KONKURRANSEGRUNNLAG FOR AVTALE PÅ LEVERANSE AV LABORATORIETJENESTER TIL KOMMUNENE FREDRIKSTAD OG HVALER

Transkript

1 Deres referanse Vår referanse Klassering Dato 2010/ /2010-IVLA KONKURRANSEGRUNNLAG FOR AVTALE PÅ LEVERANSE AV LABORATORIETJENESTER TIL KOMMUNENE FREDRIKSTAD OG HVALER 1. Generelle opplysninger Konkurranse for etablering av: Rammeavtale på leveranse av Laboratorietjenester Prosedyrevalg: Åpen anbudskonkurranse - I henhold til Lov av 30. juni 2006 nr. 41 om endringer i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser, samt Forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 nr.402, siste endring 24.november 2006, nr Forskriftens Del l og del lll, gjøres gjeldende. Uklarheter som avdekkes av tilbyder skal fremsettes oppdragsgiver senest 6 dager før tilbudsfristen utløper, slik at oppdragsgiver kan få gitt likelydende tilleggsinformasjon samtidig til alle som har registrert interesse for konkurransen. Avtaleperiode: , eks. opsjon år Frist for innlevering av tilbud er: Tirsdag 24.august 2010 klokken For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbud skal sendes/leveres, og må være mottatt innen fastsatt tilbudsfrist til: Fredrikstad kommune Rådhuset, Nygårdsgaten 16 Innkjøpsavdelingen, v/ivar Larsen. eller Leveres resepsjonen Rådhuset Fredrikstad kommune, Nygårdsgaten 16. Eller Sendes pr. post til: Fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602 Fredrikstad Tilbud skal sendes/leveres i lukket konvolutt/forsendelse, og SKAL være tydelig merket med: Laboratorietjenester Vedståelsesfrist: Tilbudsåpning: Fredrikstad kommune, Rådhuset, Nygårdsgt. 16, Tirsdag , kl Det vil ikke være offentlig åpning. Tilbudsåpning vil kun være en registrering av innkomne svar, og vil ikke ha noen avtalerettslige føringer. 1

2 2. Konkurransen omfatter. Rammeavtale på utførelse av kjemiske, fysiske og bakteriologiske og biologiske analyser inkludert nødvendig prøveutstyr og transport av prøver til analysering for kommunene Fredrikstad og Hvaler. Analysene skal utføres rutinemessig på prøver av drikkevann, avløpsvann, bekkevann, friluftsbad og bassengvann. Konkurransen omfatter I tillegg analysering av legionella, muggsopp og radon. Avtalen vil omfatte en eller flere av kategoriene A-D nevnt i prisskjemaet (vedlegg 8) og beslektede analyser. Avtalen(e) vil også omfatte eventuelle ekstraordinære analyser i forbindelse med klager, mistanke om forurensing eller utbrudd. Det vises for øvrig til kravsspesifikasjonen i vedlegg Oppdragsgivers krav til leverandøren - Kvalifikasjonskrav: Det vises til eget skjema, vedlegg 3, som skal fylles ut og signeres, og leveres som en del av tilbudet. Kvalifikasjonskrav er absolutte basiskrav som må oppfylles for å kunne delta i konkurransen. 4. Oppfølging - opplæring i avtaleperioden - implementering. Fredrikstad kommune legger i sitt arbeide med anskaffelser vekt på kommunikasjon, lojalitet og kunde/leverandørutvikling. Tilbyder har ansvar for nødvendig opplæring for de personer hos oppdragsgiver som skal være brukere av tilbudt web-verktøy. I avtaleperioden skal det minimum holdes ett statusmøte pr. år. Partene stilles fritt til å avtale hyppigere møter og partene blir enige om hvem som skal innkalle til statusmøte. På statusmøte skal som minimum: - avtalen evalueres, kommunikasjon - kontaktpersoner - status hittil i avtaleperioden, forbruksmønster - presentasjon og gjennomgang nye metoder etc. - eventuelt 2

3 5. Priser: Alle priser skal oppgis eks. mva. i NOK på vedlagte prisskjema (vedlegg 8) Alle priser omfatter prøveflasker og andre prøvetaingsenheter (f.eks agarskåler) og eventuell nødvendig emballasje. Pris skal også omfatte nødvendig konsultasjon pr. telefon. Priser skal inkludere alle tilbyders kostnader og gebyrer. 6. Prisendring: Generell prisendring kan skje pr hvert år i avtaleperioden. Anmodning om første prisendring pr , skal fremsettes skriftlig av leverandør til Fredrikstad kommune v/innkjøpsavdelingen innen utløpet av august måned, Det er leverandørs ansvar å fremsette krav om prisregulering, som skal være skriftlig og kravet skal dokumenteres. Dersom helt spesielle og uforutsette forhold som har betydelig innvirkning på prisen oppstår, kan anmodning om prisendring fremsettes av partene. Begrunnet anmodning om prisendring skal fremsettes skriftlig med minimum en måneds varsel før ikrafttredelse. Prisendring kan først gjennomføres av leverandør etter skriftlig godkjennelse fra Innkjøpsavdelingen. 7. Betalings- og fakturabetingelser: Betalingsbetingelse skal være: Fri leveringsmåned pluss 30 dager. Faktureringsgebyr/behandlingsgebyr/ordregebyr el.lign. aksepteres ikke. For å sikre rettidig betaling må oppdragsgiver ha mottatt og godkjent faktura senest 4 dager etter fakturadato. Fredrikstad kommune ønsker å motta sine inngående fakturaer elektronisk som efaktura. Fredrikstad kommune benytter Visma eco-system som faktura- meldingssentral, og vil få sine e-fakturaer levert gjennom dette systemet i formatet e2b, minimum i versjon 3.4. Visma eco-system vil kunne motta de forskjellige filformat for faktura som leverandører måtte ha, og sørge for konvertering til Fredrikstad kommunes definerte format. Visma har også opprettet samtrafikkavtaler med andre fakturahotell/meldingssentraler, dersom tilbyder er tilknyttet en annen operatør for dette. Det settes krav til at efaktura-løsning er etablert senest tre måneder etter kontraktsinngåelse. Fredrikstad kommune har sentral fakturaadresse, som er: Fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602 Fredrikstad. Fakturaen skal inneholde: Opplysning om brukersted/navn virksomhet Opplysning om telefonnummer Adresse til abonnement/bruker Eventuelle spesifikasjoner forbruk Kid-nummer på faktura/giro Spesifikasjon av mva. 3

4 8. Kriterier som blir lagt til grunn ved antakelse av anbud avvisning avlysing og forkastelse: Tildeling vil skje til tilbyder med lavest totalpris innen hver av de forespurte grupper, ref. vedlegg 8 Prisskjema. Tilbud som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget, vil kunne bli avvist, ref. Forskriftens 20-12, (forhold ved leverandørene), 20-13, (forhold ved tilbudet), 20-14, (unormalt lave tilbud). Fredrikstad kommune forbeholder seg retten til å akseptere eller forkaste et hvert tilbud, ref. Forskriftens Kontrakt: Kontrakt for hver av de forespurte grupper blir inngått med valgt leverandør og tilbud. Kontrakten vil bestå av: 1) Kontraktsdokument se vedlegg 2, og vil ha følgende bilag i prioritert rekkefølge: a) Konkurransegrunnlag med vedlegg b) Leverandørens tilbud c) Prisskjema 10. Oppsigelse mislighold - erstatning: Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. Ved vesentlig mislighold av avtalen kan den sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. Mislighold fra leverandørens side gir oppdragsgiver rett til å heve avtalen uten kostnad. Avvik på leveringsbetingelser, tidsfrister, samt påviste mangler, regnes som mislighold. Oppdragsgiver kan i slike tilfeller også kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. Dersom leverandør ikke er i stand til å sluttføre leveransen, kan oppdragsgiver fremsette erstatningskrav overfor leverandør for de merkostnader som påløper for å få sluttført oppdraget i henhold til inngått avtale for leveransen. Slike tilfeller vil betegnes som mislighold 11. Tilbudet skal inneholde: Tilbudet skal leveres i papirversjon, i ringperm, samt om mulig elektronisk på cd eller minnepenn, og skal ha følgende oppsett og innhold: 1) Tilbudsbrev med tilbyders generelle informasjon og opplysning over kontaktpersoner, adresser, telfonnr. osv. 2) Utfyllt og signert Skjema vedlegg 3 Kvalifikasjonskrav med aktuelle vedlegg for dokumentasjon,(ref. bl.a. HMS-egenerklæring hvor Skjema vedlegg 4 kan benyttes. 3) Utfylt og signert Skjema vedlegg 8 Prisskjema. 4) Tilbyders eventuelle forbehold til krav fremsatt i konkurransegrunnlaget som helhet, og spesielt i forhold til kvalifikasjonskrav. Forbehold skal alltid vise forbeholdets økonomiske konsekvens. 5) Tilbyders eventuelle tilleggsinformasjon. 4

5 12. Kontaktperson: Innkjøpskonsulent: Ivar Larsen Innkjøpsavdelingen - Økonomiseksjonen Nygårdsgaten 16, Postboks FREDRIKSTAD Telefon: Telefax: E-post: ivla@fredrikstad.kommune.no 13. Konkurransegrunnlagets vedlegg Vedlegg 1: Fredrikstad kommunes generelle betingelser for kjøp av tjenester. Vedlegg 2: Kontraktsdokument Vedlegg 3: Skjema Kvalifikasjonskrav Vedlegg 4: Skjema HMS-egenerklæring Vedlegg 5: Kravspesifikasjon Vedlegg 6: Responstid Vedlegg 7: Overvåkingsprogram Vedlegg 8: Prisskjema 5