Vedlegg 8 Kontrakt. Kontrakt. mellom. Ringsaker kommune Org.nr: heretter benevnt leverandøren

Transkript

1 Kontrakt mellom Ringsaker kommune Org.nr: og heretter benevnt leverandøren 1. Avtalen omfatter levering av Trygghetsskapende teknologier o o Trygghetsalarm Sensorer, opsjon Alarmmottakstjeneste Løpende installasjonstjeneste, opsjon Implementeringstjeneste ved implementering av avtalen, opsjon E-lås, opsjon 2. Avtaleperiode 2 år (perioden fylles inn senere). Oppdragsgiver har en ensidig rett til å forlenge avtalen med år med samme vilkår. 3. Følgende betingelser gjelder for avtalen: Leveringstid produkter Leveringsbetingelser Betalingsbetingelser Spesielle avtalevilkår og generelle avtalevilkår Spesielle avtalevilkår og generelle avtalevilkår Spesielle avtalevilkår og generelle avtalevilkår

2 4. Avtalen består av denne underskrevne side og følgende vedlegg (rekkefølge viser dokumentrang): 1. Spesielle avtalevilkår 2. Konkurransegrunnlaget 3. Leverandørens tilbud 5. Kontaktperson hos leverandøren: Navn, tlf:, e-post:, adr:. 6. Kontaktperson for avtalen hos Ringsaker kommune: Ann Marit Holumsnes, innkjøpsrådgiver, tlf: , e-post: adr: Postboks 13, 2381 Brumunddal. 7. Kontaktperson for bestillinger hos Ringsaker kommune: Lillian Svensli, rådgiver helse- og omsorgsseksjonen, tlf: , e-post: adr: Postboks 13, 2381 Brumunddal. 8. Underskrift For Ringsaker kommune For Brumunddal, den, den Espen Hvalby assisterende rådmann

3 1. Spesielle avtalevilkår Vedlegg 8 Kontrakt 1.1 Fakturering og prisregulering Elektronisk faktura og kreditnota Leverandøren forplikter seg til å sende fakturaer og kreditnota elektronisk i EHF format, eventuelt nyere format av EHF som implementeres i avtaleperioden Fakturering Følgende regler gjelder ved fakturering: Leverandør skal sende en faktura pr. kundenr en gang i måneden Fakturaen skal inneholde informasjon om hvilke enheter fakturaen gjelder I de tilfeller fakturaen gjelder flere distrikt/områder skal det enkelt komme frem av fakturaen hvilke enheter som tilhører de ulike distriktene/områdene Fakturaer skal være kommunen i hende innen den 15. den påfølgende måneden Fakturakontroll Leverandør plikter ved kontroll av rammeavtalens priser å dokumentere netto innkjøpspriser på materiell og utstyr i form av fakturakopi fra grossist evt. grossist avtale og eventuell anbudsstøtte. Kravet gjelder også ved bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Viderefakturering Oppdragsgiver aksepterer ingen form for påslag eller gebyrer ved viderefakturering av underleverandørers arbeid. Kontraktsparts tilbudspriser skal gjelde for underleverandører/samarbeidspartnere Renter på leieavtaler Det skal kun benyttes NIBOR 3 måneder som rentesats på leieavtaler. Rentesatsen avregnes etterskuddsvis hvert kvartal og Oslo Børs sin gjennomsnitt av nominell rente for 3 måneder skal legges til grunn for faktureringen.

4 1.1.6 Prisregulering Prisene er faste i rammeavtalens grunnperiode (2 år). Eventuelle krav om prisjustering skal begrunnes skriftlig minst 3 måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før oppdragsgiver, ved avtaleansvarlig, har godkjent kravet. Følgende regler skal legges til grunn ved eventuelle krav om prisjustering i avtaleperioden: Leieprisen Etter rammeavtalens grunnperiode (2 år) kan leieprisene på produktene reguleres en gang pr år. Indeksregulering gjøres i henhold til SSB sin prisindeks for engroshandel underområde Engroshandel med IKT-utstyr. Tidspunkt som legges til grunn for første reguleringen er ett år før grunnperiodens utløp. Deretter legges tidspunktet for første gangs regulering til grunn for den andre og siste reguleringen på avtalen. Valuta Endringer i valutakurser som medfører en endring på mer enn +/- 5 %, i leverandørens netto innkjøpspris inkludert eventuell anbudsstøtte på produktet, gir grunnlag for prisendring under avtaleperioden. Krav om prisjustering på grunnlag av endringer i valuta kan kun gjøres gjeldende for det varesortimentet og for den valutaen som er definert i vedlegg 4 Prisskjema og punktet Kurs på valuta. Kravet om prisjustering på grunnlag av valutaendring gjelder kun ved fysisk bytte av produkt på grunn av teknologisk utvikling innen eksisterende leieavtale eller ved opprettelse av ny leieavtale. Alarmmottakstjenesten Etter grunnperioden på 2 år kan prisene på alarmmottakstjenesten reguleres en gang pr år. Indeksregulering gjøres i henhold til SSB sin konsumprisindeks (KPI) underområde tjenester hvor arbeidskraft dominerer. Tidspunkt som legges til grunn for første reguleringen er ett år før grunnperiodens utløp. Deretter legges tidspunktet for første gangs regulering til grunn for den andre og siste reguleringen på avtalen.

5 Løpende installasjonstjeneste Etter grunnperioden på 2 år kan prisene på installasjonstjenesten reguleres en gang pr år. Indeksregulering gjøres i henhold til SSB sin konsumprisindeks(kpi) underområde tjenester hvor arbeidskraft dominerer. Tidspunkt som legges til grunn for første reguleringen er ett år før grunnperiodens utløp. Deretter legges tidspunktet for første gangs regulering til grunn for den andre og siste reguleringen på avtalen. Påslagsprosent på rentesatsen på leieavtalen (Nibor 3M) Påslagsprosenten på Nibor 3 måneder skal være fast i hele avtaleperioden inkludert eventuelle opsjoner på forlengelse. 1.2 Kompetanseoverføring Informasjonsoverføring på nye produkter Leverandør skal ved introduksjon av nye produkter eller produktlinjer sende informasjon pr. e-post til en medarbeiderliste utarbeidet av oppdragsgiver Informasjon om kampanjer Leverandør forplikter å gjøre oppdragsgiver kjent med kommende kampanjer innen avtaleområdet som er rimeligere enn avtalen. Kampanjeinformasjon skal ikke inneholde informasjon om vareområder utenfor avtalens vareområder Pilotprogrammer Leverandør skal tilby oppdragsgiver å delta på pilotprogrammer leverandør skal gjennomføre. Tilbudet innebærer ingen plikt fra oppdragsgivers side om å delta. 1.3 Avtalemessige forhold Ved samarbeid Oppdragsgiver ønsker å forholde seg til en leverandør ved samarbeid. Oppdragsgiver vil kun skrive kontrakt med avtaleansvarlig og kreve at det foreligger en samarbeidskontrakt mellom samarbeidspartnerne innen kontrakten underskrives. Hovedleverandør (kontraktspart) er ansvarlig for arbeid gjort av underleverandører/samarbeidspartnere.

6 Hovedleverandør (kontraktspart) er ansvarlig for at eventuelle underleverandørers arbeider er utført i henhold til avtalen Evalueringsmøter Tilbyder forplikter seg til å gjennomføre evalueringsmøter med oppdragsgiver der målsettingen er utvikling av avtalen. Vedlegg 7 Skjema for leverandørsamtaler vil bli brukt som agenda og referat. Møtefrekvens: minimum 2 ganger pr. år Implementering av avtalen Leverandør skal gjennomføre oppstartsdager i samarbeid med oppdragsgiver. Målet for disse dagene er at definert personell skal bli kjent med tilbudt kontaktperson og avtalens innhold, produkter og rammer Leie og oppsigelse av produkter og tjenester Oppdragsgiver skal kunne ha en levende beholdning av trygghetsalarmer, GPS, digitalt tilsyn og sensorer. Med levende beholdning menes at antallet produkter skal kunne løpende endres i avtaleperioden for å dekke oppdragsgivers behov. Oppdragsgiver skal kunne si opp trygghetsalarmer og sensorer med 1 måneds varsel regnet fra den 1. i påfølgende måned. Oppdragsgiver skal kunne si opp tjenesten helsefaglig bemannet alarmmottak med 4 måneders varsel. Fakturering av leie og alarmmottak skal da opphøre f.o.m oppsigelsesmånedens utløp Brudd på kontraktskravene Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve økonomisk kompensasjon ved brudd på kontraktskravene, kravspesifikasjon og tilbudt tjeneste utover kravspesifikasjon etter at leverandør har fått rimelig tid til å rette opp i påpekte forhold. Ved vesentlig mislighold av avtalen kan oppdragsgiver si opp avtalen med øyeblikkelig virkning jf. pkt 20 i generelle avtalevilkår Prislister Da enkelte av deltakende kommuner, Hamar kommune, benytter analyseverktøyet SAS kreves det at leverandør ved prisendringer sender oppdatert prisliste elektronisk til avtaleansvarlig samt en forhåndsdefinert gruppe. Prislisten må som minimum inneholde artikkelnr, varenavn, enhetspris, enhet, antall i enheten, UNSPC kode og nettoliste merking.

7 1.3.7 Leieperioden og retur av produkter etter endt leieperiode Leie av produkter skal kun skje på månedsbasis og alle leieavtaler skal avsluttes ved rammeavtalens slutt. Leverandør skal etter oppsagte leieavtaler og ved rammeavtalens slutt legge til rette for kostnadsfri retur av leide produkter til leverandørs eller omforent lokasjon. Oppdragsgiver skal ikke overta eierskap av leide produkter etter avsluttet avtaleperiode. 2. Konkurransegrunnlaget

8 3. Tilbudet Vedlegg 8 Kontrakt