1 INNLEDNING Om oppdragsgiver Omfang KRAVSPESIFIKASJON... 2

Transkript

1 VEDLEGG 1: KRAVSPESIFIKASJON INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING Om oppdragsgiver Omfang KRAVSPESIFIKASJON Overordnede krav Krav til bestilling Krav til levering Krav om merking og plasting Øvrige krav PERIODISERING AV BESTILLINGER OG LEVERANSER VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 1 av 10

2 1 Innledning Rammeavtale skal inngås med en tilbyder som kan tilby trykte læremidler samt annen litteratur til oppdragsgiver i rammeavtaleperioden. 1.1 Om oppdragsgiver Akershus fylkeskommune (AFK) er et regionalt folkevalgt organ og en sentral regional utviklingsaktør med ansvar for viktige samfunnsoppgaver som videregående opplæring, samferdsel, planlegging, miljø, næringsutvikling, kultur, tannhelse og folkehelse. AFK er skoleeier for 34 videregående skoler, tre regionale veiledningssentre, to folkehøgskoler og grunnskole for elever i sosiale og medisinske institusjoner. Avdeling for videregående opplæring (AVO), en avdeling i AFKs fylkesadministrasjon, ivaretar ansvaret. 1.2 Omfang Oppdragsgiver har for skoleåret 2014/2015 anskaffet trykte læremidler for ca. 21 millioner (i antall ca skole/ lærebøker) og annen litteratur for ca 1,5 million. Om lag 60% av oppdragsgivers kjøp av bøker foretas i forkant av skolestart hvert år, som en del av skolenes hovedbestilling. (Se punkt 2.3 og 3 under) Det gjøres også oppmerksom på at det oppdragsgiver foretar kjøp av digitale læremidler, men dette er ikke omfattet av denne rammeavtalen. Volumangivelsene er kun retningsgivende og forplikter ikke oppdragsgiver. 2 Kravspesifikasjon Tilbyder skal beskrive, i tilbudet, hvordan samtlige punkter i kravspesifikasjonen vil bli ivaretatt. Tilbyder skal fylle ut kravtabellen under med besvarelse på om kravet er oppfylt eller ikke. Manglende oppfyllelse av kravene vil kunne føre til avvisning av tilbudet. 2.1 Overordnede krav # Krav Krav oppfylt 1 Tilbyder skal være fullsortiments leverandør av trykte læremidler samt annen litteratur. (Ja/Nei) Tilbyderens svar og kommentar og eventuelle henvisninger til vedlagt dokumentasjon Tilbyder skal ha et bredt sortiment og skal tilby alle typer trykte læremidler samt annen litteratur som er nødvendig for oppdragsgiver. Trykte læremidler avgrenses til følgende: Læremidler til videregående skoler og tilsvarende nivå herunder bl.a. elevbøker, arbeidsbøker, VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 2 av 10

3 aktivitetsbøker, lærerveiledninger, kopieringsoriginaler, oppgavehefter, fasit, og temahefter. Med annen litteratur menes all annen litteratur enn trykte læremidler. Annen litteratur omfatter også utenlandsk litteratur. 2 Leverandøren skal gi fri tilgang til nettressurser knyttet til de læreverkene som er valgt/velges. 2b Det er ønskelig med en fast rabatt på øvrige digitale ressurser knyttet til de læreverkene som er valgt/velges. Eksempelvis tavleressurser til smartboard m.v. Om leverandør tilbyr forskjellige rabatter for øvrige digitale ressurser skal det beskrives. Rabatt oppgis som opsjon i tilbudsskjemaet. 3 Tilbyder skal tilby egen kundekontakt overfor det enkelte bestillende sted hos oppdragsgiver. Det skal oppgis kontaktperson med full kontaktinformasjon (telefon og e-post). Den enkelte virksomhet skal i hele rammeavtaleperioden oppdateres på nye læremidler og annen litteratur. 4 Leverandør skal på bakgrunn av en faglig vurdering hvert år sette sammen et utvalg bokpakker. Bokpakkene skal inneholde bøker til både fritidslesing og til skolearbeid, og skal ha variert innhold tilpasset målgruppen. Det skal også settes sammen en bokpakke bestående av nye/kjente forfattere. Det skal som et minimum settes sammen 3 bokpakker bestående av bøker. Bokpakkene skal gjøres tilgjengelig for det enkelt bestillende sted over den til en hver tid foretrukne bestillingskanal. Det skal ikke kreves abonnementsordning for å kunne bestille bokpakkene. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 3 av 10

4 2.2 Krav til bestilling # Krav Krav oppfylt (Ja/Nei) 5 Den enkelte virksomhet hos oppdragsgiver vil være bestillende sted og foreta bestilling direkte hos leverandør. 6 Leverandøren skal motta bestillinger gjennom leverandørens eget bestillingssystem. Tilbyderens svar og kommentar og eventuelle henvisninger til vedlagt dokumentasjon Med bestillingssystem menes nettbutikk/webløsning hvor det enkelte bestillende sted kan foreta bestilling. Nettbutikk/Webløsning skal som et minimum inneholde følgende funksjonalitet: Innlogging med navn og passord. Oversiktlig bestillingsliste. Visuelt bilde av det enkelte læremiddel eller litteratur. Handlekurv m/oppdateringsfunksjon og mulighet for å legge ting klare for senere fullføring ved midlertidig avbrudd i bestilling. Dersom leverandør ikke er leveringsdyktig skal bestiller automatisk bli opplyst om dette. Kundeservice som kan overta og hente opp ordre. Oversikt over ordre, tidligere ordre og restordre. Det skal også være mulig å hente statistikk. 7 Det skal også være mulig å foreta bestillinger pr e- post og telefon. 8 Alle bestillinger skal bekreftes av leverandør pr. e- post og angi leveringstidspunkt. 9 Ved behov skal leverandør forestå opplæring i bruk av bestillingsløsningen for oppdragsgivers bestillende enheter, kostnadsfritt. 10 Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at e-handel vil bli innført i løpet av avtaleperioden. Når e-handel innføres skal alle bestillinger kunne foretas gjennom oppdragsgivers e-handelsløsning. (Se krav #22 om e-handel) VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 4 av 10

5 2.3 Krav til levering # Krav Krav oppfylt 11 Leveringsrutiner Levering skal skje direkte til oppdragsgivers bestillende sted. Tilbyder skal utførlig beskrive sine leveringsrutiner. Det skal fremgå tydelig av beskrivelsen hvordan leverandøren håndterer hovedbestillingene og suppleringsbestillingene. (Ja/Nei) Tilbyderens svar og kommentar og eventuelle henvisninger til vedlagt dokumentasjon Levering av trykte læremidler skal foregå ved hovedbestilling og suppleringsbestillinger. Hovedbestilling omfatter om lag 60% av det totale volumet. 12 Hovedbestilling Hovedbestilling skal kunne gjennomføres av det enkelte bestillende sted i perioden 1. mai til og med 30. juni. Bestillinger gjennomført senest 30. juni skal leveres senest onsdag i uke 32 samme år. 2015: onsdag 6. august, 2016: onsdag 10. august 2017: onsdag 9. august 2018: onsdag 8. august Leverandør skal utførlig beskrive hvordan kravet vil bli ivaretatt. Ved eventuell bestilling av merking og plasting skal levering skje senest 6 dager etter fristene angitt over. Eksempel: 2015: tirsdag 12. august. 13 Tidlig hovedbestilling Det er ønskelig at tilbyder kan gjennomføre noen leveringer av hovedbestillingen før sommerferien. Tilbyder skal angi siste frist for bestilling for tidlig hovedbestilling. Leveringsfrist for tidlig hovedbestilling skal settes til første virkedag før sankthansaften hvert år. Nøyaktig leveringsdato skal avtales med det enkelte bestillende sted. 14 Suppleringsbestillinger Det vil være kontinuerlig supplering av trykte læremidler gjennom hele året, med følgende begrensning: Suppleringsbestillinger kan bare gjøres i perioden 1. juli til 30. april. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 5 av 10

6 Trykte læremidler som er lagerført skal ikke1everes senere enn 5 kalenderdager etter mottatt bestilling. Det skal gis beskjed, når læremidler ikke kan leveres innen normal leveringstid. Ikke lagerførte læremidler og restleveranser skal leveres så snart som mulig. Ved eventuell bestilling av merking og plasting skal bøker leveres senest 10 kalenderdager etter mottatt bestilling. Leverandør skal utførlig beskrive hvordan kravet vil bli ivaretatt. 14b For bestilling av annen litteratur gjelder betingelsene for krav 14 om suppleringsbestillinger, med følgende unntak: Bestilling av annen litteratur kan gjøres gjennom hele året. 15 Leverandør skal beskrive rutiner for håndtering av restordre, feilplukk og retur. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 6 av 10

7 2.4 Krav om merking og plasting # Krav Krav oppfylt (Ja/Nei) 16 Tilbyder skal kunne tilby strekkodemerking, slik at trykte læremiddel og annen litteratur kan identifiseres og benyttes i en utlånsordning. Tilbyderens svar og kommentar og eventuelle henvisninger til vedlagt dokumentasjon Med strekkodemerking menes en merking som inneholder følgende: skolens navn nummereres på ryggen strekkode fra skolens biblioteksystem 17 Tilbyder skal kunne tilby plasting av bøkene. Plasten som skal brukes til plasting skal ikke inneholde freoner (KFK, HKFK), kadmium eller andre miljøskadelige stoffer, så sant det finnes mer miljøvennlige alternativ. Dersom tilbyderen selv ikke kan tilby merking, skal tilbyderen knytte seg til en underleverandør som kan utføre merkingen. 18 Dersom tilbyderen har svart nei på krav 16 og 17 over, fordi tilbyderen selv ikke kan tilby merking, skal tilbyderen knytte seg til en underleverandør som kan utføre merkingen. Merkingen/plasting skal skje uten annen kostnad for oppdragsgiver enn det som er angitt i tilbudsskjema. 19 Det enkelte bestillende sted vil selv bestille merking og/eller plasting. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 7 av 10

8 2.5 Øvrige krav # Krav Krav oppfylt (Ja/Nei) 20 Tilbud/kampanjer Dersom leverandøren har kampanjepriser eller andre tilbud, som er gunstigere enn avtalens betingelser, skal det til en hver tid uoppfordret faktureres laveste pris. Tilbyder skal beskrive hvordan kravet vil bli ivaretatt. Tilbyderens svar og kommentar og eventuelle henvisninger til vedlagt dokumentasjon 21 Statistikk AFK v/ Innkjøpsstaben skal hvert halvår motta statistikk på vegne av oppdragsgiver. Statistikken skal inneholde: Virksomhet, f.eks. Mailand videregående skole Produkt Kvantum Rabatt Beløp 22 E-handel Oppdragsgiver planlegger å innføre e-handel i løpet av avtaleperioden. Når e-handel innføres hos oppdragsgiver, gjelder nedenfor nevnte krav: Oppdragsgiver stiller krav om at leverandøren legger til rette for bruk av ehandel.no ved bestilling på avtalen. Leverandøren skal undertegne Avtale om elektronisk samhandling over Ehandelsplattformen. Leverandøren skal gjøre det produkt/tjenestespekteret som leverandøren skal levere i henhold til rammeavtalen tilgjengelig for avrop via EHP ehandel.no. Alle fakturerbare bestillinger skal registreres og sendes via e-handelsløsningen. Dette innebærer at leverandøren må være i stand til å motta alle bestillinger elektronisk (for eksempel pr. e-post). Bestillingsnummer vil fremgå av den elektroniske bestillingen og skal påføres faktura fra leverandør. For en nærmere beskrivelse av EHP ehandel.no, henvises det til nettstedet 23 Miljøkrav Leverandøren skal være tilknyttet en returordning for VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 8 av 10

9 kildesortering. All emballasje skal være resirkulerbar eller gjenbrukbar, dette gjelder også ved bruk av paller og lignende. Leverandør skal, ved behov, fjerne emballasje eller annet, som det ikke er naturlig for den enkelte oppdragsgiver å beholde etter den enkelte leveranse. Av Obs-listen til SFT fremgår ca. 250 stoffer som er mistenkt å være særlig helse- og miljøskadelige og som bør reduseres ved bruk, produksjon, lagring eller håndtering av avfall, jfr. publikasjoner/kjemikalier/1910/ta1910.pdf Produktene som tilbys skal oppfylle kravene i Prioritetslisten til SFT, over stoffer eller stoffgrupper som skal stanses, reduseres vesentlig eller fases ut innenfor gitte tidsfristen, jfr. Mer informasjon om Obs-listen finnes her: Produktene skal til enhver tid oppfylle miljøkrav som følger av gjeldende lover og forskrifter. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 9 av 10

10 3 Periodisering av bestillinger og leveranser 60,00% Hovedbestilling Bestillingsperiode Leveringsperiode 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% ,00% 0,00% Forklaring: Grafen over viser hvilken prosentandel av det totale volumet som bestilles av oppdragsgiver til hvilken tid. De fargede områdene (grønn/rød) angir tidspunkt for bestilling og levering av hovedstillingene. Se for øvrig punkt 2.3 over om bestilling. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 10 av 10