KONTRAKT. rammeavtale for levering av. elektrisk forbruksmateriell. til. Sarpsborg, Fredrikstad og. Hvaler kommune SAK NR: 14/06471

Transkript

1 KONTRAKT på rammeavtale for levering av elektrisk forbruksmateriell til Sarpsborg, Fredrikstad og Hvaler kommune SAK NR: 14/06471

2 1 AVTALE PARTER: Denne avtale er inngått mellom: Vedlegg 5 til konkurransegrunnlag på Fredrikstad og Hvaler kommune. Sarpsborg kommune med (org. nr ) Postboks 237, 1702 Sarpsborg, tlf.: (heretter kalt oppdragsgiver) Kontraktuell Kontaktperson: Hans-Kristian B. Melleby, Telefon , e-post: hans-kr.melleby@sarpsborg.com Kontaktpersoner i de ulike team og enheter som kjøper varer og tjenester gjennom avtalen. Fredrikstad kommune med (org nr ) Postboks 1405, 1602 Fredrikstad (heretter kalt oppdragsgiver) Kontraktuell kontaktperson: Hanne-Marit Kilberg Joneid, Telefon , e-post: hmaj@fredrikstad.kommune.no Kontaktpersoner i de ulike enhetene i kommunen Hvaler kommune med (org nr ) Storveien 32, 1680 Skjærhallen (heretter kalt oppdragsgiver) Kontraktuell kontaktperson: Hanne-Marit Kilberg Joneid, Telefon , e-post: hmaj@fredrikstad.kommune.no Kontaktpersoner i de ulike enhetene i kommunen og xxxxxxxxxx med (org. nr.: ) Postadresse: (heretter kalt leverandøren) Kontaktperson xxxxxxxxxxxxxxxxx tlf.xxx xxx xx, e-post: Dato: dd. For oppdragsgiver: For oppdragsgiver: For leverandøren: Hans-Kristian B. Melleby Hanne-Marit Kilberg Joneid xxxxxxxxxxxxxxxxx Innkjøpsrådgiver Innkjøpsrådgiver xxxxxxxxxxxxxxxxxx Sarpsborg kommune Fredrikstad kommune xxxxxxxxxxxxxxxxxx Side 2 av 8

3 Fredrikstad og Hvaler kommune. 2 Avtalen gjelder: Rammeavtale for levering av elektrisk forbruksmateriell til Sarpsborg, Fredrikstad og Hvaler kommune. Denne avtalen har som formål å sikre at oppdragsgiver ihht. gjeldende lover og forskrifter, oppnår et kostnadseffektiv og rasjonelt innkjøp av elektrisk forbruksmateriell til Sarpsborg, Fredrikstad og Hvaler kommune. 3 Avtalens lengde To-årlig rammeavtale for leveranse av elektrisk forbruksmateriell, med en opsjon på år. 4 Kontraktsvilkår De alminnelige betingelser for kjøp av handelsvarer for Sarpsborg kommune er gjeldende for denne kontrakten. Betingelsene er i sin helhet gjengitt i Vedlegg 7. Nedenfor følger enkelte punkter som oppdragsgiver ønsker å presisere i fht til teksten i de alminnelige betingelsene: 4.1 Fullmaktsforhold Leverandør kan ikke sette ut enkeltoppdrag eller deler av enkeltoppdrag under denne rammeavtalen til tredjepart, uten skriftlig forhåndsgodkjenning fra oppdragsgivers kontraktsansvarlig. 4.2 Bruk av underleverandører Leverandør kan benytte underleverandører, men det er hovedleverandør som er ansvarlig for at alle betingelser og forpliktelser blir innfridd i henhold til kontraktens bestemmelser. 4.3 Pris a) Tilbyders svar på kravspesifikasjon/prisskjema i vedlegg 6 er prisen i tilbudet. b) Prisen skal oppgis eks. mva i norske kroner. c) Prisene skal være å betrakte som faste i avtaleperiodens første 12 måneder. d) Prisene skal inneholde alle utgifter til egen administrasjon, feriepenger, skatter og avgifter. e) Nye og andre aktuelle produkter som ikke er nevnt i prisskjemaet skal ha den samme påslag/bruttofortjenesten som i det leverte tilbud. f) Dersom leverandøren gjennomfører spesielle kampanjer eller har andre tilbud som innebærer lavere pris enn denne avtalen, skal dette automatisk gjelde også for denne avtalen. g) Oppdragsgiver reserverer seg retten til å forhandle priser på ekstraordinære volumkjøp. 4.4 Prisendringer a) Første prisendring kan ikke skje før etter 12 måneder fra kontraktsinngåelse. b) Prisendringer i avtaleperioden skal ikke avvike fra det som kan dokumenteres som kostnadsøkninger for den enkelte vare, dog ikke være høyere enn SSBs konsumprisindeks. c) Prisøkninger skal begrunnes skriftlig minst 2 måneder før ikraftsettelse, og kan ikke settes i kraft før oppdragsgiver skriftlig har godkjent prisendringen. d) Prisøkninger skal normalt ikke skje mer enn en gang årlig. e) Dersom leverandørens produkter får en prisutvikling som avviker betydelig sammenlignet med det øvrige markedet, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen. Side 3 av 8

4 Fredrikstad og Hvaler kommune. 4.5 Leveringsbetingelser a) Avtaleproduktene skal leveres kunden på avtalt adresse fraktfritt. (INCOTERMS 2012 DDP) b) Levering anses som gjennomført når oppdragsgiver har mottatt varen. c) Oppdragsgiver forventer at levering skal skje innenfor normal åpningstid for det enkelte leveringssted. d) Varer som ikke kan leveres ihht ønsket leveringstid, må det gis melding om umiddelbart, og alltid samme dag som bestillingen mottas. Mange delleveranser per bestilling anses som nedsatt leveringsgrad. En leveringsgrad lavere enn 95 % over en tre måneders periode, kan bli ansett som mislighold. e) Oppdragsgiver skal betraktes som én kunde med flere leveringsadresser. 4.6 Betalingsbetingelser a) 45 dager fra fakturamottak. b) Faktureringsgebyr/behandlingsgebyr/ordregebyr el.lign. aksepteres ikke. c) Faktura skal være oversiktlig slik at det er lett å kontrollere at oppdragsgiver er godskrevet de avtalte betingelser. Det skal tydelig fremgå av faktura hvilke nettopriser som gjelder for de aktuelle varene. d) Fakturaadresse er; Sarpsborg kommune, v/ bestillende enhet/post/sone, Postboks 505, 1703 Sarpsborg. e) Fakturaen skal minst inneholde: Leverandørens foretaksnummer Bestillende enhet og Bestillers navn, samt leveringsadresse Oppdragsgivers ordre nr, Bestilte produkter Antall levert per produkt Nettopriser basert på tilbudets nettopriser Spesifikasjon av mva. 4.7 E-faktura Oppdragsgiverene har etablert mottak av e-faktura, og Visma buyer eco benyttes som meldingssentral. Visma buyer eco er medlem i samtrafikkgruppen, som sikrer at faktura fra leverandører som benytter andre meldingssentraler distribueres til oppdragsgiverne i en standardisert prosess/format. Oppdragsgiverne stiller ingen krav til hvilken meldingssentral leverandør benytter, forutsatt at leverandørs meldingssentral kan levere faktura i standardisert format. For bruk av meldingssentral gjelder prinsippet om at partene selv bærer sine kostnader på hver side av denne løsningen. (Det vises for øvrig til Stortingsmelding nr. 36 Det Gode Innkjøp, pkt. 9 hvor satsingen på e-faktura i det offentlige er ytterligere beskrevet). Oppdragsgiverne følger satsingen på e-faktura og standardisert EHF-format innen offentlig sektor, det vises til hhttp:// for ytterligere informasjon. Oppdragsgiverne setter som krav at fakturaer fra valgt leverandør skal mottas som e-faktura senest 3 måneder etter dato for kontraktsignering. Dersom leverandøren er aksjeselskap, allmennaksjeselskap eller filial av utenlandsk selskap skal også ordet «Foretaksregisteret» fremgå av faktura, jfr. foretaksregisterloven Side 4 av 8

5 Fredrikstad og Hvaler kommune. 4.8 E-handel Sarpsborg og Fredrikstad kommune benytter elektronisk innkjøpssystem, og er etablert på Markedsplassen ehandel.no. Det er derfor et krav om at de produktgrupper som inngår i denne konkurransen skal gjøres tilgjengelig på denne markedsplassen. På Markedsplassen ehandel.no skal Sarpsborg og Fredrikstad kommune tilbys en egen katalog (eventuelt en roundtrip -løsning til leverandørens netthandel) som inneholder de produkter og produktgrupper som avtales mellom oppdragsgiver og valgt leverandør. For å regulere bruken av Markedsplassen, vil det bli opprettet egen Samhandlingsavtale med leverandøren som signeres i kontraktsmøte. Det vises til ytterligere informasjon om samhandlingsavtalen på Hvaler kommune benytter ikke Markedsplassen ehandel.no. Katalogen skal være tilgjengelig på Markedsplassen ehandel.no senest 1 måned etter kontraktsignering. Hvaler kommune benytter foreløpig ikke Markedsplassen, men er i prosess med å implementere dette i organisasjonen. 4.9 Miljø Oppdragsgiver setter som krav at tilbyder har Medlemskap i Grønt Punkt eller tilsvarende returordning ved oppdragets start. Dette skal dokumenteres ved sertifikat/bevis for medlemskapet Etiske retningslinjer Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer gjengis i vedlegg 8. Etikkplakaten og reglene for personlige gaver og fordeler gjøres gjeldende for kontrakten og leverandøren forpliktes til å følge disse i sin samhandling med personer forbundet med oppdragsgiver Opsjon Oppdragsgiver har en ensidig rett til å prolongere avtalen med år til de samme betingelsene. Utløsning av opsjonen skal skje senest 2 mnd. før avtalens utløp Kvalitet a) Leverandør er ansvarlig for at de varer og tjenester som leveres er i samsvar med bestillingen. Sarpsborg, Fredrikstad og Hvaler kommune har for egen regning og etter rimelig varsel anledning til å inspisere og kontrollere at så skjer. b) Hvis en leveranse eller del derav ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen fastsetter, kan Sarpsborg, Fredrikstad og Hvaler kommune tilbakevise den eller deler av leveransen eller den aktuelle del av den anses i så fall som ikke levert. c) Sarpsborg, Fredrikstad og Hvaler kommunes kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har påtatt seg i henhold til bestilling. d) Manglende kvalitetskontroll fra Sarpsborg, Fredrikstad og Hvaler kommunes side medfører ingen reduksjon av oppdragsgivers rettigheter. Godkjenning av leveransen omfatter ikke skjulte feil og/eller mangler Dagbøter Ved brudd på leveranser spesifisert i kravspesifikasjonen/ordrebekreftelse kan oppdragsgiver kreve kompensasjon. Satser for kompensasjon ved brudd på leveringstid settes til; Varekjøp Forsinkelser kompenseres med kr 1000,- pr kalenderdag, begrenset oppad til 50 % av den enkelte leveranses verdi. (for varekjøp, se for øvrig Sarpsborg kommunes alminnelige innkjøpsvilkår for kjøp av handelsvarer pkt. 2.3.) Dagsbøter starter å løpe ved utløp av tilbudt leveringstid. Side 5 av 8

6 Fredrikstad og Hvaler kommune Oppdragsgivers tilbakeholdsrett Dersom Oppdragsgiver har økonomiske krav som følge av leverandørens kontrakts mislighold, kan Oppdragsgiver holde tilbake så mye av betalingen at han har tilstrekkelig sikkerhet til dekning av et spesifisert og begrunnet krav Oppsigelse a) Ved vesentlig mislighold av avtalen kan den sies opp av den rammede part med øyeblikkelig virkning. b) Oppdragsgiver kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning hvis leverandørens produkter har vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i tilbudet. c) Vesentlig mislighold fra leverandørens side gir kommunen rett til å heve kontrakten uten at kommunen pådrar seg noen form for erstatningsansvar. Vesentlig mislighold kan være: I. At produkter presentert i tilbudet/prisskjema ikke holder det forutsatte kvalitetskrav. II. Avvik på leveringsbetingelser og leveringsgrad. III. At leverandørens prisutvikling sammenlignet med andre tilsvarende aktører i markedet ikke er konkurransedyktig. IV. At leverandørens service-/ opplæringsfunksjon og reklamasjonshåndtering ikke fungerer etter forutsetningene. I tillegg til heving eller prisavslag kan kommunen kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. V. Brudd på kontraktens bestemmelser om lønns og arbeidsvilkår d) Dersom det oppdages brudd på Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer i leverandørs samhandling med personer forbundet med oppdragsgiver, betraktes det som brudd på kontrakten og gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten Transport av avtalen Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter i denne avtalen til tredje part uten den andre partens skriftlige godkjenning. Slik godkjennelse kan ikke nektes uten at det foreligger saklig grunn Dokumentrang: Vedlegg 5 Vedlegg 6 Leverandørs svar på vedlegg 5 Ved eventuelle uoverensstemmelser mellom kundens kravspesifikasjon og leverandørs tilbud, gjelder vedlegg 5 foran leverandørs svar på vedlegg 5. Vedlegg: Følgende vedlegg fra konkurransegrunnlaget, kunngjort på dato Vedlegg 5: Kundens kravspesifikasjon Vedlegg 7: Sarpsborg kommunes alminnelige betingelser for kjøp av handelsvarer Vedlegg 8: Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer Vedlegg 9: Samhandlingsavtale Følgende vedlegg fra Leverandørs tilbud: Leverandørs tilbudsbrev av dato Leverandørs svar på vedlegg 5. Vedlegg 6: Utfylt prisskjema Endringer, rettelser etc som avtales partene mellom i avtaleperioden dokumenteres som egne endringsvedlegg, vedlegg 10, og signeres av begge parter. Side 6 av 8

7 Fredrikstad og Hvaler kommune. Fra kundens konkurransegrunnlag Vedlegg 5: Kundens kravspesifikasjon Vedlegg 7: Sarpsborg kommunes alminnelige betingelser for kjøp av handelsvarer Vedlegg 8: Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer Vedlegg 9: Samhandlingsavtale Side 7 av 8

8 Fredrikstad og Hvaler kommune. Fra leverandørs tilbud Leverandørs tilbudsbrev Leverandørs svar på vedlegg 5. Vedlegg 6: Utfylt prisskjema/kravspesifikasjon Side 8 av 8