole/avdeling/kontor åpningstider, dvs i tidsrommet 08:00 15:00. Leveringen skal skje til avtalt dag/tidsrom, til navngitt mottaker og avtalt sted. Ved feillevering i forhold til bestilling, skal tilbyder kostnadsfritt hente varen hos enheten og levere snarest i henhold til bestilling. Leveringsbetingelsene er fritt levert den enkelte virksomhet, dvs. DDP i henhold til sist oppdaterte Incoterms.

5 5.4 Retur og reklamasjon Vedlegg 1 Kravspesifikasjon og avtalevilkår Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive returordning inkl rutiner og frister for tilfeller hvor oppdragsgiver har bestilt feil vare eller av andre grunner ønsker å returnere hele eller deler av leveransen. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive rutine for reklamasjoner. Det være seg når mottatt leveranse er påført skader eller av andre grunner reklameres. 5.6 Service Tilbyder skal i sitt tilbud redegjøre for service knyttet til utførelse. Det være seg tilgang på kundeservice, veiledning ved bestilling, leveringer, returer med mer. Videre bes tilbyder beskrive eventuelle tilleggstjenester som utlån av eksemplarer for gjennomlesning før bestilling etc. 6 FAKTURERING Fakturering skal skje etterskuddsvis hver måned til kommunens fakturamottak med bestiller- ID og navn på bestillende ansvarsområde. Det skal utarbeides en faktura pr ansvarsområde. Ingen fakturagebyr eller omkostninger for øvrig aksepteres. Fakturaen skal fremstå på en slik måte at alle detaljer ved avtalen i perioden skal fremkomme på en oversiktlig måte. Leverandøren plikter å tilby elektronisk fakturaforsendelse av datafil i formatet EHF standard (for offentlige er det Elektronisk handelsformatet EHF) i løpet av avtaleperioden. Betaling skal skje innen 30 dager etter at både leveransen og fakturaer med avtalte bilag er mottatt. Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen. Ved mislighold kan Kunden holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det misligholdet synes å utgjøre av det samlede vederlaget. Omtvistede krav forfaller ikke til betaling før enighet er oppnådd, eventuelt før rettskraftig dom er avsagt. Ved forsinket betaling skal Kunden svare forsinkelsesrente av det forfalte beløp i henhold til lov om renter ved forsinket betaling m.m. av 17. desember 1976 nr SAMARBEIDSMØTER OG RAPPORTERING Det skal avholdes jevnlige møter mellom Partene for å sikre korrekt oppfyllelse av kontraktsforpliktelsen. Leverandør er ansvarlig for møteinnkalling. Møter mellom Partene skal finne sted 1 gang pr år for å sikre gjennomføring av kontraktens intensjoner. Eventuelt hyppigere hvis kommunen krever dette. På statusmøtene skal leverandør etter anmodning fra kommunen bl.a. fremlegge relevant statistikk. Dersom ikke annet er avtalt er Kunden ansvarlig for utarbeidelse av møtereferatene, som skal sendes Leverandøren for godkjenning etter møtet. Partene er ansvarlig for egne kostnader i forbindelse med møter.

6 8 LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Leverandøren skal påse at alt personell som utfører arbeid under denne Kontrakt innehar gyldige arbeidstillatelser. Leverandøren plikter å påse at lovbestemte krav til arbeidstid og overtid overholdes. Leverandørs ansatte, og ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle Kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette kravet gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Det forutsettes videre at Leverandør med underliggende leverandører og produsenter ikke bryter arbeidstakers rettigheter jfr. de ulike ILO konvensjonene; her under blant annet ILO konvensjon nr. 87 om foreningsfrihet og beskyttelse av organisasjonsrett, ILO konvensjon nr. 98 om gjennomføring av prinsippene for organisasjonsretten og retten til å føre kollektive forhandlinger, ILO konvensjon nr 154 om å fremme kollektive forhandlinger, ILO-konvensjon nr. 29 om tvangsarbeid, ILO-konvensjon nr. 105 om avskaffelse av tvangsarbeid, ILOkonvensjon nr. 182 om forbud mot og umiddelbare tiltak for å avskaffe de verste former for barnearbeid, ILO-konvensjon nr. 138 om minstealder for adgang til sysselsetting, ILO konvensjon nr. 100 om lik lønn for mannlige og kvinnelige arbeidere for arbeid av lik verdi. Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. På oppdragsgivers forespørsel skal Leverandør dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle Kontrakten. 9 MILJØKRAV Oppdragsgiver er opptatt av miljøeffektive anskaffelser. For produkter, emballasje, distribusjon og utførelse av tjenesten skal leverandøren søke å benytte miljøvennlige og etisk riktige løsninger som medfører reduserte avfallsmengder, redusert forbruk av ressurser og redusert bruk av helse og miljøfarlige stoffer. Dersom Leverandør bruker underleverandører til å fullbyrde denne Kontrakt, er Leverandør forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene hos sine underleverandører. Leverandør må kunne dokumentere dette ved forespørsel. 10 KONTRAKTSBRUDD 10.1 FORSINKELSE Det foreligger forsinkelse dersom Leverandør ikke utfører leveransen til avtalt tid, eller leveransen kvalitativt eller kvantitativt ikke er i henhold til kontrakten, med mindre forsinkelsen skyldes forhold hos Kunden. Dersom Leverandørs utførelse av leveransen har slike mangler at Kundens formål med leveransen blir vesentlig forfeilet, kan Kunden velge å likestille dette med forsinkelse VIRKNINGER AV FORSINKELSE Ved forsinket levering som ikke skyldes kjøperen eller som ikke kan henføres under force majeure, skal kjøperen kreve dagmulkt (konvensjonalbot), uten dokumentasjon av tap ved

7 forsinkelsen. Dagmulkten skal, med mindre annet er avtalt, utgjøre 1 - en - promille pr hverdag etter avtalt leveringstid, regnet av den del av den avtalte pris som knytter seg til den del av leveransen som på grunn av forsinkelsen ikke kan tas i bruk som forutsatt. Med pris forstås i denne sammenheng grunnpris med alle avtalte tillegg og fradrag. Dagmulkten skal med mindre annet er avtalt begrenses til 10% av den del av prisen som dekker den del av leveransen som ikke kan tas i bruk som forutsatt. Kunden kan, i tillegg til å kreve konvensjonalbot, kreve erstattet det tap han lider som følge av forsinkelsen. Erstatning er begrenset til direkte tap, med mindre Leverandør eller noen han svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett. Kunden kan heve Kontrakten dersom maksimal konvensjonalbot er påløpt, eller forsinkelsen medfører vesentlig kontraktsbrudd. Ved forsinkelse eller antatt forsinkelse skal Leverandør uten ugrunnet opphold gi Kunden skriftlig melding om dette. Meldingen skal oppgi årsaken til forsinkelsen, samt når leveransen vil bli utført. Får Kunden ikke slik melding innen rimelig tid etter at Leverandør fikk eller burde ha fått kjennskap til hindringen, kan Kunden kreve erstattet tap som kunne ha vært unngått om meldingen hadde kommet frem i tide MANGLER Leverandør er ansvarlig for enhver mangel ved utførelse av leveransen. Kunden skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at mangel er oppdaget VIRKNINGER AV MANGLER Dersom Kunden reklamerer skal Leverandør starte utbedring av mangelen omgående. Utbedring kan utsettes dersom Kunden har saklig grunn for å kreve det. Utbedring skal gjennomføres uten kostnader for Kunden. Dersom Leverandør ikke innen rimelig tid har utbedret mangelen, er Kunden berettiget til selv, eller ved andre, å foreta utbedring for Leverandørs regning og risiko, eller kreve prisavslag. Det samme gjelder dersom det vil medføre vesentlig ulempe for Kunden å avvente Leverandørs utbedring. I slike tilfeller skal Leverandør underrettes skriftlig før utbedring iverksettes. Kunden kan kreve erstatning for tap han lider som følge av mangel. Slik erstatning er begrenset til direkte tap, med mindre Leverandør eller noen han svarer for har utvist grov uaktsomhet eller forsett. Kunden kan heve Kontrakten dersom mangelen medfører vesentlig kontraktsbrudd. I slike tilfeller kan Kunden motsette seg Leverandørs tilbud om utbedring ERSTATNING Kundens rett til erstatning er uavhengig av øvrige krav Kunden måtte gjøre gjeldende som følge av kontraktsbruddet, eller om slike krav kan gjøres gjeldende VESENTLIGE KONTRAKTSBRUDD Leverandørs konkurs, insolvens, brudd på andre vesentlige økonomiske forutsetninger, gjentatte brudd på instrukser eller brudd på offentlige lover og regler, svik, forsømmelse eller andre forhold som bryter med tillitsforholdet til Kunden, eller forsinkelse eller mangler som medfører at Kundens formål med Kontrakten ikke oppnås, utgjør alltid et vesentlig

8 kontraktsbrudd. Opplisting i nærværende punkt er ikke å anse som uttømmende i forhold til vurderingen av hva som utgjør et vesentlig kontraktsbrudd. 11 FORCE MAJEURE Partene skal ikke holdes ansvarlig for forsinkelser eller mangler dersom det godtgjøres at disse skyldes en hindring utenfor Partenes kontroll, og som de ikke med rimelighet kunne ventes å ha tatt i betraktning på avtaletiden eller unngått eller overvunnet følgene av. Beror forsinkelsen eller mangelen på en tredjeperson som Leverandør har gitt i oppdrag helt eller delvis å utføre Tjenesten, er Leverandør fri for ansvar bare dersom også tredjemann ville vært fritatt etter forrige punkt. Det samme gjelder om forsinkelsen eller mangelen beror på en leverandør som Leverandør har brukt, eller på noen annen i tidligere salgsledd. Dersom Force Majeure situasjonen varer lenger enn 60 dager har partene rett til å heve Kontrakten ved å melde dette skriftlig til motparten. 12 REKLAME Leverandøren må innhente forhåndsgodkjennelse fra kjøperen dersom leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om bestillingen ut over å oppgi leveransen som generell referanse. 13 TAUSHETSPLIKT Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med avtalen og gjennomføringen av avtalen skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikt etter denne bestemmelsen er ikke til hinder for utlevering av informasjon som kreves fremlagt i henhold til lov eller forskrift, herunder offentlighet og innsynsrett som følger av lov 19. mai 2006 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Om mulig, skal den annen part varsles før slik informasjon gis. Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, for eksempel når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder. Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor. 14 FORSIKRING Leverandør plikter å tegne og opprettholde forsikringer for de skade- og ansvarstilfeller som kan oppstå under oppfyllelse av Kontrakten. Leverandør plikter å ha tilfredsstillende ulykkesforsikring samt lovpålagte personalforsikringer for sine ansatte. Kunden kan kreve fremlagt dokumentasjon på forsikringsdekning og omfang av forsikringen.

9 15 TVISTER Dersom det oppstår tvister i forbindelse med bestillingen skal saken søkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlinger ikke fram, skal saken avgjøres av de ordinære domstoler, med mindre partene blir enige om å bringe saken inn til avgjørelse ved voldgift. At en tvist er brakt inn til avgjørelse for domstol eller voldgift, fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser etter bestillingen. Dersom ikke annet er fastsatt i bestillingen, skal norsk rett legges til grunn for løsning av tvister. Gjøvik tingrett er verneting dersom partene ikke enes om annet sted.