Vedlegg 4 Kontrakt. Kontrakt. mellom. Ringsaker kommune Org.nr: heretter benevnt leverandøren

Transkript

1 Kontrakt mellom Ringsaker kommune Org.nr: og heretter benevnt leverandøren 1. Avtalen omfatter levering av Maling og byggtapeserer med tilhørende materiell 2. Avtaleperiode 1 år. Oppdragsgiver har en ensidig rett til å forlenge avtalen med år med samme vilkår. 3. Følgende betingelser gjelder for avtalen: Leveringstid Spesielle avtalevilkår og alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker produkter kommune Leveringsbetingelser Spesielle avtalevilkår og alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune Betalingsbetingelser Spesielle avtalevilkår og alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune 4. Avtalen består av denne underskrevne side og følgende vedlegg (rekkefølge viser dokumentrang): A. Spesielle avtalevilkår og alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune B. Konkurransegrunnlaget C. Leverandørens tilbud 5. Kontaktperson hos leverandøren: Navn, tlf:, e-post:, adr:. 6. Kontaktperson for leveransen hos leverandør Navn, tlf:, e-post:, adr:. 7. Kontaktperson for avtalen hos Ringsaker kommune: Ann Marit Holumsnes, innkjøpsrådgiver, tlf: , e-post: anho@ringsaker.kommune.no, adr: Postboks 13, 2381 Brumunddal. 8. Kontaktperson for oppdrag hos Ringsaker kommune: Navn, tlf:, e-post:, adr:. 9. Underskrift For Ringsaker kommune Brumunddal, den For.., den Espen Hvalby Assisterende rådmann Side 1 av 10

2 Vedlegg A: Spesielle avtalevilkår og viktige avtalemomenter Organisasjon Kontaktperson Oppdragsgivers hovedkontakt hos leverandør for avrop på rammeavtalen skal være den person som koordinerer firmaets aktiviteter innenfor rammeavtalen. Hovedkontakten har myndighet til ressursplanlegging og kontraktsinngåelse. Ved samarbeid bruk av underleverandører Ringsaker ønsker å forholde seg til en leverandør ved samarbeid. Ringsaker vil kun skrive kontrakt med avtaleansvarlig og kreve at det foreligger en samarbeidskontrakt mellom samarbeidspartnerne innen kontrakten underskrives. Hovedleverandør/kontraktspart er ansvarlig for arbeid gjort av underleverandører/samarbeidspartnere. Forpliktelseserklæring skal vedlegges tilbudet jf. punktet Leverandøren skal ha nødvendig ressurser til å oppfylle kontrakten Bestillingsrutiner Bestillinger gjennom oppdragsgivers byggforvaltningssystem Oppdragsgiver benytter et byggforvaltningssystem, IK-BYGG, til å gjennomføre bestillinger på dette tjenesteområder. Leverandøren skal kunne motta bestillinger og behandle bestillinger i henhold til vedlegg 8 IK-BYGG. Øvrige bestillinger Leverandøren skal kunne motta bestillinger pr. e-post. Endringsskjema Endringsskjema skal benyttes i de tilfeller oppdragsgiver ønsker det. I de tilfeller endringen medfører en kostnadsendring skal denne endringen merkes spesielt på fakturaen. Oppstartstidspunkt Oppstartstidspunkt for oppdragene skal avtales i hvert enkelt tilfelle. Side 2 av 10

3 Egne kontrakter ved større avrop på rammeavtalen Leverandør aksepterer at oppdragsgiver vil benytte norsk standard sine kontrakter ved større avrop på rammeavtalen. Vilkårene i avropsavtaler skal aldri gi dårligere vilkår enn kontraktgjennomføringskravene eller de alminnelige innkjøpsvilkårene for Ringsaker kommune. Ordrebekreftelse Leverandør skal oversende en ordrebekreftelse elektronisk ved alle bestillinger senest 48 timer etter bestilling. Ordrebekreftelsen skal minimum inneholde forventet leveringstidspunkt der dette ikke er avtalt ved bestilling, navn på kontaktperson hos leverandør og et prisanslag. Hvis leverandøren ikke kan utføre oppdraget innen den fristen som oppdragsgiver angir, skal leverandør uavkortet gi tilbakemelding om dette til bestiller. Hvis oppdraget ikke kan utføres innen den frist som oppdragsgiver angir, står kommunen fritt til å benytte seg av andre leverandører. Ordrebekreftelsen skal sendes i henhold til vedlegg 8 IK-BYGG ved bestillinger fra byggforvaltningssystemet og pr. e-post ved øvrige bestillinger. Kvalitet og dokumentasjon Kvalitet på utført tjeneste Alle oppdrag skal være utført iht. siste gjeldene forskrifter, regelverk og direktiver. Kravet inkluderer bruk av SHA planer. Leverandør/kontraktspart er ansvarlig for at eventuelle underleverandørers/samarbeidsparts arbeider er utført i henhold til kravene over. Kvalitet på produkter Leverandør skal på denne avtalen kun benytte produkter som er tilpasset bruk i offentlige arealer. Dette vil si produkter med høy slitestyrke. Bidrag til SHA planer Det kreves at leverandør bidrar til utvikling og oppfølging av SHA planer. Side 3 av 10

4 Feil eller mangler Dersom arbeid/oppdrag er utført med dårlig/feil kvalitet, plikter leverandør uten opphold å rette opp feil og mangler uten kostnader for oppdragsgiver. Det er oppdragsgiver eller omforent tredjepart som vurderer om arbeid er utført med tilfredsstillende kvalitet. Dette er likevel ingen aksept for skjulte feil eller mangler som avdekkes på et senere tidspunkt. FDV- dokumentasjon Leverandør skal levere komplett FDV-dokumentasjon iht. siste gjeldende versjon av NS 3456 til Ringsaker kommune etter endt oppdrag i tilfeller oppdragsgiver ønsker dette. Dokumentasjonen skal inneholde alle nødvendige opplysninger for å kunne drifte og vedlikeholde anleggene optimalt. Det kreves at dokumentasjonen for hvert oppdrag må minimum inneholde: Funksjonsbeskrivelser. Detaljtegninger av installasjon. Produktopplysninger. Drift/vedlikeholdsinstrukser med intervaller for kontroll og vedlikehold av de tekniske installasjonene. Hvordan kontrollen og ettersynet skal utføres. Eventuelle HMS-krav. Dersom byggverket endres gjennom oppgradering eller ombygning, for eksempel ved at andre produkter og nye materialer kommer inn i byggverket enn de som er beskrevet i sluttdokumentasjonen, skal FDV-dokumentasjonen oppdateres iht. de endringer som er gjort. FDV-dokumentasjonen skal sendes oppdragsgivers byggforvaltingssystem ved bestillinger fra systemet og pr. e-post ved øvrige bestillinger. Dokumenter/materiale Leverandøren skal kunne levere all dokumentasjon digitalt samt i papirformat der hvor det er ønskelig. Tegninger skal kunne leveres i DWG og PDF, gjelder også på detaljnivå. Alle tegninger skal være i farger og ha en symbolbruk som gjør disse leselig også i sort/hvit-utgave. All dokumentasjon skal ivareta gjeldene lover, forskrifter, vedtekter, direktiver, retningslinjer og bransjenormer innenfor gjeldende område. Alt materiale som utarbeides eller innhentes er, dersom ikke annet avtales, oppdragsgivers eiendom med alle rettigheter. Dokumentene skal sendes til oppdragsgivers byggforvaltingssystem ved bestillinger fra systemet og pr. e-post ved øvrige bestillinger. Side 4 av 10

5 Rent bygg Leverandør skal gjennomføre oppdrag etter prinsippet om rent bygg. Dette vil si at det til enhver tid skal være ryddig og at leverandør skal ta med seg avfall/restmateriell underveis og etter endt oppdrag. Kontroll og meldingsplikt Leverandør skal gjennomføre en enkel kontroll på oppdragsstedet samt melde tilbake til oppdragsgiver ved avdekte mangler ved brannvern, vann-inntrengning, skadedyr eller annen risiko for liv og helse og eiendom. Hvis avvik oppdages skal dette meldes inn elektronisk til oppdragsgiver umiddelbart. Fakturering Elektronisk faktura/kreditnota Leverandøren forplikter seg til å sende fakturaer og kreditnotaer elektronisk i EHF format. Fakturering Leverandør skal benytte følgende regler ved fakturering: a) Ved oppdrag starter fakturerbar arbeidstid ved frammøte og avsluttes ved avreise fra oppdragssted. b) Timelister skal alltid vedlegges. c) Hvis ikke annet avtales skriftlig skal overtid ikke godtgjøres utover timesatsene. d) Oppdrag skal gjennomføres innenfor ordinær arbeidstid. Oppdrag utenom ordinær arbeidstid skal avklares med oppdragsgiver på forhånd. Eventuelle konsekvenser skal oppgis under samtalen. e) Leverandør sender en faktura for hvert oppdrag. Samlefakturaer aksepteres ikke. f) Endringsskjema skal vedlegges fakturaen samt spesifiseres som eget punkt, jf. punktet Endringsskjema. g) Underleverandørs/samarbeidsparts faktura med tilhørende vedlegg skal alltid vedlegges fakturaen. h) Faktura for medgått materiell skal alltid dokumenteres med vedlegg fra kjøpssted Side 5 av 10

6 Viderefakturering Ringsaker kommune aksepterer ingen form for påslag eller gebyrer ved viderefakturering av samarbeidspart/underleverandørers arbeid. Kontraktsparts tilbudspriser skal gjelde for underentreprenører/samarbeidspartnere. Akonto/forskuddsfakturering Ringsaker kommune aksepterer kun akonto/forskuddsfakturering i de tilfeller dette er skriftlig avtalt ved bestillingstidspunktet eller i en omforent endringsmelding. Bestillingen eller den omforente endringsmeldingen må inneholde en plan og merking for akonto/forskuddsfaktureringen. Fakturakontroll Leverandør plikter ved kontroll av rammeavtalens priser å dokumentere netto innkjøpspriser på materiell og utstyr i form av fakturakopi fra grossist evt. grossist avtale. Dette gjelder også ved bruk av underentreprenører/samarbeidspartnere. Prisregulering Ønske om prisjusteringer skal varsles iht. alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune. Prisregulering av timepriser Alle timepriser skal være fast i rammeavtalens grunnperiode (1 år). Deretter kan prisene reguleres en gang pr. år. Indeksregulering gjøres i henhold til SSB sin lønnsindeks for bygge- og anleggsvirksomhet. Tidspunkt som legges til grunn for reguleringen er ett år før grunnperiodens utløp. Regulering av påslagsprosent på materiell Påslagsprosenten på materiell, jf. vedlegg 6 Sammenligningsgrunnlag, er fast i rammeavtalens grunnperiode (1 år), men det åpnes for at påslagsprosenten på materiell kan reguleres maksimalt +/- 1 % en gang ved en eventuell forlengelse av rammeavtalen. Avtalemessige forhold Opplæring Det kreves at leverandør etter endt oppdrag gjennomfører opplæring av personell i Ringsaker kommune i de tilfeller hvor oppdragsgiver ønsker dette. Implementering av avtalen Det kreves at leverandør gjennomfører oppstartsmøte i samarbeid med oppdragsgiver. Målet for møtet er at bestillerne skal bli kjent med tilbudt personell og avtalen. Side 6 av 10

7 Taushetserklæring Det kreves at personell som skal gjennomføre oppdrag på denne avtalen må underskrive taushetserklæring. Vedlegg 3 Taushetserklæring underskrives ved avtaleinngåelse og ved endring av personell i avtaleperioden. Evalueringsmøter Tilbyder forplikter seg til å gjennomføre evalueringsmøter med oppdragsgiver der målsettingen er utvikling av avtalen. Skjema for leverandørsamtaler skal benyttes som grunnlag for møtet. Møtefrekvens: minimum 1 gang pr. år. Statistikk Det kreves at leverandør leverer statistikk minimum 1 gang i året i forkant av leverandørsamtalen. Statistikken sendes til avtaleansvarlig. Statistikken skal som minimum inneholde bestillingsenhet, ev. ordrenummer, totalpris varer og totalpris timesatser fordelt på vareområdene maling, gulvbelegg og epoxy. Leverandøren skal kunne levere statistikk over hvilke produkter som er benyttet. Lønns- og arbeidsvilkår Det kreves at leverandør følger norske bestemmelser i forhold til lønns- og arbeidsvilkår. Leverandør er ansvarlig for eventuelle underentreprenører/samarbeidspartnere som benyttes på oppdrag for Ringsaker kommune. Leverandør skal ved kontroll dokumentere at bestemmelsene overholdes. Godkjent våtromsbedrift Leverandør skal være godkjent våtromsbedrift under avtaleperioden. I de tilfeller leverandøren ikke er godkjent våtromsbedrift ved tilbudstidspunktet må leverandøren være godkjent våtromsbedrift før avtaleinngåelse. Leverandør skal ved kontroll dokumentere at bestemmelsene overholdes. Forsikringer Leverandør skal ha tilfredsstillende forsikringer til å dekke alt utførende arbeid og materiell innen avtaleområdet. Språkkrav Det kreves at all formell kommunikasjon under avtaleperioden skal skje på norsk. Det kreves at minst en av arbeidstakerne på det enkelte arbeidslag kan kommunisere slik at vedkommende forstår og kan gjøre seg forstått på norsk i tillegg til eventuelle andre språk hos øvrige medarbeidere på arbeidslaget. Tilsvarende gjelder også for de som utfører arbeid alene på arbeidsstedet. Side 7 av 10

8 Prøvetid Det kreves at leverandør aksepterer en prøvetid på 6 måneder (utvidelse i forhold til pkt 2.3 i alminnelige innkjøpsvilkår). Anser oppdragsgiver at leveringene ikke svarer til tilbudet, kan avtalen sies opp med umiddelbar virkning. Forlenget prøvetid kan også være en mulig løsning. Mangler og reklamasjon Oppdragsgiver anser følgende punkter som mangler utover beskrevne punkter i pkt 2.9 i alminnelige innkjøpsvilkår: 1. Manglende oppfølging av SHA-planen for oppdragsstedet 2. Manglende ordrebekreftelse 3. Manglende FDV dokumentasjon 4. Forsinkelser på oppstarts- og ferdigstillingsdato Sanksjoner knyttet til mangler Dersom leverandørens dokumentasjon til oppdragsgiver er mangelfull, og leverandøren ikke framskaffer den avtalte dokumentasjonen innen 14 dager etter å ha blitt gjort oppmerksom på forholdet, ilegges leverandøren en mulkt på kr pr. hverdag for hvert forhold inntil dokumentasjonen foreligger. Ved bruk av norske standardavtaler vil størrelsen på mulkten fastsettes i hvert enkelt tilfelle. Leverandør/avtalepart, vil bli holdt ansvarlig for eventuelle mangler for samarbeidspartnere og underleverandører. Side 8 av 10

9 Vedlegg B: Konkurransegrunnlaget (Se egne dokumenter) Side 9 av 10

10 Vedlegg C: Leverandørens tilbud (Se egne dokumenter) Side 10 av 10